A tool with a fool is still a tool .. Hä? Genau, dieses Gegeneinander vomn Mensch und Technologie gehört aufgeweicht. Das Werkzeug beeinflußt unser Denken und Handeln. Deswegen kommt es darauf an, was wir nutzen. Ein launiger Beitrag zu Office365, Digitaler Transformation und New Work.

1. 01/10/19– Stuttgart– Siegfried Lautenbacher - @beck_et_al
A tool with a fool ...
is still a tool.
SharePoint Forum
Stuttgart | 2019 -
Expertentag

2. 2
Themen für die nächsten 45 Minuten
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• Die digitale Transformation angehen, oder ein Upgrade-Projekt umsetzen?
• Das Learning-Portal als Mittelpunkt neuer, vernetzter Lernmodelle: Mit
Multiplikatoren, Nano-Consulting, Social Learning, Gamification und Bots
• Die Kluft zwischen der IT- und Business-Sichtweise überwinden
• New Work: Der digital Workplace als Enabler für digital/analoges Arbeiten und
flexible Arbeitsmodelle
• Evergreen-IT leben: Die dynamische Cloud-Welt verlangt nach einem neuen Mindset
- mit “selbstlernenden Mitarbeitern” und einem ganzheitlichen Lifecycle-
Management

3. Siegfried Lautenbacher, Geschäftsführer Beck et al.
Studium der Kath. Theologie und Philosophie
Unternehmer seit 14. Juli 1989
Warum stehe ich hier vorne?
• Wir beschäftigen uns seit 1993 mit der Frage, wie
Technologie das Zusammenarbeiten von Menschen in
Organisationen verbessern kann.
• Wir arbeiten mit unterschiedlichen Technologieplattformen
• MS O365, HCL Connections/ Domino (ex IBM), MangoApps,
Slack, Coyo, Beekeeper, Staffbase, …
• Derzeit haben wir ca. 200.000 O365 User in Betreuung
• People Powered – Tech Enabled
• www.becketal.com
• 100 Menschen – Drei Lokationen DE – RO – BR
#worktogether #empowerment #platformsmatter
3
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4. 4
01.
Warum ist die Einführung
von Office365 eigentlich so
ein Thema?
Einige Projekt Vignetten und unsere
Erkenntnis daraus
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Zumindest, wenn man den GARTNER Zahlen glaubt:
Office 365 scheint der unangefochtene Platzhirsch.
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https://www.gartner.com/webinar/3238917/player
https://www.gartner.com/doc/3092918/office--google-apps-work
https://www.gartner.com/smarterwithgartner/widespread-adoption-of-cloud-office-is-now-well-underway/
https://www.reuters.com/article/us-alphabet-gsuite/googles-g-suite-is-no-microsoft-killer-but-still-winning-converts-idUSKBN1FL3ZX
Cloud Office Adoption by Business Users

6. 6
Corporate IT Konzern:
• Zwingende Vorgabe der IT
• Notebooks mit Windows und VPN
• Exchange Mailbox
• Datenaustausch via excel zwischen
Innendienst und Außendienst
• Ständige Verbindungsabbrüche, langsame
Arbeitsweise, Fehler in den konsolidierten
Daten
• Vorherrschend Frust.
Vertriebsleitung USA:
• Unternehmensstandard wird abgeschafft.
• iPads mit 4G/LTE
• Salesforce App mit Kundendaten und
Kundenkommunikation
• Freies Gmail. Von jedem persönlich
eingerichtet
• Google Hangouts für Vertriebsmeetings
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Kunde:
HQ in DE,
Sales -
Außendienst
Im Mittleren
Westen, USA

7. 7
Idealer Teams Use Case!
• Ausgangspunkt:
• Arbeiter holen sich benötigte Teile
(Ersatz/ Reparatur/ der Maschinen)
direkt an der Lagerausgabe einfach ab.
IT: Ha! Wunderbarer UseCase für Teams!
• Anmeldung und Einrichtung obligatorisch
• Teams auf Werks-PCs und Firmen-
Smartphone
• Anforderungen an‘s Lager NUR noch über
Teams
Werksleitung Brasilien:
• KEIN O365/ Teams mehr im Werk
• WhatsApp mit geschlossener Gruppe für
interne Lagerbestellungen
• Nutzung auf privaten Mobiltelefonen (und
Firmen-Smartphones)
• Werkskommunikation ebenfalls über
diesen Kanal.
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Kunde:
Automobilzulieferer
HQ in DE,
Produktion - Werk in Brasilien

