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03-23-05


„Im Einkauf wird das Geld verdient“
                          verdient“
Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling
    Spend-

Michael Lauer                                                                  Orpheus GmbH
                                                                                 Nordring 98a
                                                                              90409 Nürnberg

Berlin, September 2009                                                    www.orpheus-it.com




Konzerne und mittelständische Unternehmen in Deutschland und Europa
              mittelstä
nutzen Methoden und Werkzeuge von Orpheus zum Management ihrer
Einkaufsdaten und zum Messen von Einsparungen


                       2005               2006              2007      2008/2009

    Kunden

    Große,
    nachhaltige
    Lösungen
    für
    Transparenz


    Kunden

    Savings-
    Studien und
    kleinere
    Lösungen




 Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling       2
Eine wichtige Zielsetzung im Einkauf lautet:
„Generiere Cash-Flow-wirksame jährliche Einsparungen“ …
            Cash- Flow-                   Einsparungen“


     … von 3% – 10% des externen Einkaufsvolumens über folgende Hebel:

                                                                          Bündelung




                                                                                                 Ve Pro ibun
                                                                                                  der chre
                                                                                                   bes

                                                                                                   rbe
                                                  eis r
                                                Pr ste




                                                                                                       sse ukt -
                                                     ”
                                                   e
                                                “B




                                                                                                          run
                                                                                                          d
                                                                                                              g
             Relevant für                                                  Strategic                                               Nicht relevant für




                                                                                                                g
           Controlling-Lösung                                              Sourcing                                               Controlling-Lösung




                                                                                                Op rozes ame
                                               na inka




                                                                                                          g
                                                                                                     ier s -
                                                Int nale r




                                                                                                        un
                                                                                                  P ins
                                                  tio uf
                                                  E

                                                    er




                                                                                                    me
                                                       -




                                                                                                  tim
                                                                                                 Ge
                                                                        Lieferanten-
                                                                      rationalisierung




Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling                                                                           3




Strategisches Einkaufscontrolling stellt bestehende Organisationen vor
große Herausforderungen
groß

                                            Management der CPO-Organisation
                                                         CPO

                                          …                …                …




                                  Anforderung von
                                  Analysen bzw.                      Holding / Divisionen
                                  Berichten


  Kostenreduktion                                                                                                                             Optimierung des
                                                                                                                                              Working Capital
            Liefer-                                                                                              Keine
  Bünde-                                Heterogene           Hohe     Hohe Anzahl              Unter-
            anten-                                                                                           einheitlichen
   lung                                     IT-          geografische     von                schiedliche                     …
           wechsel                                                                                              Waren-
                                        Landschaft        Verbreitung  Einheiten              Sprachen
                    Ver-                                                                                       gruppen
                  handlun-
  Spend-            gen       Daten-                                                                                             Effizienz-
  Trans-
  parenz                     verluste                                                                                            verluste           €
            ...
                                        Business Unit 1               Business Unit 2         Business Unit 3            …


                                        Com p. 1 Com p. 2 Com p. 3    Comp. 1 Com p. 2   …    Com p. 1   …               …




                                                          § Mangel an Datentransparenz
                                                          § Mangelnde Basis für auf Fakten
                                                            basierendes Management




Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling                                                                           4
Durch mangelhafte Transparenz können Einsparpotenziale nicht
oder nur schwer gehoben werden.
                        werden.


                                            Ausgehend von einem externen Beschaffungsvolumen einer Holding, …

                                                    60 % davon         50 %davon                    80 %davon             12,5 %davon

                                                                                                                                       3,0 %
                                                                                                                    24 %
                   100 %                                                                     30 %                                  Einsparungen
                                                                                                               abgedeckt               durch
                                                                   60 %            durch                         durch               Rahmen-
                                                                                                                                     Rahmen-
                                                                  bündel-
                                                                    ndel-      Strategischen                   Rahmen-
                                                                                                                Rahmen-               verträ
                                                                                                                                      verträge
                     Externes Beschaffungsvolumen




                                                                   barer          Einkauf                       verträge
                                                                                                                verträ
                                                                   Anteil      adressierbar

                                                                             … sind mind. 3% Einsparungen durch Transparenz und
                                                                             Bündelungen möglich. Weitere 7% lassen sich durch
                                                                             Sourcing-Initiativen heben, die auf anderen Hebeln basieren*


                                                                                                                               Beispiel: Für eine Holding mit
                                                                                                                               einem externen
                                                                                                                               Beschaffungsvolumen von
                                                                                                                               ca. 100 Mio. € pro Jahr sind
                                                                                                                               Einsparungen von ca. 3 Mio.
                                                                                                                               € pro Jahr durch
                                                                                                                               Transparenz möglich!

