HCM ist ein Softwareunternehmen aus Stuttgart, das Lösungen für das Ideenmanagement und die Automatisierung von Geschäftsprozessen anbietet, um die Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen zu unterstützen. Ihre webbasierte Software bietet anpassbare Workflows, integriertes Dokumentenmanagement und umfassende Reporting-Funktionen, um die Effizienz zu steigern. Mit über 14 Jahren Erfahrung und mehr als 1000 Kunden ist HCM auf die individuellen Bedürfnisse seiner Nutzer eingestellt und bietet flexible Anpassungsmöglichkeiten für verschiedene Branchen.

1. HCM Ideenmanagement
Schnelles und effizientes Ideenmanagement mit der
flexiblen und leistungsstarken Lösung von HCM

2. Wer ist die HCM?
Allgemeine Informationen zu HCM
Referenzen
Leistungsspektrum

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Wer ist die HCM?
Wir sind ein Stuttgarter Unternehmen, das sich der Entwicklung und Verbesserung von
Software aus dem Workflowmanagement, Enterprise Content und Collaboration
Management verschrieben hat. Es ist uns wichtig, dass dabei unternehmensspezifische
Anforderungen im Fokus stehen, und unsere Software anwenderoptimiert und
tätigkeitsangepasst ist.
Wir sehen unsere Kernkompetenz im Human Collaboration Management: wir möchten
mit unserer Software die Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen unterstützen und
koordinieren.

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HCM in Zahlen
Über 14 JAHRE ERFAHRUNG
Über 2250 ANWENDER in DE, CH und A
Mehr als 1000 KUNDEN weltweit
IN DER OPTIMIERUNG UND AUTOMATISIERUNG VONIN DER OPTIMIERUNG UND AUTOMATISIERUNG VONIN DER OPTIMIERUNG UND AUTOMATISIERUNG VONIN DER OPTIMIERUNG UND AUTOMATISIERUNG VON
GESCHÄFTSPROZESSEN.GESCHÄFTSPROZESSEN.GESCHÄFTSPROZESSEN.GESCHÄFTSPROZESSEN.
ERLEICHTERNERLEICHTERNERLEICHTERNERLEICHTERN DIE LÖSUNGEN VON HCM DIE BEARBEITUNG IHRERDIE LÖSUNGEN VON HCM DIE BEARBEITUNG IHRERDIE LÖSUNGEN VON HCM DIE BEARBEITUNG IHRERDIE LÖSUNGEN VON HCM DIE BEARBEITUNG IHRER
TÄGLICHEN GESCHÄFTSPROZESSE.TÄGLICHEN GESCHÄFTSPROZESSE.TÄGLICHEN GESCHÄFTSPROZESSE.TÄGLICHEN GESCHÄFTSPROZESSE.
VERTRAUEN AUFVERTRAUEN AUFVERTRAUEN AUFVERTRAUEN AUF UNSER LEISTUNGSSTARKES SYSTEM VDOC.UNSER LEISTUNGSSTARKES SYSTEM VDOC.UNSER LEISTUNGSSTARKES SYSTEM VDOC.UNSER LEISTUNGSSTARKES SYSTEM VDOC.

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HCM Referenzen
Ein kleiner Auszug unserer Kunden:

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HCM Leistungsportfolio
1
2
Software-Produkte & Lösungen
Software & IT-Systeme: Softwareentwicklung, Portale & Prozessmanagement,
Workflowsysteme, Dokumentenmanagement-Systeme, Archivsysteme, Wissens-
und Datenmanagementsysteme
Dienstleistung & Consulting
Beratung, Projektmanagement, Entwicklung, Design & Konfiguration,
Installation, Systembetreuung und Schulung
3 Experten & Know-How
Expertenvermittlung, Weiterbildungen und Fachveranstaltungen

