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 Unternehmensweites 
 Projekt‐, Portfolio‐ und 
 Ressourcenmanagement 
 
Volle Kontrolle über alle Prozesse in Echtzeit. 
1 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Vorwort 
 

Mit  Hilfe  von  Projektportfoliomanagement  können  alle  Projekte  innerhalb  eines  Unternehmens  in 
Beziehung  zu  einander  verwaltet  und  so  die  benötigten  beziehungsweise  vorhandenen  Ressourcen 
effizient  eingesetzt  werden.  Das  vorliegende  Dokumente  soll  Ihnen  den  Begriff  PPM  erläutern, 
Abläufe zeigen und Sie über Nutzen im Einsatz informieren.  

 
Der Inhalt im Überblick 


Vorwort 



PPM im Überblick 



Vision & Nutzen 



Use Cases 



Über den Verfasser 

 

 
 
2 
 
 
 

 
 
 
 
 
PPM – Projektportfoliomanagement 
 

Begriffserklärungen

Unter  dem  Begriff  „Projektportfoliomanagement“  (PPM)  ist  ganz  allgemein  der  Prozess  zu  verstehen,  mehrere  Projekte 
innerhalb  einer  Organisationseinheit  effektiv  zu  verwalten.  Vom  Projektmanagement  unterscheidet  es  sich  dadurch,  dass 
die  optimale  Umsetzung  nicht  nur  für  ein  Projekt  gewährleistet  werden  soll,  sondern  dass  die  Projekte  bzw.  Projekt‐
Portfolios in Beziehung zueinander betrachtet werden, um Abläufe und Personen und Finanzen unternehmensübergreifend 
effizient  zu  organisieren  und  einzusetzen.  In  den  meisten  Unternehmen  wird  PPM  mit  einzelnen,  bestenfalls  mit 
Import/Export  Schnittstellen  versehenen,  Tools  eingesetzt  (MS  Project,  Excel,...).  PPM  kann  aber  auch  mit  integrierten 
Werkzeugen abgebildet werden. 

 

Integriertes System vs. Schnittstelle 
 
Der  Vorteil  einer  solchen  PPM‐Software  ist,  dass  alle  projektrelevanten  Informationen  in  einem  einzigen  System 
zusammengeführt werden. Alle an den Projekten beteiligten Personen können auf die für sie und ihre Aufgaben benötigten 
Daten zugreifen und haben diese auf dem aktuellen Stand zur Verfügung. Auch im Vergleich zu Schnittstellen‐Systemen sind 
integrierte Systeme in der Datenverwaltung kompatibler, verlässlicher und in der Ausgabe und Darstellung für verschiedene 
Personengruppen wesentlich einfacher zu handhaben.  

 

PPM‐Software 
 
Die drei folgenden Teilbereiche sind für ein integriertes PPM‐System vor allem wichtig und können mit der Software 
ineinandergreifend verwaltet werden:  
 
 Portfoliomanagement‐System, das die Bewertung und Priorisierung der   einzelnen Projekte im Sinne der  
Unternehmensziele unterstützt. 
 
 Projektmanagement‐Tool zur Detailplanung, Kalkulation und operativen Durchführung der einzelnen Projekte. 
 
 ERP‐System für projekt‐ und unternehmensübergreifendes Ressourcenmanagement in allen Bereichen vom 
Einkauf über die Personalverwaltung bis zum Marketing inklusive Vergleiche von Plan‐ und Istkosten. 
 
 
 
Die Zusammenführung aller Daten aus diesen drei Bereichen macht sowohl die effiziente Umsetzung des einzelnen Projekts 
als  auch  die  übersichtliche  projektübergreifende  Planung  möglich.  Außerdem  können  mit  Hilfe  der  PPM‐Software 
übergeordnete Bewertungskriterien definieren werden, die dabei helfen, Projekte der Art auszuwählen und zu priorisieren,  
dass sie in Summe der Erfüllung der Unternehmensziele am zuträglichsten sind. 
 

