In den nicht sichtbaren Prozessen, also in der Administration und anderen indirekten Bereichen birgt jeder Einstieg Hindernisse und Erfolgsfaktoren. Mit dem "Rollout" von Lean in indirekten Bereichen über Organisationseinheiten hinweg, wie z.B. in den Lidl Landesgesellschaften habe ich mit meinem Team hierzu wichtige Erkenntnisse sammeln können. Von einigen dieser Erkenntnisse und lessons learned möchte ich in diesem Impuls gerne berichten.

1. Lessons Learned zum
@Homeoffice, 22.05.2020
Jan Bieler
Lean Administration Rollout

2. 22.05.20202
Zahlen. Daten. Fakten.
Geschichte und Struktur von Lidl
1973
Eröffnung der ersten Lidl Filiale
in Ludwigshafen-Mundenheim
1989
Lidl wird mit der ersten
Filiale in Frankreich
international
2019
30 Länder
10.000 Filialen
225.000 Mitarbeiter/ -innen
Lessons learned zum Lean Administration Rollout Jan Bieler

3. 22.05.20203
Zahlen. Daten. Fakten.
Geschichte und Struktur von Lidl
LandesgesellschaftStiftung Regionalgesellschaft Filiale
Lessons learned zum Lean Administration Rollout Jan Bieler

4. 22.05.20204
Lean Führerschein | Lean Basis Schulung
Lean Administration at Lidl
Theorie Praxis
+ =
Erfolg
Lessons learned zum Lean Administration Rollout Jan Bieler

5. 22.05.20205
Lean Führerschein
Lean Administration at Lidl
Lean Expert Lean MasterLean Basis
Lessons learned zum Lean Administration Rollout Jan Bieler

6. 22.05.20206
Lean Führerschein at Lidl | Beispiel Makigami Workshop (1)
go to ... gemba!?! Auf nach Excel!
Lessons learned zum Lean Administration Rollout Jan Bieler

7. 22.05.20207
Lean Führerschein at Lidl | Beispiel Makigami Workshop (2)
go to ... gemba!?! Auf nach Excel!
Lessons learned zum Lean Administration Rollout Jan Bieler

8. 22.05.20208
Lean Führerschein | Erfolgsbeispiel
1) DLZ=Durchlaufzeit (vgl. 2016/2017)
Lean Administration at Lidl
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
1000
2016
Umsetzung der ersten
Maßnahmen aus dem Workshop
Reduktion der DLZ1 um:
53 %
Verträge im Umlauf
Lessons learned zum Lean Administration Rollout Jan Bieler

9. • Alle können sofort mitmachen
• Erste Erfolge sind schnell sichtbar
• Nach 5S sind Abweichungen vom Standard leicht
identifizierbar (sichtbar)
22.05.2020 Lessons learned zum Lean Administration Rollout Jan Bieler9
5A/S - Einstieg Nr. 1 in Lean Administration?
5A (Anfordern, Anmahnen, Ausdrucken, Abstempeln, Abheften)
• Prinzipien sind auch in der Administration
anwendbar
• Standards meist mit Systembezug (Excel, ERP,…)
• Fokus auf Büro- und Ablageorganisation
5S in der Administration„Klassisches“ 5S

10. 22.05.2020 Lessons learned zum Lean Administration Rollout Jan Bieler10
Beispiele Aufräumtage…
5A (Anfordern, Anmahnen, Ausdrucken, Abstempeln, Abheften)
nachher:vorher:

11. 22.05.2020 Lessons learned zum Lean Administration Rollout Jan Bieler11
Beispiele Aufräumtage…
5A (Anfordern, Anmahnen, Ausdrucken, Abstempeln, Abheften)
vorher: nachher 2:nachher 1:
Die Farbe der Ordnerrückenschilder wurde je Thema standardisiert, jeder Ordner erhielt einen festen Platz

