Vortrag von Dr. Olav Behrens anlässlich der PAVONE Powersphere 2007

1. Agenda
Vielfalt
Schiffe und Boote
Problembereiche
Beispiele
Was Wer Wann?
Projektmanagement
Von IBM Lotus Quickr bis zur High-End-Lösung
Dr. Olav M. Behrens – PAVONE AG

2. Agenda
Agenda Projektmanagement: eine vielfältige Landschaft
Vielfalt Große Schiffe und kleine Boote
Schiffe und Boote
Problembereiche
Problembereiche im Projektmanagement
Beispiele
Was Wer Wann?
Lösungs- und Funktionsbeispiele:
IBM Lotus Quickr, PAVONE Project Management
Was? Wer? Wann? – Wie geht es weiter?

3. Projektmanagement: eine vielfältige
Landschaft
Agenda
Vielfalt
Schiffe und Boote
Problembereiche
Beispiele
Was Wer Wann?

4. Projektmanagement: eine vielfältige
Landschaft
Agenda
Vielfalt
Schiffe und Boote
Problembereiche
Beispiele
Was Wer Wann?

5. Projektmanagement: eine vielfältige
Landschaft
Agenda
Vielfalt
Schiffe und Boote
Problembereiche
Beispiele
Was Wer Wann?

6. Große Schiffe und kleine Boote
Agenda
Vielfalt
Schiffe und Boote
Problembereiche
Beispiele
Was Wer Wann?

7. Große Schiffe und kleine Boote: Große
Lösungen, wenig Flexibilität
Agenda Hohe Integration aller (im System enthaltenen)
Vielfalt Funktionen (... aber kein System kann alles:
Schiffe und Boote Anpassungsbedarf)
Problembereiche Schnittstellen zu ERP-Lösungen sind vorhanden (... aber
Beispiele Anpassungen können sehr aufwändig sein)
Was Wer Wann?
(Know how-intensive) Spezialfunktionen für
fortgeschrittene Aspekte des Projektmanagements
(Ausbildungskosten)
Daten können exportiert und damit (zumindest
theoretisch) zu anderen Systemen migriert
werden
Auch für größere Mengengerüste geeignet

8. Große Schiffe und kleine Boote: Lösungen
zur Aufgabenverwaltung im Internet
Agenda Schnell erlernt
Vielfalt Schnell (und „budgetschonend“) eingeführt (z.B. wenn es
Schiffe und Boote sich um eine SaaS-Lösung handelt)
Problembereiche
Schnell am Ende?
Beispiele
Funktionsumfang (Terminplanung, Planaktualisierung, etc.)
Was Wer Wann?
Mehrsprachigkeit
Mengengerüst
Unternehmensspezifische Anpassungen
Daten Lock-in verhindert eine sinnvolle Migration
Die Projektdaten gehen außer Haus: Sicherheit?

9. Große Schiffe und kleine Boote
Agenda
Vielfalt
Schiffe und Boote
Problembereiche
Beispiele
Was Wer Wann?

10. Große Schiffe und kleine Boote: flexible
Lösung PAVONE Project Management
Agenda Maßgeschneiderte Funktionen
Vielfalt Integration von Prozess- und Projektsicht
Schiffe und Boote
Reduzierung des Ausbildungsbedarfs, z.B. über
Problembereiche
Benutzerprofile, Welcome Page und Leitfaden
Beispiele
Was Wer Wann?
Vielfältige Schnittstellen, passt sich auch in ein „großes
Containerschiff“ ein
Auf Wunsch „downsizing“ bis zum „Wasserjet“ möglich:
ActivityManager

11. Große Schiffe und kleine Boote: Bedarf
für unterschiedliche Lösungen
Agenda
Vielfalt
Schiffe und Boote
Problembereiche
Beispiele
Was Wer Wann?

12. Große Schiffe und kleine Boote: Gründe
für mehrere Systeme im Unternehmen
Agenda Know how der Mitarbeiter ist in den Bereichen/Abteilungen
unterschiedlich
Vielfalt
Verhältnis zwischen Projekt- und Routinetätigkeiten
Schiffe und Boote
Das Risiko bei „kreativer Prozessgestaltung“ und „hohem
Problembereiche
Freiheitsgrad“ bei der Werkzeugauswahl ist nicht überall gleich
Beispiele
Projektgrößen: insbesondere „Mikro-Projekte“ sollten sinnvoll im
Was Wer Wann? System verwaltet werden können
Branchenspezifische Besonderheiten
Zusammenarbeit mit externen Partnern
Vielfalt ist sinnvoll und positiv, wenn es der Erreichung der
Unternehmensziele dient
Unkontrollierter Wildwuchs muss dagegen vermieden werden,
z.B. mit Lizenz-Controlling, PMO, Experten-Zirkel
„Projektmanagement“

