Das Dokument behandelt die Kanban-Methode und deren Anwendung zur Optimierung des Arbeitsflusses. Es wird die Unterscheidung zwischen Effizienz und Effektivität betont, unterstützt durch die Eisenhower-Matrix zur Priorisierung von Aufgaben. Darüber hinaus werden Techniken wie die Pomodoro-Technik und Personal Kanban besprochen, um Arbeit und Zeitmanagement zu verbessern.

1. Personal Kanban, Die Kanban Methode oder
ein anderer Weg, Dinge getan zu bekommen
–
Welchen Hammer hätten Sie denn gern?
Theorie und Praxis von Alfred Rochert und Michael Mahlberg
im Startplatz am 2014-06-25

2. Michael Mahlberg
TCGThe Consulting Guild GmbH
&
Limited WIP Society Cologne

3. Alfred Rochert
Portfolio Performance Köln

4. Rocks & Pebbles

5. Sand und SteineVideo
https://www.youtube.com/watch?
feature=player_detailpage&v=D1RjtMpPh7I#t=104

6. Effektiv vs. Effizient

7. –Peter Ferdinand Drucker
“It is fundamentally the confusion between
effectiveness and efficiency that stands between doing
the right things and doing things right.
!
There is surely nothing quite so useless as doing with
great efficiency what should not be done at all.”
Image: Drucker-portrait-bkt - The Drucker Institute, Claremont
Graduate University

8. –Peter Ferdinand Drucker
“Es ist im Wesentlichen dieVerwechslung von
Effektivität und Effizienz die
dazwischen steht die richtigen Dinge zu tun und die
Dinge richtig zu tun.
!
Es gibt sicherlich nichts, dass so nutzlos ist, wie mit
großer Effizienz zu tun was eigentlich überhaupt nicht
getan werden sollte”
Image: Drucker-portrait-bkt - The Drucker Institute, Claremont
Graduate University

9. Wie passt’s zusammen
Effektiv
über
Effizient

10. Was ist wesentlich?

11. Eisenhower Matrix
WichtigUnwichtig Dringend Nicht Dringend
1 2
3 4

12. Eisenhower Matrix
WichtigUnwichtig Dringend Nicht Dringend
1 2
3 4
Machen
Planen
Delegieren
Eliminieren

13. Eisenhower Matrix
WichtigUnwichtig Dringend Nicht Dringend
1 2
3 4

14. Wie passt’s zusammen
Effektiv
über
Effizient

15. Wie passt’s zusammen
Effektiv
über
Effizient
Eisenhower
Matrix

16. Effizienz
Die Dinge richtig tun
Die Dinge schneller, effizienter erledigen
(Man bekommt noch mehr Aufgaben zugeschustert)

17. Effektivität
Die richtigen Dinge tun
Ich hinterfrage die Notwendigkeit der Aufgaben
(Bringt mich dies meinem Ziel näher?) Habe ich Ziele??
Muss ich selbst ran oder kann ich die Aufgabe delegieren?

18. Personal Kanban
(verfeinert mit einer tickenden Tomate)

19. Die Kanban Methode ist ein Werkzeug um
den optimalen Arbeitsfluss eines Systems
zu bestimmen
und zu managen.

21. A 1 I
B 2 II
!
J .. ..

22. Kosten des Multitaskings
Weinberg, G.M. Quality Software Management, 1992

24. Kanban ist ein
Pull-System

25. Wie passt’s zusammen
Effektiv
über
Effizient
Eisenhower
Matrix

26. Wie passt’s zusammen
Effektiv
über
Effizient
Eisenhower
Matrix
Personal Kanban

27. gtd®
- In Deutschland durch
Next Action Partners (NAP)

28. Meine wichtigsten Punkte
aus dieser Methode

29. Workflow-Map
http://www.eproductivity.com/dx/gtd-workflow-diagram

30. http://gettingthingsdone.com/pdfs/
gtd_workflow_advanced.pdf

31. Was kommt rein
📞
✉️
📠
💻
📺
🔈
📧
📖
📓

32. Zeug
ganz viel Zeug

33. ?

