1. SAP Einführung
Enterprise Ressource Planning (ERP)
Teil 1
München, Dezember 2017

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Was ist ERP
• Enterprise-Resource-Planning (ERP) bezeichnet:
die unternehmerische Aufgabe, Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel,
Material, Informations- und Kommunikationstechnik und IT-Systeme im Sinne
des Unternehmenszwecks rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen und zu
steuern. Gewährleistet werden sollen ein effizienter
betrieblicher Wertschöpfungsprozess und eine stetig optimierte Steuerung der
unternehmerischen und betrieblichen Abläufe.
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Was ist SAP
• Die Abkürzung SAP stand eigentlich für „Systeme, Anwendungen, Produkte“.
• SAP ist eine Software, die Unternehmen bei der Abwicklung sämtlicher
Geschäftsprozesse hilft.
• Heute steht sie vorrangig für das internationale Unternehmen SAP SE, das die
Software entwickelt und vertreibt.
• Die Software behandelt die Themen:
Buchführung
Controlling
Vertrieb
Einkauf
Produktion
Lagerhaltung und Personalwesen
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Was ist SAP
• Früher mussten Unternehmen Daten entweder manuell eingeben, was zu Fehlern
führen konnte, oder sie mussten ein eigenes System entwerfen, was ein sehr
kostspieliger Aufwand ist. Außerdem hatte oftmals jeder Teilbereich ein
eigenes Datenbank-System, so dass die einzelnen Datenbanken nicht
miteinander kompatibel waren.
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Was ist SAP
• SAP entwickelte daraufhin eine standardisierte Software, die für die
unterschiedlichen Funktionen anwendbar ist. SAP ist eine ERP-Software aus
verschiedenen Modulen. Die klassischen SAP R/3 Module sind im Wesentlichen:
– FI/CO (Finance/Controlling)
– MM (Materials Management)
– SD (Sales and Distribution)
– PP (Production Planning) und HR (Human Resources).
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Was ist SAP
• Diese Module werden inzwischen durch eine Reihe weiterer Produkte zur „SAP
Business Suite“ ergänzt. Zu diesen Produkten zählen das SAP CRM (Customer
Relationship Management), SAP SCM (Supply Chain Management), SAP SRM
(Supplier Relationship Management) sowie SAP PLM (Product Lifecycle
Management).
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Inhalt
• SAP R/3-System
• Die wesentlichen Vorteile des R/3-Systems
• Den Aufbau des R/3-Systems
• Den Ablauf einer typischen R/3-Sitzung
• Die Module des R/3-Systems
• Die integrierte Verarbeitung von Geschäftsvorfällen
• Funktionen und Bilder des Standard R/3-Systems
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SAP R/3-System
• R/3-System im Überblick
• Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System
• Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems
• Dateneingabe in Felder
• Schritte einer R/3-Sitzung
• Meldung des R/3-Systems
• Hilfefunktionen von R/3
• Suchen nach Daten mit Matchcodes
• Arbeiten mit mehreren Anwendungen
• Halten und setzen von Daten
• Benutzerspezifische Einstellungen für das R/3-System
• Arbeiten mit Favoriten und Verknüpfungen
• Erstellen von Listen und Auswertungen
• Drucken von Listen
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R/3-System im Überblick
• Das R/3-System ist ein integriertes System. Das bedeutet
– das die Daten der einzelnen Bereiche des Unternehmens zusammenhängen
und weitergegeben werden.
– Das alt- & Fremdsysteme nahtlos an das R/3-System integriert und
angeschlossen werden können
• Einsatzgebiet Mittelständische- & Großunternehmen
• Anwendungsbereiche:
Umfasst die Themen Logistik, Rechnungswesen & Personalwirtschaft
• Anwendungsbereiche gliedern sich in einzelne Module
