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Projektleitfaden




      Projektleitfaden für das Unternehmen n-tv


1 EINFÜHRUNG IN DEN PROJEKTLEITFADEN........................1
1.1 PROJEKTDEFINITION ................................................................................... 1
1.2 GELTUNGSBEREICH .................................................................................... 1
1.3 ZIELE DES PROJEKTLEITFADENS .................................................................. 1

2 PROJEKTFORMULIERUNG ....................................................1
2.1 PROJEKTBESCHREIBUNG ............................................................................. 1
2.2 PROJEKTZIELE ........................................................................................... 1
2.3 PROJEKTVERANTWORTLICHE ....................................................................... 2

3 PROJEKTTEAM .......................................................................2
3.1 VERFÜGBARKEIT DER TEAMMITGLIEDER ....................................................... 2
3.2 STIMMIGKEIT DES PROJEKTTEAMS UND COMMITMENT DER
PROJEKTVERANTWORTLICHEN ............................................................................ 2

4 PROJEKTTERMIN- UND STRUKTURPLAN ...........................3
4.1 STRUKTURPLAN:......................................................................................... 3
4.2 TERMINPLAN: ............................................................................................. 3

5 REPORTING ............................................................................3
5.1   STATUSBERICHTE (SIEHE FORMULAR IM ANHANG)......................................... 3
5.2   PROJEKTPROTOKOLLE ................................................................................ 3
5.3   PROJEKTABSCHLUSSBERICHT ...................................................................... 3
5.4   PROJEKTDOKUMENTE ................................................................................. 4

6 PROJEKTCONTROLLING .......................................................4

7 PROJEKTABSCHLUSS...........................................................4
7.1   PROJEKTPRÄSENTATION ............................................................................. 4
7.2   PROJEKTABSCHLUSSBERICHT ...................................................................... 4
7.3   BEURTEILUNG DES PROJEKTLEITERS............................................................ 4
7.4   IMPLEMENTIERUNG DER ERGEBNISSE ........................................................... 4




                                                                                                              Seite 0
Projektleitfaden

1 Einführung in den Projektleitfaden
 1.1 Projektdefinition
 Projekte im Sinne dieses Projektleitfadens sind Vorhaben, die in ihrer Ziel-
 vorgabe sowie inhaltlich, planerisch und zeitlich abgegrenzt sind und für die
 eine eigene temporäre Organisation geschaffen wird. Die gemeinsame The-
 menbearbeitung bei der redaktionellen Arbeit ist kein Projekt im Sinne dieses
 Leitfadens.

 1.2 Geltungsbereich
 Dieser Projektleitfaden ist verbindlich für alle Projekte von n-tv, die:
     ? ein Gesamtvolumen von über € 50.0000 haben und/oder
     ? länger als drei Monate dauern und/oder mindesten zwei Abteilungen
       involvieren
 Ein Splitting in verschiedene Teilprojekte, um die Kriterien zu unterschreiten,
 ist untersagt.

 1.3 Ziele des Projektleitfadens
 Der Projektleitfaden dient dazu,
     ? Die Durchführung, Organisation und Steuerung sowie den Abschluss
       von Projekten durch allgemeine Mindestanforderungen zu verbessern
     ? Ein einheitliches Berichtswesen zu fördern
     ? Eine einheitliche nachvollziehbare Dokumentation zu gewährleisten.
     ? die Anwendung von Tools zu unterstützen.

2 Projektformulierung
 Vor Beginn eines Projekts sind folgende Punkte zu klären und schriftlich in
 einem Projektauftrag (siehe Anhang) niederzulegen:

 2.1 Projektbeschreibung
 Inhaltliche Beschreibung des Projektgegenstandes und eine kurze Skizze
 des Vorgehens.

 2.2 Projektziele
     ? Die Ziele des Projekts müssen SMART formuliert werden, d.h. sie
       müssen spezifisch, messbar, attraktiv, erreichbar und in einer vordefi-
       nierten Zeit zu bewältigen sein.
     ? Der anvisierte Ergebnisbeitrag des Projekts ist zu bestimmen, wobei
       qualitative Projektziele eindeutig messbar sein sollten.



