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BERATUNGSGESELLSCHAFT MBH
KARŌN ERWEITERUNGSLÖSUNGEN
– SAP DOKUMENTENMANAGEMENT
(DMS)
SEBASTIAN WEISE
24.02.2017
INHALTSVERZEICHNIS
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 2
1. Was ist DMS mit SAP?
2. KARŌN Erweiterungslösungen für SAP DMS im
Überblick
3. KARŌN Erweiterungslösungen für SAP DMS im
Detail
4. Wer ist KARŌN?
Was ist DMS mit SAP?
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 3
HERAUSFORDERUNGEN FÜR EINE UNTERNEHMENSWEITE
DOKUMENTENVERWALTUNG (1)
• Unterstützung von Versionierung, Statusmanagement, Workflow,
Dokumentenverteilung
• Sichere Datenablage ohne Datenredundanzen
• Nahtlose Integration in das ERP-System ohne zusätzliche Interfaces
• Hohe Performance trotz hohem Datendurchsatzes
• Einfache Objektverknüpfungen zu anderen Business Objekten
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 4
HERAUSFORDERUNGEN FÜR EINE UNTERNEHMENSWEITE
DOKUMENTENVERWALTUNG (2)
• Ausgeprägtes Berechtigungskonzept
• Verwaltung aller Art von Dateien inklusive Mails
• Vereinfachte Team- und Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens und mit
externen Partnern/ Lieferanten
• …
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 5
SAP DMS – ÜBERBLICK (1)
• SAP Document Management (SAP DMS)
 Ist eine Technologie zur Verwaltung von Dokumenten im SAP System (zu unterscheiden von ArchiveLink,
Records Management oder Business Documents)
 Die Basis für das Datenmodell im SAP DMS bildet der Dokumentinfosatz (DIS)
 Der DIS unterscheidet im ersten Moment nicht zwischen Dokument oder Ordner, nur zw. DIS mit oder ohne
einem Original als Datei
 Aus einem DIS wird ein Ordner, wenn der DIS als Kopf einer Stückliste angelegt wird
 Dokumente können über Dokumentstückliste in Ordner- und Dokumentstrukturen abgelegt werden (SAP Easy
Document Management (EasyDMS), SAP ECTR)
 Das zentrale Steuerelement ist die Dokumentart
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 6
SAP DMS – ÜBERBLICK (2)
• SAP DMS Funktionen (1)
 Versions- und Revisionsmanagement
 Statusmanagement, Klassifizierung,
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 Anbindung von Content Servern oder
Content Cache Servern  Checkin,
Checkout über den KPRO
 Objektverknüpfungen zu anderen
Objekten (Materialstamm, Kunde, …)
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 7
SAP DMS – ÜBERBLICK (3)
• SAP DMS Funktionen (2)
 Berechtigungssteuerung (System-
(PFCG) und Objektberechtigungen
(ACL – Access Control Lists))
 Dokumentverteilung und Anbindung
externer Systeme (CAD, Plotter,
Scanner, Archivierungssysteme)
 Erweitere Suchoptionen, z. B.
