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1
Herzlich Willkommen!
Digitalisierung in der Praxis:
xft eDossier-Lösungen
2
Agenda_
Vorstellung xft
Vertragsverwaltung / contract manager
Personaldossier / personnel file
Dokumenterstellung / document composer
3
Wer ist xft?_
3 60
250 100% >10
4
4
xft Lösungen_
Wir stellen sicher, dass Prozesse ohne Bruch auf der SAP Plattform durchlaufen
werden und komplett dokumentiert, nachvollziehbar und transparent sind!
CRM SRMERP
Non-SAP
SAP
Geschäftsanwendungen
(SAP und Dritte)
Unstrukturierte
Informationen
xft-Lösungen
5
xft Produktportfolio_
6
Strategischer Partner SAP_
xft ist offizieller SAP-Partner seit 2004
xft stellt regelmässig als SAP-Partner auf Messen aus (CeBIT, DSAG, Control, …)
Jedes Release der xft add-on suite (i.d.R. jährlich) wird bei der SAP zertifiziert
dadurch Upgrade-Garantie für neue SAP Releases für den Kunden
Support für xft Software ist in den SAP Service Marktplatz integriert
service.sap.com
7
SAP Zertifizierungen_
8
Herausforderungen im Vertragsmanagement_
Verfügbarkeit
Verträge sind nicht oder nur mit
hohem Zeitaufwand auffindbar
Aktualität
Vertragskopien im Umlauf, die
nicht dem aktuellen Stand
entsprechen
Auswertbarkeit &
Vertragsbeziehungen
Grundlage für Entscheidungen
fehlt bzw. kann schwer
abgebildet werden
Zugriffsbeschränkung
Verschiedene Ablageorte
Nachvollziehbarkeit
Änderungen und Zugriffe
werden nicht protokolliert
Termine & Fristen
Werden nicht eingehalten
9
Einsatzgebiete des Vertragsmanagements_
Eingangs-
logistik
Verträge mit
Lieferanten,
Transport-
unternehmen
Fertigung
Verträge mit
Subunter-
nehmen,
Partner
Marketing
& Vertrieb
Verträge mit
Werbeagentu
ren Medien,
Kunden
Management / Vorstand
Zugriff auf Verträge aller Art, z.B. Konzerngesellschaften
IT-Abteilung Leasing-/Kaufverträge für Hard- und Software
Personalabteilung Arbeitsverträge, Verträge mit Personaldienstleistern
Finanzabteilung Verträge mit Banken, Verträge mit Vorständen
Beschaffung / Einkauf Rahmen- und Einzelverträge mit Lieferanten
Rechtsabteilung Alle Arten von Verträgen
Beteiligungen Gesellschaftsverträge, Verträge mit Beratern
Ausgangs-
logistik
Verträge mit
Kunden, Post,
Transport-
unternehmen
Kunden-
dienst
Verträge mit
Kunden
Lieferanten
Partner
Mitarbeiter
HR Dienst-
leister
Kunden
10
xft contract manager_
• Fertige Produktlösung vollständig in SAP integriert
• SAP Lizenzierung sichergestellt: keine Gefahr der indirekten Nutzung
• Unterschiedliche Einsatzgebiete
• Generischer Ansatz unterstützt den Einsatz in dem jeweils relevanten
Kontext mit den jeweils benötigten Vertragsarten
• Vielfältige Recherchemöglichkeiten (z.B. Volltextsuche etc.)
