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Methoden des
                            Wissensmanagement

                                     GFU Cyrus AG Köln
                                   Dienstag, 20. Januar 2009




               Unterschied zwischen Informations-
                und Wissensmanagement


                  Informations-
                  management          Explizierbares Wissen              1/7




               Wissensmanagement
                                         Implizites Wissen               6/7



                   Kompetenz-                                  Handeln
                   management


                                                                               2




© MediaStudio Bielefeld                                                            1
Ziele von Wissensmanagement



                    Innovative lokale Lösungen unternehmensweit
                     weitergeben

                    Wissen jederzeit, an jedem Ort zur Verfügung stellen

                    Aus Fehlern im Unternehmen weltweit lernen

                    Wissen an den richtigen Stellen nur einmal aufbauen

                    Wissen ausscheidender Mitarbeiter bewahren



                                                                                               3




                 Methoden des Wissensmanagement

                                                                Einführung von Datenbanken
                                Wissensbasen                    und Dokumentenmanagement
                                                    Dokumente




                                Wissens-                        Finden von Ansprechpartnern
                                wegweiser                       an allen Standorten „Gelbe
                                                                Seiten“
                  Wissens-
                 management     Wissensstafette                 Transfer von Fach- bzw.
                                                                Expertenwissen auf Nachfolger
                  Methoden

                                Wissens-                        Weltweit vernetzte Arbeit zu
                                                                ausgesuchten Themen und
                                netzwerke
                                                                Projekten

                                Kompetenz-        Soll Haben    Mitarbeiterentwicklung und
                                management                      Mitarbeitereinsatz optimieren


                                                                                               4




© MediaStudio Bielefeld                                                                            2
Wissensbasen Prozess


                                                                      Rückkopplung

                  Sender                                                                                     Empfänger


                               eingeben                                      empfangen
                                                    Bibliothek
                           Eingabeformalität       Aktenschrank                   Anfrage
                                                    Datenbank




                                                  Rückkopplung


                                                                                                                         5




                 Senden

              Mensch                             Vertrauen                                             Autor oder ggf.
                                               (Nutzerkreis,         Aktualität,                      Redakteur ordnen
                            Können,
                                                 Fairness)          Konformität,                       den Beitrag der
                            Wollen,
                                                individuelle         Relevanz,                          Struktur zu.
                             Dürfen
                                                 Nutzener-           Redundanz                         Akzeptanz der
                                                  w artung                                                Struktur



                            Erzeugen            Einstellen             Prüfen                               Strukturieren


            Organisation
                                                                                                          Die Organisation
                                                Zeitbudget,
                                                                                                          gibt die Struktur
                            Zeitbudget           Prozess-         Gibt Prüfkriterien
                                                                                                           vor und passt
                             Prozess-          verankerung,       vor (Richtlinien-
                                                                                                           diese ggf. an.
                           verankerung         Verfügbarkeit        kompetenz)
                                                                                                          Kommunikation
                                               von Technik
                                                                                                            der Struktur

                                                                          senden                             empfangen
                                                                                            Bibliothek
                                                                       Eingabeformalität   Aktenschrank        Anfrage   6
                                                                                            Datenbank




© MediaStudio Bielefeld                                                                                                       3
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              Mensch                                                                                   Autor oder ggf.
                                                                                                     Redakteur prüft die
                                                       Vertrauen in die Technik                          Aktualität,
                                                                                                        Konformität,
                                                                                                    Relevanz, Redundanz




                                Speichern                       Sichern                                          Revision


            Organisation
                                                                                                       Gibt Prüfkriterien
                              Betreiberkonzept           Berechtigungskonzept                          vor (Richtlinien-
                                                                                                         kompetenz)




                                                                                 senden                             empfangen
                                                                                                   Bibliothek
                                                                              Eingabeformalität   Aktenschrank        Anfrage   7
                                                                                                   Datenbank




                 Empfangen

             Mensch                                                        Beherrschung
                                                                                von
                           Erkenntnis ("zu       Vertrauen in die                                                Vertrauen in die
                                                                          Suchstrategien
                             wissen, wo           Validität der                                                   Aktualität der
                                                                           Orientierung in
                            Wissen fehlt")            Daten                                                        Ergebnisse
                                                                          der Struktur des
                                                                              Systems


                                                   Auswahl der
                                                                          Navigation und
                                Bedarf            Informations-                                                       Ergebnis
                                                                              Suche
                                                      quelle

            Organisation
                             "Kultur„: Lern-                                                                      gibt Richtlinien
                              bestrebungen       Verbreitung und      gibt die Richtlinien                       für die Ergebnis-
                           w erden gefördert.    Bekanntmachung        für die Mensch -                          präsentation vor
                             Definition von      der Informations-         Maschine                                & schafft den
                                  Lern-                quelle          Schnittstelle vor                          Rahmen für die
                            schw erpunkten.                                                                      Ergebnisnutzung


                                                                                 senden                             empfangen
                                                                                                   Bibliothek
                                                                              Eingabeformalität   Aktenschrank        Anfrage   8
                                                                                                   Datenbank




© MediaStudio Bielefeld                                                                                                              4
Rückkopplung




              Sender          Anschluss-     Das Ergebnis der   Rückmeldung /
                             fähigkeit der   Recherche muss     Bewertung über                       Empfänger
                          Informationen an        für den        den Beitrag an
                           das vorhandene    Empfänger einen    Autor und/oder
                              Wissen des       Erkenntnis-       andere Nutzer
                             Empfängers      gew inn bedeuten


                               Sinn          Neuigkeitswert      Bewertung




                                                                     senden                           empfangen
                                                                                       Bibliothek
                                                                  Eingabeformalität   Aktenschrank      Anfrage
                                                                                       Datenbank
                                                                                                                  9




                 Nutzen von Wissensbasen




                   Größere Akzeptanz von Datenbanken und neuen
                    Kommunikationsmedien seitens der Nutzer

