K&c white paper social collaboration mit in touch

Krusche & Company GmbH►Jakob-Klar-Str. 4►D-80796 München►Tel. +49 89 41617569-00►www.KruscheCompany.com
Social Collaboration mit inTouch
Steuern Sie gemeinsam mit Ihren Kunden, Partnern und Mitarbei-
tern Ihre kooperativen Abläufe gezielt und nachhaltig. Setzen Sie
Social Business Plattformen ein, um an den Erfahrungen aller zu
partizipieren und klare Verantwortlichkeiten sowie Verbindlichkei-
ten herzustellen. Informieren Sie alle Beteiligten über Ihren Pro-
jekt- oder Geschäftsfortschritt, reagieren Sie flexibel auf neue An-
forderungen und erschließen Sie unentdeckte Kreativpotentiale, um
damit geplant Mehrwert zu schaffen. Nutzen Sie die Möglichkeiten
des mobilen Netzes, um schneller zu sein.
Ausgangsbasis
Die e-mail-Flut schwillt immer weiter an. Gerade bei Entscheidern,
und bei Unternehmen, die einen hohen internen Kooperationsgrad
aufweisen - also genau dort, wo es darauf ankommt - hat es das
Maß des sinnvoll Verarbeitbaren längst überschritten.
Die Suche nach sinnvollen Lösungen ist schon seit vielen Jahren im
Gange, aber in der Praxis durchgesetzt hat sich davon bis jetzt
wenig.
Viele dieser neuen Lösungen bringen eher das Gegenteil und fügen
zur e-mail-Flut die Chat- oder die Facebook-Style-News-
Schwemme hinzu.
Ursache ist der Paradigm Shift der Knowledge-Revolution, weg von
der industriellen zur Wissensgesellschaft.1
1
siehe Knowledge Revolution http://en.wikipedia.org/wiki/Knowledge_Revolution
Eric Horvitz hat bei
Microsoft untersucht,
wie lange Angestellte
brauchen, bis sie sich
nach einer Mail, einem
Anruf oder einer Chat-
Nachricht wieder auf
ihre ursprüngliche Auf-
gabe konzentrieren
können. Im Durch-
schnitt dauert das 15
Minuten. Wer also
mehrere E-Mails, Anru-
fe, Chat-Nachrichten
pro Stunde liest, ist
zeitraubenden Ablen-
kungen ausgesetzt.

Enterprise 1.0
Der Informationsfluss in Unternehmen ist nicht mehr geprägt von
der Herstellung von Produkten und dadurch resultierend mit star-
ren Abläufen, sondern von der Schaffung von Wissen.
Industrielle Abläufe sind geprägt von festen Abläufen
Solche festen Abläufen lassen sich idealerweise mit Geschäftspro-
zessen modellieren und mit Workflow-Management-Systemen
(WfMS) unterstützen.
Allerdings lassen sich viele Geschäftsprozesse de-facto nicht ein-
fach modellieren, da sie zu komplex sind, zu viele Organisations-
einheiten zur Abstimmung benötigen und sie zu starr sind, um fle-
xibel sich auf ändernde Antworten anzupassen.
Konsequenz: das WfMS erlaubt nicht meinen aktuellen, notwendi-
gen Austausch von Informationen, also schicke ich eine e-mail.
Fallbeispiel: Globaler Einstellungsprozess
Eine international operierende Stabsfunktion in einem großen DAX-
Konzern muss jedes Land mit relativ wenigen Stellen besetzen. Der
übergreifende Ablauf ist länderübergreifend gleich, allerdings gibt
es pro Land gesetzlich vorgeschriebene oder kulturell bedingte Ab-
weichungen. Bei kleinen Ländern wie Malta oder Zypern lässt sich
dies nicht geschäftlich sinnvoll mit dem WfMS von SAP umsetzen.
Konsequenz: der gesamte Workflow wird per e-mail und Excel ab-
gewickelt, ist sehr aufwändig und intransparent für das Manage-
ment.
Der Dienstleister ATOS
hat in einer Studie he-
rausgefunden, dass die
Hälfte seiner Mitarbei-
ter mit mehr als zwei
Stunden am Tag mit e-
mails beschäftigt ist.
Und 70 Prozent dieser
e-mails waren Spam.

