Die neueste Version 9 von Pavone Project Management führt den Pavone ActivityManager ein, der ein zentrales Management von Aktivitäten mit flexibler Nutzung und intuitivem Design bietet. Zu den Funktionen gehören Dokumentenmanagement, Zeiterfassung und die Möglichkeit, Aktivitäten einfach zu delegieren und zu verfolgen. Zudem unterstützt das System automatisierte Genehmigungs-Workflows und lässt sich in bestehende Microsoft Office-Anwendungen integrieren.

1. PAVONE Project Management Was ist neu in Version 9?

2. Schwerpunkte Aktivitäten Management Out-Of-The-Box Workflows Projektantrag Ressourcengenehmigung Phasengenehmigung Musterformulare / -berichte

3. PAVONE ActivityManager Neues Basismodul von PAVONE Project Management PAVONE ActivityManager PAVONE Direct PAVONE Project Management Aktivitätenmanagement Projektmanagement ohne Methodenhindernisse Anspruchsvolle Projektplanung & -steuerung PAVONE Classic

4. Viele Wünsche – Eine Lösung

5. Möchten Sie …unterschiedlichste Aufgaben und Arbeitspakete für Teams mit definiertem oder offenem Zeitraum vergeben und gegebenenfalls die geleisteten Aufwände erfassen lassen? …eine zentrale Kommunikationsplattform dafür nutzen und bestehende Aufgabenlasten, Bearbeitungsstände und organisatorische/fachliche Zuordnungen erkennen? …eine einfache & schnelle Lösung für die Aufgaben, die eine Planung in der professionellen Projektplanungs-Software PAVONE Project Management nicht rechtfertigen? …Rückmeldungen der Mitarbeiter in einem zentralen Erfassungssystem, in dem auch weitere Tätigkeiten, Kosten etc. erfasst und ausgewertet werden können?

6. Einfach + Übersichtlich + Schnell = PAVONE ActivityManager

7. Integriertes Gantt Mit Möglichkeit zum Wechsel zur Projektplanung auf Knopfdruck

8. Das Motto: 3 Klicks – Fertig!

9. Nutzenaspekte Zentrales Management von Aktivitäten Aufwandserfassung Delegieren/Annehmen Wiederkehrende Aktivitäten Wiedervorlage Dokumentenmanagement mit: Adhoc Workflow Mehrfachkategorisierung Verstichwortung Versionierung Individuell einstellbarer Zugriffschutz Grafische Kategorisierung (optional) Individuell einstellbares Design Funktionsumfang Zeiterfassung (Wochen-/Monatsarbeitsblatt) (optional) Wechselmöglichkeit zu PAVONE Project Management (neuer Lizenzschlüssel) PAVONE ActivityManager bietet:

10. Der Aktivitätenprozess

11. Die Aktivität Fokus auf Flexibilität und Schnelligkeit Optional zuschaltbarer Funktionsumfang je nach individuellen Anforderungen Der PAVONE ActivityManager … ist pro Anwender anpassbar im Funktionsumfang reduziert die Eingaben auf ein Minimum erlaubt schnellstes Abarbeiten von Aktivitäten

12. Wichtige Elemente der Ansichten Einfache selbsterklärende Begriffe Aussagekräftige Indikatoren informieren schnell und eindeutig (z. B. Mouse over Texte)

13. Die Aktivität – Basisinformationen Schnelle und einfache Statusmeldung (terminlich und fachlich) Name erfassen – fertig! 1 Klick = Erledigt 1 Klick = nur ich kann die Aktivität lesen und bearbeiten Datum (beginnt und ist fällig am) kann freibleiben Ein oder mehrere Verantwortliche

14. Die Aktivität – Aufwandserfassung Erledigt-Datum (kann frei bleiben)

15. Die Aktivität Aufwandserfassung für mehrere Verantwortliche Sind mehrere Verantwortliche definiert, so kann jeder individuelle Aufwände/Zeiten erfassen Übersichtliche tabellarische Darstellung

16. Die Aktivität – Dokumentenmanagement

17. Funktionsumfang einstellen - allgemeine Einstellungen -

18. Ganzheitliche Intuitive Zeiterfassung Tagesgeschäft – Aktivitäten – Projekte

19. Übersicht behalten bei vielen Dokumenten - PAVONE StructureBuilder -

20. Aktivitätenmanagement weitere Funktionen Zuordnung von Aktivitäten zu einem Aktivitätenordner Wiedervorlagedatum pro Aktivität Zugriffschutz individuell oder per Default setzbar Starten von Adhoc Workflows (z. B. Genehmigung) Verstichwortung & Klassifizierung Farbliche Zuordnung von Aktivitätstypen Annehmen/Ablehnen von delegierten Aktivitäten Ablage von Dokumenten beliebigen Typs (Meetingprotokolle, Präsentationen, Videos, etc.) Microsoft Office & Open Office Integration Serienaktivitäten Alternatives User Interface (Corporate Design) …

21. PAVONE ActivityManager Die richtige Entscheidung

22. Übrigens: Den PAVONE ActivityManager gibt es auch für die Java EE Plattform!

