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excellence in real estate




Professionelle Durchführung
 von Facility Management-
     Ausschreibungen


                                © AIS Management GmbH
Ihr Partner AIS Management




© AIS Management GmbH                                Seite 2
AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung


                        Leistungen / Produkte z.B.                                      Ergebnis

                           Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse             Bewältigung komplexer Aufgaben,
                           Property Management, Facility Services, Bauwerkserhaltung   Aufdeckung und Umsetzung von
                           Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement      Optimierungspotenzialen
    Consulting
                           Benchmarking
                           Einkauf und Lieferantenmanagement
                           planungs- und baubegleitendes Facility Management


                           betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR                  einzigartiger Pool an Primärdaten,
                           SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken    maximale Marktnähe,
                           aktiv in Forschung und Lehre                                Wettbewerbsvorsprung
  Benchmarks
                           Mitwirkung in nationalen und internationalen
                            Normungsgremien (DIN, CEN etc.)




                           FM-Marktforum (E-Sourcing)                                  ressourcenschonendes, besseres
                           Secure Dataroom (E-Collaboration)                           Projekt-, Einkaufs- , Property und
                           Single-Sign-on, Integration mit SAP                         Facility Management, CREM
   E-Solutions
                           Software und Wissensarchive




© AIS Management GmbH                                                                                           Seite 3
AIS-Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch




© AIS Management GmbH                                                        Seite 4
Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch


  1. Erstellung Ausschreibung

                                        Erfassen                 Definition
        Konzept mit Ziel-             kalkulations-         Rahmenbedingungen,        Leistungsverzeichnis
        definiton erstellen         relevanter Daten         Vertragserstellung             erstellen


 Leistung
 Bewirtschaftungsziele        Flächenaufnahme           Vorbemerkungen            Aufbau, Gliederung
 Prioritäten                  Ausstattungsmerkmale      Vertragsinhalte           Leistungen
 Abgrenzung Eigen- /          z.T. Hersteller und       Dokumentation der         Massen
  Fremdleistung                 Fabrikate                  Leistungen                Zyklen
 Aufbau- und                  Funktions- und            Kommunikation             Reaktionszeiten
  Ablauforganisation            Zustandsbeschreibungen                               Schätzkosten
 Schnittstellen
  Controlling

 Ergebnis
 Betreiberkonzept             Flächen                   Vertrag                 Leistungsverzeichnis
                               Ausstattung                                        Schätzkalkulation

 AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B.
                                                                                   FM-Marktforum
 FM-Sollkonzept               Anlagenerfassungs-        Gebäudemanage-          Leistungsverzeichnis
 FM-Prozesse                   matrizen                   mentvertrag             Kostenbenchmarks
 Stellenprofile               Raumbuch
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Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch


  2. Bewerbungsverfahren                                    3. LV-Veröffentlichung, Klärungen


       Bieteranschreiben            Auswertung               Aufforderung Bieter     Besprechungstermin
              RFI                      RFI                   zur Angebotsabgabe           mit Bieter


 Leistung
 zu liefernde Unterlagen    Referenzen                  Projektbeschreibung      Objektbegehung und
  und Dokumente              Leistungsfähigkeit          Leistungsverzeichnis      Projektbesprechung (nie
 Interesse an Teilnahme     Auswahl von                 Vorbemerkungen            alle zusammen)
 Ansprechpartner             max. 6 – 8 Bieter                                     Fragen aufnehmen
                                                          Termine
 Leistungsprofil                                                                   Antworten an alle
                             Information / Absage
                              der Bieter                                             verteilen
                                                                                    Termin bei Beginn
                                                                                     Kalkulationsphase
 Ergebnis
 qualifizierter             Bieterpool für            Veröffentlichung           erweiterte
  Lieferantenpool             Ausschreibung              Ausschreibung an alle       Kalkulationsbasis für
                                                         ausgewählten Bieter         Bieter

 AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B.
 Secure Dataroom                                       FM-Marktforum
 Bietererklärung            Bieterbewertungsmatrix    Vorgaben                   Checkliste zur
 Vorlage                                                Betreiberkonzept            Objektbesichtigung
  1. Bieterpräsentation
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Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch


