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Personal Kanban, Die Kanban Methode oder
ein anderer Weg, Dinge getan zu bekommen 	

–	

Welchen Hammer hätten Sie denn gern?
Theorie und Praxis von Alfred Rochert und Michael Mahlberg	

im Startplatz am 2014-06-25
Michael Mahlberg
TCGThe Consulting Guild GmbH	

&	

Limited WIP Society Cologne
Alfred Rochert
Portfolio Performance Köln
Rocks & Pebbles
Sand und SteineVideo
https://www.youtube.com/watch?
feature=player_detailpage&v=D1RjtMpPh7I#t=104
Effektiv vs. Effizient
–Peter Ferdinand Drucker
“It is fundamentally the confusion between
effectiveness and efficiency that stands between doing
the right things and doing things right. 	

!
There is surely nothing quite so useless as doing with
great efficiency what should not be done at all.”
Image: Drucker-portrait-bkt - The Drucker Institute, Claremont
Graduate University
–Peter Ferdinand Drucker
“Es ist im Wesentlichen dieVerwechslung von
Effektivität und Effizienz die 	

dazwischen steht die richtigen Dinge zu tun und die
Dinge richtig zu tun.	

!
Es gibt sicherlich nichts, dass so nutzlos ist, wie mit
großer Effizienz zu tun was eigentlich überhaupt nicht
getan werden sollte”
Image: Drucker-portrait-bkt - The Drucker Institute, Claremont
Graduate University
Wie passt’s zusammen
Effektiv
über
Effizient
Was ist wesentlich?
Eisenhower Matrix
WichtigUnwichtig Dringend Nicht Dringend
1 2
3 4
Eisenhower Matrix
WichtigUnwichtig Dringend Nicht Dringend
1 2
3 4
Machen
Planen
Delegieren
Eliminieren
Eisenhower Matrix
WichtigUnwichtig Dringend Nicht Dringend
1 2
3 4
Wie passt’s zusammen
Effektiv
über
Effizient
Wie passt’s zusammen
Effektiv
über
Effizient
Eisenhower
Matrix
Effizienz	

Die Dinge richtig tun
Die Dinge schneller, effizienter erledigen	

(Man bekommt noch mehr Aufgaben zugeschustert)
Effektivität	

Die richtigen Dinge tun
Ich hinterfrage die Notwendigkeit der Aufgaben	

(Bringt mich dies meinem Ziel näher?) Habe ich Ziele??	

Muss ich selbst ran oder kann ich die Aufgabe delegieren?
Personal Kanban
(verfeinert mit einer tickenden Tomate)
Die Kanban Methode ist ein Werkzeug um
den optimalen Arbeitsfluss eines Systems	

zu bestimmen 	

und zu managen.
A 1 I
B 2 II
!
J .. ..
Kosten des Multitaskings
Weinberg, G.M. Quality Software Management, 1992
Kanban ist ein	

Pull-System
Wie passt’s zusammen
Effektiv
über
Effizient
Eisenhower
Matrix
Wie passt’s zusammen
Effektiv
über
Effizient
Eisenhower
Matrix
Personal Kanban
gtd®
- In Deutschland durch
Next Action Partners (NAP)
Meine wichtigsten Punkte
aus dieser Methode
Workflow-Map
http://www.eproductivity.com/dx/gtd-workflow-diagram
http://gettingthingsdone.com/pdfs/
gtd_workflow_advanced.pdf
Was kommt rein
📞
✉️
📠
💻
📺
🔈
📧
📖
📓
Zeug
ganz viel Zeug
?
Kann ich damit agieren?
Keine Aktion möglich…
Option 1: Müll
Option 2: Ausbrüten
Option 3: Zum Nachschlagen
📂
📁📚
♻️
📆
Zum Ausbrüten:
📂 📆
Irgendwann / Vielleicht
Datums-
getriebene Auslöser
?
Ich kann was tun?
Dauert es weniger als 2 Minuten?
JUST DO IT
✔
Ich kann was tun, aber es dauert mehr als 2 Minuten?
Verschieben und Einplanen
Delegieren
📂
📆
📓Und Nachverfolgen
Zu Zeitpunkten
Zu Projekten und
Kontexten
Ich habe keinen neuen Input…
📞
✉️
📠
💻
📺
🔈
📧
📖
📓
… jetzt kann ich meine Ordner (oder Listen) abarbeiten …
Je nach Kontext!
📂 Im Büro
Kontexte
📂 Am Rechner
📂 Beim Einkaufen
📂 Zu Hause
Wie passt’s zusammen
Effektiv
über
Effizient
Eisenhower
Matrix
Personal Kanban
Wie passt’s zusammen
gtd®
Effektiv
über
Effizient
Eisenhower
Matrix
Personal Kanban
Scale it Up
The Kanban Method
AndersonVariante mit allem drum und dran
Slide #2013 Michael Mahlberg
ALTERNATIVEN?
51
Slide #2013 Michael Mahlberg
WAS IST DOCH GLEICH LEAN?
So wie Mary andTom Poppendiek das Buch strukturiert haben
ist es…
52
Slide #2013 Michael Mahlberg
PRINZIPIEN DES LEAN SOFTWARE
DEVELOPMENT
EliminiereVergeudung	

