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Der Umstieg auf Alma – Einblicke und Ausblicke
Jürgen Christof | Vortrag an der ULB Bonn am 24.7.2019
Inhalte sind, sofern nicht anders gekennzeichnet, lizenziert unter CC BY 4.0
Creative Commons Namensnennung 4.0 International | https://creativecommons.org/licenses/by/4.0
Seite 2
Gliederung
1. Alma – das Produkt
2. Einführung von Alma – das Projekt
3. Erfahrungsberichte – Alma aus der Sicht der Mitarbeiter*innen der UB der TU Berlin
4. Alma im Ökosystem der deutschsprachigen Verbundlandschaft
Seite 3
Schema => Thema / Bewertung
• Positive Aspekte
• Negative Aspekte
Bewertung
Seite 4
Produkt Alma: Cloudanwendung
• Alma als Software as a Service-Lösung verlagert den Betrieb konsequent nach außen
• Fachkräfte, die unter Aleph Bedingungen für den Betrieb des Lokalsystems (Hard- und
Software) eingesetzt wurden, können neue Aufgaben übernehmen
• Monatliche Updates, Verbesserungen werden schneller wirksam
• Abhängigkeit gegenüber dem Anbieter deutlich erhöht: Zugang zum Lokalsystem
ausschließlich via Internet
• Reduzierte Möglichkeiten zur Datenabfrage und Datenmanipulation: kein Root-Zugriff mehr
auf die Datenbank, Verlust von Möglichkeiten der Einflussnahme auf das System
• Schwerwiegende Grundsatzentscheidung, die nicht leicht revidierbar ist
• Auslagerung der Betriebsverantwortung, Konzentration auf Bibliotheksfachliches
• Durch Updates zyklische Anpassungen des Systems => „Alma lebt“
Seite 5
Produkt Alma: Erwerbung, Katalogisierung, Ausleihe
• Alle Erwerbungsvorgänge in einem System, egal ob e-Medien oder Printmedien
• Deutliche Vorteile in der Verwaltung von e-Medien
• Ausleihe nach Betriebsaufnahme stabil
• Mehrwerte der Alma-Infrastruktur aus Institution Zone, Network Zone und Community Zone
erkennbar
• Erwerbungsprozesse müssen unter Alma-Bedingungen neu durchdacht werden, erhebliche
Veränderungen an einzelnen Arbeitsplätzen
• Primärkatalogisierung erfolgt weiter mittels Aleph Client: Kreiskonvertierung MAB-MARC-
MAB nicht erfolgreich (im Österreichischen Bibliothekenverbund aber erfolgreich umgesetzt)
• Umgestaltung der Erwerbungsprozesse steht im Fokus, mehr als erwartet
• Katalogisierung aus Alma als Desiderat, MAB-MARC Problematik wurde vor allem
von Ex Libris deutlich unterschätzt
• Ausleihmodul läuft stabil, viele Klicks erschweren den Alltagsbetrieb
Seite 6
Produkt Alma: Fernleihe
• Trennung der aktiven Fernleihe von der Ausleihe ermöglicht spezifische Konfigurationen
bei Mahnroutinen, Abholorten, Nutzerkommunikation etc.
• Anwendungen und Funktionen basieren auf einem Leihverkehr, der hauptsächlich über
E-Mail abgewickelt wird (Muster: anglo-amerikanischer Leihverkehr)
• System musste an die Spezifika des deutschen Leihverkehrs angepasst werden
(= Steuerung des Leitwegs über einen Zentralen Fernleihserver)
Seite 7
Produkt Alma: Analytics
• Analysewerkzeug Analytics als ein Versprechen, erste Tests zeigen großes Potenzial
• Nachnutzung der von anderen Alma Anwendern erstellten Reports möglich:
eventuell künftige Zeitersparnis
• Erfolgreicher Einsatz von Analytics erfordert zeitintensive Einarbeitung
• Handhabung in der Praxis erweist sich als deutlich komplizierter als gedacht und als von
Ex Libris angekündigt
• Bedienung der Deutschen Bibliotheksstatistik DBS über Analytics in der Praxis
komplizierter als vermutet
• Ob alle notwendigen Statistiken, die mittels direktem Datenbankzugriff in Aleph
erzeugt werden konnten (Oracle), auch mit Analytics möglich sind, ist noch offen
Seite 8
Produkt Alma: Zusammenspiel mit Primo
• Bibliotheksmanagementsystem Alma und Recherchesystem Primo sind zwei Seiten einer
Medaille: Verwaltungswerkzeug und Recherchesystem sind besser aufeinander
abgestimmt und miteinander verzahnt
• Änderungen in Alma lösen als Seiteneffekte unerwartete Anzeigeprobleme in Primo aus
• Zusammenspiel von Alma und Primo muss teilweise im trial-and-error Verfahren durch die
Verantwortlichen herausgefunden werden, die Dokumentation ist defizitär
• Der Einsatz von Alma erfordert zwingend den Umstieg mit Primo in die gleiche
Cloudumgebung, ein eigenes Primo-Hosting entfällt
• Hat man sich für Primo als Recherchesystem entschieden, können mittelfristig
Mehrwerte aus dem Zusammenspiel der Systeme generiert werden
Seite 9
Produkt Alma: Schnittstellen zu Drittsystemen
• Alma ist eingebunden in ein Systemumfeld mit zahlreichen Drittsystemen (RFID,
Kassenautomat, Finanzsysteme, Identitätsmanagement u.a.m.)
