Das Dokument behandelt die Bedeutung von Selbstmanagement im Alltag, insbesondere im Kontext zunehmenden Zeitdrucks. Es bietet Strategien zur Prioritätensetzung und zur Bewältigung von dringenden und wichtigen Aufgaben, einschließlich Techniken zur Vermeidung von Ablenkungen und der Kunst des Neinsagens. Darüber hinaus werden verschiedene Methoden zum Zeitmanagement vorgestellt, um effektiver zu arbeiten und eine ausgewogene Work-Life-Balance zu erreichen.

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Werte & Kompetenzen
Selbstmanagement
Aufgeschoben ist nicht aufgehoben
Unser Alltag wird zunehmend von Zeitdruck bestimmt. Selbstmanagement wird dadurch zu einer
Schlüsselkompetenz, denn wer Prioritäten richtig setzen und Nein sagen kann, gewinnt mehr
Zeit für das Wesentliche.
Von Heike Eberle
D ie Komplexität und die Dynamik des
Alltags überfordern uns mehr und
mehr. Die Aufgaben werden komplexer,
Das Wichtige vor dem Dringenden
Eines der wichtigsten Prinzipien beim
Seminartipp
Selbst- und Zeitmanagement
das Arbeitspensum wird höher und das Selbstmanagement ist die Regel «first Möchten Sie Ihr Selbst- und Zeitmanage-
Arbeitstempo schneller. Unter diesen Rah- things first», also immer das Wichtige zu- ment verbessern? An diesem Seminar
menbedingungen ist es eine enorme He- erst. Die Krux dabei ist, dass das Drin- analysieren Sie Ihren Arbeitsstil und opti-
rausforderung, sich selbst klug zu führen gendste nicht automatisch auch das mieren Ihre Arbeitsmethodik. Sie erfahren,
wie Sie besser mit Störfaktoren umgehen,
und den Balanceakt zwischen Arbeit und Wichtigste ist. Vielmehr sind die wichtigs-
und lernen diverse Zeitplanungstechniken
Freizeit hinzubekommen. Der Manage- ten Aufgaben in der Regel eben gerade kennen.
ment-Guru Peter F. Drucker konstatierte nicht dringend. Dringende Aufgaben zu-
bereits vor Jahren, dass Selbstmanage- gunsten von wichtigen Aufgaben zurück- Termine:
ment zu einer Schlüsselqualifikation des zustellen, ist kein Leichtes, denn die ärgs- 10.4. / 29.8. / 5.11. 2013
Ort: Zentrum für Weiterbildung der
21.Jahrhunderts werden wird. ten Feinde der Hauptsachen sind be-
Universität Zürich
kanntlich die Nebensachen. Zudem ist es
Selbstmanagement beginnt wortwörtlich nicht immer einfach, herauszufinden, was Anmeldung und weitere Informationen:
mit einem guten Umgang mit sich selbst für uns wichtig und wesentlich ist. Wich- www.praxisseminare.ch
und äussert sich in einem souveränen Um- tige Aufgaben betreffen Dinge, die Sie per-
gang mit der Zeit. Es geht darum, Prioritä- sönlich voranbringen, z.B. Ihre Gesundheit frontiert. Interessant dabei ist, dass sich
ten zu setzen und zwischen «wichtig» zu pflegen, eine Sprache zu lernen oder Ihr Prioritäten im Laufe des Lebens verschie-
und «unwichtig» sowie zwischen «drin- Netzwerk auszubauen. Wichtige Aufga- ben. Es gibt bestimmt Dinge, die für Sie frü-
gend» und «weniger dringend» unter- ben, die Sie vernachlässigen, schlagen ir- her einmal relevant waren, die Sie heute
scheiden zu können. Eng verzahnt mit gendwann als dringende Aufgaben durch. aber nur noch aus Gewohnheit mitschlep-
dem Selbstmanagement sind Begriffe wie Vernachlässigen Sie beispielsweise Ihre Er- pen. Überprüfen Sie deshalb regelmässig,
Zeitmanagement, Stressmanagement und nährung, dann werden Sie früher oder spä- welche Aufgaben für Sie wichtig und wel-
Work-Life-Balance. ter mit gesundheitlichen Problemen kon- che nicht mehr relevant sind.