12. • In Produktion bereits häufig etabliertes Werkzeug,
um zügig alle relevanten Informationen dem
adressierten Teilnehmerkreis zu vermitteln
• Dauerhaft eingerichtete Besprechungsbereiche auf
der Produktionsfläche / am Ort des Geschehens
• „das schauen wir uns direkt an“
22.05.2020 Lessons learned zum Lean Administration Rollout Jan Bieler12
Und jetzt probieren wir es mit stehen…
Shopfloor Management in der Administration
• Eher Abteilungs-Besprechungen als SFM
• Häufig keine klare Agenda
(„hat noch Jemand was?“)
• Häufig unklare Zielsetzung
• In Besprechungsräumen statt
am Ort des Geschehens
• Keine aushängenden
Informationen
SFM in der Administration„klassisches“ Shopfloor Management

13. • In Produktion wird schnell sichtbar, wie der Prozess
läuft
• Zuerst sehen, dann Gründe erfragen
• Menschen respektieren
22.05.2020 Lessons learned zum Lean Administration Rollout Jan Bieler13
Gehen und sehen am Gemba – der eigentliche Ort des Geschehens
go to ... gemba!?! Auf nach Excel!
• Das „Bild“ im Office ist unabhängig der Aufgaben
sehr ähnlich – Menschen vor dem PC
• Besonderheiten sind nicht „offensichtlich“ – zuerst
fragen, dann sehen und verstehen
• Führungskraft vor Ort ist umso wichtiger
Gemba in der Administration„klassische“ Gemba Walks

14. • Häufig findet gar keine Kennzahlenmessung statt
• Steuerung der Administration nach Auslastung, kein
Fokus auf Produktivität und Optimierungspotenziale
22.05.2020 Lessons learned zum Lean Administration Rollout Jan Bieler14
Welche Kennzahlen gibt es in der Administration?
Kennzahlen in der Administration
Kennzahlen in der Administration
• Kennzahlen nach dem Ziel-Dreieck in den
Dimensionen Zeit, Kosten, Qualität
• Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten
• Anzahl Aufträge bearbeitet pro Tag bzw. Anzahl
in Bearbeitung, Auslastung
• Anzahl fehlerhafter Aufträge, Fehlerquote
(Fehler / Gesamt), Anteil ohne Rückfragen
bearbeitbarer Aufträge
Welche Kennzahlen in der Administration?

15. • Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
• Bzw. „Veränderung zum Besseren“ (Kai-zen)
• Planen à Probieren à Ergebnisprüfung à
Reagieren (PDCA)
• Bei Erfolg à Neues Vorgehen Standardisieren
22.05.2020 Lessons learned zum Lean Administration Rollout Jan Bieler15
Mit kleinen Schritten zu großen Sprüngen
Grenzen von Lean-Ansätzen in bestehenden IT-Landschaften
„klassisches“ KVP
Häufig viele gute Ideen
Große Begeisterung in den Prozessworkshops
• Probleme angesprochen
• Lösungswege diskutiert
Aber: Viele Lösungen nicht kurzfristig zu erreichen
• Kein KVP à Häufig Systemanpassungen
• Learning à Regel für KVP: „Keine
Maßnahme später als in 3 Monaten
abgeschlossen“
à Motivation durch kurzfristige Erfolge
KVP in der Administration
Ausgangszustand Perfektion
Kontinuierliche Verbesserung
Standard

16. 22.05.202016
Wege zum Glück: Weitere Lessons Learned
Lean Administration at Lidl
D
C
A
P
„Lean ist eine tolle Sache und wir wollen dran bleiben“
„Jetzt wissen wir endlich, wo die Probleme wirklich liegen“
„Ich habe gelernt, auch kleine Verbesserungen lohnen sich“
Lean ist keine Blaupause
Priorität liegt häufig im Tagesgeschäft – Firefighting first!
20 % bis 60 % Verbesserungspotential in den Prozessen
Kulturwandel braucht seine Zeit!
Austausch und Vernetzung ist eine Goldgrube für Verbesserungen
Lessons learned zum Lean Administration Rollout Jan Bieler