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Social Media Policy und Guidelines

Social Media Guidelines - braucht es das denn noch? Grosse Unternehmen tragen grosse Risiken, nicht nur finanzieller Art, sondern auch in Bezug auf ihr Image, ihre Reputation etc. Klar, dass es hier auch Social Media Guidelines braucht und so hat die überwiegende Mehrzahl der grossen Unternehmen auch ein solches Regelwerk für ihre Mitarbeitenden. Kleinere Unternehmen meinen dagegen oft, dass es so etwas heutzutage nicht mehr braucht oder haben sich noch gar nie Gedanken dazu gemacht. Eine Social Media Policy ist jedoch für jedes Unternehmen wichtig. Denn selbst falls das Unternehmen Social Media nicht nutzen sollte, tut es unter Garantie ein Grossteil der Mitarbeitenden privat.

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SOCIAL MEDIA POLICY UND
GUIDELINES
G A B R I E L E B R Y A N T - W W W . B L U M B R Y A N T . C H
B L U M B R Y A N T G M B H
Social Media Guidelines - braucht es das
denn noch?
Grosse Unternehmen tragen grosse Risik
en, nicht nur finanzieller Art, sondern auch
in Bezug auf ihr Image, ihre Reputation etc.
Klar, dass es hier auch Social Media
Guidelines braucht und so hat die
überwiegende Mehrzahl der grossen
Unternehmen auch ein solches Regelwerk
für ihre Mitarbeitenden.
Kleinere Unternehmen meinen dagegen
oft, dass es so etwas heutzutage nicht
mehr braucht oder haben sich noch gar nie
Gedanken dazu gemacht. Eine Social
Media Policy ist jedoch für jedes
Unternehmen wichtig. Denn selbst falls das
Unternehmen Social Media nicht nutzen
sollte, tut es unter Garantie ein Grossteil
der Mitarbeitenden privat.
Mitarbeitende als Markenbotschafter und
Risikofaktor zugleich
Jeder Mitarbeiter, der als
Unternehmensangehöriger erkennbar ist,
wird automatisch zum Markenbotschafter.
Sein Verhalten, seine Äusserungen
reflektieren auf das Unternehmen. Das gilt
offline beim beruflichen Kongress ebenso
wie in der privaten Stammbeiz. Und es gilt
natürlich auch in Social Media oder
anderen digitalen Medien.
Unternehmen können das erkennen und
positiv nutzen, wie zum Beispiel der
deutsche Versandhändler Otto, der 2017
einhundert Mitarbeitende zu Influencern
oder digitalen Markenbotschaftern
ausbilden liess.
Unternehmen sollten aber auch das
potentielle Risiko nicht unterschätzen, das
in der unbedarften oder gar negativen
privaten Kommunikation auf Social Media
liegen kann.Nicht jeder Mitarbeitende ist
sich wirklich umfassend bewusst, wie
Äusserungen auf Social Media wirken und
welche Kreise sie ziehen können. Was
einmal online veröffentlicht und dann von
Anderen gesehen oder gar weiterverbreitet
wurde, ist in den allermeisten Fällen nicht
wieder rückgängig zu machen.
Auch wenn Ihre KMU-Konkurrenten
vermutlich keine Spione beschäftigen, um
die Social Media Kreise Ihrer Mitarbei-
tenden zu infiltrieren und diese auszu-
horchen: Mitarbeitende können in guter
wie in böser Absicht oder auch ganz
unabsichtlich Informationen weitergeben,
die Ihrem Unternehmen schaden oder für
Konkurrenten wertvoll sind.
Mitarbeiter, die das Risiko nicht kennen
oder es billigend in Kauf nehmen, können
der Unternehmensreputation schaden.
Zum Beispiel, indem sie auf Social Media
rechtswidrige, gewalttätige, sexistische
oder rassistische Inhalte, Mobbing- oder
Hassbotschaften veröffentlichen oder auch
unreflektiert Fake News weitergeben.
Kennen Ihre Mitarbeitenden die ethischen
Werte Ihres Unternehmens und wissen sie,
was «geht» und was nicht? Wissen sie, dass
sie für Inhalte haften auf Social Media
haften und dass ihre Beiträge auf das
Unternehmen reflektieren?
Mitarbeitende können zudem auf
gefährliche Links klicken, die sie per
Messenger erhalten oder sich an Social
Media Spielen beteiligen, bei denen z.B.
Facebook-Zugangsdaten abgefragt
werden. Damit können die privaten oder
beruflichen IT-Systeme mit Schadcode
infiziert, Passwörter abgefangen oder
Social Media Konten für Fremde
zugänglich gemacht werden.
