20140804 rahmenpräsentation berichtswesen_landeshauptstadt_düsseldorf_p_vpptx

Workshop Berichtswesen
- Tag 1 -
Landeshauptstadt Düsseldorf
07./08. August, 2014

Agenda – Tag 1
Zeit Thema Referent
10:00 – 10:30 Begrüßung, Vorstellung und Zielsetzung Werner Weisbrod
10:30 – 11:15 Anforderungen der Landeshauptstadt Düsseldorf LHD
11:15 – 12:15 Überblick SAP BI Suite Matthias Junker
12:15 – 13:00 Mittagspause -
13:00 – 16:00 Reportingansätze (inkl. Kaffeepause) Ulrike Brecht /
Michael Jung
16:00 Abschluss Tag 1
© 2014 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 2

Begrüßung, Vorstellung und
Zielsetzung

Kurze Vorstellung der Teilnehmer
Kurzpräsentation
ƒ Name
ƒ Rolle
ƒ Erfahrungen BI
ƒ Erwartungshaltung

Zielsetzung des zweitägigen Workshops
ƒ Darstellung von Potenzialen hinsichtlich des Berichtswesens für die
ƒ Vorstellung der SAP BI-Suite
ƒ Demonstration spezifischer Berichte und Werkzeuge mit
kommunenspezifischen Inhalten
ƒ Kundenerfahrungsbericht der Stadt Essen mit SAP BI
ƒ Diskussion und Vereinbarung weiterer Schritte

Anforderungen der Landes-hauptstadt
Düsseldorf

Anforderungen der Landeshauptstadt Düsseldorf
ƒ Zusammenfassende Berichte (als Steuerungs-instrumente
für Leitungsebene) im Bereich
Planung, Bewirtschaftung, Jahresrechnung)
mit Sicht auf doppische und kamerale
Bewegungsdaten
ƒ Einzelpostenberichte für ad-hoc-Analysen auf
Sachbearbeiterebene über alle
kommunenrelevante Prozesse/ Belege
(Mittelbindungen, Aufträge, Bestelllungen,
Zahlungssicht, Rechnungssicht, etc.)

“Wir ertrinken in Informationen und hungern nach Wissen.“
Rutherford D. Rogers, 1985

Business Intelligence heute und zukünftig
Anforderungen und Herausforderungen
ƒ Nutzerorientierte Berichts- und Analysefunktionalitäten
ƒ Nutzerorientierte Verteilungs- und Zugriffsmöglichkeiten
ƒ Konsolidierung von Daten aus unterschiedlichsten Quellen
ƒ Gewährleistung einer hohen Datenqualität
ƒ Schnelle Auswertung auch großer Datenbestände in Echtzeit
ƒ BI integriert in operative Verwaltungsprozesse
ƒ BI verknüpft mit strategischen (Planungs-)Prozessen
ƒ Hochskalierbare Arbeitsspeicher (“in memory”-Technologie)
ƒ Zunehmende Verbreitung und Nutzung mobiler Endgeräte
Steigende Anforderungen
der BI-Nutzer
Steigende
Anforderungen an
Reporting und Analyse
BI als integraler Teil von
Verwaltungsprozessen
Technologischer Wandel
ƒ Betrieb durch eigene IT / öffentlicher IT-Dienstleister
ƒ Flexibilität im IT-Betrieb On demand

Motivation für ein BI Projekt
ƒ ... die richtige Information, zur richtigen Zeit und am richtigen Ort ...
ƒ ... Überwindung der heterogenen Systemlandschaft ...
ƒ ... Reporting in operativen Systemen für viele Kommunen/Städte
ungenügend ...
ƒ ... Versorgung der Managementebenen mit Informationen für die
Entscheidungsunterstützung ...
Data Warehouse
“single point of truth“ – eine Plattform für alle Berichtsanforderungen

Ziele eines BI Projektes
ƒ Einfacher Zugriff auf die Unternehmensinformationen über einen Single-
Point-of-Truth
ƒ Hochentwickeltes Berichtswesen zur Analyse mit Self-Service auf allen
Ebenen
ƒ Schnelle und kostengünstige Einführung
ƒ Performancegünstige Umgebung
ƒ Datenbereitstellung aus heterogenem Umfeld
ƒ Entlastung der transaktionalen Systeme und der
IT-Organisation

Überblick SAP BI Suite
SAP Business Intelligence
ƒ Data Warehouse
ƒ Berichtsinhalte
ƒ Reporting-Funktionen

Einordnung
Data Warehouse-Lösung der SAP mit
ƒ eigener Anwendungsumgebung
ƒ eigenem Server
ƒ eigener Datenbank

