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Zeitmanagement
Golden Rules
für Produktivität
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Martin Krengel
besser denken – schneller handeln
© Martin Krengel
www.studienstrategie.de; © Martin Krengel 2011-13
Viele Dinge, die wir beachten müssen
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Wichtig: Geistiges „Framing“ als Pause.
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Prägnant und kompakt
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Lebhafte und nutzwertige
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  • 4. www.studienstrategie.de; © Martin Krengel 2011-13 DER Innere Schweinehund: Keine Zeit, keine Lust, kein Interesse, keine Energie, kein Mut, “haben wir schon immer so gemacht”
  • 5. www.studienstrategie.de; © Martin Krengel 2011-13 Die Zeitmanagement-Matrix Dimension II: Der Visionär • A-Projekte • Langfristiges • Investitionen/ Verbesserungen Dimension II: Der Visionär • A-Projekte • Langfristiges • Investitionen/ Verbesserungen Dimension III: Die Sekretärin • Support, Organisatorisches • Routine, Kleinere Projekte • Anliegen von anderen • Streikende Technik Dimension IV: Die Zeitfresser • Verquatschen • Verzetteln • Tätigkeiten ohne Impact • Aufregen über Unwichtiges Wichtigkeit Wichtig Nicht wichtig Dringlichk eit Nicht dringend Dringend/ Aktuell Dimension I: Der Feuerwehrmann • Krisen • Probleme • Deadlines Martin Krengel 2011
  • 6. www.studienstrategie.de; © Martin Krengel 2011-13 Die Matrix optimieren Wichtige Projekte • Ausdehnen! • First things first • Salami-Technik • Meilensteine/ Deadlines Wichtige Projekte • Ausdehnen! • First things first • Salami-Technik • Meilensteine/ Deadlines Support • Notwendig? • Delegieren • Bündeln • Synergien • In Pausen • In Energietiefs • 20/80-Regel Zeitfresser: • Eliminieren • Zeit begrenzen • Belohnung/ Pause Wichtigkeit Wichtig Nicht wichtig Feuerprävention • Früherkennung • Probleme gleich klären • Zwischenschritte • Puffer einplanen Selektiver werden • Ablage “P”: Was ist wirklich relevant? • Zeitlich verschieben, Delegieren, Verstecken • Projekt-Darwinismus Dringlichk eit Martin Krengel 2011
  • 7. www.studienstrategie.de; © Martin Krengel 2011-13 Das Reiz-Reaktions- Prinzip Das Reiz-Reaktions- Prinzip
  • 8. www.studienstrategie.de; © Martin Krengel 2011-13 Die Macht der Deadlines Quelle: Arielly/Wertenbroch DeadlinesDeadlines D.D. DeadlinesDeadlines AufschieberAufschieber AufschieberAufschieber A.A.
  • 9. www.studienstrategie.de; © Martin Krengel 2011-13 Die Zeit dehnt sich immer so lange wie der vorgegebene Rahmen. Die Zeit reicht nie aus, um alles zu tun, sie reicht aber immer für das Wesentliche! An: Prinzip der erzwungenen Effizienz! 01:00 h Priority! Die Zeit ist dehnbar!
  • 10. www.studienstrategie.de; © Martin Krengel 2011-13 Wie arbeiten wir effizient innerhalb einer Session? Wie arbeiten wir effizient innerhalb einer Session?
  • 11. www.studienstrategie.de; © Martin Krengel 2011-13 11min kann sich ein Büroarbeiter einer Aufgabe widmen, bevor er abgelenkt wird. Danach dauert es 25min bis er den Faden wieder aufgenommen hat. 11min kann sich ein Büroarbeiter einer Aufgabe widmen, bevor er abgelenkt wird. Danach dauert es 25min bis er den Faden wieder aufgenommen hat.
