Das Whitepaper von kirchner + robrecht gmbh bietet eine systematische Vorgehensweise zur professionellen Auswahl von IT-Systemen, die auf die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens abgestimmt ist. Es behandelt die verschiedenen Phasen des Systemlebenszyklus von der Entwicklung bis zur Abschaffung und betont die Notwendigkeit einer klaren IT-Strategie. Zudem werden wichtige Faktoren für den Auswahlprozess, wie Marktanalyse, Anforderungsdefinition und Vertragsgestaltung, detailliert beschrieben.

1. Kirchner + Robrecht GmbH management consultants | info@kirchner-robrecht.de | www.kirchner-robrecht.de
Büro Berlin: Martin-Buber-Str. 18 | 14163 Berlin | Tel. +49. 30. 88 03 39 4-0
Büro Alzenau: Burgstraße 3 | 63755 Alzenau | Tel. +49. 6023. 94 35 3-0
Büro München: Oettingenstr. 25 | 80538 München | Tel. + 49. 89. 72 63 12 5-60
IT-Systeme erfolgreich auswählen
» Whitepaper «
Alzenau, 12. Juni 2014

2. Eine einfache Frage: Welches System ist für mein
Unternehmen das richtige?
Whitepaper Professionelle Systemauswahl 2
?

3. Aber keine schnelle Antwort, denn die künftige Systemland-
schaft soll effizientes und flexibles Agieren ermöglichen
Whitepaper Professionelle Systemauswahl 3
Typische (allgemeine) Anforderungen an IT-Systeme
integriert
• Harmonische Ein- und Anbindung in die bestehende Systemlandschaft
• Übergreifende Planungs- und Steuerungsfunktionen
• Standardisierte APIs für gängige (Branchen-)Software
strukturiert
• Zentrale, strukturierte Datenhaltung, Informationen als singuläre Assets organisiert
• Durchgängiges Berechtigungs- und Rollenkonzept
• Groupware- und Workflowunterstützung
flexibel
• Schnelle Anpassbarkeit an sich ändernde Produkte, Preise, Kanäle, Gesetze, …
• Mandantenspezifische Konfiguration von Strukturen und Prozessen
• Modularer Aufbau des Gesamtsystems
wirtschaftlich
• Hoher Automatisierungsgrad, ausgeprägte Ergonomie, einfacher Betrieb
• Systemausprägung (kann) nah am Hersteller-Standard (bleiben)
• Umfangreiche funktionale Grundausstattung, geringer Eigenentwicklungsbedarf
zukunftssicher
• Gängige Standards bei Programmiersprache, Entwicklungsumgebung, Datenbanken
• Saubere Schnittstellen (z.B. REST-API, Ex-/Import XML + JSON)
• Durchgängig objektorientierter Systemaufbau

4. Die IT wird von der permanenten technischen Entwicklung
getrieben - und wirkt selber auch als Treiber des Business
Whitepaper Professionelle Systemauswahl 4
Die 10 wichtigsten IT-Trends 2014
vgl. http://www.computerwoche.de/a/die-zehn-wichtigsten-it-trends,2551615
Digitalization –
IT as Product
Software as a
Service (SaaS)
ERP, CRM, SCM
of the future
Cloud Computing
Dynamic Infrastructure
Social Business
Identitiy
Management and
Cybersecuity
Big Data
Mobile Workspace
and Apps
Consumerisation

