Projektmanagement und IBM Lotus Quickr - Olav Behrens (PAVONE AG)

1. DNUG Herbstkonferenz - Bonn 12.-14.11.2007 IBM Lotus Quickr: Einsatzmöglichkeiten im Projektmanagement Dr. Olav M. Behrens Leiter Produkte & Qualität - PAVONE AG

2. Agenda <ul><li>Sind Projekte wichtig? (... und möglicherweise sogar teuer?) </li></ul><ul><li>Viele Unternehmen betreiben seit Jahrzehnten Projektmanagement (... und warum gibt es dann immer noch Probleme?) </li></ul><ul><li>Projektmanagement – ein vielfältiges Gebiet (... und welche Rolle spielen Software Lösungen dabei?) </li></ul><ul><li>Wo fangen wir an, uns zu verbessern? (... und welche Rolle kann IBM Lotus Quickr dabei spielen?) </li></ul><ul><li>Fazit (... und was können Sie auf jeden Fall beherzigen?) </li></ul>

3. Projekte sind wichtig ... und teuer <ul><li>Jedes fünfte Projekt ist ein Totalausfall </li></ul><ul><li>Computerwoche.de 12.03.2007 http://www.computerwoche.de/produkte_technik/589879/) </li></ul><ul><li>Die Softwareentwicklung ist besser geworden. Laut "Chaos Report" der Standish Group sinkt die Zahl der gescheiterten Vorhaben. </li></ul><ul><li>Der neue Bericht der Standish Group belegt die Fortschritte in der Softwareentwicklung. 35 Prozent der im Jahr 2006 gestarteten Projekte wurden erfolgreich abgeschlossen , das berichtet die US-amerikanische Fachzeitschrift " SD Times " unter Berufung auf den "Chaos-Report" der Standish Group. "Das ist eine erhebliche Verbesserung gegenüber dem ersten, wegweisenden Bericht der Standish Group im Jahr 1994, als lediglich 16,2 Prozent der Vorhaben erfolgreich verliefen", schreibt das Magazin. </li></ul>

4. Projekte sind wichtig ... und teuer <ul><li>29% Kosten in Projekten, 71% Kosten im Tagesgeschäft </li></ul><ul><li>In 22% der Unternehmen entstehen mehr als 50% der Kosten in Projekten </li></ul><ul><li>43% der Projektarbeit ist effektiv (Aufwand in den „richtigen“ Projekten) </li></ul><ul><li>31% der Projektarbeit ist effizient (gute Durchführung) </li></ul><ul><li>Jährliche Verschwendung durch mangelnde Projektkompetenz in Deutschland: mehr als 100 Mrd. Euro </li></ul><ul><li>23% der Unternehmen führen eine Vorselektion und Bewertung von Projekten durch </li></ul><ul><li>19% definieren für Projekte einen klaren Auftrag mit definierten Zielen </li></ul><ul><li>9% wissen, wie viele Projekte im Unternehmen laufen und in welcher Phase sie sich befinden </li></ul><ul><li>57% der Projekte sind Dürre-, U-Boot-, Alibi- oder Prestige-Projekte </li></ul>[Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung - Prof. Dr. Manfred Gröger, 2004]

5. Projekte sind wichtig ... und teuer - Projektanteil an den Gesamtkosten [Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung - Prof. Dr. Manfred Gröger, 2004]

6. Projekte sind wichtig ... und teuer - In jedem fünften Unternehmen ... [Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung - Prof. Dr. Manfred Gröger, 2004]

