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Einführung in die Literaturverwaltung
Funktionen, Werkzeuge und Trends



                                               Lambert Heller
        Personalweiterbildung Leibniz Universität Hannover
                                         Hannover, 22.02.2010
1. Agenda


1. Agenda, Vorstellungs- und Erwartungsrunde
2. Finden und Übertragen bibliographischer Daten
3. Literaturverwaltung – Anwendungsszenarien
4. Programme im Vergleich:
    Citavi, EndNote und EndNote Web,
    CiteULike, Zotero und Mendeley
5. Auswertung und Abschlußdiskussion




                                                   2
2. Finden & Übertragen bibliographischer Daten


a)   Literaturverwaltung, redefined
b)   Wo und wie fängt „Literaturverwaltung“ an?
c)   40 Jahre digitale Literaturangaben…
d)   Zwischenfazit und ein Tipp




                                                  3
a) Literaturverwaltung, redefined


Vorschlag zur Definition von Literaturverwaltung: Prozeß, in dem
 ein (?) Anwender
    1. bibliographische Daten zusammenstellt,
    2. diese Daten ggf. korrigiert, strukturiert und anreichert, und
    3. verwendet (meist im Kontext von Textverarbeitung),
mittels einer (?) dazu geeigneten Software.




                                                                       4
b) Wo und wie fängt „Literaturverwaltung“ an?


• Anblick beim Öffnen traditioneller Literaturverwaltungs-
  Programme: Die leere Eingabemaske.
• Inzwischen irreführend, da weit überwiegender Teil des
  Sammelns durch Kopieren digital vorhandener Metadaten
  geschieht.
• Woher kommen diese Daten?
    • Entdeckungs-Werkzeuge (Beispiel CiteULike)
    • Digitale Publikationen mit eigenen Metadaten (z.B.
      Websites, oder PDFs im Falle von Mendeley)
    • Metadaten-Repositories (dazu am Ende des Seminars)
    • Hier zunächst der klassische, normale Fall:
      Bibliothekskataloge und bibliographische Datenbanken.



                                                              5
c) 40 Jahre digitale Literaturangaben…
1970er Jahre

• An Bibliotheken kommen maschinenlesbare Datenaustausch-
  Formate auf: MARC (bis heute in anglophoner Welt), deutscher
  „Sonderweg“ MAB (und RAK)
• Einschränkungen: „Regeln der Katalogisierung“ (One Way),
  „Austauschformat für Bibliotheken“ (institutionen-zentriert)
• Einfache Nachnutzbarkeit in Datenbanken war nicht bezweckt,
  bis heute viele abweichende Interpretationen etc.
• Stärke: Sehr detailliert; gut auffindbare Datensätze, wenn man
  weiß, wie man suchen muß.
• Literaturverwaltung: Daten auf Karteikarten abtippen bzw.
  abschreiben.
• Beispiel: http://opac.tib.uni-
  hannover.de/DB=1/PPNSET?PPN=593153081


                                                               6
c) 40 Jahre digitale Literaturangaben…
1980er Jahre

• BibTeX, EndNote, Reference Manager (RIS) und Co. –
  Literaturverwaltung am PC.
• Portable bibliographische Daten: Einmal eingeben, danach als
  Textdatei kopierbar; Integration mit Textverarbeitung.
• Pragmatischer Informationsaustausch zwischen Anwendern
• Entstehung eigener Infrastrukturen, z.B.
  http://liinwww.ira.uka.de/bibliography/
• Kataloge/DB mit Textdateien-/E-Mailausgabe, z.T. bis heute
• (Vgl. meinen Aufsatz http://dx.doi.org/10.1515/bfup.2007.162)




                                                                  7
c) 40 Jahre digitale Literaturangaben…
1990er Jahre

• Z39.50 – ein Protokoll für bibliographischen Datenaustausch
  mit dedizierten Clients verbreitet sich.
• Bis heute populärstes Beispiel: EndNote.
• Jedoch im selben Zeitraum: Aufkommen webbasierter
  Suchoberflächen, zunehmende Konzentration der Anbieter auf
  diese eine Mensch-Maschine-Schnittstelle.