Logistik  SD Vertrieb & Materialwirtschaft
Rechnungswesen  FI Finanzwesen & CO Controlling
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10. www.pr-ofession.com
R/3-System im Überblick - Integration
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R/3-System im Überblick - Beispiel
1. Sie erfassen einen Kunden Auftrag
2. Nach dem speichern der Daten führt das R/3 System automatisch alle
notwendigen Schritte aus, um den Auftrag pünktlich ausliefern zu können
1. Es erfolgen Bestellungen für die notwendigen Rohmaterialien
2. Es werden Fertigungsaufträge erzeugt
3. Es erfolgt die Finanzplanung
4. Oder die Lieferung der Ware wird angestoßen, wenn sie sich auf dem Lager
befindet
3. Bei allen Vorgängen, bei denen Materialien im Spiel sind, werden Mengen und
Werte im R/3-System parallel geführt
1. Die Buchung von Warenausgängen führt nicht nur zu einer Änderung der
Bestandsmengen, sondern immer auch zu einer Änderung der Werte in der
Buchhaltung
2. Auf diese Weise sind jederzeit exakte Informationen z. B. über den
Lagerbestand und den Wert der Materialien abrufbar
4. Die Verarbeitung der Daten verläuft in Echtzeit
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12. www.pr-ofession.com
R/3-System im Überblick - Beispiel
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R/3-System im Überblick – Integration
Vorsicht
• Sie arbeiten im R/3-System in Echtzeit.
• Das bedeutet wenn Sie sich beim Erfassen eines Auftrages vertippen oder bei
der Mengeneingabe irren dann hat es Auswirkungen auf den gesamten
Prozess
• Wenn Sie einen solchen Prozess einmal angestoßen haben, können Sie ihn
meistens nur schwer oder gar nicht mehr stoppen
• Meist ist eine Storno Funktion die Lösung und in den meisten Fällen haben Sie
keine Berechtigung dafür
• Sie können unmöglich das ganze R/3-System beherrschen. Vielmehr
konzentrieren Sie sich auf den Teil den Sie erledigen müssen
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R/3-System im Überblick – Integration
1. R/3-System hilft Ihnen bei allen Transaktionen. Dazu gehören
1. Planung
2. Eingabe
3. Analyse
4. Dokumentation
2. Sie können viele Sachverhalte grafisch übersichtlich darstellen z. B. Analyse der
Umsatzzahlen eines Vertriebskanals
3. Das R/3ist ein Online System und damit für das interaktive Arbeiten am
Bildschirm konzipiert
4. Sie können Daten als Grafiken oder Berichte drucken. Dadurch werden
handelsrechtliche Vorschriften wie z. B. periodische Druck der Buchhaltungs-
Unterlagen erfüllt
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R/3-System im Überblick – Integration
1. Die Aufgaben im R/3-System werden von mehreren Computern ausgeführt die
miteinander verbunden sind
2. Dabei übernehmen leistungsstarke Server die Speicherung der Daten und die
Ausführung der Programme
3. Die Präsentation (die Ein- und Ausgabe der Daten an den Arbeitsplätzen) erfolgt
auf personal Computer über das grafische User-Interface (UI) SAP-GUI
4. Diese Mehrschichtige Konfiguration wird auch Client/Server-Architektur genannt
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16. www.pr-ofession.com
R/3-System im Überblick – Integration
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17. www.pr-ofession.com
R/3-System im Überblick – Integration - Zusammenfassung
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• Das R/3-System umfasst die Anwendungsbereiche:
– Logistik
– Rechnungswesen
– Personalwirtschaft
• R/3 ist ein integriertes System. Die Verarbeitung der Daten erfolgt in Echtzeit
• In einem Typischen R/3-System werden die Aufgaben von mehreren Computern
ausgeführt. Die Präsentation erfolgt an den einzelnen Arbeitsplätzen über das
SAP GUI
• Diese mehrschichtige Konfiguration heißt Client/Server-Architektur