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Corporate IT Konzern:
• Office365 als Digital Work Umgebung
• Eingeschränkte Nutzungsrechte
• Externer Zugriff extrem kompliziert
• Hinter Firewall mit VPN
• Office (Word, Excel, Powerpoint)
• Viele E-Mails mit .docx/ .xlsx/ .pptx
Attachments
• Keine Video/ Audio-Kollaboration über
Unternehmensgrenzen hinweg
Vorstand (IT)
• Echte Digitale Zusammenarbeit geht nur
ohne das alte Papier Paradigma!
• Einführung von G.Suite und weiteren agilen
Tools
• Mitarbeiter*innen teilen Links zu Online
Inhalten intern und mit Externen
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Unternehm en
Luftfahrt-
industrie

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Wichtige Erfahrung aus unseren Kundenprojekten
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Die Auswirkungen einer O365-
Implementierung werden von vielen
Beteiligten in den Unternehmen
massiv unterschätzt.
Schaffen Sie Bewusstsein für
die tatsächliche Wirkung und
die wahren kritischen
Erfolgsfaktoren einer O365-
Implementierung - für sich und
Andere!

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Die Konsequenz: Wir verlieren uns im trüben Tal der Desillusionierung
Überbordende Erwartungshaltungen treffen auf unzureichende
Einführungsstrategien.
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Nach Dion Hinchcliffe, 2109

11. Business Units
Geschäftsnutzen, Sta-
te-of-the art, Lösung
für mein Thema
Unternehmens-
kommunikation
Social Intranet, trans-
parente Kommunika-
tion, mobil!
Human Resources
Employee experience,
change management,
AGIL
Corporate IT
Migration, Standard,
zentrales Datei Mgmt,
Cloud, Security
11
Office 365 Einführung – Stimmen im Unternehmen
Unterschiedlichste Erwartungshaltungen
führen zu unklaren Botschaften.
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12. 12
02.
Office365 ins Unternehmen
bringen.
Ein paar Hinweise zur Einführungsstrategie
Office 365.
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Was wollen wir im Kern erreichen?
Die drei Ebenen der Office 365 Einführung
Komplexität
Wertbeitrag
Upgrade-Projekt Funktions-Projekt
Digital Transformation
Programm
• IT/Tech Projekt
• Alte Lizenzen/Infrastruktur
zu erneuern/ abzulösen
• IT wird kleiner
• Mitarbeiter bekommen neue
Tools
• Was bringt das ihrem
Unternehmen?
• IT/Business Mitarbeiter
Projekt
• Neue Funktionen für mehr
Produktivität
• IT macht neue Sachen
• Mitarbeiter können besser
arbeiten
• Was bringt das dem
Business? Versteht es das
Business?
• IT+HR+CorpCom Programm
aus mehreren
Projektinitiativen
• Business Digitalisierung
(Mitarbeiter + Tools)
• Wichtige Mitarbeiter werden
produktiver
• Das Unternehmen wird
digital
• IT verbessert mit das
Unternehmens-Ergebnis

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Die banale Erkenntnis aus vielen Projekten
Drei Wirkkräfte zusammen führen zu einem Ergebnis
(vereinfachend)
ToolsetMindset Erfolgreiches
Digitales Arbeiten
Skillset
* *
Mitarbeiter*in Team Abteilung Führungsteam Geschäftsleitung Unternehmen
Organisation Prozesse Lernen Kommunikation Wahrnehmung/ Realität Vision/ Strategie
Interne
Akteure
Externe
Organi-
sations-
kultur