Schematischer Aufbau des DataWarehouse
Datenquellen DataWarehouse Benutzer-oberfläche
strukturierte Daten
unstrukturierte Daten
Administration
Daten Management ?
Konsolidierung

Angebot der SAP NetWeaver BI Lösung
1. Data Warehousing (Architektur)
„ SAP-(Nicht-SAP-)Daten extrahiert, angeglichen und zusammengeführt
„ Unterstützung EDW-Ansatz
2. SAP Business Content
„ Best-Practice-Modelle
„ Vorkonfiguriertes kommunales Berichtswesen mit prozessorientierter
Integration
technisch: von Datenbeschaffung bis Auswertung
fachlich: Content für unterschiedlichste SAP-Anwendungen
3. Reporting und Analyse
„ Mehrdimensionale Analyse und Reporting
„ Web- und Excel-basierte Oberflächen (auch mobil)
4. Planung und Simulation
ƒ Alle Planungsebenen (strategisch und operativ)
ƒ Umfangreiche Planungsfunktionen
ƒ Monitoring des Planungsprozesses

Business Content: Ziele
Unterstreicht die betriebswirtschaftliche Ausrichtung des
DataWarehouse
ƒ Schließen der Lücke zwischen betriebswirtschaftlicher und technischer
Ebene
ƒ Schnelle und kostengünstigere Einführung

Business Content: Inhalt
ƒ Datenextraktion und -transformation: Extraktoren, DataSources
ƒ Data Warehouse Management: InfoCubes
ƒ Datenanalyse: Queries
ƒ Datenpräsentation: Workbooks
ƒ Datenstreuung/Berechtigungen: Rollen

SAP NetWeaver BI Business Content
Vorkonfiguriert und
erweiterbar:
Ideale Basis zum Aufbau
individueller analytischer
Anwendungen
+1.260
Extraktionsprogramme
+809 DSO Objects
+854 InfoCubes
+254 MultiProviders
+ 4.400 Queries
+ 3.500 Webtemplates
+ 1.200 Roles

Auszug Berichtsinhalte: Rechnungswesen
ƒ Finanzwesen
Hauptbuch, Geschäftspartnerbuchhaltung PSCD, Zahlungspflichtige, Lieferanten,
Haushaltsmanagement
ƒ Anlagenbuchhaltung
ƒ Controlling
Gemeinkostencontrolling, Profit-Center Controlling , Projekt Controlling, Produktkosten
Controlling
ƒ Treasury (Darlehens-, Vermögens- und Liquiditätsverwaltung)
ƒ Investitionsmanagement
ƒ Gebäudemanagement

Analyse der Gewinn- und Verlustrechnung
(Teil von SAP Best Practices for Business Intelligence V1.40)

Rollenbasierte Frontendwerkzeuge
Behörden-leitung
Vorgesetzte
Controller
Fachexperten
Mitarbeiter
Führungsinformationssystem
Informatorische Grundversorgung
Standard
Berichte
Dashboards
idR 80-90% der BI-Anforderungen
Spezifische
Informationsbedarfe
Detail-analysen

SAP Analysis for Office (Excel- und PowerPoint-Add-In)
Power Point Integration mit
automatischer Aktualisierung
Moderne Oberfläche für den
Fachanwender. Drag Drop
von Dimensionen und
Kennzahlen
Filtern Drill Down gegen die
Datenbank direkt aus Excel
Speichern der Arbeitsmappen
im SAP BW auch ohne
Plattform
Unterstützung von
Rückschreibefunktionen

Einbinden der Daten direkt in Power Point
Live analysen direkt
eingebettet
ƒ Exportieren von Excel
ƒ Einfügen der Daten direkt
ƒ Aktualiserung der Daten in PPT

Mit Design Studio einfache, transparente und
steuerungsrelevante Dashboards erstellen
Leistungsstarke Umgebung zur
Erstellung interaktiver und visuell
ansprechender Analysen
Wichtige Kennzahlen und
Übersichtsdaten verfolgen, z. B.
Mitarbeiterzahl und Frauenquote
Ampelfarben
Drilldown in alle Richtungen
Umfassende Auswahl an
Steuerelementen: Drucktasten,
Listenfelder, Dropdown-Menüs,
Kreuztabellen, Diagramme …
Vollständig integriert in SAP BW und
SAP ERP, HANA