                   Fehlplanungen werden vermieden

                   Weniger Misserfolge bei der Einführung von Datenbanken

                   Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit




                                                                                                                  10




© MediaStudio Bielefeld                                                                                                5
Methoden des Wissensmanagement

                                                                  Einführung von Datenbanken
                                  Wissensbasen                    und Dokumentenmanagement
                                                      Dokumente




                                  Wissens-                        Finden von Ansprechpartnern
                                  wegweiser                       an allen Standorten „Gelbe
                                                                  Seiten“
                  Wissens-
                 management       Wissensstafette                 Transfer von Fach- bzw.
                                                                  Expertenwissen auf Nachfolger
                  Methoden

                                  Wissens-                        Weltweit vernetzte Arbeit zu
                                                                  ausgesuchten Themen und
                                  netzwerke
                                                                  Projekten

                                  Kompetenz-        Soll Haben    Mitarbeiterentwicklung und
                                  management                      Mitarbeitereinsatz optimieren


                                                                                             11




               Wissenswegweiser




                                                                                             12




© MediaStudio Bielefeld                                                                           6
Xing




                                                                                                                                 13




               „Gelbe Seiten“ im Unternehmen


                          Wissenswegweiser

                                                   Name        Dr. Jochen Köhler

                                                   Firma       MediaStudio

                                                   Adresse     Stieghorster Straße 60
                                                               33605 Bielefeld

                                                   Tel         05 21 / 2 08 89 50
                                                   Mobil       01 72 / 5 47 57 61
                                                   Fax         05 21 / 2 08 89 45
                                                   Mail        jochen.koehler@mediastudio.de

                          Tätigkeit      Berater

                          Schwerpunkte   Wissensmanagement, Kompetenzmanagement, Personalentwicklung, Geschäftsprozessanalyse,
                                         Geschäftsprozessoptimierung, Business Reengineering, Corporate University

                          Branchen       Automotive, Sanitär, Verlagswesen, IT

                          Sprachen       Deutsch, Englisch




                                                                                                                                 14




© MediaStudio Bielefeld                                                                                                               7
Akteure
                                                                             Was wird publiziert?

                                                                             Was darf nicht publiziert werden?

                                                                             Wer sieht was (und was nicht)?

                                                                             Wie ist das System abzusichern?

                                                                             Wie ist der Publikationsprozess?
                                        IT
                                                                             Wie ist der Mitarbeiter-Einsatz geregelt?

                                                                             Architektur

                                                                             Integration in Systemlandschaft

                                                                             Schnittstellen

                                                                             Betrieb

                                                                             …                                        15




               Nutzen von „Gelben Seiten“




                 Schnelle und unbürokratische Suche nach kompetenten
                  Ansprechpartnern
                   (z.B. jemand der russisch spricht und/oder Erfahrungen im Wertstoffrecycling hat)



                 Effizienterer Mitarbeitereinsatz
                   (z.B. Mitglieder eines Projektteams oder für Sonderaufgaben können schneller gefunden werden)



                 Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit.
                   (Unternehmen die Gelbe Seiten Einsetzen werden von deren Mitarbeitern in ihrer Eigenschaft als
                   Arbeitgeber besser bewertet. Erfahrungen aus Unternehmen die „Gelbe Seiten“ einsetzen bestätigen dies)




                                                                                                                      16




© MediaStudio Bielefeld                                                                                                     8
Methoden des Wissensmanagement

                                                                   Einführung von Datenbanken
                               Wissensbasen                        und Dokumentenmanagement
                                                   Dokumente




                               Wissens-                            Finden von Ansprechpartnern
                               wegweiser                           an allen Standorten „Gelbe
                                                                   Seiten“
                  Wissens-
                 management    Wissensstafette                     Transfer von Fach- bzw.
                                                                   Expertenwissen auf Nachfolger
                  Methoden

                               Wissens-                            Weltweit vernetzte Arbeit zu
                                                                   ausgesuchten Themen und
                               netzwerke
                                                                   Projekten

                               Kompetenz-        Soll Haben        Mitarbeiterentwicklung und
                               management                          Mitarbeitereinsatz optimieren


                                                                                                           17




               Erfahrungen und Kompetenzen
               von Menschen

                                                      „Wissen liegt immer zwischen Menschen
                                                      und nicht auf Festplatten“



                                                                                Leif Edvinsson 2003*




                                                 * Leif Edvinsson war der weltweit erste “Director of Intellectual
                                                   Capital” beim schwedischen Finanzdienstleister Skandia
                                                                                                           18




© MediaStudio Bielefeld                                                                                              9
Anlässe für die Wissensstafette

                                                Transkultureller Austausch



                 Generationswechsel

                                                                                      Jobrotationen



                     Projekt-Abschluss



                                                   Einstieg und Einarbeitung neuer Mitarbeiter


                                                                                                    19




               Ziele der Wissensstafette


                 Unterstützung bei Fach-, Führungswechsel und Projektdebriefing

                 Systematischer Erfahrungsaustausch durch den Einsatz bewährter Checklisten
                 und halb strukturierter Interviews

                 Sensibilisierung des Nachfolgers für explizite und implizite Aufgaben und Themen

                 Klären von Erwartungen und Zielvorgaben des Nachfolgers für die
                 zukünftige Position

                 Einsparen von Zeit und Ressourcen durch den Austausch wichtiger Informationen




                                                                                                    20




© MediaStudio Bielefeld                                                                                  10
Themenschwerpunkte einer Wissensstafette


                  Erwartungen
                                                          ! Unternehmenskultur

                    Motive
                                                                   !    Regeln

                    Risiken                               !       Schlüsselpersonen


                  Bedürfnisse                                 !        Ressourcen


                                                                    Fakten       ?
                 Befürchtungen


                                                                                     21




              Das Prinzip




                                                                                     22




© MediaStudio Bielefeld                                                                   11
Wissensstafette Fachwechsel
               Methoden der Wissensstafette