                                                                               Seite 1
Projektleitfaden

 2.3 Projektverantwortliche
    ? Der Projektauftraggeber und der von ihm bestimmte Projektleiter müs-
      sen namentlich genannt werden und den Steckbrief gegenzeichnen.
    ? Sollte der Projektauftraggeber nicht der Geschäftsführung angehören,
      so ist der Projektsteckbrief von der Geschäftsführung gegenzuzeich-
      nen.

3 Projektteam
 3.1 Verfügbarkeit der Teammitglieder
 Alle Mitglieder des Projektteams müssen namentlich benannt werden. Dar-
 über hinaus muss folgendes geklärt, definiert und schriftlich niedergelegt
 werden:
    ? Mannstunden der Arbeitszeit der einzelnen Mitarbeiter => interne
      Projektkostenberechnung geht mit ein
    ? Verfügbarkeit der eingeplanten Mitarbeiter
    ? Ausfallrisiko der Teammitglieder
    ? Der Linienvorgesetzte muss den Einsatz der Mitglieder abzeichnen.
      Vor Beginn des Projektes muss geklärt sein, durch wen ein eventuell
      ausfallendes Teammitglied ersetzt werden kann. Die Linienorganisati-
      on ist bei der Auswahl der Teammitglieder zu berücksichtigen.

 3.2 Stimmigkeit des Projektteams und Commitment der
     Projektverantwortlichen
 Das Projektteam sollte aus motivierten Mitgliedern mit unterschiedlichen Fä-
 higkeiten und Fertigkeiten bestehen. Folgendes Vorgehen wird empfohlen:
    ? Interne Ausschreibung zur Gewährleistung der Motivation der Mitar-
      beiter
    ? Sicherstellung, dass alle für das Projekt notwendigen fachlichen Kom-
      petenzen im Team vorhanden sind.
    ? HDI-Spiel zur Überprüfung, ob alle relevanten Soft-Skills im Team
      vorhanden sind
    ? Das Projektteam konstituiert sich selbst, damit sie gemäß ihrer Fähig-
      keiten und Vorlieben optimal eingesetzt werden können.
    ? Der Auftraggeber muss durch seine Anwesenheit beim Kick-Off-
      Meeting, den Milestone-Präsentationen sowie in schwierigen Projekt-
      phasen anwesend sein.




                                                                            Seite 2
Projektleitfaden

4 Projekttermin- und Strukturplan
 4.1 Strukturplan:
 In dem Strukturplan wird die temporäre, für das Projekt aufgesetzte Organi-
 sationsstruktur visualisiert.

 4.2 Terminplan:
     ? In dem Terminplan werden die wesentlichen Maßnahmen in ihrer zeit-
       lichen Abfolge und Dauer in einem Balkendiagramm dargestellt.
     ? Das Erreichen von entscheidenden Zwischenschritten innerhalb des
       Projekts wird durch Meilensteine festgelegt und präzise terminiert.
       (siehe Anlage)
     ? Der Terminplan ist auch eine Hilfe, die Projektmeetings zu koordinie-
       ren.

5 Reporting
 5.1 Statusberichte (siehe Formular im Anhang)
 Vom Projektleiter zu erstellende Übersicht über den aktuellen Projektstand.
 Dieser umfasst vier Teile:
     ? Eine Kurzzusammenfassung zur Information übergeordneter Mana-
       gementebenen.
     ? Finanzdaten: finanzieller Ist-Status und Plan-Ist-Vergleich der Kosten
     ? Projektfortschrittsbericht: Status und Plan-Ist-Vergleich bzgl. Qualität
       und Termine
     ? Ausblick: nächste Schritte, Prognose für Endergebnis, Prämissenfort-
       schreibung und mögliche Korrekturmaßnahmen
     ? Die Statusberichte werden entsprechend der Meilensteine erstellt.

 5.2 Projektprotokolle
     ? Alle relevanten Meetings des Projektteams werden protokolliert. Die
       Verteilung der Protokolle hat innerhalb von zwei Tagen zu erfolgen.
     ? Alle Protokolle werden geordnet im Dokumenten Management System
       archiviert.