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Was steckt eigentlich hinter diesem “Mindset”?
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BeobachtungenOft gehört
„Irgendwann muss ich ja auch noch was
arbeiten“
„Die Anderen sollen so arbeiten, für mich ist
das nichts!“
„Dafür haben wir jetzt ja die Plattform ..“.
Digitale Kollaborationsplattformen werden als
zusätzlicher Arbeitsaufwand gesehen, nicht als
Arbeitsinstrument
Klassisches Argument vor allem bei Executives/
Oberem Management
Alles wird über einen Kamm geschoren …
Weil man eine Community angelegt hat, ist
es noch nicht erledigt
„Also wenn es das nicht kann, dann kann ich
überhaupt nicht damit arbeiten“
Ganz oder gar nicht - nur aus der
individuellen Arbeitsperspektive statt: was
nutzt es uns gemeinsam
Ich hab‘s doch auf die Plattform geschrieben“ Die E-Mail Problematik wiederholt sich auf
anderen Plattformen

16. Digitales
Zusammenarbeiten
erfordert neue
Fähigkeiten
(„Digital Citizens“)
„Soft Skills“, die in
den Vordergrund
rücken:
Kundenzentriertheit
Empathie
Fähigkeit zum Gestalten
Freude am Experimentieren
Agilität
Standpunktwechsel, Reflexion, Hinterfragen
Kommunikation & Dialog
Dialog, Offenheit, Aktives Zuhören
Zusammenarbeit/ Kollaboration
Respekt, Fairness, Wertschätzung
Management von Komplexität
Umgang mit Unsicherheit, Ruhe bewahren
Digitales Können
Grundverständnis, Wollen, Neugierde
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(Kundenbeispiel) Digital Skill & Persönlichkeitsmerkmal, Haltung, Verhalten

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Schlüssel zum Erfolg.
Generische Anwendungsfälle als
Basis
=> Spezifische Anwendungsfälle
als Einführungsleitlinie
Anwendungsfälle Fokus auf Führungskräfte Digital Citizens und Vielfalt
Besondere Situation verstehen
Das Führungssystem ändert sich
nicht von heute auf morgen.
Woher nehmen die FK sich die
Zeit, sich selbst damit zu
beschäftigen?
Vielfalt zulassen.
Standardisierung ist ein Rezept
aus dem letzten Jahrhundert.
Nicht alles über einen Kamm
scheren.
MA befähigen und ermächtigen
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“Guides” sind keine Poweruser! Learning Hub als zentrale Plattform
Digitaler Inhalt ist Lerninhalt Evergreen Collaborative User Support
• Freiwilligkeit
• Fokus auf Mindset, nicht auf
Tool-Funktion
• Ausbildung ist bereits digital!
• Peer-to-Peer/ User Generated
Content
• Standard UND Individuell
• Community Management
• Ist nie zu ende.
• Es geht um mehr als eine
SharePoint Site!
• Für Information, Lernen,
Coaching, Austausch, Support
• Guides haben die Verantwortung
• Evergreen Support verlangt
Anpassungen im Service
Management
• Lernen, Coaching, Consulting
und Support wachsen zusammen
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Einige Schlaglichter:
Skillset.
The way we get to the future is the future we get.

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Work. Together. Learn. Together.
Lernen ist immer auch ein sozialer Prozess!
ü Auf der zentralen Informations- & Lern
Plattform des Kunden (smartHUB) kommen
die Lerninhalte zusammen
ü Der smartHUB ist keine Learning
Management Plattform und keine Learning
Content Management Plattform im
klassischen Sinn, sondern ein gemeinsamer
Raum für Endanwender, Multiplikatoren,
Champions, Teams, Gruppen, …
ü Die unterschiedlichen Lerninhalte vermischen
sich zu einer Lernerfahrung für den Anwender
in seinem konkreten Arbeitsumfeld und im
Austausch mit den Mitarbeitenden
Unterschiedliche Lernformate
sinnvoll kombinieren.
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User
generated
Content
Microsoft
Content
Learning
Content
Provider
„Shared“
Customized
Content
Individual
customized
Content
„Lernschnipsel“
Konkrete „How-to“s im
direkten Arbeitsumfeld
(Team, Gruppe,
Abteilung)
„Funktions“-
Trainings
How-To‘s“
LinkedIn Learning
Office365 Akademie
Das „Big Picture“
Führung, Transformation
New work et al.
Plattform
Verständnis
Use
Cases
„Good
Practices“
Plattform
Orientierung
Kontext Infos
(Security, Etikette, …)
Vision, Mission
statement
Big Opportunity/
Business Kontext