• Ex Libris hat seine Schnittstellen offengelegt, Standards sind hier unabdingbar
• Erfolgreiche Anbindung im Zusammenspiel zwischen UBs, Ex Libris und den Anbietern der
Drittsysteme
• Alle Schnittstellen zu Drittsystemen müssen im Prozess der Einführung identifiziert werden
• Teilprojekte mit Verantwortlichkeiten, Ressourcen- und bei Bedarf Budgetplanung sowie
Tests müssen aufgesetzt werden. Der Aufwand ist nicht zu unterschätzen
• Frühzeitige Absprachen mit weiteren Beteiligten (z.B. Rechenzentren) sind notwendig
• Standardschnittstellen erleichtern die Anbindung von Drittsystemen
• Vor dem Umstieg müssen zeitaufwendige Teilprojekte eingetaktet werden, um die
Anbindung fristgerecht umgesetzt zu haben
• Eigenes Budget nötig für Beauftragung von Programmierleistungen
Seite 10
Gliederung
1. Alma – das Produkt
2. Einführung von Alma – das Projekt
3. Erfahrungsberichte – Alma aus der Sicht der Mitarbeiter*innen der UB der TU Berlin
4. Alma im Ökosystem der deutschsprachigen Verbundlandschaft
Seite 11
Alma Projekt: Projektverlauf
• Onboarding, Kick-off
• Formulare zur Migration ausfüllen: Besonderheiten beim Mapping von MAB2 zu MARC21,
Angaben zu Drittanbietersystemen
• Testmigration in ein Alma-Pre-Production-System
• Stopp Live-System, Migration, Go-live
• Sehr hohe zeitliche Inanspruchnahme aller Projektbeteiligten, deutlich mehr als geplant
und von Ex Libris vorausgesagt
• Nur wenig Möglichkeiten zur Entlastung der Projektteams von Regelaufgaben
• Belastung am Limit und teilweise darüber hinaus, sehr hoher zeitlicher und
psychischer Druck über einen Zeitraum von 14 Monaten
Seite 12
Seite 13
Alma Projekt: Kommunikationsstrukturen
• Regelmäßige Calls auf der Ebene der Projektleitungen mit Ex Libris
• Kommunikation mit Ex Libris über Salesforce
• Kommunikation über Salesforce: umständlich, anstrengend, ausnahmslos auf Englisch
• Direkte Absprachen mit Vor-Ort-Mitarbeitern von Ex Libris zu selten
• Projektteam von Ex Libris war mit Menge (Tausende Tickets) und Komplexitätsgrad der
Anfragen zum Teil überfordert
• Kommunikationslösungen von Ex Libris für ein Projekt dieser Größenordnung eher
nicht geeignet, mehr Vor-Ort-Termine wären hilfreich gewesen
Seite 14
Alma Projekt: Schulungskonzepte
• Unterschiedliche Herangehensweise: Videos, Aufgaben, Schulungsveranstaltungen
• Schulende aus den Projektteams: hohe Vertrautheit mit Alma (aber: zusätzliche Belastung)
• Verbindliches Certification Training von Ex Libris für Systembibliothekar*innen: steile
Lernkurve
• Ex Libris überlässt das Ausrollen in die Fläche den Kunden
• Unsicherheiten bei den Schulenden: Geschäftsprozesse noch nicht abgebildet in Alma
• Schulungen für das gesamte Personal erst kurz vor Go-live sinnvoll
• Schulungsaufwand enorm, genug Zeit einplanen
Seite 15
Alma Projekt: Datenschutz
• Erstellung des Sicherheitskonzeptes (Siko) große fachliche und zeitliche Herausforderung:
Durch das Engagement der Berliner UBs konnte eine Lösung erarbeitet werden, die den
kritischen Augen des Landesdatenschutzes und der behördlichen
Datenschutzbeauftragten Stand hält. Vermutlich beispielgebend für Alma Anwender.