7. Projekte sind wichtig ... und teuer <ul><li>29% Kosten in Projekten, 71% Kosten im Tagesgeschäft </li></ul><ul><li>In 22% der Unternehmen entstehen mehr als 50% der Kosten in Projekten </li></ul><ul><li>43% der Projektarbeit ist effektiv (Aufwand in den „richtigen“ Projekten) </li></ul><ul><li>31% der Projektarbeit ist effizient (gute Durchführung) </li></ul><ul><li>Jährliche Verschwendung durch mangelnde Projektkompetenz in Deutschland: mehr als 100 Mrd. Euro </li></ul><ul><li>23% der Unternehmen führen eine Vorselektion und Bewertung von Projekten durch </li></ul><ul><li>19% definieren für Projekte einen klaren Auftrag mit definierten Zielen </li></ul><ul><li>9% wissen, wie viele Projekte im Unternehmen laufen und in welcher Phase sie sich befinden </li></ul><ul><li>57% der Projekte sind Dürre-, U-Boot-, Alibi- oder Prestige-Projekte </li></ul>[Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung - Prof. Dr. Manfred Gröger, 2004]

8. Von allen Projekten ... [Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung - Prof. Dr. Manfred Gröger, 2004]

9. ... sind viele nicht wertschöpfend und ... [Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung - Prof. Dr. Manfred Gröger, 2004]

10. ... noch weniger werden optimal durchgeführt [Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung - Prof. Dr. Manfred Gröger, 2004]

11. Das könnte „statistisch“ ein Problem sein [Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung - Prof. Dr. Manfred Gröger, 2004]

12. Gründe für die in der Studie festgestellten Probleme <ul><li>Mangelnde Qualifizierung für die Projektarbeit </li></ul>Hinterlegte Punkte: hier ist eine spontane Verknüpfung mit möglichen IT-basierten Lösungen sehr schwierig [Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung - Prof. Dr. Manfred Gröger, 2004] <ul><li>Mangelnde Wissensbasis </li></ul>j <ul><li>Management-Überlastung durch zu viele parallele Projekte </li></ul><ul><li>Fehlende festgelegte Abläufe </li></ul><ul><li>Mangelnde Integration mit dem Rechnungswesen </li></ul><ul><li>Führungsdefizite des Projektleiters </li></ul><ul><li>Diffuse Zielsetzung </li></ul><ul><li>Unklare Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse </li></ul><ul><li>Zeitliche Überlastung der Projektmitarbeiter </li></ul>

13. Projektmanagement – ein vielfältiges Gebiet

19. 10 Gründe, sich NICHT mit Projektmanagement zu beschäftigen <ul><ul><li>10. </li></ul></ul><ul><ul><li>“ Unsere Kunden lieben uns so sehr, dass sie es nicht stört, wenn unsere Produkte spät oder fehlerhaft auf dem Markt kommen“ </li></ul></ul><ul><ul><li> </li></ul></ul><ul><ul><li>Dann brauchen wir Ihnen auch nicht zu helfen </li></ul></ul><ul><ul><li>[Übersetzung nach: Jim Chapman, 1996 – 10 Gründe dafür: PAVONE, 2007] </li></ul></ul>

20. 10 Gründe, sich NICHT mit Projektmanagement zu beschäftigen <ul><ul><li>9. </li></ul></ul><ul><ul><li>“ Unsere Kultur ist mit Projektmanagement nicht kompatibel und das letzte was wir hier brauchen können, ist 'Change'“ </li></ul></ul><ul><ul><li> </li></ul></ul><ul><ul><li>Workshops, Befragungen, Management-Gespräche, Expertenzirkel, Aufbau einer Community </li></ul></ul><ul><ul><li>[Übersetzung nach: Jim Chapman, 1996 – 10 Gründe dafür: PAVONE, 2007] </li></ul></ul>

21. IBM Lotus Quickr – Schneller Aufbau einer Community 1 2 3 1 3 2

22. IBM Lotus Quickr – Aufbau einer Community rund um Projektmanagement

23. 10 Gründe, sich NICHT mit Projektmanagement zu beschäftigen <ul><li>8. </li></ul><ul><li>“ Unsere Projekte sind alle so einfach, dass sie überhaupt keine Kosten-, Termin- oder Technikrisiken haben” </li></ul><ul><li> </li></ul><ul><li>Einführung eines Projektmonitorings, um verborgene Schwachstellen zu finden [Übersetzung nach: Jim Chapman, 1996 – 10 Gründe dafür: PAVONE, 2007] </li></ul>

