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Human Change Management
in IT Projekten
Damit Investitionen in die IT sicher sind

Michael Wyrsch
Wyrsch & Partner GmbH

11/3/2013

© Wyrsch & Partner

1
Human-Change-Management in IT-Projekten
Ein Human-Change-Management in IT-Projekten stellt den
Menschen in den Mittelpunkt der Aufmerksamkeit und dient damit
dem Investitionsschutz für das gesamte Projektbudget und aller
Folgekosten.

Es sichert die eigentlichen strategischen Ziele jeder IT-Einführung.
Denn viele Verantwortliche neigen dazu, die Einführung der neuen
IT-Applikation (Anwendung) als solche als Ziel anzusehen.

11/3/2013

© Wyrsch & Partner

2
Human-Change-Management in IT-Projekten
Die IT-Applikation ist aber nur ein Mittel zur Erreichung der Ziele:
• maximale Erschließung, der bei den Anwendern vorhandenen
Potenziale und eine
• Steigerung der Prozess-Effizienz.

Die Aufgabe des Human-Change-Managements ist es, genau
diese Ziele sicherzustellen und damit den Erfolg des Gesamt-IT
Projekts massgeblich zu unterstützen. Das HCM „kümmert“ sich
um die Veränderungen, die auf die Menschen und die
Organisation wirken, sowie die zu erwartenden Reaktionen und
Emotionen.
11/3/2013

© Wyrsch & Partner

3
Drei wesentliche Aufgabenfelder für die
„Strategieumsetzung“

Projektleitung (10-15%)

Qualitätssicherung
Inhalt
(40-70%)

Change Management
(20-40%)

*Erfahrungswerte für die zeitliche Inanspruchnahme der (Teil-)Projektleiter für die einzelnen Aufgabenfelder

11/3/2013

© Wyrsch & Partner

4
Human Change Management(HCM) in IT ?
Human

„Das ist eigentlich gar kein IT Project, sondern ein Change Projekt!“

Projektleitung

Qualitätsicherung
Inhalt

Human Change Management

11/3/2013

© Wyrsch & Partner

5
wahrgenommene eigene Kompetenz

Emotionale Phasen im Change
7. Integration

2. Ablehnung

6. Erkenntnis
5. Lernen

3. Rationale Einsicht
1. Schock
4. Emotionale Akzeptanz

Widerstand
11/3/2013

Exploration
© Wyrsch & Partner

Commitment

Zeit

6
wahrgenommene eigene Kompetenz

Ohne HCM erfolgt der Going Live häufig in
der emotionalen Phase der Ablehnung
7. Integration

2. Ablehnung

6. Erkenntnis
5. Lernen

3. Rationale Einsicht
1. Schock
4. Emotionale Akzeptanz

IT-Projektphase
11/3/2013

Going
Live

Produktivphase
© Wyrsch & Partner

Zeit

7
wahrgenommene eigene Kompetenz

Mit HCM erfolgt der Going Live in der
emotionalen Phase der Erkenntnis.
7. Integration

2. Ablehnung

6. Erkenntnis
5. Lernen

3. Rationale Einsicht
1. Schock
4. Emotionale Akzeptanz

IT-Projektphase
11/3/2013

Going
Live
© Wyrsch & Partner

Produktivphase

Zeit

8
Herkömmliche Change Management
Architekturen…

Vorbereitungs
Phase
Begründen

Analyse
Phase

Konzept
Phase

Implem.
Phase

Review
Phase

Wahrnehmen

Beteiligen

Unterstützen

Nachbearbeiten

SOLL

IST

• gehen von einem „linearen“ Vorgehen aus
• haben die menschliche Dimension nur teilweise
implementiert

Unternehmen

11/3/2013

© Wyrsch & Partner

9
Schritt 1.
Sie stehen vor einem
Design, einer
strategischen oder
innovativen
Herausforderung

Einleiten
Raum geben

Performing

Schritt 2.
Berufen Sie ein
Kernteam ein, ein
strategischer MikroKosmos des ganzen
Systems

