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Oliver Chaudhuri, März 2020
HIRSCHTEC
OFFICE 365 & MICROSOFT TEAMS: DAS RUNDUM-
SORGLOS-PAKET (NICHT NUR) FÜRS HOMEOFFICE
FULL SERVICE INTRANET & WORKPLACE AGENTUR
Unser 360-Grad-Blick auf Ihren digitalen Arbeitsplatz: Architektur, Technologie, Einführung
2
Die Basis
für alle Workplaces
Einführung
und Verankerung
Umsetzung
und Betrieb
Gründung:
2005
Mitarbeiter:
105
Standorte:
Hamburg, Düsseldorf,
Berlin, Wien, Zürich
Expertise:
Mehr als 450 Projekte
für mehr als 4,5
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1. Was haben O365 und MS Teams eigentlich mit Interner Kommunikation zu tun?
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MS Teams: Virtueller
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11
MICROSOFT TEAMS: HUB FÜRS HOMEOFFICE
12
Kommunikation:
Einzel- und Gruppenchats,
Videos- und Sprach-Calls
Koordination:
Aufgabenplanung und
Blitzabstimmungen
Kollaboration:
Gemeinsames Bearbeiten von
Dokumenten, Teilen & Speichern
von Dateien, Notizen etc.
Kooperation:
Virtuelle Team-
und Gruppenräume
Konferenzen:
Web-Meetings mit Video-
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Die 5 K's: Kombinieren Sie Services & Anwendungen für vereinfachte Kommunikation und Zusammenarbeit
MICROSOFT TEAMS: HUB FÜRS HOMEOFFICE
Vorteile und Funktionalitäten auf einen Blick
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II. Einbindung z. B. von digitalem Notizbuch (via OneNote)
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IV. Mobile Nutzung
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à Transparenz für alle Beteiligten – und Nicht-Beteiligte
13
I. VIDEO-CALLS UND GETEILTER BILDSCHIRM
404 Kilometer zwischen D und HH sind kein Hindernis für reibungslose Zusammenarbeit!
14
II. GEMEINSAMES NOTIZBUCH: EINES FÜR ALLE
Zentrale Ablage statt Dokumenten-Wirrwarr!
15
III. NIEDRIGSCHWELLIGE KOMMUNIKATION
Blitzabstimmung und Adhoc-Kommunikation (auch mit unbestimmter Zielgruppe)!
16
III. „LIKE-DAUMEN“: MEHR ALS NUR „GEFÄLLT MIR“
Konkrete Entlastung in der Team-Führung!
17
18
IV. MOBILE NUTZUNG
Das Büro in der Hosentasche – und ich bestimme, ob und wann ich erreichbar sein will!
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19
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OFFICE 365: NEUE CHANCEN FÜR DIE IK
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Tool-Landschaft sortieren: Was? Womit? Wofür? 28
NEUAUSRICHTUNG DER IK
Der Modern Workplace verändert auch die Gewichtung & Arbeitsweise der Kommunikationsmanager 29
• Redaktion
• Medienproduktion
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verwalten
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• Coachings & Trainings
• Unternehmenssicht einbringen
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NEUAUSRICHTUNG DER IK
Top-Handlungsfelder 2020+
30
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mitorganisieren/
Menschen befähigen
CEOs authentisch
positionieren
OFFICE 365 ≠ „EINFACH MAL MACHEN“
Verbindlichkeit herstellen, Verlässlichkeit bieten – Investitionsruinen vermeiden
31
vs.
KENNEN, KÖNNEN, WOLLEN
Office 365 inkl. Teams rasch und erfolgreich ausrollen
32
* gemäß Prosci® ADKAR® Model
fett = Must have
kursiv = Nice to have
KENNEN
(„Envision“)
Motivationsphase*
Wie wird der
Digital Workplace
nutzenstiftend und
„be-greifbar“?