3 
 
 
 
 

PPM im Überblick

Mit  PPM  können  Entscheider  auf  Basis  aktueller  Daten  aus  den  unterschiedlichsten 
Unternehmensbereichen fundierte, wegbereitende Entscheidungen treffen, die für alle involvierten 
Abteilungen umsetzbar sind. 

 

4 
 
 
 
 

PPM im Überblick

5 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Vision & Nutzen
 
 

Ein  gut  in  die  Unternehmensabläufe  integriertes  PPM‐Tool  schafft  in  allen  Bereichen  des 
Unternehmens  einen  aktuellen  Informationsstand,  besseren  Überblick  und  dadurch  planbare  und 
effiziente Arbeitsabläufe. 
Von  der  Management‐Ebene,  wo  die  verschiedenen  Projekte  geplant  und  die  Ressourcen  verteilt  werden  bis  zu  den 
Projektmitarbeitern und Lieferanten hat jeder genau für seine Aufgaben die benötigten Daten zur Verfügung und für seine 
Bedürfnisse aufbereitet.  
So  können  die  verschiedenen  Anliegen  innerhalb  des  Unternehmens  (Entwicklung,  Innovationen,  Organisation,  etc.) 
berücksichtigt  werden  und  auch  in  Hinsicht  auf  finanzielle  Risiken  wird  ein  ausgewogenes  Projektportfolio  gewährleistet.  
Folgend einige der vielen Nutzen für den Einsatz von PPM: 
 


Alle Informationen aus einer Quelle in Echtzeit 



Wertvolle Informationen wie: Status, Fortschritt, Kosten, Plan/Ist Vergleiche 



Durchdachte Bedienbarkeit und Visualisierungen 



Wertvolle Detailansichten in die unteresten Ebenen des Portfolios 



Neue Form der Darstellung von wichtigen Finanzdaten 



Einfachere und schnellere Durchführung von Konsolidierung, Langfristplanung und Monitoring 



Keine redundante Datenhaltung 

 
 

6 
 
 
 
 

Auf der sicheren Seite 

 
Meinungen des Biac‐Teams 
 „… SAP PPM ist aus meiner Sicht bereits 
jetzt ein Erfolg… Am Monatsende ist die 
Durchlaufzeit  der  Anlagen  von 
Buchungsbausteinen  und  Zuordnung 
von  Ressourcen    um  einiges  kürzer 
geworden  bzw.  man  konnte  auf 
Anfragen JIT reagieren.“ 
„Mir erleichtert PPM die Arbeit deutlich 
und  ich  freue  mich  schon  auf  die 
nächsten Fortschritte...“ 

Die Biac (Business Insurance Application Consulting GmbH) ist eine Tochter 
der Vienna Insurance Group, einem international tätigen 
Versicherungskonzern aus Wien. Hauptaufgabe der Biac ist die 
Weiterentwicklung, der Support und der internationale Rollout von 
Versicherungslösungen auf Basis von SAP Software – dies umfasst 
beispielsweise Lebensversicherungen, Krankenversicherungen und KFZ‐
Versicherungen. Diese komplexen Lösungen sind in über 10 Ländern und 
20 Gesellschaften für Tausende von Kunden im Einsatz, und werden 
laufend an veränderte gesetzliche, demografische oder tarifliche 
Bedingungen angepasst.  
Jedes Jahr werden ca. 50‐100 Rollout Projekte abgewickelt, dabei kommt 
es auf effiziente Zusammenarbeit von hunderten internen und externen 
Spezialisten in mehr als 30 Teams an. Zusätzlich bestehen zwischen den 
Projekten Abhängigkeiten in verschiedenen Bereichen (Termine, 
Funktionen, Ressourcen), daher ist genaue Planung und rechtzeitige 
Erkennung von Abweichungen sehr wichtig. 
Nach einer ausführlichen Evaluierung verschiedener Softwarepakete 
entschied sich die Biac 2012 für die Einführung von SAP PPM mit dem 
Implementierungspartner Phoron Consulting GmbH. Die Projektziele 
waren hoch gesteckt: 

