Mitte 2013 fanden die ersten Gespräche der Universitätsbibliotheken von FU, HU, TU und UdK Berlin mit Ex Libris zu Alma statt. Nach intensiven Verhandlungen unter den Bedingungen des Early-Adopter-Progamms konnte im Januar 2015 ein gleichlautender Vertrag mit jeder Institution geschlossen werden. Im Dezember 2015 startete schließlich das Migrationsprojekt, im Dezember 2016 und Januar 2017 gingen die UBs live mit Alma. Im Vortrag wird eine erste Zwischenbilanz gezogen. Dazu richtet sich der Blick auf den Ablauf des Migrationsprojektes, die erhofften und bislang realisierten Mehrwerte sowie die „Lessons Learned“. Des Weiteren wird es Aussagen zu den Themenfeldern „Einbindung in Verbundstrukturen“, „Schulungskonzepte“, „Anbindungen von Dritt-Systemen“ und „Datenschutz“ geben.

1. Der Umstieg der Berliner Universitätsbibliotheken auf Alma
– eine Zwischenbilanz
Jürgen Christof
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Alma Projekt
• Gemeinsames Projekt der Freien Universität, der Humboldt-Universität, der Technischen
Universität und der Universität der Künste Berlin
• Zusammenarbeit mit dem Kooperativen Bibliotheksverbund Berlin-Brandenburg KOBV und der
Verbundzentrale des Bibliotheksverbundes Bayern BVB
• Beginn der Gespräche über einen Umstieg von Aleph auf Alma in 2012
• Vertragsverhandlungen von 2013–2015
• Vertragsabschluss am 13. Mai 2015
• Projektbeginn am 2. Dezember 2015
• Umstieg im Dezember 2016 / Januar 2017
• Projektende und Wechsel in den regulären Support im April 2017

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Übersicht – Teil 1
1. Vor dem Projekt: Vertragsverhandlungen mit Ex Libris
2. Vor dem Projekt: Vertragsabschluss mit Ex Libris
3. Vor dem Projekt: Besuchsfahrten zu Alma Bibliotheken
4. Alma Projekt: Projektverlauf und Projektstrukturen
5. Alma Projekt: Kommunikationsstrukturen
6. Alma Projekt: Schulungskonzepte
7. Alma Projekt: Datenschutz
8. Alma Projekt: Dienstvereinbarungen mit den Personalräten
9. Produkt Alma: Cloudanwendung
10. Produkt Alma: Erwerbung, Katalogisierung, Ausleihe

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Übersicht – Teil 2
11. Produkt Alma: Fernleihe
12. Produkt Alma: Analytics
13. Produkt Alma: Zusammenspiel mit Primo
14. Produkt Alma: Schnittstellen zu Drittsystemen
15. Alma und die deutsche Verbundlandschaft: Verbundkatalog B3Kat
16. Alma und die deutsche Verbundlandschaft: Gemeinsame Normdatei GND
17. Alma und die deutsche Verbundlandschaft: Elektronische Zeitschriftenbibliothek EZB
18. Alma und die deutsche Verbundlandschaft: Zeitschriftendatenbank ZDB
19. Resümee – Teil 1
20. Resümee – Teil 2

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Schema => Thema / Bewertungsgegenstand
• Positive Aspekte (aus der Sicht der Leitungen der Universitätsbibliotheken)
• Negative Aspekte (aus der Sicht der Leitungen der Universitätsbibliotheken)
Zwischenbilanz

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Vor dem Projekt: Vertragsverhandlungen mit Ex Libris
• Absprachen zwischen den UBs erfolgreich und im Einvernehmen verlaufen
• Verständigung über den Leistungsumfang erfolgte in einem längeren iterativen Prozess
gemeinsam mit Ex Libris
• Mittels Beratung durch einen Fachanwalt konnten alle wesentlichen Punkte in die
Vertragsverhandlungen aufgenommen werden
• Längerer Weg zu einem angemessenen Vertragsmodell (EVB-IT)
• Verständnisprobleme auf Seiten von Ex Libris für die Rechtslage in Deutschland, Versuch
der Übertragung von Vertragskonstrukten aus dem angelsächsischen Rechtsraum
• Schwierigkeiten bei der Festlegung von Vertragsstrafen bei der Nichterfüllung von Pflichten
• Sehr anspruchsvolle Verhandlungen, sehr hoher Zeitaufwand
• Erst unter Hinzuziehung eines Fachanwaltes konnten entscheidende Fortschritte
erzielt werden
• Englisch-deutsches Vertragskonstrukt als Problem

