Die Agentbase AG präsentiert auf der 42. DNUG-Konferenz das Workflow-Management-Tool 'Simplex Click and Flow', das eine effiziente Umsetzung von Geschäftsprozessen ohne Programmierung ermöglicht. Das Tool adressiert typische Probleme in Unternehmen wie fehlende Prozesskontrolle und hohe Kosten durch manuelle Tätigkeiten. Zudem werden erfolgreiche Anwendungsbeispiele vorgestellt, die den Nutzen und die Flexibilität des Systems verdeutlichen.

1. www.agentbase.de 1
42. DNUG Konferenz · 10./11. Juni 2015 · Dortmund
Schneller zum Ziel – Workflows in 10
Minuten – mit Simplex Click and Flow
Track 5.2: IBM & Business Partner Solutions
Artur Habel
agentbase AG
www.agentbase.de
Artur.habel@agentbase.de
+49 5251 547 2615

2. www.agentbase.de 2
agentbase AG
Workflows in 10 Minuten
umsetzen …
… mit
Simplex Click and Flow

3. www.agentbase.de 3
Workflows in 10 Minuten
Agenda
Live – um was geht es?
Auszug aus der Kundenliste
Warum BPM/Workflowmanagement?
Warum Simplex Click and Flow?
Übersicht Simplex Click and Flow
Erfahrungen

4. www.agentbase.de 4
Auszug aus der Kundenliste
Der Werner Götz IT Solutions GmbH/agentbase AG
LBBW
Fürstlich Castell‘sche Bank
FIDUCIA
Atelier Goldner Schnitt
Barth & Sohn
Kleemann
Liba Maschinenfabrik
Helfende Franken
KDZ Wiesbaden / ZVK
Gesipa
z-optimations GmbH

5. www.agentbase.de 5
Geschäftsprozessmanagement
Was? Wie? Warum?
Unstrukturierte Aufgaben
und Kommunikation
Mangelnde Prozesskontrolle
Uneinheitliche Priorisierung
Unvollständiger Datenfluss
Manuelle Tätigkeiten
Hohe Prozesskosten
Business Process Management
Bringt Ordnung in´s Chaos
Nutzen
#1 Dokumentation
#2 Optimierung
#3 Automatisierung
Ergebnis

6. www.agentbase.de 6
Warum BPM?
6
Executive
Management
Kunden
dienst
Rechnungs-
abgleich
Buchungen
Konto-
verwaltung1
2
3
4
5
6
Benutzer müssen mit untersch. Fachanwendungen arbeiten:
CRM, ERP, SAP, ECM, SCM, Legacy Applications, …
Symptome
Probleme
Strategische
Herausforderungen

7. www.agentbase.de 7
Warum BPM? Darum!
7
Executive
Management
Kunden-
dienst
Rechnungs-
prüfung
Buchungen
Konto-
verwaltung
Prozess
BPM sorgt für strukturierte Prozesse und bietet eine
einheitliche Sicht auf ein Geschäftsproblem
BPM bringt Ordnung
in´s Chaos

8. www.agentbase.de 8
Workflowmanagement
Kleinvieh
Viele Workflows in den Unternehmen stellen „Kleinvieh“ dar,
welches in Summe auch Mist macht:
Zugriff auf Laufwerke oder Anwendungen einrichten, ändern oder entziehen
Zugehörige Abläufe unterscheiden sich pro Anwendung
Visitenkarten-Bestellung, … , …
Interne Aufträge, z.B. Änderungen am ERP-System, …, …
Auch bei diesen gelten “eigentlich“ die genannten Ziele:
Transparenz,
einheitliche Prozesse,
kurze Bearbeitungszeiten, …
ABER: Eine Umsetzung ist meist:
zu teuer bzw. aufwendig
zu unflexibel
…

9. www.agentbase.de 9
Workflowmanagement
Kleinvieh (2)
Diese Prozesse laufen deshalb meist nicht in
geregelten Workflows ab, sondern per Mail,
Papier, ...
?Ist das gut so?
Sicher nicht!
?Wie sieht es also aus bzgl. oben genannter Themen:
Transparenz, einheitliche Prozesse, kurze Bearbeitungszeiten,
usw. ?
Eher schlecht! Oft ist nicht nachvollziehbar, wann etwas
geschehen ist, wer es veranlasst und genehmigt hat usw.
Fast „pervers“: Papieranträge sind hier meist das kleinere Übel!
Konsequenz: Wir brauchen also eine Lösung, die es erlaubt,
solche Vorgänge mit minimalem Aufwand
1. als Workflows abzubilden sowie
2. automatisiert und nachvollziehbar ablaufen zu lassen.