Plätze besuchen
Eintauchen

Ausprobieren

Lernen

Schritt 8.
Testpiloten mit
strategischen
Akteure und Nutzer

Entdecken

Schritt 3.
Erforschen Sie das
Problem in der
Tiefe…

Schritt 9.
Vergrössere und
gemeinsam die
Projekte und
Initiativen weiter
entwickeln

Öffnung des
Denkens

Inspirieren

Schritt 7.
Rapid Prototyping
von mehreren
neuen Entwürfen
oder Initiativen

Fühlen

Schritt 4.
Synthetisieren der
Einsichten und
entdecken der tieferen
Muster

Öffnung des
Fühlens

Schritt 6.
Neue Lösungen
und Initiativen
„brainstormen“

Öffnung des Willens
Schritt 5.
Finden des tieferen
Sinn und Zwecks
das Ganze sehen

11/3/2013

© Wyrsch & Partner
Nutzen
Die einzelnen Phasen werden mit Unterstützung durch ein HCM schneller
durchlaufen. Die Veränderungskurve verläuft kürzer und flacher und das
bedeutet:
• Die Mitarbeiter sind motivierter, deshalb ist der Veränderungsprozess
schneller abgeschlossen.
• Die Produktivität während der Umstellung ist höher.
• Der ROI (Return on Investment) wird früher erreicht (Investitionsschutz).
• Die Vorteile des neuen IT-Systems werden tatsächlich genutzt (Effektivität).
• Die Mitarbeiter und Kunden sind zufriedener.
• Dass es weniger Widerstand bezüglich der Veränderung gibt und somit die
Produktivität hochbleibt.
• Die Mitarbeiter lernen schneller, wenn sie mit der Veränderung
einverstanden sind (Reduzierung der Trainingskosten).
• Es gibt weniger Fehler und teure Nachbearbeitung.
11/3/2013

© Wyrsch & Partner

11
Kernaussagen aus Studien zu Change
Management:
„Bei einem Unternehmen mit 20‘000
Mitarbeitern á durchschnittlich 50‘000 €
Personalkosten und einem Veränderungsprojekt mit einer Laufzeit von einem halben
Jahr beträgt der Produktivitätsverlust 115
Millionen Euro (20 T x 50 T € x 0,5 x 0,23)“
(Capgemini-Studie 2008).
„40 % weniger Troubled Projects durch
den Einsatz von Change Management,
dadurch sicheres Erreichen der Projektziele
und Reduktion der Kosten“
(IBM-Studie 2008).
„75 % Produktivitätsminderung
während unbetreutem Wandel“
(Capgemini-Studie 2008).
„Change Management hat für 79 % der
befragten Unternehmen einen hohen
oder sehr hohen Einfluss auf den Erfolg
ihres SAP-Projektes“ (Mehrere Studien)
11/3/2013

© Wyrsch & Partner

12
Business-Case
„Bei einem Unternehmen mit 200 Mitarbeitern á
durchschnittlich 80‘000 CHF Personalkosten, einem
Veränderungsprojekt mit einer Laufzeit von einem
halben Jahr und einer Produktivitätseinbusse von ca.
25% in dieser Zeit beträgt der Verlust

CHF 2 Millionen
(200 x 80000 x 0,5 x 0,25)“
11/3/2013

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13
HCM Effekte
Ohne Human Change
Management geht heute nichts
mehr: Die Effekte auf Projekt
und Unternehmen sowie
insbesondere auf die
Mitarbeiter zeigen dies:

11/3/2013

© Wyrsch & Partner

14
Momentaner Status (Umfrage Telekom D )
Erfahrung mit Change Management
Knapp die Hälfte der befragten Unternehmen hat bisher wenig oder keine Erfahrung mit dem Thema
Change Management. Mehr als die Hälfte erachten aber Change Management in ITEinführungsprojekten für wichtig.
Einsatz von Change Management
Etwas mehr als die Hälfte der Befragten hat bereits Change Management in IT-Projekten eingesetzt,
davon 65 % in den letzten beiden Jahren.
Aufnahme von Change Management
Rund 74 % der Befragten sind der Meinung, dass die Aufnahme von Change Management in ITProjekten am ehesten durch Erfolge und Misserfolge aus bereits durchgeführten Projekten
angestoßen wird.
Budgetierung des Change Management
Bei knapp 60 % der Firmen beträgt der Anteil für Change Management bis zu 10 % des ITProjektbudgets. Bei rund 46 % der Unternehmen werden die Change-Prozesse aus dem IT-Budget
finanziert. Etwa 36 % der Befragten sehen den Anteil für Change Management in Zukunft bei 5 % bis
10 % des IT Projektbudgets.
11/3/2013