Eine Social Media Policy minimiert die
Risiken und optimiert den positiven
Kommunikationsnutzen aus dem Online-
Verhalten Ihrer Mitarbeitenden.
Social Media Guidelines regeln sowohl die
offizielle als auch die private Nutzung
dieser Kanäle durch Mitarbeitende. Sie
liefern Spielregeln, Anleitung und
Information über Vorgehen, Risiken und
Nutzen von Social Media. Sie sollen aber
auch inspirieren zu einer proaktiven und
für alle Seiten nützlichen Kommunikation.
S E I T E 1
Sicherheit in der
Unternehmenskommunikation
gegenüber Kunden, Partnern und der
Öffentlichkeit.
Sicherheit und Motivation für
Mitarbeitende: Was darf ich schreiben,
was soll ich schreiben? Wen kann ich
fragen, wo finde ich Antworten und
Orientierung? 
Social Media Guidelines bieten Sicherheit
für beide Seiten:
Wichtige Ziele der Social Media
Guidelines:
1. Kommunikationssicherheit für das
Unternehmen gegenüber Kunden, Partnern
und der Öffentlichkeit und Wahrung von
Image/Identität des Unternehmens über
alle Kanäle.
2. Schutz und Geheimhaltung sensibler,
vertraulicher oder interner Informationen
und Daten.
3. Vermeidung von Kommunikationskrisen
und Shitstorms durch Orientierung,
Anleitung und Hilfestellung.
4. Sensibilisierung der Mitarbeitenden für
die Risiken von Social Media und
Motivation, Social Media zu nutzen – auch
im Sinne des Unternehmens.
Dafür müssen Social Media Guidelines
aktuell, leicht verständlich und konkret
anwendbar sein, sowohl im generellen
Onboarding neuer Mitarbeitender als auch
in akuten Fällen, wenn Mitglieder eines
Social Media Teams z.B. eine
Kommunikationskrise oder einen Shitstorm
bewältigen müssen.
S E I T E 2
Inhalte für Social Media Guidelines:
1. Sinn und Ziel: Warum braucht es die
Guidelines? Was ist der Nutzen für das
Unternehmen, aber auch für die
Mitarbeitenden?
2. Inhalte: Worüber darf/soll extern
geschrieben werden, worüber nicht?
3. Haltung: Welche ethischen Werte hat das
Unternehmen? Welches Image, welchen
Stil pflegt das Unternehmen auf Social
Media?
4. Orientierung: Was ist der Nutzen und was
sind potentielle Risiken im privaten
Umgang mit Social Media?
5. Transparenz: Wie wird Transparenz
hergestellt in Bezug auf die berufliche oder
private Rolle des Kommunizierenden?
6. Datenschutz: Was sind sensible Daten
von Kunden und Partnern und wie sind sie
zu schützen?
7. Vertraulichkeit: Welche internen
Informationen sind vertraulich und
keinesfalls auf Social Media zu
kommunizieren?8. Copyright und Lizenzen:
Wann und wie dürfen Inhalte Dritter online
genutzt werden?
9. Sicherheit: Was ist wichtig im Umgang
mit beruflichen/privaten Passwörtern und
Zugangsdaten, im Verhalten gegenüber
Nachrichten Unbekannter oder
verdächtigen Links?
10. Konsequenzen: Was sind Konsequenzen
von Kommunikationsfehlern – für das
Unternehmen, aber auch für den
betreffenden Mitarbeitenden? Wer haftet
für welche Inhalte?
11. Ansprechpartner: Wer ist
Ansprechpartner für Fragen?
Wichtig für die Entwicklung und
Anwendung von Social Media Guidelines
1. Mitarbeitende beteiligen: Eine Social
Media Policy, die sich die «Teppich-Etage»
ganz alleine ausdenkt, wird nie von allen
Mitarbeitenden verinnerlicht und
mitgetragen. Mitarbeitende sollten soweit
sinnvoll und möglich an der Entwicklung
beteiligt werden. Ebenso müssen die
Regeln ausnahmslos für alle
Hierarchiestufen gelten, um beachtet zu
werden.
2. Richtlinien nicht nur ablegen, sondern
leben: Als Standard beim Onboarding
neuer Mitarbeitender einsetzen, aber auch
im Alltag, sodass alle wissen, wo die Regeln
zu finden sind, wer Ansprechpartner ist, ob
ea Aktualisierungen gibt etc.
3. Mitarbeitende schulen: Auch
Mitarbeitende, die seit Jahren auf Social
Media unterwegs sind, wissen oft nicht
alles darüber. Die meisten Probleme
resultieren aus Kommunikationsfehlern
statt aus wirklichen Krisen. Knowhow ist
das beste Mittel, solche Fehler zu
vermeiden. Regelmässige Informationen
oder Schulungen zur effektiven und
sicheren Nutzung sollten daher Teil der
Unternehmenskommunikation sein.
