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White Paper

                  Office der Zukunft



Warum viele Unternehmen die Neuausrichtung verpassen

                                   und

          wo die Herausforderungen liegen?

              „Nichts ist so beständig wie der Wandel”
                 (Heraklit von Ephesos (etwa 520 - 460 v. Chr.)




                                                                           Axel Oppermann

                                                                              Senior Advisor

                                                                  phone: +49 561 506975 - 24

                                                                  mobile: +49 151 223 223 00

                                                  axel.oppermann@experton-group.com




                               Januar 2011
Inhalt
1      HINTERGRUND UND EINLEITUNG                                       3
       1.1    „Zukunft ist jetzt“                                       6
       1.2    Wer gewinnt, wer verliert?                                9

2      DER „MODERNE“ (BÜRO-)ARBEITSPLATZ - GESTERN & HEUTE              10

3      DER „MODERNE“ (BÜRO-)ARBEITSPLATZ - HEUTE & MORGEN: OFFICE DER
       ZUKUNFT                                                          13
       3.1    Herausforderungen für Unternehmen –
              oder warum eine Umstellung jetzt erforderlich ist         15
              3.1.1 Herausforderungen für HR-Verantwortliche            16
              3.1.2 Herausforderungen für die Unternehmensleitung       16

4      FAZIT & EMPFEHLUNG DER EXPERTON GROUP                            18
       4.1    Kritische Würdigung von Microsoft Office                  19




© 2005-2011 Experton Group AG                  2
1 Hintergrund und Einleitung

Viele Geschäftsführer sind seit Jahren in Geberlaune – jedenfalls wenn es um das Thema
Automobil geht. Die durchschnittliche Nutzungsdauer von PKWs in Unternehmen liegt bei 36 bis
48 Monaten. Danach werden diese Fahrzeuge ausgetauscht. Es gibt ja schließlich neuere Modelle!
Anders sieht die Strategie der meisten Unternehmen bei Investitionen in Informationstechnologie
aus. Hier werden immer mehr
PCs,      Drucker       oder      auch
Office-Software         in     nahezu
biblischen             Dimensionen
genutzt: Aktuelle Studien1 der
Experton Group zeigen auf,
dass knapp 60 Prozent der
Unternehmen mit mehr als
100     PC-Arbeitsplätzen          eine
Version einer Office-Software
fünf   Jahre      und länger         im
Einsatz haben. 10 Prozent der
befragten             Unternehmen
setzen diese Lösungen sogar
länger als sechs Jahre ein.
Dies bedeutet, dass ein bis
zwei          Produktgenrationen
übersprungen werden. Bezogen auf die Medizin würde dieses Verhalten bedeuten, dass bei einer
einfachen Endoskopie heute noch ein wochenlanger Krankenhausaufenthalt notwendig wäre.
Die Frage, die sich zwangsläufig stellt: Warum investieren Unternehmen regelmäßig in neue
Automobile, auch wenn die alten Modelle den Fahrer sicherlich noch eine ganze Zeit von A nach B
gebracht hätten, und tun dies nicht in gleicher Weise bei Office-Systemen?




1
  Um den Ausführungen in diesem White Paper ein fundiertes und praxisnahes Fundament zu bereiten, führte die Experton Group 150
telefonische Interviews in Unternehmen mit mehr als 100 PC-Arbeitsplätzen durch. Ferner wurden Gespräche mit IT-Entscheidern geführt
und sekundäranalytische Quellen genutzt.
© 2005-2011 Experton Group AG                                3
Neuere Office-Systeme werden nicht eingesetzt, weil

       der Aufwand für Umstellung gescheut wird
             o   finanzieller Aufwand
             o   Aufwendungen für personelle Ressourcen
       der erzielbare Nutzen ist den Entscheidern nicht bekannt – bzw. kann nicht bewertet
        werden
             o   Nutzen für das gesamte Unternehmen
             o   Vorteile für den einzelnen Mitarbeiter
       „Gewohnheit“ eingekehrt ist
             o   Arbeitsabläufe sind etabliert
             o   Vorbehalte und Ängste gegenüber Veränderungen
       der Unternehmensleitung und den Verantwortlichen für die strategische Planung
        oftmals nicht bekannt ist, dass sie bereits durch ausgelaufene oder laufende Verträge
        Nutzungsrechte für aktuelle Softwaregenerationen erworben haben. Sie gehen also im
        Rahmen der Planung von falschen Größen aus.
             o   Liegt dieser Sachverhalt vor, entstehen für die Software keine neuen Lizenzkosten -
                 sie wurde ja bereits erworben.
             o   Empfehlung:      Prüfung   der       Verträge   durch   IT   und/oder   das    zentrale
                 Vertragsmanagement, in welchem Umfang Nutzungsrechte erworben wurden.


Durch eine Verschleppung von Investitionen kommt es in Unternehmen, die Office-Systeme länger
als 3,5 bis 5 Jahren einsetzen, fast zwangsläufig zu veralteten Arbeitsabläufen, die bei noch
längerer Nutzung in „verkrusteten“ Organisationsstrukturen münden können. Diese Strukturen sind
gekennzeichnet durch
       qualitativ schlechte Arbeitsprozesse,
       lange Durchlaufzyklen und                         Jahrbuch 2010:
       geringe Flexibilität.                             Ein Zahlenbeispiel: Die Lohnkosten je
Die entstehenden Nachteile gegenüber dem                  Arbeitnehmer in Relation zur Produktivität
Wettbewerb rauben die Grundlagen für den                  (je Erwerbstätigen) sind im Jahr 2009 um
wirtschaftlichen        Erfolg.    Insbesondere           5,2% gestiegen.
steigende Lohnkosten bei gleichbleibender
Produktivität können zu einer schlechteren Wettbewerbsposition führen.
Aktuell verpassen Unternehmen, die auf Systeme aus den Jahren 2003 bis 2007/2008 setzen, somit
Entwicklungen wie die organische Verankerung wissensbasierte Arbeitsmodelle oder den Einzug
moderner Instrumente und Methoden für Kollaboration, Reporting oder Analysen, die bereits im
© 2005-2011 Experton Group AG                     4
Massenmarkt angekommen sind. Vor dem Hintergrund steigender Wettbewerbsanforderungen oder
Lohnkosten2 (bezogen auf die Produktivität) sind solche Verhaltensmuster fahrlässig.
Insbesondere Branchen, wo steigende Arbeitskosten zu einer verschlechterten Relation der
Lohnkosten zur Arbeitsproduktivität führen, sind hier benachteiligt. Es handelt sich besonders um
Unternehmen aus den Bereichen Industrie, Handel, Dienstleistungen und Finanzwesen. Aber auch
viele Öffentliche Verwaltungen können sich von dem Vorwurf nicht befreien, mit den für
Informationstechnologie bereitgestellten Haushaltsmitteln nicht verantwortungsvoll umzugehen.
Sie verstehen oftmals nicht, dass Wirtschaftlichkeit
nicht nur aus Sparen und Verzichten entsteht,                              Dieses Research Paper richtet sich

sondern auch durch gezielte Investitionen zur                              besonders an Geschäftsführer und HR-

Steigerung der Produktivität erreicht wird. Der IT-                        Verantwortliche in mittelständischen und

Markt        bietet,       mit   den      aktuell    verfügbaren           größeren Unternehmen.

Software-Produktgenerationen und Endgeräten,                               Behandelt         werden           aktuelle

neue Lösungen und Ansätze zur Umsetzung                                    Entwicklungen     in   den   IT-basierten

unternehmensinterner                         und             auch          Arbeitswelten der „Büroarbeiter“

unternehmensübergreifender                    Planungs-       und          Ergebnisse      aktueller    Befragungen

Steuerungsaufgaben an. Diese erlauben es, die                              werden im Kontext mit Erkenntnissen

wachsenden                        Mitarbeiter-                und          aus der Praxis kombiniert. Tipps und

Kundenanforderungen                  zu     befriedigen.     Dies          Anregungen runden die Ausführungen

geschieht            auf     Basis        einer      gesteigerten          ab.

persönlichen               Produktivität       des      einzelnen
Mitarbeiters und insbesondere durch:
       •    die agile Interaktion zwischen Kollegen, mit Kunden und Lieferanten über
            standardisierte Kanäle, mit dem Ziel eines raschen Informationsaustausches.
       •    das unmittelbare Auffinden und Verwerten von Daten, Kompetenzträgern und
            Experten, Antworten und Lösungen.
       •    das Teilen von Wissen und Erfahrungen innerhalb der Wertschöpfungskette.
       •    die stärkere Zusammenarbeit in Teams und Projektgruppen.
                 o     Mittels verbesserter Projektkommunikation,
                 o     gemeinsamer Ideengenerierung – auch über Standorte hinweg – und
                 o     zentralem Dokumenten-/ Projektmanagement.




2
    Vergleiche: Statistisches Bundesamt 2011/Statistisches Jahrbuch 2010
© 2005-2011 Experton Group AG                                   5
1.1 „Zukunft ist jetzt“


Wir werden häufig von unseren Kunden gefragt, welche Vorteile ihre Organisationen mit einem
Investment in IT-Infrastrukturlösungen im Allgemeinen und Office Systemen im Besonderen haben,
und warum jetzt ein Umstieg notwendig ist. Hier können wir mit einer kurzen Antwort nur in den
seltensten           Situationen     dienen.      Der    konkrete       (finanzielle)   Nutzen   lässt   sich   auf   Basis
unterschiedlicher (finanz-) mathematischer Modelle berechnen und variiert je nach Unternehmen.
Grundsätzlich gilt allerdings, dass


           bei einer Einführung von Office-Systemen neben kurzfristigen quantitativen Größen
            insbesondere qualitative Faktoren ausschlaggebend sind. Hierzu zählt neben einer
            verbesserten Arbeitsqualität insbesondere die organisatorische Weiterentwicklung
            des Unternehmens. Das bedeutet
                 o     Wahrung der Wettbewerbsfähigkeit
                 o     Möglichkeit zur Erschließung neuer Angebote und/oder Märkte
                 o     Integration von Lieferanten und Kunden in die Arbeitsabläufe
                 o     Flexibilisierung der Organisation


           eine Kosten- Nutzenbetrachtung nicht alleine aus dem Blickwinkel des eigenen
            Unternehmens erfolgen kann. Vielmehr gilt es die Position gegenüber dem
            Wettbewerb einzubeziehen. Die Kernfrage lautet hierbei: Welche organisatorischen
            Umstellungen müssen unternommen werden, um gegen den Wettbewerb zu bestehen
            bzw. ihn zu übertreffen?