                                                                8
c) 40 Jahre digitale Literaturangaben…
2000er Jahre

• COinS – bibliographische Strukturen in (X)HTML integriert
• SRU und OAI-PMH – in XML eingebettete Daten via
  HTTP/GET
• BIBO (Bibliographic Ontology) – Nachnutzung semantischer
  Strukturen im Web, HTTP-URIs. Negotiation, z.B. unAPI.
• Beispiel: http://libris.kb.se/bib/11733014
• Beispiel:
  http://www.loc.gov/standards/sru/resources/servers.html
• Sehenswerte Präsentation:
  http://www.slideshare.net/brocadedarkness/libris-linked-library-
  data




                                                                     9
d) Zwischenfazit und ein Tipp


• Tendenz: Literaturverwaltung als dedizierte Software,
  Programmfunktion etc. „verschwindet“ – z.B. im Browser, in der
  Textverarbeitung, in Cloud-Anwendungen.
• Beobachten wir unsere Benutzer: Wie finden und übernehmen
  sie bibliographische Daten am Liebsten? Welche Medientypen
  und Quellen sind jeweils wichtig und typisch, welche Wege sind
  jeweils möglich?




                                                              10
3. Literaturverwaltung – Anwendungsszenarien


a)   Arbeiten schreiben
b)   (Kleine) Literaturbestände repräsentieren
c)   Gemeinsam Literatur entdecken und sammeln
d)   Ein paar Tipps für den Einstieg




                                                 11
a) Arbeiten schreiben


• 80% der Fälle: Word (aber: auch LaTeX, OpenOffice etc.,
  zukünftig auch Online-Umgebungen)
• Zitat und Verweis, fast immer plus Literaturliste im Anhang
• Zitationsstil, der möglichst exakt eingehalten werden soll
  (manchmal nicht trivial, z.B. Quellentypen der Juristen)
• 2-3 Quellen bibliographischer Angaben, denen man vertraut
• Korrektheit gerade bei Qualifikationsaufgaben wichtig
• Möglichst nahtlos integrierter Workflow: Die Angaben finden,
  per Mausklick übernehmen und in Word einfügen
• Sofort sehen, wie formatiertes Zitat aussieht
• Prinzipiell lassen sich Stile anpassen (EndNote, Citavi etc.)




                                                                  12
b) (Kleine) Literaturbestände repräsentieren


• Regelmäßiger Bedarf an Lehrstühlen, Instituten, Projekten
• Früher: Allegro, Excel etc. als Mittel der Wahl
• Heute: Barcode-Scanner, Open-Source-Optionen für MARC-
  Daten – und eben Literaturverwaltungs-Anwendungen
• Lock-in zu vermeiden hier besonders relevant, da oft viel
  (freiwillige) Arbeit in Erfassung fließt
• Frühzeitig Workflow absichern, der Online-Listen zuläßt
  (RefShare, CiteULike…)




                                                              13
c) Gemeinsam Literatur entdecken und sammeln


• Auch als Unterfall von 1. (Arbeiten schreiben)
• Noch kaum bekannte Strategie, da Werkzeuge unbekannt sind
• Vgl. später im Seminar bei CiteULike und Mendeley




                                                          14
d) Ein paar Tipps für den Einstieg


• Wichtiger Tipp für die Gestaltung von Schulungen: Lassen sie
  Ihre Teilnehmenden die eigenen Rechner mitbringen! Der
  Integrationsaspekt ist entscheidend, also „wie klappt bei mir die
  Integration mit Browser, Word…?“
• Beim Sammeln kann man intellektuell filtern, was man wirklich
  benötigt (kein pauschales Abspeichern ganzer
  Suchergebnislisten)
• Backups erlauben spielerisches Entdecken von
  Anwendungseigenschaften („es kann nichts kaputt gehen“)




                                                                 15
4. Programme im Vergleich


a) Übungen – Vorschläge zum Ausprobieren

   Literaturverwaltung auf dem Desktop
b) Citavi
c) EndNote und EndNote Web

   Reine Online-Literaturverwaltung
d) CiteULike

   Hybride
e) Zotero
f) Mendeley




                                           16
a) Übungen – Vorschläge zum Ausprobieren


A. Finden und importieren Sie Metadaten zu:
1. dem Buch „Programming the World Wide Web 2009“ von
   Robert W. Sebesta
2. dem Aufsatz „Data publication: towards a database of
   everything“ von Vincent Smith
3. der Website der Library of Congress über SRU.
B. Bitte erstellen Sie ein Word-Dokument, in dem Sie
4. auf das Buch von Sebesta verweisen,
5. aus dem Aufsatz von Smith zitieren, und
6. auf die Website zum Thema SRU verweisen – letzteres, wenn
   möglich, mit einem Screenshot von der Website!




