A talk about using MS-Project (or similar tools such as Hansoft) in an efficient way. First held at Quo Vadis Game Developer Conference in Berlin, May 2009

1. MS-Project
Unleash the Force!
MS-Project
Unleash the Force!
Ralf C. AdamRalf C. Adam

2. DISCLAIMER
Dieser Vortrag wurde im April 2009 im Rahmen der Quo Vadis
Game Developers Conference in Berlin/GERMANY gehalten. Die
vorliegende Präsentation enthält möglicherweise nicht alle
Original-Materialien (Bilder, Videos etc.) die seinerzeit gezeigt
wurden.
Die Video-Clips zu den einzelnen Schritten sind hier zu finden:
https://youtu.be/meDP2iynz00

3. Name: Ralf Christian Adam
Position: Executive Producer / Gameforge
Status: 38 Jahre, verheiratet, 2 Töchter
In der Industrie: seit 1993
Angestellter: u.a. Bomico, Sunflowers, PowerPlay,
Infogrames, JoWooD, Phenomic
Freelancer: u.a. Atari, Ubisoft/Blue Byte, Ascaron, Take 2,
dtp/dtp young, Disney Interactive, ZDF,
MTV Networks, Spellbound
Hobbys: Golf, Fußball, Badminton, Tennis,
Musik, Gadgets …und: Eintracht Frankfurt!!!!
Wer ist der Typ da vorne?

5. Und es
funktioniert
doch…!!!
Auch wenn
Microsoft
anscheinend
nichts davon
weiß ☺☺☺☺…

6. Einsatz von MS-Project
• Projekttransparenz
• Übersicht über:
- Stand Arbeitspakete (Tasks)
- Wer macht was wann/als Nächstes
- Milestones
• Wöchentlicher Abgleich
BEISPIEL IKARIAM (Gameforge)
Aber…
• …kein Kostenmanagement
• …kein Ressourcenpool über mehrere Projekte
• …kein MS-Project Server

7. Ergebnisse von IKARIAM
• Projektplanung erst nach intensiver Design-Phase
und anschließender (relativ kurzer) Pre-Production
• Original-Planung: 5,5 Monate mit 8 Leuten und
Outsourcing (Grafik)
• Am Ende: knapp 7 Monate bei hoher
Projekttransparenz
• Gründe für die Verzögerungen:
- Ungenaue Workflow-Definition zwischen Art & Design
- Kampf-Part zu Beginn der Produktion unzureichend
ausdesigned
- Verzögerung lief in den Dezember (Weihnachtsferien)
IKARIAM

8. Das hier funktioniert garantiert nicht…
• Die MS-Planung auf Deadlines hin erstellen
• Annehmen, dass alle MS on-time fertig gestellt werden
• Annehmen, dass die Daten vom ersten Plan an in Stein
gemeißelt sind und sich nie wieder verändern werden
• Annehmen, dass mehr Ressourcen das Problem lösen
• Im Falle eines Scheiterns: beim nächsten Mal noch mehr
planen
Wer Termine halten will, darf nicht mit ihnen planen!
Noch ein Wort vorab

9. Ein Projektplan schützt Euch nicht vor
Verzögerungen im Projekt!
Ein Projektplan bietet Euch vielmehr
eine TRANSPARENZ über Euren
aktuellen Projektstand…
…und bildet damit eine elementare
Grundlage für sinnvolle
Entscheidungen!
Noch ein Wort vorab

11. Every Journey
has a first step…

12. MS-Project Customization
1. Auto-Filter einschalten
2. „Neu abgleichen“ in Symbolleiste legen
3. Symbol für „Neu abgleichen“ zuweisen
4. Kapazitätsabgleich-Einstellungen setzen
5. Projektinfos einstellen
I. Vorbereitungen

13. 1. Auto-Filter einschalten

14. 2. „Neu abgleichen“ in Symbolleiste legen

15. 3. Symbol für „Neu abgleichen“ zuweisen

16. 4. Kapazitätsabgleich-Einstellungen setzen

17. 5. Projektinfos einstellen

18. Try not! Do or do not!
There is no try!

19. Creating Task Inventory
1. Erfassen der Tasks
– Erstellen PSP (z.B. in MindManager)
– Definition der Planungsstruktur
-> Nach Features?
-> Nach Abteilungen?
2. Erfassen von Zeiten & Ressourcen
II. Erfassen der Tasks

20. 1. Erfassen der Tasks (PSP)

21. Beispiel Task Inventory Übersicht
Bending MS-Project to your Will
GDC 2007
Mike McShaffry
II. Erfassen der Tasks

22. 2. Erfassen von Zeiten & Ressourcen

23. You will find that
it is you who are
mistaken, about a
great many things.

24. MS Project 2000 – Projektplanungen realisieren
(Ein praktischer Leitfaden)
Josef Schwab (Hanser Verlag)

25. MS Project 2000 – Projektplanungen realisieren
(Ein praktischer Leitfaden)
Josef Schwab (Hanser Verlag)
Remember, Luke!
Quicker, easier…
more seductive the
dark side is!