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Vor dem Projekt: Vertragsabschluss mit Ex Libris
• Teilnahme der UBs am Early Adopter Programm: Finanzwirksam
• Einmaliges Projektbudget für das Umstiegsprojekt
• Berücksichtigung aller wesentlichen bibliotheksfachlichen Anforderungen in 8 Anhängen
• Berücksichtigung der spezifischen Datenschutzlage in Deutschland und Berlin
• Verweise auf das CIB-Projekt im Vertrag nicht hilfreich (kein Plan B berücksichtigt)
• Einbindung der Verbundzentralen des KOBV und des BVB erfolgte zu spät
• Early Adopter Programm heißt auch: Die Software reift beim Kunden
• Anforderungen der Berliner UBs konnten weitgehend im umfangreichen
Vertragswerk berücksichtigt werden (Hauptvertrag plus 8 Anlagen)
• Datenschutzbelange wurden Teil des Vertragswerks

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Vor dem Projekt: Besuchsfahrten zu Alma Bibliotheken
• Teams aus den UBs sind zu Alma Bibliotheken nach Leuven (Belgien) und York (UK)
gefahren, gemeinsame fachliche Vorbereitung lief erfolgreich
• Aufenthalte haben die Kenntnisse über Alma und den Einsatzrahmen erheblich befördert
• Zusammenarbeit auf der kollegialen Ebene wurde nachhaltig gestärkt („York and friends“)
• Hoher logistischer Aufwand bei der Vorbereitung der Reisen
• Kosten für mehrtägige Auslandsdienstreisen
• UB-übergreifend positive Bewertung der Besuchsfahrten: man hat sehr viel
voneinander und von den besuchten Bibliotheken gelernt
• Zusammengehörigkeitsgefühl im Alma Kernteam wurde gestärkt => zur
Nachahmung empfohlen (Besuch in Berliner UBs möglich)

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Alma Projekt: Projektverlauf und Projektstrukturen
• 3 Projekte in FU, HU, TU/UdK: auf die jeweils speziellen Bedarfe abgestimmt
• Klare Strukturen und Verantwortlichkeiten in den UBs, keine Meta-Strukturen zwischen den
UBs auf Fachebene, sondern informeller Austausch und kollegiale Zusammenarbeit
• Managementebene: Runde der UB-Leitungen für die Gesamtsteuerung. Verbindliche
Entscheidungen, sowie gemeinsame Eskalation gegenüber Ex Libris im Krisenfall
• Sehr hohe zeitliche Inanspruchnahme aller Projektbeteiligten, deutlich mehr als geplant
und von Ex Libris vorausgesagt
• Projektlaufzeit länger als geplant
• Nur wenig Möglichkeiten zur Entlastung der Projektteams von Regelaufgaben
• Projektstrukturen in den UBs haben sich bewährt, leistungsstarke Teams haben
über einen Zeitraum von 14 Monaten hervorragend gearbeitet
• Belastung am Limit und darüber hinaus, sehr hoher zeitlicher und psychischer
Druck

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Alma Projekt: Kommunikationsstrukturen
• Innerhalb der UB-internen sowie UB-übergreifenden Projekte mit KOBV und BVB gute und
vertrauensvolle Kommunikation: kurze Wege, häufige Treffen, schnelle Reaktionszeiten,
verbindliche Absprachen
• Einsatz von Wikis (z.B. Confluence in TU/UdK) als Informationsdrehscheibe
• Regelmäßige Calls auf der Ebene der Projektleitungen mit Ex Libris waren hilfreich
• Kommunikation mit Ex Libris über Salesforce: umständlich, anstrengend, ausnahmslos auf
Englisch (trotz deutschsprachiger Muttersprachler im Projektteam von Ex Libris)
• Direkte Absprachen mit Vor-Ort-Mitarbeitern von Ex Libris viel zu selten
• Projektteam von Ex Libris war mit Menge (Tausende Tickets) und Komplexitätsgrad der
Anfragen zum Teil überfordert
• Erfolgreiche Kommunikationsstrukturen in den UBs, Eskalationsstrategien
gegenüber Ex Libris noch verbesserungsbedürftig
• Standard-Kommunikationslösungen von Ex Libris für ein Projekt dieser
Größenordnung eher nicht geeignet, deutlich mehr Vor-Ort-Termine
wären hilfreich gewesen

