Am 6. Juni fand der 14. Bildungskongress der Know How! AG statt. Es war eine abwechslungsreiche Veranstaltung mit den beiden Leitthemen Enterprise 2.0 und Best Practice. Veit Mathauer hielt einen Vortrag zum Thema „2.0: Planung ermöglicht Spontaneität“ und beantwortete Fragen wie: Was gehört zu einer erfolgreichen externen und internen Kommunikation? Was sind die Vorteile interner Blogs und „Wikis“ und wie schafft man es, seine Mitarbeiter dazu zu motivieren sich dauerhaft an diesen Plattformen zu beteiligen? Am Beispiel von Sympra erklärte Veit Mathauer wie das funktionieren kann.

1. 2.0: Planung ermöglicht Spontaneität
Veit Mathauer, Sympra GmbH (GPRA)
KNOW HOW! Bildungskongress 2013
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Bild:iStockphoto/©VLADGRIN

2. Sympra GmbH (GPRA)
• Agentur für Public Relations, gegründet 1992
• Schwerpunkte: Kommunikationsberatung, Medienarbeit und Corporate
Publishing für erklärungsbedürftige Produkte und Dienstleistungen
• Sitz in Stuttgart, Büros in München und Berlin
• 24 Mitarbeiter (6/2013)
• Mitglied in der GPRA e.V. und im internationalen Agenturverbund Public
Relations Network (PRN)
Ein paar Daten
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3. Unser Ansatz
• … sind inzwischen selbstverständlicher Bestandteil der internen und
externen Unternehmenskommunikation
• … funktionieren im Kern wie traditionelle Kommunikationskanäle und
-plattformen: Content is King!
• … leben von der (Inter-)Aktion der Mitarbeiter
• … erfordern Know-how, um ihr Potenzial zu nutzen
 2.0-Kenntnisse werden zu Basic Skills im Unternehmen!
Social Media …
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4. Planung ermöglicht Spontanität
• Mitarbeiter im Workflow der Content-Generierung 2.0
• Plattformen für die Kommunikation 2.0: Blog, Wiki, Yammer
• Praxisbeispiele
• Erfolgsfaktoren
• Fazit und Diskussion
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Themen für die nächsten 30 Minuten
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5. Mitarbeiterbeteiligung
• nutzergenerierte Inhalte
• Teilen von Informationen und von Know-how
• Meinungsfreiheit
• „borderless enterprise“
• Wissensmanagement
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bei interner und externer 2.0-Kommunikation
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6. z. B. Blog, Twitter und Yammer

7. Plattformen für die interne Kommunikation
• Information der Mitarbeiter  Blog als Wissensdatenbank
• Mitarbeiter können mitdiskutieren  Unternehmen kann Bedürfnisse und
Probleme feststellen, erhält neue Ideen
• Motivation durch Präsentation und Würdigung der Arbeiter einzelner
• Postings können Diskussionen innerhalb des Unternehmens anstoßen
• Mitarbeiter beschäftigen sich verstärkt mit ihrem Unternehmen
• Behandeln von oft gestellten Fragen an zentraler Stelle
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Blog
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8. Plattformen für die interne Kommunikation
• Behandeln von oft gestellten Fragen an zentraler Stelle
• Blogs als Plattform für den Informationsaustausch im Unternehmen, in
der Abteilung, in der Projektgruppe ...
• Definierte Schreibrechte, Kommentierrechte für alle
• Multimediale Inhalte
• IBM hat weltweit > 14.000 Blogs und ebenso viele Wikis
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Blog
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9. Plattformen in der Praxis
• Schwarzes Brett im Web seit 2005; Blog seit 2008
• Informationsplattform für alle Mitarbeiter, unabhängig von Standorten und
mit Arbeitszeitmodellen
• Informationen über die Agentur, Kunden, Branche und Wettbewerb,
Trends, … Unwichtiges
• Alle Mitarbeiter haben Schreib- und Kommentierrechte und -pflichten
• > 2.100 Postings
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Der Sympra-Blog
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10. Plattformen in der Praxis
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Der Sympra-Blog
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11. Plattformen für die interne Kommunikation
• Kollaborative Wissensdatenbanken  Wissen des einzelnen wird zum
Wissen der Gruppe
• Hypertextsystem, das im Browser gelesen und editiert werden kann
• Volltextsuche
• Wikis als Ergänzung oder Ersatz für das Intranet, für das gesamte
Unternehmen oder für einzelne Abteilungen oder für Projekte
• Alle Mitarbeiter haben Zugang, dürfen/müssen Inhalte liefern, korrigieren,
aktualisieren
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Wiki
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12. © sympra| Social Media: Planung ermöglicht Spontaneität | 6. Juni 2013
12

