Traditionelles Projektmanagement und SCRUM

Felix Rüssel, Scrum-Day 2011, September 2011, Darmstadt
felix.ruessel@agile-rescue.com // www.agile-rescue.com

Wer?
 Informatiker & Wirtschaftsingenieur
(Marketing/Vertrieb)
 Scrum Master, Scrum Product Owner,
Scrum Consultant
 Projektleiter agile/traditionell
 Web: www.agile-rescue.com
 Blog: www.armerkater.de
 Twitter: armerkater
 Mail: felix.ruessel@agile-rescue.com

28.09.2011 Felix Rüssel, Scrum Day 2011 2

Warum dieser Vortrag?
• Immer wieder erlebt
– Ineffizientes Projektmanagement
– Frustrierte agile Teams
• Warum?
– Bürokratie
– Kontext nicht verstanden
– Das WARUM nicht verstanden
– Die eigenen Möglichkeiten überschätzt
– „Wir“ gegen „Die“


SCRUM & PROJEKTMANAGEMENT
Kontext beachten
Beispiele & Erfahrungen
Zusammenfassung


Anmerkungen zum PMBoK
• PMBoK = Project Management Body of
Knowledge
– Best Practices für das Projektmanagement
– Adaptiv: Inhalte ändern sich mit der Zeit, genau
wie sich das Projektmanagement über die Zeit
verändert
– Projektmanagement allgemein– nicht nur IT
• PMBoK ist kein Prozessmodell
• PMBoK != Wasserfall


Anmerkungen zum PMBoK
9 PMBOK Knowledge Areas 5 Process Groups
– Project Integration Management – Initiating
– Project Scope Management – Planning
– Project Time Management – Executing
– Project Cost Management
– Monitoring and
Controlling
– Project Quality Management – Closing
– Project Human Resource
Management Plan
– Project Communications
Management
– Project Risk Management
Act DO
– Project Procurement
Management Check

Projektmanagement: Häufige Kritik
• „Nur schlechte Erfahrungen gemacht“
• Kompliziert und aufwändig in der Anwendung, aufwändig zu
lernen (zu viel Bürokratie)
• Hang zu Command & Control, Management by Numbers
– Projektplan  GANTT mit technischen Tasks
– Plan veraltet
• Mangelhafte Interaktion mit Kunden
• Intransparenz: Zahlen verschleiern Realität, Big Bang!
• Menschen sind nur Ressourcen
• Todesmarsch ab Mitte des Projektes
• Keine Anpassungen, da Änderungsmanagement sehr aufwändig
• Verwaltung, nicht Werte schaffen.
• Fokus nur auf Kosten, nicht auf erzeugten Geschäftswert


Projektmanagement: Stärken
• Status Quo / Rechtssicherheit
• Determinismus
– Dokumentation/Nachvollziehbarkeit
– Management von komplizierten Systemen
• Umfassend: Vieler Themen (Risiken, Recht,
Vertragsmanagement, …) abgedeckt.
• Etablierte Begrifflichkeiten
• Management liebt gefühlte „Sicherheit“ (Zahlen)
• Vereinbarkeit Linie & Projekt thematisiert
• Fokus auf Kostenkontrolle


SCRUM: Häufige Kritik
• Große Veränderung, Anforderungen an Rahmenbedingungen
– Auswirkung auf Linie, Machtkämpfe
• Rechtliche Fragestellungen sind bisher nicht ausreichend
untersucht. Herausforderung „Mitwirkung Kunde“
• Product Owner als Soll-Bruchstelle
• Funktioniert nicht mit Festpreis-Projekten
• Generalisten funktionieren bei uns nicht
• Selbstorganisation nur mit erfahrenem Team.
• Zu kurze Iterationen, zu viele Meetings, zu wenig produktive Zeit
• SCRUM funktioniert nur, wenn alles und jeder SCRUM machen
• Selbstorganisation und Architektur?
• Sehr gutes Engineering Voraussetzungen. Altlasten ein großes
Problem.
• Kein PROJEKTmanagement


SCRUM: Stärken
• Mindset (Agile)
• Framework zum Management komplexer adaptiver
Systeme
• Einfache Grundstruktur, konkrete Vorgaben
• Kontinuierliche Prozessverbesserung
• Selbstorganisation
– Intensive Interaktion: Team, Kunde, Stakeholder
– Menschen nicht nur Ressourcen
• Transparenz, Adaptiv
– „Fail early“
• Erzeugung von Geschäftswert


Einfacher Vergleich
SCRUM Traditionelles PM
• Werte, Mindset, Framework • Sammlung Best Practices
• Komplexe Systeme • Deterministische Systeme
• Einfache Regeln • Umfangreiche Elemente
• Schnelle Realisierung • Detaillierte Dokumentation
• Schnelles Feedback • Controlling/Reporting
• Schnelle Anpassung • Vorhersagen, Kalkulation
• Strategie kleiner Schritte • Management großer Pakete
• Technische Exzellenz nötig • Arbeitet gern mit Standards
• Umsetzung mit Generalisten • Umsetzung mit Spezialisten
• Adaptive Planung • Umsetzung eines Plans
– Änderungen günstig – Änderungen teuer

