Dieses Dokument bietet eine schritt-für-schritt-Anleitung zur Erstellung eines Content-Management-Workflow-Templates, um die Verwaltung von Inhalten strukturiert und übersichtlich zu gestalten. Es richtet sich insbesondere an Personen, die kleine bis mittelgroße Online-Projekte betreuen, und führt durch sieben Schritte von der Erstellung eines Content-Inventars bis hin zu Kommentarfunktionen. Ziel ist es, den Überblick über den Fortschritt der Arbeiten zu behalten und eine effektive Datenüberprüfung zu ermöglichen.

1. STRUKTUR FÜR DEIN CONTENT-MANAGEMENT
Workflow-Template: Schritt-für-Schritt-Anleitung
@BaZaKom

2. FEHLT DIR BEI DEINEM
CONTENT-MANAGEMENT
EIN TOOL, WAS DEINEN
WORKFLOW
STRUKTURIERT?
@BaZaKom

3. DIESES TEMPLATE HILFT
DIR, DEN ÜBERBLICK
ÜBER DEN FORTSCHRITT
DEINER ARBEIT ZU
BEHALTEN.@BaZaKom

4. WARUM DIESES TEMPLATE?
➤ „Content-Management“ ist ein weiter Oberbegriff und meint die
generelle Verwaltung von bestehenden Inhalten.
➤ Unter diesem Oberbegriff fallen viele unterschiedliche Aufgaben.
➤ Was diese Aufgaben vereint, ist die strukturelle Vorgehensweise bei der
Verwaltung dieser Inhalte, unabhängig von des jeweiligen Tasks.
➤ Kurz gesagt - irgendwann packst Du jeden Inhalt nochmal an, überprüfst
den Inhalt auf Grundlage bestimmter Kriterien und triffst dann eine
Entscheidung, was mit diesem Inhalt weiter geschehen soll.
➤ Das Template soll Dir dabei helfen, diese Schritte strukturiert anzugehen
und den Überblick über deinen Workflow zu behalten.
➤ Diese Slideshare-Präsentation führt Dich Schritt-für-Schritt durch die
einzelnen Aufgaben, um ein Basis-Template für Deine Arbeit zu erstellen.
@BaZaKom

5. FÜR WEN UND FÜR WELCHE AUFGABE IST DIESES TEMPLATE GEEIGNET?
➤ Das Template ist für jeden geeignet, der ein kleines bis mittelgroßes
Online-Projekt (bis zu 200 Seiten oder Artikel) betreut.
➤ Über diese Anzahl hinaus macht es mehr Sinn, mit einem
automatisiertes Tool oder einer anderen Lösung zu arbeiten, weil es
sonst zu unübersichtlich wird.
➤ Das Template lässt sich für alle Aufgaben nutzen, bei dem Du (oder in
Kooperation mit mehreren anderen Personen) Inhalte strukturiert
anhand vorgefertigter Kriterien überprüfen willst.
➤ Dieses Template hilft Dir, einen Überblick über den Fortschritt der
Arbeit zu erhalten. Du kannst jedoch nicht die Ergebnisse der Arbeit in
diesem Template festhalten.
@BaZaKom

6. IN 7 SCHRITTEN ZUM FERTIGEN TEMPLATE
➤ Diese Präsentation führt Dich durch 7 Schritte:
1. Content-Inventory erstellen
2. Datenmaterial aufbereiten
3. Formationsregeln in Excel einbauen
4. Datenüberprüfung einfügen
5. Funktionsüberprüfungen und Korrekturen einarbeiten
6. Funktionen auf weitere Zellen übertragen
7. Kommentare einfügen
@BaZaKom

7. SCHRITT 1:
CONTENT INVENTORY
ERSTELLEN
@BaZaKom

8. SCHRITT 1: CONTENT-INVENTORY ERSTELLEN
➤ Zunächst musst Du ein Content-Inventory erstellen, also eine
Auflistung aller verfügbarer URLs Deines Online-Projektes.
➤ Dazu empfehle ich Dir das Tool „SEO Spider“ von Screaming Frog, das
Du hier kostenlos herunterladen kannst.
➤ Die kostenlose Funktion reicht in der Regel aus, ist aber auf 500 URLs
begrenzt.
➤ Erstelle das Content-Inventory. Die einzelnen Schritte werden in den
folgenden Folien erklärt.
@BaZaKom

9. SCHRITT 1: CONTENT-INVENTORY ERSTELLEN
@BaZaKom
➤ „Screaming Frog SEO“ öffnen und Deine URL eingeben.
➤ „Start“ drücken.