4. Regelmässig aktualisieren: Online ändern
sich die Dinge schnell und ständig.
Verstaubte, allzu restriktive oder allzu
allgemein formulierte Social Media
Guidelines nützen niemandem. Eine Social
Media Policy sollte daher jährlich geprüft
und wenn nötig aktualisiert werden.
Praxisbeispiele finden Sie im Blogartikel
unter https://blumbryant.ch/social-media-
marketing/social-media-policy/.

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Social Media Policy und Guidelines

  • 1. SOCIAL MEDIA POLICY UND GUIDELINES G A B R I E L E B R Y A N T - W W W . B L U M B R Y A N T . C H B L U M B R Y A N T G M B H
  • 2. Social Media Guidelines - braucht es das denn noch? Grosse Unternehmen tragen grosse Risik en, nicht nur finanzieller Art, sondern auch in Bezug auf ihr Image, ihre Reputation etc. Klar, dass es hier auch Social Media Guidelines braucht und so hat die überwiegende Mehrzahl der grossen Unternehmen auch ein solches Regelwerk für ihre Mitarbeitenden. Kleinere Unternehmen meinen dagegen oft, dass es so etwas heutzutage nicht mehr braucht oder haben sich noch gar nie Gedanken dazu gemacht. Eine Social Media Policy ist jedoch für jedes Unternehmen wichtig. Denn selbst falls das Unternehmen Social Media nicht nutzen sollte, tut es unter Garantie ein Grossteil der Mitarbeitenden privat. Mitarbeitende als Markenbotschafter und Risikofaktor zugleich Jeder Mitarbeiter, der als Unternehmensangehöriger erkennbar ist, wird automatisch zum Markenbotschafter. Sein Verhalten, seine Äusserungen reflektieren auf das Unternehmen. Das gilt offline beim beruflichen Kongress ebenso wie in der privaten Stammbeiz. Und es gilt natürlich auch in Social Media oder anderen digitalen Medien. Unternehmen können das erkennen und positiv nutzen, wie zum Beispiel der deutsche Versandhändler Otto, der 2017 einhundert Mitarbeitende zu Influencern oder digitalen Markenbotschaftern ausbilden liess. Unternehmen sollten aber auch das potentielle Risiko nicht unterschätzen, das in der unbedarften oder gar negativen privaten Kommunikation auf Social Media liegen kann.Nicht jeder Mitarbeitende ist sich wirklich umfassend bewusst, wie Äusserungen auf Social Media wirken und welche Kreise sie ziehen können. Was einmal online veröffentlicht und dann von Anderen gesehen oder gar weiterverbreitet wurde, ist in den allermeisten Fällen nicht wieder rückgängig zu machen. Auch wenn Ihre KMU-Konkurrenten vermutlich keine Spione beschäftigen, um die Social Media Kreise Ihrer Mitarbei- tenden zu infiltrieren und diese auszu- horchen: Mitarbeitende können in guter wie in böser Absicht oder auch ganz unabsichtlich Informationen weitergeben, die Ihrem Unternehmen schaden oder für Konkurrenten wertvoll sind. Mitarbeiter, die das Risiko nicht kennen oder es billigend in Kauf nehmen, können der Unternehmensreputation schaden. Zum Beispiel, indem sie auf Social Media rechtswidrige, gewalttätige, sexistische oder rassistische Inhalte, Mobbing- oder Hassbotschaften veröffentlichen oder auch unreflektiert Fake News weitergeben. Kennen Ihre Mitarbeitenden die ethischen Werte Ihres Unternehmens und wissen sie, was «geht» und was nicht? Wissen sie, dass sie für Inhalte haften auf Social Media haften und dass ihre Beiträge auf das Unternehmen reflektieren? Mitarbeitende können zudem auf gefährliche Links klicken, die sie per Messenger erhalten oder sich an Social Media Spielen beteiligen, bei denen z.B. Facebook-Zugangsdaten abgefragt werden. Damit können die privaten oder beruflichen IT-Systeme mit Schadcode infiziert, Passwörter abgefangen oder Social Media Konten für Fremde zugänglich gemacht werden. Eine Social Media Policy minimiert die Risiken und optimiert den positiven Kommunikationsnutzen aus dem Online- Verhalten Ihrer Mitarbeitenden. Social Media Guidelines regeln sowohl die offizielle als auch die private Nutzung dieser Kanäle durch Mitarbeitende. Sie liefern Spielregeln, Anleitung und Information über Vorgehen, Risiken und Nutzen von Social Media. Sie sollen aber auch inspirieren zu einer proaktiven und für alle Seiten nützlichen Kommunikation. S E I T E 1