Graphik mit Detailcharts

KPI – Baumansicht auf Mobilgerät
Beispiel Personalkosten nach Gruppe

Finanzwesen: Dashboard mit globalen Prognosen
Beispiel Personalwesen

Mittagspause

Themen und Trends
# 1 Modernisierung, Standardisierung und Konsolidierung der IT-Landschaft
ƒ Modernisierungsbedarf durch steigende Anforderungen im Kontext Reporting, Planung und Steuerung
ƒ Personelle und finanzielle Limitationen zwingen zu einer Vereinheitlichung der IT-Anwendungen
# 2 Aufbau von Führungsinformationssystemen
ƒ (IT-getriebene) evolutionäre Entwicklung ausgehend vom operativen Berichtswesen
ƒ Top down-Ansatz: zunehmende Informationswünsche und -bedarfe der Führungskräfte
# 3 Ausbau (integrierter) Planungs- und Steuerungssysteme
ƒ Notwendigkeit zu Schwerpunktsetzungen in Zeiten der Haushaltskonsolidierung
ƒ Steigender Bedarf an Prozessunterstützung bei dezentralen Planungsprozessen
# 4 Innovationen
ƒ Zunehmende Adaptionsgeschwindigkeit bzgl. technologischer Innovationen (z.B. Mobile BI)
ƒ Externe Einflüsse (z.B. Open Data) und spezifische Anforderungen als Innovationstreiber

SAP Analytics
SAP-Lösungen für Berichtswesen, Planung und Steuerung
Planung
Reporting und Predictive
weitere
Analyse
Datawarehouse
Datenintegration
und Datenqualität

SAP Analytics
SAP-Lösungen für Berichtswesen, Planung und Steuerung
Einsatzfelder
Berichtswesen Analysen Planung Prognosen
Werkzeuge für Endanwender
Dashboards Standardberichte ad hoc-Analysen Planung Prognose
Datenhaltung
Datawarehouse In-memory Datenbank
Datenintegration und Datenqualität
Datenintegration Datenqualität
Datenquellen
SAP Non-SAP

SAP Analytics
Von GARTNER und FORRESTER in allen Disziplinen als ‚führend‘ bewertet
ability to execute
niche player visionaries
completeness of vision
• Leader im Bereich BI-Plattformen (Mai 2013)
• Leader im Bereich Data Integration (Juli 2013)
• Leader im Bereich Datawarehouse (Januar 2013)
• Leader im Bereich Data Quality Tools (August 2012)
weak strategy strong
strong
current
offering
weak
• Leader in Big Data Predictive Analytics Solutions, Januar 2013
• Leader in Advanced Data Visualization Platforms, Juli 2012
• Leader in Self-Service BI Platforms, Juni 2012
• Leader in Enterprise ETL, Februar 2012

Typische Ausgangssituation
IT-Unterstützung im Kontext Berichtswesen, Planung und Steuerung
Fachspezifische Anwendungen Integriertes Ressourcenmanagement
BERICHTSWESEN BERICHTSWESEN
Antrag, Erfassung
Vorgang
Wiedervorlage
Prüfung
Genehmigung
Bescheid
Archivierung
FV 1 FV 2 FV n
Beleg/Vorgang
Stammdaten
Buchung
Freigabe
Zahlung
Archivierung
Finanzen Personal Beschaffung

Beispiel aus der Landesverwaltung Baden-Württemberg
Status Quo
Einsatzfelder
Führungsinformationssysteme Abgeordneteninformationssystem Offener Haushalt
Datenhaltung
Dashboards Standardberichte
SAP Datawarehouse
Infrastruktur
SAP Portal
Fakten
ƒ insgesamt 26 einzelne Führungsinformationssysteme
ƒ insgesamt über 2.500 Einzelberichte
ƒ insgesamt mehr als 1,8 Terrabyte Datenvolumen
Dashboards

Beispiel aus der Landesverwaltung Baden-Württemberg
Architektur der Führungsinformationssysteme*
FM FIS IM FIS
… …
Landesweites FIS
Regierungspräsidium KA
Regierungspräsidium St
…
RP KA FIS
… …
Steuer FIS Polizei FIS RP St
…
… …
… …
… …
KLR- und Haushaltsdaten // Fachliche Basisdaten // Struktur und Stammdaten
SAP-Daten Non-SAP-Daten
*vereinfachte Darstellung

Landesverwaltung Baden-Württemberg
Operative, finanzielle und strategische Vorteile
Offizielle Kundenaussagen
ƒ Erhebliche Reduzierung des Aufwands für die Erfassung, Prüfung und Aufbereitung von
Daten
ƒ Stets aktuelle, qualitätsgesicherte Daten als Basis für fundierte Entscheidungen
ƒ Wesentlicher Beitrag zur Erreichung der strategischen Ziele der Landesverwaltung
ƒ Um 30 Prozent reduzierte Dauer der Berichtsentwicklung durch Synergieeffekte und
Nutzung von übergreifenden Strukturen und Templates
ƒ Deutliche Senkung der Fehlerrate bei der Ausführung und Nutzung der Berichte
(Rückgang von Helpdesk-Tickets)
ƒ Minimaler Schulungsaufwand durch einheitliches Look Feel
ƒ Konstante Mitarbeiterzahlen im zuständigen Competence Centers trotz gewachsenen
Berichtsvolumens
ƒ Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter dank standardisierter Prozesse und
Templates