 5.3 Projektabschlussbericht
 Es ist ein detaillierter Projektabschlussbericht anzufertigen mit folgendem In-
 halt:
     ? Projektauftrag
     ? Eckdaten des Projektes


                                                                                Seite 3
Projektleitfaden

     ? Beurteilung der Zielerreichung
     ? Erklärung der Abweichungen bei der Zielerreichung
     ? Erklärung der Abweichung bei den Kosten oder dem Gesamtaufwand
     ? Lehren und Erkenntnisse für mögliche Folgeprojekte und der internen
       Projektorganisation

 5.4 Projektdokumente
 Alle für das Projekt wichtigen Dokumente werden themenbezogen sortiert
 und dementsprechend in ein für Außenstehende nachvollziehbares Ord-
 nungssystem abzulegen.

6 Projektcontrolling
 Das Projektcontrolling ist durch den Projektleiter durchzuführen. Zum Zeit-
 punkt der geplanten Erreichung der Meilensteine wird ein Ist-Soll Vergleich
 durchgeführt. Die Ergebnisse werden an die Teammitglieder und an den
 Auftraggeber kommuniziert.
 Der Controllingbericht muss folgende Elemente enthalten:
     ? Zeitcontrolling (Ist das Projekt im Zeitplan?)
     ? Budgetcontrolling (Entsprechen die Ausgaben den geplanten?)
     ? Zielcontrolling (Ist das Ziel des Projektes unverändert?),
     ? Qualitätscontrolling (Entspricht die erreichte der geplanten Qualität ?)

7 Projektabschluss
 7.1 Projektpräsentation
 Der Projektleiter präsentiert dem Auftraggeber die Projektergebnisse. Die Er-
 gebnispräsentation soll auch Hinweise für weitere Maßnahmen zur Realisie-
 rung oder Pflege der Projektergebnisse enthalten.

 7.2 Projektabschlussbericht
 Ein Projektabschlussbericht ist gemäß Kapitel 5.3. anzufertigen.

 7.3 Beurteilung des Projektleiters
 Die Beurteilung des Projektleiters hat durch den Auftraggeber zu erfolgen.
 Die Leistung des Projektleiters wird auf Grundlage der Projektdokumentation,
 einer Projektbewertung (Zielerreichung) und einem Feedbackgespräch mit
 dem Projektleiter eingeschätzt.

 7.4 Implementierung der Ergebnisse
 Beim erfolgreichen Projektabschluss der eine Anwendung der Ergebnisse in
 der Linieorganisation sinnvoll erscheinen lässt, ist die Übergabe an die Linie


                                                                                  Seite 4
Projektleitfaden
vom dem Auftraggeber (gegebenenfalls mit der Unterstützung der Ge-
schäftsführung) zu gewährleisten.




