Ein zentrales Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) System hilft Ihnen beim Vermeiden folgender Probleme: fehlender Überblick über Ihr unternehmensweites Projektportfolio, nicht aktuelle Daten als Basis für wichtige Entscheidungen, die kurz- und langfristige Auslastung Ihrer Ressourcen ist unbekannt – und mehr.

1. Webinar
Wie Sie mit 11 Argumenten Ihre
Entscheider für ein PPM-System
gewinnen (“The PPM Paradise”)
mit Johann Strasser

2. Agenda • Einführung
• 11 Argumente
• Ihre Fragen

3. Einführung
• Warum nehmen Sie heute teil?
• Fehlt Ihnen der klare Überblick über Ihr unternehmensweites Projektportfolio?
• Ist Ihnen die kurz- und langfristige Auslastung Ihrer Ressourcen ein Rätsel?
• Basieren wichtige Entscheidungen oft auf alten Daten?
• Wir zeigen Argumente für ein passendes System „The PPM Paradise“
• Es geht um den Nutzen für die verschiedenen Rollen …
• Wir zeigen heute keine konkrete Lösung eines Herstellers
• Es geht um die Komponenten einer integrierten PPM-Lösung …

4. Seminarreihe
heute 23.02 02.03 …
11 Argumente für
ein PPM System
3 Wege zur Einführung
eines PPM-Systems
Microsoft Project Online
Microsoft Project for the Web
Weitere Themen …

5. Nutzen eines PPM-Systems
• Sie haben das gute Gefühl, alle Projekte im Griff zu haben.
• Dazu müssen …
• im richtigen Moment die richtigen Entscheidungen getroffen werden,
• die relevanten Daten aktuell vorliegen,
• geeignete Tools betrieben werden,
• passende Prozesse definiert sein,
• und alle Beteiligten mitmachen.

6. Controlling
Projektliste
„The PPM-Paradise“
Pipeline
Portfolio
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie
Team A
Team B
Laufend
Neu
Szenario
Initiierung
1 2
3
Projekte
Status
Auftrag
Teams
Zeiterfassung Aufgaben
M D M D F S S
Programme

7. Controlling
Projektliste
Pipeline
Por�olio
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie
Team A
Team B
Laufend
Neu
Szenario
Ini�ierung
1 2
3
Projekte
Status
Au�rag
Teams
Zeiterfassung Aufgaben
M D M D F S S
Programme
Vollständiger Überblick über das Projektportfolio
• Einblick in die „Gesundheit“ des Portfolios
• Welche Projekte sind in der Pipeline?
• Welche Risiken gibt es?
• Wer ist wie ausgelastet?
• Wie steht es um das Gesamtbudget?
• Passt der Strategiebeitrag?
• Welche Entscheidungen sind zu treffen?
01

8. Controlling
Projektliste
Pipeline
Por�olio
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie
Team A
Team B
Laufend
Neu
Szenario
Ini�ierung
1 2
3
Projekte
Status
Au�rag
Teams
Zeiterfassung Aufgaben
M D M D F S S
Programme
02
• Daten sind in der Datenbank statt in Files
• Nur eine richtige aktuelle Version
• Historisierung der Daten
• Individuelle Rechtevergabe
• Basis zur Integration in verschiedene Systeme
Zentrale Projektliste

9. Controlling
Projektliste
Pipeline
Por�olio
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie
Team A
Team B
Laufend
Neu
Szenario
Ini�ierung
1 2
3
Projekte
Status
Au�rag
Teams
Zeiterfassung Aufgaben
M D M D F S S
Programme
03
Standardisierte Projektinitiierung
• Zentrales Erfassen von Ideen und Projektanfragen
• Methodisches Vorgehen mit Prozessen und Workflows
• Berechtigungen und Kriterien für Genehmigungsschritte
• Sicherstellung der Planungsqualität von neuen Projekten