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Alma Projekt: Schulungskonzepte
• Unterschiedliche Herangehensweise in UBs: Videos, Aufgaben, Schulungsveranstaltungen
• Schulende aus den Projektteams: hohe Vertrautheit mit Alma (aber: zusätzliche Belastung)
• Verbindliches Certification Training von Ex Libris für SystembibliothekarInnen: steile
Lernkurve (aber: hoher Zeitaufwand)
• Ex Libris überlässt das Ausrollen in die Fläche den Kunden
• Schulungsunterlagen (Lehrvideos) von Ex Libris zum Teil völlig veraltet und unbrauchbar
• Frust bei Beschäftigten nach Sichtung der Lehrvideos
• Unsicherheiten bei den Schulenden: Geschäftsprozesse noch nicht abgebildet in Alma
• Schulungen für das gesamte Personal erst kurz vor Go live sinnvoll
• Sehr erfolgreiche Schulungskonzepte in den UBs: viel Lob durch Beschäftigte
• Schulungsaufwand enorm, genug Zeit einplanen

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Alma Projekt: Datenschutz
• Erstellung des Sicherheitskonzeptes (Siko) große fachliche und zeitliche Herausforderung:
Durch das Engagement der UBs konnte eine hervorragende Lösung erarbeitet werden, die
den kritischen Augen des Landesdatenschutzes und der behördlichen Datenschutz-
beauftragten Stand hält. Vermutlich beispielgebend für Alma Anwender.
• Hoher Aufwand für die Erstellung des Siko, externe kostenpflichtige Beratung war nötig
• Anfangs mangelndes Verständnis bei Ex Libris für die große Bedeutung des
Datenschutzes, Überzeugungsarbeit über die Notwendigkeit des Vorgehens musste
geleistet werden
• Frühe Einbindung der behördlichen Datenschutzbeauftragten wichtig
• Aufwand der Siko Erstellung wurde unterschätzt
• Berliner Alma-Siko bietet hohes Nachnutzungspotential

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Alma Projekt: Dienstvereinbarungen mit den Personalräten
• Hohe Aufmerksamkeit auf Seiten der Personalräte für das Alma-Projekt, vor allem auch
wegen Datenschutzbedenken
• Nach intensiven Verhandlungen konnten an fast allen Berliner Universitäten bereits
Dienstvereinbarungen mit den Personalräten abgeschlossen werden
• Aufwand und Ertrag stehen in keinem guten Verhältnis, hoher Zeitaufwand für das
Bibliotheksmanagement bis zum Abschluss der Dienstvereinbarungen
• Erwartungen der Beschäftigten wurden enttäuscht, da sich Herausforderungen bei der
Alma Einführung nicht über Dienstvereinbarungen lösen lassen
• Frühzeitiges Einbinden der Personalräte in das Alma Projekt erforderlich,
Mitwirkung im operativen Projektablauf sehr hilfreich
• Im Ergebnis lassen sich keine Alma-spezifischen Besonderheiten in den
Dienstvereinbarungen erkennen, Potential für Enttäuschungen

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Produkt Alma: Cloudanwendung
• Alma als Software as a Service-Lösung verlagert den Betrieb konsequent nach außen
• Fachkräfte, die unter Aleph Bedingungen für den Betrieb des Lokalsystems (Hard- und
Software) eingesetzt wurden, können neue Aufgaben übernehmen
• Erheblicher Vorteil: Monatliche Updates, Verbesserungen werden schneller wirksam (aber:
Mehraufwand durch Sichtung von Release Notes und Durchführung von Tests)
• Abhängigkeit gegenüber dem Anbieter deutlich erhöht: Zugang zum Lokalsystem
ausschließlich via Internet
• Reduzierte Möglichkeiten zur Datenabfrage und Datenmanipulation: kein Root-Zugriff mehr
auf die Datenbank, Verlust von Möglichkeiten der Einflussnahme auf das System
• Schwerwiegende Grundsatzentscheidung, die nicht leicht revidierbar ist
• Auslagerung der Betriebsverantwortung, Konzentration auf Bibliotheksfachliches
• Durch Updates zyklische Anpassungen des Systems

