Das Dokument behandelt das Sachkostenmanagement für Immobilienunternehmen und zeigt, dass Sachkosten einen Anteil von 82 % an den Gesamtkosten ausmachen, mit signifikanten Einsparpotenzialen in verschiedenen Bereichen wie Modernisierung und Outsourcing. Es werden konkrete Maßnahmen zur Kostenoptimierung vorgestellt, darunter die Professionalität im Einkauf und die Bündelung von Serviceleistungen. Zudem wird auf die variierenden IT-Kosten eingegangen und Handlungsempfehlungen zur Kostenreduktion und Effizienzsteigerung gegeben.

1. Sachkosten Management für Immobilienunternehmen
Düsseldorf im April 2009

2. SACHKOSTEN MANAGEMENT
Sachkosten sind in der Immobilienwirtschaft dominant...
KOSTEN EINES WOHNUNGSUNTERNEHMENS1) TYPISCHE PROBLEME
SACHKOSTENANTEIL = 82%
 Geringe Kostentransparenz
52%
 Fehlende Strategien pro Sachkostenfeld
 Breit gestreute Kostenverantwortung
22%
18%  Geringe Professionalisierung der Sachkosten Einkäufer
8%
 Häufig ist die Behandlung der Sachkosten nur ein
Abfallprodukt anderer Überlegungen
PERSONAL BEKO INSTAND- SONSTIGE
HALTUNG/
MODERNI-
SIERUNG
1) Klientenbeispiel ohne Zukauf von Wohnungen und Projektentwicklung 1

3. SACHKOSTEN MANAGEMENT
...und zeigen erhebliche Einsparpotentiale
MENGENGERÜST EINKAUFS- PROZEßKOSTEN-
[IN MIO EUR] VERBESSERUNG SENKUNG MAßNAHMEN
1. Modernisierung 15 2.500 Vorgänge 5-10% 20-25 % GU Vergabe
2. Periodische 18 4.000 Vorgänge 5-10% 5-10 % Bündelung von
Instandhaltung Leistungspaketen
3. Laufende 19 120.000 Vorgänge 5%1) 50% Outsourcing und
Instandhaltung Rahmenverträge
4. BEKO/Reinigung 5 3.300 Vorgänge 10-15% 15% Insbesondere
Leistungskontrolle
5. IT 6,5 - 25-30% - Neue DL Verträge ggf.
Make or Buy
6. Sonstiges - - 10%2) - -
1) Ggf. deutlich höhere Einsparungen bei Outsourcing 2) Zielwert 2

4. SACHKOSTEN MANAGEMENT
Betriebs- und Heizkosten sind teilweise beeinflußbar
TYPISCHE KOSTENBESTANDTEILE ANSÄTZE ZUR OPTIMIERUNG
BETRIEBSKOSTEN €/QM
 Energieliefercontracting, Lastgangmanagement Strom
Strom, Wasser, Entsorgung 0,96
 Neukonzepte Entsorgungsleistungen
Reinigung und Gartenpflege 0,41  Ausschreibungen IFM, Gartenpflege, Schneeräumung
 Ausschreibung TFM Leistungen
TFM Leistungen 0,12
 Outsourcing TFM Leistungen
Versicherung 0,10  Verhandlung oder Neuvergabe Versicherungen
 Wärmecontracting
Heizkosten 0,79
 Höhere Verteilung der Nebenkosten an die Mieter
SUMME 2,38
3

5. SACHKOSTEN MANAGEMENT
Viele Budgets für Instandhaltung und Modernisierung haben Spielräume
KLIENTENBEISPIELE INSTANDHALTUNGSBUDGETS [€/QM] MASSNAHMEN
 Erweiterung der von der Technik
determinierten Budgets um eine
konsequent betriebswirtschaftliche
5,03 4,99
Perspektive
3,87  Professionalisierung des Einkaufs von
3,27 3,16
Bauleistungen
2,27
1,85
 Ausschreibung und ggf. Outsourcing
1,19 von TFM Leistungen
 Definition und Verhandlungen von
Einheitspreiskatalogen
LAUFENDE MIETER- PERIODISCHE MODERNI-
INSTAND- WECHSEL INSTAND- SIERUNG
 Festlegung von
HALTUNG HALTUNG Ausstattungsstandards
Kunde A Kunde B 4

6. SACHKOSTEN MANAGEMENT
Die IT Kosten schwanken im Markt erheblich
– KLIENTENBEISPIEL –
IT KOSTEN BEISPIEL BENCHMARK ZIEL IT KOSTEN
203.500
20.982
1,7%1) -48%
6.655 6.655 3.195
1.274
3.460 3.460
5.384
GEMEINKOSTEN IT KOSTEN MIETEINNAHMEN ZIEL DERZEITIGE IT BUDGET 50 € EINSPARZIEL
GESAMT 303 € 96 € PRO INKLUSIVE KOSTEN 96 € PRO EINHEIT (46 €)
PRO EINHEIT EINHEIT SUBVENTIONEN PRO EINHEIT
1) Banchenbenchmark 5