10. SCHRITT 1: CONTENT-INVENTORY ERSTELLEN
@BaZaKom
➤ Liste exportieren

11. SCHRITT 1: CONTENT-INVENTORY ERSTELLEN
@BaZaKom
➤ Liste als Vorlage abspeichern

12. SCHRITT 2:
DATENMATERIAL
AUFBEREITEN
@BaZaKom

13. SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN
➤ SEO Spider hat alle verfügbaren URLs aufgelistet. Dazu gehören auch
eine Menge URLs, die Du erstmal nicht brauchst. Dieser Schritt ist
dafür da, diese unnötigen URLs zu entfernen.
➤ Entferne alle URLs, die nicht direkt zu einem Post oder zu einer Seite
führen. Bilder, Tag-Seiten oder externe Verlinkungen kannst Du
entfernen, es sei denn, Du möchtest diese gesondert betrachten.
➤ Da dieses Tool aber darauf basiert, dass Du später händisch durch alle
Seiten gehst, um Dir diese anzuschauen, ist die Auflistung der Post-
und Seiten-URLs ausreichend.
➤ Bereinige nun das vorliegende Datenmaterial aus dem Content-
Inventory. Die einzelnen Schritte werden in den folgenden Folien
erklärt.
@BaZaKom

14. SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN
@BaZaKom➤ So sieht Deine Urliste im Excel-Format aus.

15. SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN
@BaZaKom➤ Lösche alle Spalten ausser „Adress“ - das sind die URLs.

16. SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN
@BaZaKom
➤ Lösche alle Daten, die nicht zu
einem Post oder zu einer Seite
führen.
➤ Du kannst natürlich auch mit
allen Daten arbeiten,
beispielsweise Bildmaterial.

17. SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN
@BaZaKom
➤ Bereinigte Urliste.

18. SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN
@BaZaKom
➤ Bring die Liste in
Form, in dem Du
die Zellen
markierst und
„Zeilenumbruch“
klickst.

19. SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN
@BaZaKom
➤ Füge nun Prüfkategorien ein (hier
„Corporate Wording Check“) und
ergänze diese um weitere
Prüfkriterien.

20. SCHRITT 3:
FORMATIERUNGSREGEL
EINBAUEN
@BaZaKom

21. SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN
➤ Die Formatierungsregeln helfen Dir, deinen Fortschritt bei der Arbeit
visuell darstellen zu können.
➤ In meinem Beispiel habe ich vier Statusanzeigen, welche ich farbig
markieren will.
➤ Status: Ungeprüft = Rot
➤ Status: In Bearbeitung = Orange
➤ Status: Prüfung abgeschlossen = Grün
➤ Status: Wiedervorlage = Blau
➤ Baue nun die Formatierungsregel ein. Die einzelnen Schritte werden in
den folgenden Folien erklärt.
@BaZaKom

22. SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN
@BaZaKom
➤ Markiere den Spaltenbereich, den Du
formatieren willst.
➤ Aus anschaulichen Gründen habe ich
erstmal nur diesen Bereich markiert.

23. SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN
@BaZaKom
➤ „Start“
➤ „Bedingte
Formatierung“
➤ „Regeln zum
Hervorheben von
Zellen“
➤ „Textinhalte“

24. SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN
@BaZaKom
➤ Lege die erste Regel fest, beispielsweise:
➤ Wenn >> „Ungeprüft“
➤ Dann >> „Hellrote Füllung mit dunkelrotem Text“
➤ Klicke >> „OK“

25. SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN
@BaZaKom
➤ Gleicher Formatierungsbereich
➤ Lege die zweite Regel fest, beispielsweise:
➤ Wenn >> „In Bearbeitung“
➤ Dann >> „Gelbe Füllung mit dunkelgelbem Text“
➤ Klicke >> „OK“

26. SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN
@BaZaKom
➤ Gleicher Formatierungsbereich
➤ Lege die dritte Regel fest, beispielsweise:
➤ Wenn >> „Prüfung abgeschlossen“
➤ Dann >> „Grüne Füllung mit dunkelgrünem Text“
➤ Klicke >> „OK“

27. SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN
@BaZaKom
➤ Gleicher Formatierungsbereich
➤ Lege die vierte Regel fest, beispielsweise:
➤ Wenn >> „Wiedervorlage“
➤ Wenn Du eigene Farbkombinationen wählen willst,
dann:
➤ Klick auf >> „Benutzerdefiniertes Format“.

28. SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN
@BaZaKom
➤ Lege zuerst den
Hintergrund fest.
➤ Klicke >>
„Ausfüllen“
➤ Wähle eine
Farbe,
beispielsweise
Blau

29. SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN
@BaZaKom
➤ Lege dann die
Schriftfarbe fest.
➤ Klicke >>
„Schriftart“
➤ Wähle eine
Farbe,
beispielsweise
„Weiß“

30. SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN
@BaZaKom
➤ Anschließend gleicher Formatierungsbereich
➤ Lege die vierte Regel fest, beispielsweise:
➤ Wenn >> „Wiedervorlage“
➤ Dann >> Dein zuvor eingegebene Schriftfarbe
➤ Klicke >> „OK“

31. SCHRITT 4:
DATENÜBERPRÜFUNG
EINFÜGEN
@BaZaKom

32. SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN
➤ Dein Dokument müsste nun so eingestellt sein, dass - je nach
Texteingabe - eine farbige Statusanzeige vorhanden ist.
➤ Sicher willst Du nicht jedesmal den Status mit der Hand eingeben.
Darum erstellen wir jetzt eine Drop-Down-Auswahl-Liste, mit der Du
die einzelnen Statusanzeigen leicht auswählen kannst.
➤ Diese Daten kommen aus einem anderen Blatt. Die einzelnen Schritte
werden in den folgenden Folien erklärt.
@BaZaKom

33. SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN
@BaZaKom
➤ Lege ein neues Datenblatt an. Ich habe es hier
einfach „Datenblatt“ genannt.

34. SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN
@BaZaKom
➤ Trage nun in die erste Spalte die vier Begriffe ein, die
Du zukünftig auswählen willst. Jeder Begriff kommt
in eine eigene Zelle innerhalb dieser Spalte.

35. SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN
@BaZaKom
➤ Markiere nun wieder den Spaltenbereich, den Du
bereits zuvor markiert hattest.

36. SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN
@BaZaKom
➤ Klicke auf >> „Daten“
➤ Klicke auf >> „Überprüfen“
➤ Klicke dann auf >> „Datenüberprüfung“

37. SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN
@BaZaKom
➤ Klicke auf >> „Einstellungen“
➤ Wähle aus >> „Liste“

38. SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN
@BaZaKom
➤ Jetzt musst Du die
Datenquelle angeben.
➤ Klicke dazu auf den
Button neben der
Suchleiste „Quelle“

39. SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN
@BaZaKom
➤ Klicke nun auf das zweite Datenblatt (in diesem Beispiel:
„Datenblatt“.
➤ Markiere die vier Zellen in der Spalte, in denen die
verschiedenen Status-Updates angezeigt werden.
➤ Drücke >> Enter

40. SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN
@BaZaKom
➤ Jetzt kann in jeder Zelle in dem vorher markierten Bereich
auf dem ersten Blatt die Textbausteine aus dem
„Datenblatt“ ausgewählt werden.

41. SCHRITT 5:
FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG
& KORREKTUREN
@BaZaKom

42. SCHRITT 5: FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG & KORREKTUREN
➤ Der Großteil ist geschafft, jetzt kontrollierst Du, ob die ganzen
Funktionen auch so funktionieren, wie Du Dir das vorgestellt hast.
➤ Funktioniert alles, dann kannst Du diesen Schritt überspringen.
➤ Wird etwas nicht so dargestellt, wie gewünscht, dann führe eine
Korrektur durch. Die einzelnen Schritte werden in den folgenden
Folien erklärt.
@BaZaKom

43. SCHRITT 5: FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG & KORREKTUREN
@BaZaKom
➤ Nun müsste für jede Auswahlmöglichkeit auch die
Darstellung in die vorher festgelegte Farbe sichtbar sein.
➤ Manchmal ist das nicht der Fall, wenn der Textbaustein aus
dem „Datenblatt“ nicht mit dem hinterlegten Textbaustein in
der „Formatierungsregel“ übereinstimmt.