© Wyrsch & Partner

15
Momentaner Status
Change Controlling
Nur 10% der Unternehmen steht ein Instrument zum Messen des Erfolgs von Change
Management in IT- Projekten zur Verfügung. Für 75% davon waren die IT-Projekte dadurch
erfolgreicher. Fast 79% der Firmen sind der Meinung, dass IT-Projekte durch Change
Management erfolgreicher wären.
Zielgruppen für Veränderungsmaßnahmen
Die relevanten Zielgruppen sehen die meisten befragten Unternehmen in den Key-Usern und ITAnwendern.
Veränderungsprozesse in IT-Projekten
Ein professionelles Projektmarketing wird überwiegend als ausschlaggebender Faktor für einen
erfolgreichen Veränderungsprozess in IT-Projekten angesehen, gefolgt von Commitment und
Glaubwürdigkeit des Managements sowie umsetzbaren Zielen und Visionen und deren
Kommunikation.

11/3/2013

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Empfehlung: Schützen Sie Ihre Investition
Investition
Alles ins Gold
Orientieren Sie sich!

Nehmen Sie einen
Trainer & Coach

Versichern Sie Ihre
Investition durch HCM
Beteiligen Sie die Betroffenen
11/3/2013

© Wyrsch & Partner

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Herzlichen Dank!
für Ihre Aufmerksamkeit!

Fragen?
Kontakt:
Michael Wyrsch
Wyrsch & Partner
Geisswies 24
8414 Buch a. I.
http://www.wyrsch-partner.ch
michael@wyrsch-partner.ch
✆ +41 79 207 78 86