Stadt Essen
Status Quo
Einsatzfelder
operatives Reporting
Führungsinformationssysteme
Dashboards Standardberichte ad hoc-Analysen
Datenhaltung
SAP Datawarehouse
Infrastruktur
SAP Portal
Fakten
Zielgruppen
ƒ Geschäftsbereichsvorstände
ƒ GB-Controller, GB-Personalcontroller
ƒ Fachbereichsleitungen
ƒ ca. 240 Nutzer
Daten
ƒ Personaldaten
ƒ Finanzdaten
ƒ Strukturdaten
ƒ Fachdaten
ƒ GIS (verknüpft mit SAP-/Non-SAP-Daten)

Berichtswesen für die Landeshauptstadt Düsseldorf

Unterjähriges
Berichtswesen
Art der Berichte
ƒ Planungsberichte
ƒ Planveränderungs-berichte
ƒ Bewirtschaftungs-bereichte
ƒ Jahresabschluss-berichte
ƒ Jahresrechnungs-berichte
Offener Haushalt
Digitale
Haushaltsdaten
ƒ Haushaltsstruktur
nach Funktionen
und Einzelplänen
ƒ Navigation
ƒ Kennzahlen und
Detailangaben
Strategische
Steuerung
Strategische Ziele
ƒ KPIs für die
Zeilerreichung
ƒ Maßnahmen
ƒ etc.
Führungs-informations-system
Kennzahlen
ƒ Querschnitts-bereiche
(Personal,
Finanzen, etc.)
ƒ Fachbereiche
(Schulen, Kultur,
Soziales, Jugend,
etc.)

Unterjähriges
Berichtswesen
Art der Berichte
Planungsberichte
Planveränderungs-berichte
Bewirtschaftungs-bereichte
Jahresabschluss-berichte
Jahresrechnungs-berichte
Anforderungen
ƒ Zeilen
ƒ Spalten
ƒ Prognosewerte
ƒ Kennzahlen
ƒ Erläuterungen und
Begründungen
ƒ Anzeige von Texten
ƒ Eingabe von
Zahlen und Texten

Bewirtschaftungsberichte
Aufbau nach geregelter
Finanzergebnisstruktur in den Zeilen
Darstellung des Teilergebnisses, verbundener
Maßnahmen und zugehörigen Kennzahlen
Abbildung der Mengen und berechnete Werte
nach geregelter Struktur in den Spalten
Auch als PSP-Element-
Bericht vorhanden

Jahresrechnungsberichte
Aufbau nach geregelter
Rechnungsberichtsstruktur in den Zeilen
Darstellung des Teilergebnisses, verbundener
Maßnahmen und zugehörigen Kennzahlen
Bericht vorhanden

Jahresabschlussberichte
Aufbau nach geregelter Jahresabschluss-struktur
in den Zeilen
Darstellung des Teilergebnisses
und verbundener Maßnahmen
Bericht vorhanden

Führungs-informations-system
Kennzahlen
ƒ Querschnitts-bereiche
(Personal,
Finanzen, etc.)
ƒ Fachbereiche
(Schulen, Kultur,
Soziales, Jugend,
etc.)
Anforderungen
ƒ Übersichtliche Darstellung
ƒ Einfache Navigation
ƒ Indikatoren und Tendenzen
ƒ Analysemöglichkeiten
ƒ Zeitliche Verläufe
ƒ Vergleichszeiträume
ƒ mobil verfügbar
ƒ Korrelationen

Übersicht über das Führungsinformationssystem
Einstiegsbildschirm
Übersicht
Personalkennzahlen Finanzkennzahlen mit
Indikatoren
Detailsicht
Detail Krankheitsquote Finanzkennzahlen

Personalkennzahlen Landeshauptstadt Düsseldorf
ƒ Darstellung der zentralen
Personalkennzahlen über alle
Bereiche der Landeshauptstadt
Düsseldorf
ƒ Entwicklungstendenz und
Veränderung der Kennzahlen
im gewählten Zeitraum
ƒ Auswahlmöglichkeiten für den
Zeitraum
ƒ Vordefinierter Auswahlzeitraum
Monat zu Vormonat des
aktuellen Jahres