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Volltextsuche
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 8
BENUTZEROBERFLÄCHEN FÜR SAP DMS (1)
• Standard Oberfläche SAP GUI: Transaktionen CV0*n
 Sehr leistungsfähig mit komplexen Funktionen
 Schulung notwendig, für Gelegenheitsanwender nicht
geeignet
• Weitere UIs für SAP DMS
 WebDocuments
 PLM 7.x
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 9
BENUTZEROBERFLÄCHEN FÜR SAP DMS (2)
• SAP EasyDMS
 Einfacher Zugriff auf SAP Dokumente über eine
Windows Explorer Oberfläche
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 10
BENUTZEROBERFLÄCHEN FÜR SAP DMS (3)
• SAP Document Center
 ehem. Mobile Documents (App für mobile Endgeräte oder PC)
 Je nach OS eingeschränkter Funktionsumfang
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 11
KARŌN Erweiterungslösungen
für SAP DMS im Überblick
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 12
KARŌN DMS SOLUTIONS – SAP
• SAP DMS Tools
 DokumentExplorer GUI
 DokumentExplorer Web
 Notification
 Link update
 Thumbnail Generator
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 13
• SAP DMS Tools
 Objektverknüpfungsvererbung
 Analyse- und Migrationstools
 CREP Analyse Tool
 DOKAR Split
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Weiterführende Informationen finden Sie auf unserer Homepage:
http://www.karon.de/kompetenzen/dokumentenmanagement
http://www.karon.de/kompetenzen/loesungen-im-dokumentenmanagement
KARŌN Erweiterungslösungen
für SAP DMS im Detail
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 14
KARŌN DOKUMENTEXPLORER SAP GUI (1)
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 15
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• Funktionen (1)
 Anzeige von DMS und ArchiveLink Dokumenten in einer Ansicht
 Kann entweder spezifisch an einem SAP Objekt aufgerufen oder über
die integrierten Prozesse des DVS gestartet werden
 Anzeige erfolgt in einer Ordner- und Dokumentenstruktur
 Anzeige, Anlage, Bearbeitung von DMS Dokumenten und Ordnern
 Anzeige und Anlage von ArchiveLink Dokumenten
 Drag&Drop von Dokumenten für DMS und ArchiveLink
 Status- und Versionsverwaltung
 Absprung ins SAP EaysDMS und CV-Transaktionen
Aus GOPA IT wurde die KARŌN
Beratungsgesellschaft mbH nach
einer Umbenennung im Jahr 2016
KARŌN DOKUMENTEXPLORER SAP GUI (3)
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 17
• Funktionen (2)
 Hidden Folder  In Abhängigkeit vom Status (z. B.
Versteckt, in Arbeit) können Ordner ein- bzw.
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• Geplante Funktionen
 Integration der KARŌN SmartSolution für den Import, Export
sowie das Löschen von Ordner- und Dokumentstrukturen
 Papierkorb
 Copy&Paste innerhalb des DokumentExplorers
KARŌN DOKUMENTEXPLORER SAP GUI (4)
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 18
Vorteile:
• Zusammenführen zweier Technologien im SAP zur Anzeige von DMS und ArchiveLink Dokumenten in
einer gemeinsamen Ansicht
• Übersichtliche Darstellung von Ordner- und Dokumentstrukturen eines DIS oder zu einem SAP Objekt
• Einfache Anzeige, Erstellung und Bearbeitung von DMS Dokumenten in einer übersichtlichen
Ordnerstruktur im SAP GUI
• Einfache Erstellung einer Ordnerstruktur (Dokumentstückliste) im SAP GUI
• Einfache Anzeige und Erstellung von ArchiveLink Dokumenten
• Beinhaltet alle relevanten Funktionen zur Dokumentenverwaltung inkl. Drag&Drop vom Desktop
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KARŌN DOKUMENTEXPLORER WEB
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 19
KARŌN DOKUMENTEXPLORER WEB
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 20
• Funktionen
 Kann entweder direkt per URL
oder über die integrierten Prozesse des DVS gestartet werden
 Anzeige, Anlage und Bearbeitung von DMS Dokumenten und Ordnern
 Hide Folder  In Abhängigkeit vom Status (z. B. Versteckt, in Arbeit) können Ordner ein-
bzw. ausgeblendet werden, solange sie keine Dokumente beinhalten Ampelfunktion zur
Anzeige von Warnungen bei mehreren freigegebenen Dokumenten
 Filter-, Such- und Vorschaubildfunktion
 Absprung in den SAP GUI oder ins SAP EasyDMS möglich
KARŌN DOKUMENTEXPLORER WEB
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 21
• Geplante Funktionen
 Drag&Drop von Dokumenten
 Status- und Versionsverwaltung
 Anzeige von DMS und ArchiveLink Dokumenten in einer Ansicht
 Anzeige und Anlage von ArchiveLink Dokumenten
 Integration der KARŌN SmartSolution für den Import, Export sowie das Löschen von