23. Keyfacts – PAVONE ActivityManager Zentrales Management von Aktivitäten Einfache und schnelle Nutzung Anpassbares Design und Funktionsumfang Integriertes Dokumentenmanagement mit Adhoc Workflow Aufwandserfassung, Wiedervorlage, Serienaktivitäten Automatischer und individueller Zugriffschutz Erweiterbar auf PAVONE Project Management (durch Wechsel des Lizenzschlüssels) PAVONE TimeTracking (Zeit- und Aufwandserfassung) PAVONE StructureBuilder (Dokumentenstrukturierung) Optionaler Austausch mit persönlichen Aufgaben aus der Mail-Datenbank und PAVONE CRM Flexible automatische Archivierung

24. Übersicht Formulare und Berichte

25. Details Übersicht Formulare und Berichte Auflistung aller Projektbeteiligten und möglichen Interessierten mit genauer Bestimmung der vermuteten und tatsächlichen Interessen, der Einflussmöglichkeiten, Gegenmaßnahmen und einer optionalen Betroffenheitsanalyse. Meeting-Standformular mit IBM Lotus Sametime Integrationsmöglichkeit. Festlegung des Termins und Teilnehmer, Ablage der Agenda und des Protokolls. Vergabe einer eindeutigen Projekt-ID, -kategorie und -bezeichnung, Bestimmung Projektmanager und -team, genaue Bestimmung der Projektziele, -termine und -budget Formaler Antrag mit Genehmigungs-Workflow, Einbeziehung aller verantwortlicher Bereiche und detaillierte Kostenaufteilung. Formulierung einer Projektidee mit Ausgangssituation, Zielen, Schnittstellen zu anderen Projekten, möglichen Risiken, voraussichtlichem Budget, Personal- und Sachmittelaufwand. Stakeholder-analyse Kick-Off Meeting Projektauftrag Projektantrag Projektskizze

26. Details Übersicht Formulare und Berichte Auflistung aller beendeter Vorgänge mit Terminen (Basis, Soll, Ist) sowie deren grafischer Darstellung mit Trend und Zusammenfassung der wichtigsten Projektkennzahlen. Auflistung aller noch nicht beendeter Vorgänge mit Terminen (Basis, Soll, Ist) sowie deren grafischer Darstellung mit Trend und Zusammenfassung der wichtigsten Projektkennzahlen. Auflistung aller Phasen der ersten Gliederungsebene mit Terminen (Basis, Soll, Ist) sowie deren grafischer Darstellung mit Trend und Zusammenfassung der wichtigsten Projektkennzahlen. (Vorschau der wichtigsten Daten in dem IBM Lotus Notes Dokument) Auflistung aller Meilensteine mit Terminen (Basis, Soll, Ist) sowie deren grafischer Darstellung mit Trend und Zusammenfassung der wichtigsten Projektkennzahlen. (Vorschau der wichtigsten Daten in dem IBM Lotus Notes Dokument) Beschreibung aller projektrelevanter Aufgaben zur Projektdurchführung mit Auflistung des (der) Verantwortlichen, aktuellem Status und visueller Ampeldarstellung. Abgeschlos-sene Vorgänge Offene Vorgänge Projektstatus-bericht - Phasen Projektstatus-bericht Meilensteine Checkliste Zieldefinition