                                                           Informationen
                                                                                                      Feedback

                 Strukturierte
                 Interviews

                                                                                                     Dokumenten-
                                                                                                     analyse

                  Kooperatives
                  Arbeiten
                                                                                                     Moderierte
                                                                                                     Übergabe-
                                                                                                     gespräche


                                                                                                                      23




               Fachwechsel:
               Aufbau von Wissenslandkarten
                                                                          Vernetzung und
                                                                          Querbeziehungen / Globale Sicht
                                                       Terminologie
                                                                            Grenzen des eigenen Wissens
                                             Blick für das Machbare
                                                                              Faktenwissen / Grundwissen
                            Benachbarte Experten /                            zum Fachgebiet
                            Ansprechpartner
                                                                                          Interpretation von
                                                                                          Versuchsergebnissen
               Treffen von Entscheidungen bei               Wissen von Experten
               unvollständiger Informationslage
                                                                                          Schnittstellen
                                Methoden / Tools
                                                                                            Wie und wo kommt
                                                                                            man an Informationen?
            Problemlösungswissen / Fehleranalyse

                          Pleiten, Pech und Pannen                                        Abläufe in den Lieferantenfirmen

                                                                                           Abläufe in der eigenen Firma



                                                                                                                      24




© MediaStudio Bielefeld                                                                                                      12
Wissensstafette: Der Nutzen




                  Effektivere Einarbeitung
                   (Aussage von Führungskräfte: 30% Zeitersparnis)
                  Sicherere Entscheidungsfindung durch gezielten Wissenstransfer
                  Schnellere Einschätzung komplexer Themenfelder im neuen
                   Verantwortungsbereich
                  Beschleunigte Vertrauensbildung zwischen Führungskraft und neuen
                   Mitarbeitern


                            Die Wissensstafette ist ein Standardinstrument bei Volkswagen


                                                                                                                              25




               Die Wissensstafette wird eingesetzt bei:


                                                                                  Führungswechsel

                                               ca.
                                               ca.   230
                                                     230                          Projektdebriefing

                                                                                  Expertenwechsel


               Volkswagen AG:
               FS AG   Beschaffung       Konzernrevision         Produktionssteuerung     QA Beijing, China    VW de México

               Messebau      Qualitätssicherung        K-GOS     Finanzen China     Konzernforschung      VW Transport     K-SV

               Konzernkommunikation            Produktion        Vertrieb Kundendienst      Entwicklung       Finanzwesen

               AutoEuropa       Service Unit         Fertigung Kassel       VW Immobilien     Personalwesen Management


                    Telekom                           WACKER GmbH                   FRAPORT                    Lufthansa

                    Stadt Braunschweig            Voest alpine GmbH                 ABB                        Miba AG        ...

                                                                                                                              26




© MediaStudio Bielefeld                                                                                                             13
Methoden des Wissensmanagement

                                                                       Einführung von Datenbanken
                                      Wissensbasen                     und Dokumentenmanagement
                                                           Dokumente




                                      Wissens-                         Finden von Ansprechpartnern
                                      wegweiser                        an allen Standorten „Gelbe
                                                                       Seiten“
                  Wissens-
                 management            Wissensstafette                 Transfer von Fach- bzw.
                                                                       Expertenwissen auf Nachfolger
                  Methoden

                                      Wissens-                         Weltweit vernetzte Arbeit zu
                                                                       ausgesuchten Themen und
                                      netzwerke
                                                                       Projekten

                                      Kompetenz-         Soll Haben    Mitarbeiterentwicklung und
                                      management                       Mitarbeitereinsatz optimieren


                                                                                                  27




               Unterschiedliche Formen von Wissensnetzwerken

                Communities of Practice:
                       langfristig angelegt für den kontinuierlichen Austausch
                       von Informationen angelegt Fachexperten, die über ein
                       gemeinsames spezifisches Wissen verfügen
                       Mitglieder arbeiten im gleichen Feld

                Projekt Teams:
                        kurzfristig angelegt zur Erreichung
                        eines spezifischen Ziels
                        gemeinsame Verantwortung für
                        die erzielten Ergebnisse


                Entscheidungsnetzwerke

                Publikationsnetzwerke


                                                                                                       28




© MediaStudio Bielefeld                                                                                     14
Diskussionsforum




                 Übersichtliches Meinungsbild




                                                   29




              Abstimmungen




                   Schnelle Entscheidungsfindung




                                                   30




© MediaStudio Bielefeld                                 15
Zentrale Bibliothek




                Gemeinsame strukturierte
                 Dokumentenablage




                                                                 31




              Team-Kalender




                Team-Termine publizieren   Hier fehlt ein
                                           Screenshot




                                                            32




© MediaStudio Bielefeld                                               16
Projektplanung




                Projektverfolgung mit
                Outlook-Anbindung




                                          33




              Datenbank




               Sammlung und Darstellung
               relevanter Informationen




                                          34




© MediaStudio Bielefeld                        17
usw…




               Wiki, Blog, Application Sharing,
               Video-Conferencing, Instant
               Massaging, Chat…




                                                                                        35




                Erste Schritte zur Einführung von Collaboration



                           Festlegung des Themengebiets

                                 Identifizierung der Teilnehmer

                                     Einigung auf messbare Teamziele

                                             Formulierung eines Teamvertrags

                                                  Auswahl eines Moderators

                                                      Einbeziehung der Führungskräfte


                                                                                        36




© MediaStudio Bielefeld                                                                      18
Die wichtigsten Rahmenbedingungen

                   Teamziele
                   Bis KW xy soll eine gemeinsame Betriebsmittel-Liste vorliegen.
                          Bis KW xy soll jeder Teilnehmer mindestens einen Bericht über ein gelungenes
                             Projekt oder eine bewährte Vorgehensweise publiziert haben.
                                …
                                           Teamvertrag
                                         Welche Regeln gelten für das Zulassen neuer Mitglieder?