• Revisionssichere Ablage & Dokumentation
• Zentraler Zugriff
12
Funktionen_
• Darstellung von Vertragsbeziehungen
• Übergreifende Vertragsrecherche über Vertragsdaten
• Vertragsstammblatt je Vertragsart – vertragsspezifische Daten
• Eingeblendete Aktenkopfdaten
• Aktenstruktur mit knotenspezifischen Funktionen
• Navigation über integrierte Previews
• Integration von SAP Objekten mit generischer Suchfunktion
• Automatische Terminverwaltung (Anpassung & Überwachung)
• Terminbenachrichtigungen via xft Mail SP
• Import & Export von Dateien über Drag & Drop
• Import von Outlook Mails per Drag & Drop
• E-Mail Integration (Check-In in & Senden aus der Akte)
• Integrierter Ad-hoc Workflow (xft compliance cycle)
13
Vertragscockpit / Recherche_
1
(1) Funktionsbereiche im
Vertragsmanagement, hier:
Darstellung der „Anlage und
Suche“
(2) Anzeige verfügbare
Vertragsarten mit
Kontextmenüfunktionen und Link
zur „Übergreifenden
Vertragssuche“ (je nach
Berechtigung)
(3) Trefferliste für
Vertragsartspezifische
Recherchen
(4) Bereich mit den verfügbaren
Rechercheattributen der
Vertragsverwaltung
(5) Bereich der Trefferliste nach
Ausführung einer Recherche
2
3
4
5
14
Aktenstruktur_
1
(1) Funktionsleiste zur Vertragsbearbeitung
(2) Vertragskopf zur Darstellung wichtiger
Vertragsattribute
(3) Beispiel-Struktur einer Vertragsakte
2
3
15
Dokumentenimport / Mail_
Import per Drag & Drop
Windows Filesystem Control
16
Mobile Devices / Fiori_
Relevante SAPUI5
Zugriffe als Kacheln im
Fiori Launchpad
Dadurch Erreichbarkeit
aller Benutzer auf allen
Devices
17
Agenda_
Vorstellung xft
Vertragsverwaltung / contract manager
Personaldossier / personnel file
Dokumenterstellung / document composer
18
Herausforderungen im Personalwesen/Papierakte_
Verfügbarkeit
Entliehene Akten sind für
andere nicht einsehbar
Zugriffs-
beschränkung
Zugriff auf die Akte ist orts- und
zeitabhängig
Qualitätsverluste
Verteilte Informationen und
mangelnde Aktualität
Fristen
Aufbewahrungs- / Löschfristen
werden nicht eingehalten
Abstimmung
Vielfältige Kommunikations-
und Abstimmungswege nötig
Nachvollziehbarkeit
Änderungen und Zugriffe
werden nicht protokolliert
19
xft personnel file - Vorteile_
• Komplette Produktlösung vollständig in das bestehende SAP HCM-
System integriert (effiziente Einführung)
• Alle Funktionalitäten in einer Arbeitsoberfläche (für HR-Sachbearbeiter)
• Passender Zugriff für jede Rolle (Verschiedene Sichten für verschiedene
Benutzergruppen)
• Akte im SAP GUI, im Webbrowser, auf Mobile Device (SAP Gateway +
SAPUI5 Frontend)
• Zentraler, gleichzeitiger und standortunabhängiger Zugriff
• Vollständige Konsistenz und Aktualität der Daten – Datensicherheit
• Transparenz zum Akteninhalt / Ursprung
• Integration mit SAP-Portal & Employee-/Manager-Self-Services (ESS/MSS)
20
SAP GUI_
1
(1)Personalstammdaten auf einen
Blick im Aktenkopf
(2)Übersichtliche Ordnerstruktur für
Dokumente & Informationen
(3)Navigation per
Dokumentenvorschau
(4)Dokumentenviewer
(5)Direktzugriff auf SAP-
Transaktionen
(6)Integration von MS-Office, E-Mails
& Filesystem ….
2
3
4
56
21
Mobile Device (SAPUI5/Fiori)_
1
(1)Personalstammdaten auf einen
Blick im Aktenkopf
(2)Übersichtliche Ordnerstruktur für
Dokumente & Informationen
(3)Navigation per
Dokumentenvorschau
Häufig genutzt in Verbindung mit
SAP ESS/MSS + Portal
2
3
22
«document composer»_
1
(1)Personalstammdaten auf einen Blick
im Aktenkopf
(2)Übersichtliche Ordnerstruktur für
Dokumente & Informationen
(3)Navigation per Dokumentenvorschau
oder über Ordnerstruktur (auch
Wischen)
Sicherer Zugriff – auch mobil
2
3
23
SAP SuccessFactors_
24
Aktenfunktionen_
Sichten & Funktionen
werden über SAP
Berechtigungen &
Benutzerrollen gesteuert
Direkter Absprung aus
und auf zentrale HR-
Funktionen
(PA20, PA30, PA40..)
