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42. DNUG Konferenz · 10./11. Juni 2015 · Dortmund
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201506 bpm17 und_sp23_simplex click and flow

  • 1. www.agentbase.de 1 42. DNUG Konferenz · 10./11. Juni 2015 · Dortmund Schneller zum Ziel – Workflows in 10 Minuten – mit Simplex Click and Flow Track 5.2: IBM & Business Partner Solutions Artur Habel agentbase AG www.agentbase.de Artur.habel@agentbase.de +49 5251 547 2615
  • 2. www.agentbase.de 2 agentbase AG Workflows in 10 Minuten umsetzen … … mit Simplex Click and Flow
  • 3. www.agentbase.de 3 Workflows in 10 Minuten Agenda Live – um was geht es? Auszug aus der Kundenliste Warum BPM/Workflowmanagement? Warum Simplex Click and Flow? Übersicht Simplex Click and Flow Erfahrungen
  • 4. www.agentbase.de 4 Auszug aus der Kundenliste Der Werner Götz IT Solutions GmbH/agentbase AG LBBW Fürstlich Castell‘sche Bank FIDUCIA Atelier Goldner Schnitt Barth & Sohn Kleemann Liba Maschinenfabrik Helfende Franken KDZ Wiesbaden / ZVK Gesipa z-optimations GmbH
  • 5. www.agentbase.de 5 Geschäftsprozessmanagement Was? Wie? Warum? Unstrukturierte Aufgaben und Kommunikation Mangelnde Prozesskontrolle Uneinheitliche Priorisierung Unvollständiger Datenfluss Manuelle Tätigkeiten Hohe Prozesskosten Business Process Management Bringt Ordnung in´s Chaos Nutzen #1 Dokumentation #2 Optimierung #3 Automatisierung Ergebnis
  • 6. www.agentbase.de 6 Warum BPM? 6 Executive Management Kunden dienst Rechnungs- abgleich Buchungen Konto- verwaltung1 2 3 4 5 6 Benutzer müssen mit untersch. Fachanwendungen arbeiten: CRM, ERP, SAP, ECM, SCM, Legacy Applications, … Symptome Probleme Strategische Herausforderungen
  • 7. www.agentbase.de 7 Warum BPM? Darum! 7 Executive Management Kunden- dienst Rechnungs- prüfung Buchungen Konto- verwaltung Prozess BPM sorgt für strukturierte Prozesse und bietet eine einheitliche Sicht auf ein Geschäftsproblem BPM bringt Ordnung in´s Chaos
  • 8. www.agentbase.de 8 Workflowmanagement Kleinvieh Viele Workflows in den Unternehmen stellen „Kleinvieh“ dar, welches in Summe auch Mist macht: Zugriff auf Laufwerke oder Anwendungen einrichten, ändern oder entziehen Zugehörige Abläufe unterscheiden sich pro Anwendung Visitenkarten-Bestellung, … , … Interne Aufträge, z.B. Änderungen am ERP-System, …, … Auch bei diesen gelten “eigentlich“ die genannten Ziele: Transparenz, einheitliche Prozesse, kurze Bearbeitungszeiten, … ABER: Eine Umsetzung ist meist: zu teuer bzw. aufwendig zu unflexibel …
  • 9. www.agentbase.de 9 Workflowmanagement Kleinvieh (2) Diese Prozesse laufen deshalb meist nicht in geregelten Workflows ab, sondern per Mail, Papier, ... ?Ist das gut so? Sicher nicht! ?Wie sieht es also aus bzgl. oben genannter Themen: Transparenz, einheitliche Prozesse, kurze Bearbeitungszeiten, usw. ? Eher schlecht! Oft ist nicht nachvollziehbar, wann etwas geschehen ist, wer es veranlasst und genehmigt hat usw. Fast „pervers“: Papieranträge sind hier meist das kleinere Übel! Konsequenz: Wir brauchen also eine Lösung, die es erlaubt, solche Vorgänge mit minimalem Aufwand 1. als Workflows abzubilden sowie 2. automatisiert und nachvollziehbar ablaufen zu lassen.