                                                Was soll mit veralteten Beiträgen geschehen?
                                                     …

                                                                Moderator

                                                                  Moderatorin ist Frau Müller, ihr
                                                                    Stellvertreter ist Herr Schmidt

                                                                                                      37




              Nutzen von Kompetenzmanagement

                    Vorteile für Ihr Unternehmen:
                     Zusammenarbeit ist unabhängig von räumlichen
                      und zeitlichen Gegebenheiten möglich
                     Schnellerer Informationsfluss
                     Entwicklung neuen Wissens
                     Lösung wiederkehrender Probleme
                     Weitergabe erfolgreicher Strategien / Best Practices
                     Identifizierung von Experten

                    Vorteile für die Mitglieder:
                       Zugang zu exklusiven Informationen
                       Erweiterung der persönlichen Kenntnisse
                       Kennenlernen neuer Arbeitstechniken
                       Schnellere Problemlösung
                       Vereinfachung der täglichen Arbeit

                                                                                                      38




© MediaStudio Bielefeld                                                                                    19
Methoden des Wissensmanagement

                                                                      Einführung von Datenbanken
                                      Wissensbasen                    und Dokumentenmanagement
                                                          Dokumente




                                      Wissens-                        Finden von Ansprechpartnern
                                      wegweiser                       an allen Standorten „Gelbe
                                                                      Seiten“
                  Wissens-
                 management           Wissensstafette                 Transfer von Fach- bzw.
                                                                      Expertenwissen auf Nachfolger
                  Methoden

                                      Wissens-                        Weltweit vernetzte Arbeit zu
                                                                      ausgesuchten Themen und
                                      netzwerke
                                                                      Projekten

                                      Kompetenz-        Soll Haben    Mitarbeiterentwicklung und
                                      management                      Mitarbeitereinsatz optimieren


                                                                                                                39




              Kompetenz – Definitionen


                Kompetenz
                (lateinisch competere = zusammentreffen, ausreichen, zu etwas fähig sein, zustehen)
                Kompetenzen sind die beobachtbaren oder messbaren Fähigkeiten, Fertigkeiten oder
                Kenntnisse eines Akteurs in einer gegebenen Situation die geeigneten Aktivitäten zur
                Erzielung eines gegebenen Resultats durchzuführen. 1

                      Kompetenzen konkretisieren sich somit im Moment der praktischen Anwendung
                      und werden am erzielten Ergebnis der Handlung erkennbar.


                Kompetenzmanagement …
                …hat die Aufgabe Mitarbeiter-Kompetenzen zu beschreiben, sie transparent zu
                machen sowie den Transfer, die Nutzung und Entwicklung der Kompetenzen
                hinsichtlich strategischer Unternehmensziele sicherzustellen. 2
                                                                        1   Definition der Volkswagen AG

                                                                        2   North, K., Reinhardt, K. (2005).
                                                                            Kompetenzmanagement in der Praxis
                                                                                                                40




© MediaStudio Bielefeld                                                                                              20
Kompetenzen
                                                                                       Überfachliche
                       Fachliche Kompetenzen
                                                                                       Kompetenzen
                     Fachlich-              Fachlich-          Fachlich-             Sozial-                  Persönliche
                   theoretische            praktische        methodische          kommunikative              Kompetenzen /
                    Kompetenz              Kompetenz          Kompetenz             Kompetenz                Eigenschaften



                                                                                                        Interkulturelle
                                                           Change                Durchsetzungs-         Kompetenz,
                 (Fremd)Sprachen       Handwerkliche
                                                           Management,           fähigkeit,             Konfliktfähigkeit,
                 Theoretische          Fähigkeiten wie
                                                           Kommunikations-       Überzeugungskraft,     Kreativität,
                 Kenntnisse etwa       Schweißen, Löten,
                                                           technik, Konflikt-    Führungsverhalten,     Kritikfähigkeit,
                 „Methoden des         Drechseln.
                                                           management,           Kommunikations-        Leistungs-
                 Controlling“,         Bedienung von
                                                           Konstruktive          verhalten,             bereitschaft,
                 „Marktkenntnisse“     Software wie MS
                                                           Gesprächsführung,     Teamfähigkeit          Lernfähigkeit,
                 usw.                  Office, R-Plan,
                                                           Moderation            Überzeugungskraft      Selbständigkeit,
                                                                                                        Selbstorganisation




              Prinzipielles Vorgehen



               Vergleich der Anforderungen (Soll) mit den vorhandenen Kompetenzen (Ist)
               um geeignete Maßnahmen abzuleiten.


               Soll                  Ist                                        Soll-Ist              Personal -
                                                           Über-
                                                           qualifizierung                             entwicklung

                                                                                       Einsatzplanung
                                                                                       Mitarbeiter-
                                                                                                      gespräch
                                                 Entwicklungs-        
                                                           bedarf
                                                                                       Zielvereinbarung

                                                                                       etc.

