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1 von 14
1 | Titel| 24. Juni 20191 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
GBTEC Software + Consulting AG
Grafik-Tools vs. professionelle BPM-Software
2 | Titel| 24. Juni 20192 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
Wirkungskreis der Prozessoptimierung
Business Process Management
Vorhandene Prozesse unterliegen permanentem
Anpassungsdruck durch Einflussfaktoren und Anforderungen
wie z.B.:
• Neue Gesetze
• Neue Technologien
• Budget-/Kostendruck
• Qualitätsansprüche
• Schnellere Reaktionszeiten
• Erhöhte Flexibilität
• Etc.
→ Um einen dauerhaften kontinuierlichen Verbesserungsprozess
zu ermöglichen, müssen unternehmensweit erfasst,
transparent und flexibel anpassbar sein.
UNTERNEHMENS-
STRATEGIE
3 | Titel| 24. Juni 20193 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
Zieldreieck
der Prozess-
optimierung
Was soll erreicht werden? Mögliche Zielgrößen
Kosten senken
• Prozessausrichtung auf Kernprozesse
• Aufwandsreduzierung bei unterstützenden Prozessen
• Vermeidung von Doppelarbeiten
• Vermeidung von Fehlern/Unvollständigkeiten
• Verbesserter Informationszugriff
Qualität steigern
• Konsequente Einhaltung der Compliance
• Kontrolle der Abläufe
• Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
• Risikomanagement + Frühwarnung bei Risiken
Durchlaufzeiten reduzieren
• Automatisierung von Routine-Tätigkeiten (z.B. Belegerfassung)
• Schnellere und parallele Prozessbearbeitung
• Hohes Informationsniveau vermeidet Suchzeiten
• Kurze Antwortzeit bei Anfragen/Nachfrage
AufBasisderUnternehmensstrategie
Qualität
steigern
Kosten
senken
Durch-
lauf-Zeiten
reduzieren
4 | Titel| 24. Juni 20194 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
Probleme für BPM-Initiativen ohne Tools & Governance-Engine
Fehlende Transparenz,
Mehrfacharbeit
Fragmentierung
Falsche Informationen,
diverse Systeme
Komplexität
Schlechte Integration
Organisations-
und Funktionssilos
Zu hohe Kosten
Verschwendete Ressourcen
5 | Titel| 24. Juni 20195 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
Kompetenzfelder der professionellen BPM-Software
Business Process
Management
Governance, Risk &
Compliance
Qualitätsmanagement Integriertes
Managementsystem
Business IT AlignmentERP BlueprintingProzessautomationDigitale Transformation
6 | Titel| 24. Juni 20196 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
Grenzen einfacher Grafiktools für professionelles BPM
Keine zentrale Steuerung, Kontrolle, Analyse und Automation von Prozessen
Zentrale Steuerung:
• ein BPM-Tool erfasst zentral alle unternehmerischen Prozesse in einer Plattform
• Zusammenhänge und Informationen werden miteinander verknüpft
• Zentrale Pflege und Initiative
Ohne den Einsatz eines professionellen Tools besteht die Gefahr von Silo-Bildung
• Einzelne Abteilungen erfassen die jeweiligen Prozesse für sich,
sodass keine zusammenhängende Landkarte entsteht
• Dadurch keine flexible und zentrale Anpassung von Prozessen
• Unnötige Ressourcenbindung durch Mehrfachpflege
und uneinheitliche Programmnutzung
Zentrale Steuerung
▬

7 | Titel| 24. Juni 20197 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
Keine zentrale Steuerung, Kontrolle, Analyse und Automation von Prozessen
Grenzen einfacher Grafik-Tools für professionelles BPM
Zentrale Kontrolle:
• ein BPM-Tool definiert compliance-gerechte Regelwerke
• Qualitäts- und Risikomanagement ermöglichen Einhaltung der Compliance
und geben Warnungen bei Risiken
