Verwaltung 2.0 – kollaborative Werkzeuge und Arbeitsweisen einsetzen: Ein sächsischer Staatsbetrieb stellt sich dem Wandelprozess zum Enterprise 2.0 Das vorgestellte Projekt zeigt deutlich, wie notwendig die Betrachtung der Dimensionen Organisation & Kultur, Prozesse und Technologie im Einklang miteinander ist, um bei der Transformation zum Enterprise 2.0 erfolgreich zu sein. Im herausfordernden Feld der öffentlichen Verwaltung ist es vor allem durch aktives Change Management und einen anwenderzentrierten Designansatz gelungen, Enterprise 2.0-Piloten mit klar definierten Anwenderszenarien ins Leben zu überführen.

1. Verwaltung 2.0 – kollaborative Werkzeuge und Arbeitsweisen einsetzen:
EIN SÄCHSISCHER STAATSBETRIEB STELLT SICH
DEM WANDELPROZESS ZUM ENTERPRISE 2.0
Organisation & Kultur
IT/ Technologie Prozesse
Enterprise
2.0
@KnowTech 2011: Unternehmenswissen als Erfolgsfaktor mobilisieren!

2. Kurzvorstellung – Anke Knaak
❙ Leiterin Stabsstelle DV-Steuerung
❙ SIB - Staatsbetrieb Sächsisches Immobilien- und Baumanagement, Dresden
❙ steuert gesamten Lebenszyklus der Immobilien im Eigentum
des Freistaates Sachsen
❙ optimiert den Bestand und die Nutzungsstruktur der staatlichen Liegenschaften
❙ Aufträge zum Baumanagement für den Bund und Dritte
❙ einer Zentrale und sieben Niederlassungen
2 | 9. September 2011 | Anke Knaak

3. Kurzvorstellung – Anja Wittenberger
 Business Consultant (Zusammenarbeit & Kommunikation)
 TwentyOne AG (gegründet 2003)
 Dresden, Berlin, Stuttgart
 40 Mitarbeiter
 Kompetenzfelder
 Strategische Beratung & Change Management
 u.a. Kollaboration, Enterprise 2.0/ Intranet 2.0, Arbeitsprozesse
 Technische Umsetzung
 Portal (IBM WebSphere Portal)
 Groupware (IBM Lotus Notes)
 Enterprise Asset Management (IBM Maximo)
 Software-Entwicklung
 Lotus Notes – Anwendungsentwicklung
 Java
Wie kann ich schon heute „social“ arbeiten? 3

4. Quelle: http://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Datei:Vulkanmodell_Sozialer_Software.png&filetimestamp=20100710065102
kollaborative Werkzeuge und Arbeitsweisen
ERSTE SCHRITTE MIT SOCIAL SOFTWARE

5. Ausgangssituation
IM SIB

6. Kundensituation aus Beratersicht
ABLEITUNG DER AUFGABENSTELLUNG

7. Beratungsansatz
STRATEGIE- WISSENS-
BERATUNG VERMITTLUNG
CHANGE MANAGEMENT

8. Methodik
PROJEKTPHASEN IM BERATUNGSPROJEKT
 Phase 1 – Wissensvermittlung & Bedarfsanalyse
 Phase 2 – Zusammenstellung des crossfunktionalen Projektteams
 Phase 3 – Inhaltliche Konzeption der Piloten
 Phase 4 – Technologieauswahl für Pilotierung
 Phase 5 – Einführungsstrategie & Change Management
 Phase 6 – Konzeption und Umsetzung der virtuellen Teamräume
 Phase 7 – Initiale Qualifizierung

9. Phase 1 – Wissensvermittlung & Bedarfsanalyse
SITUATION
Status Quo Intranet?
? Möglichkeiten?
Was tun Andere?
Chancen vs. Risiken?
Nutzen des Wandels?

10. Quelle: http://www.flickr.com/photos/edmittance/3557064909
Methodik
WISSEN – DIALOG – LERNEN – LÖSUNG

11. Ergebnis
VERSTÄNDNIS – MOTIVATION – PILOTIDEEN

13. Methodik
PROJEKTPHASEN IM DETAIL
 Phase 1 – Wissensvermittlung & Bedarfsanalyse
 Phase 2 – Zusammenstellung des crossfunktionalen Projektteams
 Phase 3 – Inhaltliche Konzeption der Piloten
 Phase 4 – Technologieauswahl für Pilotierung
 Phase 5 – Einführungsstrategie & Change Management
 Phase 6 – Konzeption und Umsetzung der virtuellen Teamräume
 Phase 7 – Initiale Qualifizierung

14. Phase 5 – Einführungsstrategie & Change Management
SITUATION
Welche Auswirkungen
? auf Organisation und
Arbeitsprozesse gibt es?
Wie bereite ich die
Mitarbeiter auf die
Veränderung vor?
Welche Schritte zur Einführung sind notwendig?

15. Methodik
CHANGE MANAGEMENT

16. Ergebnis
CHANGE & KOMMUNIKATIONSMASSNAHMEN

17. Ergebnis - Regularien
NETIKETTE IM SIB

18. Phase 6 – Konzeption und Umsetzung der virtuellen Teamräume
SITUATION
PERSONALIS
IERTE STARTS
LAYOUT? NUTZUNGS EITE?
OFFENHEIT
?
STRUK
TUR? ? ROLLO
INHALT
E?
UT?