Verstärke das Lernen	

Entscheide so spät wie möglich	

Liefere so früh wie möglich	

Ermächtige dasTeam	

Baue Integrität ein	

Betrachte das Ganze
53
Slide #2013 Michael Mahlberg
WASTE?
54
Muda 無駄 Überflüssig, nicht wertsteigernd
Muri 無理 Überlastung, Überbeanspruchung
Mura 斑 Unebenheit, Unausgewogenheit
Slide #2013 Michael Mahlberg
KANBAN = EIN VISUELLES „TOKEN“
ALS (PULL) AUFFORDERUNG
Wörtlich: 看板 (kanban) = Optisches Zeichen
55
Slide #2013 Michael Mahlberg
Beginnt mit dem, was real getan wird.	

Einigt Euch darauf, nach inkrementeller,
evolutionärer Änderung zu streben.	

Respektiert die aktuellen Prozesse, Rollen,
Verantwortlichkeiten &Titel.
56
SOFTWARE-KANBAN PRINCIPLES
Slide #2013 Michael Mahlberg
Start with what you do now	

Agree to pursue incremental, evolutionary
change	

Respect the current process, roles,
responsibilities & titles
57
SOFTWARE-KANBAN PRINCIPLES
2013 Michael Mahlberg Slide #
Fünf Zentrale Eigenschaften
Oder manchmal sechs or sieben
58
Slide #2013 Michael Mahlberg
DIE KANBAN METHODE
1)Visualisiere den Arbeitsfluß	

2) Beschränke die parallele Arbeit „WIP“	

3) Manage den Fluss (im Gegensatz zum Durchsatz)	

4) Mache Prozess-Regeln Explizit	

5)Verbessere den Prozess in Zusammenarbeit (und benutze
dabei Modelle & die wissenschaftliche Methode)
59
2013 Michael Mahlberg Slide #
Virtuelle Kanban Systeme
60
2013 Michael Mahlberg Slide # 61
Virtuelles Kanban System
Visualisiere den Arbeitsfluß
Slide #2013 Michael Mahlberg 62
Product-
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Sprint-
Backlog
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Slide #2013 Michael Mahlberg 63
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Virtuelles Kanban System
Beschränkung der parallelen Arbeit „WIP“
Slide #2013 Michael Mahlberg 66
Backlog Analyse Entwicklung Test / QA Produktion
(∞) (4) (3) (3) (∞)
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Slide #2013 Michael Mahlberg 67
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung
(∞) (4) (3) (3) (∞)
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Slide #2013 Michael Mahlberg 68
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung
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Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung
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PULL REQUESTS?
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Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung
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RANDNOTIZ: EXPLIZITER
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Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung
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RANDNOTIZ:EXPLIZITER
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Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung
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RANDNOTIZ: EXPLIZITER
doing doing doingdone done done
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Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung
(∞) (4) (3) (3) (∞)
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RANDNOTIZ: EXPLIZITER
doing doing doingdone done done
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Slide #2013 Michael Mahlberg 81
VIRTUELLE PULL REQUESTS
VIRTUELLES KANBAN SYSTEM
Ready
• Angelegt am	

• Angelegt von	

• Bearbeiter	

• Arbeitstyp	

• Beschreibung	

• Wichtigkeit	

• Deadline	

• Definition für Erledigung
Was gehört alles zum Einsatz
der Kanban Methode?
• Definition der Stationen	

• Kapazitätsberechnung(en) (WIP-Limits)	

• Ticket Design	

• Serviceklassen	

• Definition der Prozessregeln	

• Auswertungen (CFDs, Lead-Times etc.)	