                Erhebung                                            Gap-Analyse                        Maßnahmen




                                                                                                                      42




© MediaStudio Bielefeld                                                                                                      21
Ablauf Kompetenzentwicklung


                               Sich ändernde                  3. Erhebung von
                             Marktanforderungen               Mitarbeiter-        4. Abgleich
                                                              Kompetenzen         SOLL-IST-
                                                              (IST)               Kompetenzen
                                                                                       
                           1. Auswahl der                                              
                           Kompetenzen (was)                                           
               Unter-
                                                                                       
               nehmens-                                                                
               Strategie   2. Festlegung der        7. Evaluierung der
                           SOLL-Ausprägung             Qualifizierung
                           (wie gut)                                                5. Auswahl der
                                                                                   Qualifizierungs-
                                                           6. Organisation und     formate
                             Geänderte politische           Durchführung der
                             Rahmenbedingungen                Qualifizierung


                                Abgleich                                Jahreszyklus


                                                                                                   43




              Ablauf kompetenzbasierter Mitarbeitereinsatz


                               Sich ändernde                  3. Erhebung von
                             Marktanforderungen               Mitarbeiter-        4. Abgleich
                                                              Kompetenzen         SOLL-IST-
                                                              (IST)               Kompetenzen
                                                                                       
                           1. Auswahl der                                              
                           Kompetenzen (was)                                           
               Unter-
                                                                                       
               nehmens-                                                                
               Strategie   2. Festlegung der
                           SOLL-Ausprägung
                           (wie gut)                     6. Personal-
                                                        auswahl und              5. Organisation
                                                             -einsatz            des Personal-
                             Geänderte politische
                             Rahmenbedingungen                                   einsatzes


                                Abgleich                          Bedarfsorientiert


                                                                                                   44




© MediaStudio Bielefeld                                                                                 22
Ziel:Mitarbeiter kompetenzbasiert einsetzen




               Anzahl                          Kompetenzmanagement
               Projekte



                                                                        n Projekte




                                                      bekannte
                                                      MA - Ressourcen


                             bekannte
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                                                                                 45




              Ziel:MA-Kompetenzen transparent machen und
                   bedarfsorientiert weiterentwickeln




                Kompetenz-
                level                Kompetenzmanagement




                                                vorhandene
                                vorhandene      Kompetenzen
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© MediaStudio Bielefeld                                                               23
Wie verläuft ein Mitarbeitergespräch?
               Akteure
                                                              Was darf / darf nicht erhoben werden?

                                                              Wer sieht was (und was nicht)?

                                                              Wie ist das System abzusichern?

                                                              Wie ist der Prozess definiert?

                                                              Wie ist der Mitarbeiter-Einsatz geregelt?
                                  IT
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                                                              Betrieb

                                                              …
                                                                                                  47




              Nutzen von Kompetenzmanagement


                 Monetärer Nutzen:
                    Vermeidung von Überqualifizierung/Fehlqualifizierung
                    Weniger Arbeitsfehler aufgrund passender Kompetenz
                    Zeitgewinn durch effizientere Personaleinsatzplanung
                    Kürzere Reaktionszeiten bei zukünftigen Anforderungsänderungen
                    Trockenlegung des „grauen Bildungsmarktes“
                    Detailliertere Qualifizierungsbudgetplanung

                 Qualitativer Nutzen:
                    Mitarbeiter können nach objektiven Kriterien beurteilt werden
                    Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation durch Entwicklungschancen erhöhen
                    Höhere Attraktivität als Arbeitgeber („War of talents“)
                    Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens erhöhen



                                                                                                  48




© MediaStudio Bielefeld                                                                                   24
Kontakt




                           Dr. Jochen Köhler
                           MediaStudio GmbH

                           Stieghorster Straße 60                 33605 Bielefeld
                           Tel: +49 172 5475761            Fax: +49 521 2088945
                           jochen.koehler@mediastudio.de      www.mediastudio.de




                                                                                    49




© MediaStudio Bielefeld                                                                  25

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Wissensmanagement bei Volkswagen

