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Der Umstieg der Berliner Universitätsbibliotheken auf Alma
– eine Zwischenbilanz
Jürgen Christof
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Creative Commons Namensnennung 4.0 International | https://creativecommons.org/licenses/by/4.0
Seite 2
Alma Projekt
• Gemeinsames Projekt der Freien Universität, der Humboldt-Universität, der Technischen
Universität und der Universität der Künste Berlin
• Zusammenarbeit mit dem Kooperativen Bibliotheksverbund Berlin-Brandenburg KOBV und der
Verbundzentrale des Bibliotheksverbundes Bayern BVB
• Beginn der Gespräche über einen Umstieg von Aleph auf Alma in 2012
• Vertragsverhandlungen von 2013–2015
• Vertragsabschluss am 13. Mai 2015
• Projektbeginn am 2. Dezember 2015
• Umstieg im Dezember 2016 / Januar 2017
• Projektende und Wechsel in den regulären Support im April 2017
Seite 3
Übersicht – Teil 1
1. Vor dem Projekt: Vertragsverhandlungen mit Ex Libris
2. Vor dem Projekt: Vertragsabschluss mit Ex Libris
3. Vor dem Projekt: Besuchsfahrten zu Alma Bibliotheken
4. Alma Projekt: Projektverlauf und Projektstrukturen
5. Alma Projekt: Kommunikationsstrukturen
6. Alma Projekt: Schulungskonzepte
7. Alma Projekt: Datenschutz
8. Alma Projekt: Dienstvereinbarungen mit den Personalräten
9. Produkt Alma: Cloudanwendung
10. Produkt Alma: Erwerbung, Katalogisierung, Ausleihe
Seite 4
Übersicht – Teil 2
11. Produkt Alma: Fernleihe
12. Produkt Alma: Analytics
13. Produkt Alma: Zusammenspiel mit Primo
14. Produkt Alma: Schnittstellen zu Drittsystemen
15. Alma und die deutsche Verbundlandschaft: Verbundkatalog B3Kat
16. Alma und die deutsche Verbundlandschaft: Gemeinsame Normdatei GND
17. Alma und die deutsche Verbundlandschaft: Elektronische Zeitschriftenbibliothek EZB
18. Alma und die deutsche Verbundlandschaft: Zeitschriftendatenbank ZDB
19. Resümee – Teil 1
20. Resümee – Teil 2
Seite 5
Schema => Thema / Bewertungsgegenstand
• Positive Aspekte (aus der Sicht der Leitungen der Universitätsbibliotheken)
• Negative Aspekte (aus der Sicht der Leitungen der Universitätsbibliotheken)
Zwischenbilanz
Seite 6
Vor dem Projekt: Vertragsverhandlungen mit Ex Libris
• Absprachen zwischen den UBs erfolgreich und im Einvernehmen verlaufen
• Verständigung über den Leistungsumfang erfolgte in einem längeren iterativen Prozess
gemeinsam mit Ex Libris
• Mittels Beratung durch einen Fachanwalt konnten alle wesentlichen Punkte in die
Vertragsverhandlungen aufgenommen werden
• Längerer Weg zu einem angemessenen Vertragsmodell (EVB-IT)
• Verständnisprobleme auf Seiten von Ex Libris für die Rechtslage in Deutschland, Versuch
der Übertragung von Vertragskonstrukten aus dem angelsächsischen Rechtsraum
• Schwierigkeiten bei der Festlegung von Vertragsstrafen bei der Nichterfüllung von Pflichten
• Sehr anspruchsvolle Verhandlungen, sehr hoher Zeitaufwand
• Erst unter Hinzuziehung eines Fachanwaltes konnten entscheidende Fortschritte
erzielt werden
• Englisch-deutsches Vertragskonstrukt als Problem
Seite 7
Vor dem Projekt: Vertragsabschluss mit Ex Libris
• Teilnahme der UBs am Early Adopter Programm: Finanzwirksam
• Einmaliges Projektbudget für das Umstiegsprojekt
• Berücksichtigung aller wesentlichen bibliotheksfachlichen Anforderungen in 8 Anhängen
• Berücksichtigung der spezifischen Datenschutzlage in Deutschland und Berlin
• Verweise auf das CIB-Projekt im Vertrag nicht hilfreich (kein Plan B berücksichtigt)
• Einbindung der Verbundzentralen des KOBV und des BVB erfolgte zu spät
• Early Adopter Programm heißt auch: Die Software reift beim Kunden
• Anforderungen der Berliner UBs konnten weitgehend im umfangreichen
Vertragswerk berücksichtigt werden (Hauptvertrag plus 8 Anlagen)
• Datenschutzbelange wurden Teil des Vertragswerks
Seite 8
Vor dem Projekt: Besuchsfahrten zu Alma Bibliotheken
