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Planung in Zeiten von
Haushaltskonsolidierung
Entwicklung im öffentlichen Haushaltswesen

 Haushaltsausgleich
  durch Schuldenbremse                                Zielorientierung
  verbindlich                                                1
 Verringerung der
  politischen Gestaltungs-
  spielräume

 Informationsasymmetrie                                   BI-IP
  zwischen zentralen und                              Crystal Reports
  dezentralen Bereichen

 Zunehmende                                  2                            3
  Planungsanforderungen
                                       Integriertes                      Prozess-
  und beschränkte
                                      Planungstool                       steuerung
  Funktionalität im
  ERP System


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Haushaltsplanung und Berichtswesen
als politisches Programm des Landschaftsverbandes




            Planung                   Bewirtschaftung         Auswertungen


               Politisches            Abwicklung des         Haushaltsplan
                Aufgabenpro-            Aufgabenprogramms      Vierteljahres-
                gramm                  Buchungsgeschäft        berichte
               Finanzierung des       Außer- und             Jahresrechnung
                Programms               überplanmäßige         ad hoc
               Konsolidierungs-        Aufwendungen /          Auswertungen
                vorgaben                Ausgaben               Abweichungs-
                                       Dokumentation der       analysen
                                        haushaltsrelevanten
                                        Buchungen
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Planung und Berichtswesen als Teil des
Steuerungsprozesses
                     Jahresbericht                                       Start des Planungsprozesses

                        Jahresrechnung                                      Haushaltsaufstellungsprozess
                           – Bilanz                                           – Eckwerte, Kennzahlen
                                                                              – Planabstimmung
                                                                              – Genehmigungsverfahren


Vierteljahresbericht                                  Steuerungszyklus
                                                          außer- und
 Unterjähriges Berichtswesen
                                                        überplanmäßige
  – Abweichungsanalysen
                                                          Maßnahmen
  – Kennzahlen
                                                         Nachtragsplan
  – Alternativszenarien
                                                                                       Vierteljahresbericht
  – Verschiebung von Maßnahmen
  – Sparmaßnahmen                                                                        Unterjähriges Berichtswesen
                                                                                           – Abweichungsanalysen
                                                                                           – Kennzahlen
                                                                                           – Alternativszenarien
                        Vierteljahresbericht                                               – Verschiebung von Maßnahmen
                                                                                           – Sparmaßnahmen
                           Halbjahresbericht
                              – Abweichungsanalysen
                              – ….
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Architektur für die Haushaltsplanung und das Berichtwesen
Portale




                                     SAP Netweaver                                       SAP BO Enduser                            SAP Planning and
                                     Portal / Drucklösung                                Portal                                    Consolidation



                                                                             SAP Business Objects BI Plattform
 SAP BO Plattform




                                                                                                                                           Dokumenten-
                                AdHoc-Reporting und                          Management-                                 Formatiertes
                                                                                                    Planung                                  ablage
                                 interaktive Analyse                           cockpits                                   Reporting

                            SAP BO                          SAP BO             SAP BO               MS Excel              SAP
                         Web Intelligence                   Analysis          Dashborads         mit EPM-Client      Crystal Reports

                                                                                                                                Einbetten von Kommentaren
                                                                           Lesen und Schreiben                                  und von statischen sowie
                                                                                                                                interaktiven Dokumenten
                                                                             BEx-Tools
                    SAP ERP
                                              Konnektoren
                                     SAP BW




            Fach- und                                                                                       Kommentar-
                                                                                                              tabellen
           Vorverfahren
                                                                 Datenmodelle des BW             Datenmodelle des BOPC




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Planungsszenario mit SAP Tools

                                                                                     Crystal Reports




                                                                                                       SAP BO
                             XCelsius                    BI-IP

                             Dash-                       Planung                     HH-Plan
                             boards                      Reporting                   Druck

Strategische/politische
Vorgaben                                        Gesamtfinanzplan                 Investitionsplanung


                                                                 Investitions-
Eckwerteplanung                         Ausbalancieren           möglichkeiten            Plan-
Kennzahlen                              der Gesamt-                                       Abschreibungen
                                        pläne                     Top-Down-
                                                                  Verteilung