5. Entwicklung Einführung Wachstum Sättigung Rückgang Abschaffung
Systemnutzung
Systemnutzen
Systemkosten
Die eigenen Systeme im Unternehmen können da oft nicht
mehr mithalten
Whitepaper Professionelle Systemauswahl 5
Systemlebenszyklus
vgl. http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de
• Entwicklung: Schritte der Ideenfindung und -verwirklichung der Software-Entwicklung werden durchlaufen.
• Systemeinführung: Erfolgt eine schrittweise Einführung, ergibt sich eine wachsende Nutzung. Die Nutzungsintensität wird
auch vom Auftreten und Beseitigen von Fehlern während der Tests und zu Beginn des produktiven Betriebes bestimmt.
• Wachstum: Alle Tests sind abgeschlossen, alle während der Einführung aufgetretenen Fehler beseitigt und alle Funktionen
können produktiv genutzt werden. Die Nutzung nimmt durch weitere Nutzer zu.
• Sättigung/Reife: Die Nutzung erreicht ihren Höhepunkt. Bisherige Nutzer können keine weiteren Nutzungsmöglichkeiten
entdecken und weitere Nutzer kommen nicht mehr hinzu. Das System entspricht nicht mehr dem Stand der Technik,
konkurriert mit anderen oder die unterstützten Aufgaben verlieren an Bedeutung.
• Rückgang: Der in der Phase Sättigung/Reife einsetzende Rückgang setzt sich fort.
• Abschaffung: Hier muss die Entscheidung getroffen werden, zu welchem Zeitpunkt ein System durch ein neues abgelöst wird.
?

6. Mit Kirchner + Robrecht folgt die Auswahl einem systemati-
schen Vorgehen und führt zu sicheren Entscheidungen
Whitepaper Professionelle Systemauswahl 6
Aufgaben im Auswahlprojekt
• Business- und Produktstrategie beschreiben
• IT-strategischen Rahmen ggf. erarbeiten und beschreiben
• Sollprozesse und –organisation definieren
• Anforderungen an die technischen Systeme ableiten und Lastenheft erstellen
• Marktsichtung durchführen
• Leistung / System ausschreiben
• Businesscase erarbeiten
• Anbieter auswählen
• Vertrag gestalten
• Umsetzungsprojekt planen
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

7. Welches (zukünftige) Geschäft soll das System unterstützen?
Whitepaper Professionelle Systemauswahl 7
Business- und Produktstrategie
Worauf es ankommt:
 Beschreibung des bestehenden und künftigen
Produkt- und Dienstleistungsspektrums sowie der
resultierenden systemtechnischen Anforderungen
 Beschreibung der zugrundeliegenden Geschäfts-
modelle und Zuordnung der Rolle, die die Systeme
bei Entwicklung, Herstellung und Betrieb der
Produkte und / oder der Administration spielen
 Darstellung der zu bedienenden Vertriebskanäle und
relevanten Vermarktungsformen sowie der hierfür
erforderlichen systemtechnischen Unterstützung
 Ableitung der dafür benötigten Kundendaten und
Beschreibung, wie diese gewonnen und verarbeitet
werden können
 Festlegung der zu bedienenden Märkte und der
resultierenden Bedeutung für das System
1

8. Welche Rahmenbedingungen gibt die IT-Strategie des
Unternehmens vor?
Whitepaper Professionelle Systemauswahl 8
IT-strategischer Rahmen
Worauf es ankommt:
 Formulierung der Grundsätze, die sich das
Unternehmen bei der Beschaffung von Software gibt,
nämlich:
 Bedingungen, unter denen Applikationen eigenent-
wickelt bzw. als Kaufsoftware bezogen werden
 Die Rolle von Standardsoftware im Verhältnis zu
Individual- oder branchenspezifischen Applikationen
 Möglichkeiten und Grenzen des Einsatzes von Open
Source Software, Bedingungen für den Einsatz
kommerzieller Produkte
 Betriebsgrundsätze für Software: On-Premise-
Implementierungen versus Bezug als Service (SaaS)
 Einführungsprinzip für neue Software: Big Bang,
modulweise, mittels Piloten, …
2

9. In welche Organisation wird das System implementiert – und
welche Organisation soll das System ermöglichen?
Whitepaper Professionelle Systemauswahl 9
Sollprozesse und –organisation
Worauf es ankommt:
 Beschreibung der Geschäftsprozesse, die das System
abdecken soll: Wie gestalten sich diese heute, wie
sollen sie in Zukunft aussehen?
 Örtliche und organisatorische Zuordnung der künftig
wahrzunehmenden Aufgaben: Welche funktionale
Aufteilung bzw. Abgrenzung zwischen den
bestehenden und zukünftigen Systemen folgt daraus?
 Trennung zwischen zentralen und dezentralen
Aufgaben: Welche Folgen hat das für die Auslegung
und den Betrieb der Systeme?
 Darstellung der abzubildenden Workflows, des
Prozess- und Qualitätsmanagements und eines
daraus abgeleiteten (groben) Rollenkonzeptes
3