• Das Management kann jederzeit aktuelle Informationen zum Status und zu
Zuständigkeiten einsehen
Ohne den Einsatz eines professionellen Tools können Qualität und Risiken nicht
überblickend gesteuert werden
• Können lediglich Richtlinien definiert werden, aber die Einhaltung ist nicht
sichergestellt und schwierig einzusehen
• Es kommt schnell zu internen Fehlern
Governance, Risk &
Compliance
Qualitätsmanagement
▬

8 | Titel| 24. Juni 20198 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
Keine zentrale Steuerung, Kontrolle, Analyse und Automation von Prozessen
Grenzen einfacher Grafik-Tools für professionelles BPM (3/4)
Zentrale Analyse:
• ein BPM-Tool ermöglicht schnelle, flexible und zusammenhängende Analysen
• Vordefinierte Reports sowie individuelle Berichte liefern
entscheidungsrelevante Informationen in Echtzeit sowie einen Soll-/Ist-
Vergleich
• Daten aus laufenden Systemen, wie z.B. SAP oder Sharepoint werden
eingebunden
• Simulation von Prozessen möglich
ERP Blueprinting
Business Process
Management
Ohne den Einsatz eines professionellen Tools sind Analysen oft nicht
bereichsübergreifend bzw. Informationen unvollständig
• Relevante Prozessinformationen sind schwierig zusammenzutragen
• Risikomanagement auf Basis von Echtzeitdaten nicht möglich
▬

9 | Titel| 24. Juni 20199 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
Keine zentrale Steuerung, Kontrolle, Analyse und Automation von Prozessen
Grenzen einfacher Grafik-Tools für professionelles BPM (4/4)
Zentrale Automation:
• ein BPM-Tool ermöglicht automatisierte Prozessabläufe
• Dadurch verkürzte Durchlaufzeiten, geringere Fehlerquote und standardisierte
Ergebnisse
• Zentral gesteuerte Umsetzung von Digitalisierungsstrategien
Ohne den Einsatz eines professionellen Tools sind auf die Modellierung von
Prozessen beschränkt
• Prozessautomation nicht möglich, da reine Zeichentools
Digitalisierung
Prozessautomation
▬

10 | Titel| 24. Juni 201910 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
Reine Grafik-Tools bieten keine Versionierung oder Mehrbenutzerfähigkeit
→ Kein Zusammenhängender Überblick
→ Keine Aussagekraft über Version des Prozessmodells
→ Keine Automatisierung von älteren Versionen
Mit reinen Grafik-Tools Hierarchisierung von Prozessmodellen nicht möglich
→ Limitation auf eine Betrachtungsebene
→ Detaillierter Prozess-Beschreibungen auf tieferer Ebene nicht möglich
Reines Grafik-Tool prüft nicht, ob Diagramme (syntaktisch) korrekt sind
→ Verwendung der Symbole von Notationen wie BPMN ohne Überprüfung,
ob Regeln der Modellierung eingehalten werden
→ Tendenz: keine Einheitlichkeit bei den Diagrammen
Details zur datenbankgestützten Modellierung (1/2)
11 | Titel| 24. Juni 201911 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
Reine Grafik-Tools bieten keine Hilfe bei der Verwaltung umfangreicher Prozessmodelle
→ jedes Prozessmodell einfach ein Diagramm, nichts weiter
→ Hoher Pflegeaufwand mit Fehleranfälligkeit: sich ändernde Rollen, Aufgaben,
Dokumente, die in verschiedenen Prozessen vorkommen, müssen manuell über
alle Diagramme hinweg geändert werden
Reine Grafik-Tools bieten keinerlei Unterstützung beim Business-IT-Alignment
→ Keinerlei Kopplung von Business-Anforderungen mit IT-Anforderungen
Reine Grafik-Tools können Prozessmodelle nicht kommunizieren
→ Zentraler Zugriff der Mitarbeiter mit verständlicher Navigation über alle Prozesse
so gut wie unmöglich und führ zu geringer Akzeptanz
Details zur datenbankgestützten Modellierung (2/2)
?
