Das Dokument beschreibt den Riva Integration Server für Microsoft Exchange, der eine serverseitige Integration von CRM-Daten in Exchange-Clients ermöglicht, um die Effizienz der CRM-Nutzung zu verbessern. Es hebt die Herausforderungen bei der Implementierung von CRM-Systemen hervor, insbesondere die manuelle Dateneingabe durch Mitarbeiter, und bietet eine Lösung, die die Anpassung an neue Arbeitsweisen erleichtert. Riva verspricht, die Produktivität zu steigern, Kosten zu senken und die Benutzerakzeptanz durch eine nahtlose Integration zu verbessern.

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Ihrem CRM
CRM:
Riva Integration Server für Exchange
Wolfgang Berger
Business Development
Omni Technology Sol tions EMEA
Technolog Solutions
wberger@omni-ts.com
www.omni-ts.com
+49.8192.99733.25
+49 8192 99733 25

2. Agenda
1. MS Exchange, Outlook und CRM
2. Probleme
3. Riva Integration Server für Exchange
4. Screen Shots
4 S Sh t
5. Und wie geht es weiter?

3. Microsoft Exchange Markt
In 2009 hatte Microsoft Exchange Server eine Basis von 241
Millionen vor Ort Installationen und gehosteten Mailboxen,
bis
bi zum E d 2013* soll di
Ende ll diese auf 347 Milli
f Millionen wachsen.
h
Microsoft’s Outlook Client ist der populärste Client auf dem
Markt,
Markt mit 476 Millionen installierter Anwendungen.*
Anwendungen
Entourage verfügte über 4 Millionen Installationen in 2009. Es
wird voraus gesagt, dass diese Zahl sich bis 2013*
g g,
verdreifachen und 12 Millionen erreichen wird.
Gartner bewertet den Marktanteil von MS Exchange auf 48%,
bei IDC Analysten steigt der Anteil auf 52%. Eine Ferris
Research Umfrage unter 917 Unternehmen in aller Welt
bezifferte den Einsatz von Exchange auf 65%.
* Source: The Radicati Group, 2009

4. Alles ist im E Mail Programm …
E-Mail
In 2009, sendete und empfing ein typischer Mitarbeiter in
einem Unternehmen ca. 167 Nachrichten täglich.
Unternehmen, die alle diese Nachrichten archivieren
wollen, benötigen etwas über 20 MB Storage pro
Mitarbeiter pro Tag.*
Ein durchschnittlicher Mitarbeiter verbringt ein Viertel
seines Arbeitstages mit E-Mail bezogenen Aufgaben. Im
Vergleich dazu verbringt er 14% seiner Zeit in Meetings und
g g g
nur 9% eines Arbeitstages mit Telefonaten.*
Wieviel Zeit wird damit verbracht wichtige Informationen ins
CRM einzutragen? Wie können Sie sicher stellen, d
i ? Wi kö Si i h ll dass
notwendige Informationen auch wirklich im CRM gepflegt
werden? Und wie sorgen Sie für einen effektiven
Einsatz des CRMs?
* Source: The Radicati Group, 2009

5. Die Herausforderungen einer CRM Implementierung
CRM Experten können sich ein Scheitern der
Geschäftsprozesse und Technik-Projekte nicht leisten.
Um die wahren Stolpersteine einer CRM Initiative heraus zu
finden, befragte Forrester 133 Unternehmen, die eine von
24 führenden CRM Lösung einsetzen
einsetzen.
Unter allen berichteten Problemen, bezogen sich 22% auf
”Menschliche" Faktoren. Sieht man genauer hin, so lauern
g ,
Gefahren in langsamer Adaptierung durch die Nutzer
(49%); nicht entsprechende Aufmerksamkeit für Change
Management und Trainings (36%); und Schwierigkeiten
die unternehmensweite Kultur an neue Arbeitsweisen
zu gewöhnen (15%).
* Source: Forrester, 2009

6. DIE GRÖSSTE HERAUSFORDERUNG JEDER CRM LÖSUNG
Nutzer verbringen die meiste Zeit mit
Outlook und pflegen nur ungern manuell
Informationen in ein CRM-System ein.