27. You must unlearn what
you have learned.

28. Wir sind anders!
• Klassische IT: Meist noch Wasserfall
• Großes IT-Projekt = 3 Monate, 6 Leute
• Spiele-Entwicklung = Agile Development
• Ständig wechselnde Anforderungen
• Neue Tasks ploppen auf
• Tasks dauern länger
• Task-Reihenfolgen ändern sich
• Ressourcen auf Tasks ändern sich
-> Deshalb: NIE mit „Vorgänge verknüpfen“ arbeiten!!!
III. Erstellung des Plans

29. Sinnvolles Leveln von Tasks
1. Grobe Zuweisung Tasks zu Milestones &
Milestones in 100 Schritten priorisieren
2. Detail-Priorisierung des nächsten Milestones
3. Festlegen der Milestone-Termine
4. Erstellung von Pufferzeiten pro MS
-> Generell: Am Besten immer Ressource für Ressource
III. Erstellung des Plans

30. 1. Grobe Priorisierung Tasks & Milestones

31. 2. Detail-Priorisierung des nächsten Milestones

32. STANDARD
Längste Tasks (Dauer) zuerst
Wie levelt MS-Project?
III. Erstellung des Plans

33. NUR NR.
Chronologisch von oben nach unten
Wie levelt MS-Project?
III. Erstellung des Plans

34. PRIORITÄT, STANDARD
Nach der Priorität, dann nach Länge
Wie levelt MS-Project?
III. Erstellung des Plans

35. 3. Festlegen der Milestone-Termine

36. 4. Erstellung von Pufferzeiten pro MS

37. III. Erstellung des Plans

38. Difficult to see! Always
in motion the future is.

39. IV. Pflege des Plans
Wöchentliche Updates
1. Am Anfang einer Woche Erfassung der
erledigten Tasks der Vorwoche
- Welche Tasks wurden On-Time erledigt?
- Welche Tasks haben länger gedauert?
- Welche Tasks haben sich verschoben?
- Sind Tasks neu hinzugekommen?
- Welche Auswirkungen auf die Pufferzeiten gibt es?
-> Auch hier wieder: Am Besten immer
Ressource für Ressource

40. 1.a – Alle Tasks On-Time (Weekly Meeting 27.04)

41. 1.a – Alle Tasks On-Time (Weekly Meeting 27.04)

42. 1.b – Ein Task dauert länger (Weekly Meeting 27.04)

43. 1.b – Ein Task dauert länger (Weekly Meeting 27.04)

44. 1.c – Ein Task wurde vorgezogen (Weekly Meeting 27.04)

45. 1.c – Ein Task wurde vorgezogen (Weekly Meeting 27.04)

46. 1.d – Ein Task kam neu hinzu (Weekly Meeting 27.04)

47. 1.d – Ein Task kam neu hinzu (Weekly Meeting 27.04)

48. No mystical energy field
controls my destiny!
It's all a lot of simple
tricks and nonsense.

49. IV. Pflege des Plans
Vorsicht: Falle!
• Bei Tasks nie „% Arbeit abgeschlossen“
anrühren, und DANACH durch Leveln
versuchen, zu verschieben
• „% Arbeit abgeschlossen“ <> 0 bedeutet, Task
ist wie Felsbrocken in einem Bachlauf

50. Nach Prios leveln, wenn vorher „%Arbeit abgeschlossen“ geändert wurde, geht nicht!

51. IV. Pflege des Plans
Vorsicht: Noch mehr Falle!
• Ebenfalls gefährlich: Task im Gantt-Chart mit
der „Hand“ bewegen -> Task wird auf
„Anfang nicht früher als“ gesetzt
• Leveln wird dadurch unmöglich!
• Muss erst in „Informationen zum Vorgang“
im Reiter „Spezial“ rückgängig gemacht
werden

52. Nach Prios leveln, wenn Task per Hand verschoben wurde, geht auch nicht!

53. V. Tipps & Tricks
Task nur zur Hälfte fertig…
• Oft kommt es vor, dass ein Task angefangen, aber
erst zu einem späteren Zeitpunkt beendet werden
kann
• Dann empfiehlt es sich, den Task aufzuzeilen, den
fertigen Teil auf 100% zu setzen, und den zweiten
Teil anders zu priorisieren

54. Task in zwei Teile aufteilen

55. V. Tipps & Tricks
Tasks müssen eindeutig sein…
• Ein Task sollte immer ein Verb enthalten!
• Andernfalls wird das Arbeiten z. B. mit
Gruppierungen schwierig
• Und er wird sowohl für Außenstehende als
auch teilweise sogar für die Teammitglieder
schwer lesbar

56. V. Tipps & Tricks
Verständlich…

57. V. Tipps & Tricks
Unverständlich…

58. V. Tipps & Tricks
Alternative:
Sub-Kategorien
(Vorteil: Gute Filtermöglichkeiten)

59. V. Tipps & Tricks
Weitere Tipps…
• Ein Task sollte maximal 5 Tage und minimal 0,25
Tage lang sein
• Es lohnt sich nur, den nächsten Milestone im Detail
zu priorisieren
• MS-Project 2003 hat nur EINE Un-Do-Funktion ->
besser auf MS-Project 2007 umsteigen
• Bei großen Projekten kann es sich lohnen, den
Plan in mehrere Pläne (z.B. MS 01 – 03, MS 04 – 07
etc.) aufzuteilen
• Umgekehrt kann es sich auch lohnen, von Zeit zu
Zeit alle Tasks erledigter Milestones zu entfernen
(über Projektinfo das Projekt-Datum nach vorne
setzen nicht vergessen!)

60. Ein Wort zum Schluss
Erstellt Eure eigenen Regeln!
• Niemals eine Methode oder Tool vorgeben!
• Appelle schaffen keine Akzeptanz
• Besser die Teammitglieder fragen:
* Wie können wir das effektiver gestalten?
* Wie gehen wir mit Tasks um?
* Welche Tools für PM wollen wir nutzen?
* Wie gehen wir mit Verzögerungen um?
* Wie gehen wir mit Risiken um?
* und so weiter …
Akzeptanz kommt immer vor der Methode!

61. Special Thanks to…
Olli Staude-Müller
Mike McShaffry
Erik Bethke
Eric Labelle
Chris Schmitz
Benedikt Grindel
Christoph Brosius
Michael Röhle
… und ein Haufen Leute, die ich
bestimmt vergessen habe
May the Force be with you – always!