• Teams aus den UBs sind zu Alma Bibliotheken nach Leuven (Belgien) und York (UK)
gefahren, gemeinsame fachliche Vorbereitung lief erfolgreich
• Aufenthalte haben die Kenntnisse über Alma und den Einsatzrahmen erheblich befördert
• Zusammenarbeit auf der kollegialen Ebene wurde nachhaltig gestärkt („York and friends“)
• Hoher logistischer Aufwand bei der Vorbereitung der Reisen
• Kosten für mehrtägige Auslandsdienstreisen
• UB-übergreifend positive Bewertung der Besuchsfahrten: man hat sehr viel
voneinander und von den besuchten Bibliotheken gelernt
• Zusammengehörigkeitsgefühl im Alma Kernteam wurde gestärkt => zur
Nachahmung empfohlen (Besuch in Berliner UBs möglich)
Seite 9
Alma Projekt: Projektverlauf und Projektstrukturen
• 3 Projekte in FU, HU, TU/UdK: auf die jeweils speziellen Bedarfe abgestimmt
• Klare Strukturen und Verantwortlichkeiten in den UBs, keine Meta-Strukturen zwischen den
UBs auf Fachebene, sondern informeller Austausch und kollegiale Zusammenarbeit
• Managementebene: Runde der UB-Leitungen für die Gesamtsteuerung. Verbindliche
Entscheidungen, sowie gemeinsame Eskalation gegenüber Ex Libris im Krisenfall
• Sehr hohe zeitliche Inanspruchnahme aller Projektbeteiligten, deutlich mehr als geplant
und von Ex Libris vorausgesagt
• Projektlaufzeit länger als geplant
• Nur wenig Möglichkeiten zur Entlastung der Projektteams von Regelaufgaben
• Projektstrukturen in den UBs haben sich bewährt, leistungsstarke Teams haben
über einen Zeitraum von 14 Monaten hervorragend gearbeitet
• Belastung am Limit und darüber hinaus, sehr hoher zeitlicher und psychischer
Druck
Seite 10
Seite 11
Alma Projekt: Kommunikationsstrukturen
• Innerhalb der UB-internen sowie UB-übergreifenden Projekte mit KOBV und BVB gute und
vertrauensvolle Kommunikation: kurze Wege, häufige Treffen, schnelle Reaktionszeiten,
verbindliche Absprachen
• Einsatz von Wikis (z.B. Confluence in TU/UdK) als Informationsdrehscheibe
• Regelmäßige Calls auf der Ebene der Projektleitungen mit Ex Libris waren hilfreich
• Kommunikation mit Ex Libris über Salesforce: umständlich, anstrengend, ausnahmslos auf
Englisch (trotz deutschsprachiger Muttersprachler im Projektteam von Ex Libris)
• Direkte Absprachen mit Vor-Ort-Mitarbeitern von Ex Libris viel zu selten
• Projektteam von Ex Libris war mit Menge (Tausende Tickets) und Komplexitätsgrad der
Anfragen zum Teil überfordert
• Erfolgreiche Kommunikationsstrukturen in den UBs, Eskalationsstrategien
gegenüber Ex Libris noch verbesserungsbedürftig
• Standard-Kommunikationslösungen von Ex Libris für ein Projekt dieser
Größenordnung eher nicht geeignet, deutlich mehr Vor-Ort-Termine
wären hilfreich gewesen
Seite 12
Alma Projekt: Schulungskonzepte
• Unterschiedliche Herangehensweise in UBs: Videos, Aufgaben, Schulungsveranstaltungen
• Schulende aus den Projektteams: hohe Vertrautheit mit Alma (aber: zusätzliche Belastung)
• Verbindliches Certification Training von Ex Libris für SystembibliothekarInnen: steile
Lernkurve (aber: hoher Zeitaufwand)
• Ex Libris überlässt das Ausrollen in die Fläche den Kunden
• Schulungsunterlagen (Lehrvideos) von Ex Libris zum Teil völlig veraltet und unbrauchbar
• Frust bei Beschäftigten nach Sichtung der Lehrvideos
• Unsicherheiten bei den Schulenden: Geschäftsprozesse noch nicht abgebildet in Alma
• Schulungen für das gesamte Personal erst kurz vor Go live sinnvoll
• Sehr erfolgreiche Schulungskonzepte in den UBs: viel Lob durch Beschäftigte
• Schulungsaufwand enorm, genug Zeit einplanen
Seite 13
Alma Projekt: Datenschutz
• Erstellung des Sicherheitskonzeptes (Siko) große fachliche und zeitliche Herausforderung:
Durch das Engagement der UBs konnte eine hervorragende Lösung erarbeitet werden, die
den kritischen Augen des Landesdatenschutzes und der behördlichen Datenschutz-
beauftragten Stand hält. Vermutlich beispielgebend für Alma Anwender.
