KARON Erweiterungslösungen für SAP DMS/ DVS (Dokumenten Management System) Diese Präsentation beschäftigt sich mit dem Thema SAP Dokumentenmanagement und wie dieses einfacher sowie intuitiver genutzt werden kann. Dabei wurden aufbauend auf dem Datenmodell des SAP DMS Lösungen entwickelt, die zum einen Gaps im SAP Standard schließen und es zum anderen ermöglichen Komplexe DMS Prozesse effizienter zu bewältigen. Unser Team der KARON Beratungsgesellschaft berät Sie gern in Fragen zu dem Thema Dokumentenmanagement mit SAP und deren angrenzenden Prozessen, da die Dokumentenverwaltung nicht nur auf einen bestimmten Bereich beschränkt ist, sondern an vielen Stellen innerhalb eines Geschäftsprozesses oder der Wertschöpfungskette benötigt wird. Informationen zu diesem Thema finden Sie auch unter folgenden Links: http://www.karon.de/kompetenzen/dokumentenmanagement http://www.karon.de/kompetenzen/loesungen-im-dokumentenmanagement

1. BERATUNGSGESELLSCHAFT MBH
KARŌN ERWEITERUNGSLÖSUNGEN
– SAP DOKUMENTENMANAGEMENT
(DMS)
SEBASTIAN WEISE
24.02.2017

2. INHALTSVERZEICHNIS
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 2
1. Was ist DMS mit SAP?
2. KARŌN Erweiterungslösungen für SAP DMS im
Überblick
3. KARŌN Erweiterungslösungen für SAP DMS im
Detail
4. Wer ist KARŌN?

3. Was ist DMS mit SAP?
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4. HERAUSFORDERUNGEN FÜR EINE UNTERNEHMENSWEITE
DOKUMENTENVERWALTUNG (1)
• Unterstützung von Versionierung, Statusmanagement, Workflow,
Dokumentenverteilung
• Sichere Datenablage ohne Datenredundanzen
• Nahtlose Integration in das ERP-System ohne zusätzliche Interfaces
• Hohe Performance trotz hohem Datendurchsatzes
• Einfache Objektverknüpfungen zu anderen Business Objekten
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5. HERAUSFORDERUNGEN FÜR EINE UNTERNEHMENSWEITE
DOKUMENTENVERWALTUNG (2)
• Ausgeprägtes Berechtigungskonzept
• Verwaltung aller Art von Dateien inklusive Mails
• Vereinfachte Team- und Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens und mit
externen Partnern/ Lieferanten
• …
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6. SAP DMS – ÜBERBLICK (1)
• SAP Document Management (SAP DMS)
 Ist eine Technologie zur Verwaltung von Dokumenten im SAP System (zu unterscheiden von ArchiveLink,
Records Management oder Business Documents)
 Die Basis für das Datenmodell im SAP DMS bildet der Dokumentinfosatz (DIS)
 Der DIS unterscheidet im ersten Moment nicht zwischen Dokument oder Ordner, nur zw. DIS mit oder ohne
einem Original als Datei
 Aus einem DIS wird ein Ordner, wenn der DIS als Kopf einer Stückliste angelegt wird
 Dokumente können über Dokumentstückliste in Ordner- und Dokumentstrukturen abgelegt werden (SAP Easy
Document Management (EasyDMS), SAP ECTR)
 Das zentrale Steuerelement ist die Dokumentart
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7. SAP DMS – ÜBERBLICK (2)
• SAP DMS Funktionen (1)
 Versions- und Revisionsmanagement
 Statusmanagement, Klassifizierung,
Änderungsdienst und Workflowsteuerung
 Anbindung von Content Servern oder
Content Cache Servern  Checkin,
Checkout über den KPRO
 Objektverknüpfungen zu anderen
Objekten (Materialstamm, Kunde, …)
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8. SAP DMS – ÜBERBLICK (3)
• SAP DMS Funktionen (2)
 Berechtigungssteuerung (System-
(PFCG) und Objektberechtigungen
(ACL – Access Control Lists))
 Dokumentverteilung und Anbindung
externer Systeme (CAD, Plotter,
Scanner, Archivierungssysteme)
 Erweitere Suchoptionen, z. B.
Anbindung SAP TREX für Inhalts- und
Volltextsuche
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9. BENUTZEROBERFLÄCHEN FÜR SAP DMS (1)
• Standard Oberfläche SAP GUI: Transaktionen CV0*n
 Sehr leistungsfähig mit komplexen Funktionen
 Schulung notwendig, für Gelegenheitsanwender nicht
geeignet
• Weitere UIs für SAP DMS
 WebDocuments
 PLM 7.x
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10. BENUTZEROBERFLÄCHEN FÜR SAP DMS (2)
• SAP EasyDMS
 Einfacher Zugriff auf SAP Dokumente über eine
Windows Explorer Oberfläche
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11. BENUTZEROBERFLÄCHEN FÜR SAP DMS (3)
• SAP Document Center
 ehem. Mobile Documents (App für mobile Endgeräte oder PC)
 Je nach OS eingeschränkter Funktionsumfang
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12. KARŌN Erweiterungslösungen
für SAP DMS im Überblick
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 12