  4. Angebotskalkulation, -abgabe, -auswertung               5. Bieterverhandlung

        Angebotsabgabe,             Auswertung                 Bieterverhandlungen
                                                                                          Bieterverhandlungen
          Submission                der Angebote                    vorbereiten



 Leistung
 Angebotskalkulation        formal (Vollständigkeit)      ergänzende Angaben        Präsentation des Bieters
  durch Bieter               rechnerisch (Preisspiegel)     von Bietern anfordern     Fragen klären
 Angebotsabgabe             fachlich (Sinnhaftigkeit)     Fragenkatalog             Kalkulationsbesprechung
 Angebotsöffnung                                           Vergabestrategie
                             Ergänzung um RFI                                         Vertrag zur Prüfung
                             Rangfolge festlegen            abstimmen                  übergeben
                                                            Agenda erstellen          Varianten und
                                                            Bieter einladen            Alternativen auswerten
 Ergebnis                                                                              Auktionen
 formal geprüfte          Bieter für                      Vergabestrategie          Vergabeempfehlung
  Angebote                  Vergabeverhandlungen            Agenda mit
                           Definition der Vergabeziele      Handlungsempfehlungen
 AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B.
 FM-Marktforum            FM-Marktforum                   Secure Dataroom           FM-Marktforum
                           Preisspiegel                    Gesprächsleitfaden        Vorlage
                           Bieterpräsentationen            Preisspiegel               2. Bieterpräsentation
                           Bieterbewertungsmatrix          Bieterbewertungsmatrix    Gebäudemanagementvertrag
                                                                                       Verhandlungsprotokoll
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Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch


  6. Auftrag / Projektstart

        Vergabegespräch,         Start-up-Team
                                                           Projektstart
            Zuschlag               festlegen



 Leistung
 finale Verhandlung        Objekteinweisung           Übernahme
 Übergabeszenario          Personalbesetzung,          Betriebsverantwortung
 Vertragsunterzeichnung     Organigramm                Beginn Berichtswesen
                            Beschaffung Ausstattung    Einführung beim
                            Übernahme                   Nutzer
                             Dokumentation


 Ergebnis
 Vertrag                   geregelte Vorbereitung     optimierter
 Auftragsleistungs-         und Objektübergabe          Leistungsbeginn /
  verzeichnis                                            Dienstleisterwechsel


 AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B.
 FM-Marktforum
 Gebäudemanagentvertrag  Dokumentenvorgaben zum  digitale Gebäudeakte
 Vergabeprotokoll         Start-up-Prozess
 Checkliste Übergabe
 © AIS Management GmbH                                                           Seite 8
Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch


     7. Regelbetrieb                            8. Projektende


          Leistungserbringung,                         Vertragsbeendigung            Übergabe,
           Leistungssteuerung                                               Einweisung neuer Dienstleister


    Leistung
 Jour fixe                                      Übergabe Verantwortung
 Störungsmanagement                             Rückgabe Dokumentation, Daten
 Servicelevels                                  Abschlussbericht
 QS / Audits
 Fortschreibung Leistungsverzeichnis
  und Dokumentation
 Änderungen und Anpassungen
  Leistungsdefinitionen

 Ergebnis
 geforderte Leistung
 geforderte Qualität

    AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B.
 FM-Marktforum                                  FM-Marktforum
 Secure Dataroom                                Secure Dataroom
 digitale Gebäudeakte                           digitale Gebäudeakte
 Bonus-Malus-System                             Gebäudemanagementvertrag
    © AIS Management GmbH                                                                             Seite 9
Unterstützung durch AIS-Online-Technologien und Instrumente (Beispiele)




© AIS Management GmbH                                                          Seite 10
AIS-Online-Technologien: zwei komplementäre Systeme



                                                      FM-Marktforum:
                                                      Spezifikation, Ausschreibung,
                                                      Vergabe via Internet
                                                      (z.B. Computer-generierter Preisspiegel)




Secure Dataroom:
Dokumentenmanagement im
virtuellen Projektraum
(z.B. Radar Screen)

© AIS Management GmbH                                                             Seite 11
AIS-Instrumente: z.B. FM-Konzept, RFI-Unterlagen, Lieferantenbewertung, etc.