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Produkt Alma: Erwerbung, Katalogisierung, Ausleihe
• Alle Erwerbungsvorgänge in einem System, egal ob e-Medien oder Printmedien
• Vorteile in der Verwaltung von e-Medien sind deutlich (aber: Nachteile bei Print)
• Mehrwerte der Alma-Infrastruktur aus Institution Zone, Network Zone und Community Zone
in ersten Ansätzen erkennbar, aber noch nicht wirklich ausgelotet
• Ausleihe nach Betriebsaufnahme stabil, fast keine Benutzerbeschwerden
• Erwerbungsprozesse müssen unter Alma-Bedingungen neu durchdacht werden,
erhebliche Veränderungen an einzelnen Arbeitsplätzen
• Primärkatalogisierung erfolgt weiter mittels Aleph Client im B3Kat: Kreiskonvertierung
MAB-MARC-MAB nicht erfolgreich
• Umgestaltung der Erwerbungsprozesse steht im Fokus, mehr als erwartet
• Katalogisierung aus Alma im B3Kat als Desiderat, MAB-MARC Problematik wurde
vor allem von Ex Libris deutlich unterschätzt
• Ausleihmodul läuft stabil, viele Klicks erschweren den Alltagsbetrieb

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Produkt Alma: Fernleihe
• Sehr gute Zusammenarbeit zwischen Berliner UBs und KOBV: Einrichtung eines
Testleitwegs zwischen FU, HU, TU ermöglichte vollständige Tests der Workflows und der
Kommunikation zwischen FL-Server und Alma
• Trennung der aktiven Fernleihe von der Ausleihe ermöglicht spezifische Konfigurationen
bei Mahnroutinen, Abholorten, Nutzerkommunikation etc.
• Bearbeitung von Fernleihen in Alma mussten sich die Mitarbeiter mühsam selbst
erarbeiten (keine geeigneten Tutorials)
• Anwendungen und Funktionen basieren auf einem Leihverkehr, der hauptsächlich über
E-Mail abgewickelt wird (Muster: anglo-amerikanischer Leihverkehr)
• Fernleihe wurde von Ex Libris zu wenig Relevanz eingeräumt
• System musste an die Spezifika des deutschen Leihverkehrs angepasst werden
(= Steuerung des Leitwegs über einen Zentralen Fernleihserver)

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Produkt Alma: Analytics
• Analysewerkzeug Analytics als noch uneingelöstes Versprechen für die Zukunft
• Erste Tests zeigen großes Potenzial
• Nachnutzung der von anderen Alma Anwendern erstellten Reports möglich:
eventuell künftige Zeitersparnis
• Erfolgreicher Einsatz von Analytics erfordert zeitintensive Einarbeitung
• Handhabung in der Praxis erweist sich als deutlich komplizierter als gedacht und als von
Ex Libris angekündigt
• Bedienung der Deutschen Bibliotheksstatistik DBS über Analytics noch unklar
• Analytics ist noch die große Unbekannte im Alma Universum
• Ob alle für die UBs notwendigen Statistiken, die mittels direktem Datenbankzugriff
in Aleph erzeugt werden konnten, auch mit Analytics möglich sind, ist noch offen

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Produkt Alma: Zusammenspiel mit Primo
• Bibliotheksmanagementsystem Alma und Recherchesystem Primo sind zwei Seiten einer
Medaille: Verwaltungswerkzeug und Recherchesystem sind besser aufeinander
abgestimmt und miteinander verzahnt
• Änderungen in Alma lösen als Seiteneffekte unerwartete Anzeigeprobleme in Primo aus
• Zusammenspiel von Alma und Primo muss teilweise im trial-and-error Verfahren durch die
Verantwortlichen herausgefunden werden, die Dokumentation ist defizitär
• Der Einsatz von Alma erfordert zwingend den Umstieg mit Primo in die gleiche
Cloudumgebung, ein eigenes Primo-Hosting entfällt
• Hat man sich für Primo als Recherchesystem entschieden, können mittelfristig
Mehrwerte aus dem Zusammenspiel der Systeme generiert werden

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Produkt Alma: Schnittstellen zu Drittsystemen
• Alma ist in den UBs eingebunden in ein Systemumfeld mit zahlreichen Drittsystemen
(RFID, Kassenautomat, Finanzsysteme, Identitätsmanagement u.a.m.)
• Ex Libris hat seine Schnittstellen offengelegt, Standards sind hier unabdingbar
• Die Anbindung im Zusammenspiel zwischen UBs, Ex Libris und den Anbietern der
Drittsysteme ist weitgehend erfolgreich verlaufen
• Alle Schnittstellen zu Drittsystemen müssen im Prozess der Einführung identifiziert werden
• Teilprojekte mit Verantwortlichkeiten, Ressourcen- und bei Bedarf Budgetplanung sowie
Tests müssen aufgesetzt werden. Der Aufwand ist nicht zu unterschätzen
• Frühzeitige Absprachen mit weiteren Beteiligten (z.B. Rechenzentren) sind notwendig
• Standardschnittstellen erleichtern die Anbindung von Drittsystemen
• Vor dem Umstieg müssen zeitaufwendige Teilprojekte eingetaktet werden, um die
Anbindung fristgerecht umgesetzt zu haben
• Eigenes Budget nötig für Beauftragung von Programmierleistungen