  • 1. Methoden des Wissensmanagement GFU Cyrus AG Köln Dienstag, 20. Januar 2009 Unterschied zwischen Informations- und Wissensmanagement Informations- management Explizierbares Wissen 1/7 Wissensmanagement Implizites Wissen 6/7 Kompetenz- Handeln management 2 © MediaStudio Bielefeld 1
  • 2. Ziele von Wissensmanagement  Innovative lokale Lösungen unternehmensweit weitergeben  Wissen jederzeit, an jedem Ort zur Verfügung stellen  Aus Fehlern im Unternehmen weltweit lernen  Wissen an den richtigen Stellen nur einmal aufbauen  Wissen ausscheidender Mitarbeiter bewahren 3 Methoden des Wissensmanagement Einführung von Datenbanken Wissensbasen und Dokumentenmanagement Dokumente Wissens- Finden von Ansprechpartnern wegweiser an allen Standorten „Gelbe Seiten“ Wissens- management Wissensstafette Transfer von Fach- bzw. Expertenwissen auf Nachfolger Methoden Wissens- Weltweit vernetzte Arbeit zu ausgesuchten Themen und netzwerke Projekten Kompetenz- Soll Haben Mitarbeiterentwicklung und management Mitarbeitereinsatz optimieren 4 © MediaStudio Bielefeld 2
  • 3. Wissensbasen Prozess Rückkopplung Sender Empfänger eingeben empfangen Bibliothek Eingabeformalität Aktenschrank Anfrage Datenbank Rückkopplung 5 Senden Mensch Vertrauen Autor oder ggf. (Nutzerkreis, Aktualität, Redakteur ordnen Können, Fairness) Konformität, den Beitrag der Wollen, individuelle Relevanz, Struktur zu. Dürfen Nutzener- Redundanz Akzeptanz der w artung Struktur Erzeugen Einstellen Prüfen Strukturieren Organisation Die Organisation Zeitbudget, gibt die Struktur Zeitbudget Prozess- Gibt Prüfkriterien vor und passt Prozess- verankerung, vor (Richtlinien- diese ggf. an. verankerung Verfügbarkeit kompetenz) Kommunikation von Technik der Struktur senden empfangen Bibliothek Eingabeformalität Aktenschrank Anfrage 6 Datenbank © MediaStudio Bielefeld 3
  • 4. Speichern Mensch Autor oder ggf. Redakteur prüft die Vertrauen in die Technik Aktualität, Konformität, Relevanz, Redundanz Speichern Sichern Revision Organisation Gibt Prüfkriterien Betreiberkonzept Berechtigungskonzept vor (Richtlinien- kompetenz) senden empfangen Bibliothek Eingabeformalität Aktenschrank Anfrage 7 Datenbank Empfangen Mensch Beherrschung von Erkenntnis ("zu Vertrauen in die Vertrauen in die Suchstrategien wissen, wo Validität der Aktualität der Orientierung in Wissen fehlt") Daten Ergebnisse der Struktur des Systems Auswahl der Navigation und Bedarf Informations- Ergebnis Suche quelle Organisation "Kultur„: Lern- gibt Richtlinien bestrebungen Verbreitung und gibt die Richtlinien für die Ergebnis- w erden gefördert. Bekanntmachung für die Mensch - präsentation vor Definition von der Informations- Maschine & schafft den Lern- quelle Schnittstelle vor Rahmen für die schw erpunkten. Ergebnisnutzung senden empfangen Bibliothek Eingabeformalität Aktenschrank Anfrage 8 Datenbank © MediaStudio Bielefeld 4
  • 5. Rückkopplung Sender Anschluss- Das Ergebnis der Rückmeldung / fähigkeit der Recherche muss Bewertung über Empfänger Informationen an für den den Beitrag an das vorhandene Empfänger einen Autor und/oder Wissen des Erkenntnis- andere Nutzer Empfängers gew inn bedeuten Sinn Neuigkeitswert Bewertung senden empfangen Bibliothek Eingabeformalität Aktenschrank Anfrage Datenbank 9 Nutzen von Wissensbasen  Größere Akzeptanz von Datenbanken und neuen Kommunikationsmedien seitens der Nutzer  Fehlplanungen werden vermieden  Weniger Misserfolge bei der Einführung von Datenbanken  Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit 10 © MediaStudio Bielefeld 5
  • 6. Methoden des Wissensmanagement Einführung von Datenbanken Wissensbasen und Dokumentenmanagement Dokumente Wissens- Finden von Ansprechpartnern wegweiser an allen Standorten „Gelbe Seiten“ Wissens- management Wissensstafette Transfer von Fach- bzw. Expertenwissen auf Nachfolger Methoden Wissens- Weltweit vernetzte Arbeit zu ausgesuchten Themen und netzwerke Projekten Kompetenz- Soll Haben Mitarbeiterentwicklung und management Mitarbeitereinsatz optimieren 11 Wissenswegweiser 12 © MediaStudio Bielefeld 6
  • 7. Xing 13 „Gelbe Seiten“ im Unternehmen Wissenswegweiser Name Dr. Jochen Köhler Firma MediaStudio Adresse Stieghorster Straße 60 33605 Bielefeld Tel 05 21 / 2 08 89 50 Mobil 01 72 / 5 47 57 61 Fax 05 21 / 2 08 89 45 Mail jochen.koehler@mediastudio.de Tätigkeit Berater Schwerpunkte Wissensmanagement, Kompetenzmanagement, Personalentwicklung, Geschäftsprozessanalyse, Geschäftsprozessoptimierung, Business Reengineering, Corporate University Branchen Automotive, Sanitär, Verlagswesen, IT Sprachen Deutsch, Englisch 14 © MediaStudio Bielefeld 7
  • 8. Akteure Was wird publiziert? Was darf nicht publiziert werden? Wer sieht was (und was nicht)? Wie ist das System abzusichern? Wie ist der Publikationsprozess? IT Wie ist der Mitarbeiter-Einsatz geregelt? Architektur Integration in Systemlandschaft Schnittstellen Betrieb … 15 Nutzen von „Gelben Seiten“  Schnelle und unbürokratische Suche nach kompetenten Ansprechpartnern (z.B. jemand der russisch spricht und/oder Erfahrungen im Wertstoffrecycling hat)  Effizienterer Mitarbeitereinsatz (z.B. Mitglieder eines Projektteams oder für Sonderaufgaben können schneller gefunden werden)  Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit. (Unternehmen die Gelbe Seiten Einsetzen werden von deren Mitarbeitern in ihrer Eigenschaft als Arbeitgeber besser bewertet. Erfahrungen aus Unternehmen die „Gelbe Seiten“ einsetzen bestätigen dies) 16 © MediaStudio Bielefeld 8