13. KARŌN DMS SOLUTIONS – SAP
• SAP DMS Tools
 DokumentExplorer GUI
 DokumentExplorer Web
 Notification
 Link update
 Thumbnail Generator
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• SAP DMS Tools
 Objektverknüpfungsvererbung
 Analyse- und Migrationstools
 CREP Analyse Tool
 DOKAR Split
 Dokument Delete CSV
Weiterführende Informationen finden Sie auf unserer Homepage:
http://www.karon.de/kompetenzen/dokumentenmanagement
http://www.karon.de/kompetenzen/loesungen-im-dokumentenmanagement

14. KARŌN Erweiterungslösungen
für SAP DMS im Detail
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15. KARŌN DOKUMENTEXPLORER SAP GUI (1)
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 15

16. KARŌN DOKUMENTEXPLORER SAP GUI (2)
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 16
• Funktionen (1)
 Anzeige von DMS und ArchiveLink Dokumenten in einer Ansicht
 Kann entweder spezifisch an einem SAP Objekt aufgerufen oder über
die integrierten Prozesse des DVS gestartet werden
 Anzeige erfolgt in einer Ordner- und Dokumentenstruktur
 Anzeige, Anlage, Bearbeitung von DMS Dokumenten und Ordnern
 Anzeige und Anlage von ArchiveLink Dokumenten
 Drag&Drop von Dokumenten für DMS und ArchiveLink
 Status- und Versionsverwaltung
 Absprung ins SAP EaysDMS und CV-Transaktionen
Aus GOPA IT wurde die KARŌN
Beratungsgesellschaft mbH nach
einer Umbenennung im Jahr 2016

17. KARŌN DOKUMENTEXPLORER SAP GUI (3)
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 17
• Funktionen (2)
 Hidden Folder  In Abhängigkeit vom Status (z. B.
Versteckt, in Arbeit) können Ordner ein- bzw.
ausgeblendet werden, solange sie keine Dokumente
beinhalten
• Geplante Funktionen
 Integration der KARŌN SmartSolution für den Import, Export
sowie das Löschen von Ordner- und Dokumentstrukturen
 Papierkorb
 Copy&Paste innerhalb des DokumentExplorers