Steuerungsrelevante                           Gesamtergebnisplan                  Ergebnisplanung
Kennzahlen



          Texterfassung zur Dokumentation/Erläuterung/Einbindung statischer Texte
          Steuerungscockpits zur Koordination der Planungsaktivitäten
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Planungsprozess

              Version                 Richtung                  Inhalt der Version

                                                 Szenariogestützte Entwicklung von Rahmenvorgaben für
                  E1                             den Gesamtplan durch die Kämmerei auf Basis von
                                                 Kennzahlen
                                                 Planung der Budgets auf Ebene der Produktbereiche inkl.
                  P1                             der geplanten Leistungserbringung (Kennzahlen)

                                                 Politisch verhandelte Budgets auf Ebene der
                  E2                             Produktbereiche werden als Eckwerte beschlossen

                                                 Top-down-Verteilung der Budgets auf Ebene der
                  P2                             Produktbereiche auf die Produktgruppen


                  P3                             Ausplanung der Budgets auf Ebene der Produktgruppen



                  E3                             Politischer Beschluss des Haushalts




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Haushaltsplanung mit SAP




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Kämmerei-Cockpit




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Haushaltsplandruck mit SAP




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Schritte zur Erstellung eines Haushaltplans




                      Wahl der Empfänger                Auswahl der Berichte

                        Erhalt per E-Mail               Sortierung
                                                         Alle Dokumente werden
                                                          in ein PDF
                                                          zusammengeführt




                      Kommentierung                     Berichtsparameter

                        Formatierte                     Automatische
                         Texteingabe zu                   Erkennung
                         bestimmten                      Einstufung
                         Kennzahlen                       Standardparameter /
                        Berichtsvorschau                 Reportspezifische
                                             Workflow     Parameter




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Auswahl der Berichte



                                      Automatische Erkennung
                                      verfügbarer Berichte im
                                      Berichtsordner

                                      Einfache Drag &
                                      Drop Funktion



                                      Automatische Erstellung
                                      von Seitennummerierung
                                      und Inhaltsverzeichnis
                                      möglich




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Schritte zur Erstellung eines Haushaltplans




                      Wahl der Empfänger                Auswahl der Berichte

                        Erhalt per E-Mail




                      Kommentierung                     Berichtsparameter

                        Formatierte                     Automatische
                         Texteingabe zu                   Erkennung
                         bestimmten                      Einstufung
                         Kennzahlen                       Standardparameter /
                        Berichtsvorschau                 Reportspezifische
                                             Workflow     Parameter




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Definition von Berichtsparametern


                                      Automatische Erkennung und
                                      Einstufung von Parametern




                                      Einfache Definition durch
                                      Eingabe der Werte (F4-Hilfe
                                      ist verfügbar)




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Schritte zur Erstellung eines Haushaltplans




                      Wahl der Empfänger                Auswahl der Berichte

                        Erhalt per E-Mail




                      Kommentierung                     Berichtsparameter

                        Formatierte
                         Texteingabe zu
                         bestimmten
                         Kennzahlen
                        Berichtsvorschau
                                             Workflow




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Kommentierungen für den Haushaltsplan




            Planungsprozess             Auswertungen


               Einzelne                 Statische
                Planansätze               Berichte wie
               Maßnahmen                 Vorbericht, Stelle
                                          nplan, Produkt-
               Begründungen
                                          beschreibungen
                der Planansätze
                                        ►Crystal Reports
              ►BO PC




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Kommentierung mit Live Vorschau



                                       Berichtsauswahl




                                        Kommentare im
                                        Editor
                                        eintragen, editieren
                                        und formatieren



                                      Selbstaktualisierende
                                      und druckfähige
                                      Berichtsvorschau


© 2011 SAP AG. All rights reserved.                   17
Schritte zur Erstellung des Haushaltplans




                      Wahl der Empfänger                       Auswahl der Berichte

                        Erhalt per E-Mail




                      Kommentierung                            Bereichsparameter

                        Formatted text input for
                         certain operating
                         figures
                        Report preview

                                                    Workflow




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5. Versenden der Haushaltplans/Quartalsberichte möglich.