10. Controlling
Projektliste
Pipeline
Por�olio
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie
Team A
Team B
Laufend
Neu
Szenario
Ini�ierung
1 2
3
Projekte
Status
Au�rag
Teams
Zeiterfassung Aufgaben
M D M D F S S
Programme
04
Realistische Szenarien-Planung
• Szenarien für die zeitliche Anordnung von Projekten
• Berücksichtigung der Prioritäten
• Ressourcenbedarf für laufende und neue Projekte
• Tatsächliche Verfügbarkeit von Ressourcen
• Variation der Kapazitäten von Ressourcen und Skills

11. Controlling
Projektliste
Pipeline
Por�olio
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie
Team A
Team B
Laufend
Neu
Szenario
Ini�ierung
1 2
3
Projekte
Status
Au�rag
Teams
Zeiterfassung Aufgaben
M D M D F S S
Programme
05
Professionelle Projektsteuerung
• Alle Unterlagen an einem Ort
• Auftrag, Nachträge
• Stakeholder- und Risikomanagement
• Terminplan, Kostenplan, Ressourcenplan
• Statusberichte

12. Controlling
Projektliste
Pipeline
Por�olio
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie
Team A
Team B
Laufend
Neu
Szenario
Ini�ierung
1 2
3
Projekte
Status
Au�rag
Teams
Zeiterfassung Aufgaben
M D M D F S S
Programme
06
Steuerung von Programmen
• Projektübergreifende Abhängigkeiten
• Zusammenfassung wichtiger Meilensteine in einer Übersicht
• Terminvorgaben aus einem Rahmenplan
• Weiche Abhängigkeiten nur zur Anzeige
• Direkte Abhängigkeiten zur Verschiebung

13. Controlling
Projektliste
Pipeline
Por�olio
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie
Team A
Team B
Laufend
Neu
Szenario
Ini�ierung
1 2
3
Projekte
Status
Au�rag
Teams
Zeiterfassung Aufgaben
M D M D F S S
Programme
07
Teammanagement
• Beteiligung der Teamleiter am Planungsprozess
• Vollständige Planung aller Teammitglieder
• Planung von Abwesenheiten
• Erfassung aller Aktivitäten auch in der Linie
• Anfrage und Zusicherung von Personen

14. Controlling
Projektliste
Pipeline
Por�olio
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie
Team A
Team B
Laufend
Neu
Szenario
Ini�ierung
1 2
3
Projekte
Status
Au�rag
Teams
Zeiterfassung Aufgaben
M D M D F S S
Programme
Aufgabenmanagement
• Beteiligung aller Personen am Planungsprozess
• Detailplanung aller Teammitglieder
• Schätzungen von Teammitgliedern selbst
• Zustandsmeldung der Aufgaben
08

15. Controlling
Projektliste
Pipeline
Por�olio
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie
Team A
Team B
Laufend
Neu
Szenario
Ini�ierung
1 2
3
Projekte
Status
Au�rag
Teams
Zeiterfassung Aufgaben
M D M D F S S
Programme
Zeiterfassung
• Zentrale Vorgabe der Elemente aus der Planung
• Prozess zur Erinnerung
• Detaillierte Erfassung und richtige Zuordnung
• Übertragung in andere System
09

16. Controlling
Projektliste
Pipeline
Por�olio
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie
Team A
Team B
Laufend
Neu
Szenario
Ini�ierung
1 2
3
Projekte
Status
Au�rag
Teams
Zeiterfassung Aufgaben
M D M D F S S
Programme
Controlling
• Zentrale Vorgaben für Kostenstrukturen
• Forecast aus den Projekten an Controlling
• Ist-Stunden aus den Projekten an Accounting
• Ist-Kosten vom Einkauf an die Projektleiter
10

17. Controlling
Projektliste
Pipeline
Por�olio
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie
Team A
Team B
Laufend
Neu
Szenario
Ini�ierung
1 2
3
Projekte
Status
Au�rag
Teams
Zeiterfassung Aufgaben
M D M D F S S
Programme
Systemintegration
• Jeder arbeitet mit seinem System
• Aktuelle Daten aus anderen Systemen
• Keine Fehler beim Kopieren
• Höhere Datenqualität
• Mehr Effizienz
11

18. ?
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Ihre Fragen …