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Frankfurt, 17. März 2011
CloudOps Summit ´11




IT-Governance
Voraussetzung für eine nachhaltige SaaS-Nutzung


Dr. Dietmar G. Wiedemann, PMP®




                                                  PROVENTA AG
Dauer der Unternehmensvorstellung vs. Langeweile des Publikums




                                             Nachhaltigkeit


                                             Qualität
Langeweile




                                             Service


                                             Erfahrungen


                                             Kompetenzen

             Dauer der Unternehmensvorstellung




                                                               PROVENTA AG
692

      PROVENTA AG
„Eine Wirtschaftsweise gilt […] allgemein dann als
nachhaltig,wenn sie auf lange Zeit funktioniert
und dauerhaft betrieben werden kann.“
-- Wikipedia
Take away

IT-Governance ist entscheidend, um den Nutzen von SaaS
nachhaltig zu realisieren und die verbundenen Risiken
nachhaltig zu minimieren.
Nutzen aus SaaS
Finanzielle Vorteile durch
eine CapEx-OpEx-Verschiebung
Mehr Flexibilität durch Skalierbarkeit und
Anytime-anywhere-Nutzung der IT
Höhere IT-Qualität durch
stets aktuelle Software
Konzentration auf
Kernkompetenzen
Risiken der SaaS-Nutzung
Unterbrechung des Geschäftsbetriebs
aufgrund nicht-verfügbarer Services
Fehlende Transparenz durch
fehlende Kontrolle über den
Speicherort der Daten
Fragmentierung der Informationsarchitektur aufgrund
isolierter Dateninseln und inkompatibler Services
Data & Vendor Locked-in durch
fehlende Exit-Optionen
Was sind die größten Risikotreiber?
Einfacher Zugang zu SaaS
Die Fachabteilung benötigt nur eine Kreditkarte,
um IT-Investitionen zu tätigen und Anwendungen
ohne Kenntnis der IT-Abteilung zu nutzen.
Komplexität der Entscheidungen
„Für die Kundenseite ist es nach wie vor nicht einfach,
die unterschiedlichen Parameter [von SaaS] zu erkennen
und nachzuvollziehen.“
-- Prof. Dr. Peter Buxmann




                                            Technische Parameter




                             Ökonomische     Komplexität           Organisatorische
                               Parameter                           Parameter




                                           Rechtliche Parameter
!   “Cloud computing needs governance.
    Which is to say that cloud computing needs
    processes, policies, and procedures.”
    -- Gordon Haff - Senior Cloud Product Manager, Red Hat
IT-Governance gestaltet IT-Entscheidungsprozesse und zielt so auf
die Nutzensteigerung und Risikominimierung in der IT ab.



                                                                       IT-Governance




                                                                             Risikomanagement
                                                  Wertbeitrag der IT




                                                                                                management
         Nutzen                                                                                                             Risiko




                                                                                                              Performance
                                                                                                Ressourcen-
                                Ausrichtung
                                Strategische




                                                                                                                Messung
                                                 IT-Portfolio-Management
                                 Gestaltung von IT-Entscheidungsprozessen



Quelle: in Anlehnung an IT Governance Institut (2003); Krcmar (2005)                                                            PROVENTA AG
Im Rahmen des IT-Portfolio-Management sind für SaaS-
Entscheidungen zwei Fragen wichtig.




?
           Welche Anwendungen sind für das SaaS-Modell geeignet?



           Welcher SaaS-Anbieter eignet sich für eine Partnerschaft?




                                                                       PROVENTA AG
Welche Anwendungen sind für das SaaS-Modell geeignet?
1   Mit Hilfe eines strategischen Portfolios können ungeeignete
    SaaS-Kandidaten ausgeschlossen werden.


                        Entscheidend




                                                   Best Sourcing




                    Bedeutung für                                               SaaS
                     Kerngeschäft                                            ungeeignet



                                                      SaaS
                                                    geeignet




                             Weniger
                        entscheidend
                                                         Beitrag zum nachhaltigen
                                       Commodity                                          Differenzierung
                                                           Wettbewerbsvorteil




    Quelle: in Anlehnung an Lacity et al.(1996); Henneberger et al. (2010)                                  PROVENTA AG
2   Geeignete SaaS-Kandidaten werden einer unternehmens-
    individuellen Nutzen-Risiko-Analyse unterzogen.