© AIS Management GmbH                                                          Seite 12
Referenzen und Kontakt für weitere Informationen




© AIS Management GmbH                                                      Seite 13
AIS Management – excellence in real estate

Mit professionellen Lösungen in der Immobilienwirtschaft und in der Beschaffung tragen wir zum Erfolg unserer Kunden bei.
 Consulting
   Mit hochspezialisierter Expertise und Benchmarking werden komplexe Aufgaben entlang des gesamten
   Immobilienlebenszyklus einschließlich Organisation und Prozessen bewältigt sowie Optimierungspotenziale aufgedeckt
   und umgesetzt. Schwerpunkte liegen bei Bau, Bauwerkserhaltung, CREM, Property und Facility Management.
 Data & Knowledge Capital
   Unsere exzellenten Fach- und Branchenkenntnisse sind das Ergebnis von Projekten mit einem Volumen von mehreren
   Milliarden Euro weltweit. Der Pool an Wissen und Primärdaten ist einzigartig, maximal marktnah und sichert unseren
   Kunden Wettbewerbsvorteile. Unsere Datenbanken und Wissensbibliotheken enthalten zu allen relevanten Themen
   aktuelle, praxiserprobte Service Levels, Bausteine zur Leistungsspezifikation, Preisbenchmarks, Anbieterprofile,
   Musterdokumente und -tools.
 E-Solutions
   Modernste Webtools (Software und Wissensarchive) steigern Effizienz und Transparenz. Kosten bei Projekten,
   Beschaffung, Due Diligence sowie Dokumentenmanagement werden gesenkt.
    Prozessapplikationen ermöglichen Spezifikation, Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen, Facility Services und
     Property Management über das Internet (E-Procurement und E-Sourcing).
     Virtuelle Datenräume gewährleisten die vollständig webbasierte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und
      Unternehmensgrenzen hinweg (E-Collaboration).
AIS Management ist nicht mit einem Dienstleister (Bau, Property bzw. Facility Management) gesellschaftlich verbunden. Wir
sind unabhängig und vertreten ausschließlich Interessen von Eigentümern und Auftraggebern der Immobilienwirtschaft,
insbesondere des CRE, Portfolio und Asset Managements.


Partner der AIS Management

© AIS Management GmbH                                                                                         Seite 14
excellence in real estate




Kontakt

Theresienhöhe 26
D-80339 München
Telefon:   +49 89 628170-0
Telefax:   +49 89 628170-59
E-Mail:    consulting@ais-management.de
Homepage: www.ais-management.de


Helpdesk

FM-Marktforum                             Secure Dataroom
Tel.: +49 89 628170-18                    Tel.: +49 89 628170-18
E-Mail: support-fmmf@ais-management.de    E-Mail: support-sdr@ais-management.de



                                                                              © AIS Management GmbH

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AIS-Präsentation: professionelle Durchführung von Facility Management-Ausschreibungen