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HCM Ideenmanagement
Wir bieten Ihnen zahlreiche Business-Lösungen aus verschiedensten Anwendungsbereichen.
Allen gemeinsam ist eine webfähige Bedieneroberfläche, anpassbare Workflows, integriertes
DMS, Reporting und mehr…
HCM
Prozess
Management
Software
HCM
Prozess
Management
Software
HCM
Ideen-
Management
HCM
Lieferanten-
Management
HCM
Lieferanten-
Management
HCM
Bewerber-
Management
HCM
Bewerber-
Management
HCM
Beschwerde-
Management
HCM
Beschwerde-
Management
HCM
Änderungs-
Management
HCM
Änderungs-
Management
HCM
Projekt
Management
HCM
Projekt
Management
Die Lösungen von HCM
unterstützen Sie bei der
Automatisierung und Steuerung
Ihrer Geschäftsprozesse.
Praxiserprobte Module aus
vielen Geschäftsbereichen
verfügbar
Modulares Konzept:
Lösungen sind einzeln oder
in Kombination erhältlich.
Anwender profitieren von
einer einheitlichen
Bedienoberfläche.
Benutzerakzeptanz wird
gesteigert.

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Lösungsvarianten
HCM bietet für alle Branchen die passende Lösung!
Alle Module sind individuell
anpassbar auf Ihren
unternehmenseigenen Prozess.
Viele Methoden und Begriffe,
EINE ZIELSETZUNG:
Neue Ideen aufnehmen,
bewerten und strukturieren.
Maßnahmen zur Umsetzung
einer Idee durchführen
Automatische Prämierung
nach individuellem Schlüssel
Wettbewerbsfähigkeit stärken
Innovations-
management
Kaizen
Betriebliches
Vorschlags-
wesen
BVW
KVP
Ideenmanagement

9. Grundlegende Funktionen
& Module
Wichtige grundlegende Komponenten der Lösung
Die Portaloberfläche

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Module des HCM Ideenmanagements
Gutachten-
erstellung
Maßnahmen-
verfolgung
Detailliertes
Reporting
Webbasiertes
Ideenportal
Individueller
Ideenprozess

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Module des HCM Ideenmanagements
Ideenportal
- Webbasierte Portaloberfläche
- Portaloberfläche kann vollkommen individuell aussehen/gestaltet werden
- Rollen- und Rechtekonzept
Individuell anpassbare Prozesse
- Ideen und Vorschläge werden nach einem fest hinterlegten Prozess gehandhabt
- Ideen können in einer Ansicht mit Ampelsymbolik versehen werden = schnelle Übersicht
Gutachten und Bearbeitungszeiten
- Jeder Idee können ein oder mehrere Gutachter zugeordnet werden
- Eskalationsstufen können bei Verzögerungen eingebaut werden
Maßnahmen
- Integrierte Maßnahmenverfolgung = Umsetzung der Idee
- Kann als Subprozess einer Idee untergeordnet werden bzw. von ihr abgeleitet werden
Reportings
- Umfangreiche Auswertung aller wichtigen Daten & Kennzahlen
Erweiterte Suche (kostenpflichtiges Modul)
- Ideen und dazugehörige Daten schnell und effizient wiederfinden

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Grundlegende Funktionen HCM Ideenmanagements
Benutzerfreundliche Weboberfläche zur
Navigation im System (Startseite).
Automatische Prozesssteuerung von
der Beschwerdeabgabe bis zur
Maßnahmenverfolgung durch das
System.
Persönlicher Schreibtisch zur einfachen
Übersicht aller von einer Person betreuten
und zu bearbeitenden Vorgänge.
Strukturierte Übersicht aller Maßnahmen
(grafischem Statusanzeiger möglich)

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Vorteile des HCM Ideenmanagements
Intuitives, webbasiertes System in Ihrem Corporate Design mit weltweitem Zugriff
ohne Installation auf Arbeitsplätzen/Clients.
Ganzheitliche Prozesssteuerung von der Ideenabgabe, Bearbeitung bis zu Prozessen
für Maßnahmenverfolgung und Gutachtenerstellung
Individuelle Prozessvarianten (BVW, Innovationsmanagement, KVP, Kaizen) möglich
Direkte Dokumentation und Rückverfolgbarkeit aller Vorgänge und Stati.
Strukturierte Übersicht zu allen Ideen sowie diverser Filter und Sortierfunktionen.
Integrierte Maßnahmenverfolgung
Statistiken und Reports in Echtzeit.
Automatisierung des Prüfungs-
verfahrens
Schlankere Abstimmungsprozesse
Schnellere Identifikation von
Ideen
Mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben

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Optionen
Anpassbarkeit der Prozesse:
Selbstverständlich können die Prozesse der einzelnen Lösungen an Ihre Anforderungen und Bedürfnisse angepasst werden. Es können
Prozessschritte ergänzt und erweitert und für Sie unnötige Prozessschritte entfernt werden. Auch das Wording der Formulare und
Masken kann an Ihre unternehmenseigene Sprache angepasst werden. Durch den integrierten Webdesigner können
Prozessänderungen innerhalb weniger Stunden bis Tage ohne Programmierung vorgenommen werden.
Design und Layout der Portaloberfläche:
Die Portaloberfläche der Lösungen ist mittels eines CMS-Systems frei gestaltbar, und kann an Ihr Unternehmens-CI angepasst werden
(Farben, Schrifttypen, Logos, Bilder).
Export nach Word/PDF:
Es steht ein Mappingkonnektor zur Verfügung, der u. a. die Ausgabe von Vorgangsinhalten in eine Wordvorlage erlaubt. So bestehen
vielfältige Möglichkeiten für die automatische Erzeugung von z.B. Antwortschreiben.
Schnittstellen:
Es bestehen umfangreiche Möglichkeiten und Konnektoren für die An- und Einbindung wie z.B. nach SAP, PDM-Systemen.
Integration von weiteren Prozessen:
Auf Wunsch können weitere Prozesse aus anderen Unternehmensbereichen integriert werden. Diese werden dann ebenfalls über das
Portal aufgerufen und sind ohne lange Suchaktionen jederzeit aktuell verfügbar.

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Funktionsübersicht
Ideenmanagementprozess , Gutachten und integrierte Maßnahmenverfolgung
Webbasiert, daher weltweit verfügbar und keine Desktop-Installation erforderlich
Freie Definition von Kriterien und Kategorien für die Idee
Freie Definition des Prozessablaufs und der Online-Formulare durch integrierten Prozess- und
Formulardesigner
Beliebige Ansichten (Ideen, Gutachten, Maßnahmen, Verantwortliche, Typ, Status, …)
Bestätigungs- und Statusinfos für die Auslöser der Idee
Ständige Statusübersicht über alle geplanten Aktivitäten und deren Erledigungsgrad
Zeitliche Vorgaben für jede Tätigkeit definierbar
Erinnerungs- und Eskalationsfunktion
Zeitliche Überwachung mit Ampelsystem
Umfangreiches beliebig erweiterbares personen-, gruppen- und rollenbezogenes Rechtekonzept
Mehrsprachig vorbereitet und Mandantenfähig
Exportfunktion nach MS Excel
Freie Konfiguration von Berichten und Indikatoren mit Reportingsytem BIRT
LDAP Anbindung
Portal Modul – Persönlicher Schreibtisch mit To Do´s und Aufgaben
CMS Modul – Freie Gestaltung der Portaloberfläche

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Die Portaloberfläche
Die Weboberfläche Ihres Ideenportals ist vollkommen frei gestaltbar. Anpassungen der Farben,
Schriften, Bildanordnungen, Schaltflächen usw. sind mittels enthaltenem Webcontent-Modul
möglich.

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Die Portaloberfläche
Die Weboberfläche Ihres Ideenportals ist vollkommen frei gestaltbar. Anpassungen der Farben,
Schriften, Bildanordnungen, Schaltflächen usw. sind mittels enthaltenem Webcontent-Modul
möglich.
Weitere grafische
Möglichkeit, hier
anhand eines
Beispiels aus dem
Beschwerde-
management

18. Die Arbeitsoberfläche
Rundgang durch das System

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Der Prozess hinter HCM Ideenmanagement
Der Standard-Prozess kann jederzeit flexibel an Ihre Unternehmensanforderungen angepasst und
erweitert werden. Ebenso können alle dazugehörigen Online-Formulare sowie Ansichten
individualisiert werden.
Neue Idee
abgeben
Vorprüfung
der Idee
Gutachten
erstellen
Gremium /
Kommission
Umsetzung
der Idee
Abnahme
der Idee
Gutachten Maßnahmen
Die Erstellung der Gutachten sowie
Maßnahmen wird einer Idee
elektronisch zugewiesen, d.h. diese
beiden Prozesse sind mit dem Ideen-
Prozess gekoppelt.

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Schritt 1: Eine neue Idee abgeben
Durch Klick auf den Button „Neue Idee abgeben“ öffnet sich automatisch das Online-Formular und
der User kann seine Idee eintragen.