                                      Liste der
                                      Empfängergruppen, die im
                                      BO-System angelegt sind




                                      Ausführung des
                                      Reportingbook-Prozesses




© 2011 SAP AG. All rights reserved.                              19
4 Masken für die Erstellung des Haushaltsplans




                      Wahl der Empfänger              Auswahl der Berichte




                      Kommentierung                   Berichtsparameter




                                           Workflow




 © 2011 SAP AG. All rights reserved.                                         20
Vorteile der SAP Lösung Haushaltsplanung

Vorteile
          Ergebnis der langjährigen Projekterfahrungen der 3 Musterlösungspartner
           bei der Umstellung und Optimierung des Planungs- und
           Rechnungswesens
          Flexibilität und Offenheit der Lösung für die individuellen fachlichen
           Anforderungen (Top down Planung, Planung auf Aggregationsebenen,
           automatische Verteilung, Kommentierung und Druckzusammenstellung)
          Die im Planungsprozess erzeugten Daten einschließlich der Kommentare
           werden im BW abgelegt und können für das unterjährige Reporting mit
           Daten aus Fachverfahren ergänzt werden
          BO Dashboards und Crystal Reports greifen auf denselben Datenbestand
           zu und können für die unterschiedlichen Anforderungen aufbereitet werden
          Haushaltsplandruck auf Knopfdruck mit der Möglichkeit Inhalte, Texte und
           Empfänger flexibel zusammenzustellen




© 2011 SAP AG. All rights reserved.                                                   21
Dr. Ulrike Brecht
Geschäftsfeldentwicklung Öffentlicher Dienst
SAP Deutschland AG & Co.KG
Rosenthaler Straße 30
10178 Berlin
T: +49 30 41092-112
M: + 49 170 8555 470
E: ulrike.brecht@sap.com




Mohamed Abdel Hadi                             Borries Hauke                        Robert Friebe
SAP BO/BW Senior Consultant Public Sector      Senior Manager – Public Services     Manager Public Finance
SAP Press Author                               Steria Mummert Consulting AG         BearingPoint GmbH
SAP Deutschland AG & Co.KG                     Hans-Henny-Jahnn-Weg 29              Kurfürstendamm 207 - 208
Hasso-Plattner Ring 7                          22085 Hamburg                        10719 Berlin
69190 Walldorf                                 T: + 49 40 22703-7365                T: +49 30 88004-9020
E: mohamed.abdel.hadi@sap.com                  M: + 49 178 661 25 26                M: + 49 172 688 4193
                                               E: borries.hauke@steria-mummert.de   E: robert.friebe@bearingpoint.com

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Planungskonzept 2013 02-25-v1