        Nutzen                                                             Risiko-               Risiko-
          Kosten                                 Hoch                     avers                 neutral
          Agilität
          Skalierbarkeit
          Aktuelle Software und Qualität                     Gute Kandidaten
          Konzentration auf Kernkompetenzen
          Ubiquität
          …

                                               Nutzen
        Risiken von
        Nichtverfügbarkeit/ Datenverlust
          Image-Schäden                                                                      Schlechte Kandidaten
          Finanzielle Schäden
          Rechtliche Konsequenzen
          Strategische Konsequenzen
          …
                                                Niedrig
                                                                                     Risiko
                                                          Niedrig                                                    Hoch




    Quelle: Rhoton (2010)                                                                                  PROVENTA AG
Welcher SaaS-Anbieter eignet sich
für eine Partnerschaft?
Die Anbieterentscheidung ist ein multidimensionales
Entscheidungsproblem.




                                                      Compliance
  Funktion      Kosten        Technik      Anbieter
                                                       & Vertrag




                                                         PROVENTA AG
Kosten       Aus Finanzsicht sind zur TCO-Berechnung monetär bewertbare
             Annahmen über den SaaS-Lebenszyklus zu treffen.

             Integration,
  1                                                                                 Change
             Migration &                Einführung          Nutzung                                               Exit
                                                                                  Management
             Customizing


  2      SaaS-Preismodelle                                            3     TCO Entwicklung über 5 Jahre
         Derzeit kaum nutzungsabhängige Modelle                             Anbieter 1: geringe variable, dafür hohe Fixkosten


                  39
                                                                                                                      Exit
                                   29

                                                                                          Change

                                               6
                                                                          Setup

              Nutzungs-       Hybrid       Nutzungs-
             unabhängig                    abhängig
                                                                                  Anbieter 1 (50€/Nutzer)     Anbieter 2 (150 €/Nutzer)
             Named/Concurrent User         Transaktion
             Unternehmenslizenz            Speicherbedarf
             Server, Rechner               Zeit




    Quelle: Lehman et al. (2009)                                                                                   PROVENTA AG
Technik   Die technische Beurteilung erfolgt hinsichtlich Sicherheits-
          und Integrationsaspekte sowie der Usability.
                                Zugriff auf die Daten
                                Interne Policies des Anbieters
                                Verschlüsselungsstandards (Übertragung und Datenhaltung)
                                Backup-Maßnahmen
                                Verfügbarkeit (auch Offline Verfügbarkeit)




                                Import- und Export-Schnittstellen
                                Integration der eigenen Geschäftsprozesse
                                Integration von Standard-Desktop-Anwendungen und weiteren
                                 betrieblichen Anwendungen
                                Integration in HW (Browser- und Betriebssystemunabhängigkeit )


                                Performance
                                Benutzerfreundlichkeit der Anwendung
                                Benutzerfreundlichkeit des Nutzermanagements
                                Benutzerfreundlichkeit des Konfigurationsmanagements




                                                                                         PROVENTA AG
Anbieter   Die Anbieterbeurteilung erfolgt hinsichtlich Service,
           Erfahrung /Zukunftssicherheit und des Datacenter.

                                 Demo-/Testversion
                                 Unterstützung/Durchführung des Einführungsprojekts
                                 Schulungs- und Trainingsangebote
                                 Support Hotline
                                 Self Support (FAQ, Dokumentation, Community)


                                 Wirtschaftliche Lage und Anzahl Mitarbeiter
                                 F&E Aktivität und Release Roadmap
                                 Anzahl (zahlender) Kunden und Nutzer
                                 Dauer der SaaS-Erfahrung
                                 Referenzkunden (in eigener Branche)
                                 Auszeichnungen und Gütesiegel


                                 Besitz eines Data Center oder Auslagerung an Dritte
                                 Standort des Data Center
                                 Physikalische Sicherheitsmaßnahmen
                                 Green IT Bestrebungen
                                 Data Center Zertifikate und Gütesiegel