• Hoher Aufwand für die Erstellung des Siko, externe kostenpflichtige Beratung war nötig
• Anfangs mangelndes Verständnis bei Ex Libris für die große Bedeutung des
Datenschutzes, Überzeugungsarbeit über die Notwendigkeit des Vorgehens musste
geleistet werden
• Frühe Einbindung der behördlichen Datenschutzbeauftragten wichtig
• Aufwand der Siko Erstellung wurde unterschätzt
• Berliner Alma-Siko bietet hohes Nachnutzungspotential
Seite 14
Alma Projekt: Dienstvereinbarungen mit den Personalräten
• Hohe Aufmerksamkeit auf Seiten der Personalräte für das Alma-Projekt, vor allem auch
wegen Datenschutzbedenken
• Nach intensiven Verhandlungen konnten an fast allen Berliner Universitäten bereits
Dienstvereinbarungen mit den Personalräten abgeschlossen werden
• Aufwand und Ertrag stehen in keinem guten Verhältnis, hoher Zeitaufwand für das
Bibliotheksmanagement bis zum Abschluss der Dienstvereinbarungen
• Erwartungen der Beschäftigten wurden enttäuscht, da sich Herausforderungen bei der
Alma Einführung nicht über Dienstvereinbarungen lösen lassen
• Frühzeitiges Einbinden der Personalräte in das Alma Projekt erforderlich,
Mitwirkung im operativen Projektablauf sehr hilfreich
• Im Ergebnis lassen sich keine Alma-spezifischen Besonderheiten in den
Dienstvereinbarungen erkennen, Potential für Enttäuschungen
Seite 15
Produkt Alma: Cloudanwendung
• Alma als Software as a Service-Lösung verlagert den Betrieb konsequent nach außen
• Fachkräfte, die unter Aleph Bedingungen für den Betrieb des Lokalsystems (Hard- und
Software) eingesetzt wurden, können neue Aufgaben übernehmen
• Erheblicher Vorteil: Monatliche Updates, Verbesserungen werden schneller wirksam (aber:
Mehraufwand durch Sichtung von Release Notes und Durchführung von Tests)
• Abhängigkeit gegenüber dem Anbieter deutlich erhöht: Zugang zum Lokalsystem
ausschließlich via Internet
• Reduzierte Möglichkeiten zur Datenabfrage und Datenmanipulation: kein Root-Zugriff mehr
auf die Datenbank, Verlust von Möglichkeiten der Einflussnahme auf das System
• Schwerwiegende Grundsatzentscheidung, die nicht leicht revidierbar ist
• Auslagerung der Betriebsverantwortung, Konzentration auf Bibliotheksfachliches
• Durch Updates zyklische Anpassungen des Systems
Seite 16
Produkt Alma: Erwerbung, Katalogisierung, Ausleihe
• Alle Erwerbungsvorgänge in einem System, egal ob e-Medien oder Printmedien
• Vorteile in der Verwaltung von e-Medien sind deutlich (aber: Nachteile bei Print)
• Mehrwerte der Alma-Infrastruktur aus Institution Zone, Network Zone und Community Zone
in ersten Ansätzen erkennbar, aber noch nicht wirklich ausgelotet
• Ausleihe nach Betriebsaufnahme stabil, fast keine Benutzerbeschwerden
• Erwerbungsprozesse müssen unter Alma-Bedingungen neu durchdacht werden,
erhebliche Veränderungen an einzelnen Arbeitsplätzen
• Primärkatalogisierung erfolgt weiter mittels Aleph Client im B3Kat: Kreiskonvertierung
MAB-MARC-MAB nicht erfolgreich
• Umgestaltung der Erwerbungsprozesse steht im Fokus, mehr als erwartet
• Katalogisierung aus Alma im B3Kat als Desiderat, MAB-MARC Problematik wurde
vor allem von Ex Libris deutlich unterschätzt
• Ausleihmodul läuft stabil, viele Klicks erschweren den Alltagsbetrieb
Seite 17
Produkt Alma: Fernleihe
• Sehr gute Zusammenarbeit zwischen Berliner UBs und KOBV: Einrichtung eines
Testleitwegs zwischen FU, HU, TU ermöglichte vollständige Tests der Workflows und der
Kommunikation zwischen FL-Server und Alma
• Trennung der aktiven Fernleihe von der Ausleihe ermöglicht spezifische Konfigurationen
bei Mahnroutinen, Abholorten, Nutzerkommunikation etc.
• Bearbeitung von Fernleihen in Alma mussten sich die Mitarbeiter mühsam selbst
erarbeiten (keine geeigneten Tutorials)
• Anwendungen und Funktionen basieren auf einem Leihverkehr, der hauptsächlich über
E-Mail abgewickelt wird (Muster: anglo-amerikanischer Leihverkehr)
• Fernleihe wurde von Ex Libris zu wenig Relevanz eingeräumt
• System musste an die Spezifika des deutschen Leihverkehrs angepasst werden
(= Steuerung des Leitwegs über einen Zentralen Fernleihserver)
Seite 18
Produkt Alma: Analytics
• Analysewerkzeug Analytics als noch uneingelöstes Versprechen für die Zukunft
• Erste Tests zeigen großes Potenzial
• Nachnutzung der von anderen Alma Anwendern erstellten Reports möglich:
eventuell künftige Zeitersparnis
• Erfolgreicher Einsatz von Analytics erfordert zeitintensive Einarbeitung
• Handhabung in der Praxis erweist sich als deutlich komplizierter als gedacht und als von
Ex Libris angekündigt
• Bedienung der Deutschen Bibliotheksstatistik DBS über Analytics noch unklar
• Analytics ist noch die große Unbekannte im Alma Universum
• Ob alle für die UBs notwendigen Statistiken, die mittels direktem Datenbankzugriff
in Aleph erzeugt werden konnten, auch mit Analytics möglich sind, ist noch offen
Seite 19
Produkt Alma: Zusammenspiel mit Primo
• Bibliotheksmanagementsystem Alma und Recherchesystem Primo sind zwei Seiten einer
Medaille: Verwaltungswerkzeug und Recherchesystem sind besser aufeinander
abgestimmt und miteinander verzahnt
• Änderungen in Alma lösen als Seiteneffekte unerwartete Anzeigeprobleme in Primo aus
• Zusammenspiel von Alma und Primo muss teilweise im trial-and-error Verfahren durch die
Verantwortlichen herausgefunden werden, die Dokumentation ist defizitär
• Der Einsatz von Alma erfordert zwingend den Umstieg mit Primo in die gleiche
Cloudumgebung, ein eigenes Primo-Hosting entfällt
• Hat man sich für Primo als Recherchesystem entschieden, können mittelfristig
Mehrwerte aus dem Zusammenspiel der Systeme generiert werden
Seite 20
Produkt Alma: Schnittstellen zu Drittsystemen
• Alma ist in den UBs eingebunden in ein Systemumfeld mit zahlreichen Drittsystemen
(RFID, Kassenautomat, Finanzsysteme, Identitätsmanagement u.a.m.)