Ordner- und Dokumentstrukturen
 Papierkorb
 Copy&Paste innerhalb des DokumentExplorers
KARŌN DOKUMENTEXPLORER WEB
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 22
Vorteile:
• Übersichtliche Darstellung von Ordner- und Dokumentstrukturen eines DIS oder zu einem SAP Objekt
in einer Web Anwendung
• Einfache Anzeige, Erstellung und Bearbeitung von DMS Dokumenten
• Einfache Erstellung von Ordnerstruktur (Dokumentstückliste)
• Direkte Synchronisation mit dem SAP Backend System  alles was im WEB angelegt wird, wird auch
direkt auf der SAP Datenbank angelegt
KARŌN NOTIFICATION FUNKTIONSÜBERSICHT (1)
• Einsatz von Änderungszeigern mit zentraler Ablage für alle definierten
Anwendungsfälle
• Gleichartiger Ablauf einer Benachrichtigung für das SAP DMS
 Ermittlung betreffender Dokumente
 Ermittlung der Nachrichtenempfänger
 Ermittlung individueller Texte und deren Aufbereitung
 Versenden der Benachrichtigung
 Kennzeichnen abgearbeiteter Änderungen
 Reorganisation von Änderungszeigern
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 23
KARŌN NOTIFICATION FUNKTIONSÜBERSICHT (2)
• Texte werden als Textbaustein gepflegt und individuell zugeordnet und sind damit
leicht anpassbar
• Hintergrundverarbeitung je Anwendungsfall ermöglicht individuelle Dosierbarkeit
der Nachrichten und verhindert das „zu spammen“ mit zu viel Information
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 24
KARŌN NOTIFICATION BEISPIELE (1)
• Benachrichtigungen über neue Dokumente und Dokumentversionen
 Mitarbeiter eines Projektes sollen über neue Dokumente im Projektverzeichnis (z.B.
neue Dokumentversion) informiert werden
 Beteiligter externer Partner soll informiert werden, wenn neue Normen, Vorschriften
oder Richtlinien gelten oder diese sich geändert haben (z.B. neue Dokumentversion)
• Benachrichtigungen über Statusänderungen von Dokumenten
 Der Ersteller eines Dokuments soll benachrichtigt werden, sobald das Dokument vom
Prüfer freigeben wurde
 Ein Projektteam soll benachrichtigt werden, wenn es Statusänderungen an wichtigen
Dokumenten (z.B. Zeichnung, Projektplan) gibt
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 25
KARŌN NOTIFICATION BEISPIELE (2)
• Benachrichtigungen über erforderliche Dokumentreviews
 Der Normen-Verantwortliche muss die Gültigkeit einer Norm nach einem definierten
Zeitraum erneut freigeben
 Die Qualitätssicherung muss die Dokumentation eines Lieferanten in regelmäßigen
Zeitabständen einem Review unterziehen
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 26
KARŌN NOTIFICATION ANFORDERUNGEN (1)
• Nutzbarkeit für verschiedener Anwendungsfälle und flexible Erweiterbarkeit
 Statuswechsel von Dokumenten
 Update von verlinkten Dokumenten
 Erforderlicher Dokumentreview
• Dosierbarkeit der Nachrichtenausgabe je Anwendungsfall
 Täglich, wöchentlich, monatlich, usw.
 Alle Dokumente, nur geänderte Dokumenten
 Sammelnachricht, Nachricht je Dokument
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 27
KARŌN NOTIFICATION ANFORDERUNGEN (2)
• Individuelle Ermittlung der Nachrichtenempfänger je Anwendungsfall
 SAP User, Verteilerlisten, externe Mailadressen
• Individuelle Texte je Anwendungsfall inklusive Link zum Absprung auf betreffende
Dokumente
• Verwendung von Änderungszeigern für Dokumentationszwecke und deren
automatische Reorganisation
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 28
KARŌN NOTIFICATION LÖSUNG (1)
• Definition individueller Anwendungsfälle
• … mit individueller Empfängerzuordnung
• … und individueller Textzuordnung
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 29
KARŌN NOTIFICATION LÖSUNG (2)
• Zentrale Ablage von Änderungszeigern für alle definierten Anwendungsfälle
• Ein Verarbeitungsprogramm für alle Anwendungsfälle
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 30
KARŌN WEITERE DMS TOOLS
• Link Update
• Thumbnail Generator
• Objektverknüpfungsvererbung
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 31
KARŌN DMS ANALYSE- UND MIGRATIONSTOOLS
• Content-Repository Analyse
 Integration Check
 Checkin
 Change CREP
 Change WS-App
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 32
KARŌN DMS ANALYSE- UND MIGRATIONSTOOLS
• DOKAR Split
 Migration von Dokumenten
von einer Dokumentart in eine
andere Dokumentart
 Übernahme und Harmonierung
der Klassifizierung
 Fehlerhandling und Wiederauf-
setzten
• Dokument Delete via CSV
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 33
Wer ist KARŌN?
