EPK Konventionen

1 | Titel| 4. Mai 20171 | GBTEC Software + Consulting | BIC Cloud
Modellierung mit EPK
Konventionenübersicht
Stand: 24.04.2017

Inhalt
• Einleitung und Überblick 4
• Die wichtigsten Elemente & Modellierungsregeln 13
• Zusammenfassende Checkliste 28

Inhalt
Einleitung und Überblick
• Geschäftsprozessmanagement 5
• Mehrebenenkonzept 7
• Sichten in EPK 11
• Die wichtigsten Elemente & Modellierungsregeln
• Zusammenfassende Checkliste

Einleitung und Überblick
Dieses Dokument ist ein Beispiel für die
wesentlichen Konventionen der
Prozessmodellierung mit EPK. Zusätzliche
Informationen und Erklärungen können Sie in
unseren weiterführenden Handbüchern
nachlesen.
Die Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) ist eine halbformale grafische Modellierungssprache , die insbesondere im
D-A-CH Raum verbreitet ist. Durch sie lassen sich Prozessabläufe leicht verständlich modellieren.

Die zentralen Schritte zu digitalen Geschäftsprozessen
BPM
Strategie
IT-Prozess-
modellierung
Prozess
Implemen-
tierung
Betrieb
digitaler
Prozesse
Überwachung, Optimierung
und Weiterentwicklung
Entwurf der zukünftigen digitalen Ausrichtung der Organisation (IT neutral)
Fachliche Konzeption neuer digitaler Angebote
Design und Implementierung digitaler Technologien
Einführung digitalisierter Prozesse
Fachliche
Prozess-
modellierung

Geschäftsprozessmanagement
Grundsätzlich lassen sich beim
(GPM) zwei unterschiedliche
Schwerpunkte differenzieren – der
theoretische und der praktische
Schwerpunkt.
Während das strategische und
operative GPM theoretisch
ausgerichtet ist, liegt der Fokus beim
fachlichen und technischen GPM auf
der praktischen Umsetzung.
• Definition von fachlichen Anforderungen
für IT-Verfahren
• Nutzung des GPM als Basis für die
Prozessautomation
• Einführung von ERP Systemen mittels
Business Process Blueprinting
• Aufbau eines prozessorientierten
Enterprise Architecture Management
• Gestaltung der Prozesse
• Kontinuierliche Steigerung von
Effektivität und Effizienz
• Nutzung prozessorientierter
Erfolgspotentiale im täglichen
Geschäft
• Prozessmanagement als Arbeitshilfe
• Aufbau von
Qualitätsmanagementsystemen
• Aufbau von Risikomanagementsystemen
• Aufbau eines Prozessmonitoring
• Aufbau einer prozessorientierten
Ressourcensteuerung
• Langfristige Ausrichtung, Ausgestaltung
und Ausstattung des GPM
• Auf- und Ausbau der prozessbezogenen
Erfolgspotentiale
• Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit der
Organisation
• Etablierung der prozessorientierten
Ausrichtung der Organisation
Operatives
Fachliches
Technisches
Strategisches

Die Prozesslandschaft soll über mehrere Ebenen vom Groben in die Details strukturiert werden. Ausgehend von der
Prozesslandkarte, die alle Prozessbereiche beinhaltet, soll grafisch über mehrere Ebenen in die detaillierten Prozesse
navigiert werden können.
Im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements wird die Prozesslandschaft über mehrere Ebenen gegliedert. Auf den
Ebenen 1 bis n werden die Prozessbereiche mit Hilfe von Wertschöpfungskettendiagrammen (WKD) verfeinert.
Die Anzahl der Ebenen können je nach Unternehmensbereich und Größe variieren.
Mehrebenenkonzept – Organisationswelt übersichtlich darstellen
Ebene 1: Prozesslandkarte (WKD)
Ebene 2: Hauptprozesse (WKD)
Ebene 3: Teilprozesse (WKD)
Ebene 4: Detailprozesse (EPK)

Im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements wird die Prozesslandschaft über mehrere Ebenen gegliedert. Auf der
letzten Ebene befinden sich die zeitlich-logischen Detailprozesse (EPK).