  • 12. www.studienstrategie.de; © Martin Krengel 2011-13 Biorhythmus
  • 13. www.studienstrategie.de; © Martin Krengel 2011-13 Übung: Zu welcher Tageszeit ... ... habe ich am meisten/ wenigsten Energie? ... bin ich am anfälligsten/ robustesten gegen Stress? ... kann ich mich am besten/ am wenigsten überwinden, etwas Unangenehmes oder Schwieriges zu tun ... ist meine Konzentrationsfähigkeit am besten/ schlechtesten? ... stört mich Lärm am meisten/ wenigsten?
  • 14. www.studienstrategie.de; © Martin Krengel 2011-13 Blockbuster: Gestalten Sie Ihren Tag nach Ihrem Biorhythmus
  • 15. www.studienstrategie.de; © Martin Krengel 2011-13 Wöchentlicher Biorhythmus  Mo vormittag: Abschirmen, Strategie & Konzepte  Mo Mittag: 2 h operativ  Mo Nachmittag: Planung und erste Schritte Projekt 1  Di: Abarbeiten Projekt 1  Mi Morgen: Planung Projekt 2  Mi Mittag: Operatives  Mi Nachmittag: Abarbeiten Projekt 2  Do: Meetings / Nacharbeiten / Puffer  Fr: Organisatiorisches, Kreatives, Puffer, Home Office
  • 16. www.studienstrategie.de; © Martin Krengel 2011-13 Anspannung vs. Entspannung Mit Überblick durch die Woche
  • 17. www.studienstrategie.de; © Martin Krengel 2011-13 Wann kommen die besten Ideen? Unter der Dusche Beim Treppenwischen Morgens Beim Austausch mit Anderen Beim Zeichnen von Mind Maps Beim Spazieren gehen Nachts (Chemiker) Auf der Liege unterm Nußbaum Im Zug nach dem Meeting Beim Konzeptionieren Auf dem Sofa In der Sauna Im entspannten Zustand ist das Gehirn besonders kreativ! Im entspannten Zustand ist das Gehirn besonders kreativ!
  • 18. www.studienstrategie.de; © Martin Krengel 2011-13 Wie verankern wir das in unserem Zeitmanagement? Wie verankern wir das in unserem Zeitmanagement?
  • 19. www.studienstrategie.de; © Martin Krengel 2011-13 Welches sind Ihre Pausenrituale? Espresso (handgemalen) Aufräumen Mit Kollegen Tee trinken Spazieren gehen Eine rauchen Trinken Einkaufen Kleine Fitness- Übungen Entspannungs- übungen Zurücklehnen, gar nichts tun Mini-Schlaf To-Do-Liste abhaken Lüften Im Auto entspannen (Musik beruhigend vs. aufdrehen) Partner/ Kinder anrufenArbeitshaltung-/ Arbeitsplatz wechseln Kochen, duschen Etwas basteln, Blumen gießen bewußt durchatmen Wichtig: Geistiges „Framing“ als Pause. Empfehlenswert: „Umschaltzeit“ von Arbeit | Freizeit Wichtig: Geistiges „Framing“ als Pause. Empfehlenswert: „Umschaltzeit“ von Arbeit | Freizeit
  • 20. www.studienstrategie.de; © Martin Krengel 2011-13 Lust auf MEHR? Konzentration Motivation Ordnungohne Mühe Viele Grafiken und Beispiele Zeitmanagemen t Prägnant und kompakt Je 10 Regeln für: 15,95 Euro Selbstcoaching
  • 21. www.studienstrategie.de; © Martin Krengel 2011-13 Lebhafte und nutzwertige Zeitmanagement-Vorträge MartinKrengel@gmail.com + 49 163 733 24 95

Hinweis der Redaktion

  1. Vorher rumgehen – fragen / Sorgen? Leute warm machen 80 Leute ohne Mikro FFO 180 Schüler mit Mikro Schwarzheide 20 Leute in Englisch in Peking, 2 Geschäftsführer 25 Leute im Marketing + CEO in Hamburg 20 Freiberufler Potsdam
  2. Wie wäre es, wenn es ein paar Tricks gibt, mit denen wir diesen bösen Blick abstellen könnten? Nur ein wenig mehr, ein wenig schneller jeden Tag sein könnten? Auch langfristig! Das hieße…