• Ex Libris hat seine Schnittstellen offengelegt, Standards sind hier unabdingbar
• Die Anbindung im Zusammenspiel zwischen UBs, Ex Libris und den Anbietern der
Drittsysteme ist weitgehend erfolgreich verlaufen
• Alle Schnittstellen zu Drittsystemen müssen im Prozess der Einführung identifiziert werden
• Teilprojekte mit Verantwortlichkeiten, Ressourcen- und bei Bedarf Budgetplanung sowie
Tests müssen aufgesetzt werden. Der Aufwand ist nicht zu unterschätzen
• Frühzeitige Absprachen mit weiteren Beteiligten (z.B. Rechenzentren) sind notwendig
• Standardschnittstellen erleichtern die Anbindung von Drittsystemen
• Vor dem Umstieg müssen zeitaufwendige Teilprojekte eingetaktet werden, um die
Anbindung fristgerecht umgesetzt zu haben
• Eigenes Budget nötig für Beauftragung von Programmierleistungen
Seite 21
Alma und die deutsche Verbundlandschaft:
Verbundkatalog B3Kat
• Versorgungsschnittstelle B3Kat / Alma funktioniert im Prinzip, aufgrund der erforderlichen
Nacharbeiten aber nur an der FU Berlin in Betrieb
• Existierende Schnittstellen wurden genutzt, um Seiteneffekte für andere
Verbundteilnehmer zu vermeiden
• Keine eigenes Entwicklungsprojekt im Gesamtplan für die B3Kat-Anbindung durch Ex
Libris vorgesehen. UBs und Verbundzentralen haben zu lange mit Eskalation gewartet
• Ursprüngliches Ziel, mit Alma im B3Kat zu katalogisieren, musste aufgegeben werden:
Abschied von der doppelten MAB_MARC-Konvertierung hat viel Zeit und Kapazitäten
gekostet
• Versorgungsschnittstelle zum B3Kat immer noch nicht im Regelbetrieb => Lösung
für August angekündigt
• Tragweite war für die Berliner Bibliotheken nicht absehbar
• Manueller Aufwand für Nacharbeiten
Seite 22
Alma und die deutsche Verbundlandschaft:
Gemeinsame Normdatei GND
• GND ist in die Community Zone von Alma integriert
• Nummernverknüpfungen zur GND funktionieren
• Anreicherung mit Verweisungsformen beim Export nach Primo nach Anlaufschwierigkeiten
jetzt umgesetzt
• Bislang keine Bearbeitungsmöglichkeiten in der GND aus Alma
• Online-Kommunikation erfolgt über den B3Kat mit verteilter Redaktion und hohem
Entwicklungsaufwand
• Einbindung der GND in die Alma Welt bislang nur in Ansätzen erfolgt
• Fortschritte bei der Recherche nach Verweisungsformen in Primo
Seite 23
Alma und die deutsche Verbundlandschaft:
Elektronische Zeitschriftenbibliothek EZB
• EZB enthält alle Bestandsinformationen von umfassenden Verträgen (National, Allianz-,
Bundes- und Konsortiallizenzen) für elektronische Zeitschriften. Im Zusammenwirken von
EZB, Alma-Bibliotheken und Ex Libris wurden ein Weg definiert, wie diese
Bestandsinformationen in die bestehende Struktur der CKB in der Community Zone
regelmässig übertragen werden können
• Praktische Umsetzung noch nicht erfolgt
• Noch ist unklar, auf welche Probleme man noch stoßen wird
• EZB Einbindung in Alma ist auf einem guten Weg
• Mit der Einbindung von National- und Allianzlizenzen bestehen große Potentiale
in der Verwaltung elektronischer Ressourcen
Seite 24
Alma und die deutsche Verbundlandschaft:
Zeitschriftendatenbank ZDB
• Projekt mit vielen Beteiligten, Erkenntnisse und Workflows können nachgenutzt werden
• ZDB wurde zwar als deutsche „Sonderlocke“ identifiziert, aber kein eigenes
Entwicklungsprojekt aufgesetzt
• Kommunikation mit allen Beteiligten inkl. der Deutschen Nationalbibliothek aufwändig, die
Arbeit einer eingesetzten Task Force wurde zu früh beendet
• ZDB bleibt ein Fremdkörper im Alma Universum
• Lösungsvorschläge von Ex Libris überzeugen noch nicht ganz, aber es werden
erhebliche Anstrengungen unternommen, um zu tragfähigen Lösungen zu kommen
• Konstrukt ZDB muss kritisch hinterfragt werden
Seite 25
Resümee – Teil 1
Resümee – Teil 2
• Die Zwischenbilanz fällt durchwachsen aus, die Aussichten sind positiv
• Grundlegende Probleme weniger beim Produkt Alma, als bei der Berücksichtigung der
spezifischen Bibliotheksinfrastruktur in Deutschland
• Viele Fragen wurden zum ersten Mal gestellt: von den Antworten und Lösungen werden alle
profitieren, die den Berliner UBs nachfolgen
Seite 26
Seite 27
juergen.christof@tu-berlin.de
www.ub.tu-berlin.de/
http://de.slideshare.net/UB_TU_Berlin