KÖNNEN
(„Onboard“)
WOLLEN
(„Drive Value“)
Knowledge ReinforcementAbilityAwareness Desire
• Basis-/Master-Story & FAQs
• Toolbox Teamsitzungen
• Einbindung Regelmedien Interne Komm.
• Branding: Name/Claim/Logo
• (Video-)Statement Projekt-Sponsor
• Launch-Kampagne: Poster etc.
• Namenswettbewerb
• Multimedia-Stories
• Teaser-Video
• Kantinen-Aktion
• ...
• Netiquette & Governance
• zCard/Pocket Media
• Screencasts/„How to‘s“
• „Kochbuch“/Starter Guide
• Infografik Tool-Landschaft & Use-Case-Atlas
• Microsite/Informationsplattform:
Endnutzer & Stakeholder
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• Hilfe-Community
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• Coachings Digital Leadership/
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Medium/
Maßnahme zur
Begeisterung und
Befähigung
CONTEXTUAL
eMOTION
CURVE
SPARK
INTEREST EXCITE
IMPRESS
CONVINCE
CONVINCE
GROW
INTEREST
CONNECT
CONNECT
KEEP
INTEREST
INSPIRE
MANIFEST
CONNECT
3. „Leitplanken“
setzen &
Basisfunktionalitäten
erläutern
4. Tool-Landschaft
ordnen & visualisieren
1. Benefits
herausstellen,
„Buy-in“ der
Stakeholder sichern
2. Digitalen
Arbeitsplatz wie ein
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5. Nutzer coachen &
unterstützen
6. Austausch &
Feedback-Schleifen
ermöglichen &
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grün = Top-Maßnahmen unserer Kunden in den vergangenen Wochen
KENNEN, KÖNNEN, WOLLEN
Office 365 inkl. Teams rasch und erfolgreich ausrollen
33
KENNEN KÖNNEN WOLLEN
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grün = Top-Maßnahmen unserer Kunden in den vergangenen Wochen
www.HIRSCHTEC.eu work inspired – be involvedwww.HIRSCHTEC.eu
FÜR JEDES UNTERNEHMEN GIBT ES DEN PASSENDEN
DIGITALEN ARBEITSPLATZ. UND WIR BRINGEN IHN
FÜR SIE ZUM FLIEGEN!
Oliver Chaudhuri
o.chaudhuri@hirschtec.eu
+49 160 99 79 62 19

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Hirschtec homeoffice

  • 1. Oliver Chaudhuri, März 2020 HIRSCHTEC OFFICE 365 & MICROSOFT TEAMS: DAS RUNDUM- SORGLOS-PAKET (NICHT NUR) FÜRS HOMEOFFICE
  • 2. FULL SERVICE INTRANET & WORKPLACE AGENTUR Unser 360-Grad-Blick auf Ihren digitalen Arbeitsplatz: Architektur, Technologie, Einführung 2 Die Basis für alle Workplaces Einführung und Verankerung Umsetzung und Betrieb Gründung: 2005 Mitarbeiter: 105 Standorte: Hamburg, Düsseldorf, Berlin, Wien, Zürich Expertise: Mehr als 450 Projekte für mehr als 4,5 Millionen Nutzer
  • 3. 1. Was haben O365 und MS Teams eigentlich mit Interner Kommunikation zu tun? 2. Wie gestalte ich Zusammenarbeit im Homeoffice mit O365? 3. Was leisten Kommunikationsmanager eigentlich dabei? THEMEN DES TAGES Leitfragen für unser Webinar 3