Kennzahl Krankheitsquote
ƒ Definition: Krankheits- und Unfalltage in Prozent der
Nettoarbeitstage
Basis:
Krankheits- und Unfalltage
Nettoarbeitstage
ƒ Darstellung der Krankheitsquote im Monat (Voreinstellung)
ƒ Verminderung oder Erhöhung der Krankheitstage im Vergleich zum
gewählten Zeitraum
ƒ Tendenzaussage zur Entwicklung der Krankheitsquote
(abnehmend = grün, steigend = rot)
ƒ Darstellung der durchschnittlichen Krankheitsquote über alle Ämter

Kennzahl Überstunden
ƒ Definition: Überstunden der Mitarbeiter
Basis:
Summe der Überstunden pro Mitarbeiter
Anzahl der Mitarbeiter
ƒ Darstellung der durchschnittlichen Überstunden im Monat
(Voreinstellung)
ƒ Verminderung oder Erhöhung der Überstunden im Vergleich zum
gewählten Zeitraum
ƒ Tendenzaussage zur Entwicklung der Überstunden
(abnehmend = grün, steigend = rot)
ƒ Darstellung der durchschnittlichen Überstunden pro Mitarbeiter über
alle Ämter

Über-/ Unterdeckung
ƒ Definition: Über-/ Unterdeckung der geplanten Stellen zu den
tatsächlich besetzten Stellen
Basis:
Mitarbeiter nach Stellenplan
Tatsächlich besetzte Stellen
ƒ Darstellung der durchschnittlichen Über-/ Unterdeckung im Monat
(Voreinstellung)
ƒ Verminderung oder Erhöhung der Über-/ Unterdeckung im Vergleich
zum gewählten Zeitraum
ƒ Tendenzaussage zur Entwicklung der Über-/ Unterdeckung
(Entwicklung zu null = grün, zum Gleichgewicht [0] = grün,
Verstärkung der Über-/ Unterdeckung = rot)
ƒ Darstellung der durchschnittlichen Über-/ Unterdeckung über alle
Ämter

Finanzkennzahlen Überblick
ƒ Darstellung der
Finanzkennzahlen für die
Landeshauptstadt
Düsseldorf
ƒ Aggregation der
Kennzahlenergebnisse über
einen Indikator zur
Darstellung der aktuellen
Situation (Gewichtung der
Kennzahlen jeweils zu 1:1
untereinander)
ƒ Konzentration auf 1 oder 2
aussagefähige Kennzahlen
ƒ Auswahlmöglichkeiten für
den Zeitraum

Finanzkennzahlen Haushaltslage Indikator
ƒ Kennzahlen als Basis
ƒ Gewichtung aller Kennzahlen 1:1:1:1
Aufwandsdeckungsgrad › 100 % = grün
Eigenkapitalquote 1 › 30 % = grün
Eigenkapitalquote 2 › 50 % = grün
Fehlbetragsquote › 0 = grün
ƒ Zielerreichung
4 von 4 = grün Zielerreichung
3 und 2 von 4 = gelb Ⴋ Handlungsbedarf
1und 0 von 4 = rot Ⴋ Konsolidierung

Kennzahlen: Haushaltswirtschaftliche Gesamtsituation
Kennzahlen zur
haushaltswirtschaftlichen
Gesamtsituation der
Zeitraum
aktuellen Jahres

Finanzkennzahlen Finanzlage Indikator
ƒ Gewichtung aller Kennzahlen 1:1:1:1:1
Anlagendeckungsgrad 2 › 100 % = grün
Dynamischer Verschuldungsgrad ” 20 Jahre = grün
Liquidität 2. Grades › 100 % = grün
Kurzfristige Verbindlichkeitsquote ” 5 %
Zinslastquote ” 3 % = grün
ƒ Zielerreichung
5 und 4 von 5 = grün Zielerreichung
3 von 5 = gelb Ⴋ Handlungsbedarf
0, 1 und 2 von 5 = rot Ⴋ Konsolidierung

Kennzahlen: Finanzlage
Kennzahlen zur Finanzlage
Zeitraum
aktuellen Jahres

Finanzkennzahlen Vermögenslage Indikator
ƒ Gewichtung
Infrastrukturquote = kein Richtwert
Abschreibungsintensität = kein Richtwert
Drittfinanzierungsquote = kein Richtwert
Investitionsquote › 100 % = grün
ƒ Zielerreichung
4 von 4 = grün Zielerreichung
3 und 2 von 4 = gelb Ⴋ Handlungsbedarf
1und 0 von 4 = rot Ⴋ Konsolidierung

Kennzahlen: Vermögenslage
Kennzahlen zur
Vermögenslage der
Zeitraum
aktuellen Jahres