18. KARŌN DOKUMENTEXPLORER SAP GUI (4)
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 18
Vorteile:
• Zusammenführen zweier Technologien im SAP zur Anzeige von DMS und ArchiveLink Dokumenten in
einer gemeinsamen Ansicht
• Übersichtliche Darstellung von Ordner- und Dokumentstrukturen eines DIS oder zu einem SAP Objekt
• Einfache Anzeige, Erstellung und Bearbeitung von DMS Dokumenten in einer übersichtlichen
Ordnerstruktur im SAP GUI
• Einfache Erstellung einer Ordnerstruktur (Dokumentstückliste) im SAP GUI
• Einfache Anzeige und Erstellung von ArchiveLink Dokumenten
• Beinhaltet alle relevanten Funktionen zur Dokumentenverwaltung inkl. Drag&Drop vom Desktop
• Kann mit jedem SAP Objekt verknüpft und integriert werden

19. KARŌN DOKUMENTEXPLORER WEB
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 19

20. KARŌN DOKUMENTEXPLORER WEB
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 20
• Funktionen
 Kann entweder direkt per URL
oder über die integrierten Prozesse des DVS gestartet werden
 Anzeige, Anlage und Bearbeitung von DMS Dokumenten und Ordnern
 Hide Folder  In Abhängigkeit vom Status (z. B. Versteckt, in Arbeit) können Ordner ein-
bzw. ausgeblendet werden, solange sie keine Dokumente beinhalten Ampelfunktion zur
Anzeige von Warnungen bei mehreren freigegebenen Dokumenten
 Filter-, Such- und Vorschaubildfunktion
 Absprung in den SAP GUI oder ins SAP EasyDMS möglich

21. KARŌN DOKUMENTEXPLORER WEB
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 21
• Geplante Funktionen
 Drag&Drop von Dokumenten
 Status- und Versionsverwaltung
 Anzeige von DMS und ArchiveLink Dokumenten in einer Ansicht
 Anzeige und Anlage von ArchiveLink Dokumenten
 Integration der KARŌN SmartSolution für den Import, Export sowie das Löschen von
Ordner- und Dokumentstrukturen
 Papierkorb
 Copy&Paste innerhalb des DokumentExplorers

22. KARŌN DOKUMENTEXPLORER WEB
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 22
Vorteile:
• Übersichtliche Darstellung von Ordner- und Dokumentstrukturen eines DIS oder zu einem SAP Objekt
in einer Web Anwendung
• Einfache Anzeige, Erstellung und Bearbeitung von DMS Dokumenten
• Einfache Erstellung von Ordnerstruktur (Dokumentstückliste)
• Direkte Synchronisation mit dem SAP Backend System  alles was im WEB angelegt wird, wird auch
direkt auf der SAP Datenbank angelegt

