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Erfolgsfaktoren für langfristige Implementierungen.pdf

📕 Agenda Die vorgesehene Agenda beinhaltet die nachfolgenden Themen: Awareness & Integration - Technologie-Transparenz; Governance, Operating Model, Kompetenzzentrum; Automation Blackbox - Prozess-Monitoring & weitere Möglichkeiten; Proaktivität & Support; Abschluss, Diskussion, Q&A 👨‍💻👨‍💻 Speakers: Roman Tobler, UiPath Community Zurich Chapter Leader, CEO & Co-Founder @Routinuum GmbH Andreas Obermair, UiPath Community MVP 2022, Global Head of Automation @Roboyo

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Erfolgsfaktoren für
langfristige (RPA-)
Implementierungen
RPA Community „UiPath Chapter Zurich“,
Virtual MeetUp: Mittwoch, 7. Dezember 2022
Agenda
2
1. Awareness & Integration - Technologie-Transparenz;
2. Governance, Operating Model, Kompetenzzentrum (COE);
3. Automation Blackbox - Prozess-Monitoring & weitere Ansätze;
4. Proaktivität & Support;
5. Abschluss, Diskussion, Q&A
Community & Speakers
LinkedIn
LinkedIn
3
Technologie-Transparenz & «Vermenschlichung»
der Thematik
Awareness & Integration
Awareness & Change Management
Zeit (t)
Wissensstand
Legende:
Awareness & Gap innerhalb einer
Organisation
C-Level / Initiator
Process Owners
Sachbearbeiter
5
Awareness als Erfolgsfaktor?
6
Technology / RPA-Awareness
Case(s)
Potential
&
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Erfolgsfaktoren für langfristige Implementierungen.pdf

  • 1. Erfolgsfaktoren für langfristige (RPA-) Implementierungen RPA Community „UiPath Chapter Zurich“, Virtual MeetUp: Mittwoch, 7. Dezember 2022
  • 2. Agenda 2 1. Awareness & Integration - Technologie-Transparenz; 2. Governance, Operating Model, Kompetenzzentrum (COE); 3. Automation Blackbox - Prozess-Monitoring & weitere Ansätze; 4. Proaktivität & Support; 5. Abschluss, Diskussion, Q&A
  • 4. Technologie-Transparenz & «Vermenschlichung» der Thematik Awareness & Integration
  • 5. Awareness & Change Management Zeit (t) Wissensstand Legende: Awareness & Gap innerhalb einer Organisation C-Level / Initiator Process Owners Sachbearbeiter 5
  • 6. Awareness als Erfolgsfaktor? 6 Technology / RPA-Awareness Case(s) Potential & Suitability
  • 7. Awareness schaffen • Technologie greifbar & verständlich machen: • «Vermenschlichung» (keine «Bots» sondern «Teammitglieder») • Namensgebung für Bots oder einzelne Prozesse/Tasks • Avatare, Incentives & Gamification • Schulungen und Workshops zur Awareness-Steigerung: • Interne (rollenbasierte) Schulungen, Einführungsprogramm • Erfahrungen intern (wie auch extern) teilen, Erfolge feiern; • Zugang zu «Process Library» & Initiativen gewähren (Integration) 7
  • 8. Governance, Operating Model, Kompetenzzentrum (COE) Andreas Obermair Global Head of Automation
  • 9. NEXT LEVEL NOW INTERNAL © ROBOYO 2022 JEDES AUTOMATISERUNGSPROGRAMM INVOLVIERT VERSCHIEDENE STAKEHOLDER Automatisierungsprogramme schlagen häufig fehl, weil Sie nicht auf spezifische unternehmensrelevante Anforderungen und Prozesse referenzieren sowie den Mitarbeiter außer acht lassen! Knowledge Management… Was passiert, wenn Mitarbeiter aus ihren zugeteilten Rollen fallen? My Workplace… Was wird mit meiner Arbeit passieren, wenn ein Roboter meine Aufgaben übernimmt? Organisational Change… Wie wird es mein Team beeinflussen? Training… Wie födern wir die Arbeit mit Automatisierungslösungen? Wie bereiten wir unsere Mitarbeiter am besten darauf vor? Systems Change Management… Wer stellt sicher, dass der Roboter zuverlässig weiter arbeitet bei einem Systemwechsel? Business Continuity… Wie arbeite ich unabhängig weiter, wenn der Robot ausfällt? Überwachung… Wer stellt sicher, dass der Robot zuverlassig arbeitet? 3rd Parties… Wird es unsere Verträge /KPIs beeinflussen? Operational Risk… Wird es die Sicherheit beeinflussen ? Cyber Security… Sind die Roboter sicher? WARUM EIN OPERATING MODEL?