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  • 2. Seite 2 Alma Projekt • Gemeinsames Projekt der Freien Universität, der Humboldt-Universität, der Technischen Universität und der Universität der Künste Berlin • Zusammenarbeit mit dem Kooperativen Bibliotheksverbund Berlin-Brandenburg KOBV und der Verbundzentrale des Bibliotheksverbundes Bayern BVB • Beginn der Gespräche über einen Umstieg von Aleph auf Alma in 2012 • Vertragsverhandlungen von 2013–2015 • Vertragsabschluss am 13. Mai 2015 • Projektbeginn am 2. Dezember 2015 • Umstieg im Dezember 2016 / Januar 2017 • Projektende und Wechsel in den regulären Support im April 2017
  • 3. Seite 3 Übersicht – Teil 1 1. Vor dem Projekt: Vertragsverhandlungen mit Ex Libris 2. Vor dem Projekt: Vertragsabschluss mit Ex Libris 3. Vor dem Projekt: Besuchsfahrten zu Alma Bibliotheken 4. Alma Projekt: Projektverlauf und Projektstrukturen 5. Alma Projekt: Kommunikationsstrukturen 6. Alma Projekt: Schulungskonzepte 7. Alma Projekt: Datenschutz 8. Alma Projekt: Dienstvereinbarungen mit den Personalräten 9. Produkt Alma: Cloudanwendung 10. Produkt Alma: Erwerbung, Katalogisierung, Ausleihe
  • 4. Seite 4 Übersicht – Teil 2 11. Produkt Alma: Fernleihe 12. Produkt Alma: Analytics 13. Produkt Alma: Zusammenspiel mit Primo 14. Produkt Alma: Schnittstellen zu Drittsystemen 15. Alma und die deutsche Verbundlandschaft: Verbundkatalog B3Kat 16. Alma und die deutsche Verbundlandschaft: Gemeinsame Normdatei GND 17. Alma und die deutsche Verbundlandschaft: Elektronische Zeitschriftenbibliothek EZB 18. Alma und die deutsche Verbundlandschaft: Zeitschriftendatenbank ZDB 19. Resümee – Teil 1 20. Resümee – Teil 2
  • 5. Seite 5 Schema => Thema / Bewertungsgegenstand • Positive Aspekte (aus der Sicht der Leitungen der Universitätsbibliotheken) • Negative Aspekte (aus der Sicht der Leitungen der Universitätsbibliotheken) Zwischenbilanz
  • 6. Seite 6 Vor dem Projekt: Vertragsverhandlungen mit Ex Libris • Absprachen zwischen den UBs erfolgreich und im Einvernehmen verlaufen • Verständigung über den Leistungsumfang erfolgte in einem längeren iterativen Prozess gemeinsam mit Ex Libris • Mittels Beratung durch einen Fachanwalt konnten alle wesentlichen Punkte in die Vertragsverhandlungen aufgenommen werden • Längerer Weg zu einem angemessenen Vertragsmodell (EVB-IT) • Verständnisprobleme auf Seiten von Ex Libris für die Rechtslage in Deutschland, Versuch der Übertragung von Vertragskonstrukten aus dem angelsächsischen Rechtsraum • Schwierigkeiten bei der Festlegung von Vertragsstrafen bei der Nichterfüllung von Pflichten • Sehr anspruchsvolle Verhandlungen, sehr hoher Zeitaufwand • Erst unter Hinzuziehung eines Fachanwaltes konnten entscheidende Fortschritte erzielt werden • Englisch-deutsches Vertragskonstrukt als Problem
  • 7. Seite 7 Vor dem Projekt: Vertragsabschluss mit Ex Libris • Teilnahme der UBs am Early Adopter Programm: Finanzwirksam • Einmaliges Projektbudget für das Umstiegsprojekt • Berücksichtigung aller wesentlichen bibliotheksfachlichen Anforderungen in 8 Anhängen • Berücksichtigung der spezifischen Datenschutzlage in Deutschland und Berlin • Verweise auf das CIB-Projekt im Vertrag nicht hilfreich (kein Plan B berücksichtigt) • Einbindung der Verbundzentralen des KOBV und des BVB erfolgte zu spät • Early Adopter Programm heißt auch: Die Software reift beim Kunden • Anforderungen der Berliner UBs konnten weitgehend im umfangreichen Vertragswerk berücksichtigt werden (Hauptvertrag plus 8 Anlagen) • Datenschutzbelange wurden Teil des Vertragswerks
  • 8. Seite 8 Vor dem Projekt: Besuchsfahrten zu Alma Bibliotheken • Teams aus den UBs sind zu Alma Bibliotheken nach Leuven (Belgien) und York (UK) gefahren, gemeinsame fachliche Vorbereitung lief erfolgreich • Aufenthalte haben die Kenntnisse über Alma und den Einsatzrahmen erheblich befördert • Zusammenarbeit auf der kollegialen Ebene wurde nachhaltig gestärkt („York and friends“) • Hoher logistischer Aufwand bei der Vorbereitung der Reisen • Kosten für mehrtägige Auslandsdienstreisen • UB-übergreifend positive Bewertung der Besuchsfahrten: man hat sehr viel voneinander und von den besuchten Bibliotheken gelernt • Zusammengehörigkeitsgefühl im Alma Kernteam wurde gestärkt => zur Nachahmung empfohlen (Besuch in Berliner UBs möglich)
