Der Vortrag geht auf die Alma-Implementierung in den Berliner Universitätsbibliotheken ein, exemplarisch dargestellt am Beispiel der Universitätsbibliotheken der Technischen Universität Berlin und der Universität der Künste. Die beiden Universitätsbibliotheken haben frühzeitig ein gemeinsames Projektmanagement eingerichtet und sind gemeinsam Fragen angegangen, wie z.B. Welche Arbeitsmittel benötigen wir? Welche Strukturen müssen wir schaffen? Zu Projektbeginn kamen von Seiten der Firma Ex Libris Aspekte wie konsolidierte Wissensvermittlung, Feedbackschleifen und Formate des Austauschs hinzu. Der Vortrag befasst sich auch damit, wie die Datenmigration und die Systemkonfiguration konkret abgelaufen sind.

1. Struktur hilft – das Migrations- und Implementierungsprojekt Aleph-zu-Alma
aus der Sicht des Kunden
Michael Jurk | TU Berlin, UB | Bibliothekartag 2017
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Was erwartet Sie heute?
• Wer sind wir?
• Organisatorische Voraussetzungen in den Universitätsbibliotheken von TU und UdK
• Organisatorische Voraussetzungen für die Kommunikation unter den 4 Berliner UBs
sowie mit unserem Verbund (KOBV)
• Wie geht Fa. Exlibris ein solches Projekt an? Zeitplan, Kommunikationswege,
Termine!
• Handwerkszeug des Projektmanagement, standardisierte Verfahren:
 Migration und Implementierung als Standardprodukt
 Feedbackschlaufen
 Zertifizierung
• Klärung beim Anwender: Wer ist zuständig, wer antwortet den Projektpartnern?

3. Wer sind wir?
- Zwei Universitätsbibliotheken seit 2004 in einem Haus: TU Berlin und Universität der
Künste Berlin
- beide seit 1999 mit Library Management System Aleph – und seit 2011 bzw. 2012
mit Primo als Discovery System
- 497.000 Ausleihen/Jahr
- 169 feste Mitarbeiter
- 1.456 Leseplätze
- über 1 Million Bibliotheksbesuche im Jahr, d.h. ca. 3.500 Besucher pro Tag
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4. Struktur hilft | M. Jurk TU Berlin, UB | Bibliothekartag 2017
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Organisatorische
Voraussetzungen
Zwischen den
beiden UBs (= ein
Alma-Projekt)
Zwischen den
4 UBs

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Frage: Welche neuen Arbeitsmittel brauchen wir?

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Mailing-Groups
Tägliches Meeting
Neues Wiki, Software Confluence

7. Struktur hilft | M. Jurk TU Berlin, UB | Bibliothekartag 2017
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8. Struktur hilft | M. Jurk TU Berlin, UB | Bibliothekartag 2017
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9. Struktur hilft | M. Jurk TU Berlin, UB | Bibliothekartag 2017
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Zeitachse, inhaltlich stark reduziert

10. Struktur hilft | M. Jurk TU Berlin, UB | Bibliothekartag 2017
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Erste Testmigration – Dauer 1 Monat
- Datentest
- Funktionstests
- Vorgaben für die Migration
- und für die Konfiguration: wie wirken sich diese aus?
- Fragen an Ex L werden über ein Portal gestellt: „Basecamp“
- Änderungen an der Konfiguration werden bis Go live nur durch Ex L gemacht
- das sind noch 8 Monate bis dahin
- diese Änderungen veranlassen wir mittels „Case“ - 1088 Cases in 8 Monaten,
in English please

11. Struktur hilft | M. Jurk TU Berlin, UB | Bibliothekartag 2017
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Handwerkszeug des Projektmanagement: Kundenportal

12. Struktur hilft | M. Jurk TU Berlin, UB | Bibliothekartag 2017
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Zeitachse, inhaltlich stark reduziert

13. Struktur hilft | M. Jurk TU Berlin, UB | Bibliothekartag 2017
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Zeitachse, inhaltlich stark reduziert

14. Entwicklung der Workflows, zeitgleich der Schulungsunterlagen
Dauer 2 Monate
- Es war sinnvoll, beides parallel zu entwickeln. Wir hatten aber auch keine andere
Wahl.
- Der Zeitdruck war enorm, Ex L hat mittels Releases und Fixes vieles – auch im
Sinne der Berliner Kunden – implementiert, darauf musste oft tagesaktuell
reagiert werden, während wir schon begannen, die Kolleginnen und Kollegen zu
schulen. Die Workflows mussten immer wieder angepasst werden.
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15. Struktur hilft | M. Jurk TU Berlin, UB | Bibliothekartag 2017
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Handwerkszeug des Projektmanagement: Projektplan

16. Klärung beim Anwender:
- Wer ist zuständig?
- genauer: Wer ist für was zuständig? Wer ist für was nicht zuständig?
– definieren, delegieren und aushandeln
- Daraus folgt: Wer antwortet den Projektpartnern? andere drei UBs, KOBV-Zentrale,
Firma Ex Libris
- Die Zahl der Themen, die zeitgleich bearbeitet werden müssen, ist schwer zu
überschauen, die (ersten) Antworten der Firma sind nicht immer hilfreich: „Schauen
Sie in die Online-Hilfe“
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17. Struktur hilft | M. Jurk TU Berlin, UB | Bibliothekartag 2017
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18. Kontakt:
michael.jurk@tu-berlin.de
UB der TU Berlin
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