  3. Was können wir tun?
  4. Hilfe bei Einordnung: Für was werde ich bezahlt? -Es zeigen sich bei der Anwendung der Matrix Abgrenzungsprobleme: Ist normal da Ermessensfrage Die Matrix ist ein Denkraster, dient dazu Situationen und Aufgaben spontan zu kategoriesieren - dafür ist aber wiederum eine Strategie wichtige Voraussetzung Feststehende Termine wie Vorlesungen z.B. würde ich rausnehmen - bzw. kann man nicht trennscharf einordnen (?)
  5. Diese Dinge wiederholen: Ziel der Matrix/Wichtig: Denkstruktur First things First! Krisenprävention / Feueralarm verhindern Dimension 1: Termine und Fristen rechtzeitig checken und klar Verankern frühzeitig beginnen – Den Wind aus den Segeln nehmen (Bsp. beim Packen Kiste, all die Dinge schon ab Montag reinwerfen, die man erst am Samstag braucht Notfall-Plan : Zum Bsp. Reisechecklisten-Auf wen kann man vertrauen? Konflikte: Früherkennungssystem: Nachfragen (Wie geht es Dir? Ist das in Ordnung? Gibt es etwas, das ich anders machen könnte?), Einbeziehen, Zeit und Raum lassen Kontrolliertes Gewitter: Konflikte ansprechen und Austragen bevor sie eskalieren, zu günstigen Zeitpunkt (Bsp. Hase auf Rückfahrt FFO – „habe Gefühl dass wir Ärger am WE bekommen “) Dimension 2: Im Kopf behalten , das diese normalerweise zu kurz kommt! Proaktives Einplanen (Blocken im Wochenplan, First things first, andes dafür aufgeben!) Das sind die großen Brocken, wichtigen Dinge, um die wir herum die kleineren Auslegen sollten! Normalerweise 4-6 h netto täglich (ohne Privat) im Studium, Freiberufler Dann gibt es auch kein Problem bei konkurierenden Zielen (Primetime vs. Vorlesung) – im Zweifel nach Thema/ situativ entscheiden ob man hingeht Angestellte: wenigsten 1-2 Blöcke am Stück (60min) retten und den Rest aufstückeln Grossen Brocken so zerstückeln, dass sie in 45-90 min erledigt werden können (Salami-Prinzip) Wenn man es mal geschafft hat, sich in diesem Bereich zu fokussieren, Frage: Was ist wiederum wichtiger?: 25.000$ Methode – der Reihenfolge nach Aufschreiben (spontan + Korrektur) Womit verdiene ich mehr Geld? Was ist langfristiger wichtiger/ was kurzfristig – Balance/ gutes Verhältnis finden Diese Dinge erfordern explorative Prozesse, Arbeitsrunden, Zeit zum Reifen -> Investition in die Dinge, Mehr Zeit in die Arbeit stecken als Arbeit in die Zeit – doch Effizienz nicht vergessen und auch hier Perfektion im Zaum halten! Dimension 3: Effizienz! - Smith & Ricardo: Komperative Kostenvorteile: Jeder macht, was er am besten kann – mit Vernunft tauschen (mit Kollegen) und delegieren: aber: TAK beachten! – Viele Dinge müssen wir doch selber machen (Essen, Friseur, Überweisungen, etc...) - Diese Dinge gemäß dem Pareto-Prinzip abarbeiten! Wichtig das getan werden, nicht wie gut! Die Dinge aufteilen in Biorhytimisch schwache Zeiten und am Abend, Mittag oder zwischendrin erledigen Routinen entwickeln: Speichern der Überweisungsvorlagen Neues Kategoriensystem in Küche/ Schreibtisch um Ordnung zu halten Kleinkram in große Vasen – geht schneller Staub