Reduzieren Sie die Zeit für die Genehmigung von Prozessen um 73 % und sparen Sie rund 50 % Ihrer Kosten.

1. 1 | Titel| 24. Juni 20191 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
GBTEC Software + Consulting AG
Grafik-Tools vs. professionelle BPM-Software

2. 2 | Titel| 24. Juni 20192 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
Wirkungskreis der Prozessoptimierung
Business Process Management
Vorhandene Prozesse unterliegen permanentem
Anpassungsdruck durch Einflussfaktoren und Anforderungen
wie z.B.:
• Neue Gesetze
• Neue Technologien
• Budget-/Kostendruck
• Qualitätsansprüche
• Schnellere Reaktionszeiten
• Erhöhte Flexibilität
• Etc.
→ Um einen dauerhaften kontinuierlichen Verbesserungsprozess
zu ermöglichen, müssen unternehmensweit erfasst,
transparent und flexibel anpassbar sein.
UNTERNEHMENS-
STRATEGIE

3. 3 | Titel| 24. Juni 20193 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
Zieldreieck
der Prozess-
optimierung
Was soll erreicht werden? Mögliche Zielgrößen
Kosten senken
• Prozessausrichtung auf Kernprozesse
• Aufwandsreduzierung bei unterstützenden Prozessen
• Vermeidung von Doppelarbeiten
• Vermeidung von Fehlern/Unvollständigkeiten
• Verbesserter Informationszugriff
Qualität steigern
• Konsequente Einhaltung der Compliance
• Kontrolle der Abläufe
• Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
• Risikomanagement + Frühwarnung bei Risiken
Durchlaufzeiten reduzieren
• Automatisierung von Routine-Tätigkeiten (z.B. Belegerfassung)
• Schnellere und parallele Prozessbearbeitung
• Hohes Informationsniveau vermeidet Suchzeiten
• Kurze Antwortzeit bei Anfragen/Nachfrage
AufBasisderUnternehmensstrategie
Qualität
steigern
Kosten
senken
Durch-
lauf-Zeiten
reduzieren

4. 4 | Titel| 24. Juni 20194 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
Probleme für BPM-Initiativen ohne Tools & Governance-Engine
Fehlende Transparenz,
Mehrfacharbeit
Fragmentierung
Falsche Informationen,
diverse Systeme
Komplexität
Schlechte Integration
Organisations-
und Funktionssilos
Zu hohe Kosten
Verschwendete Ressourcen

5. 5 | Titel| 24. Juni 20195 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
Kompetenzfelder der professionellen BPM-Software
Business Process
Management
Governance, Risk &
Compliance
Qualitätsmanagement Integriertes
Managementsystem
Business IT AlignmentERP BlueprintingProzessautomationDigitale Transformation

6. 6 | Titel| 24. Juni 20196 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
Grenzen einfacher Grafiktools für professionelles BPM
Keine zentrale Steuerung, Kontrolle, Analyse und Automation von Prozessen
Zentrale Steuerung:
• ein BPM-Tool erfasst zentral alle unternehmerischen Prozesse in einer Plattform
• Zusammenhänge und Informationen werden miteinander verknüpft
• Zentrale Pflege und Initiative
Ohne den Einsatz eines professionellen Tools besteht die Gefahr von Silo-Bildung
• Einzelne Abteilungen erfassen die jeweiligen Prozesse für sich,
sodass keine zusammenhängende Landkarte entsteht
• Dadurch keine flexible und zentrale Anpassung von Prozessen
• Unnötige Ressourcenbindung durch Mehrfachpflege
und uneinheitliche Programmnutzung
Zentrale Steuerung
▬


7. 7 | Titel| 24. Juni 20197 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
Keine zentrale Steuerung, Kontrolle, Analyse und Automation von Prozessen
Grenzen einfacher Grafik-Tools für professionelles BPM
Zentrale Kontrolle:
• ein BPM-Tool definiert compliance-gerechte Regelwerke
• Qualitäts- und Risikomanagement ermöglichen Einhaltung der Compliance
und geben Warnungen bei Risiken
• Das Management kann jederzeit aktuelle Informationen zum Status und zu
Zuständigkeiten einsehen
Ohne den Einsatz eines professionellen Tools können Qualität und Risiken nicht
überblickend gesteuert werden
• Können lediglich Richtlinien definiert werden, aber die Einhaltung ist nicht
sichergestellt und schwierig einzusehen
• Es kommt schnell zu internen Fehlern
Governance, Risk &
Compliance
Qualitätsmanagement
▬


8. 8 | Titel| 24. Juni 20198 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
Keine zentrale Steuerung, Kontrolle, Analyse und Automation von Prozessen
Grenzen einfacher Grafik-Tools für professionelles BPM (3/4)
Zentrale Analyse:
• ein BPM-Tool ermöglicht schnelle, flexible und zusammenhängende Analysen
• Vordefinierte Reports sowie individuelle Berichte liefern
entscheidungsrelevante Informationen in Echtzeit sowie einen Soll-/Ist-
Vergleich
• Daten aus laufenden Systemen, wie z.B. SAP oder Sharepoint werden
eingebunden
• Simulation von Prozessen möglich
ERP Blueprinting
Business Process
Management
Ohne den Einsatz eines professionellen Tools sind Analysen oft nicht
bereichsübergreifend bzw. Informationen unvollständig
• Relevante Prozessinformationen sind schwierig zusammenzutragen
• Risikomanagement auf Basis von Echtzeitdaten nicht möglich
▬