Viele quantitative Analysen belegen einen stark ausgeprägten Zusammenhang zwischen dem
zunehmenden Einsatz von Computern bzw. von computerbasierten Technologien.


           Wettbewerbsfähigkeit
                       80% der befragten Unternehmen geben an3, dass die Investitionen in Unified
                       Communication und Collaboration (UCC-) und (neue) Office-Systeme zu einer
                       verbesserten Wettbewerbs- und Leistungsfähigkeit des Unternehmens beitragen.




3
    150 telefonische Interviews in Unternehmen mit mehr als 100 PC-Arbeitsplätzen
© 2005-2011 Experton Group AG                                   6
   Wirtschaftlichkeit
                 Je nach Workload und Prozesskette lassen sich die einzelnen Aufgaben durch
                 moderne Office-Systeme deutlich effizienter erstellen. Dabei geht es nicht nur um die
                 persönliche Effizienz des einzelnen Mitarbeiters – also Zeiteinsparungen von 10 bis
                 15 % bei strukturierten Arbeitsabläufen. Vielmehr geht es auch um eine schnellere
                 und qualitativ hochwertigere Umsetzung der Arbeitsaufgaben innerhalb der gesamten
                 Wertschöpfungskette.


       Zufriedenheit der Mitarbeiter
                 Die Mitarbeiterzufriedenheit hängt auch eng mit dem Grad der technischen
                 Ausstattung zusammen. Insbesondere Information Worker mit einer hohen Affinität
                 zu CE- und IT wollen die gewohnten Funktionalitäten auch im Arbeitsalltag nutzen.
                 Zu den Funktionalitäten zählen:
                         schneller und konsolidierter Zugriff auf Daten und Informationen
                                   Klassische- und (social) Netzwerk-Suchsysteme
                                           Suche nach Schlagworten (Yahoo, Google, Bing) oder
                                           vernetzten Informationen aus dem eigenen (sozialen) Netzwerk
                                           (Facebook)
                                   Zugriff über unterschiedliche Geräte auf die gleichen Daten
                                           Privat exemplarisch auf Fotos, in der Arbeitswelt auf Berichte
                                           oder Kalkulationen
                         pragmatische Kommunikation
                                   Ad-hoc Kontaktaufnahme
                                           Schnelle Ansprache durch Messenger- bzw. Chat-Funktionen
                                   Mehrkanalkommunikation
                                           direkte und indirekte Kommunikation über unterschiedliche
                                           Kanäle wie Telefon, Messenger, Videokonferenz, Wiki oder
                                           Blog.


Vor dem oben skizzierten Hintergrund muss ein Vergleich zwischen den bestehenden Altsystemen
(dies sind bei Office-Lösungen zu ca. 87% noch immer Microsoft Office 2003 und 2007) und den am
Markt erhältlichen Produkten durchgeführt werden. Dieser Vergleich sollte sich auf den Nutzen (=
eine Nutzenanalyse) beziehen und in einem ersten Schritt ohne eine Bewertung der absoluten
Kosten erfolgen.



© 2005-2011 Experton Group AG                        7
Die zentrale Frage lautet, welche Vorteile bringen verbesserte Kollaborations- und Arbeitsprozesse
einer neuen (Office)-Lösung


       im Vergleich zu den bestehenden Office-Systemen?
       in Zusammenarbeit mit den (restlichen) IT-Systemen?
       in einer Wettbewerbssituation? (wie kann eine Verbesserung zum Wettbewerb erfolgen?)


Eine solche Betrachtung sollte auf drei zentralen Eckpfeilern beruhen. Diese sind:


       Produktivität
        Frage: Wo lässt sich die Produktivität verbessern?
       Kosten
        Frage: Wo lassen sich Kosten reduzieren?
       Mehrwert
        Frage: Welche Mehrwerte können durch verbesserte Arbeitsprozesse und Reorganisation
        erzielt werden?




                                Abbildung 1:Mögliche Kriterien zur Nutzenermittlung



Die Untersuchungen der Experton Group zeigen auf, dass eine kombinierte Betrachtung des
Nutzens durch die „interne Brille“ sowie mit einem Blick auf den Wettbewerb nur selten erfolgt (siehe
hierzu auch Kapitel 4).


© 2005-2011 Experton Group AG                        8
1.2 Wer gewinnt, wer verliert?


Warum geht eine Firma pleite, und eine andere wird zum Marktführer in ihrer Branche? Diese Frage
hat bereits Charles Darwin (indirekt) beantwortet: Es werden die sein, die am besten angepasst
sind, und nachhaltige Innovationen am schnellsten aufgreifen. Natürlich hatte Darwin nicht
Unternehmen der heutigen Ausprägung im Sinn, sondern vielmehr die Entwicklung einzelner Arten.
Aber seine Thesen lassen sich auch auf die heutigen Unternehmen übertragen. So verlangen
veränderte Umweltbedingungen angepasste und neue Formen der organisatorischen Ausrichtung.
Auslöser hierfür sind nach Untersuchungen der Experton Group insbesondere:


       die Globalisierung
             o   Jedoch nicht primär nur auf Handelsbeziehungen und geografische Ausrichtungen
                 bezogen, sondern vielmehr auf die Entstehung eines – in Echtzeit agierenden –
                 weltumspannenden technisch-organisatorischen Systems.


       die „Consumerization of IT“ und die damit verbundenen Anforderungen der
        Mitarbeiter
             o   Viele Mitarbeiter (insbesondere Wissensarbeiter) möchten die im privaten Umfeld
                 eingesetzten Geräte wie Smartphones oder Tablets in die Arbeitswelt mitbringen.
                 Gleiches gilt für die Art der Kommunikation mit Kollegen und Kunden. So schwappen
                 die Gewohnheiten aus der „privaten Web 2.0-Welt“ in die Unternehmen.


       der ortsungebundene Zugriff auf Daten und Kommunikationskanäle
             o   Die Entwicklung in Richtung zentralisierte Datenhaltung um Kollaborationslösungen
                 sowie Cloud Computing tragen dazu bei, ortsungebunden auf die benötigten Daten
                 zugreifen zu können.


Gewinnen werden nicht die Großen über die Kleinen, nicht die Schnellen über die Langsamen,
sondern jene Unternehmen, die die neuen technologischen und organisatorischen Möglichkeiten
von dem Hintergrund agiler und globaler Wettbewerbssituationen für sich nutzen. Dabei spielen
Trends wie Mobilität und Echtzeitkommunikation eine große Rolle. Und natürlich die zentrale Frage,
wie das „Büro der Zukunft“ aussehen wird!




© 2005-2011 Experton Group AG                  9
2 Der „moderne“ (Büro-)Arbeitsplatz - gestern & heute


„Eine normale Schreibmaschine braucht 44 Typenhebel. Der IBM 72 genügt ein einziger
Schreibkopf“. Mit dieser Aussage machte IBM im Jahr 1965 für sein bahnbrechendes
Schreibkopfsystem Werbung, und ebnete in zahlreichen Unternehmen den Weg für ein effizienteres
Arbeiten. Aber auch dieses „revolutionäre System“ war schnell überholt und konnte der weiteren
Automatisierung der Büros der 60er und 70er Jahre des letzten Jahrhunderts nicht standhalten. So
wurden (mehr oder weniger schnell) Großcomputer in den Unternehmen eingesetzt, bevor diese in
der 80er Jahren durch den Einsatz von Mikrocomputern ergänzt und ersetzt wurden. Die Evolution
dieser Systeme zu Netzwerken von Workstations (und Servern) veränderte die Arbeitswelt
abermals. Durch diese, seinerzeit revolutionäre Technik, und durch neue Management- und
Organisationskonzepte entstanden integrierte und vernetzte Informationskonzepte, welche sich
auch über die Grenzen einzelner Unternehmen hinweg ausbreiteten. Die Verbreitung der
Internettechnologie in den 90er Jahren und der Megatrend „Globalisierung“4 führten zur nächsten
wesentlichen Entwicklungsstufe.
Als zentrale Komponente der täglichen Arbeit haben sich im Laufe der organisatorischen
Weiterentwicklung insbesondere auch standardisierte und softwarebasierende Office-Lösungen
etabliert. Bei diesen Lösungen handelt es sich heute jedoch nicht mehr nur um „plumpe“
Textverarbeitung         oder      Tabellenkalkulation.            Moderne      Systeme        beinhalten       vielmehr      auch
Kommunikations- und Kollaborationselemente und ermöglichen ein integriertes und nahtloses
Arbeiten. Insbesondere seit Mitte der 90er Jahre ist eine enorme Zunahme an Funktionalitäten und
unterstützten Aktivitäten zu erkennen. Während bis ca. 1995 die nahtlose Kombination von
Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation im Fokus standen, rückten ab 1996 erste
Nachrichten und Mail-Dienste in den Mittelpunkt. Dies war seinerzeit eine enorme Aufwertung der
Kommunikationsmöglichkeiten und steigerte oftmals die Geschwindigkeit der Prozesse. Hierbei
handelte es sich insbesondere um Prozesse, die auf eine Interaktion zwischen Menschen beruhten
oder ausgelegt waren.