Zusammenarbeit im Social Web - Zeitalter
Als Antwort zur e-mail-Flut werden heutzutage sogenannte Social
Intranets propagiert. Mit den beliebten Funktionen bekannter
Netzwerke wie Facebook ausgestattet, werden Neuigkeiten aus
Projekten und Abteilungen gepostet, können einfach ad-hoc Nach-
richten über Chat ausgetauscht werden. Termine werden über Ka-
lenderfunktionen anderen Teilnehmern eingestellt.
 unkoordinierter Austausch
 „Shit storms“
 Konkurrenz hört mit
 kein Ziel
 keine Verbindlichkeit
Zusammenarbeit im Social Web - Zeitalter
Falsch eingesetzt verschärft diese neue Welt allerdings die Proble-
me erheblich:
► Zu der Ablenkung durch e-mails kommt die wesentliche höhe-
re Ablenkung durch Chats, da sie eine ad-hoc-Anwort erwarten
► Die aus Facebook bekannte News-Schwemme hält auch in Un-
ternehmensnetzwerken Einzug. Neuigkeiten und Nachrichten
nehmen erheblich zu.
► Der Austausch bleibt unkoordiniert. Wer auf welchen Aufgaben
arbeitet und bis wann Ergebnisse liefert, bleibt weiterhin un-
klar. Für das Management - und noch viel schlimmer - auch
für die Zuständigen.
Vom Social Web zum Business Web
Notwendig ist daher ein Konzept, welches die die neuen Möglich-
keiten des Social Web zielführend in die Unternehmenswelt um-
setzt.

Business
Mit Social Web Mehrwert schaffen
Die neuen Möglichkeiten des Social Web zielführend im Un-
ternehmen nutzen
Die Lösung ist also die Kombination der Zielgerichtetheit klassi-
scher Workflows mit der Flexibilität vom Social Web.
Basis sind Collaborative Workflows, die unter Einsatz von Social
Web-Technologien wie Wiki, Diskussionen, Event-Management,
stets das Geschäftsziel der Kommunikation verfolgt.
„Was haltet Ihr von
dem Bewerber Herrn
Schmitz ?“
„Welches sind die drei
wichtigsten
Features?“
„Gehen wir zum
Griechen oder zum
Italiener?“
Gehen wir um 12:00
zum Griechen oder
zum Italiener?
? Grieche
? Italiener
„Da sitzt man so nett
draußen.“
? Grieche
? Italiener
„Finde ich auch besser.“
Ergebnis
0 Grieche
3 Italiener
Typische Fragen Darstellung Web/Mobil
Collaborative Workflows sind überall.
Dabei unterstützen sie den Nutzer bei folgenden Fragen auf intuiti-
ve Weise:
► Mit Wem will ich kommunizieren ? Bestimmte Person, Gruppe
oder ein Vertreter einer Gruppe ?
► Was will ich erreichen ?
► Welche Informationen werden gesendet ? In welcher Form
(Text, Dokumente, Termine, Daten...)
► Bis wann soll die Aufgabe gelöst sein. Wann ist sie gelöst?
Collaborative Work-
flows nutzen die Ele-
mente des Social Web
zum Erreichen der ge-
schäftlichen Ziele.

Collaborative Workflow = Collaboration + Workflow
 kreativ
 Gruppenprozesse
 Vorgabe des Ziels
 Nachverfolgung des Fortschritts
 nur ausgewählte Teilnehmer
 klare Zuständigkeit
Gemeinsam im Team Aufgaben lösen. Collaborative Work-
flows kombinieren die Zielgerichtetheit klassischer Workflows
mit der Flexibilität vom Social Web.
Collaborative Workflows strukturieren also den Einsatz von Colla-
boration-Elementen wie Chat oder Kalender. Ein klassischer, einfa-
cher Collaborative-Workflow zur Vorbereitung eines Meetings ist:
1. Versenden der Agenda und Terminvorschlag an alle Teil-
nehmer mit einer Frist zur Rückmeldung.
2. Teilnehmer sehen die Anforderung und den Termin zur Be-
antwortung auf ihrem Dashboard.
3. Teilnehmer prüfen Agenda+Termin, machen Änderungsvor-
schläge über ein Gruppen-Chat, die von allen Beteiligten
gesehen und diskutiert werden können.
4. Sobald ein Konsens besteht (manuelle Entscheidung des
Einladenden), erfolgt die „offizielle“ Einladung. Diese wird
automatisch mit dem Smartphone und dem Kalender syn-
chronisiert.
Milestone A Milestone B Milestone C
Poll
Discussion
Information
...
Poll
Discussion
Information
...