* Durchschnitt unserer Projekte


 Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling                                                                                5




Ein Einkaufscontrolling-System sollte die wichtigsten Bereiche des
strategischen Einkaufs unterstützen…
                       unterstü tzen…


                                                    Basisfragen                                                                       Strategische Fragen

                                                                                                                                • Gibt es Preisreduktionen?
                                                                               Lieferanten




               •   Was wurde gekauft?
                                                                                               Spend Cube
   Trans-      •   Wer kauft?                                                                   • Spend                         • Wie hoch sind Mengen-,               Con-
   parenz                                                                                       • Preise                          Rohmaterial- und andere Effekte?   trolling
               •   Von wem?                                                                     • Mengen
                                                                                                                    en




                                                                                                                                • Werden Zahlungsziele
                                                                                                                   o ri




               •   Für wie viel?                                                                                                  ausgenutzt?
                                                                                                              te g




               •   Was ist der Durchschnittspreis?                                                                              • …
                                                                                                              Ka




                                                                                             BUs, Companies




                    Kostenreduktion                                                                                                      Optimierung
                                                                              Einkaufscontrolling                                            des
                                 (Transparenz
                                       &                                                                                                Working Capital
                                Savings tracking)                                                                                           (Zahlungs-
                                                                                                                                           bedingungen)



                                                                                   Management der
                                                                                   CPO-Organisation

                                                                                                                                                               Corporate
     Einkauf                                                                                                                                                  Controlling


 Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling                                                                                6
… und alle notwendigen Mittel in die Hand geben um Margen zu
optimieren und ein effizientes Controlling durchzuführen
                                           durchzufü



   Messung des                                                                                                 Steuerung von
                            Transparenz der              Datenintegrität u.            Effizientes
      reinen                                                                                                 lokalen Einkaufs-
                             Einkaufsdaten                 -controlling              Berichtswesen
  Einkaufserfolgs                                                                                                prozessen

                                    Holding                                         Autom.
                                                                                   Upload &
                                                                                   Berichts-
                           BU1        BU2     BU3                                  erstellung

                           …    …     …        …




• Berechnung von Ein-     • Gemeinsame Daten-          • Daten kommen direkt      • Nahezu automatisches    • Die Qualität des
  sparungen gegen de-       basis für das Unter-         aus den Quell-             Berichtswesen             Systems misst die
  finierte Baselines        nehmen                       systemen                 • Einfache Möglichkeit      Qualität der lokalen
• Trennung von            • Daten sind nach            • Berechnungen werden        für Ad-hoc-Abfragen       Daten
  Mengen-, Roh-             einem harmonisierten         nur im System durch-     • Weniger Aufwand für     • System Audits
  material- und             Standard                     geführt                    die lokalen Einheiten   • Kontrolle der Stamm-
  Währungseffekten          kategorisiert              • Weniger Schnittstellen                               daten
                                                                                  • Zentrale Kontrolle
è Beeinflussbarer         è Gemeinsame                 è Transparente             è Effizienz               è Prozess-
  Erfolg                    Sprache                      Organisation                                         potenziale




 Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling                                    7




Die für ein innovatives Berichtswesen benötigte Datenqualität wird erst
durch ein ausgereiftes Content Management ermöglicht
                                            ermö



 Back-End-Systeme


                                                                         Lieferanten-
                                                                        Konsolidierung
              monatl.                Daten-           Checks auf
                                                                                                Upload
             Extraktion             Extraktion        Plausibilität
                                                                           Kategori-
                                                                            sierung

                               § Datenselektion     § Prüfung von      § Datenanreicherung
                                 in den lokalen       Key Perfor-        e.g. D&B
                                 Systemen             mance Indi-
                                                      cators (KPI)     § Lieferanten-
                               § Datentrans-                             konsolidierung
                                 formation          § Manuelle
                                                      Überprüfung      § Kategorisierungs-
                                                      der Extraktion     methoden
                                                                       § Benutzung einer
                                                                         Stichwortdatenbank



                                                                 Content Management




 Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling                                    8
Um Einsparungen transparent messen zu können, muss eine passende
Methode für die Beschaffungskategorie ausgewählt werden
        fü                            ausgewä