                                                                                        PROVENTA AG
Com-
pliance
   &
          Schließlich erfolgt eine Beurteilung rechtlicher Vorgaben
Vertrag
          sowie des SaaS-Vertrags.
                            Auftragsdatenverarbeitung bei personenbezogenen Daten (§11 BDSG )
                            Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen nach der Anlage
                             zu §9 BDSG
                            Datenschutzbeauftragter beim SaaS-Anbieter
                            Weitere Domänen-spezifische Vorgaben, z.B. steuerrelevante Vorschriften
                             (GDPdU, GoBS)
                            Unternehmensspezifische Vorgaben, z.B. Geheimnisschutz bei
                             Rechtsanwälten, Ärzten und Versicherungen
                            Internationale Regelungen (Sarbanes-Oxley Act)
                            …


                            Vertragsinhalte: Abstrakte Leistungsbeschreibung, Haftung, Laufzeit,
                             Kündigung, …
                            Anlagen: Preis-/Mengenvereinbarung, Schnittstellen, Verfahren, Gremien,
                             Datensicherheit, Datenschutz, …
                            SLA: Exakte Leistungsbeschreibung, Mitwirkungs- und Beistellpflichten,
                             Service Level (Verfügbarkeit, Performance, Fehlerbehebung), Monitoring
                             und Reporting




                                                                                          PROVENTA AG
Die unternehmensspezifischen Kriterien sind mit Hilfe eines
Scoring-Modells zu bewerten.


   Kriterienauswahl             Gewichtung     Bewertung       Entscheidung



                                                           Compliance
   Funktion       Kosten             Technik    Anbieter    & Vertrag    Ergebnis



               TCO = 65.000 €




               TCO = 77.000 €




                                                                        PROVENTA AG
Nutzen des IT-Portfolio-Managements im SaaS-Bereich
Klar strukturierter, dokumentierter und
gelebter Entscheidungsprozess führt zu…




                                  … Risiko-Minimierung und Nutzen-Steigerung
                                  … Zufriedenheit aller Stakeholder
                                  … und damit zu Nachhaltigkeit
1999
                  692                         2010
       Projekte in der Telekommunikationsbranche




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Proventa AG



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Kontakt

Dr. Dietmar Georg Wiedemann, PMP®
PROVENTA AG
Untermainkai 29
60329 Frankfurt

Fon: +49 (0)69 - 23 25 50
Fax: +49 (0)69 - 23 42 67
Mobil: +49 (0)151-16 78 95 82
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IT-Governance: Voraussetzung für eine nachhaltige SaaS-Nutzung - Wiedemann Proventa Cloudopps 2011