12 | Titel| 24. Juni 201912 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
Durch den Einsatz einer professionellen BPM-Software wird die Bearbeitungszeit signifikant gesenkt und die Qualität
erhöht.
Professionelle BPM-Software liefert viele Vorteile
Tage im Jahr gebraucht
-60%
Kosten gespart
-50%
Bearbeitungsdauer
-60%
Eine gute BPM-Software ermöglicht:
→ einen zusammenhängenden Überblick über die Vor- & Nachfolge der Prozesse sowie über Detail-/ Sub-prozesse
→ eine integrierte Überprüfung zur Verwendung der Symbole von Notationen wie Flowcharter und BPMN
→ eine einheitliche Darstellung der Diagramme (Konsistenzprüfung und einheitliche Methode)
→ eine Kopplung von Business-Anforderungen mit IT-Anforderungen
→ einen zentralen Zugriff der Mitarbeiter mit intuitiver Navigation über alle Prozesse
→ eine integrierte Volltextsuche mit intuitiver Aufbereitung der Ergebnisse für die Zugriff durch die verschiedenen Stakeholder
*Daten basieren auf Erfahrungswerten
Dauer der Prozessfreigaben
-73%
13 | Titel| 24. Juni 201913 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
Kostensenkung + Zeitersparnis = Steigerung der Produktivität
Business Case Prozessprüfung/ -freigabe
Signifikante Verringerung der Kosten sowie Beschleunigung
der Durchlaufzeiten durch die Automatisierung zahlreicher
manueller Aufgaben, wie z.B.:
• Wiedervorlage von Aufgaben
• Delegation von Aufgaben
• Überwachung von Freigabeprozessen
• Stellvertreterregelungen
• Termingesteuerte Prozesspublizierung
• Versionierung von Prozessen und
• Dokumenten
• Archivierung von alten Versionen
14 | Titel| 24. Juni 201914 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
Gregor Greinke
Vorstand
Tel.: +49 234 97645-100 | Mobil: +49 171 3029 502
E-Mail: gregor.greinke@gbtec.de
GBTEC Software + Consulting AG
Gesundheitscampus-Süd 23
44801 Bochum
Sales +49 234 97645-110
Support +49 234 97645-200
Internet www.gbtec.de
E-Mail info@gbtec.de

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Grafik Tools vs. Professionelle BPM-Software

  • 1. 1 | Titel| 24. Juni 20191 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017 GBTEC Software + Consulting AG Grafik-Tools vs. professionelle BPM-Software
  • 2. 2 | Titel| 24. Juni 20192 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017 Wirkungskreis der Prozessoptimierung Business Process Management Vorhandene Prozesse unterliegen permanentem Anpassungsdruck durch Einflussfaktoren und Anforderungen wie z.B.: • Neue Gesetze • Neue Technologien • Budget-/Kostendruck • Qualitätsansprüche • Schnellere Reaktionszeiten • Erhöhte Flexibilität • Etc. → Um einen dauerhaften kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu ermöglichen, müssen unternehmensweit erfasst, transparent und flexibel anpassbar sein. UNTERNEHMENS- STRATEGIE
  • 3. 3 | Titel| 24. Juni 20193 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017 Zieldreieck der Prozess- optimierung Was soll erreicht werden? Mögliche Zielgrößen Kosten senken • Prozessausrichtung auf Kernprozesse • Aufwandsreduzierung bei unterstützenden Prozessen • Vermeidung von Doppelarbeiten • Vermeidung von Fehlern/Unvollständigkeiten • Verbesserter Informationszugriff Qualität steigern • Konsequente Einhaltung der Compliance • Kontrolle der Abläufe • Kontinuierlicher Verbesserungsprozess • Risikomanagement + Frühwarnung bei Risiken Durchlaufzeiten reduzieren • Automatisierung von Routine-Tätigkeiten (z.B. Belegerfassung) • Schnellere und parallele Prozessbearbeitung • Hohes Informationsniveau vermeidet Suchzeiten • Kurze Antwortzeit bei Anfragen/Nachfrage AufBasisderUnternehmensstrategie Qualität steigern Kosten senken Durch- lauf-Zeiten reduzieren