             Wiederkehrender Spend                                    Nicht-wiederkehrender Spend

     Abweichung Einkaufspreis                         Index-basiert                                     Warenkorb

€                                           €                                           €




                                                                                                                   n  tio
                                                                                                                 pola
                                                                                                            extra
                                   Zeit                                  Zeit                                                 Zeit




Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling                                     9




Die Spend-Flussrechnung ist ein m ögliches Hilfsmittel für ein innovatives
Messen von Einsparungen



                                  Preis-         Mengen-     Struktur-              Rohmaterial-
                                  effekte         effekte     effekte           …     effekte




                                                                                                                  Messung
                                                                                                                     des
                                                                                                                  Einkaufs-
                           Eliminierung                                                                            erfolgs
     Definition von
                                von
    Planwerten, bzw.
                            Währungs-                Spend-Flussrechnung
       Baselines
                              effekten                                                                        Aufdeckung
                                                                                                                  von
                                                                                                               Einspar-
                                                                                                              potenzialen




                                                                                              Aufdeckung/
            Alternative          Einheitliche
                                                                                             Erklärung von
            Vergleichs-/         Wertbasis für
                                                                                            Abweichungen u.
             Planwerte           den Konzern
                                                                                             Einzeleffekten




Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling                                     10
Die Spend-Flussrechnung teilt die Abweichung im Beschaffungsvolumen in
Einzeleffekte auf




                                                                                             1


                                                                                             2




                                                                                             3




Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling                        11




Preis- und Mengeneffekte sind die zentralen Ergebnisse der
Spend-Flussrechnung
Spend-



                                            Preis-
                                            effekt
                     Price



               Baseline
                                                                                Gemischter
                                                                                  Effekt
                 Actual




                                                                                 Mengen-
                                                                                  effekt




                                                                                 Quantity
                                                            Baseline   Actual




Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling                        12
Aus den Ergebnissen der Spend-Flussrechnung können direkt die
Einsparungen berechnet werden




Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling   13




Die Netto-Einsparungen berechnen sich aus den preisrelevanten abzüglich
von sonstigen nicht-beeinflussbaren Effekten
              nicht-




                                                                      +
                                                                      =
                                                                      -
                                                                      =




Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling   14
Im Vergleich zur Baseline wurde weniger zu einem höheren Preis
beschafft




Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling   15




Im Vergleich zur Baseline wurde mehr zu einem höheren Preis
beschafft




Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling   16
Neue Materialien verursachen einen negativen Struktureffekt




Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling                      17




Eine mögliche Analysekette beginnt Top-Down bei den
Beschaffungsgruppen




         Sehr gut: Die Einsparungen
           steigen kontinuierlich
                                                                 Die Situation verschlechtert
                                                                         sich ab April




            Keine Einsparungen! Im Gegenteil:
              Signifikante Preissteigerungen




Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling                      18
Eine Analyse nach Gesellschaften zeigt wo die höchsten Preissteigerungen
stattgefunden haben




Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling   19




Ursachen für fehlende Einsparungen finden sich bei den Materialien




Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling   20
Für jedes einzelne Material hilft die Spend-Flußrechnung die negativen
Abweichungen besser zu verstehen und Ursachen zu finden




Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling   21




Eine Analyse von Preisen und Mengen zeigt ein detailliertes Bild im
Jahresverlauf




Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling   22
Ausblick: Klassische Spend-Management-Systeme werden zu Performance
Management-Systemen weiterentwickelt
Management-




                                                Reporting

              Initiative Tracker                                   Savings Tracker
                    (ex ante)                                          (ex post)
           • Planung von Initiativen                             • Laufendes Nachhalten
             und Nachhalten der                                    der erzielten
             Implementierungs-                   Closed            Einsparungen
             schritte                          Loop Spend        • Input für das Budget
           • Detailplanung auf                 Management
                                                                 • Einfache und
             Material-, Material-                                  transparente Regeln für
             gruppen- oder Gesell-                                 Einsparungen und deren
             schaftsebene                                          Überprüfung



                                SpendCube + Content Management




Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling              23

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Im Einkauf Wird Das Geld Verdient Icv Berlin 200909

