Das Dokument behandelt Best Practices für agile IT-Beschaffungen und skizziert einen Leitfaden zur effizienten Durchführung von Ausschreibungen für öffentliche Auftraggeber. Es werden grundlegende Schritte und Erfolgsfaktoren für eine agile Beschaffung beschrieben, einschließlich der Wichtigkeit von Transparenz, flexibler Reaktion auf Änderungen und klaren Entscheidungsgrundlagen. Zudem wird auf zukünftige Schritte und die Möglichkeit zur Mitgestaltung des Leitfadens durch Fachleute hingewiesen.

1. Agile Beschaffungen
Best Practices
1
Reto Maduz, COO, SwissQ Consulting AG, @rmaduz,
Mitglied Leitungskreis swissICT Fachgruppe „Lean, Agile & Scrum“
#ITBeschaffung
it-beschaffung@swissict.ch

2. Agenda
• Was ist seit der IT Beschaffungskonferenz 2012 gelaufen?
• Drei Schritte einer (agilen) Beschaffung
• Verschiedene Sichten
• Fragen, die sich aufgrund der Agilität stellen
• Nächste Schritte
• ... und am Nachmittag findet die Fachsession 2 statt mit
dem Thema „Varianten von agilen Beschaffungen“
2

3. Umfrage 2012 in Bezug auf Agilität in der
Beschaffung
Ja Nein
Ist das Konzept "Dialog" praktikabel? 95% 5%
Ist das Konzept "Technologie-Partner" praktikabel? 90% 10%
Sind die zwei erwähnten Konzepte (Dialog,
Strategiepartner) offen genug für Änderungen im
Verlaufe des Projektes?
30% 70%
3

4. Leitfaden: IT Beschaffung
Der Leitfaden soll folgenden Fokus haben:
• Erfolgreiche und nachhaltige IT Beschaffung in der
öffentlichen Hand.
• Ausschreibungen im Umfang von bis zu
3 Mio CHF sollen effizienter werden.
• Zu Handen von Unternehmen und Organisationen, die
IT Beschaffungen tätigen.
• Fokus: Standardsoftware, Individualsoftware, Wartung
und Weiterentwicklung, SaaS; kein Personalverleih.
4

5. Leitfaden: IT Beschaffung
Involvierte Personen
– Daniel Gerhard, Diartis AG
– Matthias Günter, GnostX GmbH
– Marc Leutenegger, XIMIQ AG
– Reto Maduz, SwissQ AG
– Stephan Sutter, ti&m AG
Diskussionen wurden weiter geführt mit:
– Rich Lutz, VBZ
– pcn (public consultant network)
– Diverse Personen auf Auftraggeber und Auftragnehmerseite
5

6. Erfolgskriterien für erfolgreiche Beschaffung
Diskussion haben verschiedene Aspekte aufgezeigt
• Freunden Sie sich mit der Realität an
– Klar definierte Lösung zu einem festen Preis“ à Illusion
– Sie werden Dinge brauchen, an die Sie nicht gedacht haben
• Richtige Granularität in den Ausschreibungsdokumenten
• Definieren Sie das „WAS“
• Steuern Sie. Immer.
– Verantwortung für das „WAS“ niemals wegdelegieren
• Bleiben Sie im Projekt permanent transparent
• Eignungskriterien „filtern“. Wählen Sie diese mit Bedacht
– Vorsicht mit „Muss“-Kriterien und Technik-Vorgaben.
6

7. Drei Schritte einer Beschaffung
7
Vor Ausschreibung
• Anforderungserhebung
• Wahl des Verfahrens
• Festlegen der Kriterien
• Publikation
Ausschreibung
• Fragerunden
• Angebot
• Ablauf Angebotsfrist
• Analyse und Bewertung
• Entscheid
• Zuschlag
Nach
Ausschreibung
• Vertragsabschluss
• Realisierung
• Betrieb
• Weiterentwicklung

8. Beschaffen heisst Entscheiden.
Entscheiden heisst eine klare Entscheidungsgrundlage zu
haben.
Bei Projektstart kann nicht alles im Detail beschrieben
werden.
8