10. Was muss das System in Bezug auf Funktionen, Technik,
Ergonomie und Wirtschaftlichkeit leisten?
Whitepaper Professionelle Systemauswahl 10
Anforderungen und Lastenheft
Worauf es ankommt:
 Festlegung einer angemessenen Form der
Anforderungsbeschreibung: Soll die Entwicklung bzw.
das Customizing eher agil oder nach einer
ausformulierten Spezifikation erfolgen?
 Definition des Personenkreises, der zur Entwicklung
der Anforderungsbeschreibung beitragen soll und mit
wem diese abgestimmt werden muss
 Strukturierung und Beschreibung der konkreten
funktionalen, technischen ergonomischen und
wirtschaftlichen Anforderungen an die Systeme
 Gewichtung der Anforderungen, ausgerichtet am
Beitrag der beschriebenen Features zum Geschäfts-
erfolg
 Zusammenführung der Ergebnisse in einem
Lastenheft oder Backlog
4

11. Welche Systeme und welche Anbieter kommen hierfür in
Frage?
Whitepaper Professionelle Systemauswahl 11
Marktsichtung
Worauf es ankommt:
 Eruierung der grundsätzlich geeigneten und am
Markt verfügbaren Systeme
 Zuordnung der in Frage kommenden Anbieter
(Hersteller, Integratoren) national / international 
Longlist
 Definition der wesentlichen Bewertungskriterien
sowie der Ausschlusskriterien (z.B. Qualität der
Referenzen, Standort, Größe, technologische
Plattform der Lösung, …)
 Reduzierung der Liste der potenziellen Anbieter auf
eine handhabbare Zahl von etwa 3 bis maximal 10
Anbieter  Shortlist
5

12. Welche konkreten Angebote können die Hersteller und
Integratoren machen?
Whitepaper Professionelle Systemauswahl 12
Ausschreibung
Worauf es ankommt:
 Erstellung und Versand einer (formalen) Ausschrei-
bung auf Grundlage des Lastenheftes und strategi-
scher, organisatorischer und prozessualer Vorgaben
 Auswertung der Angebote nach den definierten
Bewertungskriterien; Ranking der Anbieter / Systeme
und Selektion der weiter zu verfolgenden Optionen
 Bewertung der Leistungsfähigkeit der Systeme und
Anbieter durch Angebots- und Systempräsentatio-
nen (nach einem strukturierten „Drehbuch“),
Referenzbesuche bei vergleichbaren Anwendern und
(optional) Teststellungen, sofern sinnvoll möglich
 Gegenüberstellung der Angebote in Scoring-Modell
 Workshops mit den (beiden) am besten bewerteten
Anbietern zur weiteren Vertiefung der Beurteilung
6

13. Wie rechnet sich das insgesamt?
Whitepaper Professionelle Systemauswahl 13
Businesscase
Worauf es ankommt:
 Gegenüberstellung des zu tätigenden Investments
und der laufenden Kosten mit den zu erwartenden
(quantifizierbaren) Nutzeneffekten wie Wegfall
bestehender Kosten, nicht anfallende Kosten für
zusätzliche Leistungen, Opportunitätskosten o.ä. im
Sinne einer Wirtschaftlichkeitsrechnung
 Abgleich der sich daraus ergebenden wirtschaftlichen
Kennwerte (z.B. ROI) mit den Unternehmens-
vorgaben
 Bei Nichterreichung der Vorgaben Ermittlung der
Kosten- und Nutzentreiber und darauf aufbauend
Überprüfung des Projektumfangs  ggf. Anpassung
des Umfangs (Rescoping)
 Überführung des Ergebnisses in die Budget- und
Kostenplanung des Unternehmens
7