7. SACHKOSTEN MANAGEMENT
Die IT Kosten sind im Schwerpunkt Einkaufskosten
– KLIENTENBEISPIEL –
KOSTEN IT NACH ARTEN [IN TEUR] SACHKOSTEN IT NACH DISZIPLINEN
17%1) 83%1)
PERSONAL-
KOSTEN SACHKOSTEN
1.066,3 7.029,8
1.225,5 5.853,5
715,0
4.072,2 1.279,6
5.853,5 911,8
2.436,6
1.176,3
1.176,3
PERSONAL- DIENST- HARD- SOFT- GESAMT- INFRA- SAP- SAP- NON-SAP- SACH-
KOSTEN LEIST- WARE WARE BUDGET STRUKTUR BASIS ANWEN- ANWEN- KOSTEN
UNGEN IT BEREICH DUNGEN DUNGEN GESAMT
Sachkosten Personalkosten 1) Budgetanteil 6

8. SACHKOSTEN MANAGEMENT
Extrakt der wichtigsten Handlungsempfehlungen/Maßnahmenplan
– KLIENTENBEISPIEL –
HANDLUNGSBEDARF
LG ORG/IT Organisation
etablieren anpassen
Mögl. ERP- Eindeutige
HOCH
System prüfen ERP-Strategie
IT-Vertrags- Sourcing IT-
Management Betrieb (KI-A)
Workflow-System Reporting Fremdverw.
etablieren erstellen/verbessern
GERING Systemlandschaft Interne und externe
bereinigen Portallösungen
Schulungsdefizite Schlankes
beseitigen IT-Controlling
KURZFRISTIGE
GERING HOCH WIRKSAMKEIT
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9. SACHKOSTEN MANAGEMENT
Maßnahmen zur Begegnung von IT Kosten
KOSTENARTEN UND HERANGEHENSWEISE OPTIMIERUNGSANSÄTZE/EFFEKTIVE KOSTEN [IN TEUR]
 IT Manager ersetzen
1 PERSONAL AUSTAUSCH  Insourcing von SAP Know How 1.274
 Reduzierung Infrastrukturpersonal
 Serverkonsolidierung von 67 auf 30
KOMPLEXITÄTS-
2 INFRASTRUKTUR  Druckerkonsolidierung von 100 auf 20 2.313
REDUKTION
 Kundenkonsolidierung von 650 auf 500
 Lizenzreduzierung von 575 auf 301
ANPASSUNG  Modifikationsreduzierung von 700 auf 0
3 SAP 1.312
NUTZERPROFIL  Neuveröffentlichungen (2007)
 Neues Internet-Dienstleistungskonzept
 Beendigung NAVISION Projekt
4 NON-SAP LASTSTEUERUNG 542
 Konsolidierung Ticket Tool
 Insourcing von Know How
5 IT BERATUNG NEUE SLA 835
 Neue kosteneffiziente Verträge
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10. SACHKOSTEN MANAGEMENT
Die wichtigsten Verträge im IT Bereich
AUFWAND LAUFZEIT
VERTRÄGE P. A. [IN TEUR] INHALT 2007 2008 2009 2010 2011 2012
 BERATUNG 521,0 Projektmanagement, Verträge,
Verhandlungen, Projekte
 SBS I 587,7 SAP-Basis
 WISCORE 182,3 SAP-Lizenzen, SAP-Wartung
 SHD 286,0 Infrastrukturservice
 GFAD 146,0 PC-Support Geschäftsstellen
 IBM 121,4 SAP-HR
 SAPERION 275,2 Dokumentenmanagement
 SBS II 134,6 Massendruck, Mieterbriefe, Beko
 TELEKOM 366,5 WAN, VOIP
SUMME = 2.620,71)
1) Entspricht 44,9% der Sachkosten IT 8

11. SACHKOSTEN MANAGEMENT
Sachkosten haben eine hohe Bedeutung in der Immobilienwirtschaft
SACHKOSTENFELD BEMERKUNGEN/PROBLEME
 Ggf. technisch determinierte Budgets
1 BAULEISTUNGEN  Geringer Professionalisierungsgrad im Einkauf Bauleistungen
 Erhebliche Budgetreserven
 Kritische Schnittlinie zwischen Eigenleistung und Zukauf
FACILITY MANAGEMENT
2  Erhebliche Einsparpotentiale bei Zukauf von FM Leistungen
LEISTUNGEN
 Anstieg der Sachkosten durch Outsourcing
 Hoher Kostenfaktor der Immobilienservices
3 IT LEISTUNGEN  Hoher Zukaufanteil an technischen DL
 Hohes Einsparpotential auf den Beschaffungsmärkten
VERWALTUNGS-  Kleinteilige Einkaufsvolumen
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SACHKOSTEN  Geringer Professionalisierungsgrad
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