21. Seite 21
Alma und die deutsche Verbundlandschaft:
Verbundkatalog B3Kat
• Versorgungsschnittstelle B3Kat / Alma funktioniert im Prinzip, aufgrund der erforderlichen
Nacharbeiten aber nur an der FU Berlin in Betrieb
• Existierende Schnittstellen wurden genutzt, um Seiteneffekte für andere
Verbundteilnehmer zu vermeiden
• Keine eigenes Entwicklungsprojekt im Gesamtplan für die B3Kat-Anbindung durch Ex
Libris vorgesehen. UBs und Verbundzentralen haben zu lange mit Eskalation gewartet
• Ursprüngliches Ziel, mit Alma im B3Kat zu katalogisieren, musste aufgegeben werden:
Abschied von der doppelten MAB_MARC-Konvertierung hat viel Zeit und Kapazitäten
gekostet
• Versorgungsschnittstelle zum B3Kat immer noch nicht im Regelbetrieb => Lösung
für August angekündigt
• Tragweite war für die Berliner Bibliotheken nicht absehbar
• Manueller Aufwand für Nacharbeiten

22. Seite 22
Alma und die deutsche Verbundlandschaft:
Gemeinsame Normdatei GND
• GND ist in die Community Zone von Alma integriert
• Nummernverknüpfungen zur GND funktionieren
• Anreicherung mit Verweisungsformen beim Export nach Primo nach Anlaufschwierigkeiten
jetzt umgesetzt
• Bislang keine Bearbeitungsmöglichkeiten in der GND aus Alma
• Online-Kommunikation erfolgt über den B3Kat mit verteilter Redaktion und hohem
Entwicklungsaufwand
• Einbindung der GND in die Alma Welt bislang nur in Ansätzen erfolgt
• Fortschritte bei der Recherche nach Verweisungsformen in Primo

23. Seite 23
Alma und die deutsche Verbundlandschaft:
Elektronische Zeitschriftenbibliothek EZB
• EZB enthält alle Bestandsinformationen von umfassenden Verträgen (National, Allianz-,
Bundes- und Konsortiallizenzen) für elektronische Zeitschriften. Im Zusammenwirken von
EZB, Alma-Bibliotheken und Ex Libris wurden ein Weg definiert, wie diese
Bestandsinformationen in die bestehende Struktur der CKB in der Community Zone
regelmässig übertragen werden können
• Praktische Umsetzung noch nicht erfolgt
• Noch ist unklar, auf welche Probleme man noch stoßen wird
• EZB Einbindung in Alma ist auf einem guten Weg
• Mit der Einbindung von National- und Allianzlizenzen bestehen große Potentiale
in der Verwaltung elektronischer Ressourcen

24. Seite 24
Alma und die deutsche Verbundlandschaft:
Zeitschriftendatenbank ZDB
• Projekt mit vielen Beteiligten, Erkenntnisse und Workflows können nachgenutzt werden
• ZDB wurde zwar als deutsche „Sonderlocke“ identifiziert, aber kein eigenes
Entwicklungsprojekt aufgesetzt
• Kommunikation mit allen Beteiligten inkl. der Deutschen Nationalbibliothek aufwändig, die
Arbeit einer eingesetzten Task Force wurde zu früh beendet
• ZDB bleibt ein Fremdkörper im Alma Universum
• Lösungsvorschläge von Ex Libris überzeugen noch nicht ganz, aber es werden
erhebliche Anstrengungen unternommen, um zu tragfähigen Lösungen zu kommen
• Konstrukt ZDB muss kritisch hinterfragt werden

25. Seite 25
Resümee – Teil 1

26. Resümee – Teil 2
• Die Zwischenbilanz fällt durchwachsen aus, die Aussichten sind positiv
• Grundlegende Probleme weniger beim Produkt Alma, als bei der Berücksichtigung der
spezifischen Bibliotheksinfrastruktur in Deutschland
• Viele Fragen wurden zum ersten Mal gestellt: von den Antworten und Lösungen werden alle
profitieren, die den Berliner UBs nachfolgen
Seite 26

27. Seite 27
juergen.christof@tu-berlin.de
www.ub.tu-berlin.de/
http://de.slideshare.net/UB_TU_Berlin