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Sachkosten Management für Immobilienunternehmen


Düsseldorf im April 2009
SACHKOSTEN MANAGEMENT



Sachkosten sind in der Immobilienwirtschaft dominant...



KOSTEN EINES WOHNUNGSUNTERNEHMENS1)                                     TYPISCHE PROBLEME



                        SACHKOSTENANTEIL = 82%
                                                                          Geringe Kostentransparenz
                     52%

                                                                          Fehlende Strategien pro Sachkostenfeld

                                                                          Breit gestreute Kostenverantwortung
                                      22%
    18%                                                                   Geringe Professionalisierung der Sachkosten Einkäufer
                                                       8%
                                                                          Häufig ist die Behandlung der Sachkosten nur ein
                                                                           Abfallprodukt anderer Überlegungen
 PERSONAL           BEKO          INSTAND-        SONSTIGE
                                  HALTUNG/
                                  MODERNI-
                                  SIERUNG




 1) Klientenbeispiel ohne Zukauf von Wohnungen und Projektentwicklung                                                          1
SACHKOSTEN MANAGEMENT



...und zeigen erhebliche Einsparpotentiale


                          MENGENGERÜST                           EINKAUFS-    PROZEßKOSTEN-
                          [IN MIO EUR]                           VERBESSERUNG SENKUNG       MAßNAHMEN


1. Modernisierung          15             2.500 Vorgänge              5-10%       20-25 %   GU Vergabe


2. Periodische             18             4.000 Vorgänge              5-10%       5-10 %    Bündelung von
   Instandhaltung                                                                           Leistungspaketen


3. Laufende                19          120.000 Vorgänge               5%1)        50%       Outsourcing und
   Instandhaltung                                                                           Rahmenverträge


4. BEKO/Reinigung          5              3.300 Vorgänge              10-15%      15%       Insbesondere
                                                                                            Leistungskontrolle
5. IT                      6,5                              -         25-30%      -         Neue DL Verträge ggf.
                                                                                            Make or Buy
6. Sonstiges               -                                -         10%2)       -         -



 1) Ggf. deutlich höhere Einsparungen bei Outsourcing   2) Zielwert                                                 2
SACHKOSTEN MANAGEMENT



Betriebs- und Heizkosten sind teilweise beeinflußbar



TYPISCHE KOSTENBESTANDTEILE                 ANSÄTZE ZUR OPTIMIERUNG

BETRIEBSKOSTEN                       €/QM
                                              Energieliefercontracting, Lastgangmanagement Strom
Strom, Wasser, Entsorgung            0,96
                                              Neukonzepte Entsorgungsleistungen

Reinigung und Gartenpflege           0,41     Ausschreibungen IFM, Gartenpflege, Schneeräumung

                                              Ausschreibung TFM Leistungen
TFM Leistungen                       0,12
                                              Outsourcing TFM Leistungen

Versicherung                         0,10     Verhandlung oder Neuvergabe Versicherungen

                                              Wärmecontracting
Heizkosten                           0,79
                                              Höhere Verteilung der Nebenkosten an die Mieter

                             SUMME   2,38


                                                                                                    3
SACHKOSTEN MANAGEMENT



Viele Budgets für Instandhaltung und Modernisierung haben Spielräume



KLIENTENBEISPIELE INSTANDHALTUNGSBUDGETS [€/QM]                  MASSNAHMEN

                                                                   Erweiterung der von der Technik
                                                                   determinierten Budgets um eine
                                                                   konsequent betriebswirtschaftliche
  5,03     4,99
                                                                   Perspektive
                                            3,87                   Professionalisierung des Einkaufs von
                                                   3,27   3,16
                                                                   Bauleistungen
                             2,27

                    1,85
                                                                   Ausschreibung und ggf. Outsourcing
                                     1,19                          von TFM Leistungen
                                                                   Definition und Verhandlungen von
                                                                   Einheitspreiskatalogen
 LAUFENDE           MIETER-         PERIODISCHE    MODERNI-
 INSTAND-           WECHSEL         INSTAND-       SIERUNG
                                                                   Festlegung von
 HALTUNG                            HALTUNG                        Ausstattungsstandards




