Wie können Sie in der Startphase von Projekten mit Anforderungen an die IT (insbesondere bei der digitalen Transformation) schnell Klarheit schaffen, ohne lange und zu detaillierte Fachkonzepte zu schreiben? Wir beschreiben Ihnen die Methodik, die wir in einigen Projekten erfolgreich angewendet haben, um die übliche Vorlaufzeit von Projekten zu reduzieren und zügig erste Ergebnisse liefern zu können.

1. 1© Sauerborn Management Consulting GmbHMo. März 13 2017
Strategisches IT-Management
Webinar-Reihe zu Themen
des strategischen IT-Managements:
Folge 6: Priorisierung vor Detaillierung - zügig Klarheit in
Projekten schaffen und Ergebnisse liefern
So können Sie in Projekten aufwändige Konzeptphasen ersparen
und schnell erste Anforderungen umsetzen!

2. 2© Sauerborn Management Consulting GmbHMo. März 13 2017
Klassische Vorgehensweise: Umfangreiche, aufwändige
Dokumentation, später Start der Umsetzung
Zitat eines Vertreters der Fachseite: „In 3 Monaten
kriegen Sie dann die in Leder gebundenen fachlichen
Anforderungen, mindestens 500 Seiten…“
• Die Detaillierung von fachlichen
Anforderungen ist sehr aufwändig:
hohe Belastung der Fachseiten,
Verhaken an Details, ermüdend…
• Häufig können sowieso nicht alle
fachlichen Funktionen direkt
umgesetzt werden und die Realität
entwickelt sich weiter
• Manche der zunächst wichtigen
Anforderungen sind später nicht
wichtig oder nicht praxistauglich
Fachkonzept

3. 3© Sauerborn Management Consulting GmbHMo. März 13 2017
Alternatives Vorgehen: Grob-Beschreibung fachlicher
Anforderungen bei gleichzeitiger Ableitung der Zielarchitektur
Jede Anforderung auf maximal einer Seite beschreiben - Anzahl
der Anforderungen geht vor Detailgrad.
Fachliche Beschreibung
Priorisierung aus fachlicher Perspektive, jeweils hoch/mittel/niedrig (z.B.
Umsatzerhöhung, Kostensenkung, Qualität, …)
Titel der Anforderung
Andere Priorisierung (gesetzlich/regulatorisch, technisch, … Unterscheidung
zwischen zwingend und optional)
Schnittstellen zu anderen Systemen (welche Daten werden benötigt, welche
Art der Schnittstelle, auf welche Funktionen in anderen Systemen soll
zugegriffen werden?)
Umsetzungsaufwand (hoch/mittel/niedrig)
Stand der Abstimmung zu der Anforderung/Entscheidungsbedarfe
Anmerkungen
Basis für Priorisierung der
Anforderungen
Basis für Herleitung und
Bewertung einer IT-Architektur/
Technologie-Architektur
+
• Formalisierung Projekt
• RfP/Ausschreibung
• Detaillierung
• Start der Umsetzung

4. 4© Sauerborn Management Consulting GmbHMo. März 13 2017
Dokumentation der fachlichen Anforderungen mit Hilfe eines
Template
Dieses elektronisch-ausfüllbare PDF-Formular können Sie bei uns kostenlos erhalten:
Gerne können Sie es per E-Mail unter template@sauerborn.ch anfordern.

5. 5© Sauerborn Management Consulting GmbHMo. März 13 2017
Ableitung der grundsätzlichen Szenarien zur Systemarchitektur:
Eher Geschäftslogik als technische Umsetzung beachten
Beispiel: CRM-Anwendung für Telekommunikationskonzern mit Geschäftsfeldern mit jeweiliger Profit- und Loss-Verantwortung
Szenario 1:
Gemeinsames Frontend
Filiale
Internet/
App
Call
Center
Brief/Fax Indirekt
Einheitl. Benutzeroberfläche (Presentation layer)
Systeme der
Business Unit 1
Systeme der
Business Unit 2
Systeme der
Business Unit 3
CRM CRM CRM
Szenario 3:
Konsolidierung
Filiale
Internet/
App
Call
Center
Brief/Fax Indirekt
Konsolidiertes CRM-System
Produktions-
system Business
Unit 1
Produktions-
system Business
Unit 2
Produktions-
system Business
Unit 3
Szenario 2:
Lose Integration, einheitliche Kunden-ID
Filiale
Internet/
App
Call
Center
Brief/Fax Indirekt
Einheitl. Benutzeroberfläche (Presentation layer)
Systeme der
Business Unit 1
Systeme der
Business Unit 2
Systeme der
Business Unit 3
CRM CRM CRM
Integration Layer (Schnittstellen, Kommunikation)
ID
Benutzeroberfläche
Geschäftslogik/Prozesse
Integration/Kommunikation
Kun-
de
• Sehr einfache technische Umsetzung
• P/L-Verantwortung der Geschäftsfelder nicht in
Frage gestellt
Vorteile
Nachteile
• Sehr geringer Geschäftsnutzen (aus Kunden, aber
auch aus Mitarbeiter-Perspektive)
• Keine Datenkonsistenz
• Einfache technische Umsetzung
• Business-Nutzen: Kunden können einheitlich
erkannt werden, Vereinfachung am Point of Sale
• Guter Kompromiss mit P/L-Verantwortung
Vorteile
Nachteile
• Ausweitung des Geschäftsnutzens (durchgängige,
konsistente Prozess aus einem Guss, Reduzierung
IT-Komplexität) nicht erreichbar
• Geringe Komplexität des Geschäftsmodells, An
Kunden ausgerichtet (und nicht interner
Organisation)
• Kunden können einheitlich erkannt und bedient
werden
Vorteile
Nachteile
• Architektur inkompatibel mit P/L-Verantwortung
der Geschäftsfelder
• Hoher Umsetzungsaufwand (Ressourcen/Risiko…)
Architektur-Szenarien als Grundlage der Diskussion mit Geschäftsleitung: Was ist die explizite/implizite Geschäftsstrategie?