13. Problembereiche im Projektmanagement
Agenda Jedes fünfte Projekt ist ein Totalausfall
Vielfalt Computerwoche.de 12.03.2007 um 15:08 Uhr (http://
Schiffe und Boote www.computerwoche.de/produkte_technik/589879/)
Problembereiche
Beispiele Die Softwareentwicklung ist besser geworden. Laut quot;Chaos
Was Wer Wann?
Reportquot; der Standish Group sinkt die Zahl der gescheiterten
Vorhaben.
Der neue Bericht der Standish Group belegt die Fortschritte in
der Softwareentwicklung. 35 Prozent der im Jahr 2006
gestarteten Projekte wurden erfolgreich abgeschlossen,
das berichtet die US-amerikanische Fachzeitschrift quot;SD Timesquot;
unter Berufung auf den quot;Chaos-Reportquot; der Standish Group.
quot;Das ist eine erhebliche Verbesserung gegenüber dem ersten,
wegweisenden Bericht der Standish Group im Jahr 1994, als
lediglich 16,2 Prozent der Vorhaben erfolgreich verliefenquot;,
schreibt das Magazin.

14. Problembereiche im Projektmanagement
29% Kosten in Projekten, 71% Kosten im Tagesgeschäft
Agenda In 22% der Unternehmen entstehen mehr als 50% der
Vielfalt
Kosten in Projekten
Schiffe und Boote
31% der Projektarbeit ist effizient (gute Durchführung),
Problembereiche
43% der Projektarbeit ist effektiv (in den richtigen
Projekten)
Beispiele
Jährliche Verschwendung durch mangelnde
Was Wer Wann? Projektkompetenz in Deutschland: mehr als 100 Mrd.
Euro
23% der Unternehmen führen eine Vorselektion und
Bewertung von Projekten durch
19% definieren für Projekte einen klaren Auftrag mit
definierten Zielen
9% wissen, wie viele Projekte im Unternehmen laufen
und in welcher Phase sie sich befinden
57% der Projekte sind Dürre-, U-Boot-, Alibi- oder
Prestige-Projekte
Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung - Prof. Dr. Manfred Gröger [2004]

15. Problembereiche im Projektmanagement
Agenda Mangelnde Wissensbasis
Vielfalt Management-Überlastung durch zu viele parallele
Schiffe und Boote Projekte
Problembereiche
Fehlende festgelegte Abläufe
Beispiele
Was Wer Wann?
Mangelnde Integration mit dem Rechnungswesen
Mangelnde Qualifizierung für die Projektarbeit
Zeitliche Überlastung der Projektmitarbeiter
Führungsdefizite des Projektleiters
Diffuse Zielsetzung
Unklare Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse
Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung - Prof. Dr. Manfred Gröger [2004]

16. Problembereiche im Projektmanagement
Agenda
Vielfalt
Schiffe und Boote
Problembereiche
Beispiele
Was Wer Wann?

17. Problembereiche im Projektmanagement
abseits der Ressourcenplanung
Agenda Kommunikation für ein gemeinsames Verständnis
Vielfalt Regeln
Schiffe und Boote (Zwischen-)Ziele (Meilensteine/Deliverables)
Problembereiche Risiken
Beispiele
Interessenlage (Stakeholder-Analyse)
Was Wer Wann?
Kommunikationswege
Baselines/Scope (wo geht es los, was gehört
schon/noch zum Projekt)
Dokumentation
Änderungen
Claims (vertragliche Ansprüche)
Erreichte Zwischenziele
Verbrauchte Ressourcen

18. Lösungsbeispiel: Lotus Quickr – Schneller
Einstieg ins Projektmanagement
Agenda
Vielfalt
Schiffe und Boote
Problembereiche
Beispiele
Was Wer Wann?

19. Lösungsbeispiel: Lotus Quickr –
Anpassbare Ansichten
Agenda
Vielfalt
Schiffe und Boote
Problembereiche
Beispiele
Was Wer Wann?

20. Lösungsbeispiel: Lotus Quickr –
Anpassbare Formulare
Agenda
Vielfalt
Schiffe und Boote
Problembereiche
Beispiele
Was Wer Wann?

21. Lösungsbeispiel: Lotus Quickr –
Ergänzung durch grafische Modellierung
Agenda
Vielfalt
Schiffe und Boote
Problembereiche
Beispiele
Was Wer Wann?

22. Funktionsbeispiel: Prozesssicht in
Projekten – MAP-Modeler
Agenda
Vielfalt
Schiffe und Boote
Problembereiche
Beispiele
Was Wer Wann?

