Klassische Projekt-Portfolio-Management (PPM)-Systeme liefern auf diese Fragen häufig nur unzureichende Antworten (unvollständiger Blick auf das «grosse Ganze», geringe Transparenz in Ressourcenauslastung und Kosten, meist keine Möglichkeit zeitliche und logische Abhängigkeiten darzustellen). Erfahren Sie, welche organisatorischen Prozesse notwendig sind, und sehen Sie am Beispiel des Softwareprodukts Meisterplan, wie einfach interaktives Projektportfoliomanagement heute sein kann. Meisterplan baut auf Ihrem bestehenden PPM-System auf und nutzt dessen Projekt- und Ressourcendaten. Es befähigt das Management, komplexe Abhängigkeiten und Restriktionen zu verstehen und zu meistern. Die Basis für die richtigen Entscheidungen ist ein stimmiges Projektportfolio in Bezug auf Strategie, Ressourcen und Budgets. Meisterplan simuliert Ihre Änderungen und zeigt die Konsequenzen in Echtzeit auf. Lernen Sie Meisterplan als eigenständige Lösung oder als BI-Tool für bestehende PPM-Software kennen.

1. Digicomp 1
Vom Excel-Chaos zum integrierten Projektportfolio
Martin Bialas, diventis GmbH

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Digicomp
Agenda
Ausgangslage / Stakeholder / Zielsetzung
Themen zur Betrachtung
Organisatorische Lösungen
Softwareunterstützung für integriertes Portfoliomanagement
Fazit / Fragen / Diskussion

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Digicomp
Vorstellung
Martin Bialas
Gründer und Geschäftsführer diventis GmbH (2003, Arlesheim/BL)
Trainer und Berater für PM und PPM inkl. IT-Themen
Assessor GPM Project Excellence Award und IPMA Delta Zertifizierung
International zertifizierter IPMA ProgramandPortfolio Management Consultant (IPMA®PPMC)
NLP-Master und Mediator
Genussmensch mit Herzblut und Leidenschaft(Familie, Kochen, Essen, Wein, Zigarren, Autos, Gadges, …)

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Digicomp
Ausgangslage
Handlungsbedarf beim Thema Projektmanagement
•Definitionen(Was ist ein Vorhaben, Projekt, Programm, …)
•Prozesse(Wie werden Projekte initiiert, geplant, gesteuert und abgeschlossen, passende Wahl des Detaillierungsgrades für die Planung/Controlling)
•Rollen und Verantwortung(Wer muss was im Projektmanagement tun, den Kopf dafür hinhalten und hat welche Kompetenzen, …)
•Kulturelle Verankerung(Wie erfolgt Teamentwicklung in interdisziplinären Gruppen, wie wird die Projekt-Kultur aktiv gestaltet, …)

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Digicomp
Ausgangslage
Massiver Handlungsbedarf bei Thema Projekt Portfoliomanagement
•Schwerpunkt: Projektinventarisierung(Listen sämtlicher Projekte mit Zusatzinformationen)
•Wenig aktives Managen eines Portfolios(Klärung des Strategischen Beitrages eines Projektes, etablierte Prozesse zum Managen des Portfolios)
•Selten aktive strategische Ressourcenplanung im Portfolio(Allokation von Ressourcen auf Projekte ist vorhanden, aber es sind keine Konsequenzen bei Verschiebungen direkt erkennbar)
•Geringer Überblick auf das «Gesamtbild»

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Digicomp
Stakeholder «integriertes Portfoliomanagement»
PPM
Top Manage- ment
PMO(operativ und stra- tegisch)
PO
Projekt- con- trolling
Projekt- leiter
…

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Digicomp
Ziele integriertes Portfoliomanagement (Auswahl)
Top Management
•Steigerung von Transparenz
•in der Projektübersicht
•in den fachlich / logischen Abhängigkeiten
•in den Kosten
•in der Ressourcenzuordnung und –auslastung
•Grundlage für kompetente Entscheidungsgrundlagen
•Basis schaffen, um strategische Konsequenzen einzuleiten
•Grundlage für Personalentwicklung
•Grundlage für strategische Finanzplanung
•Übersicht und periodische Überprüfung des Wertbeitrages (strategischer Nutzen) der Projekte im Unternehmen
•…
PMO
•Reduzierung des Aufwands für Erstellung des Portfolios
•Vermeidung von Inkonsistenzen in PM bzw. PPM relevanten Daten
•Wahrnehmung übergreifender Projekt-und Qualitätsmanagementaufgaben
•Darstellung von Chancen/Risiken zur aktiven Umsetzung der Unternehmensstrategie
•…