         Kunde A   Kunde B                                                                               4
SACHKOSTEN MANAGEMENT



Die IT Kosten schwanken im Markt erheblich
                                                                      – KLIENTENBEISPIEL –


IT KOSTEN BEISPIEL              BENCHMARK                ZIEL IT KOSTEN


                                   203.500
   20.982




                                                1,7%1)                    -48%
                        6.655                                6.655                    3.195
                        1.274
                                                3.460                     3.460
                        5.384


GEMEINKOSTEN     IT KOSTEN      MIETEINNAHMEN   ZIEL     DERZEITIGE IT BUDGET 50 € EINSPARZIEL
GESAMT 303 €     96 € PRO       INKLUSIVE                KOSTEN 96 €   PRO EINHEIT (46 €)
PRO EINHEIT      EINHEIT        SUBVENTIONEN             PRO EINHEIT




  1) Banchenbenchmark                                                                         5
SACHKOSTEN MANAGEMENT



Die IT Kosten sind im Schwerpunkt Einkaufskosten
                                                                                             – KLIENTENBEISPIEL –


KOSTEN IT NACH ARTEN [IN TEUR]                                  SACHKOSTEN IT NACH DISZIPLINEN


   17%1)                    83%1)

PERSONAL-
KOSTEN                  SACHKOSTEN


                                      1.066,3       7.029,8
                                                                                               1.225,5   5.853,5
                           715,0
              4.072,2                                                              1.279,6


                                                    5.853,5                911,8
                                                                 2.436,6


  1.176,3
                                                    1.176,3

PERSONAL- DIENST-         HARD-       SOFT-       GESAMT-       INFRA-   SAP-      SAP-       NON-SAP- SACH-
KOSTEN    LEIST-          WARE        WARE        BUDGET        STRUKTUR BASIS     ANWEN-     ANWEN-   KOSTEN
          UNGEN                                   IT BEREICH                       DUNGEN     DUNGEN   GESAMT



       Sachkosten         Personalkosten      1) Budgetanteil                                                       6
SACHKOSTEN MANAGEMENT



Extrakt der wichtigsten Handlungsempfehlungen/Maßnahmenplan
                                                                                – KLIENTENBEISPIEL –


HANDLUNGSBEDARF
                                    LG ORG/IT                    Organisation
                                    etablieren                   anpassen

                  Mögl. ERP-                                     Eindeutige
          HOCH
                  System prüfen                                  ERP-Strategie

                                  IT-Vertrags-      Sourcing IT-
                                  Management        Betrieb (KI-A)


                                  Workflow-System    Reporting Fremdverw.
                                  etablieren         erstellen/verbessern


         GERING      Systemlandschaft                   Interne und externe
                     bereinigen                         Portallösungen

                              Schulungsdefizite               Schlankes
                              beseitigen                      IT-Controlling
                                                                                    KURZFRISTIGE
                          GERING                             HOCH                   WIRKSAMKEIT

                                                                                                       7
SACHKOSTEN MANAGEMENT



Maßnahmen zur Begegnung von IT Kosten



KOSTENARTEN UND HERANGEHENSWEISE        OPTIMIERUNGSANSÄTZE/EFFEKTIVE KOSTEN [IN TEUR]

                                          IT Manager ersetzen
 1 PERSONAL             AUSTAUSCH         Insourcing von SAP Know How                1.274
                                          Reduzierung Infrastrukturpersonal

                                          Serverkonsolidierung von 67 auf 30
                        KOMPLEXITÄTS-
 2 INFRASTRUKTUR                          Druckerkonsolidierung von 100 auf 20       2.313
                        REDUKTION
                                          Kundenkonsolidierung von 650 auf 500
                                            Lizenzreduzierung von 575 auf 301
                        ANPASSUNG           Modifikationsreduzierung von 700 auf 0
 3 SAP                                                                                1.312
                        NUTZERPROFIL        Neuveröffentlichungen (2007)
                                            Neues Internet-Dienstleistungskonzept