  • 1. excellence in real estate Professionelle Durchführung von Facility Management- Ausschreibungen © AIS Management GmbH
  • 2. Ihr Partner AIS Management © AIS Management GmbH Seite 2
  • 3. AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung Leistungen / Produkte z.B. Ergebnis  Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse Bewältigung komplexer Aufgaben,  Property Management, Facility Services, Bauwerkserhaltung Aufdeckung und Umsetzung von  Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement Optimierungspotenzialen Consulting  Benchmarking  Einkauf und Lieferantenmanagement  planungs- und baubegleitendes Facility Management  betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR einzigartiger Pool an Primärdaten,  SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken maximale Marktnähe,  aktiv in Forschung und Lehre Wettbewerbsvorsprung Benchmarks  Mitwirkung in nationalen und internationalen Normungsgremien (DIN, CEN etc.)  FM-Marktforum (E-Sourcing) ressourcenschonendes, besseres  Secure Dataroom (E-Collaboration) Projekt-, Einkaufs- , Property und  Single-Sign-on, Integration mit SAP Facility Management, CREM E-Solutions  Software und Wissensarchive © AIS Management GmbH Seite 3
  • 4. AIS-Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch © AIS Management GmbH Seite 4
  • 5. Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch 1. Erstellung Ausschreibung Erfassen Definition Konzept mit Ziel- kalkulations- Rahmenbedingungen, Leistungsverzeichnis definiton erstellen relevanter Daten Vertragserstellung erstellen Leistung  Bewirtschaftungsziele  Flächenaufnahme  Vorbemerkungen  Aufbau, Gliederung  Prioritäten  Ausstattungsmerkmale  Vertragsinhalte  Leistungen  Abgrenzung Eigen- /  z.T. Hersteller und  Dokumentation der  Massen Fremdleistung Fabrikate Leistungen  Zyklen  Aufbau- und  Funktions- und  Kommunikation  Reaktionszeiten Ablauforganisation Zustandsbeschreibungen  Schätzkosten  Schnittstellen Controlling Ergebnis  Betreiberkonzept  Flächen  Vertrag  Leistungsverzeichnis  Ausstattung  Schätzkalkulation AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B.  FM-Marktforum  FM-Sollkonzept  Anlagenerfassungs-  Gebäudemanage-  Leistungsverzeichnis  FM-Prozesse matrizen mentvertrag  Kostenbenchmarks  Stellenprofile  Raumbuch © AIS Management GmbH Seite 5
  • 6. Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch 2. Bewerbungsverfahren 3. LV-Veröffentlichung, Klärungen Bieteranschreiben Auswertung Aufforderung Bieter Besprechungstermin RFI RFI zur Angebotsabgabe mit Bieter Leistung  zu liefernde Unterlagen  Referenzen  Projektbeschreibung  Objektbegehung und und Dokumente  Leistungsfähigkeit  Leistungsverzeichnis Projektbesprechung (nie  Interesse an Teilnahme  Auswahl von  Vorbemerkungen alle zusammen)  Ansprechpartner max. 6 – 8 Bieter  Fragen aufnehmen  Termine  Leistungsprofil  Antworten an alle  Information / Absage der Bieter verteilen  Termin bei Beginn Kalkulationsphase Ergebnis  qualifizierter  Bieterpool für  Veröffentlichung  erweiterte Lieferantenpool Ausschreibung Ausschreibung an alle Kalkulationsbasis für ausgewählten Bieter Bieter AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B.  Secure Dataroom  FM-Marktforum  Bietererklärung  Bieterbewertungsmatrix  Vorgaben  Checkliste zur  Vorlage Betreiberkonzept Objektbesichtigung 1. Bieterpräsentation © AIS Management GmbH Seite 6
  • 7. Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch 4. Angebotskalkulation, -abgabe, -auswertung 5. Bieterverhandlung Angebotsabgabe, Auswertung Bieterverhandlungen Bieterverhandlungen Submission der Angebote vorbereiten Leistung  Angebotskalkulation  formal (Vollständigkeit)  ergänzende Angaben  Präsentation des Bieters durch Bieter  rechnerisch (Preisspiegel) von Bietern anfordern  Fragen klären  Angebotsabgabe  fachlich (Sinnhaftigkeit)  Fragenkatalog  Kalkulationsbesprechung  Angebotsöffnung  Vergabestrategie  Ergänzung um RFI  Vertrag zur Prüfung  Rangfolge festlegen abstimmen übergeben  Agenda erstellen  Varianten und  Bieter einladen Alternativen auswerten Ergebnis  Auktionen  formal geprüfte  Bieter für  Vergabestrategie  Vergabeempfehlung Angebote Vergabeverhandlungen  Agenda mit  Definition der Vergabeziele Handlungsempfehlungen AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B.  FM-Marktforum  FM-Marktforum  Secure Dataroom  FM-Marktforum  Preisspiegel  Gesprächsleitfaden  Vorlage  Bieterpräsentationen  Preisspiegel 2. Bieterpräsentation  Bieterbewertungsmatrix  Bieterbewertungsmatrix  Gebäudemanagementvertrag  Verhandlungsprotokoll © AIS Management GmbH Seite 7