                                                          17
b) Citavi


•   Deutschsprachige Software für Windows, seit 2004
•   Verbreitung in D durch Campus-Lizenzen, u.a. Uni Hannover
•   Plugins u.a. für Mozilla-Browser und MS Internet Explorer
•   Recherche auch integriert mittels Z39.50 und XML
•   Alle üblichen Import- und Exportformate
•   Gut konfigurierbare Listenansichten und -exporte
•   Dynamisch in Benutzeroberfläche integrierte Hilfetexte
•   Relativ komplizierte Integration in Textverarbeitung
•   Verwaltung verknüpfter PDFs ohne Extras
•   Keine synchronisierbare Online-Komponente
•   Zusätzliche Programmbestandteile zur Wissensorganisation
    sowie zur Aufgabenplanung


                                                                18
c) EndNote und EndNote Web


•   Von Adept Science (Thomson Reuters), für Windows und Mac
•   „Klassiker“, zweit- oder drittälteste Literaturverwaltungssoftware
•   Datenimport/export: BibTeX, RIS, CSV und benutzerdefiniert
•   Anpassungsfähig Z39.50-Suche, OpenURL, „Find Fulltext“
•   Zahlreiche, anpassungsfähige Zitierstile; diese lassen sich „in
    Echtzeit“ innerhalb von Word (nicht: OpenOffice) anwenden
•   Zitate bleiben „Links“, dynamisches Korrigieren möglich
•   Verwaltung verknüpfter PDFs, allerdings nur offline
•   EndNote Web: Auch Z39.50-Suche; Synchronisation zum
    Desktop; keine Freigaben; Toolbar nicht „state of the art“
•   Campuslizenzen teurer als Mitbewerber – wenige Hochschulen
    bieten Vollversion kostenlos, für Studierende meist 50 €


                                                                    19
d) CiteULike


•   Kostenlose reine Online-Literaturverwaltung
•   Seit 2004 von Richard Cameron in Anlehnung an delicious.com
•   Heute Online-Marktführer, finanziert durch Springer
•   Bookmarklet sowie alle üblichen Import- und Exportformate
•   Synchronisation etc. mit Software Dritter durch API möglich
•   Kostenlose Registrierung, private und öffentliche Listen
•   Betonung auf Gruppenarbeit, Empfehlungsdienst sowie
    einfaches Darstellen und Ausgeben von Literaturlisten




                                                             20
e) Zotero


• Plugins für den Browser Mozilla Firefox sowie für MS Word und
  OpenOffice Writer, ansonsten plattformunabhängig
• Freie Software des Center for History and New Media of
  George Mason University, seit 2007
• Dynamisches Erkennen und Anzeigen von Metadaten im Web
  durch COinS, unAPI und Screen Scraping; Mausklick-Import
• Import aus BibTeX, RIS, aber auch MARC, MAB2, MODS
• Export auch nach Wikipedia, Google Docs, MODS
• EndNote-Zitierstile in Zotero nachnutzbar
• Weiterentwicklung von freier Citation Scripting Language (CSL)
• PDF-Verwaltung offline und in Online-Gruppen, Volltextsuche




                                                              21
f) Mendeley


•   „Freemium“-Software, seit 2008, für Windows, Mac und Linux
•   Offline- und Online-Komponente
•   Bookmarklet für Browser und Plugin für Textverarbeitung
•   Synchronisation mit BibTeX-Datei, Zotero und CiteULike
•   Funktionsreiche Offline- und Online-PDF-Verwaltung
•   Dynamische Word/OO-Integration mit CSL (ähnlich Zotero)
•   Betonung auf Gruppen, Empfehlungsdienst (ähnlich CiteULike)
•   Online-Autorenprofil mit Freigabe eigener PDFs
•   (Noch) erkennbar als Beta-Software, gelegentliche Fehler