                                          Beendigung NAVISION Projekt
 4 NON-SAP              LASTSTEUERUNG                                                 542
                                          Konsolidierung Ticket Tool


                                          Insourcing von Know How
 5 IT BERATUNG          NEUE SLA                                                      835
                                          Neue kosteneffiziente Verträge


                                                                                              9
SACHKOSTEN MANAGEMENT



Die wichtigsten Verträge im IT Bereich


                                   AUFWAND                                                       LAUFZEIT
VERTRÄGE                           P. A. [IN TEUR]    INHALT                           2007 2008 2009 2010 2011 2012

  BERATUNG                               521,0      Projektmanagement, Verträge,
                                                     Verhandlungen, Projekte
  SBS I                                  587,7      SAP-Basis

  WISCORE                                182,3      SAP-Lizenzen, SAP-Wartung

  SHD                                    286,0      Infrastrukturservice

  GFAD                                   146,0      PC-Support Geschäftsstellen

  IBM                                    121,4      SAP-HR

  SAPERION                               275,2      Dokumentenmanagement

  SBS II                                 134,6      Massendruck, Mieterbriefe, Beko

  TELEKOM                                366,5      WAN, VOIP

                                SUMME = 2.620,71)


  1) Entspricht 44,9% der Sachkosten IT                                                                           8
SACHKOSTEN MANAGEMENT



Sachkosten haben eine hohe Bedeutung in der Immobilienwirtschaft



SACHKOSTENFELD              BEMERKUNGEN/PROBLEME

                               Ggf. technisch determinierte Budgets
  1   BAULEISTUNGEN            Geringer Professionalisierungsgrad im Einkauf Bauleistungen
                               Erhebliche Budgetreserven

                               Kritische Schnittlinie zwischen Eigenleistung und Zukauf
      FACILITY MANAGEMENT
  2                            Erhebliche Einsparpotentiale bei Zukauf von FM Leistungen
      LEISTUNGEN
                               Anstieg der Sachkosten durch Outsourcing

                               Hoher Kostenfaktor der Immobilienservices
  3   IT LEISTUNGEN            Hoher Zukaufanteil an technischen DL
                               Hohes Einsparpotential auf den Beschaffungsmärkten


      VERWALTUNGS-             Kleinteilige Einkaufsvolumen
  4
      SACHKOSTEN               Geringer Professionalisierungsgrad


                                                                                              10
DÜSSELDORF                     MÜNCHEN

Am Keienhof 4                  Besselstr.4
40629 Düsseldorf               81679 München
Telefon: +49 211 60 27 70 0    Telefon: +49 89 21 89 58 64
Telefax: +49 211 60 27 70 15   Telefax: +49 89 21 89 58 65



                                                             11

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20090424 Sachkosten Management