  • 10. www.agentbase.de 10 Workflowmanagement Lösung für Kleinvieh Diese Lösung gibt es: Simplex Click and Flow Ohne Programmierung können Workflows abgebildet und sofort eingesetzt werden. Konsequenz: Wir brauchen also eine Lösung, die es erlaubt, solche Vorgänge mit minimalem Aufwand 1. als Workflows abzubilden sowie 2. automatisiert und nachvollziehbar ablaufen zu lassen.
  • 11. www.agentbase.de 11 Simplex Click and Flow Anwendungsbeispiele Urlaubsantrag Visitenkartenantrag Firmenkreditkartenantrag Berechtigungsantrag Dienstreisegenehmigung Zugehörigkeit zu Gruppen Bewirtungsantrag Investitionsantrag Projektantrag Rechnungsprüfung Helpdesk Entwicklungsauftrag Change-Management Reklamationsbearbeitung Interner Kleinauftrag Auftragsmanagement
  • 12. www.agentbase.de 12 Simplex Click and Flow Mächtiges Werkzeug Notiz zur aktuellen Aufgabe Notiz an den nächsten Bearbeiter Wiedervorlage, Delegieren Reservierung/Zwangs-Reservierung Vorgang zurückholen Zugehörige Mails & Dokumente Maskengenerator für Hilfsdokumente Teilmaßnahmen, Teilprozesse Druckvorlagen Datenstrukturen, Datatable Excel-Auswertungen Hintergrundbearbeitung: LS/Formel Recherche Ansichts-Generator Protokollieren von Feldänderungen Administrationsfunktionen (Protokolliertes) Ändern von aktuell nicht bearbeitbaren Feldern Wahlfreies „Springen“ im Prozess Reaktivieren von abgeschl. Vorgängen Testmodus: Benachrichtigungs-Mails werden generiert aber nicht versendet Eingeschränkte Mehrsprachigkeit Notes-Client / Browser-Client Web-Service Schnittstelle Trigger, Eskalation Definierbare Massenaktionen Fortschrittsanzeige Erneutes Öffnen nach Weiterleiten Richtext-Vorlagen Workflow-Vorlagen mit Möglichkeit, diese zeitgesteuert zu starten API zum Starten von Prozessen aus anderen Notes-Anwendungen Diverse Events zur Programmierung Verschlüsselte Einstellungsdokumente Erweiterung zur Notes Formelsprache Zusatzmodul zur PDF Erstellung Zusatzmodul zur Synchronisation Optimierte Mailbenachrichtigungen Direktes Öffnen des Vorgangs Integrierte Aufgabenlisten
  • 13. www.agentbase.de 13 Simplex Click and Flow „Renaissance der Notes Formelsprache“ Richtext-Operationen Sync-Mechanismen SQL-Operationen Erweiterbar um eigene Befehle auf Basis Lotusscript CSV – Dateien generieren und / oder verarbeiten An/Abhängen von Dateien Interne Funktionen von C&F (z.B. Bearbeiter aktualisieren, Vorgang weiterleiten) Druckvorlagen Kontext-Wechsel PDF generieren Excel Trigger aufrufen …
  • 14. www.agentbase.de 14 Welchen Mehrwert Hat die agentbase AG für Sie? Erfahrung BPM – über 14 Jahre Ganzheitlicher Ansatz Prozessanalyse und -beratung Umsetzung und Einführung Installation, Schulung, Administration Betrieb (remote, on-premise, inhouse, Cloud) Service Maßgeschneidert Erfahrene Partner IBM RedHat Werner Götz IT Solution
  • 16. www.agentbase.de 16 Kontakt zur agentbase AG agentbase AG Eggertstraße 7 33100 Paderborn Fon: +49 5251 547 2600 Fax: +49 5251 547 2699 E-Mail: info@agentbase.de Web: www.agentbase.de
  • 17. www.agentbase.de 17 42. DNUG Konferenz · 10./11. Juni 2015 · Dortmund Bitte nehmen Sie sich die Zeit, um diesen Vortrag zu bewerten (A6-Block in Ihren Konferenzunterlagen) Rückgabe Geben Sie das ausgefüllte Bewertungsblatt bei dem Moderator/Betreuer Ihres Vortrages bzw. am Tagungscounter der DNUG ab. Verlosung Unter allen Teilnehmern wird ein iPod nano verlost.