  • 4. 4 | Titel| 24. Juni 20194 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017 Probleme für BPM-Initiativen ohne Tools & Governance-Engine Fehlende Transparenz, Mehrfacharbeit Fragmentierung Falsche Informationen, diverse Systeme Komplexität Schlechte Integration Organisations- und Funktionssilos Zu hohe Kosten Verschwendete Ressourcen
  • 5. 5 | Titel| 24. Juni 20195 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017 Kompetenzfelder der professionellen BPM-Software Business Process Management Governance, Risk & Compliance Qualitätsmanagement Integriertes Managementsystem Business IT AlignmentERP BlueprintingProzessautomationDigitale Transformation
  • 6. 6 | Titel| 24. Juni 20196 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017 Grenzen einfacher Grafiktools für professionelles BPM Keine zentrale Steuerung, Kontrolle, Analyse und Automation von Prozessen Zentrale Steuerung: • ein BPM-Tool erfasst zentral alle unternehmerischen Prozesse in einer Plattform • Zusammenhänge und Informationen werden miteinander verknüpft • Zentrale Pflege und Initiative Ohne den Einsatz eines professionellen Tools besteht die Gefahr von Silo-Bildung • Einzelne Abteilungen erfassen die jeweiligen Prozesse für sich, sodass keine zusammenhängende Landkarte entsteht • Dadurch keine flexible und zentrale Anpassung von Prozessen • Unnötige Ressourcenbindung durch Mehrfachpflege und uneinheitliche Programmnutzung Zentrale Steuerung ▬ 
  • 7. 7 | Titel| 24. Juni 20197 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017 Keine zentrale Steuerung, Kontrolle, Analyse und Automation von Prozessen Grenzen einfacher Grafik-Tools für professionelles BPM Zentrale Kontrolle: • ein BPM-Tool definiert compliance-gerechte Regelwerke • Qualitäts- und Risikomanagement ermöglichen Einhaltung der Compliance und geben Warnungen bei Risiken • Das Management kann jederzeit aktuelle Informationen zum Status und zu Zuständigkeiten einsehen Ohne den Einsatz eines professionellen Tools können Qualität und Risiken nicht überblickend gesteuert werden • Können lediglich Richtlinien definiert werden, aber die Einhaltung ist nicht sichergestellt und schwierig einzusehen • Es kommt schnell zu internen Fehlern Governance, Risk & Compliance Qualitätsmanagement ▬ 
  • 8. 8 | Titel| 24. Juni 20198 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017 Keine zentrale Steuerung, Kontrolle, Analyse und Automation von Prozessen Grenzen einfacher Grafik-Tools für professionelles BPM (3/4) Zentrale Analyse: • ein BPM-Tool ermöglicht schnelle, flexible und zusammenhängende Analysen • Vordefinierte Reports sowie individuelle Berichte liefern entscheidungsrelevante Informationen in Echtzeit sowie einen Soll-/Ist- Vergleich • Daten aus laufenden Systemen, wie z.B. SAP oder Sharepoint werden eingebunden • Simulation von Prozessen möglich ERP Blueprinting Business Process Management Ohne den Einsatz eines professionellen Tools sind Analysen oft nicht bereichsübergreifend bzw. Informationen unvollständig • Relevante Prozessinformationen sind schwierig zusammenzutragen • Risikomanagement auf Basis von Echtzeitdaten nicht möglich ▬ 