24. IBM Lotus Quickr – Individuelle Masken, z.B. zur Projektstatus-Abfrage

29. 10 Gründe, sich NICHT mit Projektmanagement zu beschäftigen <ul><ul><li>[Übersetzung nach: Jim Chapman, 1996 – 10 Gründe dafür: PAVONE, 2007] </li></ul></ul>7. “ Wir sind nicht schlau genug, um Projektmanagement so einzuführen, dass die Kreativität eingeschränkt oder unsere genialen Fachleute beleidigt werden”  Ein PMO und die Einbettung von Projektmanagement in ohnehin genutzte Werkzeuge

30. IBM Lotus Quickr – Konnektoren

31. 10 Gründe, sich NICHT mit Projektmanagement zu beschäftigen <ul><ul><li>[Übersetzung nach: Jim Chapman, 1996 – 10 Gründe dafür: PAVONE, 2007] </li></ul></ul>6. “ Es wäre wirklich zu mühsam, die Anforderungen unserer Kunden wirklich zu verstehen und das alles auch noch zu dokumentieren”  Binden Sie Ihre Kunden direkt in den Prozess ein

32. IBM Lotus Quickr – Schneller Aufbau einer Community 1 2 3 1 3 2

33. IBM Lotus Quickr – Zulassen neuer Mitglieder

34. IBM Lotus Quickr – Einbindung Beteiligter und Betroffener durch ein Projekt-Blog

35. 10 Gründe, sich NICHT mit Projektmanagement zu beschäftigen <ul><li>5. </li></ul><ul><li>“ Projektmanagement erfordert Geradlinigkeit, Mut und Durchsetzungsvermögen: dafür werde ich hier nicht bezahlt”  </li></ul><ul><li>Wir helfen Ihnen, mit Projekten sichtbare Erfolge zu erzielen </li></ul><ul><li>[Übersetzung nach: Jim Chapman, 1996 – 10 Gründe dafür: PAVONE, 2007] </li></ul>

36. 10 Gründe, sich NICHT mit Projektmanagement zu beschäftigen 4. “ Unsere Unternehmensführung unterstützt uns nicht genügend bei der Einführung von Projektmanagement – bessere Leistungen sollen wir lieber durch kleine Wunder erreichen”  Wir helfen Ihnen bei den kleinen Wundern: Projektmanagement mit kleinen Schritten [Übersetzung nach: Jim Chapman, 1996 – 10 Gründe dafür: PAVONE, 2007]

37. IBM Lotus Quickr – Projektmanagement Template (SNAPPS)

38. IBM Lotus Quickr – Grafische Projektmodellierung (PAVONE)

39. 10 Gründe, sich NICHT mit Projektmanagement zu beschäftigen 3. “ Wir müssten dann Projektmanagement einheitlich auf alle Projekte anwenden, egal wie groß oder komplex diese sind – das wäre sinnlos”  Skalierbare Lösungen für Aktivitäten Management und Mikro-Projekte bis zum Kapazitätsmanagement im Multiprojekt-Kontext [Übersetzung nach: Jim Chapman, 1996 – 10 Gründe dafür: PAVONE, 2007]

40. 10 Gründe, sich NICHT mit Projektmanagement zu beschäftigen 2. “ Wir haben doch diesen umfassenden Leitfaden für Projektmanagement – ich kann ihn nur gerade nicht unter meinem ganzen Chaos auf dem Schreibtisch finden”  Der “Leitfaden” gehört in die Werkzeuge, die ohnehin tagtäglich bei der Aufgabenbearbeitung verwendet werden [Übersetzung nach: Jim Chapman, 1996 – 10 Gründe dafür: PAVONE, 2007]

41. IBM Lotus Quickr – Templates, Formulare und Prozesse sparen Zeit Workflow Property Sheet Document Type Templates

42. 10 Gründe, sich NICHT mit Projektmanagement zu beschäftigen 1. “ Es ist einfach günstiger, 50% der Projekte aus dem Ruder laufen zu lassen, als 10% in Projektmanagement zu investieren, um das zu verhindern ”  Dann können wir Ihnen auch nicht helfen [Übersetzung nach: Jim Chapman, 1996 – 10 Gründe dafür: PAVONE, 2007]