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Schritt 1: Eine neue Idee abgeben
Dieses Online-Formular kann an jeder beliebigen Stelle im Ideenportal hinterlegt werden.

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Schritt 1: Eine neue Idee abgeben
Der Mitarbeiter füllt die Online-Felder aus. Es können jederzeit Tooltipps/Online-Hilfen hinterlegt
werden (blaue Sprechblase). Rot markierte Felder sind Pflichtfelder, schwarze Felder optional. Durch
Klick auf den Aktionsbutton „Idee abgeben“ reicht der Mitarbeiter seine Idee ein.

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Von Schritt 1 zu Schritt 2
Im Hintergrund wird nun die Workflow-Engine aktiv.
Sie sorgt dafür
dass der nächste Mitarbeiter im Prozess darüber benachrichtigt wird, dass eine Aufgabe für
ihn bereit steht (er erhält von der Workflow-Engine eine Mail mit Link zu seiner Aufgabe)
dass seine Aufgabe vollautomatisch in den Ordner „Meine offenen Aufgaben“ geschoben
wird
dass eine automatische Eingangsbestätigung an den Ideengeber geschickt wird
dass zeitliche Vorgaben eingehalten werden (Eskalationsmanagement)
Ihre Mitarbeiter und Sie müssen sich also nur noch auf
die eigentlichen Aufgaben – das Bearbeiten von Ideen
– konzentrieren, und nicht mehr auf das lästige
Verteilen und Überwachen von Arbeitsschritten. Das
macht die Workflow-Engine für Sie

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Schritt 2: Eine neue Idee vorprüfen
Durch Klick auf den Link in der entsprechenden Mail oder über „Meine offenen Aufgaben“ gelangen
Sie direkt zum Arbeitsschritt „Vorprüfung der Idee“. Der Ideenmanager hat nun mehrere
Möglichkeiten, den Prozess weiterzuleiten: Idee ablehnen (=Ausgang/Ende des Prozesses),
Rückfrage an Einreicher (= Rückschleife) oder Weiterleiten zur Begutachtung (= nächster
Prozessschritt).

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Schritt 3: Ein Gutachten beauftragen
Bevor ein Gutachten erstellt wird, müssen zunächst die betreffenden Gutachter ausgewählt werden.
Dazu klickt der Ideenmanager auf den Button und erhält eine Personenliste, aus der er einen oder
mehrere Gutachter beauftragen kann. Diese Gutachter erhalten eine Mail vom System, und finden
das zu bearbeitende Gutachten in ihren persönlichen Aufgaben/To Do´s.

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Schritt 4: Eine Idee begutachten
Der Gutachter füllt die entsprechenden Formular-Felder aus.
Aus der geschätzten Ersparnis (B), den geschätzten Durchführungskosten (C) sowie Aufwand des
Einreichers und Bedeutung für das Unternehmen wird automatisch eine Prämienberechnung
vorgenommen. Es können individuelle Berechnungsformeln und –schlüssel hinterlegt werden.

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Der elektronische Prozess
Auf diese Weise geht es im Prozess weiter: jeder Prozessschritt ist durch ein Online-Formular
definiert. Die Aktionsbuttons verbinden einen Prozessschritt mit dem nächsten.
Im Hintergrund werden zeitliche Vorgaben durch die Workflow-Engine überwacht, und
automatische Mails versandt.
Das Workflow-System beschleunigt die Abläufe in Ihrem
Unternehmen.

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Meine To Do´s
Ihre persönlichen Aufgaben werden zentral an einem Ort gesammelt. Sollten Sie zeitliche Vorgaben
nicht beachten, werden Sie per Mail informiert, und Ihre überfälligen Aufgaben werden in einem
separaten Reiter gesondert dargestellt. Auch delegierte Aufgaben können in einem speziellen Reiter
gesammelt werden.

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Ansichten
Es können verschiedenste Ansichten definiert und erstellt werden, etwa die Darstellung aller Ideen
nach ihrem Bearbeitungsstatus. Sobald eine Idee ihren Status ändert (z.B. wird eine neue Idee
vorgeprüft) wird sie vom System automatisch in den betreffenden Reiter geschoben.
Alle Daten oder auch Teildaten können nach Excel exportiert werden.