  • 9. 9 | Titel| 24. Juni 20199 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017 Keine zentrale Steuerung, Kontrolle, Analyse und Automation von Prozessen Grenzen einfacher Grafik-Tools für professionelles BPM (4/4) Zentrale Automation: • ein BPM-Tool ermöglicht automatisierte Prozessabläufe • Dadurch verkürzte Durchlaufzeiten, geringere Fehlerquote und standardisierte Ergebnisse • Zentral gesteuerte Umsetzung von Digitalisierungsstrategien Ohne den Einsatz eines professionellen Tools sind auf die Modellierung von Prozessen beschränkt • Prozessautomation nicht möglich, da reine Zeichentools Digitalisierung Prozessautomation ▬ 
  • 10. 10 | Titel| 24. Juni 201910 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017 Reine Grafik-Tools bieten keine Versionierung oder Mehrbenutzerfähigkeit → Kein Zusammenhängender Überblick → Keine Aussagekraft über Version des Prozessmodells → Keine Automatisierung von älteren Versionen Mit reinen Grafik-Tools Hierarchisierung von Prozessmodellen nicht möglich → Limitation auf eine Betrachtungsebene → Detaillierter Prozess-Beschreibungen auf tieferer Ebene nicht möglich Reines Grafik-Tool prüft nicht, ob Diagramme (syntaktisch) korrekt sind → Verwendung der Symbole von Notationen wie BPMN ohne Überprüfung, ob Regeln der Modellierung eingehalten werden → Tendenz: keine Einheitlichkeit bei den Diagrammen Details zur datenbankgestützten Modellierung (1/2)
  • 11. 11 | Titel| 24. Juni 201911 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017 Reine Grafik-Tools bieten keine Hilfe bei der Verwaltung umfangreicher Prozessmodelle → jedes Prozessmodell einfach ein Diagramm, nichts weiter → Hoher Pflegeaufwand mit Fehleranfälligkeit: sich ändernde Rollen, Aufgaben, Dokumente, die in verschiedenen Prozessen vorkommen, müssen manuell über alle Diagramme hinweg geändert werden Reine Grafik-Tools bieten keinerlei Unterstützung beim Business-IT-Alignment → Keinerlei Kopplung von Business-Anforderungen mit IT-Anforderungen Reine Grafik-Tools können Prozessmodelle nicht kommunizieren → Zentraler Zugriff der Mitarbeiter mit verständlicher Navigation über alle Prozesse so gut wie unmöglich und führ zu geringer Akzeptanz Details zur datenbankgestützten Modellierung (2/2) ?
  • 12. 12 | Titel| 24. Juni 201912 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017 Durch den Einsatz einer professionellen BPM-Software wird die Bearbeitungszeit signifikant gesenkt und die Qualität erhöht. Professionelle BPM-Software liefert viele Vorteile Tage im Jahr gebraucht -60% Kosten gespart -50% Bearbeitungsdauer -60% Eine gute BPM-Software ermöglicht: → einen zusammenhängenden Überblick über die Vor- & Nachfolge der Prozesse sowie über Detail-/ Sub-prozesse → eine integrierte Überprüfung zur Verwendung der Symbole von Notationen wie Flowcharter und BPMN → eine einheitliche Darstellung der Diagramme (Konsistenzprüfung und einheitliche Methode) → eine Kopplung von Business-Anforderungen mit IT-Anforderungen → einen zentralen Zugriff der Mitarbeiter mit intuitiver Navigation über alle Prozesse → eine integrierte Volltextsuche mit intuitiver Aufbereitung der Ergebnisse für die Zugriff durch die verschiedenen Stakeholder *Daten basieren auf Erfahrungswerten Dauer der Prozessfreigaben -73%
  • 13. 13 | Titel| 24. Juni 201913 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017 Kostensenkung + Zeitersparnis = Steigerung der Produktivität Business Case Prozessprüfung/ -freigabe Signifikante Verringerung der Kosten sowie Beschleunigung der Durchlaufzeiten durch die Automatisierung zahlreicher manueller Aufgaben, wie z.B.: • Wiedervorlage von Aufgaben • Delegation von Aufgaben • Überwachung von Freigabeprozessen • Stellvertreterregelungen • Termingesteuerte Prozesspublizierung • Versionierung von Prozessen und • Dokumenten • Archivierung von alten Versionen