Finanzkennzahlen Aufwands- und Ertragslage Indikator
ƒ Gewichtung aller Kennzahlen 1:1:1:1
Netto-Steuerquote = kein Richtwert
Allgemeine Umlagenquote = kein Richtwert
Zuwendungsquote = kein Richtwert
Personalintensität ” 20 % = grün
Sach- und Dienstleistungsintensität ” 15 % = grün
Transferaufwandsquote = kein Richtwert
ƒ Zielerreichung
6 und 5 von 6 = grün
4 und 3 von 6= gelb
2,1,0 von 6 = rot

Kennzahlen: Aufwands- und Ertragslage
Kennzahlen zur Aufwands- und
Ertragslage
Zeitraum
aktuellen Jahres

Kennzahl Aufwandsdeckungsgrad
ƒ Definition: Aufwandsdeckungsgrad, Anteil der ordentlichen Erträge
an den ordentlichen Aufwendungen
Ordentliche Erträge*100 / Ordentliche Aufwendungen
Ordentliche Erträge
Ordentliche Aufwendungen
ƒ Darstellung des Aufwandsdeckungsgrades im Monat (Voreinstellung)
ƒ Veränderung des Aufwandsdeckungsgrade im Vergleich zu dem
gewählten Zeitraum
ƒ Verminderung oder Erhöhung des Aufwanddeckungsgrade im
Vergleich zum gewählten Zeitraum
ƒ Tendenzaussage zur Entwicklung des Aufwanddeckungsgrades
(abnehmend = rot, Pfeil nach unten, steigend = grün, Pfeil nach
oben)

Kennzahl Aufwandsdeckungsgrad
Korrelationen
ƒ Korrelationen mit anderen Kennzahlen
Drittfinanzierungsquote
Infrastrukturquote
Investitionsquote
Zinsquote
Transferaufwandsquote
Sach- und Dienstleistungsintensität
Personalintensität
Zuwendungsquote
Netto-Steuerquote
Fehlbetragsquote
Abschreibungsintensität

Grundlagen
ƒ Personalkennzahlen
Quelle: Kennzahlen aus Kundenprojekten
Datengrundlage: fiktiv
ƒ Finanzkennzahlen
Quelle: Handbuch zum NKF-Kennzahlenset NRW
Datengrundlage: Veröffentlichter Jahresabschluss Düsseldorf
ƒ Forderungsmanagement
Quelle: Handbuch zum NKF-Kennzahlenset NRW
Datengrundlage: Veröffentlichter Jahresabschluss
Düsseldorf und fiktive Daten

Strategische
Steuerung
Strategische Ziele
ƒ Festlegung der
Ziele
ƒ KPIs für die
Messung der
Zeilerreichung
ƒ Maßnahmen, um
die Ziele zu
erreichen
ƒ …
ƒ KPIs
Anforderungen
ƒ Maßnahmen festlegen
ƒ Operationalisierung
der Zielerreichung
ƒ Evaluierung der Maßnahme
ƒ Erläuterungen und
Begründungen
ƒ Prioritäten und Posterritäten
in den Zielen definieren

Strategische Steuerung
Boston About Results –
Übersicht und Einstieg
SAP Mobile BI
http://www.cityofboston.gov/bar/scorecard/reader.html
Kennzahlenbereich
Detailinformationen

Offener Haushalt
Digitale
Haushaltsdaten
ƒ Haushaltsstruktur
nach Funktionen
und Einzelplänen
ƒ Navigation
ƒ Kennzahlen und
Detailangaben
Anforderungen
ƒ Kennzahlen
ƒ Detailansichten
ƒ Anwenderfreundliche
Navigation
ƒ Differenzierung nach
Funktionen und Einzelplänen
ƒ Anzeige von
Einnahmen und Ausgaben
ƒ Ausgabe nach Bezirken,
ƒ Selektion des Zeitpunkts
Senatsverwaltungen oder Verfassungsorgane

Offener Haushalt Baden-Württemberg
http://offenerhaushalt.de/haushalt/bawue/

SAP als Querschnittsanwendung
für Berichtswesen, Planung und Steuerung

Zielbild nach Standardisierung und Konsolidierung
Leistungsfähige BI-Plattform als Querschnittsanwendung
Business Intelligence-Plattform
Berichtswesen Analysen Prognosen Planung Steuerung
Fachspezifische Anwendungen Integriertes Ressourcenmanagement
FV 1 FV 2 FV n
Antrag, Erfassung
Vorgang
Wiedervorlage
Prüfung
Genehmigung
Bescheid
Archivierung
Beleg/Vorgang
Stammdaten
Buchung
Freigabe
Zahlung
Archivierung
Finanzen Personal Beschaffung