  • 1. 03-23-05 „Im Einkauf wird das Geld verdient“ verdient“ Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling Spend- Michael Lauer Orpheus GmbH Nordring 98a 90409 Nürnberg Berlin, September 2009 www.orpheus-it.com Konzerne und mittelständische Unternehmen in Deutschland und Europa mittelstä nutzen Methoden und Werkzeuge von Orpheus zum Management ihrer Einkaufsdaten und zum Messen von Einsparungen 2005 2006 2007 2008/2009 Kunden Große, nachhaltige Lösungen für Transparenz Kunden Savings- Studien und kleinere Lösungen Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 2
  • 2. Eine wichtige Zielsetzung im Einkauf lautet: „Generiere Cash-Flow-wirksame jährliche Einsparungen“ … Cash- Flow- Einsparungen“ … von 3% – 10% des externen Einkaufsvolumens über folgende Hebel: Bündelung Ve Pro ibun der chre bes rbe eis r Pr ste sse ukt - ” e “B run d g Relevant für Strategic Nicht relevant für g Controlling-Lösung Sourcing Controlling-Lösung Op rozes ame na inka g ier s - Int nale r un P ins tio uf E er me - tim Ge Lieferanten- rationalisierung Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 3 Strategisches Einkaufscontrolling stellt bestehende Organisationen vor große Herausforderungen groß Management der CPO-Organisation CPO … … … Anforderung von Analysen bzw. Holding / Divisionen Berichten Kostenreduktion Optimierung des Working Capital Liefer- Keine Bünde- Heterogene Hohe Hohe Anzahl Unter- anten- einheitlichen lung IT- geografische von schiedliche … wechsel Waren- Landschaft Verbreitung Einheiten Sprachen Ver- gruppen handlun- Spend- gen Daten- Effizienz- Trans- parenz verluste verluste € ... Business Unit 1 Business Unit 2 Business Unit 3 … Com p. 1 Com p. 2 Com p. 3 Comp. 1 Com p. 2 … Com p. 1 … … § Mangel an Datentransparenz § Mangelnde Basis für auf Fakten basierendes Management Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 4
  • 3. Durch mangelhafte Transparenz können Einsparpotenziale nicht oder nur schwer gehoben werden. werden. Ausgehend von einem externen Beschaffungsvolumen einer Holding, … 60 % davon 50 %davon 80 %davon 12,5 %davon 3,0 % 24 % 100 % 30 % Einsparungen abgedeckt durch 60 % durch durch Rahmen- Rahmen- bündel- ndel- Strategischen Rahmen- Rahmen- verträ verträge Externes Beschaffungsvolumen barer Einkauf verträge verträ Anteil adressierbar … sind mind. 3% Einsparungen durch Transparenz und Bündelungen möglich. Weitere 7% lassen sich durch Sourcing-Initiativen heben, die auf anderen Hebeln basieren* Beispiel: Für eine Holding mit einem externen Beschaffungsvolumen von ca. 100 Mio. € pro Jahr sind Einsparungen von ca. 3 Mio. € pro Jahr durch Transparenz möglich! * Durchschnitt unserer Projekte Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 5 Ein Einkaufscontrolling-System sollte die wichtigsten Bereiche des strategischen Einkaufs unterstützen… unterstü tzen… Basisfragen Strategische Fragen • Gibt es Preisreduktionen? Lieferanten • Was wurde gekauft? Spend Cube Trans- • Wer kauft? • Spend • Wie hoch sind Mengen-, Con- parenz • Preise Rohmaterial- und andere Effekte? trolling • Von wem? • Mengen en • Werden Zahlungsziele o ri • Für wie viel? ausgenutzt? te g • Was ist der Durchschnittspreis? • … Ka BUs, Companies Kostenreduktion Optimierung Einkaufscontrolling des (Transparenz & Working Capital Savings tracking) (Zahlungs- bedingungen) Management der CPO-Organisation Corporate Einkauf Controlling Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 6
  • 4. … und alle notwendigen Mittel in die Hand geben um Margen zu optimieren und ein effizientes Controlling durchzuführen durchzufü Messung des Steuerung von Transparenz der Datenintegrität u. Effizientes reinen lokalen Einkaufs- Einkaufsdaten -controlling Berichtswesen Einkaufserfolgs prozessen Holding Autom. Upload & Berichts- BU1 BU2 BU3 erstellung … … … … • Berechnung von Ein- • Gemeinsame Daten- • Daten kommen direkt • Nahezu automatisches • Die Qualität des sparungen gegen de- basis für das Unter- aus den Quell- Berichtswesen Systems misst die finierte Baselines nehmen systemen • Einfache Möglichkeit Qualität der lokalen • Trennung von • Daten sind nach • Berechnungen werden für Ad-hoc-Abfragen Daten Mengen-, Roh- einem harmonisierten nur im System durch- • Weniger Aufwand für • System Audits material- und Standard geführt die lokalen Einheiten • Kontrolle der