Die nächste große evolutionäre Weiterentwicklung wurde in den Jahren 2004 bis 2006 in die Office-
Systeme integriert. Teamarbeit, die Organisation von Inhalten (Content-Management) und die
ganzheitliche Abbildung der Geschäftsprozesse waren hier die zentralen Themen. Seit 2009 wurden




4
 Dabei bezieht sich „Globalisierung“ nicht nur auf Handelsbeziehungen und geografische Ausrichtungen. Es steht vielmehr die
Entstehung eines – in Echtzeit agierenden – weltumspannenden technisch-organisatorischen Systems im Fokus.
© 2005-2011 Experton Group AG                                 10
insbesondere Kommunikations- und Kollaborationskomponenten in die Lösungen integriert.
Hierdurch werden in sich stimmige und integrierte Arbeitsabläufe ermöglicht.


                                     Schwerpunkte der Office-Systeme
        bis ca. 1995                ab 1995/1996              seit 2004/2005       2009 bis 2013
Textverarbeitung                Nachrichten und Mail- Content-Management       Kommunikation
                                Dienste
Tabellenkalkulation             Textverarbeitung           nahtlose            Kollaboration
                                                           Geschäftsprozesse
Präsentation                    Tabellenkalkulation        Teamarbeit          Inhalte
                                (inkl. Datenbanken)                                     Suchen
                                                                                        Finden
                                                                                        Ablegen
                                Präsentation                                   ganzheitliche
                                                                               Geschäftsprozesse


Der Einsatz von Office-Systemen hat sich somit von einer unterstützenden Komponente zum
zentralen Dreh- und Angelpunkt der täglichen Arbeit entwickelt. Vor diesem Hintergrund treten die
eingesetzten Office-Lösungen auch als Substitut für gering qualifizierte und als Komplement für
hoch qualifizierte Tätigkeiten auf. Das bedeutet, dass „manuelle“ Routineaufgaben, wie zum Beispiel


        ein mehrfaches händisches Eingeben von identischen Daten in unterschiedliche
         Systeme (stark verbreitet im Gesundheitswesen/Krankenhäusern) und
        die Prüfung von Vorgängen, die auf standardisierten Werten bzw. strukturierten Daten
         beruhen,
durch standardisierte beziehungsweise automatisierte Prozesse abgelöst werden. Im gleichen
Kontext können individuelle und auf Team- oder Wissensarbeit beruhende Aufgaben, wie


        die organisatorische und personelle Führung,
        die dynamische und flexible Interaktion und Kommunikation mit Kollegen, Kunden
         oder Lieferanten, bei gleichzeitigem Zugriff auf die relevanten Daten und die
        Produktentwicklung, Angebotserstellung und Leistungserstellung
schneller und qualitativ hochwertiger umgesetzt werden.

Während ältere Produktgenerationen von Office-Systemen oder einzelne auf den Client zentrierte
Lösungen diese bereits seit Jahren geweckten Bedürfnisse nicht (oder nur teilweise) erfüllen
© 2005-2011 Experton Group AG                         11
können, ermöglichen aktuelle Produktgenerationen, wie exemplarisch das Office-System von
Microsoft,

       die nahtlose Integration unterschiedlicher Daten – z.B. aus ERP-Systemen,
       die Vernetzung der Mitarbeiter und Dokumente und kollaborative Arbeitsprozesse
        sowie die
       ortsunabhängige Nutzung von Daten und Kommunikation und die
       Suchfunktionalitäten über unterschiedliche Systeme hinweg.


Ermöglicht und getrieben wird diese Entwicklung auch dadurch, dass Daten und einzelne
Anwendungen nicht mehr (ausschließlich) auf einzelnen Geräten vorliegen, sondern „im Netz(werk)“
– der sogenannten „Cloud“. Das dahinterliegende Konzept (Cloud Computing), verknüpft
Technologien und Managementkonzepte, die sich seit über 10 Jahren entwickelt haben und ständig
verbessert werden. Cloud Computing besitzt das Potenzial, die derzeitigen IT-Landschaften und ihre
Nutzung in weiten Teilen abermals zu verändern, zumindest aber deutlich zu beeinflussen. Das
betrifft sowohl das „Was“ (z.B. welche Systeme werden genutzt) als auch das „Wie“ (u.a. IT-
Organisation). Technik darf hierbei allerdings nicht als „Selbstzweck“ verstanden werden. Vielmehr
geht es darum, die sich wandelnden Anforderungen von Mitarbeitern und Kunden (mindestens) zu
erfüllen. Hierzu zählt auch die bedarfsgerechte Ausstattung der Mitarbeiter mit Informations- und
Kommunikationstechnologien.




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3 Der „moderne“ (Büro-)Arbeitsplatz - heute & morgen: Office der
  Zukunft

Das „Office der Zukunft“ ist von einer Vielzahl von nachhaltigen Trends aber auch kurzfristigen
Hypes geprägt. Zu den nachhaltigen Trends zählen unter anderem:


       Mobilität der Mitarbeiter und ortsungebundene Erstellung der Leistung
       digitale-/soziale Vernetzung innerhalb der Unternehmen, zum Kunden und in der
        Lieferkette
       Diversifikation der Client-Infrastruktur. Immer mehr und immer unterschiedlichere
        Endgeräte werden durch den Mitarbeiter genutzt.



Die Untersuchungen der Experton Group zeigen deutlich auf, dass die Anwenderlandschaft
zukünftig nicht (bzw. nicht mehr) so homogen
wie in den letzten zehn Jahren sein wird. In              Unternehmensleitung                und         HR-
einer Vielzahl von Unternehmen werden                     Verantwortliche müssen frühzeitig die sich
mindestens      vier   Anwendertypen      (Rollen)        ändernden     Arbeitsparadigmen           in   ihrer
anzutreffen sein:                                         strategischen        Planung      berücksichtigen.

       „mobile“ Mitarbeiter (Smart Worker)               Hierzu zählt auch die Gestaltung der

       Standortgebundene             „Standard“-         Übergangsprozesse von der „klassischen“

        Mitarbeiter                                       Arbeitswelt     in     flexible     und    fraktale
                                                          Strukturen.
       Mitarbeiter             mit   besonderen
        Anforderungen                                     Nach Analysen der Experton Group haben
       Heimarbeiter/Heimarbeitsplätze                    diese    Transformationsprozesse               eine
                                                          Laufzeit von 3 bis 4 Jahren.Statistisches




Diese „Typen“ zeichnen sich durch unterschiedliche Anforderungen hinsichtlich der Ausstattung mit
IT und an eine Unternehmensorganisation aus. Neben den organisatorischen Herausforderungen
diese zu managen, entstehen für Unternehmen in einer solchen Diversifikation insbesondere
folgende Vorteile:
       flexible Gestaltung der Arbeitsprozesse auf Ebene der Typen/Rollen.
                 Hierdurch wird eine flexible Steuerung- und Auslastung der Arbeitnehmer ermöglicht.
       Gewinnung und Bindung von operativ und strategisch wichtigen Mitarbeiten.
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Durch attraktive Gestaltung der Arbeitsumgebung können für das Unternehmen
                 wirklich wichtige Mitarbeiter motiviert werden, Stichworte sind hier Work-Life-Balance
                 und selbstbestimmtes Arbeiten. Hierzu zählen sowohl langjährige und etablierte
                 Kompetenzträger (die oft zitierten „alten Hasen“), aber auch Neueinsteiger und
                 „Perspektivkräfte“; die zu Wissensträgern und zukünftigen Führungskräften entwickelt
                 werden.


       Reduktion der Gesamtkosten für IT durch bedarfsgerechte (arbeitsplatzspezifische)
        Ausstattung.
                 Verbesserte Mittelverwendung – Mitarbeiter die „viel“ IT benötigen bekommen diese,
                 Kollegen die nur rudimentäre Anforderungen haben werden reduziert, aber
                 bedarfsgerecht, ausgestattet.


Soziologen und Arbeitswissenschaftler gehen davon aus, dass sich in naher Zukunft offene
Arbeitsplatzmodelle ohne Bindung an einen physikalischen Ort durchsetzen werden. Auch wenn
diese Entwicklung nicht zwingend das Ende des Schreibtischs bedeutet, ergibt sich eine geänderte
Anforderung an die Arbeitsinfrastruktur. So haben Nutzer von Smartphones, Notebooks oder Tablet-
PCs, andere Anforderungen an die Arbeitskonzepte, als Nutzer von Schreibmaschine, TippEx und
Karteikarten. Bezogen auf die benötigte Informationstechnologie stellen solche flexiblen Modelle
keine Herausforderung dar. Im Gegenteil - der Markt bietet zahlreiche Optionen zur
bedarfsgerechten Ausstattung der Mitarbeiter mit IT. Hierzu zählen beispielshalber:


       Anbindung        mobiler   Mitarbeiter   über   Online-Services    (exemplarisch    über   das
        Breitstellungsmodell Cloud Computing).
       Zugriff auf Daten, losgelöst vom Endgerät auf Basis interoperabler Systeme.
       Bereitstellung von Präsenzinformationen (Statusmeldungen) einzelner Personen und
        in Anwendungen integrierte Kommunikationslösungen.


Gehemmt wird die Umsetzung jedoch durch Unternehmensleitung oder HR-Verantwortliche, weil sie
den Wert und die Auswirkungen der technischen Umstrukturierungen häufig nicht einschätzen
können. Dabei ist es gerade Aufgabe des Managements, Arbeit im Allgemeinen und Wissensarbeit
im Besonderen produktiv(er) zu gestalten. Dies ist insbesondere bei Unternehmen in Deutschland
von zentraler Bedeutung, deren vorrangiges Alleinstellungsmerkmal der wissensbasierte Output ist.
Dies trifft sowohl auf Anlagenbauer zu, die ihre nationale und internationale Position nur noch mit
Spezialanfertigungen verteidigen können, wie auf Ingenieure, Autobauer oder Pharmaunternehmen.