• etc.
Low-Tech:	

!
Die Intelligenz steht vor dem Board	

(Simon-Maria Kühn)
Verantwortung:	

!
Es ist Euer Prozess!	

(Michael Mahlberg)
Wie passt’s zusammen
gtd®
Effektiv
über
Effizient
Eisenhower
Matrix
Personal Kanban
Wie passt’s zusammen
Effektiv
über
Effizient
Eisenhower
Matrix
Kanban Methode
GroßeTeams, 	

viele Aufgaben
Multi-Tier Kanban
Akquise Entwurf Druck
Texte Grafiken Layout
Wie passt’s zusammen
Effektiv
über
Effizient
Eisenhower
Matrix
Kanban Methode
Wie passt’s zusammen
Effektiv
über
Effizient
Eisenhower
Matrix
Multi Tier Kanban
KOMPLEXERES PERSONAL-
KANBAN -BRETT
in Arbeit

(3)
Bereit 

zum Start
Erledigt
Vortrag
vorbereiten
Blog-Eintrag
schreiben
LWS-Konferenz
Anmeldeseite
Kundentermin in H
Studie über X
Rechnungen
Schreiben
Wartet

(2)
Heute
Website erweitern
klein (5)
groß (2)
Einkaufen
Wie passt’s zusammen
Effektiv
über
Effizient
Eisenhower
Matrix
Multi Tier Kanban
Wie passt’s zusammen
gtd®
Effektiv
über
Effizient
Eisenhower
Matrix
Personal Kanban
Komplexes Personal
Kanban
Kanban Methode
Multi Tier Kanban
PomodoroTechnique
http://www.pomodorotechnique.com/advanced-course/
Pomodoro Technik
(Timeboxing in der Agile/Lean Terminologie)
Vorteile der Pomodoro-Technik
• Komplexität verliert den Schrecken	

• Langweilige Aufgaben werden angegangen	

• Konditionierte Reflexe erleichtern den Start	

• Fehler werden erkannt und eliminiert	

• Ablenkungen werden gezielt behandelt	

• Die Pomodoro-Technik läßt noch Zeit zum arbeiten
Aufgabenliste
(=Ready-Spalte in Personal Kanban)
Tagesplan
(Doing oder Today in Personal Kanban)
Tooling
Wie passt’s zusammen
gtd®
Effektiv
über
Effizient
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Matrix
Personal Kanban
Komplexes Personal
Kanban
Kanban Methode
Multi Tier Kanban
Wie passt’s zusammen
gtd®
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Effizient
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Personal Kanban
Pomodoro Technique
Komplexes Personal
Kanban
Kanban Methode
Multi Tier Kanban
Quellen und Bücher:
• Personal Kanban:Visualisierung und Planung von Aufgaben,
Projekten undTerminen mit dem Kanban-Board von Jim
Benson, dpunkt.verlag 29,90 €	

• Die Pomodoro-Technik in der Praxis: Der einfache Weg,
mehr in kürzerer Zeit zu erledigen von Staffan Nötteberg,
dpunkt.verlag 19,90 €	

• http://www.personalkanban.com von Jim Benson	

• http://pomodorotechnique.com von Francesco Cirillo
Credits
• PomodoroTechnique by Francesco Cirillo	

• Pictures by Birger Hartung http://birgerh.de
Slide #2013 Michael Mahlberg
KONTAKTINFORMATIONEN
111
• Bei Fragen: Einfach anmailen: mm@michaelmahlberg.com	

• BeiTwitter findet man mich als MMahlberg	

• I sometimes blog in english at

http://agile-aspects.michaelmahlberg.com	

• Deutlich seltener schreibe ich in meinem deutschen Blog unter
http://shu-ha-ri.michaelmahlberg.de 	

• Ach ja: Meine Homepage ist http://www.michaelmahlberg.de

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