                                                                 Seite 5

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  • 1. Projektleitfaden Projektleitfaden für das Unternehmen n-tv 1 EINFÜHRUNG IN DEN PROJEKTLEITFADEN........................1 1.1 PROJEKTDEFINITION ................................................................................... 1 1.2 GELTUNGSBEREICH .................................................................................... 1 1.3 ZIELE DES PROJEKTLEITFADENS .................................................................. 1 2 PROJEKTFORMULIERUNG ....................................................1 2.1 PROJEKTBESCHREIBUNG ............................................................................. 1 2.2 PROJEKTZIELE ........................................................................................... 1 2.3 PROJEKTVERANTWORTLICHE ....................................................................... 2 3 PROJEKTTEAM .......................................................................2 3.1 VERFÜGBARKEIT DER TEAMMITGLIEDER ....................................................... 2 3.2 STIMMIGKEIT DES PROJEKTTEAMS UND COMMITMENT DER PROJEKTVERANTWORTLICHEN ............................................................................ 2 4 PROJEKTTERMIN- UND STRUKTURPLAN ...........................3 4.1 STRUKTURPLAN:......................................................................................... 3 4.2 TERMINPLAN: ............................................................................................. 3 5 REPORTING ............................................................................3 5.1 STATUSBERICHTE (SIEHE FORMULAR IM ANHANG)......................................... 3 5.2 PROJEKTPROTOKOLLE ................................................................................ 3 5.3 PROJEKTABSCHLUSSBERICHT ...................................................................... 3 5.4 PROJEKTDOKUMENTE ................................................................................. 4 6 PROJEKTCONTROLLING .......................................................4 7 PROJEKTABSCHLUSS...........................................................4 7.1 PROJEKTPRÄSENTATION ............................................................................. 4 7.2 PROJEKTABSCHLUSSBERICHT ...................................................................... 4 7.3 BEURTEILUNG DES PROJEKTLEITERS............................................................ 4 7.4 IMPLEMENTIERUNG DER ERGEBNISSE ........................................................... 4 Seite 0
  • 2. Projektleitfaden 1 Einführung in den Projektleitfaden 1.1 Projektdefinition Projekte im Sinne dieses Projektleitfadens sind Vorhaben, die in ihrer Ziel- vorgabe sowie inhaltlich, planerisch und zeitlich abgegrenzt sind und für die eine eigene temporäre Organisation geschaffen wird. Die gemeinsame The- menbearbeitung bei der redaktionellen Arbeit ist kein Projekt im Sinne dieses Leitfadens. 1.2 Geltungsbereich Dieser Projektleitfaden ist verbindlich für alle Projekte von n-tv, die: ? ein Gesamtvolumen von über € 50.0000 haben und/oder ? länger als drei Monate dauern und/oder mindesten zwei Abteilungen involvieren Ein Splitting in verschiedene Teilprojekte, um die Kriterien zu unterschreiten, ist untersagt. 1.3 Ziele des Projektleitfadens Der Projektleitfaden dient dazu, ? Die Durchführung, Organisation und Steuerung sowie den Abschluss von Projekten durch allgemeine Mindestanforderungen zu verbessern ? Ein einheitliches Berichtswesen zu fördern ? Eine einheitliche nachvollziehbare Dokumentation zu gewährleisten. ? die Anwendung von Tools zu unterstützen. 2 Projektformulierung Vor Beginn eines Projekts sind folgende Punkte zu klären und schriftlich in einem Projektauftrag (siehe Anhang) niederzulegen: 2.1 Projektbeschreibung Inhaltliche Beschreibung des Projektgegenstandes und eine kurze Skizze des Vorgehens. 2.2 Projektziele ? Die Ziele des Projekts müssen SMART formuliert werden, d.h. sie müssen spezifisch, messbar, attraktiv, erreichbar und in einer vordefi- nierten Zeit zu bewältigen sein. ? Der anvisierte Ergebnisbeitrag des Projekts ist zu bestimmen, wobei qualitative Projektziele eindeutig messbar sein sollten. Seite 1