„Die  SAP‐PPM  Einführung  bedeutet 
einen  wesentlichen  Fortschritt  für 
unsere professionelle Projektabwicklung 
inkl.  Planung  und  Reporting,  und 
ganzheitliche 
ermöglicht 
eine 
Projektübersicht  mit  den  wesentlichen 
Eckdaten.“  (Evrim  Bakir,  Geschäfts‐
führung Biac) 

Umfassendes Portfolio‐ und Multi‐Projektmanagement 



„Mit  PPM  können  wir  zentral 
Informationen  für  viele  Stakeholder 
bereitstellen.  […]  Toll  finde  ich  die 
Möglichkeit, eigene Anzeigevarianten in 
der Tablestruktur zu definieren. […] Das 
macht  die  Pflege  der  Daten  sehr 
effizient.“ 



Ressourcenmanagement 



Abbildung des Projekt‐ und Produktportfolios 



Projekt‐ und Programmcontrolling mit einheitlichen Sichten 



Globales Ressourcenmanagement auf Abteilungsebene 



Enge Integration in SAP CO, PS, Cats, MM 



Migration aller historischen und laufenden Projekte 

Diese  Ziele  wurden  in  zwei  Etappen  erreicht.  Ende  2012  erfolgte  der 
Produktivstart  mit  den  wesentlichen  Komponenten  aus  Portfolio‐  und 
Projektmanagement,  seit  2014  ist  nun  auch  das  Ressourcenmanagement 
im Einsatz. Hier ein Auszug der Highlights: 


Top‐down und bottom‐up Planung von Ressourcen 



Manuelle Überleitung der Ressourcenplanung nach MM 
(Bestellung externer Ress.) im Probebetrieb 

 



CO‐seitiger Split in zwei Kostenrechnungskreise aus  
einem PPM‐Projekt 

 
Für weitere Informationen steht Ihnen 
Hr. Johannes Bacher gerne zur 
Verfügung. 



Johannes.bacher@phoron.com  

Finanzplanung mit komplexen Rechenregeln und erweiterte  
HR‐Integration 
 
Da im SAP Standard nicht alle Anforderungen umsetzbar waren, 
entwickelte Phoron an gewissen Stellen die nötigen Erweiterungen – 
selbstverständlich releasefähig und modifikationsfrei. 

7 
 
 
 
 
 
 
 
 

Über den Verfasser

 
 
 
 
 
 
 
 
 
Phoron ‐ Consulting that fits. 

Österreich 

Wir  sind  ein  österreichisches  SAP‐Beratungsunter‐
nehmen  mit  dem  Ziel,  Geschäftsprozesse  mit  Hilfe  von 
betriebswirtschaftlicher  Standardsoftware  abzu‐bilden 
und  mit  individuellen  IT‐Lösungen  optimal  zu 
unterstützen.  Unsere  mehr  als  80  MitarbeiterInnen 
weltweit  beraten  renommierte  nationale  und 
internationale  Unternehmen  aus  den  Branchen 
Maschinen‐  und  Anlagenbau,  Fertigungsindustrie, 
Automotive,  Telekommunikation  und  Handel  –  viele 
davon  Weltmarkführer  oder  maßgebliche  Anbieter  in 
ihrem Segment. 

Phoron Consulting GmbH Office Campus Gasometer 
Guglgasse 15/3b 
1110 Wien, Österreich 

We find the best way 
Unsere  Kunden  schätzen  besonders  unser  umfassendes 
Wissen  um  SAP‐Technik,  unser  tiefes  Know‐how  um 
Geschäftsprozesse und unseren betriebswirtschaftlichen 
Hausverstand.  Kreative  und  innovative  Lösungen,  die 
Anforderungen  gerecht  werden,  niemals  Budgets 
sprengen,  SAP  Standard  ergänzen  und  komplettieren 
stehen für unsere exzellenten  Fähigkeiten.  
 