Wertpotentiale durch Standardisierung
Standardisierte
DWH-Architektur
Eine einheitliche,
unternehmensweite
Architektur senkt
die Kosten
Ausgaben für BI/DWH
je Mitarbeiter
(nach dem Grad der Standardisierung)
260,60 238,18
158,23
Geringe
Standardisierung
Durchschnittliche
Standardisierung
Hohe
Standardisierung
Quelle: SAP BI Benchmarking 2011, basierend auf den von 400 Teilnehmern (SAP- und Nicht-SAP-Kunden) aus 25 Branchen

Wertbeiträge einer einheitlichen SAP BI-Plattform
SAP BI Plattform
Unterstützung der Datenanalyse Unterstützung der Datenauswertung Unterstützung des Betriebs
Reduzierung der IT-Kosten
durch eine zentrale BI-Plattform
Reduzierung der Aufwände
für die Aufbereitung von
diversen Datenbeständen
Reduzierung des IT-Personals
im Vergleich zu
Mehr-System-Landschaften
Entlastung der Mitarbeiter
bei der Qualifizierung
durch einheitliche Tools
30 – 40 %
Senkung der
Trainingsbedarfe
25 – 35 %
Senkung des IT-Supports
20 – 50 %
Reduzierung von Berichts-anforderungen
durch
erweiterte Analysen
30 – 45 %
Verkürzung von Entscheid-ungen
durch besseren
Zugriff auf benötigte Daten
10 – 15 %
Weniger Datenaufbereitung-en
durch umfangreiche
Systemunterstützung
Weniger Datenkontrollen
durch eine zentrale Quelle
30 – 50 %
10 – 15 %
Weniger Datenkonsolidier-ungen
durch eine zentrale
20 – 30 %
Entlastung der Anwender Entlastung der Administration
30 – 50 %
20 – 50 %
30 – 50 %
Quelle

- Tag 1 -
07./08. August, 2014 Customer
Vielen Dank

- Tag 2 -

Agenda – Tag 2
Zeit Thema Referent
09:00 – 09:30 Wrap-up Vortag Ulrike Brecht
09:30 – 10:30 Praxisbericht BI (Stadt Essen) Uwe Hesse
10:30 – 10:45 Kaffeepause -
10:45 – 11:30 Reifegradmodell (Ausblick) Sebastian Edlich
11:30 – 12:15 Projektvorgehen Peter Scheffelt
12:15 – 13:00 Mittagessen -
13:00 – 14:00 Nächste Schritte und Abschluss Tag 2 Peter Scheffelt

Zusammenfassung des Vortags
Zielsetzung
ƒ Überblick Berichtswesen mit SAP
ƒ Anwenderorientierung durch spezifische Berichtswerkzeuge
ƒ Strategische Steuerung unter Anwendung innovativer Möglichkeiten
Ansatz
ƒ Demobasierte Veranschaulichung der Möglichkeiten
ƒ Einleitung durch Theorie und Darstellung dieser
ƒ Realitätsnahe Szenarien zur besseren Erläuterung

Praxisbericht BI
(Stadt Essen)

Kurze Pause

Grundelemente der BI Anforderungen
Anforderungen
Einblick
KPIs
Daten
mixen
Viele
Daten-quellen
Viele
Details
Alarm
Daten
ändern
Regel-mäßig
Daten-zugriff
Berichte Dashboards und Apps Discovery und Analyse
Informationen gezielt verteilen Kritische Werte aufzeigen Unerwartetes entdecken

Welche Endanwender haben welche Anforderungen?
Überblick
auf
aggregierte
Daten
Trends Standard
Ad-hoc
Analysen in
Excel und
im Web
Ad-hoc-
Querys in
Web
Performante
Recherchen
nach
Auffällig-keiten
und
Berichte
Informationsanforderungen
mehr Interaktivität weniger
Leitung
Abteilungsleiter
Fachanwender
Analysten
Konsumenten

Reifegradmodell
Rohdaten
Zentraler
Datentopf
Standard-berichte
Ad-hoc
Drill down
Agile
Prognosen
Visualisierung
Optimierung
Vorhersage-
Modellierung
Self
Service
Was ist passiert?
Warum ist es passiert?
Was ist das Beste
was wir erreichen
Was wird passieren?
können?
Reife der Informationsbereitstellung
Erkenntnisse