                                                             22
5. Auswertung und Abschlußdiskussion




                                       23
Weitere Informationen


• eLearning Helpdesk: http://www.tib.uni-
  hannover.de/de/tibub/lernraum-tibub/elearning-helpdesk.html
• Literaturverwaltung: http://www.tib.uni-
  hannover.de/de/tibub/lernraum-tibub/literaturverwaltung.html




                                                                 24
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Einführung in die Literaturverwaltung

  • 1. Einführung in die Literaturverwaltung Funktionen, Werkzeuge und Trends Lambert Heller Personalweiterbildung Leibniz Universität Hannover Hannover, 22.02.2010
  • 2. 1. Agenda 1. Agenda, Vorstellungs- und Erwartungsrunde 2. Finden und Übertragen bibliographischer Daten 3. Literaturverwaltung – Anwendungsszenarien 4. Programme im Vergleich: Citavi, EndNote und EndNote Web, CiteULike, Zotero und Mendeley 5. Auswertung und Abschlußdiskussion 2
  • 3. 2. Finden & Übertragen bibliographischer Daten a) Literaturverwaltung, redefined b) Wo und wie fängt „Literaturverwaltung“ an? c) 40 Jahre digitale Literaturangaben… d) Zwischenfazit und ein Tipp 3
  • 4. a) Literaturverwaltung, redefined Vorschlag zur Definition von Literaturverwaltung: Prozeß, in dem ein (?) Anwender 1. bibliographische Daten zusammenstellt, 2. diese Daten ggf. korrigiert, strukturiert und anreichert, und 3. verwendet (meist im Kontext von Textverarbeitung), mittels einer (?) dazu geeigneten Software. 4
  • 5. b) Wo und wie fängt „Literaturverwaltung“ an? • Anblick beim Öffnen traditioneller Literaturverwaltungs- Programme: Die leere Eingabemaske. • Inzwischen irreführend, da weit überwiegender Teil des Sammelns durch Kopieren digital vorhandener Metadaten geschieht. • Woher kommen diese Daten? • Entdeckungs-Werkzeuge (Beispiel CiteULike) • Digitale Publikationen mit eigenen Metadaten (z.B. Websites, oder PDFs im Falle von Mendeley) • Metadaten-Repositories (dazu am Ende des Seminars) • Hier zunächst der klassische, normale Fall: Bibliothekskataloge und bibliographische Datenbanken. 5
  • 6. c) 40 Jahre digitale Literaturangaben… 1970er Jahre • An Bibliotheken kommen maschinenlesbare Datenaustausch- Formate auf: MARC (bis heute in anglophoner Welt), deutscher „Sonderweg“ MAB (und RAK) • Einschränkungen: „Regeln der Katalogisierung“ (One Way), „Austauschformat für Bibliotheken“ (institutionen-zentriert) • Einfache Nachnutzbarkeit in Datenbanken war nicht bezweckt, bis heute viele abweichende Interpretationen etc. • Stärke: Sehr detailliert; gut auffindbare Datensätze, wenn man weiß, wie man suchen muß. • Literaturverwaltung: Daten auf Karteikarten abtippen bzw. abschreiben. • Beispiel: http://opac.tib.uni- hannover.de/DB=1/PPNSET?PPN=593153081 6
  • 7. c) 40 Jahre digitale Literaturangaben… 1980er Jahre • BibTeX, EndNote, Reference Manager (RIS) und Co. – Literaturverwaltung am PC. • Portable bibliographische Daten: Einmal eingeben, danach als Textdatei kopierbar; Integration mit Textverarbeitung. • Pragmatischer Informationsaustausch zwischen Anwendern • Entstehung eigener Infrastrukturen, z.B. http://liinwww.ira.uka.de/bibliography/ • Kataloge/DB mit Textdateien-/E-Mailausgabe, z.T. bis heute • (Vgl. meinen Aufsatz http://dx.doi.org/10.1515/bfup.2007.162) 7
  • 8. c) 40 Jahre digitale Literaturangaben… 1990er Jahre • Z39.50 – ein Protokoll für bibliographischen Datenaustausch mit dedizierten Clients verbreitet sich. • Bis heute populärstes Beispiel: EndNote. • Jedoch im selben Zeitraum: Aufkommen webbasierter Suchoberflächen, zunehmende Konzentration der Anbieter auf diese eine Mensch-Maschine-Schnittstelle. 8