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3.1       Herausforderungen für Unternehmen – oder warum eine Umstellung jetzt
          erforderlich ist


Die in Kapitel 1 skizzierten Rahmenparameter machen Änderungen und Anpassungen innerhalb der
Unternehmensorganisation        unausweichlich.     Sie   betreffen    nahezu       alle   Fachbereiche    und
Managementaufgaben. Die elementaren Herausforderungen sind

          die Ablösung starrer oder linearer Organisationssysteme durch dynamische und
           projektbezogene Modelle.
                 Die    Zusammenarbeit    und     die   Steuerung     auf   Unternehmensebene        und    in
                 Wertschöpfungsnetzwerken         muss      neu       organisiert      werden.     Verlagerte
                 Wertschöpfungstiefen (Stichwort: Teilfertigung) und wachsende Segmentierung
                 erfordern hier rasches Handeln. Die Abwicklung von dynamischen Arbeitsprozessen
                 setzen zeitgemäße Werkzeuge für die Mitarbeiter voraus. Office-Software, die sechs
                 oder mehr Jahre alt ist, kann diesen Zweck nicht erfüllen.


          die Organisation von unterschiedlichen und parallelen Arbeitsstilen.
                 Ältere Arbeitnehmer bringen Erfahrungen in das Unternehmen ein. Junge Kollegen
                 neue Konzepte und Modelle oder neue Arbeitsinstrumente, die sie aus der privaten
                 Welt kennen. Gleichzeitig wollen strategische Mitarbeiter die Form und den Ort der
                 Leistungserbringung selbstständig wählen. Die Integration kann nur erfolgen, wenn
                 die unterschiedlichen Arbeitsmethoden zentral orchestriert werden, und die
                 Mitarbeiter    an   gleiche    Kollaborations-     und     Kommunikationsinfrastrukturen
                 angebunden sind. Diese können in moderne Office-Lösungen abgebildet werden.




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3.1.1    Herausforderungen für HR-Verantwortliche


Die veränderten wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Rahmenparameter führen, wie in den ersten
beiden     Kapiteln    beschrieben,   auch   zu    neuen   Aufgaben   und   Herausforderungen   für
Personalentscheider. Ziel ist es, die aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Unternehmens an
die Ressource „Arbeit“ zu decken. Hilfsmittel sind moderne IT-Infrastrukturen, Office-Systeme und
Kollaborations- und Kommunikationslösungen (UCC). Die durch die Experton Group identifizierten
Herausforderungen liegen insbesondere in der
.
        Analyse der benötigten (bzw. nicht mehr benötigten) Fähigkeiten, der
        Personalentwicklung auf Basis der identifizierten Bedarfe und der
        Definition neuer Jobprofile und Aufgabenfelder sowie die
        Integration IT-ferner Mitarbeiter in die Workflows der Unternehmens-IT.


Aus Sicht der Experton Group sind HR-Verantwortliche in der Pflicht, den Einsatz von
Informationstechnologie zu forcieren und nachdrücklich zu fordern. Nur so werden sie in der Lage
sein, den Herausforderungen zu begegnen.



3.1.2    Herausforderungen für die Unternehmensleitung


Einführen, experimentieren und im Unternehmen verbreiten. Dies sollte das Credo von
Geschäftsführung hinsichtlich Geschäftsanwendungen wie Office-Lösungen sein. Nur durch
Weitblick und Innovationsbereitschaft kann ökonomisch profitiert werden. Die tatsächliche
Einschätzung ist allerdings vielerorts konträr. Egal ob Geschäftsführer oder CEO: Viele Entscheider
in Unternehmen verkennen noch immer den Zusammenhang zwischen Informationstechnologie und
Wettbewerbsfähigkeit. Dabei hängt die Zukunft vieler Unternehmen von Größen wie Qualität oder
Geschwindigkeit ab. Entscheidungen werden vertagt, Weichen nicht frühzeitig gestellt und oftmals
Geld zum Fenster hinaus geworfen. So zeigen unsere Untersuchungen, dass eine Vielzahl von
Unternehmen, aus allen Branchen, bereits erworbene Software nicht im Unternehmen ausrollt.
Gründe hierfür sind unter anderem Versäumnisse bei der organisatorischen Weiterentwicklung des
Unternehmens und fehlende Strukturen.




Es ist klar, dass es jedem Geschäftsführer oder Konzernchef mehr als schwer fallen dürfte, „Haus
und Hof“ für ein großes IT-Projekt zu riskieren, das (evtl. auf den ersten Blick) keinen klaren
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geschäftlichen Vorteil bringt. Jedoch ist die „State oft the Art“ Ausstattung der Mitarbeiter mit den
„Brot- und Butteranwendungen“ – nämlich Geschäftsanwendungen im Allgemeinen und Office-
Systemen im Besonderen – unabdingbar.


Die Unternehmensleitung steht vor der Aufgabe,
       die Komplexität des technischen Wandels mit den vorhandenen finanziellen und
        personellen Ressourcen zu managen,
       die neuen Werte, Normen und Erfahrungen in das Unternehmen zu transformieren und
       die Verantwortungen zu delegieren.


Dabei lautet die zentrale Frage die sich die Geschäftsführung stellen muss, „was müssen wir heute
entscheiden und beginnen, damit wir mittel- und langfristig erfolgreich sind (bzw. bleiben)?“




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4 Fazit & Empfehlung der Experton Group

Wenn es um die Frage geht, wie die Arbeitswelt zukünftig im Rahmen einer ganzheitlichen Strategie
organisiert sein wird, fallen grundsätzlich zwei zentrale Komponenten: Mobilität und Flexibilität. Egal
ob unterwegs, im heimischen Wohnzimmer oder im Büro: Eine Vielzahl von Mitarbeitern kann (und
wird) zukünftig das definierte Arbeitspensum in dynamischen Umgebungen hochwertig leisten. Sie
entscheiden nahezu frei, welche Geräte sie hierfür nutzen und wie bzw. wo die eigentliche
Leistungserstellung erfolgen wird. Es wird allerdings auch weiterhin eine Vielzahl von Mitarbeitern
geben, die ihre Leistungen ortsgebunden in definierten Arbeitsumgebungen leisten. Ferner werden
immer mehr Mitarbeiter an Kollaborations- und Kommunikationssysteme angebunden. Hierdurch
werden bei erhöhter Qualität die Verwaltungskosten reduziert.

Entscheider in Unternehmen müssen diese Tendenzen, die durch die wirtschaftlichen, sozialen und
technischen Entwicklungen entstehen, in ihren Unternehmen frühzeitig abbilden. Unsere Analysen
zeigen, dass die Themen „Arbeitswelten“ und „Produktivitätsinfrastruktur“ ganz oben auf der Agenda
der Unternehmen stehen müssen.
Je nach Organisationsform sind unterschiedliche Fachbereiche in diesen Prozess einzubeziehen.
Neben der IT-Abteilung zählt hierzu insbesondere der Personalbereich. Aber auch eine frühe
Einbindung von Anwendern Ist unabdingbar. Die Praxis zeigt, dass die Teambildung mit
unterschiedlichen Kompetenzträgern und Rollen den größten Erfolg verspricht. Dies bezieht sich
sowohl auf die Aufgaben -Planung und -Validierung, als auch für das Testen und die Einführung.
Die Unternehmensleitung muss auf ein Reporting drängen und auf die Einhaltung von Meilensteinen
achten.

Aus Sicht der Experton Group gilt es die Vorteile, die aus der Einführung von neuen und
zeitgemäßen Prozess- und Arbeitsmodellen resultieren, zu heben. Dies sind, wie im
vorliegenden Dokument beschrieben, insbesondere

       flexible(re) Gestaltung der Arbeitsabläufe
       schnellere Reaktionszeiten, bzw. verkürzte Durchlaufzeiten
       verbesserte Qualität im Rahmen der Leistungserstellung

Hierzu sind nachhaltige organisatorische Änderungen notwendig. Neben einer Erweiterung
und Anpassung der Unternehmenskultur, ist insbesondere die Einführung von modernen IT-
Systemen von Nutzen. Hierzu zählen auch Office-Systeme, die vollständig und kompatibel in
die Kollaborations- und Kommunikationsprozesse integrierbar sind.




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4.1 Kritische Würdigung von Microsoft Office


Das Office Paket für den Client von Microsoft kann ohne Zweifel als De-facto-Standard in den Büros
in aller Welt beschrieben werden. Über 90 Prozent der Unternehmen in Deutschland setzen auf eine
Office-Lösung von Microsoft. Zu einem „Office-System“ gehört heutzutage wesentlich mehr als ein
Bündel einzelner Office-Applikationen, welche auf einem Client (Desktop, Notebook, etc.) installiert
werden. Ein Produktivitätssprung entsteht erst durch die nahtlose Verbindung von Client-
Anwendung mit Serverlösungen.
Microsoft hat es mit der Einführung der letzten und aktuellen Produktgeneration seiner Office-
Lösung geschafft, weitere Werkzeuge in die bestehenden und etablierten Client- und
Serverprodukte         einzubinden.       Durch   die   Integration   von   Kommunikations-      und
Kollaborationslösungen in das
Office-System      werden        bisher
voneinander losgelöste Arbeits-
und Kommunikationsformen in
einer     umfassenden           Lösung
abgebildet. Hierzu zählen z.B.
Telefonie     oder     Audio-      und
Webkonferenzen.
Mit der Einführung der Microsoft
Online      Services      und      der
Produktsuite BPOS (Business Productivity Online Standard Suite) liefert Microsoft eine weitere
Option um die im Unternehmen vorhandenen (und sich entwickelnden) Anforderungen abzudecken.

Unternehmen haben nun die Möglichkeit eine Funktionalstrategie hinsichtlich der Ausstattung der
Mitarbeiter mit Office- und Kommunikationslösungen umzusetzen. Hierbei können den Mitarbeitern
die einzelnen, für ihr Aufgabenfeld wichtigen (und erfolgskritischen) Funktionalitäten bereitgestellt
werden.