Zeitlich befristete
Ausleihe mit
eingeschränktem Zugriff
möglich
Wiedervorlage &
Notizfunktionen (Akten-
& Dokumentnotizen)
Einfache Navigation
per
Dokumentenvorschau
oder im Aktenbaum
Fortlaufende
Protokollierung aller
Aktenzugriffe &
Aktivitäten
(konfigurierbar)
Erweiterungsfähig z.B.
weitere HR Aktentypen
oder Checklisten für
eigene HR-Prozesse
Automatische
Überwachung des
Aktenbestandes
(Retention
Management)
Administration des
Aktenbestandes (z.B.
initiales ladeprogramm,
Reporting über
Aktenbestand)
25
Dokumentenfunktionen_
Übersichtliche,
strukturierte & einfach
bedienbare
Dokumentenablage
Vordefinierte 4-Augen-
Workflows für kritische
Dokumentaktivitäten
(Löschen, Umhängen)
Drag & Drop Ablage
von Dokumenten aus
MS Outlook, Lotus Notes
& Windows Filesystem
Automatisches Starten
von Workflows +
Prozessen bspw. zur
Löschung temporärer
Dokumente
Zustellung von
Aufgaben per SAP-
Workflow,
E-Mail + Fiori
Launchpad
Automatische Ablage
von selbst erstellten
Dokumenten (z.B.
Bescheinigungen PM20)
Konfigurierbare
Funktionen auf
Aktenordner und
Dokumente
Dokumenteingang aus
Scannen mit Barcode
(SAP Standardszenario)
Erweiterungsfähig z.B.
Einbindung von
Formularszenarien
(Processes & Forms)
26
Agenda_
Vorstellung xft
Vertragsverwaltung / contract manager
Personaldossier / personnel file
Dokumenterstellung / document composer
27
Typische Arbeitsweise_
„Ich suche mir ein
ähnliches Dokument und
erzeuge eine Kopie.“
„Ich suche mir die
passenden Daten
zusammen und trage sie
ein.“
„Ich lasse alles Korrektur
lesen. Leider gibt es
dennoch immer wieder
Fehler.“
„Ich lege alle Dokumente
bei mir lokal ab.“
„Ich passe den Text an, so
wie ich ihn brauche“.
28
Effiziente Arbeitsweise_
„Ich suche mir eine
geprüfte Vorlage aus.“
„Ich kann die Teile des
Dokuments, die nicht
bindend sind, in Word
bearbeiten.“
„Die Daten werden vom
System automatisch
eingetragen.“
„Wenn nötig, kann ich das
Dokument in einen
Freigabeumlauf
schicken.“
„Das System legt die
Dokumente automatisch
ab.“
29
Abdeckung der Anforderungen_
• Nachbearbeitung muss möglich sein
der xft document composer verarbeitet MS Office Dokumente. Diese können vom
Sachbearbeiter in Microsoft Word bearbeitet werden.
• Keine weiteren Tools und Applikationen
der xft document composer verwendet vorhandene SAP-Tools und Ressourcen
und benötigt keine eigene Infrastruktur. Der xft document composer ist Bestandteil
des xft Add-ons.
• Daten aus SAP Anwendungen sollen direkt verwendet werden
die Datenbeschaffung erfolgt im xft document composer zu 100% im SAP.
• Vorlagenerstellung durch Serviceabteilungen
die Vorlagenerstellung geschieht beim xft document composer durch die
Fachabteilung und nicht durch einen Entwickler.
• Verwaltung der Vorlagen- und Dokumente im SAP-System
beim xft document composer liegen die Vorlagen im SAP System (Verwaltung,
Berechtigung, …).