  • 9. Seite 9 Alma Projekt: Projektverlauf und Projektstrukturen • 3 Projekte in FU, HU, TU/UdK: auf die jeweils speziellen Bedarfe abgestimmt • Klare Strukturen und Verantwortlichkeiten in den UBs, keine Meta-Strukturen zwischen den UBs auf Fachebene, sondern informeller Austausch und kollegiale Zusammenarbeit • Managementebene: Runde der UB-Leitungen für die Gesamtsteuerung. Verbindliche Entscheidungen, sowie gemeinsame Eskalation gegenüber Ex Libris im Krisenfall • Sehr hohe zeitliche Inanspruchnahme aller Projektbeteiligten, deutlich mehr als geplant und von Ex Libris vorausgesagt • Projektlaufzeit länger als geplant • Nur wenig Möglichkeiten zur Entlastung der Projektteams von Regelaufgaben • Projektstrukturen in den UBs haben sich bewährt, leistungsstarke Teams haben über einen Zeitraum von 14 Monaten hervorragend gearbeitet • Belastung am Limit und darüber hinaus, sehr hoher zeitlicher und psychischer Druck
  • 11. Seite 11 Alma Projekt: Kommunikationsstrukturen • Innerhalb der UB-internen sowie UB-übergreifenden Projekte mit KOBV und BVB gute und vertrauensvolle Kommunikation: kurze Wege, häufige Treffen, schnelle Reaktionszeiten, verbindliche Absprachen • Einsatz von Wikis (z.B. Confluence in TU/UdK) als Informationsdrehscheibe • Regelmäßige Calls auf der Ebene der Projektleitungen mit Ex Libris waren hilfreich • Kommunikation mit Ex Libris über Salesforce: umständlich, anstrengend, ausnahmslos auf Englisch (trotz deutschsprachiger Muttersprachler im Projektteam von Ex Libris) • Direkte Absprachen mit Vor-Ort-Mitarbeitern von Ex Libris viel zu selten • Projektteam von Ex Libris war mit Menge (Tausende Tickets) und Komplexitätsgrad der Anfragen zum Teil überfordert • Erfolgreiche Kommunikationsstrukturen in den UBs, Eskalationsstrategien gegenüber Ex Libris noch verbesserungsbedürftig • Standard-Kommunikationslösungen von Ex Libris für ein Projekt dieser Größenordnung eher nicht geeignet, deutlich mehr Vor-Ort-Termine wären hilfreich gewesen
  • 12. Seite 12 Alma Projekt: Schulungskonzepte • Unterschiedliche Herangehensweise in UBs: Videos, Aufgaben, Schulungsveranstaltungen • Schulende aus den Projektteams: hohe Vertrautheit mit Alma (aber: zusätzliche Belastung) • Verbindliches Certification Training von Ex Libris für SystembibliothekarInnen: steile Lernkurve (aber: hoher Zeitaufwand) • Ex Libris überlässt das Ausrollen in die Fläche den Kunden • Schulungsunterlagen (Lehrvideos) von Ex Libris zum Teil völlig veraltet und unbrauchbar • Frust bei Beschäftigten nach Sichtung der Lehrvideos • Unsicherheiten bei den Schulenden: Geschäftsprozesse noch nicht abgebildet in Alma • Schulungen für das gesamte Personal erst kurz vor Go live sinnvoll • Sehr erfolgreiche Schulungskonzepte in den UBs: viel Lob durch Beschäftigte • Schulungsaufwand enorm, genug Zeit einplanen
  • 13. Seite 13 Alma Projekt: Datenschutz • Erstellung des Sicherheitskonzeptes (Siko) große fachliche und zeitliche Herausforderung: Durch das Engagement der UBs konnte eine hervorragende Lösung erarbeitet werden, die den kritischen Augen des Landesdatenschutzes und der behördlichen Datenschutz- beauftragten Stand hält. Vermutlich beispielgebend für Alma Anwender. • Hoher Aufwand für die Erstellung des Siko, externe kostenpflichtige Beratung war nötig • Anfangs mangelndes Verständnis bei Ex Libris für die große Bedeutung des Datenschutzes, Überzeugungsarbeit über die Notwendigkeit des Vorgehens musste geleistet werden • Frühe Einbindung der behördlichen Datenschutzbeauftragten wichtig • Aufwand der Siko Erstellung wurde unterschätzt • Berliner Alma-Siko bietet hohes Nachnutzungspotential
  • 14. Seite 14 Alma Projekt: Dienstvereinbarungen mit den Personalräten • Hohe Aufmerksamkeit auf Seiten der Personalräte für das Alma-Projekt, vor allem auch wegen Datenschutzbedenken • Nach intensiven Verhandlungen konnten an fast allen Berliner Universitäten bereits Dienstvereinbarungen mit den Personalräten abgeschlossen werden • Aufwand und Ertrag stehen in keinem guten Verhältnis, hoher Zeitaufwand für das Bibliotheksmanagement bis zum Abschluss der Dienstvereinbarungen • Erwartungen der Beschäftigten wurden enttäuscht, da sich Herausforderungen bei der Alma Einführung nicht über Dienstvereinbarungen lösen lassen • Frühzeitiges Einbinden der Personalräte in das Alma Projekt erforderlich, Mitwirkung im operativen Projektablauf sehr hilfreich • Im Ergebnis lassen sich keine Alma-spezifischen Besonderheiten in den Dienstvereinbarungen erkennen, Potential für Enttäuschungen