43. Fazit – Wo fangen wir an? <ul><li>Ein umfassendes Projektmanagement-System kann 400 Funktionen umfassen </li></ul><ul><li>Kein Anwender kann ein System mit so vielen Funktionen effizient nutzen </li></ul><ul><li>Es nützt wenig, „easy to use“ als 401te Anforderung an das System zu stellen </li></ul><ul><li>Lieber mit einem einfachen System (und einfachen Methoden), dafür aber zügig starten </li></ul>

44. Fazit – Wo fangen wir an? <ul><li>“ Agenda Projektmanagement 2010”: was soll unsere Projekte in drei Jahren auszeichnen?  Entwickeln Sie eine Zielvorstellung </li></ul>

45. Fazit – Wo fangen wir an? <ul><li>“ Agenda Projektmanagement 2010”: was soll unsere Projekte in drei Jahren auszeichnen?  Entwickeln Sie eine genauere Zielvorstellung </li></ul>

46. Fazit – Wo fangen wir an? <ul><li>“ Agenda Projektmanagement 2010”: was soll unsere Projekte in drei Jahren auszeichnen?  Entwickeln Sie eine noch genauere Zielvorstellung </li></ul>

47. Fazit – Wo fangen wir an? <ul><li>“ Agenda Projektmanagement 2010”: was soll unsere Projekte in drei Jahren auszeichnen?  Entwickeln Sie eine wirklich sehr genaue Zielvorstellung </li></ul>

48. Fazit – Wo fangen wir an? <ul><li>Wo stehen wir? </li></ul><ul><li>Kennen wir alle unsere Projekte? </li></ul><ul><li>Wissen wir überhaupt, wo und wieviel Reibungsverluste in Projekten entstehen? </li></ul><ul><li>Passen die Werkzeuge und Methoden zu den Aufgaben in unseren Projekten?  Erstellen Sie einen Katalog Ihrer Projekte und Ihrer “Bausteine des Projektmanagements” </li></ul>

49. Fazit – Wo fangen wir an? <ul><li>Was muss getan werden, um die Zielvorstellung wahr werden zu lassen?  Erlauben Sie, dass eine Projektmanagement Community entsteht und definieren Sie Verantwortliche* für die Umsetzung der “Agenda Projektmanagement 2010” *Plural: einen verantwortlichen Sponsor und einen Projektleiter (“PM-Champion”), eventuell mit Unterstützung durch externe Berater </li></ul>

50. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Homepage unter http://www.pavone.de http://www.pavone.com PAVONE AG Technologiepark 9 33100 Paderborn E-Mail: info@pavone.de Tel.: +49 52 51 / 31 02-0 Fax: +49 52 51 / 31 02-99

51. Hinweise <ul><li>Die gezeigten Funktionen dienen der Illustration der Ausführungen zum Thema Projektmanagement </li></ul><ul><li>Die genannten Funktionsbeispiele sind keine Zusicherung über die Eigenschaften bestehender oder zukünftiger Versionen der Lösungen der PAVONE AG oder von IBM Lotus Quickr </li></ul><ul><li>Es wird auf die Warenzeichen, Schutzrechte und Copyrights der genannten Firmen hingewiesen </li></ul><ul><li>Bilder und Grafiken: IBM, http://pixelio.de , Olav Behrens </li></ul><ul><li>Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung, Prof. Dr. Manfred Gröger – Kurzversion: http://www.competence-site.de/projektmanagement.nsf/3c26e7f55f24138ac125691800380650/a682c6dc7e2e9bd6c125705b0049a313!OpenDocument </li></ul><ul><li>Projekt-Atlas: http://www.projekt-atlas.de/ </li></ul><ul><li>Informationen zu IBM Lotus Quickr: http://www-306.ibm.com/software/de/lotus/wdocs/quickr/index.html </li></ul><ul><li>The Quickr Blog von Stuart McIntyre: http://quickrblog.com/ </li></ul>

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