Reality Check: Um einen Termin+Agenda zwischen 7 Teilnehmern
abzustimmen, kann ein Teilnehmer leicht bis zu 40 e-mails erhal-
ten. 1 Einladung + 6 Rückkopplung aller Teilnehmer + 6x5 Antwor-
ten auf die Rückkopplung + finale Bestätigung.
Praxis: Ad-hoc Collaborative Workflows
Viele Einsatzgebiete in der Zusammenarbeit lassen sich im Voraus
nicht planen. Dennoch soll die Kooperation nicht unkoordiniert er-
folgen.
Ad-Hoc-Workflows unterstützen diese flexible Teamkooperation:
Sie klammern einzelne Aktivitäten, wie Terminabstimmung, Re-
view, Nachrichtenaustausch zu einem Vorgang. Jeder Teilnehmer
kann - rechte-gesteuert - die relevanten Daten sehen, der Projekt-
leiter sieht sämtliche Informationen und ist stets im Bild über den
Status.
Fallbeispiel: Forschung
Die Forschungsabteilung eines großen Pharmaunternehmens will
den Forschungsprozess besser managen. Klassische Projektmana-
gement-Werkzeuge scheitern hier, da per-se nicht im Voraus be-
kannt ist, welche Forschungsaktivität erfolgsversprechend ist. Den-
noch soll stets der Status der einzelnen Aktivitäten bekannt sein.
Dazu wird das Forschungsprojekt über Ad-hoc Collaborative Work-
flows gesteuert. Zu einer bestimmten Forschungsaktivität werden
weitere Aufträge gestartet, Vorhaben zur Genehmigung vorgelegt,
Wissen und Dokumente ausgetauscht. Andere Teilnehmer können
diesen Prozess verfolgen und vom Wissen partizipieren.
Das inTouch-Prinzip
K&C inTouch®
ist eine Enterprise 2.0-Plattform, die effektiv auf die
spezifischen Anforderungen im Geschäftsleben angepasst werden
kann.
Basis von inTouch sind
► Community-Management als Social Web-Sicht auf die Organi-
sationsstruktur des Unternehmens, der Kunden und Partner-
firmen
► Multimediale Collaboration-Bausteine wie Chat, Diskussion,
Kalender, News, Dokumentenablage
► Collaboration-Workflows, die alles zusammenführen
I
inTouch ist Facebook +
Dropbox + Whatsapp
verbundenen mit Col-
laborative Workflows
zum zielgerichteteten
Einsatz.

Dashboard. Der Tag startet mit dem inTouch Dashboard. Auf ei-
nem Blick werden die Firmen-Neuigkeiten, eine Übersicht der an-
stehenden Aufgaben und andere aktuelle Aktivitäten angezeigt.
Knowledge-System. Mitarbeiter profitieren vom gesammelten
Know-how aller Mitarbeiter. Dokumente und Wissen stehen über
Suchmaschinen auffindbar zur Verfügung.
Team-Kalender. Erstellen, verwalten und durchsuchen Sie Grup-
penereignisse im gemeinsamen Kalender. Lassen Sie sich via
Email, Direktnachrichten oder SMS erinnern.
Ressource-Management. Finden Sie den Mitarbeiter mit den
passenden Skills für die Aufgabe. Dabei können Mitarbeiter sich
durch qualifizierte Beiträge und Pflege Ihres Profils aktiv im Unter-
nehmen selbst promoten.
Zentrales Dokumenten-Management. Dokumente werden di-
rekt aus Social Office heraus geöffnet und unter Microsoft Office®
bearbeitet. K&C inTouch kümmert sich um die jeweils richtige Ver-
sion und steuert das Ein- und Auschecken. Die Benutzer können
Bemerkungen, Bewertungen und Kennzeichnungen hinzufügen.
Externe Partner. Integration externer Mitarbeiter, Partnerunter-
nehmen und Kunden. Ein mächtiges Rollen-/Rechte-System kon-
trolliert den Zugriff auf sensible Unternehmensdaten.
Collaborative Workflow. Steuerung der Teamarbeit gemäß den
Unternehmensprozessen. Natürlich plattformübergreifend (Web
und App).
Benutzersicht
Intuitives Nutzen, eine hohe User-Experience beim Erleben eines
unmittelbaren geschäftlichen Nutzens sind Basis für den Erfolg ei-
nes Enterprise 2.0-Systems.
Daher ist inTouch konsequent plattformunabhängig und lässt sich
auf dem Browser auf dem PC oder Tablet, oder per App auf dem
Smartphone verwenden.
Collaborative Emotions
K&C inTouch zu nutzen macht einfach Spaß. Ein Dashboard mit
den wichtigsten Informationen lädt die Mitarbeiter zum regelmäßi-
gen Vorbeischauen ein. Über unser Gamification-Werkzeug spor-
nen Sie den Ehrgeiz Ihrer Mitarbeiter noch zusätzlich an, etwa:
Wer hat die besten Beiträge veröffentlicht?
Neues Wissen: Basie-
rend auf den Inhalten,
die gerade angeschaut
oder durchsucht wer-
den zeigt Social Office
Ihnen automatisch alle
verwandten Dokumen-
te, Forum-Threads,
Blog- und Wikieinträge
und Benutzer dazu an.
Teams finden sich ad-
hoc zusammen. Mit
inTouch bleibt dieser
Prozess steuerbar.