  • 15. Seite 15 Produkt Alma: Cloudanwendung • Alma als Software as a Service-Lösung verlagert den Betrieb konsequent nach außen • Fachkräfte, die unter Aleph Bedingungen für den Betrieb des Lokalsystems (Hard- und Software) eingesetzt wurden, können neue Aufgaben übernehmen • Erheblicher Vorteil: Monatliche Updates, Verbesserungen werden schneller wirksam (aber: Mehraufwand durch Sichtung von Release Notes und Durchführung von Tests) • Abhängigkeit gegenüber dem Anbieter deutlich erhöht: Zugang zum Lokalsystem ausschließlich via Internet • Reduzierte Möglichkeiten zur Datenabfrage und Datenmanipulation: kein Root-Zugriff mehr auf die Datenbank, Verlust von Möglichkeiten der Einflussnahme auf das System • Schwerwiegende Grundsatzentscheidung, die nicht leicht revidierbar ist • Auslagerung der Betriebsverantwortung, Konzentration auf Bibliotheksfachliches • Durch Updates zyklische Anpassungen des Systems
  • 16. Seite 16 Produkt Alma: Erwerbung, Katalogisierung, Ausleihe • Alle Erwerbungsvorgänge in einem System, egal ob e-Medien oder Printmedien • Vorteile in der Verwaltung von e-Medien sind deutlich (aber: Nachteile bei Print) • Mehrwerte der Alma-Infrastruktur aus Institution Zone, Network Zone und Community Zone in ersten Ansätzen erkennbar, aber noch nicht wirklich ausgelotet • Ausleihe nach Betriebsaufnahme stabil, fast keine Benutzerbeschwerden • Erwerbungsprozesse müssen unter Alma-Bedingungen neu durchdacht werden, erhebliche Veränderungen an einzelnen Arbeitsplätzen • Primärkatalogisierung erfolgt weiter mittels Aleph Client im B3Kat: Kreiskonvertierung MAB-MARC-MAB nicht erfolgreich • Umgestaltung der Erwerbungsprozesse steht im Fokus, mehr als erwartet • Katalogisierung aus Alma im B3Kat als Desiderat, MAB-MARC Problematik wurde vor allem von Ex Libris deutlich unterschätzt • Ausleihmodul läuft stabil, viele Klicks erschweren den Alltagsbetrieb
  • 17. Seite 17 Produkt Alma: Fernleihe • Sehr gute Zusammenarbeit zwischen Berliner UBs und KOBV: Einrichtung eines Testleitwegs zwischen FU, HU, TU ermöglichte vollständige Tests der Workflows und der Kommunikation zwischen FL-Server und Alma • Trennung der aktiven Fernleihe von der Ausleihe ermöglicht spezifische Konfigurationen bei Mahnroutinen, Abholorten, Nutzerkommunikation etc. • Bearbeitung von Fernleihen in Alma mussten sich die Mitarbeiter mühsam selbst erarbeiten (keine geeigneten Tutorials) • Anwendungen und Funktionen basieren auf einem Leihverkehr, der hauptsächlich über E-Mail abgewickelt wird (Muster: anglo-amerikanischer Leihverkehr) • Fernleihe wurde von Ex Libris zu wenig Relevanz eingeräumt • System musste an die Spezifika des deutschen Leihverkehrs angepasst werden (= Steuerung des Leitwegs über einen Zentralen Fernleihserver)
  • 18. Seite 18 Produkt Alma: Analytics • Analysewerkzeug Analytics als noch uneingelöstes Versprechen für die Zukunft • Erste Tests zeigen großes Potenzial • Nachnutzung der von anderen Alma Anwendern erstellten Reports möglich: eventuell künftige Zeitersparnis • Erfolgreicher Einsatz von Analytics erfordert zeitintensive Einarbeitung • Handhabung in der Praxis erweist sich als deutlich komplizierter als gedacht und als von Ex Libris angekündigt • Bedienung der Deutschen Bibliotheksstatistik DBS über Analytics noch unklar • Analytics ist noch die große Unbekannte im Alma Universum • Ob alle für die UBs notwendigen Statistiken, die mittels direktem Datenbankzugriff in Aleph erzeugt werden konnten, auch mit Analytics möglich sind, ist noch offen
  • 19. Seite 19 Produkt Alma: Zusammenspiel mit Primo • Bibliotheksmanagementsystem Alma und Recherchesystem Primo sind zwei Seiten einer Medaille: Verwaltungswerkzeug und Recherchesystem sind besser aufeinander abgestimmt und miteinander verzahnt • Änderungen in Alma lösen als Seiteneffekte unerwartete Anzeigeprobleme in Primo aus • Zusammenspiel von Alma und Primo muss teilweise im trial-and-error Verfahren durch die Verantwortlichen herausgefunden werden, die Dokumentation ist defizitär • Der Einsatz von Alma erfordert zwingend den Umstieg mit Primo in die gleiche Cloudumgebung, ein eigenes Primo-Hosting entfällt • Hat man sich für Primo als Recherchesystem entschieden, können mittelfristig Mehrwerte aus dem Zusammenspiel der Systeme generiert werden