  • 3. Sicherheit in der Unternehmenskommunikation gegenüber Kunden, Partnern und der Öffentlichkeit. Sicherheit und Motivation für Mitarbeitende: Was darf ich schreiben, was soll ich schreiben? Wen kann ich fragen, wo finde ich Antworten und Orientierung?  Social Media Guidelines bieten Sicherheit für beide Seiten: Wichtige Ziele der Social Media Guidelines: 1. Kommunikationssicherheit für das Unternehmen gegenüber Kunden, Partnern und der Öffentlichkeit und Wahrung von Image/Identität des Unternehmens über alle Kanäle. 2. Schutz und Geheimhaltung sensibler, vertraulicher oder interner Informationen und Daten. 3. Vermeidung von Kommunikationskrisen und Shitstorms durch Orientierung, Anleitung und Hilfestellung. 4. Sensibilisierung der Mitarbeitenden für die Risiken von Social Media und Motivation, Social Media zu nutzen – auch im Sinne des Unternehmens. Dafür müssen Social Media Guidelines aktuell, leicht verständlich und konkret anwendbar sein, sowohl im generellen Onboarding neuer Mitarbeitender als auch in akuten Fällen, wenn Mitglieder eines Social Media Teams z.B. eine Kommunikationskrise oder einen Shitstorm bewältigen müssen. S E I T E 2 Inhalte für Social Media Guidelines: 1. Sinn und Ziel: Warum braucht es die Guidelines? Was ist der Nutzen für das Unternehmen, aber auch für die Mitarbeitenden? 2. Inhalte: Worüber darf/soll extern geschrieben werden, worüber nicht? 3. Haltung: Welche ethischen Werte hat das Unternehmen? Welches Image, welchen Stil pflegt das Unternehmen auf Social Media? 4. Orientierung: Was ist der Nutzen und was sind potentielle Risiken im privaten Umgang mit Social Media? 5. Transparenz: Wie wird Transparenz hergestellt in Bezug auf die berufliche oder private Rolle des Kommunizierenden? 6. Datenschutz: Was sind sensible Daten von Kunden und Partnern und wie sind sie zu schützen? 7. Vertraulichkeit: Welche internen Informationen sind vertraulich und keinesfalls auf Social Media zu kommunizieren?8. Copyright und Lizenzen: Wann und wie dürfen Inhalte Dritter online genutzt werden? 9. Sicherheit: Was ist wichtig im Umgang mit beruflichen/privaten Passwörtern und Zugangsdaten, im Verhalten gegenüber Nachrichten Unbekannter oder verdächtigen Links? 10. Konsequenzen: Was sind Konsequenzen von Kommunikationsfehlern – für das Unternehmen, aber auch für den betreffenden Mitarbeitenden? Wer haftet für welche Inhalte? 11. Ansprechpartner: Wer ist Ansprechpartner für Fragen?
  • 4. Wichtig für die Entwicklung und Anwendung von Social Media Guidelines 1. Mitarbeitende beteiligen: Eine Social Media Policy, die sich die «Teppich-Etage» ganz alleine ausdenkt, wird nie von allen Mitarbeitenden verinnerlicht und mitgetragen. Mitarbeitende sollten soweit sinnvoll und möglich an der Entwicklung beteiligt werden. Ebenso müssen die Regeln ausnahmslos für alle Hierarchiestufen gelten, um beachtet zu werden. 2. Richtlinien nicht nur ablegen, sondern leben: Als Standard beim Onboarding neuer Mitarbeitender einsetzen, aber auch im Alltag, sodass alle wissen, wo die Regeln zu finden sind, wer Ansprechpartner ist, ob ea Aktualisierungen gibt etc. 3. Mitarbeitende schulen: Auch Mitarbeitende, die seit Jahren auf Social Media unterwegs sind, wissen oft nicht alles darüber. Die meisten Probleme resultieren aus Kommunikationsfehlern statt aus wirklichen Krisen. Knowhow ist das beste Mittel, solche Fehler zu vermeiden. Regelmässige Informationen oder Schulungen zur effektiven und sicheren Nutzung sollten daher Teil der Unternehmenskommunikation sein. 4. Regelmässig aktualisieren: Online ändern sich die Dinge schnell und ständig. Verstaubte, allzu restriktive oder allzu allgemein formulierte Social Media Guidelines nützen niemandem. Eine Social Media Policy sollte daher jährlich geprüft und wenn nötig aktualisiert werden. Praxisbeispiele finden Sie im Blogartikel unter https://blumbryant.ch/social-media- marketing/social-media-policy/.