30. www.hcm-infosys.com
Ansichten
Ansichten können auch nach verschiedensten Kategorien angezeigt werden (z.B. Fachabteilung, oder
thematische Kategorie der Idee).

31. www.hcm-infosys.com
Ansichten mit Ampeldarstellung
Symbole können ebenfalls in Ansichten eingebaut werden, etwa eine Ampel-Symbol für die
Übersicht der vergebenen Prämien. Kritische Werte können so schnell und übersichtlich gesichtet
werden.

32. www.hcm-infosys.com
Grafische Reports
Das HCM Ideenmanagement liefert zahlreiche vorkonfigurierte grafische Reports. Es können auch
individuelle Reports abgebildet werden

33. www.hcm-infosys.com
Zusammenfassung
Auf diese Weise wird der elektronisch hinterlegte Prozess Schritt-für-Schritt abgearbeitet. Für jeden
Prozessschritt sind automatische Mail-Benachrichtigungen (auf Wunsch auch Serienbriefe) und
zeitliche Erinnerungen möglich.
→ Es ist jederzeit möglich, Ihre individuellen Prozesse
abzubilden.
→ Auch die Änderung der Formulare an Ihre
Anforderungen ist problemlos machbar.
→ Ansichten können ebenfalls jederzeit angepasst werden.

34. Ihr individueller
Ideen-Prozess
Wie kommt Ihr Prozess ins System?
Wie können Anpassungen vorgenommen werden?

35. www.hcm-infosys.com
Workflow-Designer: Das Anpassungs-Tool
Prozesse werden mit einem grafischen Workflow-Designer erstellt. Dieser ermöglicht das Erstellen
von Prozessen ohne Programmierung. Einige wenige Punkte müssen vielleicht konfiguriert werden,
jedoch hält sich der Aufwand i.d.R. in Grenzen.
Der Web Designer bietet dem Anwender alle
Funktionalitäten eines leistungsfähigen Editors zur
schnellen und einfachen grafischen Erstellung von
kompletten Workflowanwendungen.
Der Anwender definiert:
Prozessablauf mit Einzelaufgaben
Subprozesse
Rollen
Felder
Ansichten
Parallele Aufgaben
Automatische Verarbeitungsschritte
Verwalten von Statusindikatoren
Email Benachrichtigung
Eskalationsmanagement
…

36. www.hcm-infosys.com
Wie kommt Ihr Prozess ins System?
Ihr eigener Prozess unterscheidet sich sicherlich von unserem Bespielprozess. Es gibt verschiedene
Wege, damit Sie zu Ihrem persönlichen Ideenmanagement kommen.
Variante 1:
Ihre unternehmensspezifischen Änderungen können wir gerne als Serviceleistung für Sie ins System
einpflegen.
In der Regel geschieht dies bei Ihnen vor Ort in einem Workshop, bei dem auch gleich die
Änderungen ins das HCM Ideenmanagement übertragen werden.
Am Ende des Workshops ist der Großteil der Änderungen bereits im System.
Variante 2:
Wir schulen Sie, sodass Sie selbständig Änderungen vornehmen können.
Unsere Empfehlung aus verschiedensten Kundenprojekten:
Am Anfang empfehlen wir Ihnen, Änderungen gemeinsam mit uns vorzunehmen. Oftmals wird direkt
anhand der Änderungen eine Schulung vorgenommen, sodass künftige Anpassungen vom Kunden
selbstständig durchgeführt werden können.
, Qualität und Service)

37. www.hcm-infosys.com
Schnittstellen
Die HCM Lösungen sind flexibel koppelbar an bestehende Systeme wie ERP-
Lösungen, CRM-Systeme oder sonstige Applikationen.
Je nach gewünschtem Grad der Automatisierung und Integration bestehen
unterschiedliche Anbindungsmöglichkeiten zum Datenaustausch:
1. Einfacher Datenimport/ Export von definierten xml, csv-Dateien o.Ä. mittels definiertem
Regelwerk durch Agenten.
2. Direktes Lesen und Schreiben in einer Datenbank mittels JDBC-Connector.
3. Schnittstellenkopplung zum dynamischen Datenaustausch via Webservices.
4. Erweiterte Entwicklerschnittstelle (API) zur Einbindung zusätzlicher Anwenderszenarien.