  • 20. Seite 20 Produkt Alma: Schnittstellen zu Drittsystemen • Alma ist in den UBs eingebunden in ein Systemumfeld mit zahlreichen Drittsystemen (RFID, Kassenautomat, Finanzsysteme, Identitätsmanagement u.a.m.) • Ex Libris hat seine Schnittstellen offengelegt, Standards sind hier unabdingbar • Die Anbindung im Zusammenspiel zwischen UBs, Ex Libris und den Anbietern der Drittsysteme ist weitgehend erfolgreich verlaufen • Alle Schnittstellen zu Drittsystemen müssen im Prozess der Einführung identifiziert werden • Teilprojekte mit Verantwortlichkeiten, Ressourcen- und bei Bedarf Budgetplanung sowie Tests müssen aufgesetzt werden. Der Aufwand ist nicht zu unterschätzen • Frühzeitige Absprachen mit weiteren Beteiligten (z.B. Rechenzentren) sind notwendig • Standardschnittstellen erleichtern die Anbindung von Drittsystemen • Vor dem Umstieg müssen zeitaufwendige Teilprojekte eingetaktet werden, um die Anbindung fristgerecht umgesetzt zu haben • Eigenes Budget nötig für Beauftragung von Programmierleistungen
  • 21. Seite 21 Alma und die deutsche Verbundlandschaft: Verbundkatalog B3Kat • Versorgungsschnittstelle B3Kat / Alma funktioniert im Prinzip, aufgrund der erforderlichen Nacharbeiten aber nur an der FU Berlin in Betrieb • Existierende Schnittstellen wurden genutzt, um Seiteneffekte für andere Verbundteilnehmer zu vermeiden • Keine eigenes Entwicklungsprojekt im Gesamtplan für die B3Kat-Anbindung durch Ex Libris vorgesehen. UBs und Verbundzentralen haben zu lange mit Eskalation gewartet • Ursprüngliches Ziel, mit Alma im B3Kat zu katalogisieren, musste aufgegeben werden: Abschied von der doppelten MAB_MARC-Konvertierung hat viel Zeit und Kapazitäten gekostet • Versorgungsschnittstelle zum B3Kat immer noch nicht im Regelbetrieb => Lösung für August angekündigt • Tragweite war für die Berliner Bibliotheken nicht absehbar • Manueller Aufwand für Nacharbeiten
  • 22. Seite 22 Alma und die deutsche Verbundlandschaft: Gemeinsame Normdatei GND • GND ist in die Community Zone von Alma integriert • Nummernverknüpfungen zur GND funktionieren • Anreicherung mit Verweisungsformen beim Export nach Primo nach Anlaufschwierigkeiten jetzt umgesetzt • Bislang keine Bearbeitungsmöglichkeiten in der GND aus Alma • Online-Kommunikation erfolgt über den B3Kat mit verteilter Redaktion und hohem Entwicklungsaufwand • Einbindung der GND in die Alma Welt bislang nur in Ansätzen erfolgt • Fortschritte bei der Recherche nach Verweisungsformen in Primo
  • 23. Seite 23 Alma und die deutsche Verbundlandschaft: Elektronische Zeitschriftenbibliothek EZB • EZB enthält alle Bestandsinformationen von umfassenden Verträgen (National, Allianz-, Bundes- und Konsortiallizenzen) für elektronische Zeitschriften. Im Zusammenwirken von EZB, Alma-Bibliotheken und Ex Libris wurden ein Weg definiert, wie diese Bestandsinformationen in die bestehende Struktur der CKB in der Community Zone regelmässig übertragen werden können • Praktische Umsetzung noch nicht erfolgt • Noch ist unklar, auf welche Probleme man noch stoßen wird • EZB Einbindung in Alma ist auf einem guten Weg • Mit der Einbindung von National- und Allianzlizenzen bestehen große Potentiale in der Verwaltung elektronischer Ressourcen
  • 24. Seite 24 Alma und die deutsche Verbundlandschaft: Zeitschriftendatenbank ZDB • Projekt mit vielen Beteiligten, Erkenntnisse und Workflows können nachgenutzt werden • ZDB wurde zwar als deutsche „Sonderlocke“ identifiziert, aber kein eigenes Entwicklungsprojekt aufgesetzt • Kommunikation mit allen Beteiligten inkl. der Deutschen Nationalbibliothek aufwändig, die Arbeit einer eingesetzten Task Force wurde zu früh beendet • ZDB bleibt ein Fremdkörper im Alma Universum • Lösungsvorschläge von Ex Libris überzeugen noch nicht ganz, aber es werden erhebliche Anstrengungen unternommen, um zu tragfähigen Lösungen zu kommen • Konstrukt ZDB muss kritisch hinterfragt werden
  • 26. Resümee – Teil 2 • Die Zwischenbilanz fällt durchwachsen aus, die Aussichten sind positiv • Grundlegende Probleme weniger beim Produkt Alma, als bei der Berücksichtigung der spezifischen Bibliotheksinfrastruktur in Deutschland • Viele Fragen wurden zum ersten Mal gestellt: von den Antworten und Lösungen werden alle profitieren, die den Berliner UBs nachfolgen Seite 26