Dokumenten-Management
Basis für das gesammelte Wissen ist das Dokumenten-
Management. inTouch stellt sicher, dass die Informationen revisi-
onssicher, rechte-gesteuert gespeichert und auch wieder auffind-
bar sind.
Zentrale Dokumentenbibliothek
Exchange
Sharepoint
Mobile DevicesDesktop Server
 Revisionssicher
 Globale Suche
 Historie
 geschützt durch
Rechte-System
 Tags
 synced à la Dropbox
Dokumente sind nicht mehr auf dem PC versteckt, sondern werden
automatisch mit dem Server synchronisiert. Weitere Dokumenten-
Systeme wie Sharepoint können einfach ein(?)gebunden werden.
Über eine globale Suche steht dann - rechte-gesteuert - das ge-
samte Wissen zur Verfügung.
Knowledge-Management
Knowledge-Management erweitert das Dokumenten-Management
und stellt den Mitarbeiter in den Mittelpunkt.
Sie ist das Mittel, damit die Social Web-Plattform aus einer reinen
Ablage ein aktives Werkzeug zur Zusammenarbeit wird.
Wer stellt die besten Beiträge zur Verfügung ? Wer hat ähnliche
Erfahrungen bei einem Problem gesammelt ? Wer sind meine Kol-
legen in einem Großprojekt ? Welche Aufgaben haben sie ?
inTouch bietet
“Dropbox®
”: Ihre
Daten bleiben dabei
sicher in Ihrem Un-
ternehmen.
Finden Sie Ihre wahren
Experten: Wer veröf-
fentlich die besten Bei-
träge? Wird am meis-
ten referenziert und
„geliked“ ?

Andere Mitarbeiter bewertenDokumentenbibliothekGamification
Über Ehrgeiz
motivieren:
die besten Beiträge /
Poster erscheinen in
den Top10
Relevant Assets / Experts
Finden von relevanten Inhalten und Experten
Mitarbeiter erstellt im Rahmen seiner
Projektarbeit Ergebnisse, News,
Verbesserungsvorschläge etc.
Das Knowledge-System von inTouch macht den Experten hin-
ter den Dokumenten sichtbar.
Zugriff auf relevante Informationen
Bei einem konsequenten Einsatz von inTouch wird die Informati-
onsdichte schnell stark zunehmen. Nach der Aggregation filtert in-
Touch daher die relevanten Informationen für den Mitarbeiter und
unterstützt ihm bei der Priorisierung der Aufgaben.
Zentrale Unternehmens-
nachrichten
Projektergebnisse
Best Practises
Personal-
abteilung
Mitarbeiter
Aggregation aller zugeordneten
Informationen
Filtern der relevanten
Informationen
 Fokussierung!
Dokum
ente
Forum
sbeiträge
Ereignisse
Nachrichten
Aufgaben
Bei erfolgreichem Einsatz stehen bald sehr viele Informatio-
nen zur Verfügung. Die individuellen Filterfunktionen machen
sie handhabbar.

Gemeinsam Aufgaben lösen
Neue Kommunikationsformen von sozialen Netzwerken vereinfa-
chen zwar den Austausch, lassen aber die Nachrichtenflut noch
weiter anschwellen.
Death of e-mail - Kommunikation muss wieder zielgerichtet
werden
inTouch kombiniert daher die Vorteile von Business Workflows mit
Collaborative Funktionen: Zu jedem Zeitpunkt ist festgelegt, wer
an welcher Diskussion und Entscheidung beteiligt ist, und bis wann
ein Ergebnis zu liefern ist.
Beispiel: Eine Bewerbung wird intern geprüft. Neben formaler Prü-
fung durch die Personalabteilung erfolgen auch Diskussionen durch
Abteilungsleiter und Experten über die Qualifikationen des Bewer-
bers. Die Entscheidung erfolgt anschließend im Management.
Bewerber Bewerbung Personalabteilung
Manager entscheidet
Experten diskutieren
vorgegebener Workflow
gemeinsame Dokumente
Bewerber Entscheidung Personalabteilung
Bewerbung
Rückfragen an Bewerber
Informieren über Stand
Collaborative Workflows unterstützen das Lösen von Aufgaben von
Teams
Death of phone call - so einfach wie ein Anruf
inTouch instant geht einen Schritt weiter: die einfache Nutzbarkeit
per Mobile App. Einfach überall zu verwenden, können Sie im si-
cheren Umfeld schnell und effektiv kommunizieren.
Beispiel Personalvermittlung: Sie wollen einen Termin mit einem
Bewerber und Ihrem Kunden koordinieren? Mit inTouch instant er-
fahren Sie unmittelbar, wann er Ihre Nachricht gelesen hat, und
inTouch bietet
“Workflow + Face-
book®
”
 die neuen Möglich-
keiten des Social Web
für Ihr Unternehmen
nutzen und Ergebnisse
liefern.
Faktisch gibt es überall
Collaborative Work-
flows, wie es die Flut
von e-mails mit vielen
Verteilern und unklaren
Zuständigkeiten zeigt.
inTouch bietet
“Workflow +
Whatsapp®
”
 erhalten Sie unmit-
telbar Feedback für
zeitkritische Aufgaben