Stamm- Währungseffekten kategorisiert • Weniger Schnittstellen daten • Zentrale Kontrolle è Beeinflussbarer è Gemeinsame è Transparente è Effizienz è Prozess- Erfolg Sprache Organisation potenziale Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 7 Die für ein innovatives Berichtswesen benötigte Datenqualität wird erst durch ein ausgereiftes Content Management ermöglicht ermö Back-End-Systeme Lieferanten- Konsolidierung monatl. Daten- Checks auf Upload Extraktion Extraktion Plausibilität Kategori- sierung § Datenselektion § Prüfung von § Datenanreicherung in den lokalen Key Perfor- e.g. D&B Systemen mance Indi- cators (KPI) § Lieferanten- § Datentrans- konsolidierung formation § Manuelle Überprüfung § Kategorisierungs- der Extraktion methoden § Benutzung einer Stichwortdatenbank Content Management Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 8
  • 5. Um Einsparungen transparent messen zu können, muss eine passende Methode für die Beschaffungskategorie ausgewählt werden fü ausgewä Wiederkehrender Spend Nicht-wiederkehrender Spend Abweichung Einkaufspreis Index-basiert Warenkorb € € € n tio pola extra Zeit Zeit Zeit Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 9 Die Spend-Flussrechnung ist ein m ögliches Hilfsmittel für ein innovatives Messen von Einsparungen Preis- Mengen- Struktur- Rohmaterial- effekte effekte effekte … effekte Messung des Einkaufs- Eliminierung erfolgs Definition von von Planwerten, bzw. Währungs- Spend-Flussrechnung Baselines effekten Aufdeckung von Einspar- potenzialen Aufdeckung/ Alternative Einheitliche Erklärung von Vergleichs-/ Wertbasis für Abweichungen u. Planwerte den Konzern Einzeleffekten Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 10
  • 6. Die Spend-Flussrechnung teilt die Abweichung im Beschaffungsvolumen in Einzeleffekte auf 1 2 3 Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 11 Preis- und Mengeneffekte sind die zentralen Ergebnisse der Spend-Flussrechnung Spend- Preis- effekt Price Baseline Gemischter Effekt Actual Mengen- effekt Quantity Baseline Actual Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 12
  • 7. Aus den Ergebnissen der Spend-Flussrechnung können direkt die Einsparungen berechnet werden Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 13 Die Netto-Einsparungen berechnen sich aus den preisrelevanten abzüglich von sonstigen nicht-beeinflussbaren Effekten nicht- + = - = Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 14
  • 8. Im Vergleich zur Baseline wurde weniger zu einem höheren Preis beschafft Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 15 Im Vergleich zur Baseline wurde mehr zu einem höheren Preis beschafft Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 16
  • 9. Neue Materialien verursachen einen negativen Struktureffekt Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 17 Eine mögliche Analysekette beginnt Top-Down bei den Beschaffungsgruppen Sehr gut: Die Einsparungen steigen kontinuierlich Die Situation verschlechtert sich ab April Keine Einsparungen! Im Gegenteil: Signifikante Preissteigerungen Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 18
  • 10. Eine Analyse nach Gesellschaften zeigt wo die höchsten Preissteigerungen stattgefunden haben Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 19 Ursachen für fehlende Einsparungen finden sich bei den Materialien Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 20
  • 11. Für jedes einzelne Material hilft die Spend-Flußrechnung die negativen Abweichungen besser zu verstehen und Ursachen zu finden Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 21 Eine Analyse von Preisen und Mengen zeigt ein detailliertes Bild im Jahresverlauf Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 22
  • 12. Ausblick: Klassische Spend-Management-Systeme werden zu Performance Management-Systemen weiterentwickelt Management- Reporting Initiative Tracker Savings Tracker (ex ante) (ex post) • Planung von Initiativen • Laufendes Nachhalten und Nachhalten der der erzielten Implementierungs- Closed Einsparungen schritte Loop Spend • Input für das Budget • Detailplanung auf Management • Einfache und Material-, Material- transparente Regeln für gruppen- oder Gesell- Einsparungen und deren schaftsebene Überprüfung SpendCube + Content Management Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 23