30
«document composer»_
Strukturierte Vorlagenerstellung und -verwaltung
31
Process Partner AG | Bionstrasse 5 | CH-9015 St. Gallen
fon +41 71 314 07 07 | fax +41 71 314 07 08 | info@processpartner.ch
www.processpartner.ch
Ein Unternehmen der All for One Steeb Gruppe
/// Zum Referenten:
Michael Lucht
SAP Solution Consultant
michael.lucht@processpartner.ch

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  • 1. 1 Herzlich Willkommen! Digitalisierung in der Praxis: xft eDossier-Lösungen
  • 2. 2 Agenda_ Vorstellung xft Vertragsverwaltung / contract manager Personaldossier / personnel file Dokumenterstellung / document composer
  • 3. 3 Wer ist xft?_ 3 60 250 100% >10 4
  • 4. 4 xft Lösungen_ Wir stellen sicher, dass Prozesse ohne Bruch auf der SAP Plattform durchlaufen werden und komplett dokumentiert, nachvollziehbar und transparent sind! CRM SRMERP Non-SAP SAP Geschäftsanwendungen (SAP und Dritte) Unstrukturierte Informationen xft-Lösungen
  • 6. 6 Strategischer Partner SAP_ xft ist offizieller SAP-Partner seit 2004 xft stellt regelmässig als SAP-Partner auf Messen aus (CeBIT, DSAG, Control, …) Jedes Release der xft add-on suite (i.d.R. jährlich) wird bei der SAP zertifiziert dadurch Upgrade-Garantie für neue SAP Releases für den Kunden Support für xft Software ist in den SAP Service Marktplatz integriert service.sap.com
  • 8. 8 Herausforderungen im Vertragsmanagement_ Verfügbarkeit Verträge sind nicht oder nur mit hohem Zeitaufwand auffindbar Aktualität Vertragskopien im Umlauf, die nicht dem aktuellen Stand entsprechen Auswertbarkeit & Vertragsbeziehungen Grundlage für Entscheidungen fehlt bzw. kann schwer abgebildet werden Zugriffsbeschränkung Verschiedene Ablageorte Nachvollziehbarkeit Änderungen und Zugriffe werden nicht protokolliert Termine & Fristen Werden nicht eingehalten
  • 9. 9 Einsatzgebiete des Vertragsmanagements_ Eingangs- logistik Verträge mit Lieferanten, Transport- unternehmen Fertigung Verträge mit Subunter- nehmen, Partner Marketing & Vertrieb Verträge mit Werbeagentu ren Medien, Kunden Management / Vorstand Zugriff auf Verträge aller Art, z.B. Konzerngesellschaften IT-Abteilung Leasing-/Kaufverträge für Hard- und Software Personalabteilung Arbeitsverträge, Verträge mit Personaldienstleistern Finanzabteilung Verträge mit Banken, Verträge mit Vorständen Beschaffung / Einkauf Rahmen- und Einzelverträge mit Lieferanten Rechtsabteilung Alle Arten von Verträgen Beteiligungen Gesellschaftsverträge, Verträge mit Beratern Ausgangs- logistik Verträge mit Kunden, Post, Transport- unternehmen Kunden- dienst Verträge mit Kunden Lieferanten Partner Mitarbeiter HR Dienst- leister Kunden
  • 10. 10 xft contract manager_ • Fertige Produktlösung vollständig in SAP integriert • SAP Lizenzierung sichergestellt: keine Gefahr der indirekten Nutzung • Unterschiedliche Einsatzgebiete • Generischer Ansatz unterstützt den Einsatz in dem jeweils relevanten Kontext mit den jeweils benötigten Vertragsarten • Vielfältige Recherchemöglichkeiten (z.B. Volltextsuche etc.) • Revisionssichere Ablage & Dokumentation • Zentraler Zugriff