In EPKs werden die verschiedenen Sichten „Organisation“, „IT“, „Dokumente“, „Normen“ sowie „Risiken“ und
„Kontrollen“ in die „Prozesssicht“ eingebunden.
Die verschiedenen Sichten
Prozess
Organisationssicht
RisikosichtDokumentensicht
IT-Sicht
KontrollsichtNormensicht

Inhalt
• Einleitung und Überblick
Die wichtigsten Elemente & Modellierungsregeln
• Aktivitäten & Ereignisse 14
• Operatoren 15
• Organisationseinheiten & Rollen 18
• Applikationen 20
• Dokumente & Geschäftsobjekte 21
• Risiken & Kontrollen 22
• Normen 23
• Die wichtigsten Attribute 24
• Allgemeine, übergreifende Konventionen 25
• Zusammenfassende Checkliste

EPK – Ereignisgesteuerte Prozesskette
Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPKs) werden für die Modellierung von detaillierten Prozessabläufen eingesetzt.
Die wichtigsten Symbole im Überblick
Prozess
Operatoren
Organisation
Verbinder
Weiteres
Daten
Operatoren werden bei Prozessaufspaltungen und
Prozesszusammenführungen verwendet.
Parallel
Alle Prozesspfade werden verfolgt; auf alle Pfade
muss gewartet werden.
Inklusives Oder
Mindestens ein Prozesspfad wird verfolgt; auf
mindestens einen Pfad muss gewartet werden
Exklusives Oder
Genau ein Prozesspfad wird verfolgt; auf genau einen
Pfad muss gewartet werden.
Ereignisse sind eingetretene,
betriebswirtschaftlich relevante Zustände.
Eine Aktivität stellt einen Arbeits-
schritt dar.
Prozessschnittstellen verweisen auf
Vorgänger- bzw. Nachfolgeprozesse.
Eine Rolle ist eine Abstraktion von
Positionen.
Jede Rolle an einer Funktion hat eine bestimmte
Verantwortlichkeit.
Verantwortung
Durchführung
Mitwirkung
Information
Dokumente beschreiben
Prozessschritte näher oder werden im
Prozess verwendet.
Geschäftsobjekte sind „Informationen“,
die im Prozess weitergereicht werden.
Normen sind vorgegebene
Richtlinien oder Gesetze.
Applikationen sind IT-Systeme, die
die Prozessausführung unterstützen.
Risiken sind Gefahren für den
Prozess.
Anforderungen sind für den
Prozessschritt geforderte
Voraussetzungen.
Annotationen sind textuelle
Eingabefelder für Anmerkungen.
Kennzahlen sind wichtige
Messgrößen am Prozessschritt.
Kontrollen sind regulatorische
Richtlinien zur Minimierung von
Risiken.
Organisationseinheiten sind
zusammengehörige Bereiche einer
Organisation.

NamenskonventionProzess-Schnittstelle
Ereignisse
Aktivitäten & Ereignisse
Der Ablauf von Prozessen (auch Sequenz genannt) wird im Wesentlichen durch Ereignisse und Aktivitäten gebildet.
Bei Ereignissen handelt es sich um eingetretene,
wirtschaftlich relevante Zustände, die den weiteren
Prozessablauf beeinflussen bzw. Resultat eines
Prozessschrittes sind.
Aktivitäten
Eine Aktivität stellt einen Arbeitsschritt, zur Erreichung
der geplanten Ziele, dar.
Prozessschnittstellen verweisen auf Vorgänger- bzw.
Nachfolgeprozesse.
Aktivitäten
Ereignisse
Aktivitäten werden als aktive Tätigkeit formuliert (z.B. „Angebot
erstellen“).
Ereignisse werden als eingetretener Status im Passiv formuliert (z.B.
„Angebot ist erstellt“).