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 34
VOM VIRTUELLEN PRODUKT ZUM REALEN
VON DER VIRTUELLEN FABRIK ZUR REALEN
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 35
KARŌN ist ein Beratungshaus und steht für bessere
Prozesse in den Bereichen Konstruktion, Portfolio- und
Projektmanagement, Fertigung sowie Logistik.
Wir begleiten Sie durchgängig in jeder Projektphase.
Von der Strategie über die Prozessoptimierung bis
hin zur Implementierung.
SAP-Lösungen
und weitere
Teamcenter-
Lösungen
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BERATUNGSUMFELD
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 36
PRODUKTLEBENSZYKLUS
UNSERE KUNDEN
FÜHRENDE MITTELSTÄNDLER UND KONZERNE
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 37
Sebastian Weise
Business Consultant
KARŌN Beratungsgesellschaft mbH
Vor der Niederpfort 13 / 65428 Rüsselsheim
Telefon +49 175 7285701 / Telefax +49 6142 30170-11
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KARŌN Beratungsgesellschaft mbH

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KARON Solutions - SAP Dokumentenmanagement

  • 1. BERATUNGSGESELLSCHAFT MBH KARŌN ERWEITERUNGSLÖSUNGEN – SAP DOKUMENTENMANAGEMENT (DMS) SEBASTIAN WEISE 24.02.2017
  • 2. INHALTSVERZEICHNIS KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 2 1. Was ist DMS mit SAP? 2. KARŌN Erweiterungslösungen für SAP DMS im Überblick 3. KARŌN Erweiterungslösungen für SAP DMS im Detail 4. Wer ist KARŌN?
  • 3. Was ist DMS mit SAP? KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 3
  • 4. HERAUSFORDERUNGEN FÜR EINE UNTERNEHMENSWEITE DOKUMENTENVERWALTUNG (1) • Unterstützung von Versionierung, Statusmanagement, Workflow, Dokumentenverteilung • Sichere Datenablage ohne Datenredundanzen • Nahtlose Integration in das ERP-System ohne zusätzliche Interfaces • Hohe Performance trotz hohem Datendurchsatzes • Einfache Objektverknüpfungen zu anderen Business Objekten KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 4
  • 5. HERAUSFORDERUNGEN FÜR EINE UNTERNEHMENSWEITE DOKUMENTENVERWALTUNG (2) • Ausgeprägtes Berechtigungskonzept • Verwaltung aller Art von Dateien inklusive Mails • Vereinfachte Team- und Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens und mit externen Partnern/ Lieferanten • … KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 5
  • 6. SAP DMS – ÜBERBLICK (1) • SAP Document Management (SAP DMS)  Ist eine Technologie zur Verwaltung von Dokumenten im SAP System (zu unterscheiden von ArchiveLink, Records Management oder Business Documents)  Die Basis für das Datenmodell im SAP DMS bildet der Dokumentinfosatz (DIS)  Der DIS unterscheidet im ersten Moment nicht zwischen Dokument oder Ordner, nur zw. DIS mit oder ohne einem Original als Datei  Aus einem DIS wird ein Ordner, wenn der DIS als Kopf einer Stückliste angelegt wird  Dokumente können über Dokumentstückliste in Ordner- und Dokumentstrukturen abgelegt werden (SAP Easy Document Management (EasyDMS), SAP ECTR)  Das zentrale Steuerelement ist die Dokumentart KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 6
  • 7. SAP DMS – ÜBERBLICK (2) • SAP DMS Funktionen (1)  Versions- und Revisionsmanagement  Statusmanagement, Klassifizierung, Änderungsdienst und Workflowsteuerung  Anbindung von Content Servern oder Content Cache Servern  Checkin, Checkout über den KPRO  Objektverknüpfungen zu anderen Objekten (Materialstamm, Kunde, …) KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 7