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Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System
• Mandant
• Schulungsmandant
• Buchungskreise
• Modulspezifische Strukturen
• Strukturen des Finanzwesen
• Strukturen des Controlling
• Strukturen der Materialwirtschaft
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Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System - Mandant
• An der Spitze der R/3-Struktur stehen die Mandanten
• Jeder Mandant im R/3-System besitzt eine Vielzahl von Parametern und
Einstellungen, die für alle untergeordneten Organisationsstrukturen gültig sind
• Bei der Systemeinführung wird eine dreistellige Nummer an den Mandanten
vergeben. Unser Beispielmandant „Stahl & Eisen“ hat die Nummer 100
• In dem System kann es mehrere Mandanten geben
• Der Schulungsmandant ist der wichtigste Mandant für Sie!!
• Im Schulungsmandanten sind die gleichen Funktionen und Einstellungen
verfügbar wie im Produktiven System. In diesem Mandanten können Sie üben
• Ihre Eingaben im Schulungsmandanten haben keinen Einfluss auf die wirklichen
Bedingungen
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Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System - Mandant
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21. www.pr-ofession.com
Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System -
Buchungskreise
• Unterhalb des Mandanten liegen die Buchungskreise
• Jeder Buchungskreis entspricht einer selbständig bilanzierten Firma
• Zu unserem Mandanten gehören der Buchungskreis 0001 Stahl KG und der
Buchungskreis 0002 Eisen KG (im Kurs arbeiten wir nur mit Buchungskreis 0001)
• Die Mandanten und Buchungskreise werden von allen R/3-Modulen verwendet
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22. www.pr-ofession.com
Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System -
Buchungskreis
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23. www.pr-ofession.com
Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System -
Modulspezifische Strukturen
• Der Buchungskreis Stahl KG wird also sowohl
 Im Modul FI-Finanzwesen
 Im Modul MM-Materialwirtschaft
 Und auch im Modul Personalwirtschaft mit der Nummer 0001 angesprochen
• Die Organisationsstrukturen unterhalb der Buchungskreise spiegeln die
Anforderungen der Fachabteilungen bzw. der R/3-Module wieder
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24. www.pr-ofession.com
Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System – Strukturen
des Finanzwesen
• Der Buchungskreis Stahl KG wird
 Im Modul FI-Finanzwesen
 Hier liegen unter den Buchungskreisen die Geschäftsbereiche. Sie
werden eingesetzt um die einzelnen Niederlassungen wirtschaftlich
gesondert zu halten.
 Zudem werden Mahnbereiche und Kreditkontrollbereiche hinterlegt wenn
sie nicht zentral abgewickelt werden
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25. www.pr-ofession.com
Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System - Strukturen
des Finanzwesen
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26. www.pr-ofession.com
Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System - Strukturen
des MM-Materialwirtschaft
• Der Buchungskreis Stahl KG wird
 Im Modul MM-Materialwirtschaft
 Werden die produzierenden Teile eines Unternehmens als Werke
abgebildet
 Ein Werk kann auch Dienstleistungen anbieten
 Die Materialbestände werden auf Ebene der Lagerorte verwaltet
 Diese Ebene liegt in der Struktur unterhalb der Werke
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27. www.pr-ofession.com
Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System -Strukturen
des MM-Materialwirtschaft
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28. www.pr-ofession.com
Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System -Strukturen
des Controlling
• Der Buchungskreis Stahl KG wird also sowohl
 Im Modul Controlling
 Die organisatorische Einheit des Controllings ist der
Kostenrechnungskreis
 In unserem Beispielmandanten 100 wird der Kostenrechnungskreis STA
verwendet. Er umfasst die beiden Buchungskreise 0001-Stahl KG &
0002-Eisen KG
 In der Struktur liegt der Kostenrechnungskreis oberhalb der
Buchungskreise
 Da die Verwendung von Kostenrechnungskreisen nicht zwingend ist,
besteht keine unmittelbare Verbindung zum Mandanten
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29. www.pr-ofession.com
Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System - Strukturen
des Controlling
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30. www.pr-ofession.com
Abbildung der Unternehmensstrukturen im R/3-System -
Modulspezifische Strukturen
• Durch die feinen Strukturen innerhalb der einzelnen Module ist das R/3-System in
der Lage, nahezu alle Strukturen und Prozesse, die in einem Unternehmen
notwendig sind, entsprechend abzubilden
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31. www.pr-ofession.com
R/3-System im Überblick – Organisationsstrukturen -
Zusammenfassung
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• Die Struktur eines Unternehmens wird durch R/3-spezifische
Organisationsstrukturen abgebildet
• An der Spitze der Struktur stehen die Mandanten. Darunter liegen die
Buchungskreise
• Mandanten und Buchungskreise gelten für alle R/3-Module
• Jedes R/3 Modul verwendet eigene Organisationsstrukturen, die der jeweiligen
Anwendung angepasst sind