  • 4. 1. Was haben O365 und MS Teams eigentlich mit Interner Kommunikation zu tun? 2. Wie gestalte ich Zusammenarbeit im Homeoffice mit O365? 3. Was leisten Kommunikationsmanager eigentlich dabei? THEMEN DES TAGES Leitfragen für unser Webinar 4
  • 5. DER WIDERSPENSTIGEN ZÄHMUNG Office 365: Viele Tools, viele Möglichkeiten 5
  • 6. I. NEWS & VIDEOBOTSCHAFT IM SP INTRANET 6
  • 7. II. CEO-POSTINGS & WISSEN AUF YAMMER 7
  • 8. III. AUSTAUSCH & ZUSAMMENARBEIT VIA TEAMS 8
  • 9. III. AUSTAUSCH & ZUSAMMENARBEIT VIA TEAMS 9
  • 10. FALLBEISPIEL CORONA-KOMMUNIKATION Kommunikation und Zusammenarbeit steuern: Für alle, für die Gruppe, für den Einzelnen 10 Kommunikation Zusammenarbeit Gesamtes Unternehmen Team/ Arbeitsgruppe Einzelner Mitarbeitender SharePoint- Intranet Soziales Unternehmens- netzwerk Yammer MS Teams: Virtueller Schreibtisch & Konferenzraum (inkl. OneNote etc.) Produktivität durch Outlook, Word, Excel, PPT
  • 11. 1. Was haben O365 und MS Teams eigentlich mit Interner Kommunikation zu tun? 2. Wie gestalte ich Zusammenarbeit im Homeoffice mit O365? 3. Was leisten Kommunikationsmanager eigentlich dabei? THEMEN DES TAGES Leitfragen für unser Webinar 11
  • 12. MICROSOFT TEAMS: HUB FÜRS HOMEOFFICE 12 Kommunikation: Einzel- und Gruppenchats, Videos- und Sprach-Calls Koordination: Aufgabenplanung und Blitzabstimmungen Kollaboration: Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten, Teilen & Speichern von Dateien, Notizen etc. Kooperation: Virtuelle Team- und Gruppenräume Konferenzen: Web-Meetings mit Video- und Bildschirmübertragung Die 5 K's: Kombinieren Sie Services & Anwendungen für vereinfachte Kommunikation und Zusammenarbeit
  • 13. MICROSOFT TEAMS: HUB FÜRS HOMEOFFICE Vorteile und Funktionalitäten auf einen Blick I. Virtueller Schreibtisch & Konferenzraum (Video-Calls & geteilter Bildschirm) II. Einbindung z. B. von digitalem Notizbuch (via OneNote) und Aufgaben-Manager (via Planner) III. Niedrigschwellige Kommunikation (via Einzel- und Gruppenchats) IV. Mobile Nutzung à Strukturierte Zusammenarbeit à Schnelle Interaktion und Adhoc-Kommunikation à Transparenz für alle Beteiligten – und Nicht-Beteiligte 13
  • 14. I. VIDEO-CALLS UND GETEILTER BILDSCHIRM 404 Kilometer zwischen D und HH sind kein Hindernis für reibungslose Zusammenarbeit! 14
  • 15. II. GEMEINSAMES NOTIZBUCH: EINES FÜR ALLE Zentrale Ablage statt Dokumenten-Wirrwarr! 15
  • 16. III. NIEDRIGSCHWELLIGE KOMMUNIKATION Blitzabstimmung und Adhoc-Kommunikation (auch mit unbestimmter Zielgruppe)! 16
  • 17. III. „LIKE-DAUMEN“: MEHR ALS NUR „GEFÄLLT MIR“ Konkrete Entlastung in der Team-Führung! 17
  • 18. 18 IV. MOBILE NUTZUNG Das Büro in der Hosentasche – und ich bestimme, ob und wann ich erreichbar sein will! Sprachnachrichten Chat, Links, Anhänge etc.