Die Kunst des Neinsagens
Sich selbst klug zu führen, verlangt zu-
nächst die klare Erkenntnis seines Selbst. In
einem ersten Schritt geht es darum, stö-
rende Abläufe und Einstellungen zu er-
kennen, um in einem zweiten Schritt sein
Leben danach auszurichten. Jedes neue
Verhalten muss erst einmal wie das Rad-
oder das Autofahren antrainiert werden.
Erfahrungsgemäss greifen Verhaltensän-
derungen erst nach 21 Tagen des kontinu-
ierlichen Anwendens. Um effektiver arbei-
ten zu können, gilt es, alte Muster loszu-
lassen und Nein sagen zu lernen. Nein zum
Beeilen, Nein zum Aufschieben, Nein zum
übertriebenen Perfektionismus, Nein zu ei-
«First things first» – Selbstmanagement beginnt mit dem konsequenten Setzen von Prioritäten. ner herangetragenen Bitte. Das Neinsagen
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Werte & Kompetenzen
ist für viele Menschen etwas Unangeneh-
mes, da sie befürchten, mit einer Absage Strategien gegen Zeitdiebe
ihr Gegenüber zu verletzen. Das muss aber
nicht sein. Auch für notorische Jasager gibt • Räumen Sie den Aufgaben Ihrer Tagesplanung höchste Priorität ein.
es sympathische und diplomatische Wege, • Lassen Sie Ihr Arbeitsverhalten nicht durch Dringlichkeiten anderer Menschen beeinflussen.
das «Nein» an den Mann zu bringen. • Bitten Sie den Bittsteller darum, das an Sie gerichtete Anliegen vorzuformulieren und Ihnen eine
E-Mail zu schicken.
Was du heute kannst besorgen… • Verlegen Sie ungelegene Anrufe auf einen verbindlichen Ausweichtermin.
• Schalten Sie den Anrufbeantworter oder die Mailbox Ihres Handys ein, wenn Sie absolute Ruhe
Zugegeben, das sofortige Erledigen von un- für andere Aufgaben benötigen.
angenehmen Aufgaben erfordert enorm
• Sorgen Sie für eine «stille/goldene Stunde», in der Sie ungestört Ihre Aufgaben erledigen können.
viel Selbstdisziplin und ein gutes Selbst- Bitten Sie einen Kollegen oder eine Kollegin, Ihr Telefon für eine gewisse Zeit zu übernehmen,
management. Doch wo ein Wille ist, ist oder weichen Sie in einen anderen Raum aus, um ungestört zu arbeiten. Übertreiben Sie die Ab-
auch ein Weg. Überwinden Sie Ihren in- schottungsstrategien jedoch nicht. Sich ständig abzuschirmen verärgert Mitarbeiter und Kunden.