  • 8. SAP DMS – ÜBERBLICK (3) • SAP DMS Funktionen (2)  Berechtigungssteuerung (System- (PFCG) und Objektberechtigungen (ACL – Access Control Lists))  Dokumentverteilung und Anbindung externer Systeme (CAD, Plotter, Scanner, Archivierungssysteme)  Erweitere Suchoptionen, z. B. Anbindung SAP TREX für Inhalts- und Volltextsuche KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 8
  • 9. BENUTZEROBERFLÄCHEN FÜR SAP DMS (1) • Standard Oberfläche SAP GUI: Transaktionen CV0*n  Sehr leistungsfähig mit komplexen Funktionen  Schulung notwendig, für Gelegenheitsanwender nicht geeignet • Weitere UIs für SAP DMS  WebDocuments  PLM 7.x KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 9
  • 10. BENUTZEROBERFLÄCHEN FÜR SAP DMS (2) • SAP EasyDMS  Einfacher Zugriff auf SAP Dokumente über eine Windows Explorer Oberfläche KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 10
  • 11. BENUTZEROBERFLÄCHEN FÜR SAP DMS (3) • SAP Document Center  ehem. Mobile Documents (App für mobile Endgeräte oder PC)  Je nach OS eingeschränkter Funktionsumfang KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 11
  • 12. KARŌN Erweiterungslösungen für SAP DMS im Überblick KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 12
  • 13. KARŌN DMS SOLUTIONS – SAP • SAP DMS Tools  DokumentExplorer GUI  DokumentExplorer Web  Notification  Link update  Thumbnail Generator KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 13 • SAP DMS Tools  Objektverknüpfungsvererbung  Analyse- und Migrationstools  CREP Analyse Tool  DOKAR Split  Dokument Delete CSV Weiterführende Informationen finden Sie auf unserer Homepage: http://www.karon.de/kompetenzen/dokumentenmanagement http://www.karon.de/kompetenzen/loesungen-im-dokumentenmanagement
  • 14. KARŌN Erweiterungslösungen für SAP DMS im Detail KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 14
  • 15. KARŌN DOKUMENTEXPLORER SAP GUI (1) KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 15
  • 16. KARŌN DOKUMENTEXPLORER SAP GUI (2) KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 16 • Funktionen (1)  Anzeige von DMS und ArchiveLink Dokumenten in einer Ansicht  Kann entweder spezifisch an einem SAP Objekt aufgerufen oder über die integrierten Prozesse des DVS gestartet werden  Anzeige erfolgt in einer Ordner- und Dokumentenstruktur  Anzeige, Anlage, Bearbeitung von DMS Dokumenten und Ordnern  Anzeige und Anlage von ArchiveLink Dokumenten  Drag&Drop von Dokumenten für DMS und ArchiveLink  Status- und Versionsverwaltung  Absprung ins SAP EaysDMS und CV-Transaktionen Aus GOPA IT wurde die KARŌN Beratungsgesellschaft mbH nach einer Umbenennung im Jahr 2016
  • 17. KARŌN DOKUMENTEXPLORER SAP GUI (3) KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 17 • Funktionen (2)  Hidden Folder  In Abhängigkeit vom Status (z. B. Versteckt, in Arbeit) können Ordner ein- bzw. ausgeblendet werden, solange sie keine Dokumente beinhalten • Geplante Funktionen  Integration der KARŌN SmartSolution für den Import, Export sowie das Löschen von Ordner- und Dokumentstrukturen  Papierkorb  Copy&Paste innerhalb des DokumentExplorers
  • 18. KARŌN DOKUMENTEXPLORER SAP GUI (4) KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 18 Vorteile: • Zusammenführen zweier Technologien im SAP zur Anzeige von DMS und ArchiveLink Dokumenten in einer gemeinsamen Ansicht • Übersichtliche Darstellung von Ordner- und Dokumentstrukturen eines DIS oder zu einem SAP Objekt • Einfache Anzeige, Erstellung und Bearbeitung von DMS Dokumenten in einer übersichtlichen Ordnerstruktur im SAP GUI • Einfache Erstellung einer Ordnerstruktur (Dokumentstückliste) im SAP GUI • Einfache Anzeige und Erstellung von ArchiveLink Dokumenten • Beinhaltet alle relevanten Funktionen zur Dokumentenverwaltung inkl. Drag&Drop vom Desktop • Kann mit jedem SAP Objekt verknüpft und integriert werden