• Hoher Aufwand für die Erstellung des Siko
• Anfangs mangelndes Verständnis bei Ex Libris für die große Bedeutung des
Datenschutzes, Überzeugungsarbeit über die Notwendigkeit des Vorgehens musste
geleistet werden
• Frühe Einbindung der behördlichen Datenschutzbeauftragten wichtig
• Berliner Alma-Siko bietet Nachnutzungspotential
Seite 16
Alma Projekt: Dienstvereinbarungen mit den Personalräten
• Hohe Aufmerksamkeit auf Seiten der Personalräte für das Alma-Projekt
• Aufwand und Ertrag stehen in keinem guten Verhältnis, hoher Zeitaufwand für das
Bibliotheksmanagement bis zum Abschluss der Dienstvereinbarungen
• Erwartungen der Beschäftigten wurden enttäuscht, da sich Herausforderungen bei der
Alma Einführung nicht über Dienstvereinbarungen lösen lassen
• Frühzeitiges Einbinden der Personalräte in das Alma Projekt erforderlich,
Mitwirkung im operativen Projektablauf sehr hilfreich
• Im Ergebnis lassen sich keine Alma-spezifischen Besonderheiten in den
Dienstvereinbarungen erkennen, Potential für Enttäuschungen
Seite 17
Gliederung
1. Alma – das Produkt
2. Einführung von Alma – das Projekt
3. Erfahrungsberichte – Alma aus der Sicht der Mitarbeiter*innen der UB der TU Berlin
4. Alma im Ökosystem der deutschsprachigen Verbundlandschaft
„Welches war im Nachhinein gesehen die größte
Herausforderung bei der Einführung von Alma?“
• „Anpassung der Workflows an Alma“
• „Workflows der einzelnen Bereiche an Alma anzupassen. Jahrelang gewohnte Arbeitsabläufe
mussten und müssen angepasst werden“
• „…dass man bei der Migration Entscheidungen treffen musste, ohne das neue System wirklich zu
kennen“
• „Planung des Personaleinsatzes, Tagesgeschäft und Projektgeschäft in starker Konkurrenz“
Empfehlung:
• Nehmen Sie die ganze Bibliothek mit auf die Alma-Reise
• Bereitschaft mitbringen, bestehende Geschäftsprozesse zu hinterfragen und zu ändern
• Alma-Kernteam komplett vom Tagesgeschäft frei stellen, sehr wichtig ist das Onboarding
Seite 18
„Was ist die größte Veränderung in Ihrem Arbeitsalltag bei
der Arbeit mit Alma gegenüber Aleph?“
• Systemadministratoren: „dass wir Potential im neuen Bibliothekssystem Alma sehen, die in den
UBs genutzt werden könnten“
• Systemadministratoren: „Änderungen sind permanent und müssen auch permanent in die
Fachabteilungen kommuniziert werden“
• Erwerbung: „Einbindung der elektronischen Ressourcen als separates Medium, höherer
Zeitaufwand bei täglichen Prozessen“
• Benutzung: „An der Infotheke und an der Leihstelle gibt es nur wenige Veränderungen“
Empfehlung:
• Neue Rolle der SysAdmins (Alma Administration Certification) strategisch berücksichtigen
• Erwerbungsvorgänge zu Beginn deutlich zeitintensiver, Rückgang Bestellvolumen einplanen
• Aufwand für die monatlichen Releases einkalkulieren
Seite 19
„Welche konkrete Verbesserung hat sich für Sie durch die
Arbeit mit Alma ergeben?“
• „Die E-Books können als elektronische Ressourcen verwaltet werden“
• „Die Einbindung und Abbildung der elektronischen Ressourcen“
• „In der Fernleihe besseres Monitoring der aktiven und passiven Bestellungen“
• „Ständige Veränderungen am Produkt, häufig recht zeitnahe Umsetzung von Änderungen“
Empfehlung:
• Keine hohe Erwartungshaltung aufbauen, die konkret erfahrbaren Mehrwerte sind am Anfang eher
bescheiden => Alma ist eine Investition in die Zukunft
Seite 20
„Was ist aus Ihrer Sicht der größte Schwachpunkt von Alma?“
• „Alma hat keinen Client, sondern ist Browser-basiert. Das hat viele Vorteile aber auch den
Nachteil, dass mit den modernen Web-Engines sehr viel mehr Ressourcen auf den Rechnern vor
Ort benötigt werden“
• „Das System ist etwas überdimensioniert für Bibliotheken unserer Größenordnung“
• „Das Erstellen von Statistiken ist deutlich komplizierter geworden“
• „Schwächen in der Verwaltung von gedruckten Zeitschriften“