23. KARŌN NOTIFICATION FUNKTIONSÜBERSICHT (1)
• Einsatz von Änderungszeigern mit zentraler Ablage für alle definierten
Anwendungsfälle
• Gleichartiger Ablauf einer Benachrichtigung für das SAP DMS
 Ermittlung betreffender Dokumente
 Ermittlung der Nachrichtenempfänger
 Ermittlung individueller Texte und deren Aufbereitung
 Versenden der Benachrichtigung
 Kennzeichnen abgearbeiteter Änderungen
 Reorganisation von Änderungszeigern
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24. KARŌN NOTIFICATION FUNKTIONSÜBERSICHT (2)
• Texte werden als Textbaustein gepflegt und individuell zugeordnet und sind damit
leicht anpassbar
• Hintergrundverarbeitung je Anwendungsfall ermöglicht individuelle Dosierbarkeit
der Nachrichten und verhindert das „zu spammen“ mit zu viel Information
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25. KARŌN NOTIFICATION BEISPIELE (1)
• Benachrichtigungen über neue Dokumente und Dokumentversionen
 Mitarbeiter eines Projektes sollen über neue Dokumente im Projektverzeichnis (z.B.
neue Dokumentversion) informiert werden
 Beteiligter externer Partner soll informiert werden, wenn neue Normen, Vorschriften
oder Richtlinien gelten oder diese sich geändert haben (z.B. neue Dokumentversion)
• Benachrichtigungen über Statusänderungen von Dokumenten
 Der Ersteller eines Dokuments soll benachrichtigt werden, sobald das Dokument vom
Prüfer freigeben wurde
 Ein Projektteam soll benachrichtigt werden, wenn es Statusänderungen an wichtigen
Dokumenten (z.B. Zeichnung, Projektplan) gibt
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26. KARŌN NOTIFICATION BEISPIELE (2)
• Benachrichtigungen über erforderliche Dokumentreviews
 Der Normen-Verantwortliche muss die Gültigkeit einer Norm nach einem definierten
Zeitraum erneut freigeben
 Die Qualitätssicherung muss die Dokumentation eines Lieferanten in regelmäßigen
Zeitabständen einem Review unterziehen
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27. KARŌN NOTIFICATION ANFORDERUNGEN (1)
• Nutzbarkeit für verschiedener Anwendungsfälle und flexible Erweiterbarkeit
 Statuswechsel von Dokumenten
 Update von verlinkten Dokumenten
 Erforderlicher Dokumentreview
• Dosierbarkeit der Nachrichtenausgabe je Anwendungsfall
 Täglich, wöchentlich, monatlich, usw.
 Alle Dokumente, nur geänderte Dokumenten
 Sammelnachricht, Nachricht je Dokument
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28. KARŌN NOTIFICATION ANFORDERUNGEN (2)
• Individuelle Ermittlung der Nachrichtenempfänger je Anwendungsfall
 SAP User, Verteilerlisten, externe Mailadressen
• Individuelle Texte je Anwendungsfall inklusive Link zum Absprung auf betreffende
Dokumente
• Verwendung von Änderungszeigern für Dokumentationszwecke und deren
automatische Reorganisation
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29. KARŌN NOTIFICATION LÖSUNG (1)
• Definition individueller Anwendungsfälle
• … mit individueller Empfängerzuordnung
• … und individueller Textzuordnung
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30. KARŌN NOTIFICATION LÖSUNG (2)
• Zentrale Ablage von Änderungszeigern für alle definierten Anwendungsfälle
• Ein Verarbeitungsprogramm für alle Anwendungsfälle
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31. KARŌN WEITERE DMS TOOLS
• Link Update
• Thumbnail Generator
• Objektverknüpfungsvererbung
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32. KARŌN DMS ANALYSE- UND MIGRATIONSTOOLS
• Content-Repository Analyse
 Integration Check
 Checkin
 Change CREP
 Change WS-App
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33. KARŌN DMS ANALYSE- UND MIGRATIONSTOOLS
• DOKAR Split
 Migration von Dokumenten
von einer Dokumentart in eine
andere Dokumentart
 Übernahme und Harmonierung
der Klassifizierung
 Fehlerhandling und Wiederauf-
setzten
• Dokument Delete via CSV
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34. Wer ist KARŌN?
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 34

35. VOM VIRTUELLEN PRODUKT ZUM REALEN
VON DER VIRTUELLEN FABRIK ZUR REALEN
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 35
KARŌN ist ein Beratungshaus und steht für bessere
Prozesse in den Bereichen Konstruktion, Portfolio- und
Projektmanagement, Fertigung sowie Logistik.
Wir begleiten Sie durchgängig in jeder Projektphase.
Von der Strategie über die Prozessoptimierung bis
hin zur Implementierung.

36. SAP-Lösungen
und weitere
Teamcenter-
Lösungen
und weitere
BERATUNGSUMFELD
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 36
PRODUKTLEBENSZYKLUS

37. UNSERE KUNDEN
FÜHRENDE MITTELSTÄNDLER UND KONZERNE
KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 37

38. Sebastian Weise
Business Consultant
KARŌN Beratungsgesellschaft mbH
Vor der Niederpfort 13 / 65428 Rüsselsheim
Telefon +49 175 7285701 / Telefax +49 6142 30170-11
sebastian.weise@karon.de / www.karon.de
Geschäftsführung
Heinz Jörg Göbert / Thorsten Schmidt / Marcus Kranz
KARŌN Beratungsgesellschaft mbH