  • 19. KARŌN DOKUMENTEXPLORER WEB KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 19
  • 20. KARŌN DOKUMENTEXPLORER WEB KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 20 • Funktionen  Kann entweder direkt per URL oder über die integrierten Prozesse des DVS gestartet werden  Anzeige, Anlage und Bearbeitung von DMS Dokumenten und Ordnern  Hide Folder  In Abhängigkeit vom Status (z. B. Versteckt, in Arbeit) können Ordner ein- bzw. ausgeblendet werden, solange sie keine Dokumente beinhalten Ampelfunktion zur Anzeige von Warnungen bei mehreren freigegebenen Dokumenten  Filter-, Such- und Vorschaubildfunktion  Absprung in den SAP GUI oder ins SAP EasyDMS möglich
  • 21. KARŌN DOKUMENTEXPLORER WEB KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 21 • Geplante Funktionen  Drag&Drop von Dokumenten  Status- und Versionsverwaltung  Anzeige von DMS und ArchiveLink Dokumenten in einer Ansicht  Anzeige und Anlage von ArchiveLink Dokumenten  Integration der KARŌN SmartSolution für den Import, Export sowie das Löschen von Ordner- und Dokumentstrukturen  Papierkorb  Copy&Paste innerhalb des DokumentExplorers
  • 22. KARŌN DOKUMENTEXPLORER WEB KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 22 Vorteile: • Übersichtliche Darstellung von Ordner- und Dokumentstrukturen eines DIS oder zu einem SAP Objekt in einer Web Anwendung • Einfache Anzeige, Erstellung und Bearbeitung von DMS Dokumenten • Einfache Erstellung von Ordnerstruktur (Dokumentstückliste) • Direkte Synchronisation mit dem SAP Backend System  alles was im WEB angelegt wird, wird auch direkt auf der SAP Datenbank angelegt
  • 23. KARŌN NOTIFICATION FUNKTIONSÜBERSICHT (1) • Einsatz von Änderungszeigern mit zentraler Ablage für alle definierten Anwendungsfälle • Gleichartiger Ablauf einer Benachrichtigung für das SAP DMS  Ermittlung betreffender Dokumente  Ermittlung der Nachrichtenempfänger  Ermittlung individueller Texte und deren Aufbereitung  Versenden der Benachrichtigung  Kennzeichnen abgearbeiteter Änderungen  Reorganisation von Änderungszeigern KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 23
  • 24. KARŌN NOTIFICATION FUNKTIONSÜBERSICHT (2) • Texte werden als Textbaustein gepflegt und individuell zugeordnet und sind damit leicht anpassbar • Hintergrundverarbeitung je Anwendungsfall ermöglicht individuelle Dosierbarkeit der Nachrichten und verhindert das „zu spammen“ mit zu viel Information KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 24
  • 25. KARŌN NOTIFICATION BEISPIELE (1) • Benachrichtigungen über neue Dokumente und Dokumentversionen  Mitarbeiter eines Projektes sollen über neue Dokumente im Projektverzeichnis (z.B. neue Dokumentversion) informiert werden  Beteiligter externer Partner soll informiert werden, wenn neue Normen, Vorschriften oder Richtlinien gelten oder diese sich geändert haben (z.B. neue Dokumentversion) • Benachrichtigungen über Statusänderungen von Dokumenten  Der Ersteller eines Dokuments soll benachrichtigt werden, sobald das Dokument vom Prüfer freigeben wurde  Ein Projektteam soll benachrichtigt werden, wenn es Statusänderungen an wichtigen Dokumenten (z.B. Zeichnung, Projektplan) gibt KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 25