  • 1. Sachkosten Management für Immobilienunternehmen Düsseldorf im April 2009
  • 2. SACHKOSTEN MANAGEMENT Sachkosten sind in der Immobilienwirtschaft dominant... KOSTEN EINES WOHNUNGSUNTERNEHMENS1) TYPISCHE PROBLEME SACHKOSTENANTEIL = 82%   Geringe Kostentransparenz 52%   Fehlende Strategien pro Sachkostenfeld   Breit gestreute Kostenverantwortung 22% 18%   Geringe Professionalisierung der Sachkosten Einkäufer 8%   Häufig ist die Behandlung der Sachkosten nur ein Abfallprodukt anderer Überlegungen PERSONAL BEKO INSTAND- SONSTIGE HALTUNG/ MODERNI- SIERUNG 1) Klientenbeispiel ohne Zukauf von Wohnungen und Projektentwicklung 1
  • 3. SACHKOSTEN MANAGEMENT ...und zeigen erhebliche Einsparpotentiale MENGENGERÜST EINKAUFS- PROZEßKOSTEN- [IN MIO EUR] VERBESSERUNG SENKUNG MAßNAHMEN 1. Modernisierung 15 2.500 Vorgänge 5-10% 20-25 % GU Vergabe 2. Periodische 18 4.000 Vorgänge 5-10% 5-10 % Bündelung von Instandhaltung Leistungspaketen 3. Laufende 19 120.000 Vorgänge 5%1) 50% Outsourcing und Instandhaltung Rahmenverträge 4. BEKO/Reinigung 5 3.300 Vorgänge 10-15% 15% Insbesondere Leistungskontrolle 5. IT 6,5 - 25-30% - Neue DL Verträge ggf. Make or Buy 6. Sonstiges - - 10%2) - - 1) Ggf. deutlich höhere Einsparungen bei Outsourcing 2) Zielwert 2
  • 4. SACHKOSTEN MANAGEMENT Betriebs- und Heizkosten sind teilweise beeinflußbar TYPISCHE KOSTENBESTANDTEILE ANSÄTZE ZUR OPTIMIERUNG BETRIEBSKOSTEN €/QM   Energieliefercontracting, Lastgangmanagement Strom Strom, Wasser, Entsorgung 0,96   Neukonzepte Entsorgungsleistungen Reinigung und Gartenpflege 0,41   Ausschreibungen IFM, Gartenpflege, Schneeräumung   Ausschreibung TFM Leistungen TFM Leistungen 0,12   Outsourcing TFM Leistungen Versicherung 0,10   Verhandlung oder Neuvergabe Versicherungen   Wärmecontracting Heizkosten 0,79   Höhere Verteilung der Nebenkosten an die Mieter SUMME 2,38 3
  • 5. SACHKOSTEN MANAGEMENT Viele Budgets für Instandhaltung und Modernisierung haben Spielräume KLIENTENBEISPIELE INSTANDHALTUNGSBUDGETS [€/QM] MASSNAHMEN   Erweiterung der von der Technik determinierten Budgets um eine konsequent betriebswirtschaftliche 5,03 4,99 Perspektive 3,87   Professionalisierung des Einkaufs von 3,27 3,16 Bauleistungen 2,27 1,85   Ausschreibung und ggf. Outsourcing 1,19 von TFM Leistungen   Definition und Verhandlungen von Einheitspreiskatalogen LAUFENDE MIETER- PERIODISCHE MODERNI- INSTAND- WECHSEL INSTAND- SIERUNG   Festlegung von HALTUNG HALTUNG Ausstattungsstandards Kunde A Kunde B 4
  • 6. SACHKOSTEN MANAGEMENT Die IT Kosten schwanken im Markt erheblich – KLIENTENBEISPIEL – IT KOSTEN BEISPIEL BENCHMARK ZIEL IT KOSTEN 203.500 20.982 1,7%1) -48% 6.655 6.655 3.195 1.274 3.460 3.460 5.384 GEMEINKOSTEN IT KOSTEN MIETEINNAHMEN ZIEL DERZEITIGE IT BUDGET 50 € EINSPARZIEL GESAMT 303 € 96 € PRO INKLUSIVE KOSTEN 96 € PRO EINHEIT (46 €) PRO EINHEIT EINHEIT SUBVENTIONEN PRO EINHEIT 1) Banchenbenchmark 5