Zusammenfassende Ausgangssituation
Die SAP bietet mit der SAP BI Suite eine Reporting-Lösung, die die Anforderungen von
Kommunen umfänglich erfüllt:
Alle typischen Reportingfunktionalitäten einer Kommunen für das Berichtswesen sind abgebildet
ƒ Transparent: einfach, verständlich, nachvollziehbar
Gleiches look feel für das umfassende Kommunenreporting
Gesamtes Reporting beruht auf durchgängigen Designkriterien
ƒ Durch „single source of truth“ Umsetzung: Alle auswertungsrelevanten Daten befinden sich in einer
Datenbank:
Qualitativ hochwertiger und konsistenter Datenbestand: Alle Reportinglösungen liefern exakt die gleichen Zahlen
Sicher: ein Berechtigungskonzept für alle Auswertungen
ƒ Ganzheitlich und integrativ: Alle SAP Objekte und Kennzahlen sind auswertbar und erweiterbar
ƒ Skalierbar („atmende“ Lösung: start small – und sukzessiver Ausbau ist möglich)
ƒ Wirtschaftlich durch positive TCO Effekte auf
Hardwarereduktion (eine Datenbank für alle Auswertungen durch Ersetzen der Reporting – Insel - Lösungen)
Synergieeffekte durch Know – how sharing im Fachbereich und der IT
Serviceseitige Flankierung durch out-of-the-box Lösung für spezifisches Finanzreporting

Die SAP Antwort
Um Ihnen den Einstieg in diese nachhaltige und vorteilhafte Lösung zu vereinfachen
bieten wir eine Einstiegslösung aus Herstellerhand an:
ƒ Eine Lösung aus Software und Service zu einem Preis
SAP Software: BI Suite (inkl. aller benötigter Reportingwerkzeuge) soweit nicht bereits lizenziert
Dienstleistung:
• BI-Installation 20.000 EUR - optional
• Installation und Bereitstellung der demonstrierten Kommunen Reporting Lösung über ein
engineered Service 75.000 EUR
Erweiterungspakt für die Prozessunterstützung in der Haushaltsplanung:
• Installation und Bereitstellung der Kommunalen Planungslösung ab 45.000 EUR - optional
ƒ Ergebnis
Unter Kundenbedingungen lauffähiges Prototypensystem (das als Grundlage für den produktiven Roll-out
genutzt werden kann)
Produktivsetzungsorientierter Prototypenansatz

SAP engineered Services

Vorgehensmodell des SAP engineered Services
Lieferung
ƒ Gezeigte
Kommunen-auswertungen
ƒ Dashboards
ƒ Customer-Exits
ƒ Funktions-bausteine
ƒ ABAP-Klassen
Implementierung
ƒ Auf Basis des
vorhandenen
Kundendatenmodells
ƒ Vorhandene Berichte
weiterhin nutzbar
ƒ Erstellung von Layouts
(Excel und/oder Web)
GoLive
ƒ Technische
Dokumentation
ƒ Übergabe und
Know-How-
Transfer
Unterstützung
ƒ Reportinganpassungen
und -erweiterungen
ƒ Kennzahlendefinition
ƒ Einbinden von neuen
Quelldaten
y Fachbereichsverfahren)
y Personalwesen
Verringerter Implementierungsaufwand durch Best Practice

Exemplarischer Zeitplan für die Landeshauptstadt
Düsseldorf
Innerhalb von sechs Wochen wird die initiale Auslieferung abgeschlossen
Die Validierungsphase umfasst eine Erfassung der Anforderungen, eine entsprechende Aufwandsschätzung
und beschreibt die Vorgehensweise
Die Umsetzung folgt den abgestimmten Vorgaben der Validierung
© SAP
2015
Februar März April Mai Juni ...
„ Initiale Auslieferung
„ Erste Erweiterung
– Validierung
– Umsetzung
„ Zweite Erweiterung
– Validierung
– Umsetzung
„ Dritte Erweiterung
– Validierung
– Umsetzung
Projektbeginn
Legende: Dauer Beauftragung Meilenstein

Nutzen für den Kunden
Vorteile
ƒ Schnelle Verfügbarkeit von Grundfunktionalitäten: kurze Einführungszeit erlaubt
zügige und sinnvolle Evaluation durch den Kunden
ƒ Erhöhte Transparenz und Risikominimierung im Entwicklungsprozess:
Herausforderungen werden durch Systemnähe zügig identifiziert
ƒ Kostentransparenz durch Fixpreispakete

Lizenzen
Typen
ƒ SAP BusinessObjects BI Suite (User) 1 User 2300 €
ƒ SAP BusinessObjetxs BI Suite (CS) 25 Concurrant Sessions 184000 €

Zusammenfassung und nächste Schritte
Was wurde erreicht?
ƒ A
ƒ B
ƒ C
Was sind die nächsten Schritte?
ƒ A
ƒ B
ƒ C

- Tag 2 -
Vielen Dank

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