© 2005-2011 Experton Group AG                     19
Durch diese Bündelung und Integration der unterschiedlichen Bereitstellungsoptionen und
Produkteigenschaften können Entscheider in Unternehmen die optimale Schnittmenge für das
eigene Unternehmen ermitteln und variieren.
Microsoft hat es in den vergangenen Jahren geschafft, das Portfolio stetig weiter aufzuwerten und
ist heute der einzige Anbieter, der es ermöglicht nahtlose Office-Systeme über Server; Client oder
Services in dieser Form bereitzustellen. Hierdurch wird dem Entscheidern die Wahlfreiheit
hinsichtlich der IT-Strategie gegeben. Hierdurch können die verschiedenen Anforderungen der
unterschiedlichen Anwendertypen/Rollen sowie Jobprofile effizient und flexibel umgesetzt werden.




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Experton Group White Paper: Office der Zukunft - warum viele Unternehmen die Neuausrichtung verpassen und wo die Herausforderungen liegen?

  • 1. White Paper Office der Zukunft Warum viele Unternehmen die Neuausrichtung verpassen und wo die Herausforderungen liegen? „Nichts ist so beständig wie der Wandel” (Heraklit von Ephesos (etwa 520 - 460 v. Chr.) Axel Oppermann Senior Advisor phone: +49 561 506975 - 24 mobile: +49 151 223 223 00 axel.oppermann@experton-group.com Januar 2011
  • 2. Inhalt 1 HINTERGRUND UND EINLEITUNG 3 1.1 „Zukunft ist jetzt“ 6 1.2 Wer gewinnt, wer verliert? 9 2 DER „MODERNE“ (BÜRO-)ARBEITSPLATZ - GESTERN & HEUTE 10 3 DER „MODERNE“ (BÜRO-)ARBEITSPLATZ - HEUTE & MORGEN: OFFICE DER ZUKUNFT 13 3.1 Herausforderungen für Unternehmen – oder warum eine Umstellung jetzt erforderlich ist 15 3.1.1 Herausforderungen für HR-Verantwortliche 16 3.1.2 Herausforderungen für die Unternehmensleitung 16 4 FAZIT & EMPFEHLUNG DER EXPERTON GROUP 18 4.1 Kritische Würdigung von Microsoft Office 19 © 2005-2011 Experton Group AG 2
  • 3. 1 Hintergrund und Einleitung Viele Geschäftsführer sind seit Jahren in Geberlaune – jedenfalls wenn es um das Thema Automobil geht. Die durchschnittliche Nutzungsdauer von PKWs in Unternehmen liegt bei 36 bis 48 Monaten. Danach werden diese Fahrzeuge ausgetauscht. Es gibt ja schließlich neuere Modelle! Anders sieht die Strategie der meisten Unternehmen bei Investitionen in Informationstechnologie aus. Hier werden immer mehr PCs, Drucker oder auch Office-Software in nahezu biblischen Dimensionen genutzt: Aktuelle Studien1 der Experton Group zeigen auf, dass knapp 60 Prozent der Unternehmen mit mehr als 100 PC-Arbeitsplätzen eine Version einer Office-Software fünf Jahre und länger im Einsatz haben. 10 Prozent der befragten Unternehmen setzen diese Lösungen sogar länger als sechs Jahre ein. Dies bedeutet, dass ein bis zwei Produktgenrationen übersprungen werden. Bezogen auf die Medizin würde dieses Verhalten bedeuten, dass bei einer einfachen Endoskopie heute noch ein wochenlanger Krankenhausaufenthalt notwendig wäre. Die Frage, die sich zwangsläufig stellt: Warum investieren Unternehmen regelmäßig in neue Automobile, auch wenn die alten Modelle den Fahrer sicherlich noch eine ganze Zeit von A nach B gebracht hätten, und tun dies nicht in gleicher Weise bei Office-Systemen? 1 Um den Ausführungen in diesem White Paper ein fundiertes und praxisnahes Fundament zu bereiten, führte die Experton Group 150 telefonische Interviews in Unternehmen mit mehr als 100 PC-Arbeitsplätzen durch. Ferner wurden Gespräche mit IT-Entscheidern geführt und sekundäranalytische Quellen genutzt. © 2005-2011 Experton Group AG 3
  • 4. Neuere Office-Systeme werden nicht eingesetzt, weil  der Aufwand für Umstellung gescheut wird o finanzieller Aufwand o Aufwendungen für personelle Ressourcen  der erzielbare Nutzen ist den Entscheidern nicht bekannt – bzw. kann nicht bewertet werden o Nutzen für das gesamte Unternehmen o Vorteile für den einzelnen Mitarbeiter  „Gewohnheit“ eingekehrt ist o Arbeitsabläufe sind etabliert o Vorbehalte und Ängste gegenüber Veränderungen  der Unternehmensleitung und den Verantwortlichen für die strategische Planung oftmals nicht bekannt ist, dass sie bereits durch ausgelaufene oder laufende Verträge Nutzungsrechte für aktuelle Softwaregenerationen erworben haben. Sie gehen also im Rahmen der Planung von falschen Größen aus. o Liegt dieser Sachverhalt vor, entstehen für die Software keine neuen Lizenzkosten - sie wurde ja bereits erworben. o Empfehlung: Prüfung der Verträge durch IT und/oder das zentrale Vertragsmanagement, in welchem Umfang Nutzungsrechte erworben wurden. Durch eine Verschleppung von Investitionen kommt es in Unternehmen, die Office-Systeme länger als 3,5 bis 5 Jahren einsetzen, fast zwangsläufig zu veralteten Arbeitsabläufen, die bei noch längerer Nutzung in „verkrusteten“ Organisationsstrukturen münden können. Diese Strukturen sind gekennzeichnet durch  qualitativ schlechte Arbeitsprozesse,  lange Durchlaufzyklen und Jahrbuch 2010:  geringe Flexibilität. Ein Zahlenbeispiel: Die Lohnkosten je Die entstehenden Nachteile gegenüber dem Arbeitnehmer in Relation zur Produktivität Wettbewerb rauben die Grundlagen für den (je Erwerbstätigen) sind im Jahr 2009 um wirtschaftlichen Erfolg. Insbesondere 5,2% gestiegen. steigende Lohnkosten bei gleichbleibender Produktivität können zu einer schlechteren Wettbewerbsposition führen. Aktuell verpassen Unternehmen, die auf Systeme aus den Jahren 2003 bis 2007/2008 setzen, somit Entwicklungen wie die organische Verankerung wissensbasierte Arbeitsmodelle oder den Einzug moderner Instrumente und Methoden für Kollaboration, Reporting oder Analysen, die bereits im © 2005-2011 Experton Group AG 4
  • 5. Massenmarkt angekommen sind. Vor dem Hintergrund steigender Wettbewerbsanforderungen oder Lohnkosten2 (bezogen auf die Produktivität) sind solche Verhaltensmuster fahrlässig. Insbesondere Branchen, wo steigende Arbeitskosten zu einer verschlechterten Relation der Lohnkosten zur Arbeitsproduktivität führen, sind hier benachteiligt. Es handelt sich besonders um Unternehmen aus den Bereichen Industrie, Handel, Dienstleistungen und Finanzwesen. Aber auch viele Öffentliche Verwaltungen können sich von dem Vorwurf nicht befreien, mit den für Informationstechnologie bereitgestellten Haushaltsmitteln nicht verantwortungsvoll umzugehen. Sie verstehen oftmals nicht, dass Wirtschaftlichkeit nicht nur aus Sparen und Verzichten entsteht, Dieses Research Paper richtet sich sondern auch durch gezielte Investitionen zur besonders an Geschäftsführer und HR- Steigerung der Produktivität erreicht wird. Der IT- Verantwortliche in mittelständischen und Markt bietet, mit den aktuell verfügbaren größeren Unternehmen. Software-Produktgenerationen und Endgeräten, Behandelt werden aktuelle neue Lösungen und Ansätze zur Umsetzung Entwicklungen in den IT-basierten unternehmensinterner und auch Arbeitswelten der „Büroarbeiter“ unternehmensübergreifender Planungs- und Ergebnisse aktueller Befragungen Steuerungsaufgaben an. Diese erlauben es, die werden im Kontext mit Erkenntnissen wachsenden Mitarbeiter- und aus der Praxis kombiniert. Tipps und Kundenanforderungen zu befriedigen. Dies Anregungen runden die Ausführungen geschieht auf Basis einer gesteigerten ab. persönlichen Produktivität des einzelnen Mitarbeiters und insbesondere durch: • die agile Interaktion zwischen Kollegen, mit Kunden und Lieferanten über standardisierte Kanäle, mit dem Ziel eines raschen Informationsaustausches. • das unmittelbare Auffinden und Verwerten von Daten, Kompetenzträgern und Experten, Antworten und Lösungen. • das Teilen von Wissen und Erfahrungen innerhalb der Wertschöpfungskette. • die stärkere Zusammenarbeit in Teams und Projektgruppen. o Mittels verbesserter Projektkommunikation, o gemeinsamer Ideengenerierung – auch über Standorte hinweg – und o zentralem Dokumenten-/ Projektmanagement. 2 Vergleiche: Statistisches Bundesamt 2011/Statistisches Jahrbuch 2010 © 2005-2011 Experton Group AG 5
