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Time Management
Für KMU und Privatpersonen

Roger Basler
Geschäftsführer und Inhaber astræus KMU Beratung
Geschäftsführer und Teilhaber WebComTV AG


Hinweis: Diese Publikation beinhaltet generelle Ausführungen und stellt keine
Beratung im konkreten Fall dar. Wir empfehlen Ihnen, fallspezifisch
professionellen Rat einzuholen, wenn der Inhalt dieser Publikation für Sie von
Bedeutung ist.
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www.unternehmens-architekt.ch                                                    1
Roger Basler – Unternehmens-Architekt


Roger Basler hat als Betriebswirt mit internationaler
Fachrichtung im In- und Ausland zahlreiche Projekte
geleitet und betreut. Im Vordergrund standen dabei
das Management der Kommunikation, sowie der Aufbau
von kundenorientierten Organisationsstrukturen.

Seit seinem Studium an der Fachhochschule Solothurn
Nordwestschweiz, International Management (dipl.
oec), Betriebsökonom FH hat Roger Basler zahlreiche
Projekte im In- und Ausland (Holland, Spanien,
Deutschland, China, USA) in den Bereichen Operational
Management, Financial Management, Restrukturierung
und Unternehmenskommunikation begleitet.

Für weitere Informationen und Referenzen
besuchen Sie uns unter: www.unternehmens-
architekt.ch und www.webcomtv.ch

www.unternehmens-architekt.ch                           2
Inhalt



1. Theorie
      1. Eisenhower / Covay
      2. Pareto Prinzip
      3. Zeitfresser
2. Aus der Falle kommen
3. Gemeinsame Ansätze
4. Kleine Helfer
5. Wrap-Up


Extra: Zero Inbox




www.unternehmens-architekt.ch
Theorie: Paretoprinzip



Das Paretoprinzip, benannt nach Vilfredo Pareto (1848–1923), auch Pareto-
   Effekt, 80-zu-20-Regel, besagt, dass 80 % der Ergebnisse in 20 % der
   Gesamtzeit eines Projekts erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der
   Ergebnisse benötigen 80 % der Gesamtzeit und verursachen die meiste Arbeit.




www.unternehmens-architekt.ch
Theorie: Eisenhower




www.unternehmens-architekt.ch
Theorie: Zeitfresser

1. Unklare Zielsetzungen
2. Keine Prioritäten
3. Versuch, zu viel auf einmal zu machen
4. Keine Vorbereitung auf Gespräche / Besprechungen
5. Unvollständige, verspätete Informationen
6. Suche nach Notizen, Adressen, Telefonnummern
7. Schlechte Tagesplanung
8. Überhäufter Schreibtisch
9. Unangemeldete Besucher
10. Unfähigkeit „Nein“ zu sagen
11. Mangelnde Kontrolle delegierter Arbeiten
12. Aufgaben nicht zu Ende geführt
13. Alle Fakten wissen wollen
14. Sofortiges Öffnen von E-Mails
15. Telefonische Unterbrechungen
16. Facebook / YouTube
17. SMS
18. Prokrastination (Aufschieberitis)


www.unternehmens-architekt.ch
Aus der Falle kommen


   Kurzfristige Ansätze                  Langfristige Ansätze
    Prioritäten setzen                   Tagesrhythmus kennen
         Bei Unklarheiten den            Zeifenster schaffen
          Vorgesetzten fragen             Wochenplanung by Covey
      Delegieren                          (ausdrucken, priorisieren)
      Nein-sagen                         Grosse Deadlines und Meilensteine
                                           ins Outlook
      Outlook nutzen
         Wiederkehrende Fenster
         Täglich neue, wichtige Dinge
           erfassen
         Krea-Pausen
      ToDo‘s abhaken, durchstreichen
      Tisch aufräumen
      Keine Post-it!




www.unternehmens-architekt.ch
Aus der Falle kommen


   Leistungskurve




www.unternehmens-architekt.ch
Aus der Falle kommen: Wochenplanung




www.unternehmens-architekt.ch
Gemeinsame Ansätze



1. Wochenplanung machen im Outlook und mit Team absprechen
   (Montagsmorgen)


2. Tasks und Deadlines sammeln und in Weeklys einbringen (nicht stören,
   rausreissen)


3. Abends Tische aufräumen




www.unternehmens-architekt.ch
Kleine Helfer




www.unternehmens-architekt.ch
Schlusswort



Widmen Sie sich der wichtigsten Ihrer Aufgaben auf der Liste sofort, wenn Sie
   Ihren Arbeitstag beginnen, für mindestens 90 Minuten. Halten Sie Ihre Tür
   geschlossen, schliessen Sie Ihr Mailprogramm und stellen Sie das Telefon
   stumm, sofern das möglich ist. Je mehr Ihr Fokus auf einer einzelnen Sache
   liegt, desto mehr werden Sie erledigen, und desto höher wird die Qualität Ihrer
   Arbeit sein. Wenn Sie fertig mit dieser Aufgabe sind, machen Sie eine Pause,
   um den Akku wieder aufzuladen.


Ihre letzte und abschliessende Tätigkeit an jedem Abend sollte sein, sich ein wenig
   Zeit zu nehmen - mindestens 15 bis 20 Minuten - um eine Bestandsaufnahme
   zu machen, was an diesem Tag passiert ist. Legen Sie dann die wichtigsten
   Ziele fest, die Sie am nächsten Tag erreichen wollen.




www.unternehmens-architekt.ch
Extra: Zero Inbox



Das Ziel:
 Ende der Woche jeweils 0 (zero) Mails in der Inbox zu haben. Das befreit und
   schafft Platz.