  • 9. Methoden des Wissensmanagement Einführung von Datenbanken Wissensbasen und Dokumentenmanagement Dokumente Wissens- Finden von Ansprechpartnern wegweiser an allen Standorten „Gelbe Seiten“ Wissens- management Wissensstafette Transfer von Fach- bzw. Expertenwissen auf Nachfolger Methoden Wissens- Weltweit vernetzte Arbeit zu ausgesuchten Themen und netzwerke Projekten Kompetenz- Soll Haben Mitarbeiterentwicklung und management Mitarbeitereinsatz optimieren 17 Erfahrungen und Kompetenzen von Menschen „Wissen liegt immer zwischen Menschen und nicht auf Festplatten“ Leif Edvinsson 2003* * Leif Edvinsson war der weltweit erste “Director of Intellectual Capital” beim schwedischen Finanzdienstleister Skandia 18 © MediaStudio Bielefeld 9
  • 10. Anlässe für die Wissensstafette Transkultureller Austausch Generationswechsel Jobrotationen Projekt-Abschluss Einstieg und Einarbeitung neuer Mitarbeiter 19 Ziele der Wissensstafette Unterstützung bei Fach-, Führungswechsel und Projektdebriefing Systematischer Erfahrungsaustausch durch den Einsatz bewährter Checklisten und halb strukturierter Interviews Sensibilisierung des Nachfolgers für explizite und implizite Aufgaben und Themen Klären von Erwartungen und Zielvorgaben des Nachfolgers für die zukünftige Position Einsparen von Zeit und Ressourcen durch den Austausch wichtiger Informationen 20 © MediaStudio Bielefeld 10
  • 11. Themenschwerpunkte einer Wissensstafette Erwartungen ! Unternehmenskultur Motive ! Regeln Risiken ! Schlüsselpersonen Bedürfnisse ! Ressourcen Fakten ? Befürchtungen 21 Das Prinzip 22 © MediaStudio Bielefeld 11
  • 12. Wissensstafette Fachwechsel Methoden der Wissensstafette Informationen Feedback Strukturierte Interviews Dokumenten- analyse Kooperatives Arbeiten Moderierte Übergabe- gespräche 23 Fachwechsel: Aufbau von Wissenslandkarten Vernetzung und Querbeziehungen / Globale Sicht Terminologie Grenzen des eigenen Wissens Blick für das Machbare Faktenwissen / Grundwissen Benachbarte Experten / zum Fachgebiet Ansprechpartner Interpretation von Versuchsergebnissen Treffen von Entscheidungen bei Wissen von Experten unvollständiger Informationslage Schnittstellen Methoden / Tools Wie und wo kommt man an Informationen? Problemlösungswissen / Fehleranalyse Pleiten, Pech und Pannen Abläufe in den Lieferantenfirmen Abläufe in der eigenen Firma 24 © MediaStudio Bielefeld 12
  • 13. Wissensstafette: Der Nutzen  Effektivere Einarbeitung (Aussage von Führungskräfte: 30% Zeitersparnis)  Sicherere Entscheidungsfindung durch gezielten Wissenstransfer  Schnellere Einschätzung komplexer Themenfelder im neuen Verantwortungsbereich  Beschleunigte Vertrauensbildung zwischen Führungskraft und neuen Mitarbeitern Die Wissensstafette ist ein Standardinstrument bei Volkswagen 25 Die Wissensstafette wird eingesetzt bei: Führungswechsel ca. ca. 230 230 Projektdebriefing Expertenwechsel Volkswagen AG: FS AG Beschaffung Konzernrevision Produktionssteuerung QA Beijing, China VW de México Messebau Qualitätssicherung K-GOS Finanzen China Konzernforschung VW Transport K-SV Konzernkommunikation Produktion Vertrieb Kundendienst Entwicklung Finanzwesen AutoEuropa Service Unit Fertigung Kassel VW Immobilien Personalwesen Management Telekom WACKER GmbH FRAPORT Lufthansa Stadt Braunschweig Voest alpine GmbH ABB Miba AG ... 26 © MediaStudio Bielefeld 13
  • 14. Methoden des Wissensmanagement Einführung von Datenbanken Wissensbasen und Dokumentenmanagement Dokumente Wissens- Finden von Ansprechpartnern wegweiser an allen Standorten „Gelbe Seiten“ Wissens- management Wissensstafette Transfer von Fach- bzw. Expertenwissen auf Nachfolger Methoden Wissens- Weltweit vernetzte Arbeit zu ausgesuchten Themen und netzwerke Projekten Kompetenz- Soll Haben Mitarbeiterentwicklung und management Mitarbeitereinsatz optimieren 27 Unterschiedliche Formen von Wissensnetzwerken Communities of Practice: langfristig angelegt für den kontinuierlichen Austausch von Informationen angelegt Fachexperten, die über ein gemeinsames spezifisches Wissen verfügen Mitglieder arbeiten im gleichen Feld Projekt Teams: kurzfristig angelegt zur Erreichung eines spezifischen Ziels gemeinsame Verantwortung für die erzielten Ergebnisse Entscheidungsnetzwerke Publikationsnetzwerke 28 © MediaStudio Bielefeld 14
  • 15. Diskussionsforum Übersichtliches Meinungsbild 29 Abstimmungen Schnelle Entscheidungsfindung 30 © MediaStudio Bielefeld 15
  • 16. Zentrale Bibliothek Gemeinsame strukturierte Dokumentenablage 31 Team-Kalender Team-Termine publizieren Hier fehlt ein Screenshot 32 © MediaStudio Bielefeld 16
  • 17. Projektplanung Projektverfolgung mit Outlook-Anbindung 33 Datenbank Sammlung und Darstellung relevanter Informationen 34 © MediaStudio Bielefeld 17
  • 18. usw… Wiki, Blog, Application Sharing, Video-Conferencing, Instant Massaging, Chat… 35 Erste Schritte zur Einführung von Collaboration Festlegung des Themengebiets Identifizierung der Teilnehmer Einigung auf messbare Teamziele Formulierung eines Teamvertrags Auswahl eines Moderators Einbeziehung der Führungskräfte 36 © MediaStudio Bielefeld 18