  • 11. 12 Funktionen_ • Darstellung von Vertragsbeziehungen • Übergreifende Vertragsrecherche über Vertragsdaten • Vertragsstammblatt je Vertragsart – vertragsspezifische Daten • Eingeblendete Aktenkopfdaten • Aktenstruktur mit knotenspezifischen Funktionen • Navigation über integrierte Previews • Integration von SAP Objekten mit generischer Suchfunktion • Automatische Terminverwaltung (Anpassung & Überwachung) • Terminbenachrichtigungen via xft Mail SP • Import & Export von Dateien über Drag & Drop • Import von Outlook Mails per Drag & Drop • E-Mail Integration (Check-In in & Senden aus der Akte) • Integrierter Ad-hoc Workflow (xft compliance cycle)
  • 12. 13 Vertragscockpit / Recherche_ 1 (1) Funktionsbereiche im Vertragsmanagement, hier: Darstellung der „Anlage und Suche“ (2) Anzeige verfügbare Vertragsarten mit Kontextmenüfunktionen und Link zur „Übergreifenden Vertragssuche“ (je nach Berechtigung) (3) Trefferliste für Vertragsartspezifische Recherchen (4) Bereich mit den verfügbaren Rechercheattributen der Vertragsverwaltung (5) Bereich der Trefferliste nach Ausführung einer Recherche 2 3 4 5
  • 13. 14 Aktenstruktur_ 1 (1) Funktionsleiste zur Vertragsbearbeitung (2) Vertragskopf zur Darstellung wichtiger Vertragsattribute (3) Beispiel-Struktur einer Vertragsakte 2 3
  • 14. 15 Dokumentenimport / Mail_ Import per Drag & Drop Windows Filesystem Control
  • 15. 16 Mobile Devices / Fiori_ Relevante SAPUI5 Zugriffe als Kacheln im Fiori Launchpad Dadurch Erreichbarkeit aller Benutzer auf allen Devices
  • 16. 17 Agenda_ Vorstellung xft Vertragsverwaltung / contract manager Personaldossier / personnel file Dokumenterstellung / document composer
  • 17. 18 Herausforderungen im Personalwesen/Papierakte_ Verfügbarkeit Entliehene Akten sind für andere nicht einsehbar Zugriffs- beschränkung Zugriff auf die Akte ist orts- und zeitabhängig Qualitätsverluste Verteilte Informationen und mangelnde Aktualität Fristen Aufbewahrungs- / Löschfristen werden nicht eingehalten Abstimmung Vielfältige Kommunikations- und Abstimmungswege nötig Nachvollziehbarkeit Änderungen und Zugriffe werden nicht protokolliert
  • 18. 19 xft personnel file - Vorteile_ • Komplette Produktlösung vollständig in das bestehende SAP HCM- System integriert (effiziente Einführung) • Alle Funktionalitäten in einer Arbeitsoberfläche (für HR-Sachbearbeiter) • Passender Zugriff für jede Rolle (Verschiedene Sichten für verschiedene Benutzergruppen) • Akte im SAP GUI, im Webbrowser, auf Mobile Device (SAP Gateway + SAPUI5 Frontend) • Zentraler, gleichzeitiger und standortunabhängiger Zugriff • Vollständige Konsistenz und Aktualität der Daten – Datensicherheit • Transparenz zum Akteninhalt / Ursprung • Integration mit SAP-Portal & Employee-/Manager-Self-Services (ESS/MSS)
  • 19. 20 SAP GUI_ 1 (1)Personalstammdaten auf einen Blick im Aktenkopf (2)Übersichtliche Ordnerstruktur für Dokumente & Informationen (3)Navigation per Dokumentenvorschau (4)Dokumentenviewer (5)Direktzugriff auf SAP- Transaktionen (6)Integration von MS-Office, E-Mails & Filesystem …. 2 3 4 56
  • 20. 21 Mobile Device (SAPUI5/Fiori)_ 1 (1)Personalstammdaten auf einen Blick im Aktenkopf (2)Übersichtliche Ordnerstruktur für Dokumente & Informationen (3)Navigation per Dokumentenvorschau Häufig genutzt in Verbindung mit SAP ESS/MSS + Portal 2 3