  • 6. 1.1 „Zukunft ist jetzt“ Wir werden häufig von unseren Kunden gefragt, welche Vorteile ihre Organisationen mit einem Investment in IT-Infrastrukturlösungen im Allgemeinen und Office Systemen im Besonderen haben, und warum jetzt ein Umstieg notwendig ist. Hier können wir mit einer kurzen Antwort nur in den seltensten Situationen dienen. Der konkrete (finanzielle) Nutzen lässt sich auf Basis unterschiedlicher (finanz-) mathematischer Modelle berechnen und variiert je nach Unternehmen. Grundsätzlich gilt allerdings, dass  bei einer Einführung von Office-Systemen neben kurzfristigen quantitativen Größen insbesondere qualitative Faktoren ausschlaggebend sind. Hierzu zählt neben einer verbesserten Arbeitsqualität insbesondere die organisatorische Weiterentwicklung des Unternehmens. Das bedeutet o Wahrung der Wettbewerbsfähigkeit o Möglichkeit zur Erschließung neuer Angebote und/oder Märkte o Integration von Lieferanten und Kunden in die Arbeitsabläufe o Flexibilisierung der Organisation  eine Kosten- Nutzenbetrachtung nicht alleine aus dem Blickwinkel des eigenen Unternehmens erfolgen kann. Vielmehr gilt es die Position gegenüber dem Wettbewerb einzubeziehen. Die Kernfrage lautet hierbei: Welche organisatorischen Umstellungen müssen unternommen werden, um gegen den Wettbewerb zu bestehen bzw. ihn zu übertreffen? Viele quantitative Analysen belegen einen stark ausgeprägten Zusammenhang zwischen dem zunehmenden Einsatz von Computern bzw. von computerbasierten Technologien.  Wettbewerbsfähigkeit 80% der befragten Unternehmen geben an3, dass die Investitionen in Unified Communication und Collaboration (UCC-) und (neue) Office-Systeme zu einer verbesserten Wettbewerbs- und Leistungsfähigkeit des Unternehmens beitragen. 3 150 telefonische Interviews in Unternehmen mit mehr als 100 PC-Arbeitsplätzen © 2005-2011 Experton Group AG 6
  • 7. Wirtschaftlichkeit Je nach Workload und Prozesskette lassen sich die einzelnen Aufgaben durch moderne Office-Systeme deutlich effizienter erstellen. Dabei geht es nicht nur um die persönliche Effizienz des einzelnen Mitarbeiters – also Zeiteinsparungen von 10 bis 15 % bei strukturierten Arbeitsabläufen. Vielmehr geht es auch um eine schnellere und qualitativ hochwertigere Umsetzung der Arbeitsaufgaben innerhalb der gesamten Wertschöpfungskette.  Zufriedenheit der Mitarbeiter Die Mitarbeiterzufriedenheit hängt auch eng mit dem Grad der technischen Ausstattung zusammen. Insbesondere Information Worker mit einer hohen Affinität zu CE- und IT wollen die gewohnten Funktionalitäten auch im Arbeitsalltag nutzen. Zu den Funktionalitäten zählen:  schneller und konsolidierter Zugriff auf Daten und Informationen  Klassische- und (social) Netzwerk-Suchsysteme Suche nach Schlagworten (Yahoo, Google, Bing) oder vernetzten Informationen aus dem eigenen (sozialen) Netzwerk (Facebook)  Zugriff über unterschiedliche Geräte auf die gleichen Daten Privat exemplarisch auf Fotos, in der Arbeitswelt auf Berichte oder Kalkulationen  pragmatische Kommunikation  Ad-hoc Kontaktaufnahme Schnelle Ansprache durch Messenger- bzw. Chat-Funktionen  Mehrkanalkommunikation direkte und indirekte Kommunikation über unterschiedliche Kanäle wie Telefon, Messenger, Videokonferenz, Wiki oder Blog. Vor dem oben skizzierten Hintergrund muss ein Vergleich zwischen den bestehenden Altsystemen (dies sind bei Office-Lösungen zu ca. 87% noch immer Microsoft Office 2003 und 2007) und den am Markt erhältlichen Produkten durchgeführt werden. Dieser Vergleich sollte sich auf den Nutzen (= eine Nutzenanalyse) beziehen und in einem ersten Schritt ohne eine Bewertung der absoluten Kosten erfolgen. © 2005-2011 Experton Group AG 7
  • 8. Die zentrale Frage lautet, welche Vorteile bringen verbesserte Kollaborations- und Arbeitsprozesse einer neuen (Office)-Lösung  im Vergleich zu den bestehenden Office-Systemen?  in Zusammenarbeit mit den (restlichen) IT-Systemen?  in einer Wettbewerbssituation? (wie kann eine Verbesserung zum Wettbewerb erfolgen?) Eine solche Betrachtung sollte auf drei zentralen Eckpfeilern beruhen. Diese sind:  Produktivität Frage: Wo lässt sich die Produktivität verbessern?  Kosten Frage: Wo lassen sich Kosten reduzieren?  Mehrwert Frage: Welche Mehrwerte können durch verbesserte Arbeitsprozesse und Reorganisation erzielt werden? Abbildung 1:Mögliche Kriterien zur Nutzenermittlung Die Untersuchungen der Experton Group zeigen auf, dass eine kombinierte Betrachtung des Nutzens durch die „interne Brille“ sowie mit einem Blick auf den Wettbewerb nur selten erfolgt (siehe hierzu auch Kapitel 4). © 2005-2011 Experton Group AG 8
  • 9. 1.2 Wer gewinnt, wer verliert? Warum geht eine Firma pleite, und eine andere wird zum Marktführer in ihrer Branche? Diese Frage hat bereits Charles Darwin (indirekt) beantwortet: Es werden die sein, die am besten angepasst sind, und nachhaltige Innovationen am schnellsten aufgreifen. Natürlich hatte Darwin nicht Unternehmen der heutigen Ausprägung im Sinn, sondern vielmehr die Entwicklung einzelner Arten. Aber seine Thesen lassen sich auch auf die heutigen Unternehmen übertragen. So verlangen veränderte Umweltbedingungen angepasste und neue Formen der organisatorischen Ausrichtung. Auslöser hierfür sind nach Untersuchungen der Experton Group insbesondere:  die Globalisierung o Jedoch nicht primär nur auf Handelsbeziehungen und geografische Ausrichtungen bezogen, sondern vielmehr auf die Entstehung eines – in Echtzeit agierenden – weltumspannenden technisch-organisatorischen Systems.  die „Consumerization of IT“ und die damit verbundenen Anforderungen der Mitarbeiter o Viele Mitarbeiter (insbesondere Wissensarbeiter) möchten die im privaten Umfeld eingesetzten Geräte wie Smartphones oder Tablets in die Arbeitswelt mitbringen. Gleiches gilt für die Art der Kommunikation mit Kollegen und Kunden. So schwappen die Gewohnheiten aus der „privaten Web 2.0-Welt“ in die Unternehmen.  der ortsungebundene Zugriff auf Daten und Kommunikationskanäle o Die Entwicklung in Richtung zentralisierte Datenhaltung um Kollaborationslösungen sowie Cloud Computing tragen dazu bei, ortsungebunden auf die benötigten Daten zugreifen zu können. Gewinnen werden nicht die Großen über die Kleinen, nicht die Schnellen über die Langsamen, sondern jene Unternehmen, die die neuen technologischen und organisatorischen Möglichkeiten von dem Hintergrund agiler und globaler Wettbewerbssituationen für sich nutzen. Dabei spielen Trends wie Mobilität und Echtzeitkommunikation eine große Rolle. Und natürlich die zentrale Frage, wie das „Büro der Zukunft“ aussehen wird! © 2005-2011 Experton Group AG 9
  • 10. 2 Der „moderne“ (Büro-)Arbeitsplatz - gestern & heute „Eine normale Schreibmaschine braucht 44 Typenhebel. Der IBM 72 genügt ein einziger Schreibkopf“. Mit dieser Aussage machte IBM im Jahr 1965 für sein bahnbrechendes Schreibkopfsystem Werbung, und ebnete in zahlreichen Unternehmen den Weg für ein effizienteres Arbeiten. Aber auch dieses „revolutionäre System“ war schnell überholt und konnte der weiteren Automatisierung der Büros der 60er und 70er Jahre des letzten Jahrhunderts nicht standhalten. So wurden (mehr oder weniger schnell) Großcomputer in den Unternehmen eingesetzt, bevor diese in der 80er Jahren durch den Einsatz von Mikrocomputern ergänzt und ersetzt wurden. Die Evolution dieser Systeme zu Netzwerken von Workstations (und Servern) veränderte die Arbeitswelt abermals. Durch diese, seinerzeit revolutionäre Technik, und durch neue Management- und Organisationskonzepte entstanden integrierte und vernetzte Informationskonzepte, welche sich auch über die Grenzen einzelner Unternehmen hinweg ausbreiteten. Die Verbreitung der Internettechnologie in den 90er Jahren und der Megatrend „Globalisierung“4 führten zur nächsten wesentlichen Entwicklungsstufe. Als zentrale Komponente der täglichen Arbeit haben sich im Laufe der organisatorischen Weiterentwicklung insbesondere auch standardisierte und softwarebasierende Office-Lösungen etabliert. Bei diesen Lösungen handelt es sich heute jedoch nicht mehr nur um „plumpe“ Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation. Moderne Systeme beinhalten vielmehr auch Kommunikations- und Kollaborationselemente und ermöglichen ein integriertes und nahtloses Arbeiten. Insbesondere seit Mitte der 90er Jahre ist eine enorme Zunahme an Funktionalitäten und unterstützten Aktivitäten zu erkennen. Während bis ca. 1995 die nahtlose Kombination von Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation im Fokus standen, rückten ab 1996 erste Nachrichten und Mail-Dienste in den Mittelpunkt. Dies war seinerzeit eine enorme Aufwertung der Kommunikationsmöglichkeiten und steigerte oftmals die Geschwindigkeit der Prozesse. Hierbei handelte es sich insbesondere um Prozesse, die auf eine Interaktion zwischen Menschen beruhten oder ausgelegt waren. Die nächste große evolutionäre Weiterentwicklung wurde in den Jahren 2004 bis 2006 in die Office- Systeme integriert. Teamarbeit, die Organisation von Inhalten (Content-Management) und die ganzheitliche Abbildung der Geschäftsprozesse waren hier die zentralen Themen. Seit 2009 wurden 4 Dabei bezieht sich „Globalisierung“ nicht nur auf Handelsbeziehungen und geografische Ausrichtungen. Es steht vielmehr die Entstehung eines – in Echtzeit agierenden – weltumspannenden technisch-organisatorischen Systems im Fokus. © 2005-2011 Experton Group AG 10
