2. Struktur der Vortrags
Getting Things Done in a Nut Shell
Kognitive Grundlagen
Thinking Rock - Demo
Tipps für Wissensarbeiter
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3. Erste Gehversuche
Priorisierte Liste
Termine
Kontexte
Nachteile
Nicht-geschaffte
Aufgaben umtragen
Unzureichend für
fremdbestimmte Aufgaben
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4. Unterschiede in der Zielsetzung
Zeitmanagement Getting Things Done
Aufgaben innerhalb Vertrauen gewinnen,
der zur Verfügung mit der eigenen Zeit
stehenden Zeit richtig umzugehen
erledigen Berücksichtigt kurz-
Langfristige Ziele und langfristige Zielen
unterrepräsentiert Entlastet das
Work/Life-Balance aus Kurzzeitgedächtnis,
den Augen verloren sofern möglich
Zufriedenheit muss sich „Flow“-fördernde
alleine aus Arbeit Strukturierung
schöpfen
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5. Vorbereitungen
Einstieg in GTD
Überblick über alle offenen Enden
Arbeitsraum und Hilfsmittel
Ziel: ablenkungsfrei, gern zu benutzen
Arbeitsmittel vorrätig halten
Ablagesystem für Aktiva und Referenz
Eindeutiges Wiederauffinden
Zeitsparend
Kein unbewusstes Zögern
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9. Prinzip 2‘) Durcharbeiten
Ist jetzt ein Fortschritt möglich?
Muss die Aufgabe weiter behandelt werden?
(z.B. nach Delegieren)
Ist eine zeitliche Erfüllung notwendig?
Gehört die Aufgabe inhaltlich zu anderen?
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10. Prinzip 3) Organisieren
Grundkategorien Kontext
Projektliste Telefon
Termine Shopping
Nächsten Schritte Arbeitsplatz
Passive Kategorien Seltener Ansprechpartner
„Warten-auf“ Liste
Liste mit
Referenzmaterialien
„Vielleicht/Irgendwann“
Liste
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11. Prinzip 4) Durchsehen
Listen durchsehen und aktualisieren
Mindestens wöchentlich
Ergebnis
Aktualität
Hinreichend wichtige und
dringende Aufgaben sind gelistet
Fokussiertes Arbeiten
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13. Prinzip 5‘) Erledigen
Strenges Raster
Schnell beurteilen, was ich tun soll
Vorbestimmte Aufgaben
Akut anfallende Aufgaben /
Unvorhergesehenes
Selbstbestimmtes Arbeiten
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14. Prinzip 5‘‘) Erledigen
Wechsel der Perspektive
Ausblick auf drei bis
Verantwortungsbereiche,
fünf Jahre, Vision
Laufende Projekte
Berufliche Ziele für ein
oder zwei Jahre
Aktuelles Handeln Leben allgemein 14
16. Hindernisse
bei der Wissensarbeit
Abstrakt definierte Aufgaben und Ausbleiben
direkter Erfolge
Häufige Unterbrechnung des Flows
Unsicherheit bei der Priorisierung
Vemeidbare Folge:
Rückgang der intrinsischen Motivation
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17. Natürliches Planen
1. Warum? Klarheit über den Zweck
2. Vision der Zielerreichung
Vorstellen, fühlen, schmecken
3. Frische Ideen dazu bekommen
4. Wichtiges identifizieren, Strukturieren
5. Nächsten Schritt festlegen
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18. Kognitive Grundlagen
Leicht, gelernte Mustern zu vergleichen
Schlecht in der Wiedergabe ohne stimulierende
Wahrnehmung
7 gleichzeitige Gedankenstränge (±2)
[Miller 1956]
Stigmergische Tätigkeit [Parunak 2006]
Wahrnehmbare Ergebnisse („stigma“)
Anregen weiterer Aktivitäten („ergon“)
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19. Prinzipien des Getting Things Done
Eigenen Arbeitsablauf bewusst steuern durch
gezieltes Sammeln der Aufgaben
Belastungsfreies Arbeiten
Externes Sammeln anstehender Tätigkeiten
Ökonomie der Aufgabenwechsel
Möglichst wenig Aufgaben gleichzeitig
2 Minuten Regel
Wiedererkennen von Mustern
Fest vorgegebene Struktur des externen Speichers
Vorfiltern relevanter Aufgaben
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20. Während dem Arbeitstag
Vorherbestimmte Aufgaben einplanen
Zeitplanung und Energie bei der Auswahl des
nächsten Schrittes einbeziehen
Eingang mehrmals täglich durcharbeiten
Falls Fortschritt länger stagniert, in
Teilaufgaben unterteilen oder Fokus wechseln
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21. Auswahl von Aufgaben
Nächste Schritte-Liste
Argumentationshilfe für belegte Ressourcen
Reduzieren zu überschaubarer Größe
Proportion zwischen den Körben
Ideen vorfiltern viele verwerfen
Unwichtiges verschieben den Großteil auf die
Vielleicht/Irgendwann-Liste
Kurzfristig erledigen wenige auf die
Nächste Schritte-Liste
Veränderte Prioritäten erfordert
erneutes Durchsehen der Listen
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22. Zufriedenheit schöpfen
– aus der erledigten Arbeit
Entscheidungsraum bestimmen
Akute/unvorhergesehene Aufgaben ausklammern
Wie kann der Anteil selbstbestimmter Zeit gesteigert
werden?
Tipps
Es zählt nicht die Menge,
sondern die Wichtigkeit bearbeiteter Schritte
Erfolgserlebnis nach jedem vollendeten Schritt,
Häckchen an jeden erledigten Punkt
Kombination aus Ratio und Gefühl
Vertrauen in die eigene Entscheidung erhöhen
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23. Procastination
Aufschieben wichtiger Aufgaben
Ursache: fehlender Überblick
Folge: falsche Entscheidungen
Stärkung der Selbstkontrolle/-disziplin
Klare Zielsetzung durch nächsten Schritt
Energie berücksichtigen für nächsten Schritt
Verstärkt durch Flow
Die nächsten Schritte am Laufen halten
GTD-Prozess perfektionieren
„den Stillstand verhindern“
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24. Tipps für Wissensarbeit
Generell
1. Entscheidende Phase für die Zufriedenheit: Erledigen
2. Zur lieben Gewohnheit machen:
Alles Erfassen, regelmässig Durchsehen
3. Zu Beginn: GTD fokussieren, Low-Tech
Artikel schreiben
1. Relevante Gedanken sofort erfassen
2. Thema (10 000 Fuß) skizzieren,
dann „Ride the flow“ und nicht rausbringen lassen
3. Höhere Ziele nicht aus den Augen verlieren:
Gemeinschaft, Jobsuche, Spiritualität
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25. GTD ist…
Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren,
Durchsehen, Durchführen
Kategorien, Kontexte, Aufgabenpersistenz
Support durch Tools
-> leichter entscheiden,
welcher nächste Schritte getan werden sollte
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26. Literatur
Francis Heylighen and Clément Vidal. Getting Things Done: The
Science behind Stress-Free Productivity, Long Range Planning,
Volume 41, Issue 6, pp 585-605, Elsevier, 2008.
Allen, David. Getting Things Done: The Art of Stress-Free
Productivity, Penguin, 2001.
http://www.davidco.com/faq.php, 2009
http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
#Techniken_und_Werkzeuge
Thinking Rock
http://www.trgtd.com.au/
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