  • 7. SACHKOSTEN MANAGEMENT Die IT Kosten sind im Schwerpunkt Einkaufskosten – KLIENTENBEISPIEL – KOSTEN IT NACH ARTEN [IN TEUR] SACHKOSTEN IT NACH DISZIPLINEN 17%1) 83%1) PERSONAL- KOSTEN SACHKOSTEN 1.066,3 7.029,8 1.225,5 5.853,5 715,0 4.072,2 1.279,6 5.853,5 911,8 2.436,6 1.176,3 1.176,3 PERSONAL- DIENST- HARD- SOFT- GESAMT- INFRA- SAP- SAP- NON-SAP- SACH- KOSTEN LEIST- WARE WARE BUDGET STRUKTUR BASIS ANWEN- ANWEN- KOSTEN UNGEN IT BEREICH DUNGEN DUNGEN GESAMT Sachkosten Personalkosten 1) Budgetanteil 6
  • 8. SACHKOSTEN MANAGEMENT Extrakt der wichtigsten Handlungsempfehlungen/Maßnahmenplan – KLIENTENBEISPIEL – HANDLUNGSBEDARF LG ORG/IT Organisation etablieren anpassen Mögl. ERP- Eindeutige HOCH System prüfen ERP-Strategie IT-Vertrags- Sourcing IT- Management Betrieb (KI-A) Workflow-System Reporting Fremdverw. etablieren erstellen/verbessern GERING Systemlandschaft Interne und externe bereinigen Portallösungen Schulungsdefizite Schlankes beseitigen IT-Controlling KURZFRISTIGE GERING HOCH WIRKSAMKEIT 7
  • 9. SACHKOSTEN MANAGEMENT Maßnahmen zur Begegnung von IT Kosten KOSTENARTEN UND HERANGEHENSWEISE OPTIMIERUNGSANSÄTZE/EFFEKTIVE KOSTEN [IN TEUR]   IT Manager ersetzen 1 PERSONAL AUSTAUSCH   Insourcing von SAP Know How 1.274   Reduzierung Infrastrukturpersonal   Serverkonsolidierung von 67 auf 30 KOMPLEXITÄTS- 2 INFRASTRUKTUR   Druckerkonsolidierung von 100 auf 20 2.313 REDUKTION   Kundenkonsolidierung von 650 auf 500   Lizenzreduzierung von 575 auf 301 ANPASSUNG   Modifikationsreduzierung von 700 auf 0 3 SAP 1.312 NUTZERPROFIL   Neuveröffentlichungen (2007)   Neues Internet-Dienstleistungskonzept   Beendigung NAVISION Projekt 4 NON-SAP LASTSTEUERUNG 542   Konsolidierung Ticket Tool   Insourcing von Know How 5 IT BERATUNG NEUE SLA 835   Neue kosteneffiziente Verträge 9
  • 10. SACHKOSTEN MANAGEMENT Die wichtigsten Verträge im IT Bereich AUFWAND LAUFZEIT VERTRÄGE P. A. [IN TEUR] INHALT 2007 2008 2009 2010 2011 2012   BERATUNG 521,0 Projektmanagement, Verträge, Verhandlungen, Projekte   SBS I 587,7 SAP-Basis   WISCORE 182,3 SAP-Lizenzen, SAP-Wartung   SHD 286,0 Infrastrukturservice   GFAD 146,0 PC-Support Geschäftsstellen   IBM 121,4 SAP-HR   SAPERION 275,2 Dokumentenmanagement   SBS II 134,6 Massendruck, Mieterbriefe, Beko   TELEKOM 366,5 WAN, VOIP SUMME = 2.620,71) 1) Entspricht 44,9% der Sachkosten IT 8
  • 11. SACHKOSTEN MANAGEMENT Sachkosten haben eine hohe Bedeutung in der Immobilienwirtschaft SACHKOSTENFELD BEMERKUNGEN/PROBLEME   Ggf. technisch determinierte Budgets 1 BAULEISTUNGEN   Geringer Professionalisierungsgrad im Einkauf Bauleistungen   Erhebliche Budgetreserven   Kritische Schnittlinie zwischen Eigenleistung und Zukauf FACILITY MANAGEMENT 2   Erhebliche Einsparpotentiale bei Zukauf von FM Leistungen LEISTUNGEN   Anstieg der Sachkosten durch Outsourcing   Hoher Kostenfaktor der Immobilienservices 3 IT LEISTUNGEN   Hoher Zukaufanteil an technischen DL   Hohes Einsparpotential auf den Beschaffungsmärkten VERWALTUNGS-   Kleinteilige Einkaufsvolumen 4 SACHKOSTEN   Geringer Professionalisierungsgrad 10
  • 12. DÜSSELDORF MÜNCHEN Am Keienhof 4 Besselstr.4 40629 Düsseldorf 81679 München Telefon: +49 211 60 27 70 0 Telefon: +49 89 21 89 58 64 Telefax: +49 211 60 27 70 15 Telefax: +49 89 21 89 58 65 11