  • 1. Planung in Zeiten von Haushaltskonsolidierung
  • 2. Entwicklung im öffentlichen Haushaltswesen  Haushaltsausgleich durch Schuldenbremse Zielorientierung verbindlich 1  Verringerung der politischen Gestaltungs- spielräume  Informationsasymmetrie BI-IP zwischen zentralen und Crystal Reports dezentralen Bereichen  Zunehmende 2 3 Planungsanforderungen Integriertes Prozess- und beschränkte Planungstool steuerung Funktionalität im ERP System © 2011 SAP AG. All rights reserved. 2
  • 3. Haushaltsplanung und Berichtswesen als politisches Programm des Landschaftsverbandes Planung Bewirtschaftung Auswertungen  Politisches  Abwicklung des  Haushaltsplan Aufgabenpro- Aufgabenprogramms  Vierteljahres- gramm  Buchungsgeschäft berichte  Finanzierung des  Außer- und  Jahresrechnung Programms überplanmäßige  ad hoc  Konsolidierungs- Aufwendungen / Auswertungen vorgaben Ausgaben  Abweichungs-  Dokumentation der analysen haushaltsrelevanten Buchungen © 2011 SAP AG. All rights reserved. 3
  • 4. Planung und Berichtswesen als Teil des Steuerungsprozesses Jahresbericht Start des Planungsprozesses  Jahresrechnung  Haushaltsaufstellungsprozess – Bilanz – Eckwerte, Kennzahlen – Planabstimmung – Genehmigungsverfahren Vierteljahresbericht Steuerungszyklus außer- und  Unterjähriges Berichtswesen überplanmäßige – Abweichungsanalysen Maßnahmen – Kennzahlen Nachtragsplan – Alternativszenarien Vierteljahresbericht – Verschiebung von Maßnahmen – Sparmaßnahmen  Unterjähriges Berichtswesen – Abweichungsanalysen – Kennzahlen – Alternativszenarien Vierteljahresbericht – Verschiebung von Maßnahmen – Sparmaßnahmen  Halbjahresbericht – Abweichungsanalysen – …. © 2011 SAP AG. All rights reserved. 4
  • 5. Architektur für die Haushaltsplanung und das Berichtwesen Portale SAP Netweaver SAP BO Enduser SAP Planning and Portal / Drucklösung Portal Consolidation SAP Business Objects BI Plattform SAP BO Plattform Dokumenten- AdHoc-Reporting und Management- Formatiertes Planung ablage interaktive Analyse cockpits Reporting SAP BO SAP BO SAP BO MS Excel SAP Web Intelligence Analysis Dashborads mit EPM-Client Crystal Reports Einbetten von Kommentaren Lesen und Schreiben und von statischen sowie interaktiven Dokumenten BEx-Tools SAP ERP Konnektoren SAP BW Fach- und Kommentar- tabellen Vorverfahren Datenmodelle des BW Datenmodelle des BOPC © 2011 SAP AG. All rights reserved. 5
  • 6. Planungsszenario mit SAP Tools Crystal Reports SAP BO XCelsius BI-IP Dash- Planung HH-Plan boards Reporting Druck Strategische/politische Vorgaben Gesamtfinanzplan Investitionsplanung Investitions- Eckwerteplanung Ausbalancieren möglichkeiten Plan- Kennzahlen der Gesamt- Abschreibungen pläne Top-Down- Verteilung Steuerungsrelevante Gesamtergebnisplan Ergebnisplanung Kennzahlen  Texterfassung zur Dokumentation/Erläuterung/Einbindung statischer Texte  Steuerungscockpits zur Koordination der Planungsaktivitäten © 2011 SAP AG. All rights reserved. 6
  • 7. Planungsprozess Version Richtung Inhalt der Version Szenariogestützte Entwicklung von Rahmenvorgaben für E1 den Gesamtplan durch die Kämmerei auf Basis von Kennzahlen Planung der Budgets auf Ebene der Produktbereiche inkl. P1 der geplanten Leistungserbringung (Kennzahlen) Politisch verhandelte Budgets auf Ebene der E2 Produktbereiche werden als Eckwerte beschlossen Top-down-Verteilung der Budgets auf Ebene der P2 Produktbereiche auf die Produktgruppen P3 Ausplanung der Budgets auf Ebene der Produktgruppen E3 Politischer Beschluss des Haushalts © 2011 SAP AG. All rights reserved. 7
  • 8. Haushaltsplanung mit SAP © 2011 SAP AG. All rights reserved. 8
  • 9. Kämmerei-Cockpit © 2011 SAP AG. All rights reserved. 9
  • 10. Haushaltsplandruck mit SAP © 2011 SAP AG. All rights reserved. 10
  • 11. Schritte zur Erstellung eines Haushaltplans Wahl der Empfänger Auswahl der Berichte  Erhalt per E-Mail  Sortierung  Alle Dokumente werden in ein PDF zusammengeführt Kommentierung Berichtsparameter  Formatierte  Automatische Texteingabe zu Erkennung bestimmten  Einstufung Kennzahlen Standardparameter /  Berichtsvorschau Reportspezifische Workflow Parameter © 2011 SAP AG. All rights reserved. 11