  • 9. c) 40 Jahre digitale Literaturangaben… 2000er Jahre • COinS – bibliographische Strukturen in (X)HTML integriert • SRU und OAI-PMH – in XML eingebettete Daten via HTTP/GET • BIBO (Bibliographic Ontology) – Nachnutzung semantischer Strukturen im Web, HTTP-URIs. Negotiation, z.B. unAPI. • Beispiel: http://libris.kb.se/bib/11733014 • Beispiel: http://www.loc.gov/standards/sru/resources/servers.html • Sehenswerte Präsentation: http://www.slideshare.net/brocadedarkness/libris-linked-library- data 9
  • 10. d) Zwischenfazit und ein Tipp • Tendenz: Literaturverwaltung als dedizierte Software, Programmfunktion etc. „verschwindet“ – z.B. im Browser, in der Textverarbeitung, in Cloud-Anwendungen. • Beobachten wir unsere Benutzer: Wie finden und übernehmen sie bibliographische Daten am Liebsten? Welche Medientypen und Quellen sind jeweils wichtig und typisch, welche Wege sind jeweils möglich? 10
  • 11. 3. Literaturverwaltung – Anwendungsszenarien a) Arbeiten schreiben b) (Kleine) Literaturbestände repräsentieren c) Gemeinsam Literatur entdecken und sammeln d) Ein paar Tipps für den Einstieg 11
  • 12. a) Arbeiten schreiben • 80% der Fälle: Word (aber: auch LaTeX, OpenOffice etc., zukünftig auch Online-Umgebungen) • Zitat und Verweis, fast immer plus Literaturliste im Anhang • Zitationsstil, der möglichst exakt eingehalten werden soll (manchmal nicht trivial, z.B. Quellentypen der Juristen) • 2-3 Quellen bibliographischer Angaben, denen man vertraut • Korrektheit gerade bei Qualifikationsaufgaben wichtig • Möglichst nahtlos integrierter Workflow: Die Angaben finden, per Mausklick übernehmen und in Word einfügen • Sofort sehen, wie formatiertes Zitat aussieht • Prinzipiell lassen sich Stile anpassen (EndNote, Citavi etc.) 12
  • 13. b) (Kleine) Literaturbestände repräsentieren • Regelmäßiger Bedarf an Lehrstühlen, Instituten, Projekten • Früher: Allegro, Excel etc. als Mittel der Wahl • Heute: Barcode-Scanner, Open-Source-Optionen für MARC- Daten – und eben Literaturverwaltungs-Anwendungen • Lock-in zu vermeiden hier besonders relevant, da oft viel (freiwillige) Arbeit in Erfassung fließt • Frühzeitig Workflow absichern, der Online-Listen zuläßt (RefShare, CiteULike…) 13
  • 14. c) Gemeinsam Literatur entdecken und sammeln • Auch als Unterfall von 1. (Arbeiten schreiben) • Noch kaum bekannte Strategie, da Werkzeuge unbekannt sind • Vgl. später im Seminar bei CiteULike und Mendeley 14
  • 15. d) Ein paar Tipps für den Einstieg • Wichtiger Tipp für die Gestaltung von Schulungen: Lassen sie Ihre Teilnehmenden die eigenen Rechner mitbringen! Der Integrationsaspekt ist entscheidend, also „wie klappt bei mir die Integration mit Browser, Word…?“ • Beim Sammeln kann man intellektuell filtern, was man wirklich benötigt (kein pauschales Abspeichern ganzer Suchergebnislisten) • Backups erlauben spielerisches Entdecken von Anwendungseigenschaften („es kann nichts kaputt gehen“) 15
  • 16. 4. Programme im Vergleich a) Übungen – Vorschläge zum Ausprobieren Literaturverwaltung auf dem Desktop b) Citavi c) EndNote und EndNote Web Reine Online-Literaturverwaltung d) CiteULike Hybride e) Zotero f) Mendeley 16
  • 17. a) Übungen – Vorschläge zum Ausprobieren A. Finden und importieren Sie Metadaten zu: 1. dem Buch „Programming the World Wide Web 2009“ von Robert W. Sebesta 2. dem Aufsatz „Data publication: towards a database of everything“ von Vincent Smith 3. der Website der Library of Congress über SRU. B. Bitte erstellen Sie ein Word-Dokument, in dem Sie 4. auf das Buch von Sebesta verweisen, 5. aus dem Aufsatz von Smith zitieren, und 6. auf die Website zum Thema SRU verweisen – letzteres, wenn möglich, mit einem Screenshot von der Website! 17