19. Methodik
FRAGEN – ADAPTIEREN – VISUALISIEREN

20. Ergebnis
ANTWORTEN, VERLAUFSSKIZZEN & LAYOUTS

21. aktuellen Strategieprozess im Teamraum abbilden

22. Phase 7 – Initiale Qualifizierung
SITUATION
Bedienung der
Werkzeuge?
Wann wofür und
wie nutzen?
?
Wer darf was?
Benutzerrechte?

23. Methodik
LERNEN & ARBEITEN ALS GEMEINSAMES ERLEBNIS
Schulung der Werkzeuge
 Grundlagenschulung Sharepoint Foundation
 Benutzerverwaltung & Aufbau des Teamraumes
 Übungen zur Bedienung der Werkzeuge
LIVEtraining
 aktuelle Aufgaben im Projekt gemeinsam umsetzen
 Adaption des Gelernten auf den täglichen Arbeitsprozess
 gegenseitige Hilfe bei Aufgabenrealisierung
Qualifizierung

24. Ergebnis
KOMPETENZAUFBAU & ARBEITSERGEBNIS
 exemplarische Durchführung für 2 Teamräume
 Teamraum „KiSS“
 Teamraum „Gesundheitsmanagement“ (GM)
 intensive Wissensvermittlung für das Projektteam (Train-the-Trainer)
 individuelle Qualifizierungsmaßnahmen selbstständig weitergeführt
 Stakeholder-Analysen der einzelnen Piloten im Wiki umgesetzt
 virtuelle Arbeit des Projektteams „GM“ initiiert
 Recherche mittels Wiki
 Ideenmanagement mittels Forum und Blog

25. laufendes Projekt „KiSS“
STATUS QUO

26. Startseite vom Teamraum „KiSS“

27. Blog „Zeitgeschehen“ im Teamraum „KiSS“

28. Neiderlassungsübergreifende Zusammenarbeit >>> Startseite im Teamraum „VergabeForum“

29. Dialog-Medium der Geschäftsleitung >>> Startseite „StrategieWiki“

30. Regelmäßige Reflexionen des Projektes
REVIEW & RETROSPEKTIVE
Ziele vs. Ergebnis
Was haben wir gut gemacht?
Was haben wir gelernt?
Was sollten wir anders machen?
Was gibt uns immer noch Rätsel auf?

31. wichtige Erkenntnisse & weitere Maßnahmen
FÜR DEN PROJEKTERFOLG

32. GUT GEMACHT
 Entscheidungsträger wollen das Projekt
 Vorurteile und Widerstände überwunden
 internes crossfunktionales Projektteam
Ziele vs. Ergebnis
 konkrete Anwenderszenarien formuliert
Was haben wir gut gemacht?
 Projektmarketing & Kommunikation wir gelernt?
Was haben
im Unternehmen
Was sollten wir anders machen?
 Investition in Change Management
Was gibt uns immer noch Rätsel auf?
 Einbindung externer Experten
 konsequente Projektumsetzung
(u.a. Termineinhaltung)

33. Regelmäßige Reflexionen des Projektes
REVIEW & LEARNED
LESSONS RETROSPEKTIVE
 Web 2.0 ist NICHT gleich Enterprise 2.0
 Bereitstellung von Technik reicht NICHT aus
 Einführung ist KEIN "Selbstläufer“vs. Ergebnis
Ziele
 ausreichend Ressourcen und Zeit einplanen
Was haben wir gut gemacht?
 Startereignis für Einführung notwendig gelernt?
Was haben wir
 alte "Austausch-Kanäle“sollten wir anders machen?
Was konsequent ablösen
 alten Arbeitsprozess gibt uns immer noch Rätsel auf?
Was AKTIV in neuen Arbeitprozess überführen
 Es erfolgt KEIN Missbrauch der Werkzeuge

34. AUSBLICK
 12.2011  Projektabschluss Pilotierung
 Review der einzelnen Piloten
 Review des Gesamtprojektes
 Entscheidung zur unternehmensweiten Einführung
 02.2012  Zielbild entwickeln „Intranet 2.0 @ SIB“
 Projektskizze zu zwei Einführungsstrategien
inkl. Kosten-Nutzen-Betrachtung

35. http://www.flickr.com/photos/doberagi/1404539812
08.09.2010 Enterprise 2.0-Briefing | Vorbereitung Roadshow

36. DANKE!

37. So erreichen Sie mich

38. So erreichen Sie mich
Anke Knaak
Sächsischer Staatsbetrieb für Immobilien- und Baumanagement
Wilhelm-Buck-Straße 4
01097 Dresden
E-Mail: anke.knaak@sib.smf.sachsen.de
Tel.: +49 351 564-9780
38 | 9. September 2011 | Anke Knaak

39. BACKUP

40. Methodik
PROJEKTPHASEN IM ZEITVERLAUF
 Phase 1 – Wissensvermittlung & Bedarfsanalyse
 Phase 2 – Zusammenstellung des crossfunktionalen Projektteams
 Phase 3 – inhaltliche Konzeption der Piloten
 Phase 4 – Technologieauswahl für Pilotierung
 Phase 5 – Einführungsstrategie & Change Management
 Phase 6 – Konzeption und Umsetzung der virtuellen Teamräume
 Phase 7 – Initiale Qualifizierung