  • 26. KARŌN NOTIFICATION BEISPIELE (2) • Benachrichtigungen über erforderliche Dokumentreviews  Der Normen-Verantwortliche muss die Gültigkeit einer Norm nach einem definierten Zeitraum erneut freigeben  Die Qualitätssicherung muss die Dokumentation eines Lieferanten in regelmäßigen Zeitabständen einem Review unterziehen KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 26
  • 27. KARŌN NOTIFICATION ANFORDERUNGEN (1) • Nutzbarkeit für verschiedener Anwendungsfälle und flexible Erweiterbarkeit  Statuswechsel von Dokumenten  Update von verlinkten Dokumenten  Erforderlicher Dokumentreview • Dosierbarkeit der Nachrichtenausgabe je Anwendungsfall  Täglich, wöchentlich, monatlich, usw.  Alle Dokumente, nur geänderte Dokumenten  Sammelnachricht, Nachricht je Dokument KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 27
  • 28. KARŌN NOTIFICATION ANFORDERUNGEN (2) • Individuelle Ermittlung der Nachrichtenempfänger je Anwendungsfall  SAP User, Verteilerlisten, externe Mailadressen • Individuelle Texte je Anwendungsfall inklusive Link zum Absprung auf betreffende Dokumente • Verwendung von Änderungszeigern für Dokumentationszwecke und deren automatische Reorganisation KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 28
  • 29. KARŌN NOTIFICATION LÖSUNG (1) • Definition individueller Anwendungsfälle • … mit individueller Empfängerzuordnung • … und individueller Textzuordnung KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 29
  • 30. KARŌN NOTIFICATION LÖSUNG (2) • Zentrale Ablage von Änderungszeigern für alle definierten Anwendungsfälle • Ein Verarbeitungsprogramm für alle Anwendungsfälle KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 30
  • 31. KARŌN WEITERE DMS TOOLS • Link Update • Thumbnail Generator • Objektverknüpfungsvererbung KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 31
  • 32. KARŌN DMS ANALYSE- UND MIGRATIONSTOOLS • Content-Repository Analyse  Integration Check  Checkin  Change CREP  Change WS-App KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 32
  • 33. KARŌN DMS ANALYSE- UND MIGRATIONSTOOLS • DOKAR Split  Migration von Dokumenten von einer Dokumentart in eine andere Dokumentart  Übernahme und Harmonierung der Klassifizierung  Fehlerhandling und Wiederauf- setzten • Dokument Delete via CSV KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 33
  • 34. Wer ist KARŌN? KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 34
  • 35. VOM VIRTUELLEN PRODUKT ZUM REALEN VON DER VIRTUELLEN FABRIK ZUR REALEN KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 35 KARŌN ist ein Beratungshaus und steht für bessere Prozesse in den Bereichen Konstruktion, Portfolio- und Projektmanagement, Fertigung sowie Logistik. Wir begleiten Sie durchgängig in jeder Projektphase. Von der Strategie über die Prozessoptimierung bis hin zur Implementierung.
  • 36. SAP-Lösungen und weitere Teamcenter- Lösungen und weitere BERATUNGSUMFELD KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 36 PRODUKTLEBENSZYKLUS
  • 37. UNSERE KUNDEN FÜHRENDE MITTELSTÄNDLER UND KONZERNE KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 37
  • 38. Sebastian Weise Business Consultant KARŌN Beratungsgesellschaft mbH Vor der Niederpfort 13 / 65428 Rüsselsheim Telefon +49 175 7285701 / Telefax +49 6142 30170-11 sebastian.weise@karon.de / www.karon.de Geschäftsführung Heinz Jörg Göbert / Thorsten Schmidt / Marcus Kranz KARŌN Beratungsgesellschaft mbH