• Wert,Transparenz,Anpassung • Kosten,Kontrolle,Plan


SCRUM & Projektmanagement

KONTEXT BEACHTEN
Zusammenfassung


Wie agil ist der Kontext?
Agile Traditionelles Projektmanagement

Individuen und Prozesse und
Interaktionen Werkzeuge

Funktionierende umfassende
Software Dokumentation

Zusammenarbeit mit
Vertragsverhandlung
dem Kunden

Reagieren auf
Befolgen eines Plans
Veränderung

Cockburn Scale
Loss of Live
L L6 L20 L40 L100
Risikoklasse

Loss of Essential
Money E E6 E20 E40 E100

Loss of
Discretionary D D6 D20 D40 D100
Money
Loss of Comfort
C C6 C20 C40 C100

1-6 -20 -40 -100

Anzahl zu koordinierender Personen

Agreement & Certainty Matrix
Far from
agreement Requirements Complexity

chaotic

Close to simple
agreement
Technology complexity
Close to Far from
certainty certainty
28.09.2011

Felix Rüssel, Scrum Day 2011 17

Spezifische Herausforderung:
Sprache des Auftraggebers sprechen
Budgetierung Kunde
Finanzen Festpreis
Personal

Projektmanagement

Entwicklung
SCRUM Teams


Kontext beachten

BEISPIELE & ERFAHRUNGEN
Zusammenfassung


Kontext für die Beispiele
• Interne IT: Agile Prozesse / SCRUM
– Aber „Multi-Project-Scrum“
• Extern: Festpreisverträge, Konsortien
– Öffentliche Auftraggeber (EU, Bund, Länder)
– Konzernkunden, Mittelstand
• Rolle/Aufgabe: Konkretes Projekt
– Projektleiter (Außenwirkung)
– Scrum Product Owner (Innenwirkung)
– (Scrum Master)


Das Geister-Projekt
Herausforderung
• Projekt beschäftigt Teams aber echter Owner fehlt
• Projektleiter wurde abgeschafft („in SCRUM gibt es keine
PL“)
• Kontext: Multi-Project-Scrum
Herangehensweise
• PO muss konsequent Themen ohne echte „Owner“
abweisen
• Agilen Projektleiter benennen
Erfahrungen
• Senior-Management / Sales ersetzt PL nicht
• Mit PL: Ansprechpartner für PO existiert, Fokus
wiederhergestellt

Multi-Project-Scrum
Herausforderung
• Ein SCRUM Team mit mehreren Projekten
• Ein Projekt in mehreren SCRUM-Teams
Herangehensweise
• Abstimmung Projektleiter/PO
• Abstimmung POs über Teams und Themen hinweg
• Product Backlog als langfristige Roadmap
Erfahrungen
• Schwierig. Reibungsverluste! Wer entscheidet?
Kommunikation! Lokale Optimierung!
Abhängigkeiten!
• Multitasking: Fokus & Produktivität gehen verloren.

Ohne Fokus kein Committment, ohne
Committment und Respekt keine Offenheit.
Transparenz?
Produktivität?


Festpreis
Herausforderung
• Festpreisvertrag
• „Oh, but surely you understood that {some feature or process}
is part of what we asked for.“
Herangehensweise
• Ausschreibung > Initial PBL > Schätzungen (SP2.1) > Angebot
• Längerfristiges Product Backlog & Projektmanagement
Erfahrungen
• Funktioniert ausreichend gut, wenn Ungenauigkeit eingepreist
ist.
• Risiken:
– Festpreis per se, PM auf richtiger Flughöhe!
– „Inventory“: Risiko für Wertverlust
– Vertragliche Risiken müssen verstanden werden, können Projekt
unattraktiv machen, wenn richtig bewertet.


Werkvertrag & Änderungen
Änderungsmanagement juristisch:
– Jede Änderung ist Vertragsänderung
– Dokumentation erforderlich
Zu klären im Vorfeld:
– Pflicht zur Annahme von Änderungen?
– Wer unterbreitet Angebot?
– Was passiert, wenn Angebot nicht angenommen
wird?
– ….