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Digicomp
Aufgaben des Portfoliomanagements
die Definition von Projekten und Programmen zur Umsetzung der übergeordneten Organisationsziele
die Beurteilung von beantragten Projekten
die Bewilligung, Zurückstellung und Ablehnung von Projektanträgen
die laufende Überwachung von Projekten aus der Sicht der Auftraggeber
die Wahrnehmung übergreifender Projekt-und Qualitätsmanagementaufgaben
das projektübergreifende Informations-und Wissensmanagement
Quelle: wikipediahttp://de.wikipedia.org/wiki/Projektportfoliomanagement

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Digicomp
Themen zur Betrachtung
Projekte/Programme
Portfolios
Ressourcen
Finanzen
Risiken

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Digicomp
Themen zur Betrachtung -Projekte/Programme
Was ist ein Projekt?
Wie wird es von Vorhaben abgegrenzt?
Wie werden Projekte beantragt/initiiert?
Welche Gremien sind definiert?
Wie wird das Projekt geführt?
Was ist die Definition von Programmen?
Wie werden Projekte/Programme überwacht?
Wie genau erfolgt der Abschluss?

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Digicomp
Themen zur Betrachtung -Portfolios
Was ist ein Portfolio?
Wer sind die Beteiligten im Portfoliomanagement?
Wie wird ein Portfolio gebildet?
Wie erfolgt der Abgleich der Projekte mit der Strategie?
Welche Prozesse sind im Portfolio- management definiert?
Was sind die Steuerungsgrössen im Portfolio?
Wie werden Konsequenzen aus Änderungen im Portfolio transparent?
Wie werden die Ergebnisse aus Anpassungen des Portfolios kommuniziert?

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Digicomp
Themen zur Betrachtung -Ressourcen
Was sind «Ressourcen» für das Portfoliomanagement?
Was sind die Quellen für Ressourcendaten?
Wie hoch ist der Anspruch an die Datenqualität?
Wie erfolgt die Rückkopplung in die Linienorganisation?
Wie erfolgt die Rückkopplung in die Projektorganisation?
Wer hat die Kompetenz für Anpassungen hinsichtlich Ressourcen?
Wie erfolgt ein Ressourcencontrolling im Portfolio- management?

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Digicomp
Themen zur Betrachtung -Finanzen
Was sind «Kosten» im Portfoliomanagement?
Wie sehen die finanziellen Führungsprozesse aus?
Erfolgt eine «top- down»-und/oder eine «bottom-up» Planung?
Welche Schnittstellen zu welchen Umsystemenmüssen etabliert sein?
Welche KPI sind im Finanzbereich etabliert und für das Portfoliomanagement relevant?

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Digicomp
Organisatorische Lösungen
Definition der Ziele PPM
Ableiten von businessdrivernaus der Unter- nehmensstrategie
Gewichtung der businessdriverdurch CxO
Aktive Diskussion bei stark abweichenden Gewichtungen
Evaluierung eines Konsistenzfaktors
Selektion der relevanten Projekte (laufend/ anstehend)
Abbildung der chronologischen Abhängigkeiten von Projekten
Bewertung der Projekte an den gewichteten businessdrivern
Erstellung einer Projektrangliste (strategischer Nutzen)
Aufbau von Portfolios (Nutzen / Kosten, Nutzen / Risiko, …)
Kostenanalysen durchführen (Projekte ein-bzw. ausschliessen)
Ressourcen- analysen durchführen
Szenarien aufbauen und Konsequenzen abschätzen
Szenarien entscheiden
Umsetzen der Szenarien

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Digicomp
Softwareunterstützung für integriertes Portfoliomanagement
Datenquellen organisatorisch
Geschäfts- leitung
PMO
HR
Marketing
Finanzen
IT
Produkt- entwicklung

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Digicomp
Softwareunterstützung für integriertes Portfoliomanagement
Datenquellen technisch
Microsoft Project (Server)
SAP
Microsoft Office Excel
Microsoft Office Access
Meisterplan
…

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Digicomp
Softwareunterstützung für integriertes Portfoliomanagement
Beispiele für PPM Tools (subjektive Auswahl)

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Digicomp
Live Präsentation
Meisterplan von Fa. itdesign, Tübingen
www.meisterplan.com

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Digicomp
Fazit
Integriertes Projekt Portfolio Management
•Klarheit schaffen über die Ziele beim Implementieren des integrierten Projekt Portfoliomanagements
•Organisation vor Technik
•Softwareunterstützung evaluieren
•Change Process aktiv begleiten
•Nicht im Detail verlieren, auf ausreichende Flughöhe achten
•Anspruch auf «Genauigkeit» bewusst machen

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Digicomp
Fragen / Diskussion
Vielen Dank für Ihr Interesse und Ihre Aufmerksamkeit