  • 14. 14 | Titel| 24. Juni 201914 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017 Gregor Greinke Vorstand Tel.: +49 234 97645-100 | Mobil: +49 171 3029 502 E-Mail: gregor.greinke@gbtec.de GBTEC Software + Consulting AG Gesundheitscampus-Süd 23 44801 Bochum Sales +49 234 97645-110 Support +49 234 97645-200 Internet www.gbtec.de E-Mail info@gbtec.de

Hinweis der Redaktion

  1. Word/ Visio bietet keine Versionierung oder Mehrbenutzerfähigkeit Wenn man Prozessmodelle überarbeitet, evtl. mit unterschiedlichen Modellierern, verliert man mit Visio-Dateien sehr schnell den Überblick. Wer hat wann welche Version des Prozessmodells erstellt? Wenn man ältere Versionen archivieren möchte, um evtl. darauf zurück zu greifen, muss man das alles von Hand machen, und auch hier entsteht sehr schnell ein großer Wildwuchs. Mit Word/ Visio ist eine Hierarchisierung von Prozessmodellen nicht möglich Visio kennt immer nur eine Betrachtungsebene, nämlich das aktuelle Diagramm. Dass manche Prozess-Schritte in eigenen Prozessen genauer beschrieben werden, ist mit Visio nicht möglich. Auch nicht die Arbeit mit Prozesslandkarten, aus denen auf konkrete Abläufe referenziert wird etc. Word/ Visio prüft nicht, ob Diagramme (syntaktisch) korrekt sind Mit Visio kann man Prozessdiagramme malen. Man kann zwar die Symbole einer Notation wie BPMN verwenden, aber Visio prüft nicht, ob die Regeln bei der Modellierung eingehalten werden. Die Gefahr, dass man nicht-konforme Diagramme macht ist dadurch sehr groß, sodass man keine Einheitlichkeit bei den Diagrammen hat und der ganze Vorteil des Standards dahin ist.
  2. Word/Visio bietet keine Hilfe bei der Verwaltung umfangreicher Prozessmodelle Für Word/ Visio ist jedes Prozessmodell einfach ein Diagramm, nichts weiter. Wenn Sie z.B. eine Rolle anlegen, und diese Rolle in verschiedenen Prozessen vorkommt, würden Sie in Visio in jedem Diagramm ein Objekt für die Rolle anlegen. Wenn Sie die Rolle mal umbenennen (neuer Name für die Stelle o.ä.), müssen Sie jedes Diagramm von Hand öffnen und die Bezeichnung für die Rolle ändern. Dasselbe gilt für Aufgaben, die in unterschiedlichen Prozessen vorkommen, für Formulare und alles Mögliche. Ein solches System kann auf Dauer schwerlich gepflegt werden. Word/ Visio bietet keinerlei Unterstützung beim Business-IT-Alignment Die ganze Frage, wie man jetzt fachliche Prozessmodelle mit technisch umgesetzten Prozessen koppeln könnte (z.B. im Rahmen der Konzeption, für die Dokumentation oder Aufbereitung von Kennzahlen, das Monitoring etc.) ist mit Visio vollständig überflüssig. Mit Visio können Sie in dieser Hinsicht ÜBERHAUPT nichts machen. Mit Word/ Visio können Prozessmodelle nicht kommuniziert werden. Natürlich können Sie jedem Mitarbeiter eine Visio Lizenz geben bzw. das Visio Diagramm in Word importieren und die Dateien rumschicken. Sie könnten auch das Diagramm als Bild exportieren, und auf den Intranet-Server legen. Aber beides ist ziemlich aufwendig uns muss jedes Mal händisch wiederholt werden, wenn sich ein Prozessmodell ändert. Und eine Navigation für den Anwender, oder gar eine Suchfunktion, über die diversen Prozessmodelle hinweg, ist nicht möglich. Das ist ein absoluter Killer für die Akzeptanz in der Belegschaft.