27. Details Übersicht Formulare und Berichte Genaue Beschreibung einer Spezifikation mit vielschichtiger Kategorisierungsmöglichkeit, Zuordnung zu einer oder mehrer Anforderung (-en), Vergabe von einer laufenden Nummer, automatischer Erstellung einer ID und Übergabe aller Spezifikationen in einen Spezifikationskatalog in Microsoft Word. Genaue Beschreibung einer Anforderung mit vielschichtiger Kategorisierungsmöglichkeit, Vergabe von einer laufenden Nummer, automatischer Erstellung einer ID und Übergabe aller Anforderungen in einen Anforderungskatalog in Microsoft Word. Detaillierte Auflistung aller Kosten (Basis, Soll, Ist) pro Vorgang mit der Möglichkeit zusätzlich Kostenstelle, Abrechnungsart, Rechnungsstellung und Rechnungsdatum festzulegen. Formaler Antrag mit Genehmigungs-Workflow, um eine bestimmte Person (Sache) für einen bestimmt Zeitraum einem Projekt zuweisen zu können. Formaler Genehmigungs-Workflow zur Abnahme einer Projektphase. Alternativ: Auflistung aller Phasen der ersten Gliederungsebene mit Terminen (Basis, Soll, Ist) sowie deren grafischer Darstellung mit Trend. Spezifikation Anforderung Budget-übersicht Ressourcen- antrag Phasen-abnahme oder Phasenbericht

28. Details Übersicht Formulare und Berichte Zusammenführung aller relevanter erfasster und bewerteter Risiken auf Projekt- oder Vorgansebene mit Erstellung einer Pivot-Tabelle und grafischen Auswertung. Zentrale Verwaltung eines beliebig zusammengestellten Portfolios mit grafischer Darstellung Berechnung von Abweichungen des Soll-Anfangstermins zum Beobachtungszeitraum und detaillierte Darstellung mit Grafik aller wichtigen Vorgangsinformationen. Historisierung (Speichern von beliebig vielen Beobachtungszeitpunkten) von Meilensteinen und Darstellung des Trends. Bewertung (intern/extern) der Projektsituation und –zielerreichung, der Mitarbeitersituation sowie Auflistung der wichtigsten Vorgänge und Aktivitäten. Erstellung einer Historie mit den wichtigsten Projektkennzahlen. Risiko- analyse Portfolio- analyse Terminver-zögerungen Meilenstein- trend- analyse Monatsbericht

29. Details Übersicht Formulare und Berichte Zusammenfassung beliebiger Berichte in einem Ordner mit Schnellzugrifffunktionalität. Ampelfunktion für Gesamtstatus, Termin-, Aufwands und Kostenziele sowie detaillierten Maßnahmenplan. detaillierter Bewertung der wichtigsten Projektkennzahlen (Aufwand, Kosten, Termine und Qualität) als Ergebnis eines Lesson Learned Meetings, Bewertung der Ziele, Definition der abgeleiteten Maßnahmen, Abschnitt für das Knowledge Management Aufstellung der wichtigsten Projektkennzahlen, qualitative und quantitative Projektbewertung, Aufstellung Projekterfahrungen bzw. -rückschlüsse und abschließende Abnahme mit Ampelfunktion Beschreibung der Änderung mit Begründung und möglicher(n) Auswirkung (-en), ev. anfallenden Kosten und Auswahl verschiedener vorgegebener Entscheidungsmöglichkeiten. Sammelordner Vorstands-bericht Lesson Learned Abschluss- bericht Entscheidungs-vorlage

30. Automatisierte Berichte mit PAVONE OfficeGateway – Beispiel Anforderungskatalog PAVONE Project Management Microsoft Office Vorlagen (vorformatiertes leeres Dokument)

31. Musterformular - Projektskizze - Umfangreiche Hilfetexte helfen beim Ausfüllen der Formulare

32. Musterformular Stakeholder Diagramm Vorschau auf Inhalte des Microsoft Excel Dokumentes

33. Musterformular Projektstatusbericht - Projektphasen

34. Sinnvolle Aufbereitung von Massendaten Charts lassen sich auf Basis einer einfach zu konfigurierenden Datenbasis automatisch erstellen Checkboxen zeigen und verbergen die exportierten Massendaten

35. Integrierte & anpassbare Standard Workflows Phasenabnahme Projektantrag Ressourcenantrag

36. Projektantrag Ein genehmigtes Projekt wird automatisch auf Basis einer Schablone angelegt! (Workflow Runner aus dem IBM Lotus Notes Formular => zeigt aktuellen Zustand an)

37. Ressourcenantrag (Workflow Runner aus dem IBM Lotus Notes Formular => zeigt aktuellen Zustand an)

38. Phasenabnahme (Workflow Runner aus dem IBM Lotus Notes Formular => zeigt aktuellen Zustand an)

39. PAVONE Solution Center: Erleben Sie unsere Lösungen live http://www.pavone.de/SolutionCenter

40. Vielen Dank für Ihr Interesse! http://www.pavone.de http://www.pavone.com E-mail: partner@pavone.de Tel.: +49 (0) 52 51 / 31 02-0 Fax: +49 (0) 52 51 / 31 02- 99