Telefon: +43 (0) 1 / 748 36 02 
E‐Mail: office@phoron.com 

Deutschland 
Phoron Consulting GmbH 
Friedrichstraße 15 
70174 Stuttgart, Deutschland 
Telefon: +49 (0) 711 / 460 59 130 0 
E‐Mail: office@phoron.com 
 
Weitere Informationen zum Thema PPM finden Sie auf  
www.phoron.com/de/flexppm.html 

 

8 
 

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Unternehmensweites Projekt‐, Portfolio‐ und Ressourcenmanagement

  • 2.                           Vorwort    Mit  Hilfe  von  Projektportfoliomanagement  können  alle  Projekte  innerhalb  eines  Unternehmens  in  Beziehung  zu  einander  verwaltet  und  so  die  benötigten  beziehungsweise  vorhandenen  Ressourcen  effizient  eingesetzt  werden.  Das  vorliegende  Dokumente  soll  Ihnen  den  Begriff  PPM  erläutern,  Abläufe zeigen und Sie über Nutzen im Einsatz informieren.     Der Inhalt im Überblick   Vorwort   PPM im Überblick   Vision & Nutzen   Use Cases   Über den Verfasser        2   
  • 3.               PPM – Projektportfoliomanagement    Begriffserklärungen Unter  dem  Begriff  „Projektportfoliomanagement“  (PPM)  ist  ganz  allgemein  der  Prozess  zu  verstehen,  mehrere  Projekte  innerhalb  einer  Organisationseinheit  effektiv  zu  verwalten.  Vom  Projektmanagement  unterscheidet  es  sich  dadurch,  dass  die  optimale  Umsetzung  nicht  nur  für  ein  Projekt  gewährleistet  werden  soll,  sondern  dass  die  Projekte  bzw.  Projekt‐ Portfolios in Beziehung zueinander betrachtet werden, um Abläufe und Personen und Finanzen unternehmensübergreifend  effizient  zu  organisieren  und  einzusetzen.  In  den  meisten  Unternehmen  wird  PPM  mit  einzelnen,  bestenfalls  mit  Import/Export  Schnittstellen  versehenen,  Tools  eingesetzt  (MS  Project,  Excel,...).  PPM  kann  aber  auch  mit  integrierten  Werkzeugen abgebildet werden.    Integriertes System vs. Schnittstelle    Der  Vorteil  einer  solchen  PPM‐Software  ist,  dass  alle  projektrelevanten  Informationen  in  einem  einzigen  System  zusammengeführt werden. Alle an den Projekten beteiligten Personen können auf die für sie und ihre Aufgaben benötigten  Daten zugreifen und haben diese auf dem aktuellen Stand zur Verfügung. Auch im Vergleich zu Schnittstellen‐Systemen sind  integrierte Systeme in der Datenverwaltung kompatibler, verlässlicher und in der Ausgabe und Darstellung für verschiedene  Personengruppen wesentlich einfacher zu handhaben.     PPM‐Software    Die drei folgenden Teilbereiche sind für ein integriertes PPM‐System vor allem wichtig und können mit der Software  ineinandergreifend verwaltet werden:      Portfoliomanagement‐System, das die Bewertung und Priorisierung der   einzelnen Projekte im Sinne der   Unternehmensziele unterstützt.     Projektmanagement‐Tool zur Detailplanung, Kalkulation und operativen Durchführung der einzelnen Projekte.     ERP‐System für projekt‐ und unternehmensübergreifendes Ressourcenmanagement in allen Bereichen vom  Einkauf über die Personalverwaltung bis zum Marketing inklusive Vergleiche von Plan‐ und Istkosten.        Die Zusammenführung aller Daten aus diesen drei Bereichen macht sowohl die effiziente Umsetzung des einzelnen Projekts  als  auch  die  übersichtliche  projektübergreifende  Planung  möglich.  Außerdem  können  mit  Hilfe  der  PPM‐Software  übergeordnete Bewertungskriterien definieren werden, die dabei helfen, Projekte der Art auszuwählen und zu priorisieren,   dass sie in Summe der Erfüllung der Unternehmensziele am zuträglichsten sind.    3   