wann er Zeit für ein Interview hat. Aufwändige Versuche nur um
den Telefonverbindung zu erhalten, sind nicht mehr nötig.
Flexibel im Alltag dank ad-hoc Workflows
Klassische Workflows sind statisch, komplex - und sie entsprechen
sehr selten den Anforderungen der Praxis. Tatsächlich dauert die
Einführung eines Workflow-Management-Systems viele Monate,
wenn nicht Jahre, da versucht wird, die Zukunft vorwegzunehmen
und alle Eventualitäten abzubilden. Ein sehr ambitioniertes Vorge-
hen.
inTouch unterstützt daher konsequent ad-hoc-Workflows. Abhängig
von der Situation entscheidet der Verantwortliche über das ange-
messe Vorgehen. Die Vorteile bleiben erhalten: der Status des
Vorgangs ist stets bekannt, die Verantwortung definiert und sämt-
liche Kommunikation ist in einem Vorgang abgelegt.
Durch Einsatz vordefinierter Workflow-Bausteine (Termin abstim-
men, Agenda abstimmen, Review durchführen, Genehmigung etc.)
lässt sich inTouch in kürzester Zeit einführen.
Komplexere Workflows werden dann schrittweise definiert.
Reality Check: Einführung Open
Innovation mit inTouch
Der Begriff Open Innovation bzw. offene Innovation bezeichnet die
Öffnung des Innovationsprozesses von Organisationen und damit
die aktive strategische Nutzung der Außenwelt zur Vergrößerung
des Innovationspotenzials. Das Open-Innovation-Konzept be-
schreibt die zweckmäßige Nutzung von in das Unternehmen ein-
und ausdringendem Wissen, unter Anwendung interner und exter-
ner Vermarktungswege, um Innovationen zu generieren.[Wikipedia]
Klassische Social Web-Plattformen wie Facebook eignen sich zur
Umsetzung einer Open Innovation-Plattform nur bedingt: die Kon-
kurrenz kann die Ideen mitnutzen, den Austausch stören, Shit-
Storms können eine Diskussion in eine völlig falsche Richtung füh-
ren.
inTouch lässt sich in
kürzester Zeit einfüh-
ren und dann konse-
quent während des Be-
triebs den Bedürfnissen
anpassen.

Industriell
 Rückkopplung durch
Kunden erst nach
Auslieferung oder durch
aufwändige
Marktforschung
 Wissen der Kunden wird
nicht genutzt
Social Network
 Konkurrenz lauscht mit, da
keine geschlossene
Community
 Feedback nicht
kontrollierbar, gerade bei
neuen Produkten häufig
nicht erwünscht
Ein Business Web mit Collaborative Workflows unterstützt das Lösen
von Aufgaben von Teams
Die Konzeption eines Business Webs erfolgt in 2 Schritten:
1. Identifizierung Stakeholder
2. Design Collaborative Workflows
1. Stakeholder

Im ersten Schritt werden die Stakeholder identifiziert.
► Innerhalb oder außerhalb des Unternehmens?
► Welche Ziele verfolgen sie ?
► Welche Rechte haben sie ?
► Zu welcher Persona2
gehört sie ?
Beispiele für den Bereich Open Innovation sind:
Gruppe Produkt-
mage-
ment
Entwick-
lung
Vertrieb Eingela-
dene
Kunde
Ziel Feedback
über Fea-
tures früh-
zeitig ein-
holen
Feedback
über Quali-
tät erhalten
Kundenkon-
takt verbes-
sern
Features
erhalten,
die man
wirklich
braucht
Rechte Umfragen
initieren
Freigabe
von Kun-
denbeiträ-
gen
Moderation
von Foren
Direktkon-
takt Nutzer
An Umfra-
gen teil-
nehmen
Vorschläge
für neue
Features
2
Eine Persona (lat. Maske) ist ein Modell aus dem Bereich der Mensch-
Computer-Interaktion.Die Persona stellt einen Prototyp für eine Gruppe von
Nutzern dar, mit konkret ausgeprägten Eigenschaften und einem konkreten
Nutzungsverhalten. Personas werden im Anforderungsmanagement von Com-
puteranwendungen verwendet.[Wikipedia]
Wertvolle Daten ver-
schwinden nicht im e-
mail-Postfach. Mit in-
Touch sind sämtliche
Informationen zu ei-
nem Vorgang revisi-
onssicher auffindbar.