  • 19. MICROSOFT TEAMS: HUB FÜRS HOMEOFFICE 19 Kommunikation: Einzel- und Gruppenchats, Videos- und Sprach-Calls Koordination: Aufgabenplanung und Blitzabstimmungen Kollaboration: Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten, Teilen & Speichern von Dateien, Notizen etc. Kooperation: Virtuelle Team- und Gruppenräume Konferenzen: Web-Meetings mit Video- und Bildschirmübertragung Die 5 K's: Kombinieren Sie Services & Anwendungen für vereinfachte Kommunikation und mehr Produktivität
  • 20. 1. Was hat Office 365 eigentlich mit Interner Kommunikation (IK) zu tun? 2. Wie kann Office 365 konkret für IK genutzt werden? 3. Welche Rolle spielen Kommunikationsmanager dabei? THEMEN DES TAGES Leitfragen für unser Webinar 20
  • 21. DER WIDERSPENSTIGEN ZÄHMUNG Office 365: Viele Tools, viele Möglichkeiten 21
  • 22. ERINNERN SIE SICH AN DEN 15. APRIL 2019? 22
  • 23. 23
  • 24. EIN THEMA, VIELE INFORMATIONSTYPEN Mit Office 365 und dem digitalen Arbeitsplatz lassen sich Themen noch zielgruppenspezifischer aufbereiten 24 Blog Microblog Wiki Chat Funktion Geprüfte News durch Corporate Communications (global) News in Standorten, Bereichen, Abteilungen (lokal) Information & Wissen Kollaboration Informationstyp spiegel.de Facebook, Twitter, Instagram Wikipedia WhatsApp Im Privaten SharePoint Online Yammer SharePoint Online Teams Office 365
  • 25. OFFICE 365: NEUE CHANCEN FÜR DIE IK News & Stories kanalspezifisch und zielgruppenoptimiert ausspielen 25 Nachrichten-Typ Instrument/Kanal Zielgruppe Übergreifende News, z. B. Strategie, Finanzen, Produkt-Launches SharePoint Communication Site Alle Mitarbeitenden Lokale/bereichsspezifische News, z. B. Standort-/Filial-News, lokale Personalia Yammer Gruppe Jeweiliger Bereich/ Standort/Bereich Tickermeldungen/Alerts, z. B. Wartung IT/Maschinenpark, Baustelle, Raumpflege Yammer Ankündigung Jeweiliger Bereich/ Abteilung/ggf. alle MAs Status-News Projekte Corp. Comm., z. B. Geschäftsbericht, Bilanz-PK, Messe MS Teams Projekte oder Fachgruppen „Soft Stories“, z. B. Sport-Gruppen, Schwarzes Brett, Marktplatz Yammer Gruppe, MS Teams Interessierte ...
  • 26. OFFICE 365: NEUE CHANCEN FÜR DIE IK Tool-Landschaft sortieren: Was? Womit? Wofür? 26 Redaktionelle, geprüfte Inhalte (Pflichtabonnement) Nutzergenerierte Inhalte, die auf Wunsch verfolgt & abonniert werden Produktivität Erledigen Sie Ihre täglichen, wiederkehrenden Aufgaben Austausch & Zusammenarbeit Vernetzen Sie sich
  • 27. NEUAUSRICHTUNG DER IK Tool-Landschaft sortieren: Was? Womit? Wofür? 27 Großes Publikum • Information & Wissen zur Verfügung stellen Kleines Publikum • Zusammenarbeit & Kommunikation in kleinen Gruppen • Zusammenarbeit mit dem Kunden
  • 28. NEUAUSRICHTUNG DER IK Tool-Landschaft sortieren: Was? Womit? Wofür? 28
  • 29. NEUAUSRICHTUNG DER IK Der Modern Workplace verändert auch die Gewichtung & Arbeitsweise der Kommunikationsmanager 29 • Redaktion • Medienproduktion und -entwicklung • Abstimmung/Freigaben • Komplexe Strukturen verwalten • „Senden“ • Regeln aufstellen • Moderation und Kuratierung • Coachings & Trainings • Unternehmenssicht einbringen • Menschen miteinander in Kontakt bringen • Das „Teilen“ etablieren • Gemeinsame Arbeitskultur etablieren • „Zuhören“
  • 30. NEUAUSRICHTUNG DER IK Top-Handlungsfelder 2020+ 30 Informieren/ Medien machen Zusammenarbeit mitorganisieren/ Menschen befähigen CEOs authentisch positionieren
  • 31. OFFICE 365 ≠ „EINFACH MAL MACHEN“ Verbindlichkeit herstellen, Verlässlichkeit bieten – Investitionsruinen vermeiden 31 vs.