  • 1. Frankfurt, 17. März 2011 CloudOps Summit ´11 IT-Governance Voraussetzung für eine nachhaltige SaaS-Nutzung Dr. Dietmar G. Wiedemann, PMP® PROVENTA AG
  • 2. Dauer der Unternehmensvorstellung vs. Langeweile des Publikums Nachhaltigkeit Qualität Langeweile Service Erfahrungen Kompetenzen Dauer der Unternehmensvorstellung PROVENTA AG
  • 3. 692 PROVENTA AG
  • 4. „Eine Wirtschaftsweise gilt […] allgemein dann als nachhaltig,wenn sie auf lange Zeit funktioniert und dauerhaft betrieben werden kann.“ -- Wikipedia
  • 5. Take away IT-Governance ist entscheidend, um den Nutzen von SaaS nachhaltig zu realisieren und die verbundenen Risiken nachhaltig zu minimieren.
  • 7. Finanzielle Vorteile durch eine CapEx-OpEx-Verschiebung
  • 8. Mehr Flexibilität durch Skalierbarkeit und Anytime-anywhere-Nutzung der IT
  • 12. Unterbrechung des Geschäftsbetriebs aufgrund nicht-verfügbarer Services
  • 13. Fehlende Transparenz durch fehlende Kontrolle über den Speicherort der Daten
  • 14. Fragmentierung der Informationsarchitektur aufgrund isolierter Dateninseln und inkompatibler Services
  • 15. Data & Vendor Locked-in durch fehlende Exit-Optionen
  • 16. Was sind die größten Risikotreiber?
  • 17. Einfacher Zugang zu SaaS Die Fachabteilung benötigt nur eine Kreditkarte, um IT-Investitionen zu tätigen und Anwendungen ohne Kenntnis der IT-Abteilung zu nutzen.
  • 18. Komplexität der Entscheidungen „Für die Kundenseite ist es nach wie vor nicht einfach, die unterschiedlichen Parameter [von SaaS] zu erkennen und nachzuvollziehen.“ -- Prof. Dr. Peter Buxmann Technische Parameter Ökonomische Komplexität Organisatorische Parameter Parameter Rechtliche Parameter
  • 19. ! “Cloud computing needs governance. Which is to say that cloud computing needs processes, policies, and procedures.” -- Gordon Haff - Senior Cloud Product Manager, Red Hat
  • 20. IT-Governance gestaltet IT-Entscheidungsprozesse und zielt so auf die Nutzensteigerung und Risikominimierung in der IT ab. IT-Governance Risikomanagement Wertbeitrag der IT management Nutzen Risiko Performance Ressourcen- Ausrichtung Strategische Messung IT-Portfolio-Management Gestaltung von IT-Entscheidungsprozessen Quelle: in Anlehnung an IT Governance Institut (2003); Krcmar (2005) PROVENTA AG
  • 21. Im Rahmen des IT-Portfolio-Management sind für SaaS- Entscheidungen zwei Fragen wichtig. ? Welche Anwendungen sind für das SaaS-Modell geeignet? Welcher SaaS-Anbieter eignet sich für eine Partnerschaft? PROVENTA AG
  • 22. Welche Anwendungen sind für das SaaS-Modell geeignet?
  • 23. 1 Mit Hilfe eines strategischen Portfolios können ungeeignete SaaS-Kandidaten ausgeschlossen werden. Entscheidend Best Sourcing Bedeutung für SaaS Kerngeschäft ungeeignet SaaS geeignet Weniger entscheidend Beitrag zum nachhaltigen Commodity Differenzierung Wettbewerbsvorteil Quelle: in Anlehnung an Lacity et al.(1996); Henneberger et al. (2010) PROVENTA AG
  • 24. 2 Geeignete SaaS-Kandidaten werden einer unternehmens- individuellen Nutzen-Risiko-Analyse unterzogen. Nutzen Risiko- Risiko-  Kosten Hoch avers neutral  Agilität  Skalierbarkeit  Aktuelle Software und Qualität Gute Kandidaten  Konzentration auf Kernkompetenzen  Ubiquität  … Nutzen Risiken von Nichtverfügbarkeit/ Datenverlust  Image-Schäden Schlechte Kandidaten  Finanzielle Schäden  Rechtliche Konsequenzen  Strategische Konsequenzen  … Niedrig Risiko Niedrig Hoch Quelle: Rhoton (2010) PROVENTA AG
  • 25. Welcher SaaS-Anbieter eignet sich für eine Partnerschaft?
  • 26. Die Anbieterentscheidung ist ein multidimensionales Entscheidungsproblem. Compliance Funktion Kosten Technik Anbieter & Vertrag PROVENTA AG