  • 4.       PPM im Überblick Mit  PPM  können  Entscheider  auf  Basis  aktueller  Daten  aus  den  unterschiedlichsten  Unternehmensbereichen fundierte, wegbereitende Entscheidungen treffen, die für alle involvierten  Abteilungen umsetzbar sind.    4   
  • 6.                          Vision & Nutzen     Ein  gut  in  die  Unternehmensabläufe  integriertes  PPM‐Tool  schafft  in  allen  Bereichen  des  Unternehmens  einen  aktuellen  Informationsstand,  besseren  Überblick  und  dadurch  planbare  und  effiziente Arbeitsabläufe.  Von  der  Management‐Ebene,  wo  die  verschiedenen  Projekte  geplant  und  die  Ressourcen  verteilt  werden  bis  zu  den  Projektmitarbeitern und Lieferanten hat jeder genau für seine Aufgaben die benötigten Daten zur Verfügung und für seine  Bedürfnisse aufbereitet.   So  können  die  verschiedenen  Anliegen  innerhalb  des  Unternehmens  (Entwicklung,  Innovationen,  Organisation,  etc.)  berücksichtigt  werden  und  auch  in  Hinsicht  auf  finanzielle  Risiken  wird  ein  ausgewogenes  Projektportfolio  gewährleistet.   Folgend einige der vielen Nutzen für den Einsatz von PPM:     Alle Informationen aus einer Quelle in Echtzeit   Wertvolle Informationen wie: Status, Fortschritt, Kosten, Plan/Ist Vergleiche   Durchdachte Bedienbarkeit und Visualisierungen   Wertvolle Detailansichten in die unteresten Ebenen des Portfolios   Neue Form der Darstellung von wichtigen Finanzdaten   Einfachere und schnellere Durchführung von Konsolidierung, Langfristplanung und Monitoring   Keine redundante Datenhaltung      6   
  • 7.       Auf der sicheren Seite    Meinungen des Biac‐Teams   „… SAP PPM ist aus meiner Sicht bereits  jetzt ein Erfolg… Am Monatsende ist die  Durchlaufzeit  der  Anlagen  von  Buchungsbausteinen  und  Zuordnung  von  Ressourcen    um  einiges  kürzer  geworden  bzw.  man  konnte  auf  Anfragen JIT reagieren.“  „Mir erleichtert PPM die Arbeit deutlich  und  ich  freue  mich  schon  auf  die  nächsten Fortschritte...“  Die Biac (Business Insurance Application Consulting GmbH) ist eine Tochter  der Vienna Insurance Group, einem international tätigen  Versicherungskonzern aus Wien. Hauptaufgabe der Biac ist die  Weiterentwicklung, der Support und der internationale Rollout von  Versicherungslösungen auf Basis von SAP Software – dies umfasst  beispielsweise Lebensversicherungen, Krankenversicherungen und KFZ‐ Versicherungen. Diese komplexen Lösungen sind in über 10 Ländern und  20 Gesellschaften für Tausende von Kunden im Einsatz, und werden  laufend an veränderte gesetzliche, demografische oder tarifliche  Bedingungen angepasst.   Jedes Jahr werden ca. 50‐100 Rollout Projekte abgewickelt, dabei kommt  es auf effiziente Zusammenarbeit von hunderten internen und externen  Spezialisten in mehr als 30 Teams an. Zusätzlich bestehen zwischen den  Projekten Abhängigkeiten in verschiedenen Bereichen (Termine,  Funktionen, Ressourcen), daher ist genaue Planung und rechtzeitige  Erkennung von Abweichungen sehr wichtig.  