Empfehlung:
• Prüfen Sie die Leistungsfähigkeit der PC-Ausstattung
• Überprüfen Sie Ihre Geschäftsprozesse
• Engagieren Sie sich in der Alma Community, damit die Belange der Bibliotheken im
deutschsprachigen Raum besser berücksichtigt werden (z.B. Verwaltung von Print-Ressourcen)
• Planen Sie ein, dass Analytics-Expertise aufgebaut werden muss
Seite 21
„Welchen konkreten Hinweis würden Sie einer Einrichtung
geben, die am Beginn der Einführung von Alma steht?“
• „Austausch mit anderen Alma-Bibliotheken, um deren Erfahrungen bei der Einführung zu nutzen“
• „Vorher noch die Daten aufräumen und ggf. an die Datenstruktur in Alma anpassen. Wichtig ist zu
überlegen, wo bei der betreffenden Bibliothek eine besondere Situation ist“
• „Ansonsten würden wir empfehlen, sich damit abzufinden, dass man in ein System migriert, das
man noch nicht wirklich kennt, und auf die Expertise von Ex Libris zu vertrauen“
• „Der Umfang des Projekts und der Arbeitsaufwand sollten nicht übertrieben aber auch nicht
beschönigt werden“
• „Kennen Sie Ihre Daten und lösen Sie sich von alten Prozessen“
Empfehlung:
• Schicken Sie das Kernteam auf Dienstreisen
• Setzen Sie ein eigenes Vorprojekt zur Datenbereinigung auf
Seite 22
Seite 23
Gliederung
1. Alma – das Produkt
2. Einführung von Alma – das Projekt
3. Erfahrungsberichte – Alma aus der Sicht der Mitarbeiter*innen der UB der TU Berlin
4. Alma im Ökosystem der deutschsprachigen Verbundlandschaft
Seite 24
Alma und die deutschsprachige Verbundlandschaft:
Anbindung Verbundkatalog
• Versorgungsschnittstelle Verbundkatalog / Alma funktioniert
• Ursprüngliches Ziel, mit Alma im Verbundkatalog zu katalogisieren, musste aufgegeben
werden
• Die Katalogisierung erfolgt außerhalb der ALMA-Welt in einem Aleph-Client
• Versorgungsschnittstelle ist im Regelbetrieb
• Manueller Aufwand für Nacharbeiten entspricht dem Level aus Aleph-Zeiten
Seite 25
Alma und die deutschsprachige Verbundlandschaft:
Gemeinsame Normdatei GND
• GND ist in die Community Zone von Alma integriert
• Nummernverknüpfungen zur GND funktionieren
• Anreicherung mit Verweisungsformen beim Export nach Primo nach Anlaufschwierigkeiten
jetzt umgesetzt
• Bislang keine Bearbeitungsmöglichkeiten in der GND aus Alma
• Einbindung der GND in die Alma Welt bislang nur in Ansätzen erfolgt
• Fortschritte bei der Recherche nach Verweisungsformen in Primo
Seite 26
Alma und die deutschsprachige Verbundlandschaft:
Elektronische Zeitschriftenbibliothek EZB
• EZB enthält alle Bestandsinformationen von umfassenden Verträgen (National, Allianz-,
Bundes- und Konsortiallizenzen) für elektronische Zeitschriften. Im Zusammenwirken von
EZB, Alma-Bibliotheken und Ex Libris wurden ein Weg definiert, wie diese
Bestandsinformationen in die bestehende Struktur der CKB in der Community Zone
regelmässig übertragen werden
• Einige Problemfelder sind identifiziert, z.B. abweichende Split-Regelungen EZB vs. ZDB
• EZB-Einbindung in Alma ist auf einem guten Weg
• Mit der Einbindung von National- und Allianzlizenzen bestehen große Potentiale
in der Verwaltung elektronischer Ressourcen
Seite 27
Alma und die deutschsprachige Verbundlandschaft:
Zeitschriftendatenbank ZDB
• Projekt mit vielen Beteiligten, Erkenntnisse und Workflows können nachgenutzt werden
• Primärkatalogisierung in ALMA realisiert mit entsprechenden Updates
• ZDB wurde zwar als deutsche „Sonderlocke“ identifiziert
• MARC-Datensatzstruktur und damit ALMA-Konzeption passt nicht zur ZDB-Konzeption,
daher viel Aufwand notwendig
• Es gab 2 Jahre Verzögerung bis zur Implementierung
• ZDB bleibt ein Fremdkörper im Alma Universum
• Konstrukt ZDB muss kritisch hinterfragt werden
Seite 28
Kontakt:
juergen.christof@tu-berlin.de
www.ub.tu-berlin.de/
http://de.slideshare.net/UB_TU_Berlin