Parallel Inklusives Oder
Operatoren
Exklusives Oder
Das „Exklusives Oder“ (OR) wird
verwendet, wenn genau eine Bedingung
eintreffen darf („entweder/oder“). Bei
der Zusammenführung muss genau ein
eingehender Prozesspfad erfüllt sein
Beim „Parallelen“ Operator (AND)
müssen alle ausgehenden Prozesspfade
verfolgt werden („und“). Erst wenn bei
der Zusammenführung alle eingehenden
Pfade erfüllt sind, darf der Prozessfluss
fortgesetzt werden.
Das „Inklusive Oder“ (XOR) wird
verwendet, wenn einem oder mehreren
Prozesspfaden gefolgt werden kann
(„und/oder“; Pfadkombinationen).
Prozesse sind i.d.R. nicht immer linear, sondern haben Aufspaltungen und Zusammenführungen. Diese werden durch
Operatoren im Sequenzfluss dargestellt und näher spezifiziert.

PärchenbildungVerwendung
Operatoren – Modellierungsregeln
Bei der Modellierung von Operatoren gelten die folgenden Modellierungsregeln:
Schleifen und Rücksprünge
Aufspaltung
Sowohl bei der Aufspaltung in mehrere
Prozesspfade, als auch bei der
Zusammenführung von mehreren
Prozesspfaden sollten Operatoren
verwendet werden.
Bei Schleifen und Rücksprüngen sind
Operatoren zu verwenden (i.d.R. das
Exklusive Oder).
Es darf in beliebig viele Prozesspfade
aufgespalten werden.
Öffnender und schließender Operator
sollten i.d.R. gleich sein
(„Pärchenbildung“).

Operatoren – Modellierungsregeln
Bei der Modellierung von Operatoren gelten die folgenden Modellierungsregeln:
Eingehende/ ausgehende VerbindungenAktivitäten
Vor inklusiven und exklusiven Operatoren muss eine Aktivität
stehen, in der die Entscheidung getroffen wird.
(Merksatz: „Ereignisse können keine Entscheidungen treffen.“)
Operatoren haben entweder eine eingehende und mehrere
ausgehende Kanten (Aufspaltung) oder mehrere eingehende
und eine ausgehende Kante (Zusammenführung).

Organisationseinheiten & Rollen
Organisationseinheiten Rollen
Rollen sind eine Abstraktion von Positionen bzw.
Zusammenfassung gleicher Tätigkeitsbereiche (z.B.
„Abteilungsleiter“, „Sachbearbeiter“).
Organisationseinheiten sind zusammengehörige
Bereiche einer Organisation (z.B. Geschäftsbereiche
oder Abteilungen).
Die Objekttypen „Organisationseinheit“ und „Rolle“ werden verwendet, um zu spezifizieren, wer die einzelnen
Prozessschritte ausführt bzw. daran beteiligt ist.
Rollen werden in der Regel von den Organisationseinheiten abgeleitet. Dabei wir oft auf die ERP/ Personalsysteme
zurückgegriffen.
Neben den abgeleiteten Rollen sind zudem Rollen der Organisation (z.B. „Führungskraft“) und externe Rollen zu
definieren. Diese können in den Attributen als „Extern“ gekennzeichnet werden.
Vorgehen

Modellierungskonvention („RACI“)
Rollen - Modellierungsregeln
Um die Verantwortlichkeiten an den einzelnen Prozessschritten eindeutig zu spezifizieren, stehen Ihnen verschiedene
Verbindungstypen zur Verfügung.
R – Durchführung
A – Verantwortung
C – Mitwirkung
I – Information

Namenskonvention
Applikationen
Wird ein Prozessschritt durch ein IT-System unterstützt, kann dies mit Hilfe des Objekttyps „Applikation“ dargestellt
werden.
ModellierungskonventionApplikation
Applikationen sind IT-Systeme, welche die
Durchführung von Prozessschritten unterstützen.
Das Objekt „Applikation“ wird durch einen Verbinder an
eine – mithilfe der Applikation durchgeführten –
Aktivität modelliert.
Applikationen werden i.d.R. mit dem offiziellen
Anwendungsnamen benannt (z.B. MS CRM). Auch die
Benennung von konkreten IT-Systeminstanzen (z.B. MS
CRM IP 111.222.3.444) ist in Projekten mit hohem IT-
Fokus denkbar.