neren Schweinehund und greifen Sie zu
Sofortmassnahmen. Handeln Sie proaktiv
und erledigen Sie wichtige Dinge sofort, gang des erneuten «Anfassens» viel Zeit hat festgestellt, dass ein Büromitarbeiter
anstatt sie hinauszuschieben. «Just do it» verschlingt, binden unerledigte Aufgaben durchschnittlich nur etwa elf Minuten mit
– der Nike-Werbespruch ist dafür ein gu- Energie, die man besser in andere Dinge in- einer Sache beschäftigt ist, bevor er wieder
ter Aufhänger! vestieren würde. Warum also eine Aufga- unterbrochen wird. Dabei lenkt jede Unter-
be nicht nur einmal in die Hand nehmen? brechung dermassen ab, dass oftmals zwei
Unliebsame Aufgaben anzugehen, fällt Wenn man die Sache aus der Hand legt, andere Aufgaben in Angriff genommen
leichter, wenn man grosse Arbeitseinheiten sollte sie entschieden und erledigt sein – werden und weitere acht Minuten verge-
in kleine Teilschritte unterteilt. Sorgen Sie auch wenn es Zeit kostet, das Angebot zu hen, bis man die Konzentration für die erst-
dafür, dass Sie ungestört arbeiten können, lesen oder die Anfrage auszuarbeiten. Das begonnene Aufgabe wieder findet. Ein Teu-
arbeiten Sie mit To-do-Listen und loben Sie ist ressourcenschonender, als zigmal die felskreis: Die anstehenden wichtigen Auf-
sich für Erreichtes. Gönnen Sie sich einen gleiche Aufgabe von Neuem anzupacken. gaben geraten immer wieder ins Stocken
Kaffee oder eine kleine Pause, wenn Sie ei- und werden nicht zu Ende gebracht.
nen To-do-Punkt streichen können. Unliebsame Unterbrechungen
HR-Tool online
Es gibt Vorgänge und Probleme, die fasst Die ständige Erreichbarkeit via Smartphone
man mehrmals an, legt sie auf die andere und E-Mail macht es immer schwieriger, Übersicht
Seite und schiebt sie auf diese Weise vor sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Die Zeitmanagement-Methoden
Möchten Sie weitere Zeitmanagement-
sich her. Abgesehen davon, dass dieser Vor- Computerwissenschaftlerin Gloria Markt
Methoden kennenlernen? In dieser prak-
tischen Übersicht finden Sie alle wesent-
lichen Informationen zu Pareto-Prinzip,
ALPEN-Methode und Eisenhower-Regel.
5 Wege zu einem diplomatischen «Nein» Download: www.personal-schweiz.ch
1. «Ich melde mich später noch einmal.»
Setzen Sie auf den Faktor Zeit, um eine Anfrage nicht gleich abzuschmettern. Fragen Sie z.B.:
«Darf ich Sie zurückrufen? Ich melde mich heute im Laufe des Nachmittags.» Sagen Sie höflich
Nein und rufen Sie verlässlich zurück.
2. «Beim nächsten Mal klappt es bestimmt.»
Wenn Sie eine Anfrage nicht bearbeiten können, dann sagen Sie unverblümt, dass Sie im Augen-
blick keine Kapazitäten frei haben, Sie sich aber freuen würden, wenn es zu einem späteren Zeit-
punkt klappt.
3. «So etwas mache ich grundsätzlich nicht.»
Menschen verkraften ein «Nein» leichter, wenn sie wissen, dass die Absage keine persönlichen
Gründe hat. Berufen Sie sich deshalb auf bestimmte Grundsätze, wie z.B. «Am Telefon mache ich
grundsätzlich keine Verkaufsabschlüsse».
4. «Da habe ich leider keine Zeit.»
Diese Leerformel stellt manche Fragesteller erst einmal zufrieden. Auf eine Bitte sagen Sie be-
stimmt: «Tut mir leid, an jenem Termin geht es leider nicht», anstatt offen einzugestehen, dass Sie
keine Lust haben. Das kommt freundlicher an und schmettert die Bitte nicht so unverschämt ab.
5. «Wenn ich Nein sage, dann meine ich auch Nein.»
Halten Sie konsequent an einer Absage fest, auch wenn Ihnen das anfänglich nicht leichtfällt. Heike Eberle ist Unternehmerin, Trainerin
Atmen Sie durch, nehmen Sie Ihren ganzen Mut zusammen und bleiben Sie hart. Das selbstbe- und Autorin. Was sie als Geschäftsführerin
stimmte Abgrenzen stärkt auf Dauer Ihr Selbstwertgefühl. im familieneigenen Baubetrieb lebt, gibt sie
in Form von Trainings und Beratungen weiter.
personalSCHWEIZ Sonderausgabe „Zeitmanagement“ März 2013 43