  • 10. NEXT LEVEL NOW INTERNAL © ROBOYO 2022 WARUM EIN OPERATING MODEL? 10 Strategy Operating Model Business Operations ▪ Die Sichtbarkeit der Auswirkungen von stregischen Entscheidungen der täglichen Aufgaben und Handlungen wird erhöht. ▪ Ein Operating Model setzt die strategische Planung in wirtschaftliches Potenzial um. Es dient als Grundlage und bietet Leitlinien für das Executive Management, Fachbereich und Betrieb. ▪ Es bietet relevanten Stakeholdern eine Übericht über verwendetet Rollen, Prozesse, Teams und die verwenderten Technologien. Warum verwenden wir es? Was machen wir? Wie machen wir es? Organisationen mit Operating Model Organisationen ohne Operating Model × Wirtschaftliche Inneffizenz × Verantwortung nicht eindeutig × Niedrige Interaktion und Integration × Erhöhte Risiken im Prozessdurchlauf × Keine Skalierungsmöglichkeiten × Kein Handover zwischen Implementierung und Betrieb ✓ Optimiert wirtschafltiche Effizenz ✓ Bessere Beziehung zu Stakeholdern ✓ Verbesserte Projekt Integration ✓ Optimierte Koordination und Entscheidungsfindung. ✓ Verbesserte Skalierbarkeit ✓ Verbessertes Risikomanagement DAS OPERATING MODELL VERBINDET STRATEGIE UND UMSETZUNG
  • 11. NEXT LEVEL NOW INTERNAL © ROBOYO 2022 WELCHE BETRIEBSMODELLE GIBT ES? DIE ORGANISATION EINER AUTOMANITIERUNGSINITIATIVE KANN VOLLSTÄNDIG ZENTRALISIERT, DEZENTRAL ODER HYBRID ERFOLGEN 11 Centralized robotic capabilities Function 2 Function 3 Function 1 Etc… Function 2 Function 3 Function 1 Etc… Management Function 2 Function 3 Management Management Dezentralisiert Hybrid Zentralisiert Pro Cons ▪ Sehr schnelle Skalierung, durch die Verteilung der Ressourcen. ▪ Geeignete Struktur für den Aufbau von IPA* in einer bestimmten Abteilung ▪ Die Lösung ist nicht skalierbar oder kompatibel mit einer zukünftigen zentralisierten Lösung ▪ Kann zur Duplizierung von Lösungen, Hardware- Infrastruktur und Ergebnissen führen ▪ Sehr geringe Kontrolle über Standards und Qualität ▪ Die Umsetzung zentraler Standards oder Änderungen erfordert Disziplin im gesamten Betrieb ▪ Priorisierung der Bedürfnisse der Geschäftsfunktionen gegenüber der Unternehmensagenda ▪ Hohes Maß an Kontrolle für Standards und Qualität ▪ Ideal, für einen unkomplizierten Einstieg und zum experimentieren ▪ Die zentrale Fähigkeit kann zu einem Ressourcenengpass werden ▪ Business Funktionen erfahren Kontrollverlust Function 1 Etc… IPA IPA* IPA IPA Centralized robotics capabilities ▪ Ideale Struktur für die Integration vorhandener Ressourcen und der Möglichkeit zur zentralen Steuerung der IPA Systeme ▪ Ermöglicht ein gutes Gleichgewicht zwischen Skalierung und Kontrolle * IPA = Intelligent Process Automation (RPA als ein möglicher Startpunkt)
  • 12. NEXT LEVEL NOW INTERNAL © ROBOYO 2022 COE TEAM STRUKTUR DIE ROLLE DES COE DECKT 5 EINZELNE ROLLEN AB 12 Automation Analyst o Analyse der möglichen Use Cases und Umsetzungsmöglichkeiten o Prozessdesign und PDD Erstellung (Process Definition Document) o Plan zur Implementierung erstellen und Abweichungen integrieren Automation Developer o Entwicklung, Test und Go-Live Unterstützung o Anpassungen im PDD, wenn notwendig und SDD Erstellung (Solution Design Document) o Führt UAT mit Fachbereich zusammen durch Automation Solution Architect o Verantwortlich für das (technische) Design der Automationslösung o Welches (technische) Lösung ist die Passende und Richtige? o Sicherstellung Handover Implementierung zu Operations Head of Automation o Verantwortlich für alle Automatisierungsaktivitäten und fachlich Verantwortlich für das Automatisierungsteam o Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, CoE‘s und Vermarktung des Service o Weiterentwicklung des Service und Aufbau und Integration neuer Technologien Operating Developer o Proaktive Überwachung der Prozesse und der Infrastruktur (logs, queues, alerts) o Kooperation mit den Business Verantwortlichen bei Problemen, gebuchtem Service und Change Requests o Sicherstellung der Verfügbarkeit von Automatisierungslösungen innerhalb der vereinbarten SLA‘s Während des CoE Aufbau ist es wichtig, dass involvierte Personen ausreichend Zeit für die Arbeit am Automatisierungsprogramm eingeräumt wird