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  • 1. Der Umstieg auf Alma – Einblicke und Ausblicke Jürgen Christof | Vortrag an der ULB Bonn am 24.7.2019 Inhalte sind, sofern nicht anders gekennzeichnet, lizenziert unter CC BY 4.0 Creative Commons Namensnennung 4.0 International | https://creativecommons.org/licenses/by/4.0
  • 2. Seite 2 Gliederung 1. Alma – das Produkt 2. Einführung von Alma – das Projekt 3. Erfahrungsberichte – Alma aus der Sicht der Mitarbeiter*innen der UB der TU Berlin 4. Alma im Ökosystem der deutschsprachigen Verbundlandschaft
  • 3. Seite 3 Schema => Thema / Bewertung • Positive Aspekte • Negative Aspekte Bewertung
  • 4. Seite 4 Produkt Alma: Cloudanwendung • Alma als Software as a Service-Lösung verlagert den Betrieb konsequent nach außen • Fachkräfte, die unter Aleph Bedingungen für den Betrieb des Lokalsystems (Hard- und Software) eingesetzt wurden, können neue Aufgaben übernehmen • Monatliche Updates, Verbesserungen werden schneller wirksam • Abhängigkeit gegenüber dem Anbieter deutlich erhöht: Zugang zum Lokalsystem ausschließlich via Internet • Reduzierte Möglichkeiten zur Datenabfrage und Datenmanipulation: kein Root-Zugriff mehr auf die Datenbank, Verlust von Möglichkeiten der Einflussnahme auf das System • Schwerwiegende Grundsatzentscheidung, die nicht leicht revidierbar ist • Auslagerung der Betriebsverantwortung, Konzentration auf Bibliotheksfachliches • Durch Updates zyklische Anpassungen des Systems => „Alma lebt“
  • 5. Seite 5 Produkt Alma: Erwerbung, Katalogisierung, Ausleihe • Alle Erwerbungsvorgänge in einem System, egal ob e-Medien oder Printmedien • Deutliche Vorteile in der Verwaltung von e-Medien • Ausleihe nach Betriebsaufnahme stabil • Mehrwerte der Alma-Infrastruktur aus Institution Zone, Network Zone und Community Zone erkennbar • Erwerbungsprozesse müssen unter Alma-Bedingungen neu durchdacht werden, erhebliche Veränderungen an einzelnen Arbeitsplätzen • Primärkatalogisierung erfolgt weiter mittels Aleph Client: Kreiskonvertierung MAB-MARC- MAB nicht erfolgreich (im Österreichischen Bibliothekenverbund aber erfolgreich umgesetzt) • Umgestaltung der Erwerbungsprozesse steht im Fokus, mehr als erwartet • Katalogisierung aus Alma als Desiderat, MAB-MARC Problematik wurde vor allem von Ex Libris deutlich unterschätzt • Ausleihmodul läuft stabil, viele Klicks erschweren den Alltagsbetrieb
  • 6. Seite 6 Produkt Alma: Fernleihe • Trennung der aktiven Fernleihe von der Ausleihe ermöglicht spezifische Konfigurationen bei Mahnroutinen, Abholorten, Nutzerkommunikation etc. • Anwendungen und Funktionen basieren auf einem Leihverkehr, der hauptsächlich über E-Mail abgewickelt wird (Muster: anglo-amerikanischer Leihverkehr) • System musste an die Spezifika des deutschen Leihverkehrs angepasst werden (= Steuerung des Leitwegs über einen Zentralen Fernleihserver)
  • 7. Seite 7 Produkt Alma: Analytics • Analysewerkzeug Analytics als ein Versprechen, erste Tests zeigen großes Potenzial • Nachnutzung der von anderen Alma Anwendern erstellten Reports möglich: eventuell künftige Zeitersparnis • Erfolgreicher Einsatz von Analytics erfordert zeitintensive Einarbeitung • Handhabung in der Praxis erweist sich als deutlich komplizierter als gedacht und als von Ex Libris angekündigt • Bedienung der Deutschen Bibliotheksstatistik DBS über Analytics in der Praxis komplizierter als vermutet • Ob alle notwendigen Statistiken, die mittels direktem Datenbankzugriff in Aleph erzeugt werden konnten (Oracle), auch mit Analytics möglich sind, ist noch offen