10. www.agentbase.de 10
Workflowmanagement
Lösung für Kleinvieh
Diese Lösung gibt es: Simplex Click and Flow
Ohne Programmierung können Workflows
abgebildet
und sofort eingesetzt werden.
Konsequenz: Wir brauchen also eine Lösung, die es erlaubt,
solche Vorgänge mit minimalem Aufwand
1. als Workflows abzubilden sowie
2. automatisiert und nachvollziehbar ablaufen zu lassen.

11. www.agentbase.de 11
Simplex Click and Flow
Anwendungsbeispiele
Urlaubsantrag
Visitenkartenantrag
Firmenkreditkartenantrag
Berechtigungsantrag
Dienstreisegenehmigung
Zugehörigkeit zu Gruppen
Bewirtungsantrag
Investitionsantrag
Projektantrag
Rechnungsprüfung
Helpdesk
Entwicklungsauftrag
Change-Management
Reklamationsbearbeitung
Interner Kleinauftrag
Auftragsmanagement

12. www.agentbase.de 12
Simplex Click and Flow
Mächtiges Werkzeug
Notiz zur aktuellen Aufgabe
Notiz an den nächsten Bearbeiter
Wiedervorlage, Delegieren
Reservierung/Zwangs-Reservierung
Vorgang zurückholen
Zugehörige Mails & Dokumente
Maskengenerator für Hilfsdokumente
Teilmaßnahmen, Teilprozesse
Druckvorlagen
Datenstrukturen, Datatable
Excel-Auswertungen
Hintergrundbearbeitung: LS/Formel
Recherche
Ansichts-Generator
Protokollieren von Feldänderungen
Administrationsfunktionen
(Protokolliertes) Ändern von aktuell
nicht bearbeitbaren Feldern
Wahlfreies „Springen“ im Prozess
Reaktivieren von abgeschl. Vorgängen
Testmodus: Benachrichtigungs-Mails werden
generiert aber nicht versendet
Eingeschränkte Mehrsprachigkeit
Notes-Client / Browser-Client
Web-Service Schnittstelle
Trigger, Eskalation
Definierbare Massenaktionen
Fortschrittsanzeige
Erneutes Öffnen nach Weiterleiten
Richtext-Vorlagen
Workflow-Vorlagen mit Möglichkeit,
diese zeitgesteuert zu starten
API zum Starten von Prozessen aus
anderen Notes-Anwendungen
Diverse Events zur Programmierung
Verschlüsselte Einstellungsdokumente
Erweiterung zur Notes Formelsprache
Zusatzmodul zur PDF Erstellung
Zusatzmodul zur Synchronisation
Optimierte Mailbenachrichtigungen
Direktes Öffnen des Vorgangs
Integrierte Aufgabenlisten

13. www.agentbase.de 13
Simplex Click and Flow
„Renaissance der Notes Formelsprache“
Richtext-Operationen
Sync-Mechanismen
SQL-Operationen
Erweiterbar um eigene Befehle auf Basis Lotusscript
CSV – Dateien generieren und / oder verarbeiten
An/Abhängen von Dateien
Interne Funktionen von C&F (z.B. Bearbeiter aktualisieren,
Vorgang weiterleiten)
Druckvorlagen
Kontext-Wechsel
PDF generieren
Excel
Trigger aufrufen
…

14. www.agentbase.de 14
Welchen Mehrwert
Hat die agentbase AG für Sie?
Erfahrung BPM – über 14 Jahre
Ganzheitlicher Ansatz
Prozessanalyse und -beratung
Umsetzung und Einführung
Installation, Schulung, Administration
Betrieb (remote, on-premise, inhouse, Cloud)
Service
Maßgeschneidert
Erfahrene Partner
IBM
RedHat
Werner Götz IT Solution

15. www.agentbase.de 15
Erfahrungen
Kundenbeispiele (Auszug)

16. www.agentbase.de 16
Kontakt zur agentbase AG
agentbase AG
Eggertstraße 7
33100 Paderborn
Fon: +49 5251 547 2600
Fax: +49 5251 547 2699
E-Mail: info@agentbase.de
Web: www.agentbase.de

17. www.agentbase.de 17
42. DNUG Konferenz · 10./11. Juni 2015 · Dortmund
Bitte nehmen Sie sich die Zeit,
um diesen Vortrag zu bewerten
(A6-Block in Ihren Konferenzunterlagen)
Rückgabe
Geben Sie das ausgefüllte Bewertungsblatt bei
dem Moderator/Betreuer Ihres Vortrages bzw.
am Tagungscounter der DNUG ab.
Verlosung
Unter allen Teilnehmern
wird ein iPod nano verlost.