zu wischen Briefpapier bereitlegen Mailverteiler anlegen -> Bei kurzfristigen Aufgaben darauf achten, auch langfristig Zeit zu sparen! Dimension 4: Kein schlechtes Gewissen! Kein schlechtes Gewissen haben: dienen der Ablenkung, Aufladung Als solche sollten wir Sie auch nutzen! D.h. vorher bestimmen, mit welchen Dingen wir uns denn überhaupt Ablenken wollen!!! (Spaziergang statt sinnlos surfen; Lesen statt eMail zu sortieren, Rückentraining statt Schwatz, Gedanken schweifen lassen, statt sich mit dem stockenden Internet zu ärgern (Währendessen Rechner neu starten),,, Dimension 5: Selektion: Was sind die Prozesse und Schritte, die wirklich für mich zum Erfolg führen? (Erfolgsfaktoren)  Was sind die 20% der Dinge, die 80% des Erfolges ausmachen? Delegation/ „Tausch “: Wobei kann ich andere unterstützen und diese mich? Verschieben: Sich selbst fragen: Muss diese Aufgabe jetzt auch noch sein? Oder kann sie nicht doch noch etwas warten? Papierkorb: Wer nach oben will, muss Ballast abwerfen! Welche Aufgaben sind nicht erfolgsversprechen, unwichtig oder anderweitig entbehrbar? Elimineren: - Sinnlose Einkäufe Balkon im Winter putzen ... Viele Beispiele – Schweinehund schleicht sich wieder von hinten ins Haus!
  6. Wie schwer ist es, Verlockungen zu widerstehen?
  7. Bsp. Für erzwungene Effizienz: Wenn wir nur noch eine Nacht Zeit haben, schaffen wir es a dennoch etwas abzugeben George: Paper in einer Nacht geschrieben Martin: 2 Tagen 800 Seiten Schmöker und Referat vorbereitet In 2 Tagen für Prüfung gelernt: 6.0 bekommen  Zeit zum Experimentieren benutzt Beim Lesen: Nur 30 min für Journal, 2 h für Buch – 1h für Fokus – man hängt sich nicht in Details auf, konzentriert sich aufs wesentliche- Mischung aus Selektion, gezielter, Flotter : Manager lesen schneller, ganz einfach weil gezwungen Masterarbeit: 1 Woche weniger: Gezwungen, mich der Zeit anzupassen – hat funktioniert Kürzer = Intensiver Sich Zielzeiten setzen: ZIMMER AUFRÄUMEN! REFERAT: 10 h in Summe! Buch lesen: 2 Abende Training: 60min Hausarbeit: 1 Woche Zeitung: 15 Minuten Es ist schwierig, das Aussmass der Tendenz Dinge aufzuschieben zu schätzen. Viele Dinge passieren nicht, weil jemand entschieden hat, die Dingen icht zu tun, sondern weil man sich entschlossen hat, die Dingen icht jetzt zu tun Studie: 5 Dollar für einen Fragebogen Gruppe 1: 5 Tage  60% Gruppe 2: 3 Wochen  42% Gruppe 3: Keine Deadline  25% Fazit: Je mehr man Zeit zur Verfügung hat, desto unwahrscheinliche wird es, dass etwas geschied!
  8. Andere Studien aus den USA sprechen davon, das es lediglich 3 Minuten dauert, bis externe Störung, oder genauso häufig, eine interne Ablenkung erfolgt.
  9. Energie nicht gleich verteilt – gibt gewisse biologische Rhytmen 3 Uhr: Geburten 4 Uhr Sterben 19 Uhr Zahnschmerzen 15-17 Uhr Niere 2 Uhr nachts absoluter Null-Punkt
  10. Wie wäre es, wenn es ein paar Tricks gibt, mit denen wir diesen bösen Blick abstellen könnten? Nur ein wenig mehr, ein wenig schneller jeden Tag sein könnten? Auch langfristig! Das hieße…