9. 9 | Titel| 24. Juni 20199 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
Keine zentrale Steuerung, Kontrolle, Analyse und Automation von Prozessen
Grenzen einfacher Grafik-Tools für professionelles BPM (4/4)
Zentrale Automation:
• ein BPM-Tool ermöglicht automatisierte Prozessabläufe
• Dadurch verkürzte Durchlaufzeiten, geringere Fehlerquote und standardisierte
Ergebnisse
• Zentral gesteuerte Umsetzung von Digitalisierungsstrategien
Ohne den Einsatz eines professionellen Tools sind auf die Modellierung von
Prozessen beschränkt
• Prozessautomation nicht möglich, da reine Zeichentools
Digitalisierung
Prozessautomation
▬


10. 10 | Titel| 24. Juni 201910 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
Reine Grafik-Tools bieten keine Versionierung oder Mehrbenutzerfähigkeit
→ Kein Zusammenhängender Überblick
→ Keine Aussagekraft über Version des Prozessmodells
→ Keine Automatisierung von älteren Versionen
Mit reinen Grafik-Tools Hierarchisierung von Prozessmodellen nicht möglich
→ Limitation auf eine Betrachtungsebene
→ Detaillierter Prozess-Beschreibungen auf tieferer Ebene nicht möglich
Reines Grafik-Tool prüft nicht, ob Diagramme (syntaktisch) korrekt sind
→ Verwendung der Symbole von Notationen wie BPMN ohne Überprüfung,
ob Regeln der Modellierung eingehalten werden
→ Tendenz: keine Einheitlichkeit bei den Diagrammen
Details zur datenbankgestützten Modellierung (1/2)

11. 11 | Titel| 24. Juni 201911 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
Reine Grafik-Tools bieten keine Hilfe bei der Verwaltung umfangreicher Prozessmodelle
→ jedes Prozessmodell einfach ein Diagramm, nichts weiter
→ Hoher Pflegeaufwand mit Fehleranfälligkeit: sich ändernde Rollen, Aufgaben,
Dokumente, die in verschiedenen Prozessen vorkommen, müssen manuell über
alle Diagramme hinweg geändert werden
Reine Grafik-Tools bieten keinerlei Unterstützung beim Business-IT-Alignment
→ Keinerlei Kopplung von Business-Anforderungen mit IT-Anforderungen
Reine Grafik-Tools können Prozessmodelle nicht kommunizieren
→ Zentraler Zugriff der Mitarbeiter mit verständlicher Navigation über alle Prozesse
so gut wie unmöglich und führ zu geringer Akzeptanz
Details zur datenbankgestützten Modellierung (2/2)
?

12. 12 | Titel| 24. Juni 201912 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
Durch den Einsatz einer professionellen BPM-Software wird die Bearbeitungszeit signifikant gesenkt und die Qualität
erhöht.
Professionelle BPM-Software liefert viele Vorteile
Tage im Jahr gebraucht
-60%
Kosten gespart
-50%
Bearbeitungsdauer
-60%
Eine gute BPM-Software ermöglicht:
→ einen zusammenhängenden Überblick über die Vor- & Nachfolge der Prozesse sowie über Detail-/ Sub-prozesse
→ eine integrierte Überprüfung zur Verwendung der Symbole von Notationen wie Flowcharter und BPMN
→ eine einheitliche Darstellung der Diagramme (Konsistenzprüfung und einheitliche Methode)
→ eine Kopplung von Business-Anforderungen mit IT-Anforderungen
→ einen zentralen Zugriff der Mitarbeiter mit intuitiver Navigation über alle Prozesse
→ eine integrierte Volltextsuche mit intuitiver Aufbereitung der Ergebnisse für die Zugriff durch die verschiedenen Stakeholder
*Daten basieren auf Erfahrungswerten
Dauer der Prozessfreigaben
-73%

13. 13 | Titel| 24. Juni 201913 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
Kostensenkung + Zeitersparnis = Steigerung der Produktivität
Business Case Prozessprüfung/ -freigabe
Signifikante Verringerung der Kosten sowie Beschleunigung
der Durchlaufzeiten durch die Automatisierung zahlreicher
manueller Aufgaben, wie z.B.:
• Wiedervorlage von Aufgaben
• Delegation von Aufgaben
• Überwachung von Freigabeprozessen
• Stellvertreterregelungen
• Termingesteuerte Prozesspublizierung
• Versionierung von Prozessen und
• Dokumenten
• Archivierung von alten Versionen

14. 14 | Titel| 24. Juni 201914 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017
Gregor Greinke
Vorstand
Tel.: +49 234 97645-100 | Mobil: +49 171 3029 502
E-Mail: gregor.greinke@gbtec.de
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