  • 19. Die wichtigsten Rahmenbedingungen Teamziele Bis KW xy soll eine gemeinsame Betriebsmittel-Liste vorliegen. Bis KW xy soll jeder Teilnehmer mindestens einen Bericht über ein gelungenes Projekt oder eine bewährte Vorgehensweise publiziert haben. … Teamvertrag Welche Regeln gelten für das Zulassen neuer Mitglieder? Was soll mit veralteten Beiträgen geschehen? … Moderator Moderatorin ist Frau Müller, ihr Stellvertreter ist Herr Schmidt 37 Nutzen von Kompetenzmanagement Vorteile für Ihr Unternehmen:  Zusammenarbeit ist unabhängig von räumlichen und zeitlichen Gegebenheiten möglich  Schnellerer Informationsfluss  Entwicklung neuen Wissens  Lösung wiederkehrender Probleme  Weitergabe erfolgreicher Strategien / Best Practices  Identifizierung von Experten Vorteile für die Mitglieder:  Zugang zu exklusiven Informationen  Erweiterung der persönlichen Kenntnisse  Kennenlernen neuer Arbeitstechniken  Schnellere Problemlösung  Vereinfachung der täglichen Arbeit 38 © MediaStudio Bielefeld 19
  • 20. Methoden des Wissensmanagement Einführung von Datenbanken Wissensbasen und Dokumentenmanagement Dokumente Wissens- Finden von Ansprechpartnern wegweiser an allen Standorten „Gelbe Seiten“ Wissens- management Wissensstafette Transfer von Fach- bzw. Expertenwissen auf Nachfolger Methoden Wissens- Weltweit vernetzte Arbeit zu ausgesuchten Themen und netzwerke Projekten Kompetenz- Soll Haben Mitarbeiterentwicklung und management Mitarbeitereinsatz optimieren 39 Kompetenz – Definitionen Kompetenz (lateinisch competere = zusammentreffen, ausreichen, zu etwas fähig sein, zustehen) Kompetenzen sind die beobachtbaren oder messbaren Fähigkeiten, Fertigkeiten oder Kenntnisse eines Akteurs in einer gegebenen Situation die geeigneten Aktivitäten zur Erzielung eines gegebenen Resultats durchzuführen. 1 Kompetenzen konkretisieren sich somit im Moment der praktischen Anwendung und werden am erzielten Ergebnis der Handlung erkennbar. Kompetenzmanagement … …hat die Aufgabe Mitarbeiter-Kompetenzen zu beschreiben, sie transparent zu machen sowie den Transfer, die Nutzung und Entwicklung der Kompetenzen hinsichtlich strategischer Unternehmensziele sicherzustellen. 2 1 Definition der Volkswagen AG 2 North, K., Reinhardt, K. (2005). Kompetenzmanagement in der Praxis 40 © MediaStudio Bielefeld 20
  • 21. Kompetenzen Überfachliche Fachliche Kompetenzen Kompetenzen Fachlich- Fachlich- Fachlich- Sozial- Persönliche theoretische praktische methodische kommunikative Kompetenzen / Kompetenz Kompetenz Kompetenz Kompetenz Eigenschaften Interkulturelle Change Durchsetzungs- Kompetenz, (Fremd)Sprachen Handwerkliche Management, fähigkeit, Konfliktfähigkeit, Theoretische Fähigkeiten wie Kommunikations- Überzeugungskraft, Kreativität, Kenntnisse etwa Schweißen, Löten, technik, Konflikt- Führungsverhalten, Kritikfähigkeit, „Methoden des Drechseln. management, Kommunikations- Leistungs- Controlling“, Bedienung von Konstruktive verhalten, bereitschaft, „Marktkenntnisse“ Software wie MS Gesprächsführung, Teamfähigkeit Lernfähigkeit, usw. Office, R-Plan, Moderation Überzeugungskraft Selbständigkeit, Selbstorganisation Prinzipielles Vorgehen Vergleich der Anforderungen (Soll) mit den vorhandenen Kompetenzen (Ist) um geeignete Maßnahmen abzuleiten. Soll Ist Soll-Ist Personal - Über- qualifizierung entwicklung    Einsatzplanung    Mitarbeiter- gespräch   Entwicklungs-  bedarf    Zielvereinbarung    etc. Erhebung Gap-Analyse Maßnahmen 42 © MediaStudio Bielefeld 21
  • 22. Ablauf Kompetenzentwicklung Sich ändernde 3. Erhebung von Marktanforderungen Mitarbeiter- 4. Abgleich Kompetenzen SOLL-IST- (IST) Kompetenzen  1. Auswahl der  Kompetenzen (was)  Unter-  nehmens-  Strategie 2. Festlegung der 7. Evaluierung der SOLL-Ausprägung Qualifizierung (wie gut) 5. Auswahl der Qualifizierungs- 6. Organisation und formate Geänderte politische Durchführung der Rahmenbedingungen Qualifizierung Abgleich Jahreszyklus 43 Ablauf kompetenzbasierter Mitarbeitereinsatz Sich ändernde 3. Erhebung von Marktanforderungen Mitarbeiter- 4. Abgleich Kompetenzen SOLL-IST- (IST) Kompetenzen  1. Auswahl der  Kompetenzen (was)  Unter-  nehmens-  Strategie 2. Festlegung der SOLL-Ausprägung (wie gut) 6. Personal- auswahl und 5. Organisation -einsatz des Personal- Geänderte politische Rahmenbedingungen einsatzes Abgleich Bedarfsorientiert 44 © MediaStudio Bielefeld 22
  • 23. Ziel:Mitarbeiter kompetenzbasiert einsetzen Anzahl Kompetenzmanagement Projekte n Projekte bekannte MA - Ressourcen bekannte MA - Ressourcen Zeit 45 Ziel:MA-Kompetenzen transparent machen und bedarfsorientiert weiterentwickeln Kompetenz- level Kompetenzmanagement vorhandene vorhandene Kompetenzen Kompetenzen Zeit 46 © MediaStudio Bielefeld 23
  • 24. Wie verläuft ein Mitarbeitergespräch? Akteure Was darf / darf nicht erhoben werden? Wer sieht was (und was nicht)? Wie ist das System abzusichern? Wie ist der Prozess definiert? Wie ist der Mitarbeiter-Einsatz geregelt? IT … Architektur Integration in Systemlandschaft Schnittstellen Betrieb … 47 Nutzen von Kompetenzmanagement Monetärer Nutzen:  Vermeidung von Überqualifizierung/Fehlqualifizierung  Weniger Arbeitsfehler aufgrund passender Kompetenz  Zeitgewinn durch effizientere Personaleinsatzplanung  Kürzere Reaktionszeiten bei zukünftigen Anforderungsänderungen  Trockenlegung des „grauen Bildungsmarktes“  Detailliertere Qualifizierungsbudgetplanung Qualitativer Nutzen:  Mitarbeiter können nach objektiven Kriterien beurteilt werden  Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation durch Entwicklungschancen erhöhen  Höhere Attraktivität als Arbeitgeber („War of talents“)  Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens erhöhen 48 © MediaStudio Bielefeld 24
  • 25. Kontakt Dr. Jochen Köhler MediaStudio GmbH Stieghorster Straße 60 33605 Bielefeld Tel: +49 172 5475761 Fax: +49 521 2088945 jochen.koehler@mediastudio.de www.mediastudio.de 49 © MediaStudio Bielefeld 25