34. Kann ich damit agieren?

35. Keine Aktion möglich…
Option 1: Müll
Option 2: Ausbrüten
Option 3: Zum Nachschlagen
📂
📁📚
♻️
📆

36. Zum Ausbrüten:
📂 📆
Irgendwann / Vielleicht
Datums-
getriebene Auslöser

37. ?

38. Ich kann was tun?
Dauert es weniger als 2 Minuten?

39. JUST DO IT
✔

40. Ich kann was tun, aber es dauert mehr als 2 Minuten?
Verschieben und Einplanen
Delegieren
📂
📆
📓Und Nachverfolgen
Zu Zeitpunkten
Zu Projekten und
Kontexten

41. Ich habe keinen neuen Input…
📞
✉️
📠
💻
📺
🔈
📧
📖
📓

42. … jetzt kann ich meine Ordner (oder Listen) abarbeiten …
Je nach Kontext!

43. 📂 Im Büro
Kontexte
📂 Am Rechner
📂 Beim Einkaufen
📂 Zu Hause

46. Wie passt’s zusammen
Effektiv
über
Effizient
Eisenhower
Matrix
Personal Kanban

47. Wie passt’s zusammen
gtd®
Effektiv
über
Effizient
Eisenhower
Matrix
Personal Kanban

48. Scale it Up

49. The Kanban Method
AndersonVariante mit allem drum und dran

51. Slide #2013 Michael Mahlberg
ALTERNATIVEN?
51

52. Slide #2013 Michael Mahlberg
WAS IST DOCH GLEICH LEAN?
So wie Mary andTom Poppendiek das Buch strukturiert haben
ist es…
52

53. Slide #2013 Michael Mahlberg
PRINZIPIEN DES LEAN SOFTWARE
DEVELOPMENT
EliminiereVergeudung
Verstärke das Lernen
Entscheide so spät wie möglich
Liefere so früh wie möglich
Ermächtige dasTeam
Baue Integrität ein
Betrachte das Ganze
53

54. Slide #2013 Michael Mahlberg
WASTE?
54
Muda 無駄 Überflüssig, nicht wertsteigernd
Muri 無理 Überlastung, Überbeanspruchung
Mura 斑 Unebenheit, Unausgewogenheit

55. Slide #2013 Michael Mahlberg
KANBAN = EIN VISUELLES „TOKEN“
ALS (PULL) AUFFORDERUNG
Wörtlich: 看板 (kanban) = Optisches Zeichen
55

56. Slide #2013 Michael Mahlberg
Beginnt mit dem, was real getan wird.
Einigt Euch darauf, nach inkrementeller,
evolutionärer Änderung zu streben.
Respektiert die aktuellen Prozesse, Rollen,
Verantwortlichkeiten &Titel.
56
SOFTWARE-KANBAN PRINCIPLES

57. Slide #2013 Michael Mahlberg
Start with what you do now
Agree to pursue incremental, evolutionary
change
Respect the current process, roles,
responsibilities & titles
57
SOFTWARE-KANBAN PRINCIPLES

58. 2013 Michael Mahlberg Slide #
Fünf Zentrale Eigenschaften
Oder manchmal sechs or sieben
58

59. Slide #2013 Michael Mahlberg
DIE KANBAN METHODE
1)Visualisiere den Arbeitsfluß
2) Beschränke die parallele Arbeit „WIP“
3) Manage den Fluss (im Gegensatz zum Durchsatz)
4) Mache Prozess-Regeln Explizit
5)Verbessere den Prozess in Zusammenarbeit (und benutze
dabei Modelle & die wissenschaftliche Methode)
59

60. 2013 Michael Mahlberg Slide #
Virtuelle Kanban Systeme
60

61. 2013 Michael Mahlberg Slide # 61
Virtuelles Kanban System
Visualisiere den Arbeitsfluß