  • 8. Seite 8 Produkt Alma: Zusammenspiel mit Primo • Bibliotheksmanagementsystem Alma und Recherchesystem Primo sind zwei Seiten einer Medaille: Verwaltungswerkzeug und Recherchesystem sind besser aufeinander abgestimmt und miteinander verzahnt • Änderungen in Alma lösen als Seiteneffekte unerwartete Anzeigeprobleme in Primo aus • Zusammenspiel von Alma und Primo muss teilweise im trial-and-error Verfahren durch die Verantwortlichen herausgefunden werden, die Dokumentation ist defizitär • Der Einsatz von Alma erfordert zwingend den Umstieg mit Primo in die gleiche Cloudumgebung, ein eigenes Primo-Hosting entfällt • Hat man sich für Primo als Recherchesystem entschieden, können mittelfristig Mehrwerte aus dem Zusammenspiel der Systeme generiert werden
  • 9. Seite 9 Produkt Alma: Schnittstellen zu Drittsystemen • Alma ist eingebunden in ein Systemumfeld mit zahlreichen Drittsystemen (RFID, Kassenautomat, Finanzsysteme, Identitätsmanagement u.a.m.) • Ex Libris hat seine Schnittstellen offengelegt, Standards sind hier unabdingbar • Erfolgreiche Anbindung im Zusammenspiel zwischen UBs, Ex Libris und den Anbietern der Drittsysteme • Alle Schnittstellen zu Drittsystemen müssen im Prozess der Einführung identifiziert werden • Teilprojekte mit Verantwortlichkeiten, Ressourcen- und bei Bedarf Budgetplanung sowie Tests müssen aufgesetzt werden. Der Aufwand ist nicht zu unterschätzen • Frühzeitige Absprachen mit weiteren Beteiligten (z.B. Rechenzentren) sind notwendig • Standardschnittstellen erleichtern die Anbindung von Drittsystemen • Vor dem Umstieg müssen zeitaufwendige Teilprojekte eingetaktet werden, um die Anbindung fristgerecht umgesetzt zu haben • Eigenes Budget nötig für Beauftragung von Programmierleistungen
  • 10. Seite 10 Gliederung 1. Alma – das Produkt 2. Einführung von Alma – das Projekt 3. Erfahrungsberichte – Alma aus der Sicht der Mitarbeiter*innen der UB der TU Berlin 4. Alma im Ökosystem der deutschsprachigen Verbundlandschaft
  • 11. Seite 11 Alma Projekt: Projektverlauf • Onboarding, Kick-off • Formulare zur Migration ausfüllen: Besonderheiten beim Mapping von MAB2 zu MARC21, Angaben zu Drittanbietersystemen • Testmigration in ein Alma-Pre-Production-System • Stopp Live-System, Migration, Go-live • Sehr hohe zeitliche Inanspruchnahme aller Projektbeteiligten, deutlich mehr als geplant und von Ex Libris vorausgesagt • Nur wenig Möglichkeiten zur Entlastung der Projektteams von Regelaufgaben • Belastung am Limit und teilweise darüber hinaus, sehr hoher zeitlicher und psychischer Druck über einen Zeitraum von 14 Monaten
  • 13. Seite 13 Alma Projekt: Kommunikationsstrukturen • Regelmäßige Calls auf der Ebene der Projektleitungen mit Ex Libris • Kommunikation mit Ex Libris über Salesforce • Kommunikation über Salesforce: umständlich, anstrengend, ausnahmslos auf Englisch • Direkte Absprachen mit Vor-Ort-Mitarbeitern von Ex Libris zu selten • Projektteam von Ex Libris war mit Menge (Tausende Tickets) und Komplexitätsgrad der Anfragen zum Teil überfordert • Kommunikationslösungen von Ex Libris für ein Projekt dieser Größenordnung eher nicht geeignet, mehr Vor-Ort-Termine wären hilfreich gewesen
  • 14. Seite 14 Alma Projekt: Schulungskonzepte • Unterschiedliche Herangehensweise: Videos, Aufgaben, Schulungsveranstaltungen • Schulende aus den Projektteams: hohe Vertrautheit mit Alma (aber: zusätzliche Belastung) • Verbindliches Certification Training von Ex Libris für Systembibliothekar*innen: steile Lernkurve • Ex Libris überlässt das Ausrollen in die Fläche den Kunden • Unsicherheiten bei den Schulenden: Geschäftsprozesse noch nicht abgebildet in Alma • Schulungen für das gesamte Personal erst kurz vor Go-live sinnvoll • Schulungsaufwand enorm, genug Zeit einplanen