14. Wer schnürt das attraktivste Gesamtpaket?
Whitepaper Professionelle Systemauswahl 14
Anbieterauswahl
Worauf es ankommt:
 Entscheidung, ob mit einem oder zwei Anbietern
fortgefahren werden soll
 Ggf. Formulierung eines LOI zur weiteren Vertiefung
der Erkenntnisse, z.B. in Form einer weiteren
Lösungsspezifikation
 Vorverhandlungen zur Erreichung einer finalen
Preisgestaltung durch den / die Anbieter
 Zusammenfassung der Erkenntnisse und Ergebnisse
und Ableitung einer Empfehlung für die
entscheidungsrelevanten Gremien
 Abstimmung der Empfehlung mit den Stakeholdern
und Herbeiführung einer Entscheidung
8

15. Auf welcher vertraglichen Grundlage soll gearbeitet werden?
Whitepaper Professionelle Systemauswahl 15
Vertragsgestaltung
Worauf es ankommt:
 Erarbeitung und Abstimmung eines Vertrags-
entwurfs zur Lizensierung und Implementierung der
Systemkomponenten sowie der dafür erforderlichen
begleitenden Dienstleistungen auf fachlicher Ebene,
also Funktionen, Betrieb, Sicherheit,
Mitwirkungspflichten, Vorgehen etc.
 Veranlassung der juristischen Prüfung des Vertrags-
werkes (Nutzungsrechte, Gewährleistungen, Vor-
gehen im Fall von Streitigkeiten, Fristen, Pönalen etc.)
und Abstimmung konsensfähiger Formulierungen
 Herbeiführung eines (zügigen) Vertragsabschlusses
9

16. Wie sieht konkret die Umsetzung aus?
Whitepaper Professionelle Systemauswahl 16
Umsetzungsplanung
Worauf es ankommt:
 Projektierung der Umsetzung
 Strukturierung in Phasen (z.B. Vorbereitung, Blue-
print, Realisierung, Schulung, Produktivschaltung und
Betriebsbegleitung)
 Zusammenstellung der Projektstruktur in Teil-
projekte, Teams, Funktionen (Projektleitung, PMO,
Testmanagement, Projektcontrolling, …) und Gremien
(Lenkungsausschuss, Fachbereichsausschuss,
Sounding-Board, …)
 Planung der erforderlichen organisatorischen
Maßnahmen und eines systematischen Change
Management
 Feinplanung des Implementierungsprojektes
 Durchführung einer Kickoff-Veranstaltung
10

17. Um den Auswahlprozess erfolgreich zu gestalten, sind eine
Reihe von Voraussetzungen zu erfüllen
Whitepaper Professionelle Systemauswahl 17
Erfolgsfaktoren im Auswahlprozess
 Klare strategische Vorgaben bezüglich Produkte, Business und
Technik
 (Möglichst) breite Einbindung aller unmittelbar und mittelbar
betroffenen Bereiche
 Systematische und neutrale Moderation und Herstellung eines
angemessenen Interessenausgleichs, Vermeidung einer
einseitigen Durchsetzung von Partikularinteressen
 Strukturiertes und stringentes Vorgehen
 Professionelles und straffes Projektmanagement, Einsatz
geeigneter Projektmanagement-Tools
 Ganzheitliche Sicht über Bereiche und Marken des Hauses

18. Professionelle Systemauswahl lohnt sich
Whitepaper Professionelle Systemauswahl 18
Ergebnisse des Auswahlprozesses
 Die Entscheidungsfindung wird beschleunigt
 Der Weg ist für jeden transparent
 Die Auswahl ist objektiv
 Die Kriterien sind gewichtet
 Die entscheidungsrelevanten Personen werden beteiligt
 Die Wahl ist rein nutzenorientiert

19. Kontaktdaten Kirchner + Robrecht GmbH
Whitepaper Professionelle Systemauswahl 19
Büro Berlin
Martin-Buber-Str. 18
D-14163 Berlin
Tel. +49. 30. 88 03 39 4-0
Fax +49. 30. 88 03 39 4-36
Büro Alzenau
Burgstraße 3
D-63755 Alzenau
Tel. +49. 6023. 94 35 3-0
Fax +49. 6023. 94 35 3-29
Büro München
Oettingenstr. 25
D-80538 München
Tel. +49. 89. 72 63 12 5-60
Fax +49. 89. 72 63 12 5-80
www.kirchner-robrecht.de
info@kirchner-robrecht.de