62. Slide #2013 Michael Mahlberg 62
Product-
Backlog
Sprint-
Backlog
Entwicklung Abnahme Produktion
z.B. für Scrum

63. Slide #2013 Michael Mahlberg 63
Bestell-
Annahme
Kasse Sirup & Milch Espresso Abholung
z.B. für Starbucks

64. Slide #2013 Michael Mahlberg 64
kanban

65. 2013 Michael Mahlberg Slide # 65
Virtuelles Kanban System
Beschränkung der parallelen Arbeit „WIP“

66. Slide #2013 Michael Mahlberg 66
Backlog Analyse Entwicklung Test / QA Produktion
(∞) (4) (3) (3) (∞)
item item item item
item
item
item
item
item
item
item

67. Slide #2013 Michael Mahlberg 67
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung
(∞) (4) (3) (3) (∞)
item item item item
item
item
item
item
item
item
item

68. Slide #2013 Michael Mahlberg 68
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung
(∞) (4) (3) (3) (∞)
item item item
item item
item ✓
item ✓
item ✓
item ✓
item ✓
item ✓

69. Slide #2013 Michael Mahlberg 69
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung
(∞) (4) (3) (3) (∞)
item item item
item
item
item ✓
item ✓
item ✓
item ✓
item ✓
item ✓

70. Slide #2013 Michael Mahlberg 70
PULL REQUESTS?

71. Slide #2013 Michael Mahlberg 71
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung
(∞) (4) (3) (3) (∞)
item Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull

72. Slide #2013 Michael Mahlberg
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
72
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung
(∞) (4) (3) (3) (∞)
item item item item
item
item
item
item
item
item
item

73. Slide #2013 Michael Mahlberg
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung
(∞) (4) (3) (3) (∞)
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
73
item item item item
item
item
item
item
item
item
item

74. Slide #2013 Michael Mahlberg
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung
(∞) (4) (3) (3) (∞)
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
item item
item item
item ✓
item ✓
item ✓
item ✓
item ✓
item ✓
74
item

75. Slide #2013 Michael Mahlberg
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
75
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung
(∞) (4) (3) (3) (∞)
item
item item
item
item
item ✓
item ✓
item ✓
item ✓
item ✓
item ✓

76. Slide #2013 Michael Mahlberg 76
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung
(∞) (4) (3) (3) (∞)
item item item item
item
item
item
item
item
item
item
RANDNOTIZ: EXPLIZITER

77. Slide #2013 Michael Mahlberg 77
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung
(∞) (4) (3) (3) (∞)
item item item item
item
item
item
item
item
item
item
RANDNOTIZ: EXPLIZITER
doing doing doingdone done done

78. Slide #2013 Michael Mahlberg 78
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung
(∞) (4) (3) (3) (∞)
item item item itemitem
item item
item
item item
item
RANDNOTIZ:EXPLIZITER
doing doing doingdone done done
223

79. Slide #2013 Michael Mahlberg 79
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung
(∞) (4) (3) (3) (∞)
item
item item item
itemitem
item
item
item itemitem
RANDNOTIZ: EXPLIZITER
doing doing doingdone done done
3 22

80. Slide #2013 Michael Mahlberg 80
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung
(∞) (4) (3) (3) (∞)
item
item item item
itemitem
item
item
item
item
item
RANDNOTIZ: EXPLIZITER
doing doing doingdone done done
3

81. Slide #2013 Michael Mahlberg 81
VIRTUELLE PULL REQUESTS
VIRTUELLES KANBAN SYSTEM

82. Ready
• Angelegt am
• Angelegt von
• Bearbeiter
• Arbeitstyp
• Beschreibung
• Wichtigkeit
• Deadline
• Definition für Erledigung

83. Was gehört alles zum Einsatz
der Kanban Methode?
• Definition der Stationen
• Kapazitätsberechnung(en) (WIP-Limits)
• Ticket Design
• Serviceklassen
• Definition der Prozessregeln
• Auswertungen (CFDs, Lead-Times etc.)
• etc.