38. www.hcm-infosys.com
Fazit
Unsere Lösung HCM Ideenmanagement bietet den optimalen technischen Rahmen, um
Ihr Ideenmanagement umzusetzen.
Durch unsere Dienstleistungen und unseren Service bringen wir Technik und
Anforderungen zusammen und liefern Ihnen Ihr lauffähiges System.
Wir stehen Ihnen gerne als ganzheitlicher
Partner zur Verfügung.
Sprechen Sie uns an – Fordern Sie uns heraus!

39. Technisches
Lizenzmodelle
Technische Voraussetzungen
Technische Grundinformationen des Systems

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Wie können Sie HCM Ideenmanagement beziehen?
Es gibt 2 Varianten, wie Sie unser HCM Ideenmanagement beziehen können:
Variante 1: Installation auf Ihrem Server
HCM Ideenmanagement wird auf Ihren Servern installiert, und Sie erwerben Lizenzen je nach Anzahl
Ihrer User für die Nutzung. Lizenzen fallen damit nur einmalig zu Beginn an. Ab dem 2. Jahr kommt
eine jährliche Maintenance hinzu.
Variante 2: Aus der Cloud
Sie beziehen HCM Ideenmanagement aus der Cloud, d.h. wir hosten die Lösung. Sie zahlen eine
monatliche Miete für die Nutzung des Systems abhängig von der Anzahl Ihrer User.

41. www.hcm-infosys.com
Wie können Sie HCM Ideenmanagement beziehen?
Es gibt 2 Varianten, wie Sie unser HCM Ideenmanagement beziehen können:
Variante 1: Hosting der Lösung in der Cloud
Sie beziehen HCM Ideenmanagement aus der Cloud, d.h. wir hosten die Lösung. Sie zahlen eine
monatliche Miete für die Nutzung des Systems abhängig von der Anzahl Ihrer User. Dafür sichern wir
den reibungslosen Betrieb der Lösung. Alle Kosten für Hardware, Infrastruktur, Lizenzen, und Wartung
sind hier bereits enthalten. So haben Sie zu jeder Zeit Kostensicherheit.
Variante 2: Installation der Lösung Inhouse
HCM Ideenmanagement wird auf Ihren Servern installiert, und Sie zahlen eine einmalige Lizenzgebühr
je nach Anzahl Ihrer User für die Nutzung. Ab dem 2. Jahr kommt eine jährliche Maintenance hinzu.
Die Bereitstellung von Hardware, Infrastruktur sowie die Administration & Pflege des Systems wird von
Ihrem Unternehmen sichergestellt. Auf Wunsch können wir Sie auch bei der Betreuung des Systems
über einen Servicevertrag unterstützen.

42. www.hcm-infosys.com
Architektur
Anwender
Administrator
Database ServerVDoc Server
Intranet /
Extranet /
Internet
jdbc
http
http
Für alle dies genau wissen wollen ☺:
Alle HCM Produkte sind mit JAVA Technologie entwickelt
Die Process-Engine läuft in JBoss Application Server mit Web Front End MS IIS/ Tomcat

43. www.hcm-infosys.com
Technische Voraussetzungen
Sollten Sie das HCM Ideenmanagement auf Ihren eigenen Servern hosten, benötigen Sie folgende
technische Voraussetzungen:
Betriebssystem:
MS Windows (empfohlene Version: Windows 2008 Server x64 R2, 64 bits)
Linux (empfohlene Version: Red Hat Enterprise Linux)
HTTP Server:
MS IIS (empfohlene Version 7.5)
Apache (empfohlene Version 2.2)
Datenbanken
MS SQL Server (empfohlene Version 2008 R2 standard edition 64 bits)
Oracle (empfohlene Version 11g Ent. Editions 64 bits)
MySQL (empfohlene Version 5.5.18)

44. www.hcm-infosys.com
Testzugang? – Try before buy
Möchten Sie unser System selbst testen und ausprobieren? Kein Problem!
Wir stellen Ihnen – nach einer kurzen Demonstration – gerne einen Testzugang zur Verfügung.

45. Weitere Informationen
HCM CustomerManagement GmbH
Ansprechperson: Anna Bednorz
Tel: + 49 711 933 425 82
Mail: bednorz@hcm-infosys.com
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