Input & Output
Modellierungskonvention
Dokumente & Geschäftsobjekte
Viele Prozesse beinhalten Prozessschritte, welche die Verwendung oder Erstellung von Dokumenten/ Informationen
vorsehen. Diese Daten können anhand von Dokumenten oder Geschäftsobjekten dargestellt werden.
GeschäftsobjektDokument
Der Objekttyp „Dokument“ umfasst offiziell gelenkte
Dokumente, die Prozesse beschreiben (z.B.
Prozessanweisungen) und/ oder in Prozessen verwendet
werden (Checklisten). Die Dokumente bzw. Vorlagen werden
dabei mit dem Objekttyp „Dokument“ verknüpft.
Der Objekttyp „Geschäftsobjekt“ umfasst nicht-gelenkte
„Elemente“, die in den Prozessen verwendet werden. Diese
Elemente sind i.d.R. Informationen (z.B. „Email-Bewerbung“);
ggf. werden auch Daten sowie weitere geschäftsrelevante
Elemente dazugezählt. Geschäftsobjekte dienen u.a. der
Veranschaulichung der Informationsweiterleitung.
Input & Output
Dokumente bzw. Geschäftsobjekte
können als Input und/oder Output
modelliert werden.

Kontrollen
Risiken & Kontrollen
ModellierungskonventionRisiken
Risiken sind Gefahren, welche möglicherweise im Zuge
der Prozessausführung auftreten.
Das Objekt „Risiko“ wird an eine entsprechende
Aktivität modelliert, wohingegen das Objekt
„Kontrolle“ mit dem zugehörigen Risiko verbunden
wird.
Die Objekttypen „Risiko“ und „Kontrolle“ stehen für die Veranschaulichung von Gefahren und Möglichkeiten diese
Gefahren zu minimieren zur Verfügung.
Kontrollen sind regulatorische Tätigkeiten zur
Minimierung von Risiken.

Namenskonvention
Normen
ModellierungskonventionNormen
Normen stellen Anforderungen an die Prozess-
ausführung dar. Diese können unternehmenseigene
Richtlinien oder offizielle, internationale Standards (z.B.
DIN EN ISO 9001) sein.
Der Objekttyp „Norm“ wird links an die entsprechende
Aktivität modelliert, die von der Norm betroffen ist.
Normen sollten mit ihren offiziellen Bezeichnungen
benannt werden (z.B. „ISO Norm 9001 - 5.1.2“). In der
Beschreibung kann (nebst der Kapitelnummer) die
Kapitelüberschrift gepflegt werden (z.B. „5.1.2 –
Kundenorientierung“).
Das Objekt „Norm“ ist insbesondere wichtig, um Compliance-Konformität sicherzustellen.

Die wichtigsten Attribute
Um aussagekräftige Prozessdokumentationen und Handbücher zu generieren, sollten Sie folgende Modell-
und Objektattribute pflegen. Weiterführende Informationen finden Sie im Schnelleinstieg BIC Cloud.
Modellattribute
• Name: Prozessbezeichnung
• Beschreibung: Informationen,
die sich auf den gesamten Prozess beziehen
• Governance-Attribute: Um den mehrstufigen
Freigabe-Workflow zu nutzen, hinterlegen Sie
hier bitte den Autor, Prüfer und Verantwortlichen
des Prozesses. Diese müssen zuvor als Personen
im Katalog angelegt werden, damit sie in der
Vorschlagsliste erscheinen. Das Anlegen von
Personen wird im Schnelleinstieg BIC Cloud
erklärt.
o Autor: Ersteller des Modells
o Prüfer (optionale Pflege): Kontrollinstanz,
die das Modell auf Richtigkeit überprüft
o Verantwortlicher: Person, die über die
Freigabe des Modells entscheidet
Objektattribute
• Name: Objektbezeichnung
• Beschreibung: Informationen,
die sich auf das Objekt beziehen
• Anlage: Hier können Sie auf Internetseiten
verweisen (Hinweis: Nach Eingabe der
Internetadresse bestätigen Sie bitte mit der
„Enter“-Taste.)
• Verfeinerung: Hier können Sie eine
Hinterlegung zu einem anderen
Diagramm erstellen.
Dies ermöglicht die Navigation durch die
Prozesslandschaft. Das Setzen und die
Bedeutung von Hinterlegungen wird im
Schnelleinstieg BIC Cloud ausführlich geschildert.