84. Low-Tech:
!
Die Intelligenz steht vor dem Board
(Simon-Maria Kühn)

85. Verantwortung:
!
Es ist Euer Prozess!
(Michael Mahlberg)

86. Wie passt’s zusammen
gtd®
Effektiv
über
Effizient
Eisenhower
Matrix
Personal Kanban

87. Wie passt’s zusammen
Effektiv
über
Effizient
Eisenhower
Matrix
Kanban Methode

88. GroßeTeams,
viele Aufgaben

89. Multi-Tier Kanban

92. Akquise Entwurf Druck
Texte Grafiken Layout

93. Wie passt’s zusammen
Effektiv
über
Effizient
Eisenhower
Matrix
Kanban Methode

94. Wie passt’s zusammen
Effektiv
über
Effizient
Eisenhower
Matrix
Multi Tier Kanban

95. KOMPLEXERES PERSONAL-
KANBAN -BRETT
in Arbeit
(3)
Bereit
zum Start
Erledigt
Vortrag
vorbereiten
Blog-Eintrag
schreiben
LWS-Konferenz
Anmeldeseite
Kundentermin in H
Studie über X
Rechnungen
Schreiben
Wartet
(2)
Heute
Website erweitern
klein (5)
groß (2)
Einkaufen

96. Wie passt’s zusammen
Effektiv
über
Effizient
Eisenhower
Matrix
Multi Tier Kanban

97. Wie passt’s zusammen
gtd®
Effektiv
über
Effizient
Eisenhower
Matrix
Personal Kanban
Komplexes Personal
Kanban
Kanban Methode
Multi Tier Kanban

98. PomodoroTechnique
http://www.pomodorotechnique.com/advanced-course/

99. Pomodoro Technik
(Timeboxing in der Agile/Lean Terminologie)

100. Vorteile der Pomodoro-Technik
• Komplexität verliert den Schrecken
• Langweilige Aufgaben werden angegangen
• Konditionierte Reflexe erleichtern den Start
• Fehler werden erkannt und eliminiert
• Ablenkungen werden gezielt behandelt
• Die Pomodoro-Technik läßt noch Zeit zum arbeiten

101. Aufgabenliste
(=Ready-Spalte in Personal Kanban)

102. Tagesplan
(Doing oder Today in Personal Kanban)

103. Tooling

107. Wie passt’s zusammen
gtd®
Effektiv
über
Effizient
Eisenhower
Matrix
Personal Kanban
Komplexes Personal
Kanban
Kanban Methode
Multi Tier Kanban

108. Wie passt’s zusammen
gtd®
Effektiv
über
Effizient
Eisenhower
Matrix
Personal Kanban
Pomodoro Technique
Komplexes Personal
Kanban
Kanban Methode
Multi Tier Kanban

109. Quellen und Bücher:
• Personal Kanban:Visualisierung und Planung von Aufgaben,
Projekten undTerminen mit dem Kanban-Board von Jim
Benson, dpunkt.verlag 29,90 €
• Die Pomodoro-Technik in der Praxis: Der einfache Weg,
mehr in kürzerer Zeit zu erledigen von Staffan Nötteberg,
dpunkt.verlag 19,90 €
• http://www.personalkanban.com von Jim Benson
• http://pomodorotechnique.com von Francesco Cirillo

110. Credits
• PomodoroTechnique by Francesco Cirillo
• Pictures by Birger Hartung http://birgerh.de

111. Slide #2013 Michael Mahlberg
KONTAKTINFORMATIONEN
111
• Bei Fragen: Einfach anmailen: mm@michaelmahlberg.com
• BeiTwitter findet man mich als MMahlberg
• I sometimes blog in english at
http://agile-aspects.michaelmahlberg.com
• Deutlich seltener schreibe ich in meinem deutschen Blog unter
http://shu-ha-ri.michaelmahlberg.de
• Ach ja: Meine Homepage ist http://www.michaelmahlberg.de