Viele Unternehmen stehen im Bereich Office Vorlagen vor der gleichen Herausforderung:
- Eigenentwickelte Lösung od. VBA-Makros
- Unterschiedliche Ablageorte (technisch) / Bereitstellung für User
- Hohe Anzahl der Vorlagen (Varianten, Redundanzen)
- Hohe Veränderungsdynamik in Unternehmen
- Uneindeutige Zuständigkeiten
- Verwendung von Altdokumenten und „eigenen“ Vorlagen
- Verdeckte Zeitaufwände & Kosten
Das Webinar beschreibt, wie Sie diese Probleme mit einer professionellen Vorlagenmanagementlösung wie DOCUNIZE umgehen können.
4. DOCUNIZE™ - 4
Webcast - Inhalt
Typische Ausgangssituationen
Best practices
Beispiel-Projekte
Demo
Ihre Fragen
5. DOCUNIZE™ - 5
Typische Ausgangssituationen
Eigenentwickelte Lösung od. VBA-Makros
Unterschiedliche Ablageorte (technisch) / Bereitstellung
für User
Hohe Anzahl der Vorlagen (Varianten, Redundanzen)
Hohe Veränderungsdynamik in Unternehmen
Uneindeutige Zuständigkeiten
Fraglicher Nutzungsgrad beim Anwender ->
Verwendung von Altdokumenten und „eigenen“ Vorlagen
Verdeckte Zeitaufwände & Kosten
6. DOCUNIZE™ - 6
Best practice 1
Eindeutige Präsentation für Endanwender!
Vorlagen-Bereitstellung zentral an einem Ort
Zugriff mobil (Web, Synchronisation, Smartphones, …)
Zugriff andere OS (Android, iOS, …)
7. DOCUNIZE™ - 7
Best practice 2
Dem Anwender Zeit sparen!
Automatisches Vorbefüllen (Name, Kontaktdaten,
Standort-Informationen)
Favoriten- und Suchfunktionen
UI in Landessprache
Usability, Usability, Usability
8. DOCUNIZE™ - 8
Best practice 3
Dem Administrator Zeit sparen!
Schnelle (Massen-)änderungen
Variablen, aber keine Programmierung
Übersicht, Filter- und Suchfunktionen
Automatisches Verteilen
Auswertungen
9. DOCUNIZE™ - 9
Best practice 4
Weg von der Individual-Programmierung!
Keine VBA Codes in Vorlagen
Änderungen oft zu langsam
Usability ??
Aufwände für Pflege und Änderungen (u.a.
Releasewechsel) hoch
-> Aufwände / Kosten für Entwicklungen analysieren
10. DOCUNIZE™ - 10
Best practice 5
Vorlagen-Prozess definieren!
Beantragung - Erstellung & Änderung - Freigabe
Verantwortung für CI, QM, Rechtssicherheit, Technik,
Support
Besonderheit globales Unternehmen
-> Herausforderung bereichsübergreifende Aufgabe
11. DOCUNIZE™ - 11
Best practice 6
Kosten analysieren - senken - kommunizieren!
Kosten-Analyse durchführen
Achtung auf versteckte Kosten
und Potentiale
ROI Berechnung als Vergleich
(Individuallösung vs.
Standard-SW)
Mehrwert + Einsparung
darstellen
12. DOCUNIZE™ - 13
Best practice – Projekt-Beispiel 1
Versorger / Stadtwerke
100 User
1 Sprache, 1 Standort
150 Vorlagen
Vereinfachte, VBA-freie Vorlagen
Ressourcen-Einsparung
Vereinfachung für Anwender
Schnellere Änderungen
„Vorlagen-Änderungen vereinfacht“
13. DOCUNIZE™ - 14
Best practice – Projekt-Beispiel 2
Wirtschaftsprüfer / Rechtsanwälte, Österreich
500 User
7 Sprachen, 9 Niederlassungen
500 Vorlagen
VBA-freie Vorlagen
Kosteneinsparungen
Compliance optimiert
Offline Verfügbarkeit
„VBA-frei - Kosten gesenkt“
14. DOCUNIZE™ - 15
Best practice – Projekt-Beispiel 3
Chemie-Konzern, Deutschland
12.500 User
16 Sprachen, 100+ Unternehmen/Niederlassungen
5000 Vorlagen
Effizientere Administration
Vorlagen-Reduktion um 70%
Globaler Einsatz
Integrationen
„Vorlagen-Anzahl um 70% reduziert“