Allgemeine, übergreifende Konventionen
Die allgemeinen und übergreifenden Konventionen sollen einer konsistenten Modellierung sowie der
einheitlichen Nutzung und Verwaltung von Metadaten dienen.
Formale Konventionen
Modellgröße
Modelle sollten generell nicht zu groß werden:
- Festlegung und Formatierung einer maximalen Anzahl an Aktivitäten in
Ereignisgesteuerten Prozessketten (EPKs) (z.B. maximal 15 Aktivitäten / A3)
 Ggf. aufteilen des Modells in mehrere Modelle
- Papiergröße, Orientierung und Skalierung in der BIC Cloud einstellen
- Druckvorschau als Kontrollmöglichkeit nutzen
Relevanz
Es sollte nur modelliert werden, was im Rahmen der Zielsetzungen des Projektes
relevant ist.
Objektformatierung Objektgrößen, -formatierungen und Schriften sollten i.d.R. nicht verändert werden.
Mindestabstand
Die Objekte sollten nach Möglichkeit immer im gleichen Abstand zueinander modelliert
werden.
Modellierungsrichtung Die Modelle sind entsprechend dem Sequenzfluss von oben nach unten zu modellieren.

Allgemeine, übergreifende Konventionen
Die allgemeinen und übergreifenden Konventionen sollen einer konsistenten Modellierung sowie der
einheitlichen Nutzung und Verwaltung von Metadaten dienen.
Allgemeine Namenskonventionen
Hinterlegungen
Objektname, Kategorie-Name und Detailmodellname sollten bei
Hinterlegungen identisch sein.
Einheitliche Schreibweise
Die einmal für ein Wort gewählte Schreibweise sollte immer beibehalten
werden.
Sonderzeichen
Bei Sonderzeichen (bspw. „/“) sind keine Leerzeichen zu verwenden
Bei Gedankenstrichen zur inhaltlichen Trennung werden Leerzeichen
verwendet
Abkürzungen & Glossar
Abkürzungen sollten in dem Attribut „Beschreibung“ des zugehörigen
Objektes sowie im zentralen Glossar in BIC Portal erklärt werden.

Zusammenfassende Checkliste
Die nachfolgende Checkliste soll Sie bei der Modellierung unterstützen. Anhand der Checkliste können Sie
überprüfen, ob Ihre Modelle den Modellierungskonventionen entsprechen.
Allgemeines
Einbettung: Ist das Modell korrekt in die Landschaft eingebettet?
Inhalt: Wurden nur für die Zielsetzung des Projektes relevante Inhalte modelliert?
Namen: Ist die Rechtschreibung korrekt?
Sind „Glossarbegriffe“ gewählt worden?
Layout: Wurden die Layout-Konventionen eingehalten?
Attribute
Sind die allgemeinen Muss-Attribute bei Modellen und Objekten gepflegt?

Zusammenfassende Checkliste
Die nachfolgende Checkliste soll Sie bei der Modellierung unterstützen. Anhand der Checkliste können Sie
überprüfen, ob Ihre Modelle den Modellierungskonventionen entsprechen.
Modellierungskonventionen
Organisation: Wurden Rollen/ Organisationseinheiten gemäß der Konventionen verwendet?
Sequenzverlauf: Hat der Prozess mindestens ein Start- und ein Endereignis?
Wurden Operatoren ordnungsgemäß verwendet?
(Weitere Artefakte): Sind die Objekttypen korrekt verwendet worden?
Wurden Datenobjekte (Dokumente und Geschäftsobjekte) entsprechend dem zutreffenden Fall in
die Prozesse eingebettet?

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