7. Herausforderung 1: Menschen
Die ‘menschlichen Fallen jedes
menschlichen
CRMs
Der Großteil der Geschäfts-
kommunikation findet via E-Mail
statt. E-Mails werden im E-Mail
Client verwaltet und archiviert.
Die manuelle Eingabe von Daten
im CRM verbraucht Zeit, die
eigentlich für vertriebliche Aktivitäten
oder Kunden-Support gebraucht
wird.
Der E-Mail Client ist die de-facto
Quelle für Kontakte, Kalender,
Aufgaben d ll K
A f b und alle Kommunikation.ik ti

8. Herausforderung 2: Client-seitige CRM Plug-
ins
Fast alle CRM Anbieter offerieren
client-seitige CRM Plug-Ins, ABER
Diese müsen auf jedem Client
einzeln installiert werden
Benötigen I t dh lt
B öti Instandhaltung und
d
Support
Wenn das CRM oder die Hardware
Wenn
upgedated wird, müssen die Plug-
Ins erneut installiert werden
KEINE skalierbare Lösung
KEINE individuelle Vergabe von
Zugangsrechten
Z ht

9. Die Lösung: Server-seitige CRM Integration
Server seitige CRM-Integration
Riva Integration Server für Microsoft
Exchange bietet transparente,
server-seitige Integration der CRM
Daten in allen Exchange Clients.
EINE einfache Installation und
Maintenance
Regeln für Rechte- und
Zugangsvergabe
Single Sign-In über den E-Mail Client
“Mehr als Synchronisation! Riva
liefert Integration und
interoperabilität.
interoperabilität.”

10. Riva – Nahtlose Brücke zu CRM Daten
Server-seitige
CRM Integration Server User Client
 MS Dynamics CRM  WIN  Outlook
 MS Dynamics NAV  Mac  Outlook Web
 MS SharePoint Access
 Salesforce  KEINE plug-ins
 Oracle
O l CRM
p g  Entourage
 Alle benötigten
 SAP CRM Informationen  BlackBerry
 SugarCRM  Jederzeit  ActiveSync
 SageCRM  Jeder Client
 Saleslogix
S l l i
Mobile
oder mobiles Endgeräte
 NetSuite CRM Endgerät
 GoldMine  Bi-direktionale
 info@hand Synchronisation
y

11. Vorteile: Business & Financial
 Fördert die Zusammenarbeit und erhöht die unternehmens-
weite Produktivität ohne grosse Kosten und Veränderungen
an b t h d S t
bestehenden Systemen
 Erhöht die Rentabilität durch durchgängigen Zugang mit
besser integrierten Informationen
 Verbessert die Genauigkeit von Verkaufsabschätzungen
(
(Forecast)
)
 Unterstützt die Mitarbeiter
 Ohne sie zu zwingen ihre Arbeitsabläufe zu verändern
zwingen,
 Durch einfache Nutzung, Zugang zu jeder Zeit und
über jedes Gerät
 Durch mehr Zeit sich auf wichtige Aufgaben
zu konzentrieren

12. Benefits: Technical & Operational
 No-touch Integration (keine Softwareinstallation auf
TM
Clients)
 Transparent zu Exchange und dem CRM
®
 Keine neue Infrastruktur oder Änderungen an der
Firewall erfoderlich
 Macht aus allen Exchange Clients (einschliesslich
Outlook, O tl k W b A
O tl k Outlook Web Access, Entourage und
E t d
BlackBerry und mobilen Endgeräten mit ActiveSync)
integrierte CRM-Clients. Mit Unterstützung von
Zwischenspeicher und Remote Modus.