  • 11. insbesondere Kommunikations- und Kollaborationskomponenten in die Lösungen integriert. Hierdurch werden in sich stimmige und integrierte Arbeitsabläufe ermöglicht. Schwerpunkte der Office-Systeme bis ca. 1995 ab 1995/1996 seit 2004/2005 2009 bis 2013 Textverarbeitung Nachrichten und Mail- Content-Management Kommunikation Dienste Tabellenkalkulation Textverarbeitung nahtlose Kollaboration Geschäftsprozesse Präsentation Tabellenkalkulation Teamarbeit Inhalte (inkl. Datenbanken)  Suchen  Finden  Ablegen Präsentation ganzheitliche Geschäftsprozesse Der Einsatz von Office-Systemen hat sich somit von einer unterstützenden Komponente zum zentralen Dreh- und Angelpunkt der täglichen Arbeit entwickelt. Vor diesem Hintergrund treten die eingesetzten Office-Lösungen auch als Substitut für gering qualifizierte und als Komplement für hoch qualifizierte Tätigkeiten auf. Das bedeutet, dass „manuelle“ Routineaufgaben, wie zum Beispiel  ein mehrfaches händisches Eingeben von identischen Daten in unterschiedliche Systeme (stark verbreitet im Gesundheitswesen/Krankenhäusern) und  die Prüfung von Vorgängen, die auf standardisierten Werten bzw. strukturierten Daten beruhen, durch standardisierte beziehungsweise automatisierte Prozesse abgelöst werden. Im gleichen Kontext können individuelle und auf Team- oder Wissensarbeit beruhende Aufgaben, wie  die organisatorische und personelle Führung,  die dynamische und flexible Interaktion und Kommunikation mit Kollegen, Kunden oder Lieferanten, bei gleichzeitigem Zugriff auf die relevanten Daten und die  Produktentwicklung, Angebotserstellung und Leistungserstellung schneller und qualitativ hochwertiger umgesetzt werden. Während ältere Produktgenerationen von Office-Systemen oder einzelne auf den Client zentrierte Lösungen diese bereits seit Jahren geweckten Bedürfnisse nicht (oder nur teilweise) erfüllen © 2005-2011 Experton Group AG 11
  • 12. können, ermöglichen aktuelle Produktgenerationen, wie exemplarisch das Office-System von Microsoft,  die nahtlose Integration unterschiedlicher Daten – z.B. aus ERP-Systemen,  die Vernetzung der Mitarbeiter und Dokumente und kollaborative Arbeitsprozesse sowie die  ortsunabhängige Nutzung von Daten und Kommunikation und die  Suchfunktionalitäten über unterschiedliche Systeme hinweg. Ermöglicht und getrieben wird diese Entwicklung auch dadurch, dass Daten und einzelne Anwendungen nicht mehr (ausschließlich) auf einzelnen Geräten vorliegen, sondern „im Netz(werk)“ – der sogenannten „Cloud“. Das dahinterliegende Konzept (Cloud Computing), verknüpft Technologien und Managementkonzepte, die sich seit über 10 Jahren entwickelt haben und ständig verbessert werden. Cloud Computing besitzt das Potenzial, die derzeitigen IT-Landschaften und ihre Nutzung in weiten Teilen abermals zu verändern, zumindest aber deutlich zu beeinflussen. Das betrifft sowohl das „Was“ (z.B. welche Systeme werden genutzt) als auch das „Wie“ (u.a. IT- Organisation). Technik darf hierbei allerdings nicht als „Selbstzweck“ verstanden werden. Vielmehr geht es darum, die sich wandelnden Anforderungen von Mitarbeitern und Kunden (mindestens) zu erfüllen. Hierzu zählt auch die bedarfsgerechte Ausstattung der Mitarbeiter mit Informations- und Kommunikationstechnologien. © 2005-2011 Experton Group AG 12
  • 13. 3 Der „moderne“ (Büro-)Arbeitsplatz - heute & morgen: Office der Zukunft Das „Office der Zukunft“ ist von einer Vielzahl von nachhaltigen Trends aber auch kurzfristigen Hypes geprägt. Zu den nachhaltigen Trends zählen unter anderem:  Mobilität der Mitarbeiter und ortsungebundene Erstellung der Leistung  digitale-/soziale Vernetzung innerhalb der Unternehmen, zum Kunden und in der Lieferkette  Diversifikation der Client-Infrastruktur. Immer mehr und immer unterschiedlichere Endgeräte werden durch den Mitarbeiter genutzt. Die Untersuchungen der Experton Group zeigen deutlich auf, dass die Anwenderlandschaft zukünftig nicht (bzw. nicht mehr) so homogen wie in den letzten zehn Jahren sein wird. In Unternehmensleitung und HR- einer Vielzahl von Unternehmen werden Verantwortliche müssen frühzeitig die sich mindestens vier Anwendertypen (Rollen) ändernden Arbeitsparadigmen in ihrer anzutreffen sein: strategischen Planung berücksichtigen.  „mobile“ Mitarbeiter (Smart Worker) Hierzu zählt auch die Gestaltung der  Standortgebundene „Standard“- Übergangsprozesse von der „klassischen“ Mitarbeiter Arbeitswelt in flexible und fraktale Strukturen.  Mitarbeiter mit besonderen Anforderungen Nach Analysen der Experton Group haben  Heimarbeiter/Heimarbeitsplätze diese Transformationsprozesse eine Laufzeit von 3 bis 4 Jahren.Statistisches Diese „Typen“ zeichnen sich durch unterschiedliche Anforderungen hinsichtlich der Ausstattung mit IT und an eine Unternehmensorganisation aus. Neben den organisatorischen Herausforderungen diese zu managen, entstehen für Unternehmen in einer solchen Diversifikation insbesondere folgende Vorteile:  flexible Gestaltung der Arbeitsprozesse auf Ebene der Typen/Rollen. Hierdurch wird eine flexible Steuerung- und Auslastung der Arbeitnehmer ermöglicht.  Gewinnung und Bindung von operativ und strategisch wichtigen Mitarbeiten. © 2005-2011 Experton Group AG 13
  • 14. Durch attraktive Gestaltung der Arbeitsumgebung können für das Unternehmen wirklich wichtige Mitarbeiter motiviert werden, Stichworte sind hier Work-Life-Balance und selbstbestimmtes Arbeiten. Hierzu zählen sowohl langjährige und etablierte Kompetenzträger (die oft zitierten „alten Hasen“), aber auch Neueinsteiger und „Perspektivkräfte“; die zu Wissensträgern und zukünftigen Führungskräften entwickelt werden.  Reduktion der Gesamtkosten für IT durch bedarfsgerechte (arbeitsplatzspezifische) Ausstattung. Verbesserte Mittelverwendung – Mitarbeiter die „viel“ IT benötigen bekommen diese, Kollegen die nur rudimentäre Anforderungen haben werden reduziert, aber bedarfsgerecht, ausgestattet. Soziologen und Arbeitswissenschaftler gehen davon aus, dass sich in naher Zukunft offene Arbeitsplatzmodelle ohne Bindung an einen physikalischen Ort durchsetzen werden. Auch wenn diese Entwicklung nicht zwingend das Ende des Schreibtischs bedeutet, ergibt sich eine geänderte Anforderung an die Arbeitsinfrastruktur. So haben Nutzer von Smartphones, Notebooks oder Tablet- PCs, andere Anforderungen an die Arbeitskonzepte, als Nutzer von Schreibmaschine, TippEx und Karteikarten. Bezogen auf die benötigte Informationstechnologie stellen solche flexiblen Modelle keine Herausforderung dar. Im Gegenteil - der Markt bietet zahlreiche Optionen zur bedarfsgerechten Ausstattung der Mitarbeiter mit IT. Hierzu zählen beispielshalber:  Anbindung mobiler Mitarbeiter über Online-Services (exemplarisch über das Breitstellungsmodell Cloud Computing).  Zugriff auf Daten, losgelöst vom Endgerät auf Basis interoperabler Systeme.  Bereitstellung von Präsenzinformationen (Statusmeldungen) einzelner Personen und in Anwendungen integrierte Kommunikationslösungen. Gehemmt wird die Umsetzung jedoch durch Unternehmensleitung oder HR-Verantwortliche, weil sie den Wert und die Auswirkungen der technischen Umstrukturierungen häufig nicht einschätzen können. Dabei ist es gerade Aufgabe des Managements, Arbeit im Allgemeinen und Wissensarbeit im Besonderen produktiv(er) zu gestalten. Dies ist insbesondere bei Unternehmen in Deutschland von zentraler Bedeutung, deren vorrangiges Alleinstellungsmerkmal der wissensbasierte Output ist. Dies trifft sowohl auf Anlagenbauer zu, die ihre nationale und internationale Position nur noch mit Spezialanfertigungen verteidigen können, wie auf Ingenieure, Autobauer oder Pharmaunternehmen. © 2005-2011 Experton Group AG 14
  • 15. 3.1 Herausforderungen für Unternehmen – oder warum eine Umstellung jetzt erforderlich ist Die in Kapitel 1 skizzierten Rahmenparameter machen Änderungen und Anpassungen innerhalb der Unternehmensorganisation unausweichlich. Sie betreffen nahezu alle Fachbereiche und Managementaufgaben. Die elementaren Herausforderungen sind  die Ablösung starrer oder linearer Organisationssysteme durch dynamische und projektbezogene Modelle. Die Zusammenarbeit und die Steuerung auf Unternehmensebene und in Wertschöpfungsnetzwerken muss neu organisiert werden. Verlagerte Wertschöpfungstiefen (Stichwort: Teilfertigung) und wachsende Segmentierung erfordern hier rasches Handeln. Die Abwicklung von dynamischen Arbeitsprozessen setzen zeitgemäße Werkzeuge für die Mitarbeiter voraus. Office-Software, die sechs oder mehr Jahre alt ist, kann diesen Zweck nicht erfüllen.  die Organisation von unterschiedlichen und parallelen Arbeitsstilen. Ältere Arbeitnehmer bringen Erfahrungen in das Unternehmen ein. Junge Kollegen neue Konzepte und Modelle oder neue Arbeitsinstrumente, die sie aus der privaten Welt kennen. Gleichzeitig wollen strategische Mitarbeiter die Form und den Ort der Leistungserbringung selbstständig wählen. Die Integration kann nur erfolgen, wenn die unterschiedlichen Arbeitsmethoden zentral orchestriert werden, und die Mitarbeiter an gleiche Kollaborations- und Kommunikationsinfrastrukturen angebunden sind. Diese können in moderne Office-Lösungen abgebildet werden. © 2005-2011 Experton Group AG 15