  • 21. 22 «document composer»_ 1 (1)Personalstammdaten auf einen Blick im Aktenkopf (2)Übersichtliche Ordnerstruktur für Dokumente & Informationen (3)Navigation per Dokumentenvorschau oder über Ordnerstruktur (auch Wischen) Sicherer Zugriff – auch mobil 2 3
  • 23. 24 Aktenfunktionen_ Sichten & Funktionen werden über SAP Berechtigungen & Benutzerrollen gesteuert Direkter Absprung aus und auf zentrale HR- Funktionen (PA20, PA30, PA40..) Zeitlich befristete Ausleihe mit eingeschränktem Zugriff möglich Wiedervorlage & Notizfunktionen (Akten- & Dokumentnotizen) Einfache Navigation per Dokumentenvorschau oder im Aktenbaum Fortlaufende Protokollierung aller Aktenzugriffe & Aktivitäten (konfigurierbar) Erweiterungsfähig z.B. weitere HR Aktentypen oder Checklisten für eigene HR-Prozesse Automatische Überwachung des Aktenbestandes (Retention Management) Administration des Aktenbestandes (z.B. initiales ladeprogramm, Reporting über Aktenbestand)
  • 24. 25 Dokumentenfunktionen_ Übersichtliche, strukturierte & einfach bedienbare Dokumentenablage Vordefinierte 4-Augen- Workflows für kritische Dokumentaktivitäten (Löschen, Umhängen) Drag & Drop Ablage von Dokumenten aus MS Outlook, Lotus Notes & Windows Filesystem Automatisches Starten von Workflows + Prozessen bspw. zur Löschung temporärer Dokumente Zustellung von Aufgaben per SAP- Workflow, E-Mail + Fiori Launchpad Automatische Ablage von selbst erstellten Dokumenten (z.B. Bescheinigungen PM20) Konfigurierbare Funktionen auf Aktenordner und Dokumente Dokumenteingang aus Scannen mit Barcode (SAP Standardszenario) Erweiterungsfähig z.B. Einbindung von Formularszenarien (Processes & Forms)
  • 25. 26 Agenda_ Vorstellung xft Vertragsverwaltung / contract manager Personaldossier / personnel file Dokumenterstellung / document composer
  • 26. 27 Typische Arbeitsweise_ „Ich suche mir ein ähnliches Dokument und erzeuge eine Kopie.“ „Ich suche mir die passenden Daten zusammen und trage sie ein.“ „Ich lasse alles Korrektur lesen. Leider gibt es dennoch immer wieder Fehler.“ „Ich lege alle Dokumente bei mir lokal ab.“ „Ich passe den Text an, so wie ich ihn brauche“.
  • 27. 28 Effiziente Arbeitsweise_ „Ich suche mir eine geprüfte Vorlage aus.“ „Ich kann die Teile des Dokuments, die nicht bindend sind, in Word bearbeiten.“ „Die Daten werden vom System automatisch eingetragen.“ „Wenn nötig, kann ich das Dokument in einen Freigabeumlauf schicken.“ „Das System legt die Dokumente automatisch ab.“
  • 28. 29 Abdeckung der Anforderungen_ • Nachbearbeitung muss möglich sein der xft document composer verarbeitet MS Office Dokumente. Diese können vom Sachbearbeiter in Microsoft Word bearbeitet werden. • Keine weiteren Tools und Applikationen der xft document composer verwendet vorhandene SAP-Tools und Ressourcen und benötigt keine eigene Infrastruktur. Der xft document composer ist Bestandteil des xft Add-ons. • Daten aus SAP Anwendungen sollen direkt verwendet werden die Datenbeschaffung erfolgt im xft document composer zu 100% im SAP. • Vorlagenerstellung durch Serviceabteilungen die Vorlagenerstellung geschieht beim xft document composer durch die Fachabteilung und nicht durch einen Entwickler. • Verwaltung der Vorlagen- und Dokumente im SAP-System beim xft document composer liegen die Vorlagen im SAP System (Verwaltung, Berechtigung, …).
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