13. Riva Integration Server: Überblick
g

14. Riva Integration Server: Überblick
g
Microsoft Outlook
Microsoft Outlook CRM System

15. Riva s
Riva’s stärkstes Argument: Transparenz
Riva wird nur einmal auf dem Server installiert
– KEINE Plug-ins erforderlich
Transparente, bi-direktionale Synchronisation
von Verabredungen/Terminen, Telefonaten
Verabredungen/Terminen Telefonaten,
Aufgaben, Notizen, Adressbuch Kontakten,
Accounts und Unternehmen
Transparente Synchronisation von CRM
Opportunities,
Opportunities Quotes/Angeboten und
Cases/Fällen zu Outlook® und Entourage.
*Synchronized modules are CRM specific

16. Dinge müssen nur EINMAL erledigt werden
– im CRM oder in Outlook!
Off-line und On-line Funktionalität der Exchange
Clients kann genutzt werden:
Cli t k t t d
• um CRM Accounts, CRM Kontake, CRM
appointments/Termine und CRM tasks/Aufgaben
zu erstellen und zu editieren
• Um Opportunities, Cases und Quotes/Angebote
ein zu sehen

17. Riva ConnectBar und SmartConvert
TM TM
sorgen für automatische Erstellung im CRM
TM
Riva SmartConvert Drop Folders : E-Mails von Kunden und
Partnern können in CRM Inhalte umgewandelt werden –
CRM-Inhalte
direkt von Outlook aus. Mittels Drag-and-drop können neue
CRM Opportunities, Service Anfragen, Q
pp , g , Quotes/Angebote,
g ,
Tasks/Aufgaben und Termine im CRM erstellt werden.
TM
Riva ConnectBar : Di kt i E M il Cli t kö
Ri C tB Direkt im E-Mail Client können
Opportunities, Quotes/Angebote, Projekte und cases/Fälle
eingesehen,
eingesehen editiert und gelöscht werden
werden.
See: www.omni-ts.com/crm-integration

18. SmartConvert Ordner – E-Mail
TM

19. Kontakte, Kalendar, Opportunities
und Interoperabilität Screen Shots

20. CRM Kontakte in Outlook (CRM Kategorie)

21. CRM Termine in Outlook (CRM Kategorie)

22. Outlook Inbox

23. Interoperabilität: Opportunities Ordner –
mit der Option zur Aufgabenverteilung

24. Das Öffnen einer Opportunity in Outlook liefert
eine Zusammenfassung der CRM Ansicht

25. Klicken auf Ansicht öffnet die Opportunity
im CRM

26. Und wie geht es weiter?
Omni’s Roadmap orientiert sich an den Bedürfnissen der Kunden.
Wir integrieren neue Ri CRM K
Wi i t i Riva CRM-Konnektoren und Pl ttf
kt d Plattformen zur
Kollaboration auch auf Wunsch für Kunden, die bereit sind Anteile
der Entwicklung zu bezahlen.
Für 2010 sind folgende Integrationen geplant:
• SAP CRM (Q1, 2010)
• Google Apps (Q1, 2010)
• Zimbra
Zi b
• Lotus Notes
• Cisco Postpath
• Microsoft AX

27. Fazit: Mehr Zufriedenheit und schnellerer ROI
Riva schafft mehr Zeit für Mitarbeiter, die im Kundenkontakt
stehen.
stehen
Riva integriert Exchange und Ihr CRM transparent und
bietet so verbesserte Vertriebs- und Geschäftsprozesse und
Vertriebs
ein optimiertes Management dieser
Riva liefert sofortige Benutzerakzeptanz und Zufriedenheit
Zufriedenheit.
Riva steigert unverzüglich den Return on Investment von
Exchange® und Ih
E h d Ihrem CRM
CRM.

28. Riva Server-seitige Integrationen
Server seitige
CRM Integrations SQL Integrations
MS Dynamics CRM MS SQL Server
MS Dynamics NAV Oracle
MS SharePoint MySQL
Salesforce Postgres
Oracle CRM
SAP CRM
SugarCRM
SageCRM
Saleslogix
NetSuite CRM
GoldMine
info@hand
And others...

29. Bitte kontaktieren Si O
Bitt k t kti Sie Omni
i
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Wolfgang Berger
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