32. www.pr-ofession.com
Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems
• Das SAP Fenster
• Arbeiten mit den Feldern
• Eine R/3 Sitzung
• Systemmeldungen
• Die Hilfefunktionen des R/3-Systems
• Kennwort ändern
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33. www.pr-ofession.com
Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems –
Das SAP-Fenster
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• Das SAP-Fesnter ist die zentrale Arbeitsoberfläche, die Sie während der
gesamten Arbeit mit R/3 vor sich haben
• Das SAP-Fenster erscheint nachdem Sie sich anmelden

34. www.pr-ofession.com
Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems –
Das SAP-Fenster
• Der obere Bereich des SAP-Fensters ist das Bildbanner
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• Es gliedert sich in Menüleiste
• Und in die Systemfunktionsleiste

35. www.pr-ofession.com
Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems –
Das SAP-Fenster
• Im Oberen Teil ist die Schaltfläche zum öffnen des Systemmenu
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• Rechts befinden sich die Schaltflächen zum vergrößern und verkleinern des
Fensters & zum schließen der Anwendung
• In diesem Bereich der Menüleiste befinden sich die Menüs zum Arbeiten mit der
aktuellen Anwendung

36. www.pr-ofession.com
Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems –
Das SAP-Fenster
• In Menüs gibt es 3 unterschiedliche Arten von Einträgen:
1- Einträge ohne Kennzeichen – Das System führt den Befehl sofort aus
2- Einträge mit einem Dreieck – Ein weiteres Menü erscheint
3- Einträge mit 3 Punkten ... – Ein Dialogfenster erscheint
• Die Struktur und Bedienung der Menüs sind in allen Anwendungen gleich. Die
Einträge verändern sich je nach Anwendung
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37. www.pr-ofession.com
Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems –
Das SAP-Fenster
• Im Einstiegsmenü SAP Easy Access sind in der Menüleiste Einträge für das
Arbeiten mit Menüs oder für das Arbeiten mit Favoriten
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38. www.pr-ofession.com
Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems –
Das SAP-Fenster
• In einer Anwendung enthält die Menüleiste z. B. Einträge, mit der Sie innerhalb der
Anwendung navigieren oder verwandte Funktionen aufrufen können
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39. www.pr-ofession.com
Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems –
Das SAP-Fenster
• Nur die beiden Einträge „System“ und „Hilfe“ und die Symbole im oberen Bereich
werden immer angezeigt.
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40. www.pr-ofession.com
Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems –
Das SAP-Fenster
• Unterhalb der Menüleiste befindet sich die Systemfunktionsleiste. Mit ihr werden
Standard-Funktionen ohne den Umweg über ein Menü gestartet.
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• Unterhalb der Menüleiste befindet sich die Systemfunktionsleiste. Mit ihr werden
Standard-Funktionen ohne den Umweg über ein Menü gestartet.

41. www.pr-ofession.com
Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems –
Das SAP-Fenster – Bedeutung der Symbole
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42. www.pr-ofession.com
Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems –
Das SAP-Fenster – Bedeutung der Symbole
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43. www.pr-ofession.com
Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems –
Das SAP-Fenster – Bedeutung der Symbole
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Neben der Bedeutung des Symbols zeigt Ihnen das R/3-System auch immer
die Taste oder die Tastenkombination an, mit der Sie eine Funktion starten können

44. www.pr-ofession.com
Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems –
Das SAP-Fenster
• In der Titelleiste sehen Sie bei vielen Anwendungen den Namen der Anwendung
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• Unterhalb der Titelleiste befindet sich die Anwendungsfunktionsleiste
• Hier lassen sich wie bei der Systemfunktionsleiste häufig benutzte Funktionen
direkt starten. Der Inhalt hängt von der aktuellen Anwendung und des aktuellen
Bildes ab. Im Bild Bestellanforderung sind es 6 Symbole