  • 16. 3.1.1 Herausforderungen für HR-Verantwortliche Die veränderten wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Rahmenparameter führen, wie in den ersten beiden Kapiteln beschrieben, auch zu neuen Aufgaben und Herausforderungen für Personalentscheider. Ziel ist es, die aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Unternehmens an die Ressource „Arbeit“ zu decken. Hilfsmittel sind moderne IT-Infrastrukturen, Office-Systeme und Kollaborations- und Kommunikationslösungen (UCC). Die durch die Experton Group identifizierten Herausforderungen liegen insbesondere in der .  Analyse der benötigten (bzw. nicht mehr benötigten) Fähigkeiten, der  Personalentwicklung auf Basis der identifizierten Bedarfe und der  Definition neuer Jobprofile und Aufgabenfelder sowie die  Integration IT-ferner Mitarbeiter in die Workflows der Unternehmens-IT. Aus Sicht der Experton Group sind HR-Verantwortliche in der Pflicht, den Einsatz von Informationstechnologie zu forcieren und nachdrücklich zu fordern. Nur so werden sie in der Lage sein, den Herausforderungen zu begegnen. 3.1.2 Herausforderungen für die Unternehmensleitung Einführen, experimentieren und im Unternehmen verbreiten. Dies sollte das Credo von Geschäftsführung hinsichtlich Geschäftsanwendungen wie Office-Lösungen sein. Nur durch Weitblick und Innovationsbereitschaft kann ökonomisch profitiert werden. Die tatsächliche Einschätzung ist allerdings vielerorts konträr. Egal ob Geschäftsführer oder CEO: Viele Entscheider in Unternehmen verkennen noch immer den Zusammenhang zwischen Informationstechnologie und Wettbewerbsfähigkeit. Dabei hängt die Zukunft vieler Unternehmen von Größen wie Qualität oder Geschwindigkeit ab. Entscheidungen werden vertagt, Weichen nicht frühzeitig gestellt und oftmals Geld zum Fenster hinaus geworfen. So zeigen unsere Untersuchungen, dass eine Vielzahl von Unternehmen, aus allen Branchen, bereits erworbene Software nicht im Unternehmen ausrollt. Gründe hierfür sind unter anderem Versäumnisse bei der organisatorischen Weiterentwicklung des Unternehmens und fehlende Strukturen. Es ist klar, dass es jedem Geschäftsführer oder Konzernchef mehr als schwer fallen dürfte, „Haus und Hof“ für ein großes IT-Projekt zu riskieren, das (evtl. auf den ersten Blick) keinen klaren © 2005-2011 Experton Group AG 16
  • 17. geschäftlichen Vorteil bringt. Jedoch ist die „State oft the Art“ Ausstattung der Mitarbeiter mit den „Brot- und Butteranwendungen“ – nämlich Geschäftsanwendungen im Allgemeinen und Office- Systemen im Besonderen – unabdingbar. Die Unternehmensleitung steht vor der Aufgabe,  die Komplexität des technischen Wandels mit den vorhandenen finanziellen und personellen Ressourcen zu managen,  die neuen Werte, Normen und Erfahrungen in das Unternehmen zu transformieren und  die Verantwortungen zu delegieren. Dabei lautet die zentrale Frage die sich die Geschäftsführung stellen muss, „was müssen wir heute entscheiden und beginnen, damit wir mittel- und langfristig erfolgreich sind (bzw. bleiben)?“ © 2005-2011 Experton Group AG 17
  • 18. 4 Fazit & Empfehlung der Experton Group Wenn es um die Frage geht, wie die Arbeitswelt zukünftig im Rahmen einer ganzheitlichen Strategie organisiert sein wird, fallen grundsätzlich zwei zentrale Komponenten: Mobilität und Flexibilität. Egal ob unterwegs, im heimischen Wohnzimmer oder im Büro: Eine Vielzahl von Mitarbeitern kann (und wird) zukünftig das definierte Arbeitspensum in dynamischen Umgebungen hochwertig leisten. Sie entscheiden nahezu frei, welche Geräte sie hierfür nutzen und wie bzw. wo die eigentliche Leistungserstellung erfolgen wird. Es wird allerdings auch weiterhin eine Vielzahl von Mitarbeitern geben, die ihre Leistungen ortsgebunden in definierten Arbeitsumgebungen leisten. Ferner werden immer mehr Mitarbeiter an Kollaborations- und Kommunikationssysteme angebunden. Hierdurch werden bei erhöhter Qualität die Verwaltungskosten reduziert. Entscheider in Unternehmen müssen diese Tendenzen, die durch die wirtschaftlichen, sozialen und technischen Entwicklungen entstehen, in ihren Unternehmen frühzeitig abbilden. Unsere Analysen zeigen, dass die Themen „Arbeitswelten“ und „Produktivitätsinfrastruktur“ ganz oben auf der Agenda der Unternehmen stehen müssen. Je nach Organisationsform sind unterschiedliche Fachbereiche in diesen Prozess einzubeziehen. Neben der IT-Abteilung zählt hierzu insbesondere der Personalbereich. Aber auch eine frühe Einbindung von Anwendern Ist unabdingbar. Die Praxis zeigt, dass die Teambildung mit unterschiedlichen Kompetenzträgern und Rollen den größten Erfolg verspricht. Dies bezieht sich sowohl auf die Aufgaben -Planung und -Validierung, als auch für das Testen und die Einführung. Die Unternehmensleitung muss auf ein Reporting drängen und auf die Einhaltung von Meilensteinen achten. Aus Sicht der Experton Group gilt es die Vorteile, die aus der Einführung von neuen und zeitgemäßen Prozess- und Arbeitsmodellen resultieren, zu heben. Dies sind, wie im vorliegenden Dokument beschrieben, insbesondere  flexible(re) Gestaltung der Arbeitsabläufe  schnellere Reaktionszeiten, bzw. verkürzte Durchlaufzeiten  verbesserte Qualität im Rahmen der Leistungserstellung Hierzu sind nachhaltige organisatorische Änderungen notwendig. Neben einer Erweiterung und Anpassung der Unternehmenskultur, ist insbesondere die Einführung von modernen IT- Systemen von Nutzen. Hierzu zählen auch Office-Systeme, die vollständig und kompatibel in die Kollaborations- und Kommunikationsprozesse integrierbar sind. © 2005-2011 Experton Group AG 18
  • 19. 4.1 Kritische Würdigung von Microsoft Office Das Office Paket für den Client von Microsoft kann ohne Zweifel als De-facto-Standard in den Büros in aller Welt beschrieben werden. Über 90 Prozent der Unternehmen in Deutschland setzen auf eine Office-Lösung von Microsoft. Zu einem „Office-System“ gehört heutzutage wesentlich mehr als ein Bündel einzelner Office-Applikationen, welche auf einem Client (Desktop, Notebook, etc.) installiert werden. Ein Produktivitätssprung entsteht erst durch die nahtlose Verbindung von Client- Anwendung mit Serverlösungen. Microsoft hat es mit der Einführung der letzten und aktuellen Produktgeneration seiner Office- Lösung geschafft, weitere Werkzeuge in die bestehenden und etablierten Client- und Serverprodukte einzubinden. Durch die Integration von Kommunikations- und Kollaborationslösungen in das Office-System werden bisher voneinander losgelöste Arbeits- und Kommunikationsformen in einer umfassenden Lösung abgebildet. Hierzu zählen z.B. Telefonie oder Audio- und Webkonferenzen. Mit der Einführung der Microsoft Online Services und der Produktsuite BPOS (Business Productivity Online Standard Suite) liefert Microsoft eine weitere Option um die im Unternehmen vorhandenen (und sich entwickelnden) Anforderungen abzudecken. Unternehmen haben nun die Möglichkeit eine Funktionalstrategie hinsichtlich der Ausstattung der Mitarbeiter mit Office- und Kommunikationslösungen umzusetzen. Hierbei können den Mitarbeitern die einzelnen, für ihr Aufgabenfeld wichtigen (und erfolgskritischen) Funktionalitäten bereitgestellt werden. © 2005-2011 Experton Group AG 19
  • 20. Durch diese Bündelung und Integration der unterschiedlichen Bereitstellungsoptionen und Produkteigenschaften können Entscheider in Unternehmen die optimale Schnittmenge für das eigene Unternehmen ermitteln und variieren. Microsoft hat es in den vergangenen Jahren geschafft, das Portfolio stetig weiter aufzuwerten und ist heute der einzige Anbieter, der es ermöglicht nahtlose Office-Systeme über Server; Client oder Services in dieser Form bereitzustellen. Hierdurch wird dem Entscheidern die Wahlfreiheit hinsichtlich der IT-Strategie gegeben. Hierdurch können die verschiedenen Anforderungen der unterschiedlichen Anwendertypen/Rollen sowie Jobprofile effizient und flexibel umgesetzt werden. © 2005-2011 Experton Group AG 20