  • 32. KENNEN, KÖNNEN, WOLLEN Office 365 inkl. Teams rasch und erfolgreich ausrollen 32 * gemäß Prosci® ADKAR® Model fett = Must have kursiv = Nice to have KENNEN („Envision“) Motivationsphase* Wie wird der Digital Workplace nutzenstiftend und „be-greifbar“? KÖNNEN („Onboard“) WOLLEN („Drive Value“) Knowledge ReinforcementAbilityAwareness Desire • Basis-/Master-Story & FAQs • Toolbox Teamsitzungen • Einbindung Regelmedien Interne Komm. • Branding: Name/Claim/Logo • (Video-)Statement Projekt-Sponsor • Launch-Kampagne: Poster etc. • Namenswettbewerb • Multimedia-Stories • Teaser-Video • Kantinen-Aktion • ... • Netiquette & Governance • zCard/Pocket Media • Screencasts/„How to‘s“ • „Kochbuch“/Starter Guide • Infografik Tool-Landschaft & Use-Case-Atlas • Microsite/Informationsplattform: Endnutzer & Stakeholder • Videostatements • Gamification/Onboarding-Quiz • Infobörse/Roadshow • ... • Hilfe-Community • Web-Sessions • „Offene Sprechstunde“ • Lunch & Learn/Live-Demos • Floorwalks • Coachings Digital Leadership/ Buddy-Konzept • Champions-Programm (Multiplikatoren) • … Medium/ Maßnahme zur Begeisterung und Befähigung CONTEXTUAL eMOTION CURVE SPARK INTEREST EXCITE IMPRESS CONVINCE CONVINCE GROW INTEREST CONNECT CONNECT KEEP INTEREST INSPIRE MANIFEST CONNECT 3. „Leitplanken“ setzen & Basisfunktionalitäten erläutern 4. Tool-Landschaft ordnen & visualisieren 1. Benefits herausstellen, „Buy-in“ der Stakeholder sichern 2. Digitalen Arbeitsplatz wie ein Produkt einführen 5. Nutzer coachen & unterstützen 6. Austausch & Feedback-Schleifen ermöglichen & moderieren grün = Top-Maßnahmen unserer Kunden in den vergangenen Wochen
  • 33. KENNEN, KÖNNEN, WOLLEN Office 365 inkl. Teams rasch und erfolgreich ausrollen 33 KENNEN KÖNNEN WOLLEN „Kochbuch“/ Starter Guide Netiquette & Governance zCard/ Pocket Media Screencasts/ „How to’s” Infografik Tool-Landschaft Video- statements Gamification/ Onboarding- Quiz Infobörse/ Roadshow (Video-) Statement Projekt-Sponsor Teaser-Video Branding: Name & Logo Basis-/Master-Story & FAQs Einbindung Regelmedien IK Toolbox Teamsitzungen Multimedia- Stories Poster & Postkarten Spiegel- aufkleber Startbildschirm Kantinen-Aktion Lunch & Learn/ Live-Demos Web-Sessions Hilfe-Community „Offene Sprechstunde“ Champions-Programm inkl. • Recruiting • Onboarding • Signalling • Community Coachings Digital Leadership Floorwalks Microsite/Informationsplattform: Endnutzer, Stakeholder grün = Top-Maßnahmen unserer Kunden in den vergangenen Wochen
  • 34. www.HIRSCHTEC.eu work inspired – be involvedwww.HIRSCHTEC.eu FÜR JEDES UNTERNEHMEN GIBT ES DEN PASSENDEN DIGITALEN ARBEITSPLATZ. UND WIR BRINGEN IHN FÜR SIE ZUM FLIEGEN! Oliver Chaudhuri o.chaudhuri@hirschtec.eu +49 160 99 79 62 19