45. www.pr-ofession.com
Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems –
Das SAP-Fenster
• Im Bild Kreditorenverzeichnis werden dagegen diese Symbole gezeigt
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• Auch zur Funktion der Symbole und Drucktasten in der Anwendungsfunktionsleiste
können Sie Informationen anzeigen lassen, wenn Sie den Mauszeiger einen
Moment über dem Symbol oder der Drucktaste stehen lassen

46. www.pr-ofession.com
Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems –
Das SAP-Fenster
• Mit der Rechten Maustaste können Sie ein Kontext-Menü öffnen, aus dem Sie
ebenfalls häufig benutzte Funktionen starten können Abhängig vom Objekt das
Sie anklicken
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47. www.pr-ofession.com
Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems –
Das SAP-Fenster
• Mit der Rechten Maustaste können Sie ein Kontext-Menü öffnen, aus dem Sie
ebenfalls häufig benutzte Funktionen starten können Abhängig vom Objekt das
Sie anklicken
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48. www.pr-ofession.com
Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems –
Das SAP-Fenster
• Der Arbeitsbereich nimmt den größten Teil des SAP-Fensters ein. Er dient zur Ein-
und Ausgabe von Daten
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49. www.pr-ofession.com
Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems –
Das SAP-Fenster
• Die Daten werden in Feldern ein- und ausgegeben, die häufig nach logischen
Gesichtspunkten optisch in Feldgruppen zusammengefasst sind
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50. www.pr-ofession.com
Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems –
Das SAP-Fenster
• Bei einigen Feldgruppen befinden sich auch Symbole und Drucktasten mit denen
für die Felder Funktionen gestartet werden können
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• Über diese Symbole können Funktionen für die einzelnen Positionen der
Bestellanforderung aufrufen
• Wenn der Platz nicht ausreicht um alle Felder gleichzeitig anzuzeigen, erscheinen
rechts oder unten im SAP-Fenster Bildlaufleisten (Blätterleisten)
• Anders als in Windows sind hier die Symbole zum verschieben des Fensterinhalts
immer doppelt vorhanden.

51. www.pr-ofession.com
Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems –
Das SAP-Fenster
• In vielen R/3-Anwendungen wird die Register-Technik angewendet, um
zusammengehörende Daten zu strukturieren
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52. www.pr-ofession.com
Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems –
Das SAP-Fenster
• Durch anklicken der Registerzunge mit dem Kartentitel wird das entsprechende
Register gewechselt
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53. www.pr-ofession.com
Bedienung & die Oberfläche des R/3-Systems –
Das SAP-Fenster
• Im unteren Bereich des SAP-Fensters ist die Statusleiste
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• In der Linken Hälfte zeigt die Leiste den Status oder eine Fehlermeldung
• Im Rechten Bereich erscheint durch klicken auf das Symbol drei Statusfelder
1- die Nummer des aktuellen Mandanten
2- Den Namen des Servers
3- Und den Tastaturmodus

54. www.pr-ofession.com
R/3-System im Überblick – Das SAP-Fenster
Zusammenfassung
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• In der Titelleiste und der Statusleiste des SAP-Fensters werden Informationen
angezeigt
• Um Funktionen über die Systemfunktionsleiste oder die
Anwendungsfunktionsleiste zu starten durch klicken auf das entsprechende
Symbol
• In vielen Bildern kann man weitere Funktionen über die Tastatur oder über das
Kontextmenü starten

55. www.pr-ofession.com
Rabieb Al Khatib
Persönliche Daten: geb. 30.09.1971 in Irbid, Jordanien
Telefon: +49 (0) 160 89 62 401
E-mail: ra@pr-ofession.com
In München seit 1993
Berufserfahrung
2012 – heute Projektmanager, Berater Business Development & Software Solution
2004 – 2011 Investmentbank HVB - Unicredit Group München // LBBW Stuttgart
2000 – 2004 Selbständig Catering & Event Agentur
Ausbildung
2007 Dipl. PR Fachberater DAPR – BAW München
2002 Fachberater Marketing, Messe & Veranstaltungswesen – CBZ München
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