20. Intuitiv
In-App-Anweisungen
für den Benutzer
senken die
Aktivierungsschwelle
deutlich und führen
zu hochwertigen
Inhalten mit hoher
Konversionsrate.
Markensicher
Vorproduziertes Marken-
/Produktmaterial
integrieren wir
automatisch in das
Anwendervideo. Dies
gewährleistet eine
optimale native
Integration.
Teilbar
Die automatisch in
unserer Cloud
produzierten Anwender-
videos können sofort aus
der App heraus geteilt
werden: In Streams, im
Intranet, auf Landing
Pages (oder ggf. auf
SoMe).
Skalierbar
Kunden investieren
einmalig in Aufbau und
Gestaltung. Und
können über unendliche
Videoinhalte verfügen.
Frei von Buyouts oder
anderen Rechten.
Beispiel:
Scalable User Generated Video Content

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• Kontinuierliche Anpassungen der
Wissensdatenbanken
• Aktive Push-Info an Anwenderinnen
• Trainieren des 1st Level Support
• Tickets & Requests auslösen
• Aktive Teilnahme in Gremien,
Anwenderbeiräten, Service
Überprüfungen, etc.
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Vom IT Help Desk zu
Evergreen Collaborative User Services
• Am Puls der O365 MS Ankündigungen
• Aufbereiten in die Guide Community
• Update channel releases
• Aufbereiten der Auswirkungen von
Changes für Service Owner und
spezifische Anwendergruppen
• Evergreen Kommunikation im Hub
• Lernmöglichkeiten schaffen
• Inhalte bereitstellen: Videos, Blogs,
Animationen, …
• Online-Teach-Ins zu digital good
practices
• Onboarding Concierge Services für
VIPs und wichtige Stakeholder
• Nano consulting as a Service (für
spezifische Nutzergruppen)
• Hub Community Management
Continuous Improvement Evergreen Services Coaching Services

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Toolset: O365 a “gmahde Wiesn” ?
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Technology matters
Plattformen zur Zusammenarbeit.
Wie bekommen wir ein wenig Überblick?
Cloud Office Ecosystems
Office 365, Google GSuite
Enterprise
Social
Networks
Yammer
Workplace
by Facebook
Connections
Collaboration Platforms
Coyo, MangoApps, Connections, Intrexx
Personal
Productivity
Office Werkzeuge
OneDrive
OneNote
Document
Management
SharePoint
Confluence
Team
Productivity
Teams
Slack
Coyo
Social Intranet
SharePoint, Beezy, … Employee
Apps
Staffbase
Beekeper
Agile Work Management
Trello, Planner, Jira, ..
Real Time Virtual Presence
Zoom, Skype for Business, Miro, …

25. Beck et al. 2019 - Confidential -
25
Zu oft sieht die IT die
Standardisierung von
Windows Notebooks/
Desktops, VDI, Software-
installationen und reaktiven
Helpdesks als Kernelemente
einer Initiative für den
digitalen Arbeitsplatz.
Business
Was ist den da so
kompliziert?
Business & Stabsabteilungen
sehen oftmals nur den coolen
Marketing Blick auf
Office 365
Corporate IT
Es braucht eine ganzheitliche
Sicht :
Infrastruktur
perfektes Netzwerk –WiFi/
mobile Access
Workspaces
Analog (Räume) & Digital
(Werkzeuge & Software)
Services
kontinuierliche Support Services auf
hohem Niveau, um die Potentiale zu
heben
Kultur der Kollaboration
Zusammenarbeiten – Teilen
Change Leadership
Als Beispiel vorangehen
Digital Dexterity
MA ermächtigen, um mit KI, Bots,
Citizen Developer Tools umgehen zu
können

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Design Thinking trifft IT Betrieb
• Employee Experience ist
der neue Rahmen für
• IT, HR, Comm
• “In Digital, we’re all
amateurs, always”
(K. Kelly)
• Design for flexibility, not
lock-in.
• Transformation der
Corporate IT
• Vorbildfunktion
• Office 365 als Cloud
Office Ökosystem
• Vielfalt und Offenheit
zulassen
Im Zeitalter des kontinuierlichen Werdens -
Was heißt das nun für uns?
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27. The way you get to the future is the future you get.
Siegfried.lautenbacher@becketal.com
@beck_et_al