  • 13. Entwicklung vs. Maintenance • Sauberes, professionelles Setup wird tendenziell zu höheren initialen Entwicklungskosten führen • Zahlt sich hinterher aus, da die Maintenance tiefer ausfällt respektive überhaupt «machbar» ist • Zentrales «Config-File», «Bausteine», um zu skalieren (zentrale Wartung), Best Practices 13 [$] [t] Entwicklung Maintenance Dolphin vs. Hockey Stick-Effect
  • 14. Prozess-Monitoring & weitere Möglichkeiten; Akzeptanz & Credibility – Proaktivität & Support Automation Blackbox
  • 15. Akzeptanz & Credibility I 15 Lives/Attempts:
  • 16. Akzeptanz & Credibility II • Zielsetzung: Nie ein Leben verlieren (stabiler Prozess) • Falls ein Leben verloren geht: Regenerieren (korrekte & rasche Problembehebung; zukunftsgerichtete Changes) • Lebensanzahl erhöhen: Nicht 3 Leben, sondern 5 (offener, ehrlicher & kompetenter Austausch – von der Konzeption via Implementierung & Betreuung) 16
  • 17. Prozess-Monitoring I • Monitoring ≠ Analytics? • (Transaction-)Logs, (effektive) Durchführungen; • Intelligence & Prozess-Know-How (durch Verarbeitungslogs) • Prozess-Recordings • Vorher (ehemaliger IST-Prozess) • Optimiert/automatisiert & freigegeben (neuer IST-Prozess) • Recording der Prozess-Verarbeitung (Einzel-Transaktionen) • Errors können weitergeleitet & nachvollzogen werden (nicht nur Screenshots) • Exception & Error Handling • Ticket-System (UiPath Action Center, Jira, MS Teams, E-Mail) • (erweiterte) Standard-Messages inkl. Verarbeitungslog & -Recording, falls verfügbar 17
  • 18. Links zu Incidents & Tickets • UiPath Action Center: • https://www.uipath.com/de/product/action-center • UiPath Integration Service: • https://docs.uipath.com/integrations • z.B. MS Teams Integration • Connector Builder für beliebige Schnittstellen (APIs) • Jira Integrationen: • https://marketplace.uipath.com/listings/jira-software-integration • ServiceNow Integrationen: • https://marketplace.uipath.com/listings/connector-for-servicenow • https://www.youtube.com/watch?v=eUP64kmWPTg Tutorial: «Add Incident» • UiPath und Chat-Nachrichten (z.B. Discord, Slack): • https://pipedream.com/apps/uipath/integrations/discord-bot 18
  • 19. Prozess-Monitoring II • Live-/Status-Monitoring • Übersicht zu Prozess-Instanzen & Cases («Phasen»); • System-Verfügbarkeiten; • Bot-Kapazitäten; • «Ist der ‘Bot’ verfügbar?», «Läuft der ‘Bot’ (nicht)?», … • Prozess-Beobachtungen: Live-Stream der Roboter-Maschine in Cafeteria/Showroom (oder im Grossraum-Büro) • Fördert «Team-Mitglied»-Gedanke • Kommunikation & Awareness • (Achtung: Sensitive Daten!) • Siehe auch: https://routinuum.ch/interactive-rpa/ (24/7 Livestream) 19
  • 20. Proaktivität • Test-Automatisierung & Synergien • Test-Automatisierung führt zu Prozess-Automatisierung • Prozess-Automatisierung führt zu Test-Automatisierung • Test Cases, frequente Überprüfungen & Alerting • Beispiel-Case «Monatsreport aus dem System ziehen»: • Vorgängige Prüfung, ob Systeme denn tatsächlich verfügbar wären? • Generell Test-Cases für implementierte Prozesse verwenden! • Blog-Post von Andreas Obermair: «How to Create Test Automation with UiPath Studio» • https://www.uipath.com/community/rpa-community-blog/how-to-create-test-automation- with-uipath-studio 20
  • 22. Diskussion / weitere Schlagwörter – mögliche Erfolgsfaktoren? Weitere Erfolgsfaktoren?
  • 23. Weitere Erfolgsfaktoren? • Themen-Einordnung in der IT/Unternehmensarchitektur • Korrektes (Einstiegs-)Setup (Lizenzbedarf & Kapazitäten) • Cloud vs. On-Premise Setup • Kombination von Technologien (Document Understanding, Chatbots, Task/Process Mining) • Kontinuität durch Process Discovery • Citizen Development • Attended / Unattended • AI / KI • Erwartungshaltung vs. Realität? • Anforderungen früher vs. heute 23
  • 25. • Content Planung für die nächsten Meetups - Mittwoch, 15. Februar 2023 (ab 16:30 Uhr) • Conversational AI & Chatbots (Druid-UiPath-Integrations) - Mittwoch, 8. März 2023 (ab 16:00) • After-Work-Drink (Wallisellen – Office “Routinuum”) - Freitag, 7. April 2023 (ab 16:30 Uhr) • tbd - Mai/Juni 2023 • tbd - September/Oktober 2023 • Link zu unserer Community auf UiPath.com: https://community.uipath.com/zurich/ Community Meetups 2023 25
  • 26. Register here >> https://bit.ly/3OzsXRq
  • 27. Last date to apply – Dec 10th