  • 8. Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch 6. Auftrag / Projektstart Vergabegespräch, Start-up-Team Projektstart Zuschlag festlegen Leistung  finale Verhandlung  Objekteinweisung  Übernahme  Übergabeszenario  Personalbesetzung, Betriebsverantwortung  Vertragsunterzeichnung Organigramm  Beginn Berichtswesen  Beschaffung Ausstattung  Einführung beim  Übernahme Nutzer Dokumentation Ergebnis  Vertrag  geregelte Vorbereitung  optimierter  Auftragsleistungs- und Objektübergabe Leistungsbeginn / verzeichnis Dienstleisterwechsel AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B.  FM-Marktforum  Gebäudemanagentvertrag  Dokumentenvorgaben zum  digitale Gebäudeakte  Vergabeprotokoll Start-up-Prozess  Checkliste Übergabe © AIS Management GmbH Seite 8
  • 9. Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch 7. Regelbetrieb 8. Projektende Leistungserbringung, Vertragsbeendigung Übergabe, Leistungssteuerung Einweisung neuer Dienstleister Leistung  Jour fixe  Übergabe Verantwortung  Störungsmanagement  Rückgabe Dokumentation, Daten  Servicelevels  Abschlussbericht  QS / Audits  Fortschreibung Leistungsverzeichnis und Dokumentation  Änderungen und Anpassungen Leistungsdefinitionen Ergebnis  geforderte Leistung  geforderte Qualität AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B.  FM-Marktforum  FM-Marktforum  Secure Dataroom  Secure Dataroom  digitale Gebäudeakte  digitale Gebäudeakte  Bonus-Malus-System  Gebäudemanagementvertrag © AIS Management GmbH Seite 9
  • 10. Unterstützung durch AIS-Online-Technologien und Instrumente (Beispiele) © AIS Management GmbH Seite 10
  • 11. AIS-Online-Technologien: zwei komplementäre Systeme FM-Marktforum: Spezifikation, Ausschreibung, Vergabe via Internet (z.B. Computer-generierter Preisspiegel) Secure Dataroom: Dokumentenmanagement im virtuellen Projektraum (z.B. Radar Screen) © AIS Management GmbH Seite 11
  • 12. AIS-Instrumente: z.B. FM-Konzept, RFI-Unterlagen, Lieferantenbewertung, etc. © AIS Management GmbH Seite 12
  • 13. Referenzen und Kontakt für weitere Informationen © AIS Management GmbH Seite 13
  • 14. AIS Management – excellence in real estate Mit professionellen Lösungen in der Immobilienwirtschaft und in der Beschaffung tragen wir zum Erfolg unserer Kunden bei.  Consulting Mit hochspezialisierter Expertise und Benchmarking werden komplexe Aufgaben entlang des gesamten Immobilienlebenszyklus einschließlich Organisation und Prozessen bewältigt sowie Optimierungspotenziale aufgedeckt und umgesetzt. Schwerpunkte liegen bei Bau, Bauwerkserhaltung, CREM, Property und Facility Management.  Data & Knowledge Capital Unsere exzellenten Fach- und Branchenkenntnisse sind das Ergebnis von Projekten mit einem Volumen von mehreren Milliarden Euro weltweit. Der Pool an Wissen und Primärdaten ist einzigartig, maximal marktnah und sichert unseren Kunden Wettbewerbsvorteile. Unsere Datenbanken und Wissensbibliotheken enthalten zu allen relevanten Themen aktuelle, praxiserprobte Service Levels, Bausteine zur Leistungsspezifikation, Preisbenchmarks, Anbieterprofile, Musterdokumente und -tools.  E-Solutions Modernste Webtools (Software und Wissensarchive) steigern Effizienz und Transparenz. Kosten bei Projekten, Beschaffung, Due Diligence sowie Dokumentenmanagement werden gesenkt.  Prozessapplikationen ermöglichen Spezifikation, Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen, Facility Services und Property Management über das Internet (E-Procurement und E-Sourcing).  Virtuelle Datenräume gewährleisten die vollständig webbasierte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg (E-Collaboration). AIS Management ist nicht mit einem Dienstleister (Bau, Property bzw. Facility Management) gesellschaftlich verbunden. Wir sind unabhängig und vertreten ausschließlich Interessen von Eigentümern und Auftraggebern der Immobilienwirtschaft, insbesondere des CRE, Portfolio und Asset Managements. Partner der AIS Management © AIS Management GmbH Seite 14
  • 15. excellence in real estate Kontakt Theresienhöhe 26 D-80339 München Telefon: +49 89 628170-0 Telefax: +49 89 628170-59 E-Mail: consulting@ais-management.de Homepage: www.ais-management.de Helpdesk FM-Marktforum Secure Dataroom Tel.: +49 89 628170-18 Tel.: +49 89 628170-18 E-Mail: support-fmmf@ais-management.de E-Mail: support-sdr@ais-management.de © AIS Management GmbH