11/3/2013

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Human Change Management

  • 1. Human Change Management in IT Projekten Damit Investitionen in die IT sicher sind Michael Wyrsch Wyrsch & Partner GmbH 11/3/2013 © Wyrsch & Partner 1
  • 2. Human-Change-Management in IT-Projekten Ein Human-Change-Management in IT-Projekten stellt den Menschen in den Mittelpunkt der Aufmerksamkeit und dient damit dem Investitionsschutz für das gesamte Projektbudget und aller Folgekosten. Es sichert die eigentlichen strategischen Ziele jeder IT-Einführung. Denn viele Verantwortliche neigen dazu, die Einführung der neuen IT-Applikation (Anwendung) als solche als Ziel anzusehen. 11/3/2013 © Wyrsch & Partner 2
  • 3. Human-Change-Management in IT-Projekten Die IT-Applikation ist aber nur ein Mittel zur Erreichung der Ziele: • maximale Erschließung, der bei den Anwendern vorhandenen Potenziale und eine • Steigerung der Prozess-Effizienz. Die Aufgabe des Human-Change-Managements ist es, genau diese Ziele sicherzustellen und damit den Erfolg des Gesamt-IT Projekts massgeblich zu unterstützen. Das HCM „kümmert“ sich um die Veränderungen, die auf die Menschen und die Organisation wirken, sowie die zu erwartenden Reaktionen und Emotionen. 11/3/2013 © Wyrsch & Partner 3
  • 4. Drei wesentliche Aufgabenfelder für die „Strategieumsetzung“ Projektleitung (10-15%) Qualitätssicherung Inhalt (40-70%) Change Management (20-40%) *Erfahrungswerte für die zeitliche Inanspruchnahme der (Teil-)Projektleiter für die einzelnen Aufgabenfelder 11/3/2013 © Wyrsch & Partner 4
  • 5. Human Change Management(HCM) in IT ? Human „Das ist eigentlich gar kein IT Project, sondern ein Change Projekt!“ Projektleitung Qualitätsicherung Inhalt Human Change Management 11/3/2013 © Wyrsch & Partner 5
  • 6. wahrgenommene eigene Kompetenz Emotionale Phasen im Change 7. Integration 2. Ablehnung 6. Erkenntnis 5. Lernen 3. Rationale Einsicht 1. Schock 4. Emotionale Akzeptanz Widerstand 11/3/2013 Exploration © Wyrsch & Partner Commitment Zeit 6
  • 7. wahrgenommene eigene Kompetenz Ohne HCM erfolgt der Going Live häufig in der emotionalen Phase der Ablehnung 7. Integration 2. Ablehnung 6. Erkenntnis 5. Lernen 3. Rationale Einsicht 1. Schock 4. Emotionale Akzeptanz IT-Projektphase 11/3/2013 Going Live Produktivphase © Wyrsch & Partner Zeit 7
  • 8. wahrgenommene eigene Kompetenz Mit HCM erfolgt der Going Live in der emotionalen Phase der Erkenntnis. 7. Integration 2. Ablehnung 6. Erkenntnis 5. Lernen 3. Rationale Einsicht 1. Schock 4. Emotionale Akzeptanz IT-Projektphase 11/3/2013 Going Live © Wyrsch & Partner Produktivphase Zeit 8
  • 9. Herkömmliche Change Management Architekturen… Vorbereitungs Phase Begründen Analyse Phase Konzept Phase Implem. Phase Review Phase Wahrnehmen Beteiligen Unterstützen Nachbearbeiten SOLL IST • gehen von einem „linearen“ Vorgehen aus • haben die menschliche Dimension nur teilweise implementiert Unternehmen 11/3/2013 © Wyrsch & Partner 9
  • 10. Schritt 1. Sie stehen vor einem Design, einer strategischen oder innovativen Herausforderung Einleiten Raum geben Performing Schritt 2. Berufen Sie ein Kernteam ein, ein strategischer MikroKosmos des ganzen Systems Plätze besuchen Eintauchen Ausprobieren Lernen Schritt 8. Testpiloten mit strategischen Akteure und Nutzer Entdecken Schritt 3. Erforschen Sie das Problem in der Tiefe… Schritt 9. Vergrössere und gemeinsam die Projekte und Initiativen weiter entwickeln Öffnung des Denkens Inspirieren Schritt 7. Rapid Prototyping von mehreren neuen Entwürfen oder Initiativen Fühlen Schritt 4. Synthetisieren der Einsichten und entdecken der tieferen Muster Öffnung des Fühlens Schritt 6. Neue Lösungen und Initiativen „brainstormen“ Öffnung des Willens Schritt 5. Finden des tieferen Sinn und Zwecks das Ganze sehen 11/3/2013 © Wyrsch & Partner