2. Collaborative Workflows definieren
Zur Erreichung der Ziele sind Kooperationen notwendig, die von
den Stakeholdern durchgeführt werden.
Task Manager für agile Prozesse
Präsentation Firmen- und Projektstrategie (News)
 Experten-Datenbank
 Self-Branding
 Intranet+Extranet
 Projektordner
 Projektkalender, Forum
 Forum
 Blogs
 Global Search
 Best Practises
 Projekt-Controlling
 Gamification
 Integration in Unternehmenswelt
Mit Open Innovation vom Wissen Ihrer Kunden profitieren
Für Open Innovation heißt das: Das Ziel der Entwicklung neuer
Features, die wirklich benötigt werden, ist ein gemeinsames von
Produktmanagement, Entwicklung und den Kunden. Dieser Work-
flow ist dabei nicht starr, aber auch nicht beliebig. Er könnte fol-
gendermaßen aussehen:
1. Produktmanagement startet Umfrage über neues Feature.
Dieses wird multimedial beschrieben.
2. Die Umfrage wird vor Freischaltung von der Entwicklung
geprüft. Etwaige Änderungen werden zurückgekoppelt.
3. Produktmanagement schaltet dann die Umfrage frei. Einge-
ladene Kunden (in der Regel Power-User) werden befragt.
Sie können abstimmen, aber auch Meinungen hinterlegen.
4. Produktmanagement moderiert den Prozess, die Entwick-
lungsabteilung verfolgt ihn und gewinnt so wertvolle Infor-
mationen über die Nutzung des Systems.
5. Am Ende der Umfrage wird das Ergebnis allen Beteiligten
zur Verfügung gestellt.
Mit inTouch lässt sich ein solcher Workflow rasch definieren. Dabei
werden klassische Elemente die Diskussion, Umfrage oder Na-
chrichtenfluss in einem Workflow kombiniert.
Mit Open Innovation
vom Wissen Ihrer Kun-
den profitieren.

Anzeige
Der Anwender wird bei Einsatz der Collaborative Workflows intuitiv
geführt und bei seinen konkreten Fragestellungen abgeholt.
Intuitive Nutzung der inTouch-Workflows
Dies sind etwa Ad-hoc-Workflows
► Termin mit Agenda abstimmen
► Rückfrage mit Termin
► Genehmigung durch Vorgesetzten
oder komplexere Workflows
► Bewerbungsprozess mit Prüfung durch einer Gruppe von Fach-
beratern auf Eignung, Bestätigung durch das Management
► Reviewprozess eines Lastenheftes durch die Fachabteilung,
weitere Abteilung wie Revision und durch das Management
Somit ist sichergestellt, dass alle betrieblich vorgegebenen Schritte
wie die Bestätigung des Vorgesetzten durchgeführt werden.
inTouch ist einfach und
holt Ihre Nutzer bei
ihren konkreten Aufga-
benstelllungen im All-
tag ab.

Instant Collaboration
Schnelle und verbindliche Kommunikation, etwa zeitnahe Abstim-
mungen über Termine oder Entscheidungen über das weitere Vor-
gehen werden auch heute noch in der Regel nicht per e-mail, son-
dern per Telefon oder im Meeting durchgeführt.
- Vermeidbare - Telefonanrufe sind aber noch störender als e-
mails, da der Angerufene die Priorität des Anrufs nicht kennt und
daher abheben muss, und er damit sofort aus der Arbeit herausge-
rissen wird.
Und doch gibt es zum Telefonanruf keine Alternative: muss sicher-
gestellt werden, dass der Empfänger die Nachricht zeitnah erhält,
und muss dies der Sender wissen, dann ist dies über e-mail nicht
möglich: es ist unklar, ob der Adressat die Nachricht tatsächlich
gelesen hat.
Daher basiert das Geschäftsmodell in vielen Bereichen auf dem Te-
lefon, mit dem verbundenen Nachteilen und Kosten, etwa in fol-
genden Einsatzgebieten
► Personalvermittler stehen im dauernden Kontakt mit Bewer-
bern und Kunden. Ihr Hauptauftrag ist es, den passenden Be-
werber zum passenden Kunden zu vermitteln. Dieser Prozess
ist zeitkritisch und wird daher in der Regel per Telefon abgewi-
ckelt.
► Eine ähnliche Problemstellung gilt für Immobilienmakler, die
interessante Objekte schnell an ihre Mandanten vermitteln
müssen.
► Eine hohe Erreichbarkeit und der direkte Kundenkontakt ist im
Customer Care - Bereich entscheidend. Der Kunde erwartet
schnell eine Antwort auf sein Problem und will nicht lange in
einer Warteschleife warten.
Neben e-mail sind -
vermeidbare - Telefon-
anrufe die zweite große
Quelle von Störungen.

