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Webcast: Vorlagenmanagement - Best Practices 2015

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Viele Unternehmen stehen im Bereich Office Vorlagen vor der gleichen Herausforderung:

- Eigenentwickelte Lösung od. VBA-Makros
- Unterschiedliche Ablageorte (technisch) / Bereitstellung für User
- Hohe Anzahl der Vorlagen (Varianten, Redundanzen)
- Hohe Veränderungsdynamik in Unternehmen
- Uneindeutige Zuständigkeiten
- Verwendung von Altdokumenten und „eigenen“ Vorlagen
- Verdeckte Zeitaufwände & Kosten

Das Webinar beschreibt, wie Sie diese Probleme mit einer professionellen Vorlagenmanagementlösung wie DOCUNIZE umgehen können.

Veröffentlicht in: Software
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Webcast: Vorlagenmanagement - Best Practices 2015

  1. 1. Burghausen | München | Hannover | Hamburg | Wien COC AG. Kompetenz in IT. Webcast Vorlagen-Management - Best practises Webcast - 21.1.2015
  2. 2. DOCUNIZE™ - 2 Stefan Schmidt SW-Entwickler & Consultant DOCUNIZE™ +49 8677 9747 464 stefan.schmidt@coc-ag.de Hans Zieglgänsberger Product Manager DOCUNIZE™ +49 8677 9747 365 hans.zieglgaensberger@coc-ag.de Ihre Moderatoren
  3. 3. DOCUNIZE™ - 3 Webcast - Interaktiv
  4. 4. DOCUNIZE™ - 4 Webcast - Inhalt  Typische Ausgangssituationen  Best practices  Beispiel-Projekte  Demo  Ihre Fragen
  5. 5. DOCUNIZE™ - 5 Typische Ausgangssituationen  Eigenentwickelte Lösung od. VBA-Makros  Unterschiedliche Ablageorte (technisch) / Bereitstellung für User  Hohe Anzahl der Vorlagen (Varianten, Redundanzen)  Hohe Veränderungsdynamik in Unternehmen  Uneindeutige Zuständigkeiten  Fraglicher Nutzungsgrad beim Anwender -> Verwendung von Altdokumenten und „eigenen“ Vorlagen  Verdeckte Zeitaufwände & Kosten
  6. 6. DOCUNIZE™ - 6 Best practice 1 Eindeutige Präsentation für Endanwender!  Vorlagen-Bereitstellung zentral an einem Ort  Zugriff mobil (Web, Synchronisation, Smartphones, …)  Zugriff andere OS (Android, iOS, …)
  7. 7. DOCUNIZE™ - 7 Best practice 2 Dem Anwender Zeit sparen!  Automatisches Vorbefüllen (Name, Kontaktdaten, Standort-Informationen)  Favoriten- und Suchfunktionen  UI in Landessprache  Usability, Usability, Usability
  8. 8. DOCUNIZE™ - 8 Best practice 3 Dem Administrator Zeit sparen!  Schnelle (Massen-)änderungen  Variablen, aber keine Programmierung  Übersicht, Filter- und Suchfunktionen  Automatisches Verteilen  Auswertungen
  9. 9. DOCUNIZE™ - 9 Best practice 4 Weg von der Individual-Programmierung!  Keine VBA Codes in Vorlagen  Änderungen oft zu langsam  Usability ??  Aufwände für Pflege und Änderungen (u.a. Releasewechsel) hoch -> Aufwände / Kosten für Entwicklungen analysieren
  10. 10. DOCUNIZE™ - 10 Best practice 5 Vorlagen-Prozess definieren!  Beantragung - Erstellung & Änderung - Freigabe  Verantwortung für CI, QM, Rechtssicherheit, Technik, Support  Besonderheit globales Unternehmen -> Herausforderung bereichsübergreifende Aufgabe
  11. 11. DOCUNIZE™ - 11 Best practice 6 Kosten analysieren - senken - kommunizieren!  Kosten-Analyse durchführen  Achtung auf versteckte Kosten und Potentiale  ROI Berechnung als Vergleich (Individuallösung vs. Standard-SW)  Mehrwert + Einsparung darstellen
  12. 12. DOCUNIZE™ - 13 Best practice – Projekt-Beispiel 1  Versorger / Stadtwerke  100 User  1 Sprache, 1 Standort  150 Vorlagen  Vereinfachte, VBA-freie Vorlagen  Ressourcen-Einsparung  Vereinfachung für Anwender  Schnellere Änderungen „Vorlagen-Änderungen vereinfacht“
  13. 13. DOCUNIZE™ - 14 Best practice – Projekt-Beispiel 2  Wirtschaftsprüfer / Rechtsanwälte, Österreich  500 User  7 Sprachen, 9 Niederlassungen  500 Vorlagen  VBA-freie Vorlagen  Kosteneinsparungen  Compliance optimiert  Offline Verfügbarkeit „VBA-frei - Kosten gesenkt“
  14. 14. DOCUNIZE™ - 15 Best practice – Projekt-Beispiel 3  Chemie-Konzern, Deutschland  12.500 User  16 Sprachen, 100+ Unternehmen/Niederlassungen  5000 Vorlagen  Effizientere Administration  Vorlagen-Reduktion um 70%  Globaler Einsatz  Integrationen „Vorlagen-Anzahl um 70% reduziert“
  15. 15. DOCUNIZE™ - 16 Live Demo  Best practice konkret - am Beispiel DOCUNIZE™
  16. 16. DOCUNIZE™ - 17 Vorlagen – das unterschätzte Thema?
  17. 17. DOCUNIZE™ - 18 Zeit für Ihre Fragen … Fragen
  18. 18. DOCUNIZE™ - 19 Webinar Vielen Dank für Ihre Teilnahme. Wir bitten Sie im Anschluss unseren kurzen Fragebogen zum Webinar auszufüllen.

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