  • 15. Seite 15 Alma Projekt: Datenschutz • Erstellung des Sicherheitskonzeptes (Siko) große fachliche und zeitliche Herausforderung: Durch das Engagement der Berliner UBs konnte eine Lösung erarbeitet werden, die den kritischen Augen des Landesdatenschutzes und der behördlichen Datenschutzbeauftragten Stand hält. Vermutlich beispielgebend für Alma Anwender. • Hoher Aufwand für die Erstellung des Siko • Anfangs mangelndes Verständnis bei Ex Libris für die große Bedeutung des Datenschutzes, Überzeugungsarbeit über die Notwendigkeit des Vorgehens musste geleistet werden • Frühe Einbindung der behördlichen Datenschutzbeauftragten wichtig • Berliner Alma-Siko bietet Nachnutzungspotential
  • 16. Seite 16 Alma Projekt: Dienstvereinbarungen mit den Personalräten • Hohe Aufmerksamkeit auf Seiten der Personalräte für das Alma-Projekt • Aufwand und Ertrag stehen in keinem guten Verhältnis, hoher Zeitaufwand für das Bibliotheksmanagement bis zum Abschluss der Dienstvereinbarungen • Erwartungen der Beschäftigten wurden enttäuscht, da sich Herausforderungen bei der Alma Einführung nicht über Dienstvereinbarungen lösen lassen • Frühzeitiges Einbinden der Personalräte in das Alma Projekt erforderlich, Mitwirkung im operativen Projektablauf sehr hilfreich • Im Ergebnis lassen sich keine Alma-spezifischen Besonderheiten in den Dienstvereinbarungen erkennen, Potential für Enttäuschungen
  • 17. Seite 17 Gliederung 1. Alma – das Produkt 2. Einführung von Alma – das Projekt 3. Erfahrungsberichte – Alma aus der Sicht der Mitarbeiter*innen der UB der TU Berlin 4. Alma im Ökosystem der deutschsprachigen Verbundlandschaft
  • 18. „Welches war im Nachhinein gesehen die größte Herausforderung bei der Einführung von Alma?“ • „Anpassung der Workflows an Alma“ • „Workflows der einzelnen Bereiche an Alma anzupassen. Jahrelang gewohnte Arbeitsabläufe mussten und müssen angepasst werden“ • „…dass man bei der Migration Entscheidungen treffen musste, ohne das neue System wirklich zu kennen“ • „Planung des Personaleinsatzes, Tagesgeschäft und Projektgeschäft in starker Konkurrenz“ Empfehlung: • Nehmen Sie die ganze Bibliothek mit auf die Alma-Reise • Bereitschaft mitbringen, bestehende Geschäftsprozesse zu hinterfragen und zu ändern • Alma-Kernteam komplett vom Tagesgeschäft frei stellen, sehr wichtig ist das Onboarding Seite 18
  • 19. „Was ist die größte Veränderung in Ihrem Arbeitsalltag bei der Arbeit mit Alma gegenüber Aleph?“ • Systemadministratoren: „dass wir Potential im neuen Bibliothekssystem Alma sehen, die in den UBs genutzt werden könnten“ • Systemadministratoren: „Änderungen sind permanent und müssen auch permanent in die Fachabteilungen kommuniziert werden“ • Erwerbung: „Einbindung der elektronischen Ressourcen als separates Medium, höherer Zeitaufwand bei täglichen Prozessen“ • Benutzung: „An der Infotheke und an der Leihstelle gibt es nur wenige Veränderungen“ Empfehlung: • Neue Rolle der SysAdmins (Alma Administration Certification) strategisch berücksichtigen • Erwerbungsvorgänge zu Beginn deutlich zeitintensiver, Rückgang Bestellvolumen einplanen • Aufwand für die monatlichen Releases einkalkulieren Seite 19
  • 20. „Welche konkrete Verbesserung hat sich für Sie durch die Arbeit mit Alma ergeben?“ • „Die E-Books können als elektronische Ressourcen verwaltet werden“ • „Die Einbindung und Abbildung der elektronischen Ressourcen“ • „In der Fernleihe besseres Monitoring der aktiven und passiven Bestellungen“ • „Ständige Veränderungen am Produkt, häufig recht zeitnahe Umsetzung von Änderungen“ Empfehlung: • Keine hohe Erwartungshaltung aufbauen, die konkret erfahrbaren Mehrwerte sind am Anfang eher bescheiden => Alma ist eine Investition in die Zukunft Seite 20