  • 3. Projektleitfaden 2.3 Projektverantwortliche ? Der Projektauftraggeber und der von ihm bestimmte Projektleiter müs- sen namentlich genannt werden und den Steckbrief gegenzeichnen. ? Sollte der Projektauftraggeber nicht der Geschäftsführung angehören, so ist der Projektsteckbrief von der Geschäftsführung gegenzuzeich- nen. 3 Projektteam 3.1 Verfügbarkeit der Teammitglieder Alle Mitglieder des Projektteams müssen namentlich benannt werden. Dar- über hinaus muss folgendes geklärt, definiert und schriftlich niedergelegt werden: ? Mannstunden der Arbeitszeit der einzelnen Mitarbeiter => interne Projektkostenberechnung geht mit ein ? Verfügbarkeit der eingeplanten Mitarbeiter ? Ausfallrisiko der Teammitglieder ? Der Linienvorgesetzte muss den Einsatz der Mitglieder abzeichnen. Vor Beginn des Projektes muss geklärt sein, durch wen ein eventuell ausfallendes Teammitglied ersetzt werden kann. Die Linienorganisati- on ist bei der Auswahl der Teammitglieder zu berücksichtigen. 3.2 Stimmigkeit des Projektteams und Commitment der Projektverantwortlichen Das Projektteam sollte aus motivierten Mitgliedern mit unterschiedlichen Fä- higkeiten und Fertigkeiten bestehen. Folgendes Vorgehen wird empfohlen: ? Interne Ausschreibung zur Gewährleistung der Motivation der Mitar- beiter ? Sicherstellung, dass alle für das Projekt notwendigen fachlichen Kom- petenzen im Team vorhanden sind. ? HDI-Spiel zur Überprüfung, ob alle relevanten Soft-Skills im Team vorhanden sind ? Das Projektteam konstituiert sich selbst, damit sie gemäß ihrer Fähig- keiten und Vorlieben optimal eingesetzt werden können. ? Der Auftraggeber muss durch seine Anwesenheit beim Kick-Off- Meeting, den Milestone-Präsentationen sowie in schwierigen Projekt- phasen anwesend sein. Seite 2
  • 4. Projektleitfaden 4 Projekttermin- und Strukturplan 4.1 Strukturplan: In dem Strukturplan wird die temporäre, für das Projekt aufgesetzte Organi- sationsstruktur visualisiert. 4.2 Terminplan: ? In dem Terminplan werden die wesentlichen Maßnahmen in ihrer zeit- lichen Abfolge und Dauer in einem Balkendiagramm dargestellt. ? Das Erreichen von entscheidenden Zwischenschritten innerhalb des Projekts wird durch Meilensteine festgelegt und präzise terminiert. (siehe Anlage) ? Der Terminplan ist auch eine Hilfe, die Projektmeetings zu koordinie- ren. 5 Reporting 5.1 Statusberichte (siehe Formular im Anhang) Vom Projektleiter zu erstellende Übersicht über den aktuellen Projektstand. Dieser umfasst vier Teile: ? Eine Kurzzusammenfassung zur Information übergeordneter Mana- gementebenen. ? Finanzdaten: finanzieller Ist-Status und Plan-Ist-Vergleich der Kosten ? Projektfortschrittsbericht: Status und Plan-Ist-Vergleich bzgl. Qualität und Termine ? Ausblick: nächste Schritte, Prognose für Endergebnis, Prämissenfort- schreibung und mögliche Korrekturmaßnahmen ? Die Statusberichte werden entsprechend der Meilensteine erstellt. 5.2 Projektprotokolle ? Alle relevanten Meetings des Projektteams werden protokolliert. Die Verteilung der Protokolle hat innerhalb von zwei Tagen zu erfolgen. ? Alle Protokolle werden geordnet im Dokumenten Management System archiviert. 5.3 Projektabschlussbericht Es ist ein detaillierter Projektabschlussbericht anzufertigen mit folgendem In- halt: ? Projektauftrag ? Eckdaten des Projektes Seite 3
  • 5. Projektleitfaden ? Beurteilung der Zielerreichung ? Erklärung der Abweichungen bei der Zielerreichung ? Erklärung der Abweichung bei den Kosten oder dem Gesamtaufwand ? Lehren und Erkenntnisse für mögliche Folgeprojekte und der internen Projektorganisation 5.4 Projektdokumente Alle für das Projekt wichtigen Dokumente werden themenbezogen sortiert und dementsprechend in ein für Außenstehende nachvollziehbares Ord- nungssystem abzulegen. 6 Projektcontrolling Das Projektcontrolling ist durch den Projektleiter durchzuführen. Zum Zeit- punkt der geplanten Erreichung der Meilensteine wird ein Ist-Soll Vergleich durchgeführt. Die Ergebnisse werden an die Teammitglieder und an den Auftraggeber kommuniziert. Der Controllingbericht muss folgende Elemente enthalten: ? Zeitcontrolling (Ist das Projekt im Zeitplan?) ? Budgetcontrolling (Entsprechen die Ausgaben den geplanten?) ? Zielcontrolling (Ist das Ziel des Projektes unverändert?), ? Qualitätscontrolling (Entspricht die erreichte der geplanten Qualität ?) 7 Projektabschluss 7.1 Projektpräsentation Der Projektleiter präsentiert dem Auftraggeber die Projektergebnisse. Die Er- gebnispräsentation soll auch Hinweise für weitere Maßnahmen zur Realisie- rung oder Pflege der Projektergebnisse enthalten. 7.2 Projektabschlussbericht Ein Projektabschlussbericht ist gemäß Kapitel 5.3. anzufertigen. 7.3 Beurteilung des Projektleiters Die Beurteilung des Projektleiters hat durch den Auftraggeber zu erfolgen. Die Leistung des Projektleiters wird auf Grundlage der Projektdokumentation, einer Projektbewertung (Zielerreichung) und einem Feedbackgespräch mit dem Projektleiter eingeschätzt. 7.4 Implementierung der Ergebnisse Beim erfolgreichen Projektabschluss der eine Anwendung der Ergebnisse in der Linieorganisation sinnvoll erscheinen lässt, ist die Übergabe an die Linie Seite 4
  • 6. Projektleitfaden vom dem Auftraggeber (gegebenenfalls mit der Unterstützung der Ge- schäftsführung) zu gewährleisten. Seite 5