 inTouch Web
Informieren
Diskutieren
Delegieren
Death of e-mail Death of phone call
inTouch App
Verbindliche+sichere
Kommunikation mit
Instant Workflow App
Kommunikation mit klarem Ergebnis. inTouch instant unter-
stützt die Teamarbeit konsequent überall und jederzeit.
inTouch instant automatisiert diese zeitkritische Kommunikation
und steuert automatisiert die Folgeverarbeitung. Über eine App
steht der Nutzer im ständigen Kontakt. Per Collaborative Workflow
werden etwa Anfragen und Terminabstimmungen gesendet. Der
Empfänger wird unaufdringlich über ein Symbol in der Statuszeile
und per Vibration informiert, und kann entscheiden, wann er es
bearbeitet. Dies geschieht sehr einfach - „U-Bahn-tauglich“ über
ein intuitives, aber zielgerichetes User Interface.
BewerberPersonalvermittler
Informiert über
neues Projekt.
a) Interessiert?
b) Verfügbar?
Terminvorschläge
Interview
a) Bestätigung
b) Verlegung
Informiert über
Status Recruiting
Informiert Status
Verfügbarkeit
Der Ablauf im Bewerbungsprozess ist gekennzeichnet durch
einen hohen Interaktionsgrad mit aufwändigen Telefonaten.
Mit inTouch instant
stehen sie 24/7 mit
Ihren Kunden im Kon-
takt.

Messen der Aktivitäten
Die erfolgreiche Einsatz einer Enterprise 2.0-Plattform erfordert ein
regelmäßiges Monitoren der Tätigkeiten. Dies ermöglicht es, noch
brachliegende Nutzungspotentiale zu nutzen.
Über Gamification-Aktionen (etwa Top10 der am meisten aktiven
Nutzer) kann die Teilnahme einfach gefördert werden.
Denn nur ein tatsächlich genutzes Enterprise 2.0 ist sinnvoll.
Aktivität der Nutzer im Netzwerk, Grad der Vernetzung
unter den Mitarbeitern, Influencer (hohe Vernetzung/hohe
Aktivität), Topical Leader, Anzahl der Updates der
Statusmeldungen, Grad der Profilvollständigkeit …
In wie vielen Gruppen sind Mitarbeiter aktiv, zu welchen
Zeiten sind Mitarbeiter aktiv, Microblogging/Chat-
Konversationen, abgeschlossene Workflows/Projekte
(erfolgreich), Relevanz (Wie oft werden Inhalte, Apps,
Gruppen oder Dokumente genutzt?), geschlossene
Tickets? …
Menge an Wissen, Kritik und Feedback, Anzahl der
Verbesserungsvorschläge, Suchergebnisse (Treffer),
Anzahl der Tags, Links und Bookmarks …
Arbeit mit dem Intranet wird messbar und steuerbar, etwa
durch Regeln oder durch Gamification.
Rechtliche Rahmenbedingungen
Rechtzeitige Einbeziehung aller Beteiligten in einem offen und si-
cheren rechtlichen Umfeld ist erforderlich für die erfolgreiche Ein-
führung.
Datenschutz: Auskunftsrechte der betroffenden Personen,
Informationspflicht über die Verwendung der Daten
Bestätigung und Protokollierung der personenbezogenen
Verwendung der Daten
Zustimmungspflicht des Betriebsrates und Festlegen der
Nutzung in einer Betriebsvereinbarung
Messen und Steuern
sie die Aktivitäten im
Enterprise 2.0
Beim Social Web steht
der Mensch im Mittel-
punkt - auch und gera-
de bei der Einführung.

Technische Architektur
inTouch erweitert die etablierten Open Source-Produkte Web 2.0-
Plattform Liferay und Business-Process-Management-System Activ-
iti um die spezifischen Anforderungen von Enterprise 2.0.
Der modulare Aufbau ermöglicht eine einfache Integration in die
bestehende Systemlandschaft. Das Schichtenmodell erlaubt sogar
einen Austausch der Plattformen, etwa durch IBM SmartCloud oder
JBOSS.
Vordefinierte Szenarien wie inTouch innovate für Open Innovation
2.0, inTouch team für Intranet 2.0 oder inTouch recruit für Recruit-
ing 2.0 stehen zur Verfügung.
Business Web Platform
Social Web Platform
(auch IBM SmartCloud...)
Angepasstes User-Szenario
etwa Open Innovation
Hohe Time-To-Market-Fähigkeit durch Customizing bewährter
Plattformen
Activiti? Wo gehört das hin?
Basis von inTouch bilden das Community Management mit Integra-
tion des Unternehmens-Adressbuchs (über LDAP), multi-mediale
Darstellung von Informationen sowie der Collaborative Workflow.
Intranet 2.0
Mitarbeiter
Skill-Datenbank
Personal Branding
Projekte
Wissensdatenbank
Best Practises
Kalender
Aufgaben
Zusammenarbeit
Activity Stream
Verwandte Dokumente
Kalendar
Gamification
HR
Recruiting
Onboarding
Urlaub etc.
Karriere
Collaborative
Workflow
Highly configurable
multi media platform
Community
Management
inTouch basiert auf der
etablierten Social Web
Plattform Liferay.
Das Schichtenmodell
erlaubt auch die Nut-
zung anderer Plattfor-
men.