  • 18. b) Citavi • Deutschsprachige Software für Windows, seit 2004 • Verbreitung in D durch Campus-Lizenzen, u.a. Uni Hannover • Plugins u.a. für Mozilla-Browser und MS Internet Explorer • Recherche auch integriert mittels Z39.50 und XML • Alle üblichen Import- und Exportformate • Gut konfigurierbare Listenansichten und -exporte • Dynamisch in Benutzeroberfläche integrierte Hilfetexte • Relativ komplizierte Integration in Textverarbeitung • Verwaltung verknüpfter PDFs ohne Extras • Keine synchronisierbare Online-Komponente • Zusätzliche Programmbestandteile zur Wissensorganisation sowie zur Aufgabenplanung 18
  • 19. c) EndNote und EndNote Web • Von Adept Science (Thomson Reuters), für Windows und Mac • „Klassiker“, zweit- oder drittälteste Literaturverwaltungssoftware • Datenimport/export: BibTeX, RIS, CSV und benutzerdefiniert • Anpassungsfähig Z39.50-Suche, OpenURL, „Find Fulltext“ • Zahlreiche, anpassungsfähige Zitierstile; diese lassen sich „in Echtzeit“ innerhalb von Word (nicht: OpenOffice) anwenden • Zitate bleiben „Links“, dynamisches Korrigieren möglich • Verwaltung verknüpfter PDFs, allerdings nur offline • EndNote Web: Auch Z39.50-Suche; Synchronisation zum Desktop; keine Freigaben; Toolbar nicht „state of the art“ • Campuslizenzen teurer als Mitbewerber – wenige Hochschulen bieten Vollversion kostenlos, für Studierende meist 50 € 19
  • 20. d) CiteULike • Kostenlose reine Online-Literaturverwaltung • Seit 2004 von Richard Cameron in Anlehnung an delicious.com • Heute Online-Marktführer, finanziert durch Springer • Bookmarklet sowie alle üblichen Import- und Exportformate • Synchronisation etc. mit Software Dritter durch API möglich • Kostenlose Registrierung, private und öffentliche Listen • Betonung auf Gruppenarbeit, Empfehlungsdienst sowie einfaches Darstellen und Ausgeben von Literaturlisten 20
  • 21. e) Zotero • Plugins für den Browser Mozilla Firefox sowie für MS Word und OpenOffice Writer, ansonsten plattformunabhängig • Freie Software des Center for History and New Media of George Mason University, seit 2007 • Dynamisches Erkennen und Anzeigen von Metadaten im Web durch COinS, unAPI und Screen Scraping; Mausklick-Import • Import aus BibTeX, RIS, aber auch MARC, MAB2, MODS • Export auch nach Wikipedia, Google Docs, MODS • EndNote-Zitierstile in Zotero nachnutzbar • Weiterentwicklung von freier Citation Scripting Language (CSL) • PDF-Verwaltung offline und in Online-Gruppen, Volltextsuche 21
  • 22. f) Mendeley • „Freemium“-Software, seit 2008, für Windows, Mac und Linux • Offline- und Online-Komponente • Bookmarklet für Browser und Plugin für Textverarbeitung • Synchronisation mit BibTeX-Datei, Zotero und CiteULike • Funktionsreiche Offline- und Online-PDF-Verwaltung • Dynamische Word/OO-Integration mit CSL (ähnlich Zotero) • Betonung auf Gruppen, Empfehlungsdienst (ähnlich CiteULike) • Online-Autorenprofil mit Freigabe eigener PDFs • (Noch) erkennbar als Beta-Software, gelegentliche Fehler 22
  • 23. 5. Auswertung und Abschlußdiskussion 23
  • 24. Weitere Informationen • eLearning Helpdesk: http://www.tib.uni- hannover.de/de/tibub/lernraum-tibub/elearning-helpdesk.html • Literaturverwaltung: http://www.tib.uni- hannover.de/de/tibub/lernraum-tibub/literaturverwaltung.html 24
  • 25. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!