9. 9

10. Beschaffen heisst entscheiden.
Entscheiden heisst, eine klare Entscheidungsgrundlage zu
haben.
Bei Projektstart kann nicht alles im Detail beschrieben
werden.
Wie reagiere ich auf Änderungen?
? Lösung ?
10

11. Priorisierung, Detaillierung und Klärung
Vor Ausschreibung Ausschreibung Nach
Ausschreibung
Gute Ausschreibungen ermöglichen eine
schrittweise Realisierung
11
Beschreibung des
„WAS“

12. Beschreibung des „WAS“ im Lastenheft
IT-Beschaffung beschreibt einen „Service“ und nie ein System
und/oder eine Software
• Das Lastenheft als Dokument der Ausschreibung
beschreibt das WAS des zu entwickelnden Systems
– das „Geschäft“, das mit dem neuen System abgewickelt werden
soll à Beschreibung des „Service“
– Prozessabläufe
– Qualitätsanforderungen
– Systemumfeld
• Der Lieferant (Offert-Steller; Lieferant) beschreibt, WIE
das System für den Service entwickelt wird
(Pflichtenheft).
• Enge Zusammenarbeit zwischen den Parteien.
12

13. Beschreibung des „WAS“ im Lastenheft
IT-Beschaffung beschreibt einen „Service“ und nie ein System
und/oder eine Software
13
Auftraggeber:
Lasterheft à WAS
Lieferant:
Pflichtenheft à WIE
Gemeinsam:
Umsetzung à
schrittweise

14. Verschiedene Sichten
Einkäufer
Messbare Beurteilung der Angebote à la
„Checkliste“
Jurist / Rechtsabteilung
Klare Vertragslage
Fachabteilung
Möglichst viel Gestaltungsfreiraum und
Involvierung bei der Lösungsfindung
resp. Lösungsrealisierung
Lieferant
„Offerierbare“ Ausschreibung.
Nachvollziehbarer Entscheid. Mitwirkung
Auftraggeber. Klare Abgrenzung.
14

15. Beschaffen heisst entscheiden.
Entscheiden heisst, eine klare Entscheidungsgrundlage zu
haben, indem ich beschreibe, WAS ich will.
Bei Projektstart kann nicht alles im Detail beschrieben
werden, weshalb der Lieferant ein Pflichtenheft erstellt,
welches mit dem Auftraggeber besprochen wird.
Auf Änderungen reagiere ich flexibel. Die Priorisierung hilft
mir.
15

16. Fragen, die sich stellen
• Beschreibung des „WAS“ im Lastenheft als
Entscheidungsgrundlage:
– Wie bewerte ich das?
– Was sind da die richtigen Eignungs- und Zuschlagskriterien?
• Hinweise zu möglichen Antworten:
– Eignungskriterien: Im Gegensatz zu Technologie-Partner
Auswahl filtern diese für Projekte < 3 Mio weniger stark.
– Zuschlagskriterien: Müssen beurteilen, wie gut die Lösung den
Bedarf (Service) abdeckt.
à Achtung: Mapping von WIE auf WAS!
16

17. Fragen, die sich stellen
• Flexible Abwicklung: Wenn ich etwas weglasse, dafür
was anderes hinzu nehme, verändere ich die
Ausgangslage.
– Ist das Beschaffungs-rechtlich machbar?
• Hinweis zu einer möglichen Antwort:
– Gedankengang: Was ist anders als bei den vielen „Change
Requests“ bei einer Wasserfallentwicklung?
17

18. Nächste Schritte
• „Tenor“ für Erkenntnisse einholen anlässlich dieser IT
Beschaffungskonferenz
– Fachsession 2 am Nachmittag: Varianten von agilen
Beschaffungen
• Vervollständigung des Leitfadens und Review auf breiter
Front.
• Publikation des Leitfadens unter dem Patronat von
swissICT
18

19. Diskutieren Sie mit uns heute Nachmittag in der
Fachsession 2 zum Thema „Varianten von agilen
Beschaffungen“
19

20. Haben Sie Interesse, den Leitfaden weiter zu gestalten?
Melden Sie sich!
• Daniel Gerhard, Diartis AG
• Matthias Günter, GnostX GmbH
• Marc Leutenegger, XIMIQ AG
• Reto Maduz, SwissQ AG
• Stephan Sutter, ti&m AG
it-beschaffung@swissict.ch
20