Festpreis-Projekte

• Vorteile für Auftraggeber
• Wichtigste Punkte zuerst
• Schnell echte Ergebnisse
• Vereinfachter CR-Prozess bei offenen Stories


Produktbacklog als langfristige
Roadmap
Herausforderung
• Abstimmung über Teams hinweg (Abhängigkeiten)
• Feste Termine und Lieferzusagen(Festpreis & Multi-
Project-Scrum)
Herangehensweise
• Bestückung zukünftiger Sprints
• Weit in Zukunft: Features/Epics statt Stories
• Schätzung Aufwand & Kapazität (schnell/gut)
Erfahrungen
• Wichtige Diskussionsgrundlage, Abhängigkeiten gut
visualisierbar
• Großteil der Zukunft muss flexibel bleiben
• Risiko: Pull-Prinzip vs. Planung

Sprint Sprint Sprint
(Stories, Tasks) (Stories, Tasks) (Stories, Tasks)

READY READY
READY
Preparing Preparing
(Epics -> Stories) (Epics -> Stories) Preparing
(Epics -> Stories)

Planned Topics Planned Topics Planned Topics
(Ideas, Epics, Themes) (Ideas, Epics, Themes) (Ideas, Epics, Themes)


Vorausplanung:
Abhängigkeiten aufzeigen
Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 Sprint 4 Sprint 5
(aktuell)

Team 1

Team 2

Team 3


Vorausplanung & Pull
• Vorausplanung=Push: Zu starkes „Pushen“
ist eine Form des Wunschdenkens und
schädlich
• Ein bisschen „Pushen“ kann Teil eines Spiels sein.

• Sprint Planning=Pull: Team entscheidet über
Committment.
• Dieses Grundprinzip darf nicht verletzt werden!


Make it READY
Story
Template

Add Details

Sprint Backlog
READY

Committed
Discuss! Discuss! Discuss! Sprint
Planning

Story
Epic
Story
Story Story
Story
Story
Story
Details Details Details
Details, Details, Details


Story Points 2.1
Herausforderung
• Schnelle Grobschätzung wird benötigt
• Hohe Unsicherheit, Stories nicht wirklich bekannt
Herangehensweise
• SCHNELL-Schätzungen durch Team
• Schätzungen durch NICHT-Team
• Indikator „x.1“ verdeutlicht Ungenauigkeit
Erfahrungen
• Hilfreich für Grobschätzungen von Epics und unklaren
Stories. Wenn Story bekannt  Team Estimation Game!
• Risiko: Beeinflussung Team im echten Estimation. Gefühl
falscher Sicherheit.


Velocity~Personentage~EUR
Herausforderung
• Personentage/EUR als Währung innerhalb einer
Organisation
• Grobplanung kommende Sprints
Herangehensweise
• Zeitaufwand (h), gemittelte Kosten (EUR), Ergebnis (SP)
werden in Verhältnis gesetzt
• Wert eines SP in h/EUR für ein Team
Erfahrungen
• Sehr hilfreich für Vorausplanung (Urlaub, Schulungen).
Aber nur Indikator, nicht Gesetz.
• Diskussion um „fast fertig“ gewinnt an Brisanz
• Veränderung über Zeit interessant

Product Owner
Herausforderung
• Single Wrinkable Neck. Responsible. Super Human!
• Komplexität, Unsicherheit, Geld, Politik, Macht
Herangehensweise
• Unterstützung durch Projektleiter, Analysten, …
• Product Owner braucht Entscheidungsfreiheit
(Macht!)
Erfahrungen
• Echter PO benötigt Entscheidungsfreiheit.
Alternative sind verwaltende Stellvertreter. Wenig
attraktiv, aber häufigste Erscheinungsform.


Product Owner
Dean Leffingwell:
• „That‘s a really big
deal because that also is
a person that makes decisions on behalf of the
enterprise“
• „It‘s pretty easy to under estimate the impact
and importance of that role and the
training that‘s required“
• „The Role of Product Owner is key.“

http://business901.com/blog1/the-lean-agile-train-software-transcription/


Kontext beachten

ZUSAMMENFASSUNG


Zusammenfassung
Der Prozess muss zum Kontext passen
• Anforderungen an den Prozess
• Prozessverständnis beim Auftraggeber
Prüfe Rahmenbedingung & Erwartungen:
• Was kannst Du beeinflussen?
• Quellen von Komplexität und Risiken?
Verstehe Deine Rolle:
• Fokus auf Team/Organisation, Ziel: Steigerung
Produktivität? SCRUM
• Ein Projekt im Fokus? Festpreisvertrag?
Projektmanagement


Zusammenfassung
• Traditionelles PM und SCRUM können auf
operativer Ebene zusammen eingesetzt
werden
– Beide Welten müssen verstanden werden
– Agiles Projektmanagement
• Risiko: Frankenstein-SCRUM
• Auf Ebene der Werte sind SCRUM und PM
teilweise im Zielkonflikt


Referenzen
Interessante Bücher
http://astore.amazon.de/scrumprojektmanagement-21
Gute Präsentation mit detailliertem Vergleich:
Gfrörer: Agil & PMBOK-konform – das passt
doch nicht zusammen, oder doch?
http://www.andrena.de/Entwicklertag/2009/Downloads/Confe
rence-Day/Agil-PMBOK.pdf


Kontakt
 www.agile-rescue.com
 www.agile-nearshoring.com
 www.armerkater.de

 felix.ruessel@agile-rescue.com


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