  • 11. Nutzen Die einzelnen Phasen werden mit Unterstützung durch ein HCM schneller durchlaufen. Die Veränderungskurve verläuft kürzer und flacher und das bedeutet: • Die Mitarbeiter sind motivierter, deshalb ist der Veränderungsprozess schneller abgeschlossen. • Die Produktivität während der Umstellung ist höher. • Der ROI (Return on Investment) wird früher erreicht (Investitionsschutz). • Die Vorteile des neuen IT-Systems werden tatsächlich genutzt (Effektivität). • Die Mitarbeiter und Kunden sind zufriedener. • Dass es weniger Widerstand bezüglich der Veränderung gibt und somit die Produktivität hochbleibt. • Die Mitarbeiter lernen schneller, wenn sie mit der Veränderung einverstanden sind (Reduzierung der Trainingskosten). • Es gibt weniger Fehler und teure Nachbearbeitung. 11/3/2013 © Wyrsch & Partner 11
  • 12. Kernaussagen aus Studien zu Change Management: „Bei einem Unternehmen mit 20‘000 Mitarbeitern á durchschnittlich 50‘000 € Personalkosten und einem Veränderungsprojekt mit einer Laufzeit von einem halben Jahr beträgt der Produktivitätsverlust 115 Millionen Euro (20 T x 50 T € x 0,5 x 0,23)“ (Capgemini-Studie 2008). „40 % weniger Troubled Projects durch den Einsatz von Change Management, dadurch sicheres Erreichen der Projektziele und Reduktion der Kosten“ (IBM-Studie 2008). „75 % Produktivitätsminderung während unbetreutem Wandel“ (Capgemini-Studie 2008). „Change Management hat für 79 % der befragten Unternehmen einen hohen oder sehr hohen Einfluss auf den Erfolg ihres SAP-Projektes“ (Mehrere Studien) 11/3/2013 © Wyrsch & Partner 12
  • 13. Business-Case „Bei einem Unternehmen mit 200 Mitarbeitern á durchschnittlich 80‘000 CHF Personalkosten, einem Veränderungsprojekt mit einer Laufzeit von einem halben Jahr und einer Produktivitätseinbusse von ca. 25% in dieser Zeit beträgt der Verlust CHF 2 Millionen (200 x 80000 x 0,5 x 0,25)“ 11/3/2013 © Wyrsch & Partner 13
  • 14. HCM Effekte Ohne Human Change Management geht heute nichts mehr: Die Effekte auf Projekt und Unternehmen sowie insbesondere auf die Mitarbeiter zeigen dies: 11/3/2013 © Wyrsch & Partner 14
  • 15. Momentaner Status (Umfrage Telekom D ) Erfahrung mit Change Management Knapp die Hälfte der befragten Unternehmen hat bisher wenig oder keine Erfahrung mit dem Thema Change Management. Mehr als die Hälfte erachten aber Change Management in ITEinführungsprojekten für wichtig. Einsatz von Change Management Etwas mehr als die Hälfte der Befragten hat bereits Change Management in IT-Projekten eingesetzt, davon 65 % in den letzten beiden Jahren. Aufnahme von Change Management Rund 74 % der Befragten sind der Meinung, dass die Aufnahme von Change Management in ITProjekten am ehesten durch Erfolge und Misserfolge aus bereits durchgeführten Projekten angestoßen wird. Budgetierung des Change Management Bei knapp 60 % der Firmen beträgt der Anteil für Change Management bis zu 10 % des ITProjektbudgets. Bei rund 46 % der Unternehmen werden die Change-Prozesse aus dem IT-Budget finanziert. Etwa 36 % der Befragten sehen den Anteil für Change Management in Zukunft bei 5 % bis 10 % des IT Projektbudgets. 11/3/2013 © Wyrsch & Partner 15
  • 16. Momentaner Status Change Controlling Nur 10% der Unternehmen steht ein Instrument zum Messen des Erfolgs von Change Management in IT- Projekten zur Verfügung. Für 75% davon waren die IT-Projekte dadurch erfolgreicher. Fast 79% der Firmen sind der Meinung, dass IT-Projekte durch Change Management erfolgreicher wären. Zielgruppen für Veränderungsmaßnahmen Die relevanten Zielgruppen sehen die meisten befragten Unternehmen in den Key-Usern und ITAnwendern. Veränderungsprozesse in IT-Projekten Ein professionelles Projektmarketing wird überwiegend als ausschlaggebender Faktor für einen erfolgreichen Veränderungsprozess in IT-Projekten angesehen, gefolgt von Commitment und Glaubwürdigkeit des Managements sowie umsetzbaren Zielen und Visionen und deren Kommunikation. 11/3/2013 © Wyrsch & Partner 16
  • 17. Empfehlung: Schützen Sie Ihre Investition Investition Alles ins Gold Orientieren Sie sich! Nehmen Sie einen Trainer & Coach Versichern Sie Ihre Investition durch HCM Beteiligen Sie die Betroffenen 11/3/2013 © Wyrsch & Partner 17
  • 18. Herzlichen Dank! für Ihre Aufmerksamkeit! Fragen? Kontakt: Michael Wyrsch Wyrsch & Partner Geisswies 24 8414 Buch a. I. http://www.wyrsch-partner.ch michael@wyrsch-partner.ch ✆ +41 79 207 78 86 11/3/2013 © Wyrsch & Partner 18