Nach einer ausführlichen Evaluierung verschiedener Softwarepakete  entschied sich die Biac 2012 für die Einführung von SAP PPM mit dem  Implementierungspartner Phoron Consulting GmbH. Die Projektziele  waren hoch gesteckt:  „Die  SAP‐PPM  Einführung  bedeutet  einen  wesentlichen  Fortschritt  für  unsere professionelle Projektabwicklung  inkl.  Planung  und  Reporting,  und  ganzheitliche  ermöglicht  eine  Projektübersicht  mit  den  wesentlichen  Eckdaten.“  (Evrim  Bakir,  Geschäfts‐ führung Biac)  Umfassendes Portfolio‐ und Multi‐Projektmanagement   „Mit  PPM  können  wir  zentral  Informationen  für  viele  Stakeholder  bereitstellen.  […]  Toll  finde  ich  die  Möglichkeit, eigene Anzeigevarianten in  der Tablestruktur zu definieren. […] Das  macht  die  Pflege  der  Daten  sehr  effizient.“   Ressourcenmanagement   Abbildung des Projekt‐ und Produktportfolios   Projekt‐ und Programmcontrolling mit einheitlichen Sichten   Globales Ressourcenmanagement auf Abteilungsebene   Enge Integration in SAP CO, PS, Cats, MM   Migration aller historischen und laufenden Projekte  Diese  Ziele  wurden  in  zwei  Etappen  erreicht.  Ende  2012  erfolgte  der  Produktivstart  mit  den  wesentlichen  Komponenten  aus  Portfolio‐  und  Projektmanagement,  seit  2014  ist  nun  auch  das  Ressourcenmanagement  im Einsatz. Hier ein Auszug der Highlights:   Top‐down und bottom‐up Planung von Ressourcen   Manuelle Überleitung der Ressourcenplanung nach MM  (Bestellung externer Ress.) im Probebetrieb     CO‐seitiger Split in zwei Kostenrechnungskreise aus   einem PPM‐Projekt    Für weitere Informationen steht Ihnen  Hr. Johannes Bacher gerne zur  Verfügung.   Johannes.bacher@phoron.com   Finanzplanung mit komplexen Rechenregeln und erweiterte   HR‐Integration    Da im SAP Standard nicht alle Anforderungen umsetzbar waren,  entwickelte Phoron an gewissen Stellen die nötigen Erweiterungen –  selbstverständlich releasefähig und modifikationsfrei.  7   
  • 8.               Über den Verfasser                   Phoron ‐ Consulting that fits.  Österreich  Wir  sind  ein  österreichisches  SAP‐Beratungsunter‐ nehmen  mit  dem  Ziel,  Geschäftsprozesse  mit  Hilfe  von  betriebswirtschaftlicher  Standardsoftware  abzu‐bilden  und  mit  individuellen  IT‐Lösungen  optimal  zu  unterstützen.  Unsere  mehr  als  80  MitarbeiterInnen  weltweit  beraten  renommierte  nationale  und  internationale  Unternehmen  aus  den  Branchen  Maschinen‐  und  Anlagenbau,  Fertigungsindustrie,  Automotive,  Telekommunikation  und  Handel  –  viele  davon  Weltmarkführer  oder  maßgebliche  Anbieter  in  ihrem Segment.  Phoron Consulting GmbH Office Campus Gasometer  Guglgasse 15/3b  1110 Wien, Österreich  We find the best way  Unsere  Kunden  schätzen  besonders  unser  umfassendes  Wissen  um  SAP‐Technik,  unser  tiefes  Know‐how  um  Geschäftsprozesse und unseren betriebswirtschaftlichen  Hausverstand.  Kreative  und  innovative  Lösungen,  die  Anforderungen  gerecht  werden,  niemals  Budgets  sprengen,  SAP  Standard  ergänzen  und  komplettieren  stehen für unsere exzellenten  Fähigkeiten.     Telefon: +43 (0) 1 / 748 36 02  E‐Mail: office@phoron.com  Deutschland  Phoron Consulting GmbH  Friedrichstraße 15  70174 Stuttgart, Deutschland  Telefon: +49 (0) 711 / 460 59 130 0  E‐Mail: office@phoron.com    Weitere Informationen zum Thema PPM finden Sie auf   www.phoron.com/de/flexppm.html    8