Etabliertes Web 2.0-Portal-System Liferay
Liferay Portal ist eine lizenzkostenfreie Open-Source-Software, die
in Unternehmen als Mitarbeiter- und Prozess-orientiertes Enter-
prise Portal eingesetzt wird. Mit Liferay können Informationen,
Daten und Anwendungen unter einer einheitlichen Bedienungso-
berfläche im Browser des Mitarbeiters vereint und personalisiert
werden, um dadurch die Geschäftsprozesse im Unternehmen elek-
tronisch zu unterstützen.
Zahlreiche Social Web 2.0 Funktionen wie Kalender, Blogs, Foren
etc. stehen zur Verfügung und können leicht den individuellen An-
forderungen angepasst werden.
Eine einfache Integration zu Microsoft Sharepoint, Dokumenten-
management über Liferay Sync und das Liferay Social Office er-
möglichen eine schnelle Einführung und Return-on-Investment.
Liferay wird von der renommierten Gartner Group als eines der
führenden Open Source-Plattformen für Enterprise 2.0 genannt.
Business-Process-Management-System Activiti
Activiti ist ein in Java geschriebenes freies Workflow-Management-
System, mit dem man Businessprozesse in BPMN 2.0. definieren
und ausführen kann.

Collaborative Workflows
Die inTouch-Workflow-Architektur integriert sich einfach in die be-
stehende Systemlandschaft durch konsequenten Einsatz offener
Standards.
LDAP Activiti inTouch instant inTouch team
Collaborative
Portlet
Organisation mit
Rolle/Rechte
Kommunikation
über Workflow-Pattern
Steuerung Aufbereitung
Web oder Mobil
2424
1. Über LDAP erfolgt der Zugriff auf die Organisationsstruktur
des Unternehmens und der damit verbundenen Rol-
len/Rechte.
2. In einem Workflow-Management-System werden die Abläu-
fe definiert. Der Einsatz von Workflow-Pattern ermöglicht
ad-hoc-Workflows.
3. Das Collaborative Workflow-Modul inTouch instant bereitet
alles (was alles? Vielleicht genauer?) auf, verknüpft es mit
den passenden Elementen wie Diskussion, Kalender oder
Rückkopplung.
4. Im Collaborative Portlet werden diese Informationen ange-
zeigt.
Sicherer Betrieb in Rechenzentrum
K&C inTouch lässt sich einfach in des Unternehmens integrieren,
da es auf Standard- und Open-Source-Technologien aufsetzt. Es
passt die Bausteine auf die Bedürfnisse eines Intranets für Unter-
nehmen an und erweitert sie gezielt. inTouch verfügt über einen
Web-Portal und einen Zugang über Mobile Apps.
Ihre Daten gehören
Ihnen. Die Anwendung
läuft sicher auf Ihren
Server.

Referenzen (Auszug)
Portal bietet Autofahrern um-
fangreiche Service-Angebote,
wie individualisierte Werkstät-
tenangebote, digitales Service-
Heft, Tankstellen-Finder, soziale
Funktionen
www.drivelog.de
Portal bietet Speditionen Servi-
ce-Angebote von Werkstätten,
Unterlagen und weitergehende
Informationen an.
www.Alltrucks.de
Mobile App für Privatfahrer. Die-
se können sich vernetzen, In-
formationen austauschen, sich
bewerten etc.
Launch App Anfang Juni
(www.motory.de)
Datenbank und Informations-
dienst des DNotI der Bundeno-
tarkammer
http://www.dnoti.de

Über uns
Krusche & Company realisiert seit 1999
erfolgreich IT-Lösungen unter Zuhilfenah-
me unseres bewährten Best-Practice-
Modells. Neben unserem Hauptsitz in Mün-
chen / Deutschland (Consulting) haben wir
Niederlassungen in Mannheim (Web Design
und Social User Experience), Zürich /
Schweiz (Finance), Prag/Tschechien (Em-
bedded Systems) und in Kiew/Ukraine (So-
cial Web Technologien).
Michael Krusche
Geschäftsführer

K&c white paper social collaboration mit in touch

Weitere ähnliche Inhalte

Was ist angesagt?

Andere mochten auch

Ähnlich wie K&c white paper social collaboration mit in touch

K&c white paper social collaboration mit in touch