Kennen Sie das auch: Das Leitertreffen der Projektgruppen "Neue Produktentwicklungen XYZ" ist angesagt. Heute nennt man das "Meilenstein" oder Statusbesprechung, manchmal auch KVP Meeting. Sie suchen in Ihren Dateien den Maßnahmenplan und siedend heiß fällt Ihnen ein, daß Ihre Gruppenmitglieder noch immer nicht alle notwendigen Informationen gemeldet bzw. eingetragen haben. Streß bricht aus und parallel überlegen Sie sich vorsorglich, womit Sie die diversen Lücken und nicht eingehaltenen Termine begründen können. Als Sie zu dem vereinbarten Termin eintreffen, geht es erstmal nur um diejenigen, die nicht oder verspätet kommen. Während der Besprechung aller Projektleiter können Sie noch vor Ihrem Part aufatmen: den anderen geht es auch nicht besser! Auch sie haben sich nicht an die getroffenen und schriftlich dokumentierten Inhalte und Termine gehalten. So - oder ähnlich - finden jeden Tag tausende von Projekt besprechungen statt. Die Folge: Terminverschiebungen - oft mehrfach, überzogene Budgets, mangelnde Akzeptanz von Projektgruppenergebnissen und die Kosten steigen und steigen und steigen..! Aber: es gibt es einige, die können Projekte sehr erfolgreich gestalten. Immer wieder! Was machen diese Projektteams anders, was zeichnet sie aus und kann man von ihnen lernen und das auf die eigene Arbeitssituation übertragen? Spezielle Merkmale der Projektarbeit - Einmaligkeit der Aufgabe - Komplexität - Beteiligung verschiedenster Unternehmensbereiche, von Fachexperten und ggf. von Kunden - Begrenzte Ressourcen (Kosten und Zeit) Spezielle Ablauf- und Aufbauorganisation - Teamarbeit - Toll - Ein Anderer Macht`s - Rolle des Projektleiters und der Auftraggeber Akzeptanz von Projekten - Verbindlichkeit aller Beteiligten - Kommunikation nach innen und außen - Qualitätssicherung in Projekten

1. g GFU Cyrus AG
Ihr Partner für IT Schulung
"Semicolon" Vortragsreihe bei der GFU
Vortrag am Dienstag, 26. August 2008
Thema: Projekt…
Toll – Ein Anderer Macht`s!
Voraussetzungen einer erfolgreichen Projektarbeit
Einführung: Hagen Cyrus, Vorstand GFU Cyrus AG
Vortrag: Eva-Maria Kristen-Seydel
Diplom-Volkswirtin
emks-CONSULT

2. emks-CONSULT
Inhalt
Start Folie 3
Projekt „by bananas“ 4
Erfolgreiche Menschen 5
Konflikte und Projektphasen 6
Toll, ein Aktives gemeinsames Machen 7
Bausteine erfolgreicher Projektteams 8
Begrenzte Ressourcen 9
Projektstruktur 10
Projektgruppenmitglieder 11
Projektgruppenleiter als Coach 12
Projektgruppenleiter als Manager 13
Erfolgreiche Projektteams 14
Schlussfolgerungen 15
Dank 16
Copy Right 17
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3. emks-CONSULT
„Es hat sich eingebürgert,
in erster Linie viel zu arbeiten.
Das Denken dafür wird einigen wenigen überlassen.
Die Chance ist jedoch gross,
dass wir mit etwas mehr Denken
die Arbeit effizienter und sicherer gestalten können.“
H. Holliger, Morphologe
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4. emks-CONSULT
Projektmanagement „by bananas“ oder
Produkt „reift beim Kunden“
Start Ziel
???
Ergebnis am Ende
eines Projekts
Arbeitsergebnisse bei Meilensteinen ohne Review der
einzelnen Arbeitsergebnisse und ohne Risikomanagement
Arbeitsfortschritte
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5. emks-CONSULT
Was läßt Menschen in Projekten erfolgreich arbeiten?
Fragen zur Klärung der entsprechenden Voraussetzungen:
? Welches Ziel hat dieses Projekt?