Wie ist es zu erreichen? Mit 5 Regeln und 1 Setup:
1. Delete
2. Defer
3. Delegate
4. Respond (nicht mehr als 5 Sätze)
5. Do it


3 Ordner:
Erledigen
Archivieren
Nachfassen (warten)


www.unternehmens-architekt.ch
Fragen und Antworten




www.unternehmens-architekt.ch
Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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Weblogs:
www.rogerbasler.ch
www.rogerbasler.com
Blog.webcomtv.ch
vizify.com/roger-basler




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  • 2. Roger Basler – Unternehmens-Architekt Roger Basler hat als Betriebswirt mit internationaler Fachrichtung im In- und Ausland zahlreiche Projekte geleitet und betreut. Im Vordergrund standen dabei das Management der Kommunikation, sowie der Aufbau von kundenorientierten Organisationsstrukturen. Seit seinem Studium an der Fachhochschule Solothurn Nordwestschweiz, International Management (dipl. oec), Betriebsökonom FH hat Roger Basler zahlreiche Projekte im In- und Ausland (Holland, Spanien, Deutschland, China, USA) in den Bereichen Operational Management, Financial Management, Restrukturierung und Unternehmenskommunikation begleitet. Für weitere Informationen und Referenzen besuchen Sie uns unter: www.unternehmens- architekt.ch und www.webcomtv.ch www.unternehmens-architekt.ch 2
  • 3. Inhalt 1. Theorie 1. Eisenhower / Covay 2. Pareto Prinzip 3. Zeitfresser 2. Aus der Falle kommen 3. Gemeinsame Ansätze 4. Kleine Helfer 5. Wrap-Up Extra: Zero Inbox www.unternehmens-architekt.ch
  • 4. Theorie: Paretoprinzip Das Paretoprinzip, benannt nach Vilfredo Pareto (1848–1923), auch Pareto- Effekt, 80-zu-20-Regel, besagt, dass 80 % der Ergebnisse in 20 % der Gesamtzeit eines Projekts erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse benötigen 80 % der Gesamtzeit und verursachen die meiste Arbeit. www.unternehmens-architekt.ch
  • 6. Theorie: Zeitfresser 1. Unklare Zielsetzungen 2. Keine Prioritäten 3. Versuch, zu viel auf einmal zu machen 4. Keine Vorbereitung auf Gespräche / Besprechungen 5. Unvollständige, verspätete Informationen 6. Suche nach Notizen, Adressen, Telefonnummern 7. Schlechte Tagesplanung 8. Überhäufter Schreibtisch 9. Unangemeldete Besucher 10. Unfähigkeit „Nein“ zu sagen 11. Mangelnde Kontrolle delegierter Arbeiten 12. Aufgaben nicht zu Ende geführt 13. Alle Fakten wissen wollen 14. Sofortiges Öffnen von E-Mails 15. Telefonische Unterbrechungen 16. Facebook / YouTube 17. SMS 18. Prokrastination (Aufschieberitis) www.unternehmens-architekt.ch
  • 7. Aus der Falle kommen Kurzfristige Ansätze Langfristige Ansätze  Prioritäten setzen  Tagesrhythmus kennen  Bei Unklarheiten den  Zeifenster schaffen Vorgesetzten fragen  Wochenplanung by Covey  Delegieren (ausdrucken, priorisieren)  Nein-sagen  Grosse Deadlines und Meilensteine ins Outlook  Outlook nutzen  Wiederkehrende Fenster  Täglich neue, wichtige Dinge erfassen  Krea-Pausen  ToDo‘s abhaken, durchstreichen  Tisch aufräumen  Keine Post-it! www.unternehmens-architekt.ch
  • 8. Aus der Falle kommen Leistungskurve www.unternehmens-architekt.ch
  • 9. Aus der Falle kommen: Wochenplanung www.unternehmens-architekt.ch
  • 10. Gemeinsame Ansätze 1. Wochenplanung machen im Outlook und mit Team absprechen (Montagsmorgen) 2. Tasks und Deadlines sammeln und in Weeklys einbringen (nicht stören, rausreissen) 3. Abends Tische aufräumen www.unternehmens-architekt.ch
  • 12. Schlusswort Widmen Sie sich der wichtigsten Ihrer Aufgaben auf der Liste sofort, wenn Sie Ihren Arbeitstag beginnen, für mindestens 90 Minuten. Halten Sie Ihre Tür geschlossen, schliessen Sie Ihr Mailprogramm und stellen Sie das Telefon stumm, sofern das möglich ist. Je mehr Ihr Fokus auf einer einzelnen Sache liegt, desto mehr werden Sie erledigen, und desto höher wird die Qualität Ihrer Arbeit sein. Wenn Sie fertig mit dieser Aufgabe sind, machen Sie eine Pause, um den Akku wieder aufzuladen. Ihre letzte und abschliessende Tätigkeit an jedem Abend sollte sein, sich ein wenig Zeit zu nehmen - mindestens 15 bis 20 Minuten - um eine Bestandsaufnahme zu machen, was an diesem Tag passiert ist. Legen Sie dann die wichtigsten Ziele fest, die Sie am nächsten Tag erreichen wollen. www.unternehmens-architekt.ch
  • 13. Extra: Zero Inbox Das Ziel:  Ende der Woche jeweils 0 (zero) Mails in der Inbox zu haben. Das befreit und schafft Platz. Wie ist es zu erreichen? Mit 5 Regeln und 1 Setup: 1. Delete 2. Defer 3. Delegate 4. Respond (nicht mehr als 5 Sätze) 5. Do it 3 Ordner: Erledigen Archivieren Nachfassen (warten) www.unternehmens-architekt.ch
  • 15. Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit Follow me on Twitter: @rogerbasler Weblogs: www.rogerbasler.ch www.rogerbasler.com Blog.webcomtv.ch vizify.com/roger-basler www.unternehmens-architekt.ch 15