6. 6© Sauerborn Management Consulting GmbHMo. März 13 2017
Frühzeitige Priorisierung der Anforderungen als Basis einer
Releaseplanung
Geschäftsnutzen
Umsetzungsaufwand
hoch
niedrig
hochniedrig
optionale
Anforderung
Muss-Anforderung
Release 1.0
Release 2.0
• Alle Anforderungen an ein neues oder
bereits existierendes IT-System
werden einheitlich priorisiert anhand
ihres Umsetzungsaufwands und ihres
Nutzens (Grundlage der Nutzen- und
Aufwandsschätzung:
Expertenschätzung, keine
Doktorarbeit!)
• Muss-Anforderungen haben Priorität
in der Umsetzung
• Die Abgrenzung der Releases erfolgt
auf Basis der verfügbaren finanziellen
und personellen Ressourcen
Rollierende Priorisierung von Anforderungen und Release-Planung

7. 7© Sauerborn Management Consulting GmbHMo. März 13 2017
Release-Denkweise auch direkt in der Umsetzung verankern
Release-
übergreifend
Quartal 1 Quartal 2 Quartal 3
Release 1
• Einholung Angebote, Vergabeentscheid,
Systementscheid (auf Basis der
Templates mit Anforderungen)
• Entscheid Projektmethodik (Agil,
Wasserfall)
Taktfahrplan mit regelmässiger Releaseplanung (Erfassung und Priorisierung neuer
Anforderungen), Funktionsfreigabe für Releases
Release 2
Detailkonzept für Release
1
Umsetzung, Test
Inbetriebnahme
Funktionsfreigabe Release 1
Detailkonzept für Release 2
Inbetriebnahme
Funktionsfreigabe Release 2
…
Umsetzung, Test
Detailkonzept für Release …
Parallelisierung von
Umsetzungsphasen und
Konzeptphasen für
Folgereleases

8. 8© Sauerborn Management Consulting GmbHMo. März 13 2017
Vorteile des schnellen Scopings
Voraussetzung: Gute Steuerung des Prozesses
zur Erarbeitung der fachlichen Anforderungen;
Entschlussfähigkeit und -kraft
Vorbereitung des Umsetzungsprojektes:
1 - 2 Monate (statt 5++ Monate)
Parallelisierung von Umsetzungsphasen und
Konzeptphasen für Folgereleases
Geschwindigkeitsgewinn in der Umsetzung von
weiteren Anforderungen
Agiler Projektansatz mit anpassbarer
Releaseplanung bei gleichzeitiger
Berücksichtigung des Gesamtkonzeptes
Zügige Berücksichtigung von geänderten
Rahmenbedingungen und Prioritäten
Klarer Schnitt von Releases berücksichtigt
verfügbare Ressourcen und reduziert die
Gefahr von Moving-Targets im Projekt
Überschaubare und verkraftbare Umsetzungspakete
(auch in ungeübteren Organisationen)

9. 9© Sauerborn Management Consulting GmbHMo. März 13 2017
Sauerborn Management Consulting GmbH
Kompetenzen und Angebote
Wir sind spezialisiert auf die strategische
Steuerung von Technologien im Unternehmen:
• Entwicklung und Bewertung von technologie-
geprägten Geschäftsmodellen
• Entwicklung und Umsetzung von IT-Strategien
und -Bebauungsplänen
• Steuerung von Transformationsprojekten und -
programmen
Unser Angebot
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Erarbeitung von Strategien und Roadmaps zur
Digitalen Transformation und IT-Strategie
• Projekt- und Programm-Management zur
Umsetzung von Strategien
• Coaching von Linien-Managern in
Transformations- und Change-Situationen
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