23. Funktionsbeispiel: Multiprojekt-
Kapazitätsmanagement
Agenda Verknüpfung mehrerer (MS Project-) Projekte über einen
Vielfalt
gemeinsamen Ressourcenpool
Schiffe und Boote
Problembereiche
Beispiele
Was Wer Wann?
Voraussetzung für die sinnvolle Anwendung:
Vollständige Planung
Zeitnahe Aktualisierung
Tatsächliche Einflussmöglichkeiten auf den
Ressourceneinsatz

24. Weitere Funktionsbeispiele
Agenda ActivityManager  Einfach, schnell: für kleinere Vorhaben auch
Vielfalt
im Sinne einer Projektverwaltung nutzbar; Ist-Datenerfassung
Schiffe und Boote
optional über PAVONE TimeTracking möglich
Problembereiche
Portfoliomanagement
Beispiele Risikomanagement
Was Wer Wann? Zahlreiche (gegenüber vorherigen Versionen verbesserte)
Formularvorlagen
Drei (ohne Mehrkosten nutzbare) Prozesse für
PAVONE Espresso Workflow
Neue Funktionen in zukünftigen Versionen von PAVONE
KnowledgeGateway (Ablage über Dateisystem / direkt aus
Office Anwendungen)
Eskalationsfunktion  optinal mit PAVONE nsfTools erweiterbar
Integrationsmöglichkeiten  optional mit PAVONE nsfTools
auch ohne umfangreiche Programmierung vorhanden

25. Weitere Funktionsbeispiele
Agenda Benutzerprofile: Aufgabengerechte
Vielfalt Funktionsauswahl
Schiffe und Boote Welcome Page: Alle wichtigen Funktionen
Problembereiche im schnellen Zugriff
Beispiele
ActivityManager (neu ab Version 9):
Was Wer Wann?
besonders schnell in der Einführung und
im täglichen Umgang

26. Was? Wer? Wann? – Wie geht es weiter?
Agenda Reifegradmodelle und Bewertung des Task-Technology Fit: z.B.
PM Excellence Model (GPM), projectPROFIT, CMM/CMMI,
Vielfalt SPICE, etc.
Schiffe und Boote
Problembereiche
Technology: Methoden, Prozesse, organisatorische
Gegebenheiten, Handbücher, Leitfäden, Software, sonstige
Beispiele Werkzeuge aller Art
Was Wer Wann? Task: Aufgaben des Einzelnen, des Teams – ergibt sich aus den
übergeordneten Aufgaben des Bereichs, des Unternehmens
Team: Bekanntheit, Bedeutung, Zufriedenheit in Bezug auf das
Zusammenspiel von Tasks und Technology
Abweichungen zwischen gewünschtem und tatsächlichen
Verhalten/Umgang mit der Technologie
Was? Schwachstellen können identifiziert werden
Wer? z.B. PMO, ggf. Unterstützung durch Externe
Wann?

27. Was? Wer? Wann? – Wie geht es weiter?
Agenda Und nicht vergessen: immer schön anpassungsfähig bleiben
Vielfalt
Schiffe und Boote
Problembereiche
Beispiele
Was Wer Wann?

28. „Bonustrack“ Kostenlose Ressourcen
zum Thema Projektmanagement - Blogs
Agenda
Vielfalt
Schiffe und Boote
Problembereiche
Beispiele
Was Wer Wann?

29. „Bonustrack“ Kostenlose Ressourcen
zum Thema Projektmanagement - Forms
Agenda
Vielfalt
Schiffe und Boote
Problembereiche
Beispiele
Was Wer Wann?

30. „Bonustrack“ Kostenlose Ressourcen
zum Thema Projektmanagement
Agenda
Vielfalt
Schiffe und Boote
Problembereiche
Beispiele
Was Wer Wann?

31. „Bonustrack“ Kostenlose Ressourcen
zum Thema Projektmanagement
Agenda
Vielfalt
Schiffe und Boote
Problembereiche
Beispiele
Was Wer Wann?

32. Hinweise
Agenda Die gezeigten Funktionen dienen der Illustration der
Vielfalt Ausführungen zum Thema Projektmanagement
Schiffe und Boote Die genannten Funktionsbeispiele sind keine Zusicherung
Problembereiche über die Eigenschaften bestehender oder zukünftiger
Beispiele Versionen der Lösungen der PAVONE AG
Was Wer Wann?
Es wird auf die Warenzeichen, Schutzrechte und
Copyrights der genannten Firmen hingewiesen
Bilder: http://www.freedigitalphotos.net/,
http://www.morguefile.com/, Olav Behrens

33. Vielen Dank
für Ihre
Aufmerksamkeit!
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Problembereiche
Beispiele
Was Wer Wann?
Weitere Informationen http://www.pavone.de
erhalten Sie auf unserer http://www.pavone.com
Homepage unter
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33100 Paderborn
E -Mail: info@ pavone.de
Tel.: +49 52 51 / 31 02-0
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