? Welche Qualitätsstandards wurden definiert = wann gilt eine Arbeit
als erfolgreich abgeschlossen?
? Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
? In welcher Phase befindet sich die Projektarbeit ?(vgl. Folie 6)
? Wann trägt die Arbeitsatmosphäre in einem Projektteam zu einer erfolgreichen
Arbeit bei?
? Wann wird aus einer Arbeitsgruppe ein Team?
? Wie können die Projektteilnehmer lernen, effektiver,
effizient und motiviert ihre Aufgaben zu erledigen?
? Welche Rolle spielt der Zeitfaktor?
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6. emks-CONSULT
Konflikte und Projektphasen
Kriterien
Projekt-
abschluss
Mittelwert
ST
Zeit
AR 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7
T
Projektbeginn frühe Projektphase Hauptprojektphase gegen Projektende
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7. emks-CONSULT
Projektteam – Toll, Ein Aktives gemeinsames Machen
…zum Erfolg!
Start Ziel
Ergebnis am Ende
eines Projekts
Arbeitsergebnis nach Review, Risikoeinschätzung und Korrektur
Arbeitsergebnisse bei Meilensteinen ohne Review
der einzelnen Arbeitsergebnisse und ohne Risikomanagement
Arbeitsfortschritte
Korrektur durch Review
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8. emks-CONSULT
Bausteine erfolgreicher Wichtige
Aufgabe
Projektteams
Sinn
Ge e n
m
ei m ge
ns nsa lun
Zi am
el ei tel
es m rs
Ge vo
t
er
EM. Kristen-Seydel www.emks-consult.de W 8

9. emks-CONSULT
Projektarbeit mit vordefiniertem Zeitrahmen und
begrenzten Ressourcen
Arbeits-
AG 2
Gruppe 1
AG 3 AG 4 AG 5 AG 6
Start Ende
Vordefinierter
Darstellung
Arbeitsaufwand Projekt- der Resultate
Team
Zeit
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10. emks-CONSULT
Projektstruktur und methodisches Vorgehen
erfolgreicher Teams
1. Klarheit der Aufgabenstellung
2. Begeisterung, Neugierde, Motivation für die Aufgabe ist bei den
Beteiligten vorhanden
3. Vertreter des benötigten Fach- und Expertenwissens sind in dem
Projektteam bzw. stehen dem Projektteam zur Verfügung
4. Zeitrahmen und Ressourcen sind geklärt und können vom
Projektteam bzw. Projektleiter in eigener Verantwortung eingeteilt
werden
5. Es gibt klare Kommunikationswege zwischen „Auftraggeber“ und
„Auftragnehmern“.
6. „Meilensteine“ und Entscheidungswege sind definiert.
7. Die Projektdokumentation wird von beginn an als Qualitätsstandard
eingeführt und erstellt.
8. Das Projektteam hat seine Regeln definiert, nach denen gearbeitet
wird.
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11. emks-CONSULT
Rollen und Aufgaben von Projektgruppenmitgliedern
1. Selbst zu bestimmen, wie die Ziele im eigenen Verantwortungs-
bereich bis zum vereinbarten Termin zu erreichen sind, d. h.:
die richtige Aufgabe / Arbeit (Effektivität) auf
die richtige Art und Weise (Effizienz) erledigen
2. Aus Projektgruppenmitgliedern werden Teammitglieder, wenn der
einzelne als „Fachexperte“ sein Wissen zur Zielerreichung auf seine
Art und Weise einbringen kann
3. Über Fehler muss gesprochen werden im gegenseitigen Vertrauen
und ohne Furcht vor Sanktionen
4. Es wird in zeitlich aufeinander folgenden Schritten gearbeitet, die
jeweils bestimmten Hierarchie- und Fachinstanzen zugeordnet sind
5. Müssen Arbeitsschritte parallel zueinander erfolgen und
beeinflussen deren Ergebnisse die Arbeit anderer Teammitglieder,
so ist ein zeitnaher gegenseitiger Informationsfluss sicher zu stellen
6. Jeder kennt die Qualitäts- und Sicherheitsstandards und hält sie ein
7. Die Projektdokumentation erfolgt parallel zu den jeweiligen
Arbeitsschritten.