  • 27. Kosten Aus Finanzsicht sind zur TCO-Berechnung monetär bewertbare Annahmen über den SaaS-Lebenszyklus zu treffen. Integration, 1 Change Migration & Einführung Nutzung Exit Management Customizing 2 SaaS-Preismodelle 3 TCO Entwicklung über 5 Jahre Derzeit kaum nutzungsabhängige Modelle Anbieter 1: geringe variable, dafür hohe Fixkosten 39 Exit 29 Change 6 Setup Nutzungs- Hybrid Nutzungs- unabhängig abhängig Anbieter 1 (50€/Nutzer) Anbieter 2 (150 €/Nutzer) Named/Concurrent User Transaktion Unternehmenslizenz Speicherbedarf Server, Rechner Zeit Quelle: Lehman et al. (2009) PROVENTA AG
  • 28. Technik Die technische Beurteilung erfolgt hinsichtlich Sicherheits- und Integrationsaspekte sowie der Usability.  Zugriff auf die Daten  Interne Policies des Anbieters  Verschlüsselungsstandards (Übertragung und Datenhaltung)  Backup-Maßnahmen  Verfügbarkeit (auch Offline Verfügbarkeit)  Import- und Export-Schnittstellen  Integration der eigenen Geschäftsprozesse  Integration von Standard-Desktop-Anwendungen und weiteren betrieblichen Anwendungen  Integration in HW (Browser- und Betriebssystemunabhängigkeit )  Performance  Benutzerfreundlichkeit der Anwendung  Benutzerfreundlichkeit des Nutzermanagements  Benutzerfreundlichkeit des Konfigurationsmanagements PROVENTA AG
  • 29. Anbieter Die Anbieterbeurteilung erfolgt hinsichtlich Service, Erfahrung /Zukunftssicherheit und des Datacenter.  Demo-/Testversion  Unterstützung/Durchführung des Einführungsprojekts  Schulungs- und Trainingsangebote  Support Hotline  Self Support (FAQ, Dokumentation, Community)  Wirtschaftliche Lage und Anzahl Mitarbeiter  F&E Aktivität und Release Roadmap  Anzahl (zahlender) Kunden und Nutzer  Dauer der SaaS-Erfahrung  Referenzkunden (in eigener Branche)  Auszeichnungen und Gütesiegel  Besitz eines Data Center oder Auslagerung an Dritte  Standort des Data Center  Physikalische Sicherheitsmaßnahmen  Green IT Bestrebungen  Data Center Zertifikate und Gütesiegel PROVENTA AG
  • 30. Com- pliance & Schließlich erfolgt eine Beurteilung rechtlicher Vorgaben Vertrag sowie des SaaS-Vertrags.  Auftragsdatenverarbeitung bei personenbezogenen Daten (§11 BDSG )  Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen nach der Anlage zu §9 BDSG  Datenschutzbeauftragter beim SaaS-Anbieter  Weitere Domänen-spezifische Vorgaben, z.B. steuerrelevante Vorschriften (GDPdU, GoBS)  Unternehmensspezifische Vorgaben, z.B. Geheimnisschutz bei Rechtsanwälten, Ärzten und Versicherungen  Internationale Regelungen (Sarbanes-Oxley Act)  …  Vertragsinhalte: Abstrakte Leistungsbeschreibung, Haftung, Laufzeit, Kündigung, …  Anlagen: Preis-/Mengenvereinbarung, Schnittstellen, Verfahren, Gremien, Datensicherheit, Datenschutz, …  SLA: Exakte Leistungsbeschreibung, Mitwirkungs- und Beistellpflichten, Service Level (Verfügbarkeit, Performance, Fehlerbehebung), Monitoring und Reporting PROVENTA AG
  • 31. Die unternehmensspezifischen Kriterien sind mit Hilfe eines Scoring-Modells zu bewerten. Kriterienauswahl Gewichtung Bewertung Entscheidung Compliance Funktion Kosten Technik Anbieter & Vertrag Ergebnis TCO = 65.000 € TCO = 77.000 € PROVENTA AG
  • 33. Klar strukturierter, dokumentierter und gelebter Entscheidungsprozess führt zu… … Risiko-Minimierung und Nutzen-Steigerung … Zufriedenheit aller Stakeholder … und damit zu Nachhaltigkeit
  • 34. 1999 692 2010 Projekte in der Telekommunikationsbranche PROVENTA AG
  • 35. Proventa AG Gegründet 1992 Services • Projektmanagement Fachschwerpunkt Beratungshaus + System-Integrator • Konzeption & Design • Prozessmanagement Branchenschwerpunkt Telekommunikation und ISP • Systemintegration • Architektur Anzahl Mitarbeiter 75 • Datenmanagement • Technische Test • Support und Wartung Corporate Applications • Order-Management Technologien und Plattformen • CRM • Fulfillment • Billing and Rating • Business Intelligence • Data Governance Interactive Media • Internet Applications • Mobile Applications PROVENTA AG
  • 36. Kontakt Dr. Dietmar Georg Wiedemann, PMP® PROVENTA AG Untermainkai 29 60329 Frankfurt Fon: +49 (0)69 - 23 25 50 Fax: +49 (0)69 - 23 42 67 Mobil: +49 (0)151-16 78 95 82 Email: d.wiedemann[at]proventa.de