  • 21. „Was ist aus Ihrer Sicht der größte Schwachpunkt von Alma?“ • „Alma hat keinen Client, sondern ist Browser-basiert. Das hat viele Vorteile aber auch den Nachteil, dass mit den modernen Web-Engines sehr viel mehr Ressourcen auf den Rechnern vor Ort benötigt werden“ • „Das System ist etwas überdimensioniert für Bibliotheken unserer Größenordnung“ • „Das Erstellen von Statistiken ist deutlich komplizierter geworden“ • „Schwächen in der Verwaltung von gedruckten Zeitschriften“ Empfehlung: • Prüfen Sie die Leistungsfähigkeit der PC-Ausstattung • Überprüfen Sie Ihre Geschäftsprozesse • Engagieren Sie sich in der Alma Community, damit die Belange der Bibliotheken im deutschsprachigen Raum besser berücksichtigt werden (z.B. Verwaltung von Print-Ressourcen) • Planen Sie ein, dass Analytics-Expertise aufgebaut werden muss Seite 21
  • 22. „Welchen konkreten Hinweis würden Sie einer Einrichtung geben, die am Beginn der Einführung von Alma steht?“ • „Austausch mit anderen Alma-Bibliotheken, um deren Erfahrungen bei der Einführung zu nutzen“ • „Vorher noch die Daten aufräumen und ggf. an die Datenstruktur in Alma anpassen. Wichtig ist zu überlegen, wo bei der betreffenden Bibliothek eine besondere Situation ist“ • „Ansonsten würden wir empfehlen, sich damit abzufinden, dass man in ein System migriert, das man noch nicht wirklich kennt, und auf die Expertise von Ex Libris zu vertrauen“ • „Der Umfang des Projekts und der Arbeitsaufwand sollten nicht übertrieben aber auch nicht beschönigt werden“ • „Kennen Sie Ihre Daten und lösen Sie sich von alten Prozessen“ Empfehlung: • Schicken Sie das Kernteam auf Dienstreisen • Setzen Sie ein eigenes Vorprojekt zur Datenbereinigung auf Seite 22
  • 23. Seite 23 Gliederung 1. Alma – das Produkt 2. Einführung von Alma – das Projekt 3. Erfahrungsberichte – Alma aus der Sicht der Mitarbeiter*innen der UB der TU Berlin 4. Alma im Ökosystem der deutschsprachigen Verbundlandschaft
  • 24. Seite 24 Alma und die deutschsprachige Verbundlandschaft: Anbindung Verbundkatalog • Versorgungsschnittstelle Verbundkatalog / Alma funktioniert • Ursprüngliches Ziel, mit Alma im Verbundkatalog zu katalogisieren, musste aufgegeben werden • Die Katalogisierung erfolgt außerhalb der ALMA-Welt in einem Aleph-Client • Versorgungsschnittstelle ist im Regelbetrieb • Manueller Aufwand für Nacharbeiten entspricht dem Level aus Aleph-Zeiten
  • 25. Seite 25 Alma und die deutschsprachige Verbundlandschaft: Gemeinsame Normdatei GND • GND ist in die Community Zone von Alma integriert • Nummernverknüpfungen zur GND funktionieren • Anreicherung mit Verweisungsformen beim Export nach Primo nach Anlaufschwierigkeiten jetzt umgesetzt • Bislang keine Bearbeitungsmöglichkeiten in der GND aus Alma • Einbindung der GND in die Alma Welt bislang nur in Ansätzen erfolgt • Fortschritte bei der Recherche nach Verweisungsformen in Primo
  • 26. Seite 26 Alma und die deutschsprachige Verbundlandschaft: Elektronische Zeitschriftenbibliothek EZB • EZB enthält alle Bestandsinformationen von umfassenden Verträgen (National, Allianz-, Bundes- und Konsortiallizenzen) für elektronische Zeitschriften. Im Zusammenwirken von EZB, Alma-Bibliotheken und Ex Libris wurden ein Weg definiert, wie diese Bestandsinformationen in die bestehende Struktur der CKB in der Community Zone regelmässig übertragen werden • Einige Problemfelder sind identifiziert, z.B. abweichende Split-Regelungen EZB vs. ZDB • EZB-Einbindung in Alma ist auf einem guten Weg • Mit der Einbindung von National- und Allianzlizenzen bestehen große Potentiale in der Verwaltung elektronischer Ressourcen
  • 27. Seite 27 Alma und die deutschsprachige Verbundlandschaft: Zeitschriftendatenbank ZDB • Projekt mit vielen Beteiligten, Erkenntnisse und Workflows können nachgenutzt werden • Primärkatalogisierung in ALMA realisiert mit entsprechenden Updates • ZDB wurde zwar als deutsche „Sonderlocke“ identifiziert • MARC-Datensatzstruktur und damit ALMA-Konzeption passt nicht zur ZDB-Konzeption, daher viel Aufwand notwendig • Es gab 2 Jahre Verzögerung bis zur Implementierung • ZDB bleibt ein Fremdkörper im Alma Universum • Konstrukt ZDB muss kritisch hinterfragt werden