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12. emks-CONSULT
Rolle und Aufgaben von Projektgruppenleiter
oder der Projektgruppenleiter als „Coach“
1. die Einhaltung der Ziele beachten
2. Demotivatoren abstellen
3. für ausreichende Ressourcen Sorge tragen, sowohl für den
einzelnen als auch für das Projektteam insgesamt
4. den Rahmen der Eigenverantwortung für die Teammitglieder
immer wieder klären und auf dessen Einhaltung achten
5. die Aufgabe für das einzelnen Teammitglied so gestalten,
daß sie auch zu bewältigen sind und der Zeitrahmen
eingehalten werden kann
6. Aufgaben nicht zu übernehmen, nur weil sie von einem
Einzelnen im Team nicht sofort bewältigt werden können
7. die mit dem Projekt verbundene Zukunft für das
Unternehmen, den Kunden immer wieder abzugleichen
8. den Ausgleich zwischen individuellen Bedürfnissen des
einzelnen Teammitglieds und dem Projektteam insgesamt
herzustellen; d. h.:
jeder hat Zugang zu allen das Projekt betreffenden
Informationen.
9. Lernen, mit Störungen im Team umzugehen und Vertrauen
ineinander trotz Konkurrenz zu stärken
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13. emks-CONSULT
Der Projektgruppenleiter als „Manager“
1. Die Einhaltung der Ziele beachten
2. Die Dokumentation parallel zum Projektverlauf sicher
stellen
3. Qualitätsstandards und Sicherheitsregeln einhalten
4. Organisation von Ergebnismeetings (Meilensteine)
5. Präsentation von Kurzinformationen
6. Das gesamte Projektcontrolling bezogen auf
1. Zeit
2. Ressourcen
3. Informationsweitegabe
4. Ziel- und Ergebnisorientierung
5. Schulung von Projektmitgliedern
7. Bekanntgabe des Projektabschlusses mit dem
Projektteam
8. Erfahrungsauswertung des Projektverlaufs
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14. emks-CONSULT
Projektteam – Toll, Ein Aktives gemeinsames Machen
…zum Erfolg!
Überge- Abschluss-
ordnete Erstes Fortschritts-
Auftrag Erste Ergebnis-
Instanz Arbeits- Präsenta-
Rückmeldung Präsenta-
(GF) ergebnis tionen
tion
Projektteam
Zeit
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15. emks-CONSULT
Schlussfolgerungen
1. Zahlen, Daten, Fakten sind die eine Seite der Definition der Ziele für
eine Projektgruppe
2. Die zweite Seite ist die klare Formulierung des WIE:
wie sollen diese Ziele erreicht werden (Vorgehensweise, einzelne
Arbeitsschritte, klare Prioritäten, Qualitätsstandards, Regeln der
Projektdokumentation, Werte, Ethik,…)
3. Diese zweite Seite muss vorgelebt werden von der Geschäftsleitung,
der Bereichsleitung und dem Projektleiter
4. Vertrauen entsteht durch das Aussprechen der Wahrheit
• bezüglich der Ziele
• des Projektstatus
• der gemachten Fehler
• der Ursachenanalysen
• aller zur Verfügung stehenden Informationen
5. Jeder Einzelne in dem Projekt wird wertgeschätzt. Seine/ihre Arbeit
wird nicht nur in Zahlen berechnet.
6. Es gibt keine „hängenden Spitzen“ im Projekt!
7. Der „Auftraggeber“ muss während des gesamten Projektverlaufs
Interesse an der vergebenen Aufgabe haben; über den Status
informiert wird er mittels Kurzpräsentationen
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16. emks-CONSULT
Herzlichen Dank für
Ihre Aufmerksamkeit !
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17. emks-CONSULT
©Eva-Maria Kristen-Seydel
Diplom-Volkswirtin
emks-CONSULT
Beratung Coaching Training
Auf dem Schnee 141 f
44227 Dortmund
Tel.: 0231-1762581
Fax: 0231-1762586
Mobil: 0171-6454944
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