  • 12. Auswahl der Berichte Automatische Erkennung verfügbarer Berichte im Berichtsordner Einfache Drag & Drop Funktion Automatische Erstellung von Seitennummerierung und Inhaltsverzeichnis möglich © 2011 SAP AG. All rights reserved. 12
  • 13. Schritte zur Erstellung eines Haushaltplans Wahl der Empfänger Auswahl der Berichte  Erhalt per E-Mail Kommentierung Berichtsparameter  Formatierte  Automatische Texteingabe zu Erkennung bestimmten  Einstufung Kennzahlen Standardparameter /  Berichtsvorschau Reportspezifische Workflow Parameter © 2011 SAP AG. All rights reserved. 13
  • 14. Definition von Berichtsparametern Automatische Erkennung und Einstufung von Parametern Einfache Definition durch Eingabe der Werte (F4-Hilfe ist verfügbar) © 2011 SAP AG. All rights reserved. 14
  • 15. Schritte zur Erstellung eines Haushaltplans Wahl der Empfänger Auswahl der Berichte  Erhalt per E-Mail Kommentierung Berichtsparameter  Formatierte Texteingabe zu bestimmten Kennzahlen  Berichtsvorschau Workflow © 2011 SAP AG. All rights reserved. 15
  • 16. Kommentierungen für den Haushaltsplan Planungsprozess Auswertungen  Einzelne  Statische Planansätze Berichte wie  Maßnahmen Vorbericht, Stelle nplan, Produkt-  Begründungen beschreibungen der Planansätze ►Crystal Reports ►BO PC © 2011 SAP AG. All rights reserved. 16
  • 17. Kommentierung mit Live Vorschau Berichtsauswahl Kommentare im Editor eintragen, editieren und formatieren Selbstaktualisierende und druckfähige Berichtsvorschau © 2011 SAP AG. All rights reserved. 17
  • 18. Schritte zur Erstellung des Haushaltplans Wahl der Empfänger Auswahl der Berichte  Erhalt per E-Mail Kommentierung Bereichsparameter  Formatted text input for certain operating figures  Report preview Workflow © 2011 SAP AG. All rights reserved. 18
  • 19. 5. Versenden der Haushaltplans/Quartalsberichte möglich. Liste der Empfängergruppen, die im BO-System angelegt sind Ausführung des Reportingbook-Prozesses © 2011 SAP AG. All rights reserved. 19
  • 20. 4 Masken für die Erstellung des Haushaltsplans Wahl der Empfänger Auswahl der Berichte Kommentierung Berichtsparameter Workflow © 2011 SAP AG. All rights reserved. 20
  • 21. Vorteile der SAP Lösung Haushaltsplanung Vorteile  Ergebnis der langjährigen Projekterfahrungen der 3 Musterlösungspartner bei der Umstellung und Optimierung des Planungs- und Rechnungswesens  Flexibilität und Offenheit der Lösung für die individuellen fachlichen Anforderungen (Top down Planung, Planung auf Aggregationsebenen, automatische Verteilung, Kommentierung und Druckzusammenstellung)  Die im Planungsprozess erzeugten Daten einschließlich der Kommentare werden im BW abgelegt und können für das unterjährige Reporting mit Daten aus Fachverfahren ergänzt werden  BO Dashboards und Crystal Reports greifen auf denselben Datenbestand zu und können für die unterschiedlichen Anforderungen aufbereitet werden  Haushaltsplandruck auf Knopfdruck mit der Möglichkeit Inhalte, Texte und Empfänger flexibel zusammenzustellen © 2011 SAP AG. All rights reserved. 21
  • 22. Dr. Ulrike Brecht Geschäftsfeldentwicklung Öffentlicher Dienst SAP Deutschland AG & Co.KG Rosenthaler Straße 30 10178 Berlin T: +49 30 41092-112 M: + 49 170 8555 470 E: ulrike.brecht@sap.com Mohamed Abdel Hadi Borries Hauke Robert Friebe SAP BO/BW Senior Consultant Public Sector Senior Manager – Public Services Manager Public Finance SAP Press Author Steria Mummert Consulting AG BearingPoint GmbH SAP Deutschland AG & Co.KG Hans-Henny-Jahnn-Weg 29 Kurfürstendamm 207 - 208 Hasso-Plattner Ring 7 22085 Hamburg 10719 Berlin 69190 Walldorf T: + 49 40 22703-7365 T: +49 30 88004-9020 E: mohamed.abdel.hadi@sap.com M: + 49 178 661 25 26 M: + 49 172 688 4193 E: borries.hauke@steria-mummert.de E: robert.friebe@bearingpoint.com