44. SCHRITT 5: FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG & KORREKTUREN
@BaZaKom
➤ Siehe dieses Beispiel

45. SCHRITT 5: FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG & KORREKTUREN
@BaZaKom
➤ Ist dies der Fall, dann:
➤ Klick >> Start
➤ Klick >> „Bedingte Formatierung“
➤ Klick >> „Regeln verwalten“

46. SCHRITT 5: FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG & KORREKTUREN
@BaZaKom
➤ Doppelklick auf die zu ändernden Regel

47. SCHRITT 5: FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG & KORREKTUREN
@BaZaKom
➤ Genaue Schreibweise aus dem
Datenblatt in dieses Feld reinschreiben
➤ Bestätigen

48. SCHRITT 6:
FUNKTIONEN AUF WEITERE
ZELLEN ÜBERTRAGEN
@BaZaKom

49. SCHRITT 6: FUNKTIONEN AUF WEITERE ZELLEN ÜBERTRAGEN
➤ Wenn Du nicht schon direkt alle Felder markierst und bearbeitest hast,
kannst Du nun weitere Zellen in den Markierungsbereich einarbeiten.
➤ Das kann auch interessant sein, wenn Du später weitere Workflows,
Prüfverfahren oder Prüfkriterien einfügen willst.
➤ Die einzelnen Schritte werden in den folgenden Folien erklärt.
@BaZaKom

50. SCHRITT 6: FUNKTIONEN AUF WEITERE ZELLEN ÜBERTRAGEN
@BaZaKom
➤ Markiere den gesamten
Bereich, für den die
Formatierungsregel gelten
soll.

51. SCHRITT 6: FUNKTIONEN AUF WEITERE ZELLEN ÜBERTRAGEN
@BaZaKom
➤ Klick auf >> „Start“
➤ Klick auf >> „Bedingte Formatierung“
➤ Klick auf >> „Regeln verwalten“
➤ Bestätigen

52. SCHRITT 6: FUNKTIONEN AUF WEITERE ZELLEN ÜBERTRAGEN
@BaZaKom
➤ „Formatierungsregeln anzeigen für: „Dieses Blatt“
➤ Alle Regeln anklicken als „Wahr“
➤ Pro Regel Klick auf den Button >> „Angewendet auf“
➤ Bereich auswählen (Der markierte Bereich; siehe
nächste Folie)

53. SCHRITT 6: FUNKTIONEN AUF WEITERE ZELLEN ÜBERTRAGEN
@BaZaKom
➤ Pro Regel den gleichen
Bereich auswählen

54. SCHRITT 7:
KOMMENTARE EINFÜGEN
@BaZaKom

55. SCHRITT 7: KOMMENTARE EINFÜGEN
➤ Jede Zelle kannst Du mir Kommentaren ergänzen. Dazu gehören u.a.
➤ Rollen- und Verantwortlichkeiten
➤ Zeitdaten
➤ Inhaltliche Ergänzungen
➤ Die einzelnen Schritte werden in den folgenden Folien erklärt.
@BaZaKom

56. SCHRITT 7: KOMMENTARE EINFÜGEN
@BaZaKom
➤ Gewünschte Zelle
anklicken, hier am
Beispiel
„Wiedervorlage“.
➤ Rechtsklick auf die
Zelle
➤ „Kommentar einfügen“

57. SCHRITT 7: KOMMENTARE EINFÜGEN
@BaZaKom
➤ Füge deinen
Kommentar ein,
beispielsweise Daten,
wann der Prozess noch
einmal überprüft
werden soll.
➤ Übertrage diese
Termine auch in einen
Kalender mit
Erinnerungsfunktion,
sodass Du diesen nicht
vergisst.

58. MELDE DICH, WENN DU FRAGEN HAST
AUF DER SUCHE NACH NOCH MEHR
PRAKTISCHEN TIPPS RUND UM DAS THEMA
CONTENT-STRATEGIE?
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@BaZaKom

59. BABAK ZAND
➤ Content-Stratege, Blogger &
Speaker
➤ www.babak-zand.de
➤ info@babak-zand.de
@BaZaKom
©Luisa Bell