13. Plattformen in der Praxis
• Im Einsatz seit 2005
• Wissensdatenbank für sämtliche Dinge, die der Sympra-Mitarbeiter im
Alltag wissen muss
• Ersetzt Ordner, Dokumente auf dem Server, Wissen in den Köpfen
• Alle Mitarbeiter haben Schreibrechte und Aktualisierungspflicht
• „Schau in den Wiki!“
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Der Sympra-Wiki
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14. Plattformen in der Praxis
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Der Sympra-Wiki
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15. Plattformen für die interne Kommunikation
• Mikrobloggingdienst: „Twitter für die unternehmensinterne
Kommunikation“
• Microblogging („Woran arbeitest Du gerade?“) und Company Social
Network
• einem bestehenden Netzwerk können nur Personen mit derselben
Unternehmens-E-Mail-Adresse beitreten
• Teilen und Bearbeitung von Dokumenten, Austausch von Wissen,
unternehmensinterne Zusammenarbeit und Kommunikation
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Yammer
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16. Plattformen für die interne Kommunikation
• „Unternehmens-Twitter“
• Mikrobloggingdienst für Unternehmen
• einem bestehenden Netzwerk können nur Personen mit derselben
Unternehmens-E-Mail-Adresse beitreten
• Teilen und Bearbeitung von Dokumenten, Austausch von Wissen,
unternehmensinterne Zusammenarbeit und Kommunikation
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Yammer
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17. Erfolgsfaktoren

18. Erfolgsfaktoren
• Bedarfsanalyse, Zieldefinition  Me-too ist zu wenig!
• Auswahl der Plattformen  Less is More!
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Warum eigentlich? Und was?

19. Erfolgsfaktoren
• Information der Mitarbeiter über Ziele und daraus resultierende
Maßnahmen
• Information der Mitarbeiter über zu erwartenden Vorteile
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Im Mittelpunkt: der Mitarbeiter

20. Erfolgsfaktoren
• Bereitstellen von Ressourcen: Zeit, Geld  zentral und bei den
Mitarbeitern
• Definition von Verantwortlichkeiten, Kompetenzen und Zuständigkeiten
• Freigabeschleifen klären
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Prozesse definieren

21. Erfolgsfaktoren
• Erweitern der Medienkompetenz der Mitarbeiter (Technik und Inhalte)
durch Schulungen, Einzelcoachings, Workshops oder Reverse Mentoring
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Aufbau von Know-how

22. Erfolgsfaktoren
• Definition, welche Inhalte welchen Kommunikationsweg gehen (und ggf.
andere Wege eliminieren)
• Erstellen eines Redaktionsplans mit allen Beteiligten
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Inhalte

23. Erfolgsfaktoren
• Management ist Vorbild!
• Konsequente Nutzung der 2.0-Plattformen sicherstellen
• Incentiverung
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2.0 braucht Schwung

24. Erfolgsfaktoren
• Überprüfen, ob erwartete Vorteile eintreten (Monitoring, Feedback) und
ggfs. Vornehmen von Anpassungen, Verbesserungen
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Lohnt es sich?

25. Erfolgsfaktoren
• z. B. Hootsuite oder Tweetdeck
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Passende Tools nutzen

26. Erfolgsfaktoren
• z. B. Hootsuite oder Tweetdeck
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z. B. Hootsuite

27. Erfolgsfaktoren
• z. B. Hootsuite oder Tweetdeck
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z. B. Hootsuite

28. Erfolgsfaktoren
• Mobile nicht vergessen!
 Upload und Kommentare
vom Notebook, Tablet und Smartphone aus
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Interaktion nicht nur im Büro …
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29. Best practise: Stadtmarketing

30. Best practise: Stadtmarketing
• Bedarfsanalyse, Zieldefinition, Auswahl geeigneter Plattformen
• Erstellen Social-Media-/Inhaltestrategie
• Info der Mitarbeiter über Ziele, Maßnahmen und Vorteile
• Erstellen von Guidelines; Definition Verantwortlichkeit, Kompetenz,
Zuständigkeit; Festlegen Workflows
• Ausbau Medienkompetenz der Mitarbeiter
• Themenscouting; Aufbereitung in Form von Postings, Tweets
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Prozessschritte zur Mitarbeiterbeteiligung in Facebook, Twitter & Co.
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31. Fazit
• Grundlage für erfolgreiche 2.0-Kommunikation ist strategische Planung
• Ressourcen und Medienkompetenz sind Schlüsselfaktoren
• Verständnis und Verstehen fördern Akzeptanz als Voraussetzung
• Qualität der Inhalte entscheidet über Erfolg – extern wie intern
• Workflows und Zuständigkeiten geben Orientierung
• Vorbilder und konsequente Nutzung flankieren Durchsetzung
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Social Media Relations macht ganz schön Mühe!
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32. | Social Media: Planung ermöglicht Spontaneität | 6. Juni 2013 32 | Social Media: Wird jeder Mitarbeiter zu einem Pressesprecher? | 7. Mai 2010
Ihre Fragen?
MMchen/photocase.com
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33. Vielen Dank!
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Veit Mathauer, Geschäftsführer
Sympra GmbH (GPRA) Agentur für Public Relations
Stafflenbergstraße 32, 70184 Stuttgart
veit.mathauer@sympra.de, Telefon 0711 / 9 47 67 22
www.sympra.de, www.blog.sympra.de
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